STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 27 Mars 2012 DNR 3542-47/2012 Årsrapport 2011 ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Bokslut och räkenskaper är rättvisande
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR 3542-47/2012 2012-03-14 Till Arbetsmarknadsnämnden Revisorerna för arbetsmarknadsnämnden har avslutat revisionen av nämndens verksamhet under år 2011. Kopia på den revisionsberättelse som överlämnas till kommunfullmäktige bifogas. Revisorerna överlämnar och åberopar revisionskontorets årsrapport för arbetsmarknadsnämnden. Revisorerna emotser ett yttrande över årsrapporten från nämnden senast 2012-08-31. Stockholm den 14 mars 2012 På revisorernas vägnar Bosse Ringholm Ordförande Karin Meding Sekreterare 105 35 Stockholm. Telefon 08-508 29 000. Fax 08-508 29 399 revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr www.stockholm.se/revision
STADSREVISIONEN 1 (1) Sammanfattning Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat är tillfredsställande Sammanfattningsvis redovisar nämnden ett nettoöverskott jämfört med budget om 1 mnkr efter resultatöverföringar. Den enskilt största budgetavvikelsen finns inom verksamheten nämnd och gemensam administration som redovisar ett underskott om 3,8 mnkr. Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 i huvudsak har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden inte helt har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Det finns vissa avvikelser i uppfyllelsen av indikatorerna för verksamheterna Jobbtorg Stockholm och utbildningen för vuxna. Styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig Arbetsmarknadsnämnden inrättades den 1 januari 2011. Från den 1 juli 2011 skapades den nya arbetsmarknadsförvaltningen genom överföring av verksamhet från socialförvaltningen. Vidare övergick vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till arbetsmarknadsnämnden vid halvårsskiftet 2011. Dessa organisatoriska förändringar har påverkat nämndens förutsättningar för styrning och uppföljning av verksamheten under året. Revisionskontoret har uppmärksammat att det under hösten pågått ett arbete med att utveckla intern styrning och kontroll. Mot denna bakgrund bedöms att arbetsmarknadsnämndens styrning, uppföljning och kontroll är tillräcklig. Dock kan bl.a. arbetssätt och rutiner ytterligare utvecklas. Prognossäkerhet i nämndens ekonomiska rapportering har varit bristfällig under året, vilket bl.a. förklaras av organisatoriska förändringar och att bokföringen separerades vid halvårsskiftet år 2011. Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen bör utvecklas genom att bl.a. precisera vilka kontroller som ska genomföras. De särskilda granskningar som revisionskontoret genomfört under året visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner och kontroller inom de granskade områdena men att förbättringar kan göras. Bokslut och räkenskaper är rättvisande Revisionskontoret bedömer att arbetsmarknadsnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Rapportförteckning Årsrapport 2011 för arbetsmarknadsnämnden (nr 27, mars 2012)
STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Årets granskning... 1 2 Nämndens resultat... 1 2.1 Ekonomiskt resultat... 2 2.2 Verksamhetens resultat... 3 3 Styrning, uppföljning och kontroll... 5 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året... 5 3.2 Intern kontroll... 8 4 Nämndens bokslut och räkenskaper... 11 Bilagor Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011-mars 2012
STADSREVISIONEN 1 (11) 1 Årets granskning I denna årsrapport redovisas det samlade resultatet av revisionskontorets granskning av arbetsmarknadsnämndens verksamhet avseende år 2011. Den årliga revisionen omfattar granskningar och bedömningar inom följande områden: Nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Nämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten Nämndens bokslut, delårsrapport och räkenskaper Revisionen sker i enlighet med kommunallagen och andra tillämpliga lagar samt i enlighet med reglementet för stadsrevisionen och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge en rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning av nämnden. Revisionskontorets bedömningskriterier redovisas i bilaga 1. Årsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. En förteckning över stadsrevisionens samtliga revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 redovisas i bilaga 2. 2 Nämndens resultat I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämndens resultat är förenligt med kommunfullmäktiges mål, uppdrag och budget samt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare bedöms om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att arbetsmarknadsnämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat för året är tillfredsställande.
STADSREVISIONEN 2 (11) 2.1 Ekonomiskt resultat Nämnden redovisar följande budgetutfall och avvikelser för år 2011: Mnkr Driftbudget Budget 2011 Utfall B o k s l u t 2 0 1 1 Avvikelse Verksamhet Kostnader 850,2 1 102,9-252,7-29,7% Intäkter 127,5 381,6 254,1 199,3% Verksamhetens nettokostnader 722,7 721,3 1,4 0,2% Avskrivningar 0,0 0,4 0,4 0,0% Internräntor 0,0 0,0 0,0 0,0% Driftbudgetens nettokostnader 722,7 721,7 1,0 0,1% Justerat netto, efter resultatöverföringar 722,7 721,7 1,0 0,1% Investeringsplan Utgifter 0,3 0,0 0,3 100% Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 0,3 0,0 0,3 0,0% Sammanfattningsvis redovisar nämnden ett nettoöverskott jämfört med budget om 1 mnkr efter resultatöverföringar. Kostnaderna för årets verksamhet blev ca 1 103 mnkr, vilket är ca 253 mnkr högre än nämndens budget. Nämndens intäkter blev ca 382 mnkr, vilket är ca 254 mnkr högre än budgeterat. Det finns stora avvikelser mellan budget och utfall för både kostnader och intäkter. Enligt förvaltningen beror detta på att problem med den interna redovisningen uppstått i samband med att verksamheterna övergick från socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen vid halvårsskiftet. Den enskilt största budgetavvikelsen (netto) finns inom verksamheten nämnd och gemensam administration som redovisar ett underskott om 3,8 mnkr. Underskottet beror på engångskostnader för IT, personal, lokaler och inventarier som uppstått vid bildandet av den nya arbetsmarknadsförvaltningen från den 1 juli år 2011. Verksamheten vuxenutbildning redovisar ett överskott om 3,2 mnkr. Verksamhetens beställarfunktion redovisar lägre kostnader beroende på lägre antal elever
STADSREVISIONEN 3 (11) medan utförarenheterna redovisar ett sammanräknat underskott. Underskottet återfinns främst inom Åsö vuxengymnasium. Det minskade antalet elever under hösten har inneburit att intäkterna blivit mindre. Verksamheten arbetsmarknad redovisar ett överskott om 1,3 mnkr, vilket främst beror på att nämnden inte fullt ut bär kostnaderna för ungdomsanställningar i stadens förvaltningar eftersom flera förvaltningar inte begärt ersättning för sådana lönekostnader. Verksamheten svenskundervisning för invandrare (sfi) redovisar ett överskott om 0,3 mnkr. Antalet studerande har varit betydligt fler än vad som fastställdes i nämndens budget. Nämndens nettoöverskott efter resultatöverföringar uppgår till 1 mnkr. Nämnden har inte haft några resultatenheter under år 2011. Nämndens investeringsbudget uppgår till 0,3 mnkr. Inga investeringar har gjort under verksamhetsåret. 2.2 Verksamhetens resultat Mål Revisionskontoret bedömer att nämnden under år 2011 i huvudsak har nått kommunfullmäktiges mål för verksamheten. Vidare bedöms att nämnden inte helt har nått sina mål och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämnden bedömer att fullmäktiges mål för verksamhetsområdena uppfyllts helt med undantag av målet om att invånarna i Stockholm ska vara eller bli självförsörjande, som bedöms delvis uppfyllt. Nämnden har utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål tagit fram elva mål för sina verksamhetsområden. Av dessa bedömer nämnden att nio helt uppfylls och två uppfylls delvis. Nedan redovisas väsentliga verksamhetsmål och indikatorer som nämnden inte uppnår: Invånarna i Stockholm ska vara eller bli självförsörjande Nämnden anger att fullmäktiges mål för verksamhetsområdet att invånarna i Stockholm ska vara eller bli självförsörjande delvis uppfylls. Nämnden har fastställt ett antal årsmål för olika målgruppers maximala inskrivningstid i verksamheterna inom Jobbtorg Stockholm. Nämndens redovisning visar att målvärdena inte nås för gruppen personer med ekonomiskt bistånd
STADSREVISIONEN 4 (11) längre än tio månader. Den genomsnittliga inskrivningstiden har uppgått till 12,5 månader. Detta är en försämring i jämförelse med år 2010 då den genomsnittliga inskrivningstiden uppgick till 11,2 månader. Även om nämnden når målet om att inskrivningstiden för målgruppen ungdomar (16-24 år) maximalt ska uppgå till fem månader, så uppnås endast delvis nämndens indikator om att andelen avslutande ungdomar ska uppgå till 64 %. Utfallet för år 2011 är 61,1 %, vilket är en försämring i jämförelse med år 2010 då andelen uppgick till 64,8 %. Förskolor och skolor i Stockholm ska ge barn vad de behöver för att lära och utvecklas Nämnden anger att fullmäktiges mål att förskolor och skolor i Stockholm ska ge barn vad de behöver för att lära och utvecklas helt uppfylls. Revisionskontoret noterar dock att nämnden inte helt når sina årsmål för fullmäktiges indikatorer och att ett av två nämndmål endast delvis uppnås. Nämnden når delvis årsmålen för andelen studerande inom vuxenutbildningen som fullföljer utbildningen. Inom den grundläggande vuxenutbildningen blev utfallet 78 %, vilket inte når upp till målvärdet 86 %. Målet nås inte heller inom den gymnasiala vuxenutbildningen. Andelen kursdeltagare som fullföljt läsårets kurs blev 84 % mot målvärdet 86 %. Nämndens egna mål om att fler elever/studerande ska nå kunskapsmålen för vuxenutbildningen uppnås delvis. Inom den grundläggande vuxenutbildningen har 67 % uppnått godkänd nivå, vilket är en försämring med fem procent jämfört med tidigare år. Inom den gymnasiala vuxenutbildningen har 80 % uppnått godkänd nivå, vilket är i nivå med föregående år. Andelen studerande inom sfi som tar betyg efter slutförd kurs har ökat från 84,9 % år 2010 till 86,9 % 2011. Trots detta är andelen studerande som slutför sina kurser låg i förhållande till övriga landet och andelen som gör avbrott är mycket hög. Revisionskontorets fördjupade granskning av sfi (avsnitt 3.2) har visat att närvaron vid sfi-undervisningen inte tillräckligt hög för att verksamheten ska kunna bedömas som kostnadseffektiv. Verksamhetsberättelsen utgör ett viktigt underlag i bedömningen av nämndens resultat. Revisionskontoret har därför granskat om verksamhetsberättelsen är rättvisande och tillförlitlig dvs. om den information som ges stämmer med verkliga förhållanden. Bland annat har stickprovskontroll skett av att det finns tillfredsställande underlag för nämndens bedömning av hur fullmäktiges indikatorer har uppfyllts.
STADSREVISIONEN 5 (11) Revisionskontorets granskning visar att det i huvudsak finns ett tillfredsställande underlag i redovisningen till indikatorernas utfall. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Resultat från inspektioner och tillsyner Skolinspektionen genomförde under år 2011 tillsyn av vuxenutbildningen avseende kommunal vuxenutbildning (komvux), svenskundervisning för invandrare (sfi) och vuxenutbildning för utvecklingsstörda (särvux). I Skolinspektionens rapport redovisas brister som ska åtgärdas. Nämnden redovisade i december 2011 åtgärder med anledning av Skolinspektionens tillsynsbeslut. Stadens inspektörer har granskat tre externt upphandlade enheter inom kommunal vuxenutbildning som pekar på vissa generella utvecklingsområden. 3 Styrning, uppföljning och kontroll I detta avsnitt redovisas revisionskontorets bedömning av om nämnden har ett system för styrning, uppföljning och kontroll som säkerställer en ändamålsenlig verksamhet, bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden samt ger en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att arbetsmarknadsnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Dock visar revisionskontorets granskningar att det finns brister som behöver åtgärdas, vilket framgår av de följande avsnitten. 3.1 Nämndens styrning och uppföljning under året Nämndens lednings- och styrdokument Revisionskontoret har granskat nämndens verksamhetsplan för år 2011 och bedömer att nämndens egna mål för verksamhetsområdet ansluter till kommunfullmäktiges mål. Nämnden har fastställt totalt elva egna mål som knyter an till fullmäktiges mål och delvis till fullmäktiges indikatorer. För de egna målen har nämnden tagit fram ett antal indikatorer. Revisionskontoret konstaterar dock att det finns behov av fler indikatorer inom verksamheterna vuxenutbildning och sfi. Nämnden har utifrån fullmäktiges mål och indikatorer för verksamhetsområdet Förskolor och
STADSREVISIONEN 6 (11) skolor i Stockholm ska ge barn vad de behöver för att lära och utvecklas fastställt två nämndmål som avser vuxenutbildningen och sfi. Revisionskontoret konstaterar dock att det saknas indikatorer för dessa mål. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens verksamhetsplan i huvudsak är ett tydligt styrdokument som kan utvecklas genom att fler indikatorer tas fram som stöder styrningen och uppföljningen av verksamheten. Nämndens uppföljning av ekonomi och verksamhet Arbetsmarknadsnämnden inrättades den 1 januari 2011. Från den 1 juli 2011 överfördes förvaltningen av verksamheten från socialförvaltningen till den nya arbetsmarknadsförvaltningen. Vidare övergick vuxenutbildningen från utbildningsnämnden till arbetsmarknadsnämnden vid halvårsskiftet 2011. Revisionskontorets samlade bedömning är att dessa organisatoriska förändringar har påverkat och försvårat nämndens styrning och uppföljning av verksamheten under året. Dock bedömer revisionskontoret att nämnden har en tillfredsställande uppföljning av ekonomi och verksamhet men att arbetssätt och rutiner kan utvecklas. I enlighet med stadens anvisningar tillämpar nämnden en uppföljnings- och rapporteringsmodell med två tertialrapporter och ett antal månadsrapporter. Månadsrapporterna är skriftliga och innehåller uppföljning av nämndens ekonomi med helårsprognoser samt viss verksamhetsredovisning, t.ex. prestations- och volymuppgifter. Tertialrapporterna har ett bredare innehåll och beskriver vid sidan om det ekonomiska resultatet även de olika verksamheternas utveckling. I tertialrapporterna lämnas fördjupade helårsprognoser för nämndens ekonomi och verksamheter. En viktig del som behöver utvecklas är enligt förvaltningen att skapa bättre dialoger mellan nämndens enheter/verksamheter vid uppföljningarna. Förvaltningen har under hösten 2011 tagit fram en processbeskrivning för arbetet med verksamhetsplan och budget 2012, som bl.a. tydliggör ansvarsfördelningen för de olika delprocesserna. Revisionskontoret noterar i anslutning till granskningen av nämndens verksamhetsberättelse att det pågår ett arbete med att utveckla den månatliga uppföljningen som sker till nämnden. När det gäller den ekonomiska styrningen redovisar nämnden ett utfall i balans med budgeten. Nämnden prognostiserade i tertialrapport 1 och 2 ett utfall i nivå med budgeten. Det finns dock stora avvikelser mellan prognostiserade kostnader och intäkter som delvis hänger samman med att verksamheterna överfördes till den nya förvaltningen vid halvårsskiftet och att de prognoser som lämnats under hösten varit osäkra.
STADSREVISIONEN 7 (11) Både verksamheterna vuxenutbildning och sfi redovisar sammantaget ett budgetöverskott medan de delar av verksamheten som drivs i egen regi redovisar ett större underskott. Åtgärder har vidtagits/planerats för att minska kostnaderna för dessa verksamheter år 2012. Revisionskontoret kommer att följa nämndens arbete med uppföljning av verksamheten under år 2012. Verksamhetsberättelsen är ett viktigt underlag för både fullmäktiges och nämndernas styrning, uppföljning och kontroll. Revisionskontorets uppfattning är att nämndens verksamhetsberättelse bör utvecklas så att den på ett mer samlat och tydligt sätt ger svar på frågan om nämnden har nått fullmäktiges mål. Detta ställer i sin tur krav på att nämndens mål blir mer mätbara och att de förses med ett ökat antal indikatorer för att underlätta uppföljning och utvärdering av verksamhetens utveckling. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att nämndens verksamhetsberättelse ger en i huvudsak tillräcklig information om de olika verksamheterna. Nämnden har lämnat följande ekonomiska prognoser under året: Mnkr Tertialrapport 1 2011 Tertialrapport 2 2011 Bokslut 2011 Avvikelse T2 - bokslut Driftbudget Verksamhet Kostnader 793,7 850,2 1 102,9-252,7-29,7% Intäkter 133,4 189,9 381,6 191,7 100,9% Verksamhetens nettokostnader 660,3 660,3 721,3-61,0-9,2% Avskrivningar 0,0 0,0 0,4 0,4 0,0% Internräntor 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Driftbudgetens nettokostnader 660,3 660,3 721,7-61,4-9,3% Justerat netto, efter resultatöverföringar 660,3 660,3 721,7-61,4-9,3% Investeringsplan % Utgifter 0,3 0,3 0,0 0,3 100% Inkomster 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Nettoutgifter 0,3 0,3 0,0 0,3 100% Sammanställningen visar att prognossäkerheten i nämndens tertialrapporter har varit bristfällig under året.
STADSREVISIONEN 8 (11) Nämnden begärde i tertialrapport 2 år 2011 ett tilläggsanslag om 62,4 mnkr för ökade prestationer inom sfi, vilket sammantaget beräknades ge ett utfall i nivå med budget. Någon motsvarande justering av nämndens prognos genomfördes inte, vilket är förklaringen till den bristande prognossäkerheten för nettokostnaderna. Sammanställningen visar vidare att det finns stora avvikelser mellan prognostiserade intäkter och kostnader. Dessa avvikelser hänger samman med att prognosarbetet under år 2011 har försvårats av att arbetsmarknadsförvaltningen övertog verksamheter vid halvårsskiftet från socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen. Dessutom har de tidigare förvaltningarnas bokföring separerats först den 1 juli, vilket har försvårat verksamheternas ekonomiska uppföljning. Överföringen av bokföringen har inneburit omfattande manuellt arbete som i sig kunnat ge upphov till flera felkällor. Nämnden har under hösten arbetat för att säkerställa underlaget. 3.2 Intern kontroll Nämndens system för intern kontroll Nämnden har ett tillfredsställande system för intern kontroll. Nämnden har fastställt en plan för internkontroll som dock bör utvecklas genom att bl.a. precisera hur uppföljning ska genomföras samt säkerställa att en sådan uppföljning genomförs. Det noteras att nämnden inlett ett arbete med att förbättra den interna kontrollen under år 2012. De särskilda granskningar som revisionskontoret har genomfört under året visar att nämnden i huvudsak har tillfredsställande rutiner och kontroller inom de granskade områdena men att förbättringar kan göras. Förvaltningen har under hösten uppmärksammat brister inom arbetsmarknadsavdelningens rekryteringsprogram gällande personalrapportering och anställningar samt rutiner och dokumentation vid direktupphandlingar. Revisionskontoret har i anslutning till granskningen av verksamhetsberättelsen särskilt följt upp hur dessa brister har hanterats. Uppföljningen visar att nämnden vidtagit åtgärder med anledning av bristerna och att frågorna om anställningar och upphandlingar kommer att beaktas inom ramen för nämndens interna kontroll år 2012. Nämnden fastställde i anslutning till tertialrapport 2 år 2011 ett system för intern kontroll och en internkontrollplan. Nämndens interkontrollplan baseras på den risk- och väsentlighetsanalys som behandlades i samband med nämndens beslut
STADSREVISIONEN 9 (11) om verksamhetsplan 2011. Risk- och väsentlighetsanalysen omfattar dels indikatorerna i det integrerade lednings- och styrningssystemet (ILS) och dels nämndens verksamheter och processer. Revisionskontoret bedömer att dokumentationen av risk- och väsentlighetsanalysen är tillfredsställande. I enlighet med nämndens system för internkontroll skall internkontrollplanen konkret visa hur uppföljningen ska ske och att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. Vidare ska internkontrollplanen visa att internkontrollen är tillfredsställande i verksamheten och att tillräckliga kontroller utförs. Revisionskontoret konstaterar att internkontrollplanen inte redovisar vilka typer av kontroller som ska genomföras och vem som är ansvarig för kontrollerna. Interkontrollplanen visar inte heller på ett konkret sätt hur internkontrollen ska genomföras. Nämnden har i verksamhetsberättelsen 2011 endast lämnat en kortfattad redogörelse för hur arbetet med intern kontroll bedrivits inom verksamheterna. Granskning av ersättningar till upphandlade enheter inom svenskundervisning för invandrare (sfi) Revisionskontoret har granskat om det finns ändamålsenliga rutiner och om det genomförs tillräckliga kontroller för utbetalning av ersättning till upphandlade enheter inom verksamheten sfi. Granskningen har genomförts genom genomgång av relevanta dokument och intervjuer med rektor, biträdande rektorer, sektionschef och systemförvaltare. En verifierande granskning har skett av fakturor och fakturaunderlag i ekonomisystemet Agresso mot verksamhetssystemet Hanna och förvaltningens databas Access. Granskningen visar att det finns dokumenterade och aktuella rutiner från det att personen kommer till Sfi-centrum och därefter påbörjar kurs hos anordnarna, vilket är tillfredsställande. Avtalsuppföljning sker kontinuerligt men skolorna har inte hunnit besökas under hösten. Enligt uppgift från förvaltningen kommer uppföljningen att förstärkas genom nyrekrytering. Närvaron vid sfi-undervisningen uppgår till i genomsnitt 67 %. Den relativt sett höga frånvaron gör att staden måste betala stora summor för platser som inte utnyttjas. Revisionskontoret anser att det är angeläget att förvaltningen fortsatt vidtar åtgärder för att förbättra närvaron inom sfi. Den verifierande granskningen av anordnarnas fakturering visar att det finns vissa brister. Momstillägg utgår enligt gällande regler (avtal) till utbildningsanordnare som kompensation för momskostnader (6 %). Vissa anordnare tar
STADSREVISIONEN 10 (11) dock inte ut momstillägg samtidigt som Sfi-centrum bokar upp dessa kostnader. Revisionskontoret anser att nämnden bör förvissa sig om att hanteringen av momstillägg är korrekt för att undvika att kostnader uppstår i efterhand. Granskningen visar att fakturaunderlag i ekonomisystemet Agresso inte alltid överensstämmer med fakturan. Kontroll visar dock att korrekt underlag finns tillgängligt men att det inte alltid är korrekt underlag som skannats in i ekonomisystemet. Nämnden bör säkerställa att de fakturaunderlag som skannas in i ekonomisystemet och utgör underlag för fakturan alltid är korrekt. Vidare har granskningen noterat brister i fakturaunderlaget från en av anordnarna. Bristerna består i att uppgifterna om hur många kvarvarande timmar studenterna har kvar inte alltid stämmer. Det är angeläget att fakturaunderlaget korrigeras så att antalet timmar är korrekt. Revisionskontoret noterar i anslutning till granskningen att förvaltningen haft möte med aktuell anordnare för att ta upp dessa iakttagelser. Revisionskontoret samlade bedömning är att det i delar finns ändamålsenliga rutiner och att det genomförs kontroller för utbetalning av ersättning till upphandlade enheter men att det finns utrymme för förbättringar. Arvoden till förtroendevalda Revisionskontoret har genomfört granskning av fasta årsarvoden och sammanträdesarvoden till nämndens förtroendemän. Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndernas följsamhet till stadens regelverk och om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen har genomförts genom registeranalys av samtliga utbetalda arvoden under perioden januari oktober 2011 till nämndens ledamöter och ersättare, kontroll mot förtroendemannaregistret, mot regelverket och mot samtliga förtroendevaldas underlag för fasta årsarvoden som skickats till serviceförvaltningen för registrering i LISA-systemet. Underlagen för sammanträdesarvoden har slumpvis kontrollerats. Därutöver har den interna kontrollen i form av efterkontroll av utbetalda arvoden kartlagts. Granskningen av arbetsmarknadsnämnden har visat att samtliga arvoden följer stadens regler. Nämnden behöver dock införa en efterkontroll av utbetalda arvoden.
STADSREVISIONEN 11 (11) 4 Nämndens bokslut och räkenskaper I detta avsnitt redovisas om nämndens bokslut och delårsrapport är rättvisande samt om räkenskaperna är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar. Granskningen visar att underlagen till årsbokslutet är i god ordning och posterna är i huvudsak väl dokumenterade. I granskningen har noterats vissa poster som revisionskontoret bedömer borde aktiverats i stället för att kostnadsföras direkt. Rutinen för investeringsredovisningen bör ses över. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att arbetsmarknadsnämndens bokslut och räkenskaper för år 2011 är rättvisande. Staffan Moberg Stadsrevisor Thomas Bonell Yrkesrevisor
STADSREVISIONEN 1 (2) Bilaga 1 Revisionskontorets bedömningskriterier Bedömning För avsnitten 2 Nämndens resultat och 3 Styrning, uppföljning och kontroll används följande bedömningar: Tillfredsställande/Tillräcklig Inte helt tillfredsställande/ Inte helt tillräcklig Oacceptabelt/Oacceptabel Kriterierna är i allt väsentligt uppfyllda Brister finns som måste åtgärdas Väsentliga brister finns som måste åtgärdas omgående För avsnitt 4 Nämndens bokslut och räkenskaper gäller följande bedömningar: Rättvisande, Inte helt rättvisande eller Inte rättvisande Nämndens resultat Bedömningskriterier Nämnden har uppnått kommunfullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Nämndens resultat följer fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har inom tilldelat anslag uppfyllt sina mål för verksamheten och uppnått i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Nämndens verksamhet har bedrivits enligt lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.
STADSREVISIONEN 2 (2) Styrning, uppföljning och kontroll Bedömningskriterier Nämndens system för styrning, uppföljning och kontroll bygger på en helhetssyn på den kommunala verksamheten samt säkerställer en ändamålsenlig verksamhet och bidrar till en god ekonomisk hushållning för staden, liksom en tillräcklig säkerhet inom nämndens organisation och verksamhet. Nämnden har ett system för styrning som ger förutsättningar för god ekonomi, effektiv verksamhet och kvalitet. Nämnden har en ändamålsenlig organisation med en tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Nämndens verksamhetsplan överensstämmer med fullmäktiges beslut om mål, uppdrag och budget. Nämnden har för varje verksamhetsområde fastställt mätbara/uppföljningsbara mål för ekonomi och verksamhet. Nämnden följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. Nämndens uppföljning ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Nämnden har ett system för intern kontroll för en effektiv och rättssäker verksamhet samt för att förebygga allvarliga fel och skador. Nämndens bokslut och räkenskaper Bedömningskriterier Nämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Nämndens bokslut är rättvisande. Nämndens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt stadens regler och anvisningar.
STADSREVISIONEN 1 (1) Bilaga 2 Revisionsrapporter under perioden april 2011 mars 2012 Samtliga rapporter finns tillgängliga på www.stockholm.se/revision 2011:7 Granskning av persontransporter och skolskjutsar 2011:8 Intern kontroll i entreprenader och byggprojekt 2011:9 Samverkan kring barn som far illa eller att riskerar att fara illa 2011:10 Styrning och kontroll av stora investeringsprojekt 2011:11 Insatser för vuxna med missbruksproblematik 2012:1 Efterlevnad av stadens markanvisningspolicy 2012:2 Styrning, uppföljning och kontroll av beviljade insatser inom äldreomsorgen