Kommunens nyttjande av EU-medel ur ett effektivitetsperspektiv

Kommunens nyttjande av EU-medel ur ett effektivitetsperspektiv Katrineholms kommun Revisionsrapport 2011-01-19 Tobias Bjöörn 1 of 11

Innehållsförteckning SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 3 INLEDNING... 4 UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA... 4 AVGRÄNSNING OCH METOD... 4 KORT OM EU-FINANSIERING... 5 TVÅ STRUKTURFONDER: ERUF OCH ESF... 5 GRANSKNINGSRESULTAT... 6 STYRNING OCH ORGANISATION... 6 Styrande dokument... 6 Organisering av EU-arbetet... 7 SÖKTA, BEVILJADE OCH GENOMFÖRDA PROJEKT... 8 EU-projekt 2008-2010... 8 Nyckeltal EU-ansökningar... 9 Sökta och beviljade medel från Europeiska Socialfonden... 9 FINANSIERING FÖR EGNA UTVECKLINGSPROJEKT OCH RÅDGIVNING TILL FÖRETAG... 10 RESULTAT OCH UPPFÖLJNING... 10 2 of 11

Sammanfattande bedömning Revisorerna i Katrineholms kommun har givit Komrev inom PwC i uppdrag att granska kommunens nyttjande av EU-medel. Revisionsfrågan lyder: Är kommunens arbete med att nyttja möjligheten till EU-finansiering effektivt? Vår sammantagna bedömning är att det finns brister i kommunens arbete med att nyttja möjligheten till EU-finansiering. Bristerna består både i en otillfredsställande styrning på området och en avsaknad av överblick och uppföljning av pågående projekt. Vi har kunnat konstatera att kommunens EU-strategi är antagen 1996/1997 och behöver uppdateras. Utifrån intervjuerna finns det även skäl att ifrågasätta hur styrande strategin är i praktiken. Uppfattningen i organisationen är att en uppdatering av EU-strategin är nödvändig. Vi har förstått att ett sådant arbete har inletts men det var vid granskningstillfället oklart när en ny strategi kan förväntas vara färdigställd. I EU-strategin står att ansvaret ligger på varje nämnd att bevaka och nyttja de möjligheter som EUmedlemskapet ger. Vi har dock funnit i nyare dokument att Näringsliv och Tillväxt har i uppdrag att samordna kommunens arbete med EU-medel. Under intervjuerna har det dessutom framgått att formerna för arbetet med EU-frågor inte är fastställda. Tillsammans gör detta att vi bedömer att ansvar och arbetsformer för EU-frågorna behöver tydliggöras. Detta i synnerhet som en ny EU-samordnare nyligen tillträtt sin anställning i kommunen. Vi har dock noterat att EU-samordnarens roll från och med årsskiftet kommer att delas mellan Näringsliv och Tillväxt och projektenheten, vilket gör det naturligt att tjänsten både kommer att vara utåtriktad gentemot kommunens företag och inåtriktad gentemot de kommunala nämnderna/förvaltningarna. När det gäller sökta och beviljade EU-medel, samt genomförda/pågående EU-projekt är vår bedömning att det saknas överblick och uppföljning. Vi har heller inte kunnat utröna hur kommunen tar omhand lärdomar och resultat från olika projekt eller säkerställer att tänka resultat uppnås. 3 of 11

Inledning Under EU:s budgetperiod 2007-2013 satsas mångmiljardbelopp för att medlemsländerna ska öka Europas globala konkurrenskraft genom entreprenörskap, innovationer, tillväxt och sysselsättning. Kommunen kan utnyttja EU-finansiering för att delfinansiera sitt utvecklingsarbete, som projektägare och/eller som projektdeltagare. Kommunens kunskaper inom området medför också möjligheter för kommunens företag att få rådgivning kring delfinansiering. Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Katrineholms kommun har givit Komrev inom PwC i uppdrag att granska kommunens nyttjande av EU-medel. Revisionsfrågan lyder: Är kommunens arbete med att nyttja möjligheten till EU- finansiering effektivt? Kontrollmål är: Hur arbetar kommunen med EU finansiering (styrning och organisation)? I vilket förhållande står sökta medel i förhållande till beviljade? Vilka projekt har kommunen genomfört de senaste två åren? I vilken omfattning sker EU finansiering för egna utvecklingsprojekt respektive rådgivning till kommunens företag? Hur säkerställs att tänkta resultat uppnås? Avgränsning och metod Granskningen är översiktlig och innefattar inte de enskilda nämndernas arbete med EU-finansiering. Granskning har skett av styrande dokument och uppföljningsdokument. Uppgifter om Katrineholms ansökningar och erhållande av medel från Europeiska Socialfonden har inhämtats från Svenska ESF-rådet. Intervjuer har genomförts med kommunens EU-samordnare, chef för projektenheten samt näringslivschef. Rapporten har delgivits de intervjuade tjänstemännen för faktagranskning. 4 of 11

Kort om EU-finansiering Det övergripande syftet med EU:s stödpolitik är att minska ekonomiska och sociala skillnader mellan regionerna. De gemensamma och nationella åtgärderna ska komplettera varandra för att stärka EU:s konkurrenskraft gentemot resten av världen. Det främsta instrumentet för att uppnå detta är strukturfonderna som omfattar en dryg tredjedel av EU:s budget. EU:s budget görs i sjuårscykler. Åren 2007-2013 är EU:s aktuella budgetperiod och programperiod för regionalpolitik och strukturfonder. Nya perioder omfattar nya mål, program samt regionala prioriteringar som ligger till grund för beviljande av projektmedel. Två strukturfonder: ERUF och ESF De två strukturfonderna som är aktuella för Sverige är den Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) med Tillväxtverket (fd. Nutek) som förvaltande myndighet och den Europeiska Socialfonden (ESF) med ESF-rådet som förvaltande myndighet. Därutöver finns en rad andra stödprogram eller fonder som antingen administreras genom en lokal myndighet i Sverige eller som ansöks direkt hos kommissionen. Dessa stödprogram kan gälla projekt såsom inom forskning, utbildning, miljö eller flyktingpolitik. Villkoren som måste uppfyllas för att få EU-medel varierar från stödprogram till stödprogram. Generellt gäller att den sökande partnern ska kunna motfinansiera viss del av projektet med egna medel samt med arbetstid. Andelen varierar mellan olika stödprogram, men kan vara allt från 25 procent till 75 procent egen finansiering. Det är även ofta en fördel om det är flera aktörer som samarbetar inom ett projekt, gärna fler kommuner, näringsliv samt högskola/universitet. Horisontella kriterier, som t ex jämställdhet, ska ofta beaktas. 5 of 11

Granskningsresultat I det följande redovisas våra iakttagelser utifrån de ovan nämnda kontrollmålen för granskningen. Styrning och organisation Styrande dokument När det gäller den övergripande styrningen av Katrineholms EU-arbete har vi noterat att det finns ett antaget strategidokument: EU-strategi och principer för EU-arbete. Strategin antogs av kommunstyrelsen 1996 och 1997. 1 Det är framförallt detta dokument som anger kommunens viljeinriktning på området. Av strategin framgår bl a att en huvudinriktning måste vara att följa utvecklingen nationellt och internationellt. Vidare framgår att det bör innebära att samverkan måste ske med andra kommuner och aktörer på den europeiska arenan för att skapa möjligheter till uppbyggnad av nationella och internationella nätverk till båtnad för gemensam utveckling enligt de riktlinjer regeringen har fastlagt. 2 Kommunens EU-arbete ska utmärkas av följande: Att följa utvecklingen inom EU såväl nationellt som internationellt att genom kontakter av olika slag ta del av andras kunskap och erfarenheter i EU-frågor för att på så sätt bygga upp en kunskapsbank inom kommunen vad gäller unionella frågor att genom kontakter med andra, kommuner, organisationer och enskilda, utveckla nätverk för att skapa möjligheter för fortsatt kommunal EU-utveckling att i enlighet med riksdagens och regeringens beslut utveckla vänortsarbetet att i samarbete med Länsstyrelsen och det lokala näringslivet driva frågor kring näringslivsutvecklingen i kommunen ur ett EU-perspektiv att söka delta i utvecklingsprojekt som på ett naturligt sätt anknyter till kommunens normala verksamhet, varvid samarbete i första hand bör ske med vänorterna samt att utbildningsinsatser inom den kommunala organisationen skall ske i EU-frågor. 3 Utgångspunkten för EU-arbetet i kommunen ska alltid tas i den EU-strategi som fastställts av kommunstyrelsen. Vidare sägs att det åligger varje nämnd och förvaltning att bevaka vilka möjligheter EU-medlemskapet har att ge inom aktuellt ansvarsområde, samt att strukturfonderna kan nyttjas och att det ska ske inom de olika förvaltningarnas normala verksamhetsområden. 4 Följande principiella uppläggning bör enligt dokumentet gälla av EU-projekt: 1. Förvaltningen söker uppslag och idéer för ett projekt och ger detta konkret form. 2. Partner söks i Sverige och i andra länder. Alternativt svarar man på andra länders och intressenters partnersökning. 3. Kostnad och tidsutdräkt för projektet klarläggs i samband med att tillämpligt EU-program bestäms. Partnerkontrakt utarbetas. 4. Berörd nämnd fattar beslut om att söka genomföra projektet och ansöker hos kommunstyrelsens arbetsutskott om medel. 1 Katrineholms författningssamling, nr 6.14, EU-strategi och principer för EU-arbete, antagna av kommunstyrelsen 1996-06-24, 91 och 1997-06-16, 75. 2 EU-strategi och principer för EU-arbete, s. 1 3 EU-strategi och principer för EU-arbete, s. 2 4 EU-strategi och principer för EU-arbete, s. 2 6 of 11

5. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om lämplig budgetram ur tillgängliga EU-medel. 6. Nämnd och förvaltning färdigställer projektansökan i samarbete med aktuella partner och insänder denna till beslutande myndighet i Sverige eller i Bryssel. 7. Beslut avvaktas innan projektet får starta. 5 I övrigt har vi noterat att det i kommunens Planeringsförutsättningar 2010 med plan 2011-2012 återfinns ett avsnitt som behandlar EU-strategi för tillväxt. I avsnittet återges kortfattat vad Lissabonstrategin innebär. I Verksamhetsplan Näringsliv och Tillväxt 2010 finns beskrivningar om uppdraget att utveckla näringslivet. I denna verksamhetsplan återfinns dock inget explicit om EU eller internationellt arbete. Under intervjuerna har vi förstått att det finns planer på att uppdatera EU-strategin. Styrdokumenten ses generellt över i kommunen och det var vid tidpunkten för granskningen inte klart när den nya EUstrategin är färdigställd. I kommunens årsredovisning står att läsa att arbete pågår med att ta fram en vision och strategi för internationellt utbyte för Katrineholms kommun med tydliga kopplingar till kommunens EU-arbete. Strategin är framtagen men ska enligt redovisningen kompletteras med EUarbetet. 6 Enligt flera av de intervjuade finns ett behov av att uppdatera EU-strategin och utveckla förhållningssättet till internationellt arbete. Organisering av EU-arbetet I kommunens årsredovisning för 2009 står att läsa att Näringsliv och Tillväxt (NÄT) ansvarar för kommunens samordning av EU-arbete. Vidare framgår att tjänsten som EU-samordnare framöver samordnas i högre utsträckning med projektenheten, och att enheten under 2010 utvecklar projektstödet till övriga förvaltningar för att bidra till ökad projektkvalitet. 7 Förvaltningen Näringsliv och Tillväxt samordnar kommunens arbete med ansökningar av EU-medel och andra bidrag för näringslivets och kommunens räkning enligt årsredovisningen 2009. Vidare framgår att kommunen stödjer näringslivets utveckling bland annat genom att ansöka om EU-medel. 8 Kommunens nuvarande EU-samordnare började sin anställning i september 2010. Den tidigare EUsamordnaren slutade i början av året så tjänsten har varit vakant i ungefär 6 månader. Den tidigare EU-samordnaren var organisatoriskt tillhörande kommunens näringslivskontor. Den nye EU-samordnaren tillhör från och med 1 januari 2011 projektkontoret till 60 procent och Näringsliv och Tillväxt till 40 procent. Projektkontorets chef är även chef för EU-samordnaren, men tjänsten är alltså delad mellan de bägge nämnda enheterna. Rollen blir att under projektenheten arbeta internt och stötta kring EU-medel, medan rollen under NÄT blir mer extern, att stötta företagen. Enligt vad som framkommit under intervjuerna ska EU-samordnaren vara en service till kommunens företag och mot betalning kunna göra ansökningar åt dem. Inom den kommunala organisationen ska samordnaren vara ett stöd till förvaltningarna och bl a utbilda personal i att skriva ansökningar. Nuvarande samordnaren kommer att arbeta mer gentemot förvaltningarna än företrädaren gjorde. Samordnarens roll ses dock inte vara att hjälpa till med projektadministrationen kring EU-projekten. Samtidigt har det framgått att det ännu inte är helt klart i detalj hur EU-samordnaren ska arbeta, utan tanken är att först utröna hur tjänsten bäst behövs. 5 EU-strategi och principer för EU-arbete, s. 3 6 Årsredovisning 2009, s. 39 7 Årsredovisning 2009, s. 3 och 5 8 Årsredovisning 2009, s. 6 7 of 11

Sökta, beviljade och genomförda projekt Vi har under granskningens gång sökt erhålla en samlad förteckning över vilka projekt som Katrineholm har sökt och/eller beviljats medel för samt genomförts under de senaste två åren. Någon sammanställning av det slaget finns emellertid inte. Den nytillträdde EU-samordnaren har inte heller övertagit något material där en överblick erhålls. Underlagen vi fått fram består dels av en förteckning av EU-projekt åren 2008-2010 och som plockats fram av kommunens ekonomikontor, och dels en månadsrapport från november 2009 författad av den föregående EU-samordnaren. EU-projekt 2008-2010 EU-projekt (bokförda på Belopp kontot EU-bidrag ) Förskolan Näverstugan 0 ESF-Yrkessvenska - 3 198 117 Adm Sjöholm -12 918 Målt verks adm 1 059 647 Kompetensutveckling -970 Projekt Palladium -1 527 165 Fogelstakademin -142 028 Konsthantverksby Julita -26 055 EU-samordnare 0 Källa: Katrineholms kommun Utdraget från ekonomikontoret uppvisar olika objekt som är bokförda på kontot EU-bidrag. I listan återfinns både projekt (som Palladium) och EU-samordnaren. En notering är att Katrineholm även erhållit medel från Europeiska Regionala utvecklingsfonden (via Tillväxtverket) för projektet Innovationsbyrån Plus. Den totala finansieringen av projektet under perioden 2008-2010 uppgår till 3 421 107 kronor. Av dessa är 1 197 045 kronor medel från Regionala fonden. Katrineholms kommun är projektägare och medfinansierar projektet med sammanlagt 949 000 kronor under projekttiden. 9 Detta projekt återfinns inte i utdraget från kommunens system som ekonomikontoret låtit göra. Anledningen till detta är att medlen som projektet erhållit kommer från Tillväxtverket/Europeiska Regionala utvecklingsfonden och bokförs på ett annat konto än EUbidrag, nämligen kontot Övriga bidrag. 9 Tillväxtverket, Beslut 212000-0340, 2009-05-07, ärendeid: 70476. 8 of 11

I EU-samordnarens månadsrapport från november 2009 återfinns följande redovisning: Nyckeltal EU-ansökningar Beviljat stöd Belopp ICLD 248 000 Mjölkstöd HT 08 205 000 Innovationsbyrån + 1 196 000 Hantverksby Julita 208 000 Yrkessvenska 14 249 000 Fogelstaakademin 281 000 Källa: Katrineholms kommun, månadsrapport november 2009, EU-samordnaren Någon ytterligare förklaring till sammanställningen finns inte i månadsrapporten. Vi har inte heller erhållit någon ytterligare månadsrapport från EU-samordnaren utöver den från november 2009. Sökta och beviljade medel från Europeiska Socialfonden Som komplement till kommunens egna uppgifter har vi vänt oss till det svenska ESF-rådet och efterfrågat uppgifter om vilka projekt som Katrineholm hittills sökt medel för från Socialfonden 2007-2013. Nedanstående tabell visar bl a projekten, sökt stöd och beslutsstatus. Projektnamn ESF-stöd totalt (kronor) Startdatum Slutdatum Beslutsstatus Beslutsdatum Lärande organisation 2008-08-01 Palladium 2009-01- 01 2009-01- 31 2011-12- 31 232 500 Avslag* 2008-06-13 6 502 927 (Återtaget) Embryonal mötesplats-stöd till flyktingar och nyanlända 2008-11- 01 2010-02- 28 1 545 497 Avslag** 2008-09-16 Palladium 2009-02-01 2011-12- 31 4 447 889 Bifall 2009-01-27 Yrkessvenska för integration 2009-2012-07-14 150 488 Bifall 2009-06-29 genom samverkan 08-01 31 Källa: Svenska ESF-rådet * Avslag efter SFP (ej prioriterats av strukturfondspartnerskapet) **Avslag efter laglighetsprövning, (projektet ej godkänt efter ESF-rådets granskning av formalia) Som framgår av tabellen har alltså Katrineholm erhållit medel för två ESF-projekt under nuvarande programperiod: Palladium 10 samt Yrkessvenska för integration genom samverkan 11. Det totala ESF- 10 Ungdomsprojektet Palladium drivs av Viadidakt i Katrineholm och Vingåker i samarbete med Europeiska socialfonden som stödjer projekt som främjar kompetensutveckling och motverkar utanförskap. 9 of 11

stödet uppgår till 18 598 377 kronor. Den totala medfinansieringen, dvs egna medel som skjuts till utöver de erhållna medlen från ESF, uppgår för de två projekten till 27 956 441 kronor. Noteras bör att bägge projekten inbegriper fler deltagande kommuner än Katrineholm. Finansiering för egna utvecklingsprojekt och rådgivning till företag Bland projekten som kommunen erhållit medel för från ESF-rådet återfinns Palladium och Yrkessvenska för integration genom samverkan som båda syftar till att utveckla verksamheten inom bl a Viadidaktnämndens verksamhetsområden. EU-samordnarens roll framöver är, som framgått ovan, tänkt att ge stöd till förvaltningarna i deras arbete med EU-ansökningar. När det gäller stöd och rådgivning till företag är det ännu inte helt klart hur EU-samordnarens roll kommer att bli. Vi har dock förstått att samordnaren har börjat ha möten med företag för att utröna deras behov och ge dem tips. Samordnaren kan vara ett stöd i ett ansökningsförfarande om företagen önskar nyttja och betala för den tjänsten. En första information och diskussion med samordnaren om företagets idéer kommer emellertid att vara avgiftsfri för företagen. EU-samordnarens tjänst är också marknadsförd gentemot företagen genom näringslivskontorets nyhetsbrev och genom träffar med företag. Ambitionen, såsom den uttrycks i intervjuerna, är att samordnaren ska arbeta offensivt och inte vänta på att företag tar kontakt. Det betonas också att det är viktigt med en tydlighet att kommunen inte levererar pengar till företagen utan kan hjälpa dem i processen med att söka EU-medel. Resultat och uppföljning De intervjuade tjänstemännen har i dagsläget ingen samlad bild av hur EU-projekten i kommunen har lyckats. Såvitt vi förstår ligger det på varje enskilt projekt att utvärdera arbetet och det finns ingen samlad bild av hur det utförs eller efterlevs. I samordnarens roll kommer det framöver att ingå att skapa överblick och samordna uppföljning. Projektkontoret har också för avsikt att bygga upp en projektkatalog där projekt inom kommunen samlas. I Kommunstyrelsens årsredovisning 2009, under kapitlet Mål och uppdragsbilaga, externa perspektivet, återfinns ett mål om att Katrineholm har internationella samarbeten och verkar för EU integration. 12 Målet har statusen Pågående. Nämndens kommentar till målet lyder: EU ansökan motsvarande 14 mnkr beviljad för Viadidakts projekt yrkessvenska. Inlämnad ansökan Leader Gränsland. Genomförd förstudie åt KTF gällande hantverksbyn i Julita. I övrigt har vi inte funnit någon resultatredovisning eller sammanställning på övergripande nivå. 11 Yrkessvenskaprojektet har utvecklats av Viadidakt i Katrineholm och Vingåker tillsammans med socialförvaltningarna i de båda kommunerna samt arbetsförmedlingen. Under hösten 2009 fortsätter projektet tillsammans med Flens och Eskilstunas kommuner och ska ge 360 arbetslösa deltagare med utländsk bakgrund relevanta språk- och yrkeskunskaper så att de kan nå egen försörjning. Projektet ger en direktkoppling till yrkeslivet vilket ger ökade förutsättningar att få fotfäste på arbetsmarknaden och det innebär individuellt anpassade aktiviteter inom svenska för invandrare. Projektidén bygger delvis på mentorer som löpande stödjer deltagarna på arbetsplatserna och är en länk mellan språkutvecklingen och yrket. 12 Kommunstyrelsens årsredovisning 2009, s.27 10 of 11

2011-01-27 Kerstin Svensson Tobias Bjöörn Namnförtydligande Namnförtydligande 11 of 11