Plats: Konferensrummet, Matsalsbyggnaden, Frölunda Specialistsjukhus Datum och tid: Tisdagen den 11 mars 2014, klockan 08:30 13:00 Beslutande Joakim Larsson (MP), ordförande Lisbeth Sundén Andersson (M) Morgan Hedman(S) Henrik Nilsson (S) Marianne Nilsson (KD), Frode Slinde(FP) Claes-Göran Olsson (S), ersätter idag Ann-Britt Svensson (S) Närvarande ersättare Karin Östring Bergman (C) Frånvarande ledamöter Willy Kölborg (S) Ann-Britt Svensson (S) Representanter arbetstagarorganisationerna Anna-Lena Sundqvist (Kommunal) Sofia Tholén Dahlman, (TCO) Övriga närvarande: Sven Martinell, verksamhetschef ambulanshelikoptern 28 Ann Stokland, sjukhusdirektör KS 25-39 Björn Hamborg, chefläkare, KS 25-39 Anders Hillberg, ekonomichef, KS 25-39 Madeleine Andersson, sjukhusdirektör FSS 34-46 Agneta Xenos, ekonomichef FSS 34-46 Philipp Meijering, chefläkare, FSS 34-46 Anette Markström, planeringsledare 34-36 Gun Bergstedt, styrelsesekreterare 25-46 1
Utses att justera förutom ordföranden: Lisbeth Sundén Andersson Datum och ort för justering xxxxxxxx 2014-03- xx kl xxxx Underskrifter Sekreterare. Gun Bergstedt Ordförande... Joakim Larsson Justerande... Lisbeth Sundén Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/styrelse: och Frölunda Specialistsjukhus : 2014-03-11 Datum för anslag: 2014-03-27 Datum då anslag tas ned: 2014-04-17 Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: Administration, Kungälvs sjukhus. Gun Bergstedt/styrelsens sekreterare 2
25 Sammanträdet öppnas Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. 26 Val av justerare Att jämte ordförande justera dagens protokoll utses Lisbeth Sundén Andersson. Protokollet justeras den 27 mars 2014 klockan 08:30 på Frölunda Specialistsjukhus. 27 Fastställande av dagordning - Att fastställa dagordningen. 28 Ambulanshelikopterverksamheten Föredragande är verksamhetschef Sven Martinell Sven Martinell besöker i dag styrelsen för att diskutera ambulanshelikopter behov och organisationsmodell. Nuvarande modell med ambulanshelikopter som betjänar hela Västra Götalandsregionen,(VGR), fungerar väl och är en högkvalitativ och kostnadseffektiv resurs för regionen. Ambulanshelikoptern har ett stort uppdrag med stora säsongsvariationer över året, där sommarperioden är den mest belastade perioden. Senaste sommarens tre månader kännetecknades av en mycket hög belastning med så kallade samtidighetskonflikter. En ökande efterfrågan kräver en strukturförändring. Helikoptern avlastar ambulanssjukvården i hela regionen, och en snabb transport med en hög medicinsk kvalitet kan ge färre vårddygn och bättre tillgång till specialistvård. Två identiska helikoptrar gör service och reservdelshantering effektivare. En daghelikopter som arbetar under 8-10 månader på året beräknas kosta c:a 20 mnkr per år. -Att ge sjukhusdirektören i uppdrag att återkomma med en fördjupad ekonomisk- och verksamhetsmässig analys inför fortsatt ställningstagande. Styrelsen tackar för informationen 29 Sjukhusdirektörens rapport, Kungälvs sjukhus Föredragande är sjukhusdirektör Ann Stokland Ann Stokland rapporterar om en relativt bra period beläggningsmässigt med undantag av psykiatrin och IVA. Så kallade dragspelsplatser har gjorts om till riktiga vårdplatser, och sjukhuset har därmed ökat upp med 8 vårdplatser. Februari månads ekonomiska resultat kommer först i morgon den 12 mars. Januaris resultat var -3,4 mnkr. 3
I övrigt rapporteras om ett relativt högt sjuktal; 7,6 % vilket är sämre än föregående år. Övertid och mertid däremot har minskat med 15 %. Personalplaneringen är svår, och rekryteringen inför sommaren problematisk. Ytterligare stängningar än vad tidigare planerats för, kan bli aktuella. För närvarande saknas cirka 50-talet sjuksköterskor totalt på sjukhuset. Alla sjukhus i regionen har liknande bekymmer. Den 3 oktober firar Kungälvs sjukhus 50 år och detta kommer att uppmärksammas med en jubileumsfest. 30 Lägesrapport Etapp II Föredragande är chefläkare Björn Hamborg Arbetet flyter på enligt plan. Extramöten har skett tillsammans med arkitekterna och en bättre lösning avseende hygienutrymmen har tagits fram. Även patientrummen skall göras mer funktionella. Planer finns på inköp av en sängtvätt som i sig kan innebära en besparing, och som har visat sig vara en tidsbesparing för de medarbetare som manuellt tvättar sängarna. Sängtvätten bidrar även till att undvika uppkomsten av vårdrelaterade infektioner. Styrelsen noterar informationen 31 Ägarplan Föredragande är sjukhusdirektör Ann Stokland Ett regionalt uppdrag har getts till förvaltningscheferna för sjukhusen NU, SÄS och KS att återkomma med en plan som bidrar till att sjukhuset kommer i ekonomisk balans under 2015. Ett första inledande möte har ägt rum tillsammans med företrädare för regionkansliet där man presenterade olika nyckeltal. Ett ytterligare möte är planerat till i slutat av mars. Man kommer även att titta närmare på kostnader för utvalda diagnosgrupper. Den slutliga rapporten skall så småningom presenteras och beslutas i Ägarutskottet. Styrelsen noterar informationen 32 Åtgärdsplan 2014 Föredragande är sjukhusdirektör Ann Stokland och ekonomichef Anders Hillberg Den stora åtgärden som Kungälvs sjukhus står inför är en omstrukturering av vårdplatser för att kunna möte upp det ökande behovet av medicinska vårdplatser, och med en adekvat bemanning. Man tar nu fram nyckeltal för bemanning. Sjukhuset tror sig med denna åtgärd kunna minska kostnaderna för övertid. Även större samarbete mellan klinikgränserna kring bemanningsfrågor, kan bli kostnadseffektivt. Kostnaderna för bemanningsläkare har minskat då man lyckats rekrytera fler läkare. 4
En dialog sker även med Sahlgrenska Universitetssjukhuset i syfte att få en mer realistisk prissättning av externa laboratorietjänster. Styrelsen noterar informationen 33 Upphandling externa laboratorietjänster Föredragande är sjukhusdirektör Ann Stokland Kungälvs sjukhus köper årligen laboratorietjänster för cirka 16,5 mnkr. Det senaste året har en dialog pågått med Sahlgrenska Universitetssjukhuset i syfte att komma överens om ett lägre pris. Extern upphandling eller köp av laboratorietjänster hos NU-sjukvården har varit uppe till diskussion. Styrelsen beslutade den 18 september att förvaltningen gavs i uppdrag att ta fram underlag för beslut till styrelsemötet den 25 oktober 2013. Den 25 oktober dock, beslöt styrelsen att avvakta med upphandling och att ge sjukhusdirektören i uppdrag att kontinuerligt redovisa utvecklingen av dialogen. Idag föreslås styrelsen dock att besluta att delegera till ordföranden att ta ställning till fortsatt agerande för Kungälvs sjukhus. - Att styrelsen delegerar till ordföranden att ta ställning till fortsatt agerande för Kungälvs sjukhus - Att omedelbart justera punkten 34 Föregående protokoll från styrelsemötet 131218 Protokoll 1, från styrelsemötet 140207 läggs till handlingarna 35 Styrelsens rapport Styrelsens sekreterare, Gun Bergstedt, informerar om att hon från och med dagens möte kommer att registrera endagarsarvoden i Troman. Detta efterfrågas från regionen i syfte att bland annat säkerställa att inte dubbelregistrering sker. Det är även ett önskemål från regionen att nämnd- och styrelsesekreterare sköter förfarandet. 25 februari, möte mellan styrelsen och revisorerna om ansvarsfrihet för styrelsen för år 2013, där man efterfrågade en större tydlighet i att hantera och dokumentera aktiviteter som bidrar till att få Kungälvs sjukhus i ekonomisk balans. 12 feb möte mellan styrelsen och Regionservice. Redovisning gavs av läget och vilka utmaningar och hot som finns. 5
21 feb möte mellan hälso- och sjukvårdsnämnd 4 angående IVPA, (I Väntan På Ambulans). Avtalet som tecknas med Tjörns kommun skall vara i samklang med andra avtal i regionen av samma slag. Överläggningar på tjänstemannanivå fortsätter. Förlängning av befintligt avtal sker tills dess att ett nytt avtal är framtaget. 7 mars möte mellan FSS och HSN5, där man behandlade det ekonomiska läget, samt diskuterade regiongemensam produktionsstyrning. Lisbeth Sundén Andersson rapporterar om att den motion som hon varit med om att skriva angående vikten av att sjukhusen erhåller regionala medel för vården av ECMO-patienter, där har regionstyrelsens hälso- och sjukvårdsutskott föreslagit bifall, vilket i så fall kommer att innebära en betydande minskning av kostnaderna för de sjukhus som vårdar dessa patienter. 36 Anmälningsärenden Inkomna ärenden enligt förteckning. 37 Produktionsstyrning, regionala uppdrag Föredragande är sjukhusdirektör Madeleine Andersson, FSS En kort presentation av de uppdrag som getts av regionen och som påverkar sjukhusets framtid, dels dagkirurgiska centra, och dels framtida verksamhetsinnehåll för sjukhuset. Arbetsgrupperna har påbörjat sitt arbete. En första avrapportering sker den 7 maj i regionstyrelsen. Mer information följer på styrelsemötet den 30 april. Styrelsen vill under mellantiden kontinuerligt få information vad som händer, exempelvis via e-post. 38 Remissvar Reviderad policy och riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen, samt besvarande av enkät om funktion för operativt informationssäkerhetsarbete till stöd för verksamheterna i VGR. Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus har var och en för sig kort formulerat förslag till remissvar med inriktning på tydliga förslag på förändringar. Remissvaren skall efter beslut i styrelsen senast den 7 april inskickas regionstyrelsen. Tillsammans med remissvaren lämnas information om önskemål beträffande funktion för operativt stöd för informationssäkerhet. För Kungälvs sjukhus; Jussi Taipale, IS/IT, Säkerhetschef. För Frölunda Specialistsjukhus; Charlotta Moberger, Personalchef 6
- Att styrelsen ställer sig bakom de båda förslagen till remissvar från Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus, samt de båda besvarande enkäterna angående funktion för operativt informationssäkerhetsarbete till stöd för verksamheterna i Västra Götalandsregionen. - Att omedelbart justera punkten 39 Sommarbemanningen Föredragande är sjukhusdirektör Ann Stokland och sjukhusdirektör Madeleine Andersson Frölunda Specialistsjukhus stänger liksom tidigare år sjukhuset under fyra veckor i sommar, med undantag av viss remisshantering. På grund av det kärva läget med att lösa sommarbemanningen på Kungälvs sjukhus får sjukhusdirektör Ann Stokland i uppdrag att undersöka vilka ytterligare lösningar som finns för att säkra bemanningen, och där igenom undvika ytterligare stängningar av vårdplatser/vårdenheter, vilket skulle kunna innebära att sjukhuset äventyrar patientsäkerheten. - Att uppdra till sjukhusdirektören att återkomma med förslag till styrelsen med kreativa förslag för att klara en bemanning utan att äventyra patientsäkerheten. 40. Sjukhusdirektörens rapport, Frölunda Specialistsjukhus Föredragande är sjukhusdirektör Madeleine Andersson Madeleine berättar att många medarbetare på sjukhuset är besvikna och oroliga. En viss förstämning finns och frågan uppkommer ofta varför man fått vänta i tre år för att få ett besked om nybyggnation eller inte. Sjukhuset hoppas nu på ett snabbt besked för att kunna ha en beredskap. Uppfyllelse för vårdgarantier och kömiljarden klaras. En ögonläkare och en diabetesläkare har rekryteras. Sjukhuset saknar fortfarande ytterligare en diabetolog och en kardiolog. Det rapporteras om bekymmer med tillgången till medicinska sekreterare. Extra övertidstjänstgöringar planeras för att komma tillrätta med outskrivna diktat. Man kommer även att göra en satsning på medicinska sekreterare i årets lönerevision liksom kompetenssatsningar. Sjukhusets entré skall rustas upp, och det planeras för att införa telesystemet Tele Q, för inköp av tv-skärmar samt att sjukhuset planerar för att se över skyltningen på sjukhuset. 7
41 Investeringsbudget, FSS Föredragande är ekonomichef Agneta Xenos Regionstyrelsen beslutar årligen om regionens investeringsplan och fördelar låneramar till investeringar. För budgetåret har Frölunda Specialistsjukhus tilldelats låneramar motsvarande 4 875 tkr avseende investeringar. Av det totala investeringsutrymmet har 3 675 tkr fördelats på medicinteknisk utrustning, 700 tkr till inventarier, och 500 tkr till oförutsett. - Att godkänna investeringsbudget 2014 för Frölunda Specialistsjukhus. 42 Internkontrollplan 2014, FSS Föredragande är sjukhusdirektör Agneta Xenos Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Förvaltningen upprättar varje år ett förslag till internkontrollplan som fastställs av styrelsen. - Att fastställa förslag till internkontrollplan för Frölunda Specialistsjukhus 2014 enligt bifogat dokument 43 Lokaler FSS Föredragande är planeringsledare Anette Markström Annette Markström gör i dag en genomgång av de åtgärder som pågår och är prioriterade; brandtätningar i UPS-rum som nu är åtgärdade, tätningar på operationsavdelningen som skall prioriteras. Alla branddörrar är genomgångna av Västfastigheter och av Safeteam. Brandlarmsbesiktning pågår och skalskydd skall åtgärdas under våren. Ett avtal har tecknats med Västfastigheter att all felsökning går via dem, och de gör sedan gränsdragningar mot fastighetsägaren Diligentia. Som redan rapporterats under sjukhusdirektörens rapport kommer en upprustning att ske av huvudentrén, samt en översyn av skyltningen. Styrelsen tackar för informationen 8
44 Upphandling externa laboratorietjänster, FSS Föredragande är sjukhusdirektör Madeleine Andersson Frölunda Specialistsjukhus köpte 2013 laboratorietjänster för motsvarande cirka 9 mnkr. Utifrån en diskussion på Kungälvs sjukhus om att köpa laboratorietjänster hos annan vårdgivare har samma diskussion uppkommit vid FSS. Styrelsen beslutade den 18 september att förvaltningen gavs i uppdrag att ta fram underlag för beslut till styrelsemötet den 25 oktober 2013. Den 25 oktober dock, beslöt styrelsen att avvakta med upphandling och att sjukhusdirektören gavs i uppdrag att kontinuerligt redovisa utvecklingen av densamma. Idag föreslås styrelsen dock att besluta att delegera till ordföranden att ta ställning till fortsatt agerande för Frölunda Specialistsjukhus. - Att delegera till ordföranden att ta ställning till fortsatt agerande för Frölunda Specialistsjukhus - Att omedelbart justera punkten 45 Verksamhetspresentation Föredragande är chefläkare Philipp Meijering, FSS Philipp Meijering har tidigare arbetat på Uppsala akademiska och på sjukhuset i Gävle. Nu har han tillträtt som chefläkare på FSS men kommer i dag och presenterar sig och sitt arbete som anestesiolog på sjukhuset. Styrelsen tackar för presentationen och hälsar Philipp Meijering välkommen som chefläkare för Frölunda Specialistsjukhus 46 Avslutande av sammanträdet Ordföranden förklarar härmed sammanträdet avslutat 9