e- CiU Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2014-10-13 Barn- och ungdomsnämnden kallas till sammanträde Tid Måndagen den 13 oktober 2014 kl 13.15 Plats Rum 225 Kommunhuset, Sundsgatan 29,Vänersborg Lena Eckerbom Wendel Ordförande Camilla Sax berg förvaltningssekreterare Förhinderför ordinarie ledamot att delta vid sammanträdet anmäls till Camilla Saxberg, telefon 721030 alt epost: camilla.saxberg@vanel'sborg.se Ledamöter Lena Eckerbom Wendel (M) Joakim Sjöling (S) Orvar Carlsson (KO) Lisbeth Brodin (M) Jeanette Dahlbolll (M) Kerstin Andersson (PP) Kenneth Borgmalm (S) Birgitta Persson (S) Annalena Levin (C) Stefan Kärvling (V) Åsa Olin (V) Marika Isetorp (MP) Bengt Rydholm (VPP) Personalföreträdare Helene WesterIund Ahlberg, SACO Nimla Silvonsaari, TCO Ann-Sofie Dolk Olsson, Kommunal Ersättare Henrik Dhejne (M) Peter Oj ala (S) Gunnar Bäckman (KO) Emelie Carl bom (M) Tommy Christensson (M) Gunnar Henriksson (PP) Magnus Johansson (S) Sonja Westberg (S) Marianne Karlsson (C) Kenny Lengrell (V) Mehmet Aksakal (V) Christer Bogren (MP) Ridha Elouni (VPP) Ers: Hell1'ik Månsby, SACO Ers: Karin Einevik, TCO Ers: Övriga Kent Javette, fcirvaltningschef Anne-Len Kriewitz, verksamhetschef Madelene Garwi, utvecklingsledare Mariette Edkvist, förvaltningsekonom Camilla Saxberg, förvaltningssekreterare
~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSEIUNDERRÄTTELSE 2014-10-13 Föredragningslista l. 2. 3. Mötets öppnande - val av protokolljusterare Städupphandling för år 2015 till 2018, grundskola, förskola och bibliotek; -Val av entreprenör OBS! Omedelbar justering! dnr 2014/27 Beslut M Edkvist Budgetuppföljning september dllr 2014/22 Info MEdkvist q, 4. 5. Verksamhetsuppföljning: - Barnsl elevers och personals arbetsmiljö - Uppföljning lärarlegitimation dllr 2011/66 Info M Garwi Svar till Arbetsmiljöverket angående inspektion av arbetsmiljö i grundskolor dnr 2014/34 Beslut A-L Kriewitz 6. Information från förvaltningschef 7. Information från ordförande 8. Anmälan av postlista och delegationsbeslut
~ CiU Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSEIUNDERRÄ TTELSE 2014-10-13 Ärende 2 dm 2014/27 Städupphandling för år 2015 till 2018, grundskola, förskola och bibliotek; -Val av entreprenör Nuvarande avtal avseende extern städning går ut 141231. Barn- och ungdomsnämndens uppdrag är att sluta avtal 1 kontrakt omfattande städtjänster for kultur respektive barnoch ungdoms verksamhetsområde. En arbetsgrupp bestående av representanter från berörda verksamheter har genomfart upphandlingen enligt lagen om offentlig upphandling, anbud har granskats och utvärderats. Upphandlingsprocessen befinner sig i det skede då barn- och ungdomsnämnden har att besluta om vilken entreprenör som ska erbjudas kontrakt. Förvaltningsekonom Mariette Edkvist foredrar ärendet. Upphandlingen lyder under absolut sekretess, varpå alla uppgifter kommer lämnas först vid nämndsammanträde!. Obs! Omedelbar justering! Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att: Välja_XXXXXXXX som entreprenör. Städavtalet konuller att tecknas på tre år (150101-171231) med option på forlängning med ett år.
1--/ @ Vänersborgs kommun r: XNERSBOl\GSKOMMUN Barn-.och ~O/~1 ungdomsnilmndeu /b~7- Ank (;;'i v;~ 26 Tjänsteutlåtande Dm: 201k.. :z.~.(''v:y.1.m.. """" 2014-09-30' Barn- och ungdomsnänmden Extern städupphand/ing I Val av entreprenör Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden föreslås att besluta at!; Välja XXXXX (sekretessbelagt) som entreprenör. Städavtalet konlliler at! tecknas på tre år (2015-01-01-2017-12-31) med option på förlängning med et! år. Bedömning Nuvarande avtal avseende extel'l1 städning går ut 2014-12-31. Bal'l1- och ungdomsförvaltningen ansvarar både for bal'l1- och ungdoms och kulturnämndens verksamheter och har genomfoli en ny extel'l1 städupphandling. Barn- och ungdomsnämndens uppdrag är att sluta avtal/kontrakt omfattande städtjänster även for kulturnämndens räkning, då merpmien av städningen avser bam- och ungdoms verksamhetsonn åde. Infonnation om denna process/tidplan har behandlats av kultumämnden vid möte 2014-03- 24, 19. Upphandlingen har genomfolis enligt lagen om offentlig upphandling. Inlämnade anbud har granskats, referenser inhämtats och utvärderats i den tillsatta arbetsgruppen. Arbetsgruppen består av representanter från alla berörda verksamheter, facklig representant och central inköpsenhet. Upphandlingsprocessen befilmer sig i det skede då tilldelningsbeslut erfordras om vilken entreprenör som skall erbjudas kontrakt. Städupphand!ingen lyder under absolut sekretess och därfor kolmner alla uppgifter att lämnas vid nämndssammanträdet. Absolut sekretess innebär att inga uppgifter rar utelämnas innan tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet eljest slutf01is. Kent J avette. Förvaltningschef Madette Edkvist Förvaltningsekonom
5 ~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSE/UNDERRÄ TfELSE 2014-10-13 Ärende 3 dnr 2014/22 Budgetuppföljning september Barn- och ungdomsförvaltningen har att upprätta budgetuppföljning för september. Förvaltningsekonom Mariette Edkvist föredrar ärendet. OBS! Material i extra utskick per e-post senast 141009! Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna
~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2014-10-13 Ärende 4 dnr 201l/66 Verksamhets uppföljning: - Barnsl elevers och personals arbetsmiljö - Uppföljning av lärarlegitimation Utvecklingsledare Madelene Garwi föredrar ärendet. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna.
~ GM] Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSE/UNDERRÄTTELSE 2014-10-13 Ärende 5 dnr 2014/34 Svar till Arbetsmiljöverket angående inspektion av arbetsmiljö i grundskolor Arbetsmiljöverket har genomfort tillsyn av arbetsmiljö i grundskolor, Vänersborgs kommun. Verket har efter tillsynen upprättat inspektionsmeddelande, i vilket bland annat gjorts anmärkningar gällande rektorers arbetssituation, samt gällande for ra inrapporteringar av tillbud. Barn- och ungdomsnämnden skall fore 141015 informera Arbetsmiljöverket om vilka åtgärder som vidtagits med anledning av de brister och krav som verket redovisat. Verksamhetschef Anne-Len Kriewitz föredrar ärendet. OBS! Material i extra utskick per e-post senast 141009!
(D t ARBETSMI LJ~ m VERKET INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår beteckning 2014-05-28 JRV 2014/15045 Sto 1 (5) Enheten för region väst Pit jo Jtu'ffiU, 010-730 9820 Resultatet av inspektionen Vänersborgs konunun Barn och lulgdomsföl'valhungen 462 85 Vänersborg V ÄNERSBORGSKOMMuN Barn.. och llogdoulsnämnde-n il ~, -Hi <l: ctoi «_ Ank. 20jlj "OS- O 3 {Wl'V~({ Dnr,.. ~.;'.P.... :f.0./.y.~:::,;~: U P'i"Q 7-lY(,U\M 'Spctc:.hd-:... l- El'tol'g.lU' Arbetsställe Besöksadress Besöksdatum Deltagare i inspektionen: 212000-1538 Bam- och lmgdomsföl'valtningen Sundsgatan 29, Vänersborg 2014-05-06 och 2014-05-20 Lena Eckebolll Wendel, ordförande BUN JoakimSjöHng, vice ord. BUN Kent Javette, föl'valhungschef barn-och ungd.föl'v. Alme-Len K1'iewitz, verksamhetschef B o U Marialme Kat'lsson, personalspecialist B o U Maria Nilsson, personalspecialist B o U Karin Ejnevik, ordförande Lärarförbundet Kerstin Runfors BOmall, H-SKO Lärarförbundet UJla-Caritl TÖ1'1lqvlst, facklig rep. KonununaI Henrik Månsby, H-SKO Lärarnas riksförbud Anna Edensvärd, facklig rep. Lärarförbundet Thomas Nicklasson, arbetsmiljöutvecklare Mikael Bergman, arbetsnuljöinspektör Pirjo Jurmu, arbetsmiljöinspektör Ni ska före den 15 oktober 2014 informem Al'betsnuljöverket vad ni hal' gjort med allledning av de brister och krav vi redovisar häl'. I svll1'et böl' ni särskilt beskdva: hur ni fört ut hmehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare Imt ni hal' uppfyllt kraven hur skyddsombud och övrig personal hal' varit delaktiga vid genomförandet av åtgärdel'lla. Svaret böl' undertecknas så att det framgår att den som är skyddsombud har tagit del av det. Postadress: 112 79 Stockholm Besöksadress: Rosenlulldsgatan 8, Göteborg Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-73019 67 E-post: fu'betsmiljovcl'kct@av.se f "VebbpJats: www.nv.se Organisationsnummer: 202100~2148
I I ~ ARBETSMILJÖ ~ VERKET INSPBKTIONSMBDDELANDE Datum Vår betecknfrlq 2014-05-28 IRV 2014/15045 Sid 2 (5) Var vänlig ange vår beteckning 2014/15045 i svaret. Se 7 kap. 3 al'betsmilj1llagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljöiagen, vidta alla åtgärder som behövs föl' att föl'ebygga att arbetstagaren tttsätts föl' ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu gel' el' viss tid att informera oss Imr ni hat' åtgärdat våra krav hal' ni ändå kval' det fulla ansvaret föl' arbetstagarnas 8l'betsl'nlljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsm:ilj1lverket hal' ställt krav mot el' eller inte. Brister och krav 1. Undersökningar och riskbedömningar Ni har ett årsl~ttl föl' arbetsmiljöarbetet, vilket samtliga rektorer och skyddsombud upplevde som ett bra stöd. I rutine1'lla kopplade till ål'shjulet beskdvs att arbetsmiljörisker ska bedömas både regelbundet och vid ändringar. Det val' vid inspektionstiilfäliet inte tydliggjort vad som avses med ändring. Fl'ågan om rektors utökade uppdrag i fol'l11 av ytterligare ermeter eller ett större antal tillkonul1ande elever diskuterades. Sådana förändringar kan leda till att både personal och elever; men också rektorn utsätts för arbetsmlljöl'isket; t ex i form av högre al'betsbelashling. Det är viktigt att en undersökning och riskbedönming görs så att lämpliga förebyggande åtgärder kan vidtas. Det framgår i era övergripande rutiner att en viss checklista ska användas vid riskundersökningar/ arbetsmiljöronder på skolo1'l1r. Vid inspektionerna framkom att varje skola hal' utformat egna checklistor föl' undersökningat'na och alt den av föl'valhungen angivna checklistan inte användes. När olika verktyg används föl'svåras uppföljningen av arbetsmiljörrbetet och det kan också ställa till problem vid prioritering av åtgärder. Dessutom kan tydliga I'tttiner och verktyg föl' RrbetsmiJjöarbetet bidra till att minska på rektorel'l1as totala arbetsbelashling. På skolol'l1a undersöker man arbetsmiljön och man identifierar risker men mall bedömer inte oml'iskerna åt' allvarliga eller inte. Bra övergripande rutiner saknar l'iktlinjet föl' hur allvatiighetsgraden i en arbetsmiljörisk bedöms samt hur man värderar' och prioriterat' risken i förhållande till andra risker. I förlängningen kan det leda till att mindre allvarliga risker åtgärdas medan allvarliga risker blir kval'. Krav Ni ska se över em övergripande rutiner föl' riskulldersökningal' och vidta lämpliga årgärdel' föl' att:
12 tarbetsmiljö ~ VERI<ET INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vår belecknjn$1 2014-05-28 mv 2014/15045 Slå 3 (5) a) -tydliggöra vad som avses med ändring. b) -tydliggöra vilka verktyg/checklistor som är lämpliga att använda vid l'iskundersökningar på skolorna. c) -utforma och implementera metoder för att värdera och prioritera risker. Se 8, 10 AFS 2001:1 om systematiskt al'betsmiljöarbete. 2. Tillbud Att ha fungerande rutiner föl' tillbudshanteting är en viktig del i det systematiska förebyggande al'betsmiljöarbetet. Tillbud är en händelse där ingen kollunit till skada, men som skulle kmma resultera i ohälsa eller olycksfall. Det är viktigt att regelbluldet diskutera tillbud föl' att alla ska förstå vikten av att rapportera. Det äl' också viktigt att utreda händelsel'lla och återkoppla till personalen vad som görs förebyggande utifl'ån de tillbud som rapporterats. Ni redovisade att det under förra året rapporterades cirka 60 tillbud i hela förvaltningen, vilket Arbetsmiljöverket bedömer som lågt, Vid inspektione1'lla ttppkom frågeställningen om vad som egentligen är att betrakta som tillbud och vid samtalet med förvaltningsledningen diskuterades möjligheten alt vidga begreppet för alt konmm åt tidiga signaler på alla fonner av ohälsa. Vid inspektionerna framkom också alt ni haft ett flertal tillbud varav flera rörande liknande ärenden. Dessa tillbud har varit aven sådan karaktär att de kan beh'aktas som kränkningar mot lärare och rektorer. Händelserna hal' hanterats otydligt :inom förvalhlingen och för att undvika osäkerhet i hanteringen av liknande fall är det viktigt alt dessa frågor diskuteras och hanteras lika inom hela föl'valhungen. Krav a) Ni ska definiera vad ett tillbud är i el' verksamhet och vad det är som ska rapporteras. b) När tillbud inh'äffar i arbetet ska ni ha rutiner för alt: undersöka de bakomliggande orsakema. bedöma om det behövs åtgärd e!' för att föl'hindl'a liknande händelse!' och sihtationer, informera arbetstagarna om det som inträffat och om aktuella åtgärder Se 9-10 AFS 2001:1 om systematiskral'betsrniljöal'bete.
ii ARBETSMILJÖ il VERKET INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum VArbetecknlnn 2014-05-28 IRV 2014/15045 Sid 4 (5) 3. Al'betsbelastningrektorer Rektorsledarl'OIlen kätu1eteckllas i dag i större utsträckning än tidigare aven planerande, samordnande och rådgivande funktion. Rektor hat' dessutom en unik position då man har två separata styrande organ i form av staten och konul1tmen. Staten säger att vmje elev ska få det stöd hon behöver och konulltmen som huvttdman still' för resurserna för varje elevs behov. Dessutom har föräldrar och samhället en allt stöne delaktighet och insyn i skolans verksamhet. Den sammantagna arbetssituationen för en rektor är mycket krävande och komplex. IVänersborg vämar politikerna om de små landsbygdsskol011la vilket har resulterat i att många rektorer ansvarar föl' två eller fler skolenheter. Vid inspektionen framkom att arbetsbelastningen föl' rekto1'e1'1la är mycket hög, samtliga ligger ständigt på maximala f1exsaldot som tillåter upp till hundra timmar. Fömtolll ökningen av det praktiska arbetet och förflythlinga1'l1a mellan de olika skoloma leder sihtationen också till en känsla av otillräcklighet hos rektorn. Ni redovisar ett antal vidtagna åtgärder, så som biträdande rektoret' och kallsllstet~ i syfte att konuna til[ rätta med rektorernas arbetsbelnshling men Arbetsmiljöverket bedömer att ytterligare åtgärder behövs föl' att säkerställa att rektorema inte drabbas av ohälsa. Ni sabla!' också tillräckligt väl fungerande rutinet' föl' att följa upp rektore1'1las arbetsbelashting, både fortlöpande och vid förånch'ingar samt för att vidta åtgärder när risker föl' öv rbelashling konstateras. Dessutom saknas stöd för rektore1'1la att pt'!oritrea arbetsuppgifterna när tiden inte räcker till. Krav a) Ni ska vidta åtgärdet så att arbetets krav balanseras 1110t de resurser S0111 stål' tillrektore1'1las förfogande för att koll Ulla tillrätta med deras höga arbetsbelastning. Åtgärderna ska minstitmebära: ~ att arbetsuppdraget är tydligt föl' alla ~ att arbetsttppdraget är anpassat till de resurser som stål' till förfogande. b) Ni ska klargöra i vilken ordning skolleda1'1la ska pl'ioritera sina arbetsuppgifter och vilka arbetsuppgifter som ska väljas bort, när den tillgängliga tiden inte räcker till föl' alla uppgifter. e) Ni ska utforma rutiner föl' att kontinuerligt följa upp rektorernas arbetsbelashling och föt att vidta åtgärdel' vid behov.
~ ARBETSMILJÖ ~ VERKET INSPEKTIONSMEDDELANDE Datum Vse betecknfnq 2014-05-28 IRV 2014/15045 Sid 5 (5) d) Ni ska säkerställa att returnering av arbetsmi.ljöuppgifter sker när rektor inte har tillräckliga reslh'ser föl' att åtgärda risker i arbetsmiljön, Se 2 kap, 1 och 3 kap 2-3 arbetsnriljölagen samt 10 AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, Inspektionen Inspektionen genomfördes inom ramen föl' Arbetsnriljöverkets nationella tillsynsaktivitet Skolan 2013-2016, Infol'mation Ett inspektionsmeddelande iii' en uppmmring till el' att vidta åtgärder föl' att undall1'öja de brister och l'iskel' som kom fram vid inspektionen, Kraven är ställda utifrån Arbetsmiljöverkets tiilämplring av gällande arbetsmiljäregler, Om ni inte vidtar åtgärder kan Arbetsmiljöverket besluta om ett föreläggande eller förbud, Arbetsmiljäverkets föreskrifter utvecklar och preciserar arbetsmiljöiagen inom arbetsmi.ljöollli'ådet, Föreskdfte1'11a om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1 senast ändrad 2008:15) beskriver hur det går till att skapa en säker arbetsmiljö, Om ni saknar ktmskap eller kompetens föl' det systematiska arbetsmi.ljöaj'betet i den egna verksamheten ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande hjälp utifrån, Besök Arbetsmiljöverkets webbplats www,av,senär ni vill veta mer om oss och om lagar och föreskrifter om arbetsnriljö, Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter i pdf-format. ~al'jir frågor att ställa går det bra att kontakta oss, /~~"-~'~,<'"' PiljO JtJl,ftltl // 'f' [/' :r Kopia skickad via e-post till skyddsombuden: kerstin,boman@vanersborg,se helll'ik,mansby@vanersborg,se
IL) ~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSEIUNDERRÄTTELSE 2014-10-13 Ärende 6 Information från förvaltningschef Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna.
~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSEIUNDERRÄ TTELSE 2014-10-13 Ärende 7 Information från ordförande Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att notera informationen till handlingarna.
~ Vänersborgs kommun ~ Barn och ungdomsnämnden KALLELSEIUNDERRÄ TTELSE 2014-10-13 Ärende 8 Anmälan av postlista och delegationsbeslut Anmälan av delegationsbeslut Anmälan av postlista får perioden 140903-140930 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att notera delegationsbeslut och postlista till handlingarna.