STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 08:30-12:00 Plats Kommunhuset, Skeppet Ledamöter Sofia Westergren (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Lisbeth Svensson (FP) Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) Anne-Marie Farkas Andersson (MP) Erik Söderberg (FP) Jan Alexandersson (V) Arne Olsson (C) Övriga Kicki Nordberg kommunchef Anette Oscarsson administrativ chef Erica Bjärsved ekonomichef Ann-Christine Larsson personalchef Doris Eliasson kanslichef, sekreterare Monika Johnsson 118 Madeleine Nordqvist 118 Justeringsdag Paragrafer: 116-132 Doris Eliasson Sofia Westergren Bo Pettersson sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2013-11-05 t o m 2013-11-26 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Doris Eliasson Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Information från Personal 2013... 5 Översyn av förvaltningsorganisationen... 6 Informationssäkerhetsplan... 7 Revidering av bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsunds Energi och Miljö AB... 8 Revidering av bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsundshem AB... 10 Revidering av kommunstyrelsens reglemente... 12 Stenungsunds Energi och Miljö AB - Verksamhet 2012... 13 Stenungsundshem AB - Verksamhet 2012... 14 Begäran om ersättning till f.d. kommunalråd för överlämning till nytt kommunalråd... 15 Permutation av Stenungsunds kommuns samstiftelse för nytta och trevnad för kommunens boende för äldre... 16 Tillbyggnad Kyrkenorum skolan... 17 Information från Ekonomi 2013... 18 Omvärldsbevakning personal- och ekonomiutskottet 2013... 19 Regional information personal- och ekonomiutskottet 2013... 20 Remiss - tillstånd övervakningskamera - Amos Eriksson Skogstjänst AB... 21 Justeras 2
116 Val av justeringsperson Personal och ekonomiutskottets beslut Personal och ekonomiutskottet beslutar utse Bo Pettersson att justera dagens protokoll. Justeras 3
117 Fastställande av dagordningen Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa dagordningen. Justeras 4
118 Diarienummer 0068/13 Information från Personal 2013 Personalenheten informerar om medarbetarenkäten 2013, utfallet av löneöversynen 2013, lönekartläggning 2013. Personalchef Ann-Christine Larsson informerar om personalärende. Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 5
119 Diarienummer 0733/13 Översyn av förvaltningsorganisationen Det finns behov av att förändra Stenungsunds kommuns förvaltningsorganisation utifrån att kommunen växer och nuvarande organisation inte möter de krav på helhetssyn och effektivitet som ställs. Förvaltningen vill organisera verksamheterna i fyra sektorer; Sektor för utbildning, Sektor för socialtjänst, Sektor för samhällsbyggnad och Sektor för stödfunktioner. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta att införa en ny förvaltningsorganisation med sektorer, samt notera att relevanta styrdokument behöver revideras i enlighet med beslutet. Förvaltningen bedömer att organisationsförändringen ger minskade kostnader inom ledning och administration om ca 2 mkr under två år fram till och med 2015. Protokollsanteckning Bo Pettersson (S) och Carola Granell (S) lämnar följande protokollsanteckning: Vi delar kommunchefens syn på att förvaltningens organisation kan behöva ändras men menar att den platta organisationen är den viktiga delen i organisationen. Med liggande förslag anser vi att det blir fler beslutsnivåer och vi ser en fara att vi går längre ifrån "en förvaltning" till ny "nämndförvaltning". Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 6
120 Diarienummer 0794/13 Informationssäkerhetsplan Informationssäkerhetsplan är upprättad, enligt de råd och anvisningar som Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB) rekommenderar Sveriges kommuner att arbeta efter. Exempel på mål i detta arbete är: Samhällsviktiga IT-system inom Stenungsunds kommun skall uppnå grundsäkerheten enligt standard ISO 27001 och att lagar och föreskrifter efterföljs. Innehållet i Informationssäkerhetsplan belyser mål för informationssäkerhetsarbetet och ska upprättas av IT-rådet samt fastställas av kommunstyrelsen. Detta arbete är ett prioriterat område i den antagna av Kommunstyrelsen 2013-03-04 67 Handlingsplan e-strategi 2013-2013, under målområde systemsäkerhetsplaner för samhällskritiska IT-system. Tjänsteskrivelse Informationssäkerhetsplan Personal- och ekonomiutskottet beslutar att bordlägga ärendet. Justeras 7
121 Diarienummer 0769/13 Revidering av bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsunds Energi och Miljö AB Den första januari 2013 trädde vissa ändringar i kommunallagen i kraft som innebär att bolagsordningarna i kommunala aktiebolag ska innehålla uppgifter om bland annat det kommunala ändamålet med bolaget, vilka kommunalrättsliga principer som gäller för bolaget och att bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut fattas i vissa fall. Syftet med lagändringen är att tydliggöra inom vilka ramar kommunala bolag bedriver sin verksamhet. Ändringarna i kommunallagen har sin grund i Utredning om offentliga företag upphandling, kontroll, insyn SOU 2011:43, vars uppdrag var att föreslå ett permanent undantag från upphandlingsskyldigheten i enlighet med EU-domstolens praxis om de s.k. Teckalkriterierna. Detta in house undantag innebär förenklat att kommuner kan anskaffa varor och tjänster från sina egna bolag under förutsättning att de så kallade kontroll- och verksamhetskriterierna (Teckalkriterierna) är uppfyllda. Villkoren innebär dels att den upphandlande myndigheten måste utöva en kontroll över den juridiska personen som motsvarar den som den utövar över den egna förvaltningen, dels att den juridiska personen måste bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den myndighet som kontrollerar den. Om dessa villkor är uppfyllda anses relationen mellan parterna som intern, varför upphandling enligt LOU inte behöver ske. Förvaltningen har med anledning av de nya kraven sett över bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsunds Energi och Miljö AB. Syftet med ändringarna har endast varit att uppfylla lagens krav. Tjänsteskrivelse Reviderat förslag Bolagsordning Reviderat förslag Ägardirektiv Nu gällande Ägardirektiv Nu gällande Bolagsordning Justeras 8
Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. Reviderad bolagsordning enligt upprättat förslag för Stenungsunds Energi och Miljö AB godkänns med en mindre redaktionell förändring. Reviderat ägardirektivet enligt upprättat förslag för Stenungsunds Energi och Miljö AB antas. Bolagsordning och ägardirektiv gäller från det att bolagsstämman antagit detsamma. Kommunens ombud vid bolagsstämmor uppmanas att anta den reviderade bolagsordningen och ägardirektivet att gälla från och med 2014-01-01. Expedieras till Stenungsunds Energi och Miljö AB efter beslut i kommunfullmäktige Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 9
122 Diarienummer 0770/13 Revidering av bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsundshem AB Den första januari 2013 trädde vissa ändringar i kommunallagen i kraft som innebär att bolagsordningarna i kommunala aktiebolag ska innehålla uppgifter om bland annat det kommunala ändamålet med bolaget, vilka kommunalrättsliga principer som gäller för bolaget och att bolaget ska se till att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut fattas i vissa fall. Syftet med lagändringen är att tydliggöra inom vilka ramar kommunala bolag bedriver sin verksamhet. Ändringarna i kommunallagen har sin grund i Utredning om offentliga företag upphandling, kontroll, insyn SOU 2011:43, vars uppdrag var att föreslå ett permanent undantag från upphandlingsskyldigheten i enlighet med EU-domstolens praxis om de s.k. Teckalkriterierna. Detta in house undantag innebär förenklat att kommuner kan anskaffa varor och tjänster från sina egna bolag under förutsättning att de så kallade kontroll- och verksamhetskriterierna (Teckalkriterierna) är uppfyllda. Villkoren innebär dels att den upphandlande myndigheten måste utöva en kontroll över den juridiska personen som motsvarar den som den utövar över den egna förvaltningen, dels att den juridiska personen måste bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den myndighet som kontrollerar den. Om dessa villkor är uppfyllda anses relationen mellan parterna som intern, varför upphandling enligt LOU inte behöver ske. Förvaltningen har med anledning av de nya kraven sett över bolagsordning och ägardirektiv för Stenungsundshem AB. Syftet med ändringarna har endast varit att uppfylla lagens krav. Tjänsteskrivelse Reviderat förslag Bolagsordning Reviderat förslag Ägardirektiv Nu gällande Ägardirektiv Nu gällande Bolagsordning Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att: Reviderad bolagsordning enligt upprättat förslag för Stenungsundshem AB godkänns med en mindre redaktionell förändring Reviderat ägardirektivet enligt upprättat förslag för Stenungsundshem AB antas. Justeras 10
Bolagsordning och ägardirektiv gäller från det att bolagsstämman antagit detsamma. Kommunens ombud vid bolagsstämmor uppmanas att anta den reviderade bolagsordningen och ägardirektivet att gälla från och med 2014-01-01. Expedieras till Stenungsundshem AB efter beslut i kommunfullmäktige Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 11
123 Diarienummer 0777/13 Revidering av kommunstyrelsens reglemente Förslag till ny nytt reglemente för kommunstyrelsen föreligger. Reglementet har justerats utifrån Ernst and Youngs revisionsrapport, Granskning av kommunens styrdokument 2010-11-30 samt utifrån ny lagstiftning. Förvaltningen har gjort bedömningen att det blir tydligare och enklare att förhålla sig till ett dokument varför kommunfullmäktiges delegation till kommunstyrelsen i nuvarande dokument, Delegationsordning för kommunstyrelsen och utskott, beslutat av kommunfullmäktige 2006-10-23, 180 föreslås ingå i föreliggande förslag till nytt reglemente. Det kan noteras att delegationen från kommunstyrelsen till kommunstyrelsens ordförande sedan tidigare har beslutats ingå i kommunstyrelsens delegationsordning, beslutad av kommunstyrelsen 2012-06-18 188, där all delegation från kommunstyrelsens nu finns samlad. Tjänsteskrivelse Reglemente och arbetsordning för kommunstyrelsen, beslutat av KF 2006-10-23, 179, reviderat 2013-06-17 112 Delegationsordning för kommunstyrelsen och utskott, beslutat av kommunfullmäktige 2006-10-23, 180 Reviderat förslag till nytt reglemente och arbetsordning för kommunstyrelsen, 2013-10-11 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att revidera kommunstyrelsens reglemente i enlighet med till ärendet reviderat förslag. Tidigare Reglemente och arbetsordning för kommunstyrelsen, beslutat av KF 2006-10-23, 179, reviderat 2013-06-17 112 samt Delegationsordning för kommunstyrelsen och utskott, beslutat av kommunfullmäktige 2006-10-23, 180 upphör därmed att gälla. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 12
124 Diarienummer 0771/13 Stenungsunds Energi och Miljö AB - Verksamhet 2012 Den 1 januari 2013 trädde ändringar i kommunallagen 6 kap 1a-b i kraft som innebär att kommunstyrelsen, för varje aktiebolag som avses i kommunallagen 3 kap 17 och 18, årligen ska pröva om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen har möjlighet att ta del av bolagens egenkontroll genom bolagens årsredovisningar för 2012. Tjänsteskrivelse Yrkande Lisbeth Svensson (FP) yrkar på återremiss för att invänta ytterligare information från bolaget. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att återremittera ärendet till förvaltningen. Justeras 13
125 Diarienummer 0772/13 Stenungsundshem AB - Verksamhet 2012 Den 1 januari 2013 trädde ändringar i kommunallagen 6 kap 1a-b i kraft som innebär att kommunstyrelsen, för varje aktiebolag som avses i kommunallagen 3 kap 17 och 18, årligen ska pröva om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen har möjlighet att ta del av bolagens egenkontroll genom bolagens årsredovisningar för 2012. Utifrån informationen i dessa handlingar samt den uppsikt som kommunstyrelsen i övrigt utfört i form av ägardialog med bolaget föreslås kommunstyrelsen fatta beslut att verksamheten i Stenungsundshem AB under 2012 har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsens besluta att verksamheten i Stenungsundshem AB under 2012 har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 14
126 Diarienummer 0799/13 Begäran om ersättning till f.d. kommunalråd för överlämning till nytt kommunalråd En begäran om ersättning har inkommit från f.d. kommunalråd för tid då denne gått parallellt i samband med byte av kommunstyrelsens ordförande i Stenungsund. Den begärda ersättningen omfattar 25 dagar av månadsarvodet augusti månad för kommunstyrelsens ordförande. Beslutgång Yrkande Lisbeth Svensson (FP) yrkar avslag på begäran Bo Pettersson (S) yrkar att personal- och ekonomiutskottet beviljar tre veckors dagarvode till Kent Sylvan (M). Proposition Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att personal- och ekonomiutskottet beslutar att avslå Kent Sylvans begäran om ersättning. Skrivelse - begäran om ersättning från f.d. kommunstyrelsens ordförande Kent Sylvan (M) 2013-10-16 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att avslå Kent Sylvans begäran om ersättning. Personal- och ekonomiutskottet överlämnar till demokratiberedningen om att frågan utreds för kommande liknande situationer. Vidare till: Demokrati- och Visionsberedningen Justeras 15
127 Diarienummer 0802/13 Permutation av Stenungsunds kommuns samstiftelse för nytta och trevnad för kommunens boende för äldre Kommunstyrelsen som är utsedd förvaltare för Stenungsunds kommuns samstiftelse för nytta och trevnad i kommunens boende för äldre ansöker härmed om permutation av stiftelsen. Stiftelsens samlade tillgångar uppgår per 2012-12-31 till 256 697 kr och den utdelningsbara avkastningen för 2012 uppgick till 1 396 kr. Med anledning av denna låga avkastning bör stiftelsens ändamål ändras så att utdelning får ske även av kapitalet och inte som i dagsläget som mest 90% av den årliga avkastningen. Förändringen medför en bättre möjlighet att upprätthålla stiftarnas ursprungliga förordnande. Stiftelsens ändamål bör ändras så att utdelning får ske oavsett stiftelsens resultat till dess kapitalet är utdelat i sin helhet. Utdelning bör även fortsatt ske till att främja nytta och trevnad för boende i kommunens äldreboenden. Stödet skall huvudsakligen vara ett komplement till de lagstadgade insatserna som kommunen har för sina äldre invånare. Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att besluta att ansöka om permutation för Stenungsunds kommuns samstiftelse för nytta och trevnad för kommunens boende för äldre. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 16
128 Diarienummer 0765/13 Tillbyggnad Kyrkenorum skolan I investeringsbudget/ plan finns upptaget totalt 6.300 tkr. 3.000 tkr 2013 och 6.300 tkr 2014 Tillbyggnad av ca 350 kvm och viss ombyggnad 7.000 tkr Beräknad investering grundar sig på hittills utförd förprojektering och upphandling, inkomna anbud samt beräknade tillkommande byggherrekostnader ( byggledning, kontroll, besiktning, avgifter mm). Anledningen till avvikelsen mot budget är att tillbyggnaden är något större än vad som beräknats samt att vissa kostnader tillkommit som inte medtagits vid budgetkalkyl ( bl.a kostnader för flyttning av modulbyggnad). Tjänsteskrivelse Personal- och ekonomiutskottet föreslår att kommunstyrelsen godkänner igångsättning av tillbyggnad av Kyrkenorums skola för totalt 7.000 tkr. Personal- och ekonomiutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar att 700 tkr omdisponeras från investeringsbudget / plan för projektet. Vidare till: Kommunstyrelsen Justeras 17
129 Diarienummer 0067/13 Information från Ekonomi 2013 Ekonomichef Erica Bjärsved lämnade information om budgetprocessen för 2015. Ytterligare information ges om kommunens finansiella instrument. Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen och beslutar om förlängt sammanträde 2013-12-09 angående budgetprocessen. Justeras 18
130 Diarienummer 0057/13 Omvärldsbevakning personal- och ekonomiutskottet 2013 Kommunchef informerar om Stormvarning samt beredskapen i kommunen och regionen i samband med den förväntade stormen Förstudier som genomförts inom bolaget SOLTAK Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 19
131 Diarienummer 0056/13 Regional information personal- och ekonomiutskottet 2013 Bo Pettersson lämnade kort information om introduktion för nyanställda, deltagande på informations om hur Tjörn bl a har bolagiserat sin fastighetsorganisation, industridagen i Gbg, att Renova delas i två bolag. Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 20
132 Diarienummer 0714/13 Remiss - tillstånd övervakningskamera - Amos Eriksson Skogstjänst AB Länsstyrelsen Västra Götalands län har i remiss 2013-09-25 berett Stenungsunds kommun tillfälle att yttra sig över ansökan från Borealis AB om tillstånd att använda övervakningskamera. Länsstyrelsen är den instans som med stöd av Kameraövervakningslagen (2013:460) ger tillstånd till kameraövervakning. Inför beslut bereds den kommun där övervakningen ska ske tillfälle att yttra sig. Enligt 9 ska tillstånd ges om intresset av övervakning för att förebygga brott, förhindra olyckor eller därmed jämförliga ändamål väger tyngre än den enskildes intresse av att inte bli övervakad. Tjänsteskrivelse Remisshandling 211-30064-2013 Stenungsunds kommuns riktlinjer för yttrande gällande kameraövervakning Personal- och ekonomiutskottet beslutar att tillstyrka Amos Eriksson Skogstjänst AB ansökan om tillstånd för kameraövervakning, Länsstyrelsen i Västra Götalands läns dnr 211-30064- 2013. Expedieras Länsstyrelsen Västra Götaland Justeras 21