Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2019-01-14 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? medel vilig. 2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? medel legri 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer? högt majar. 4. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? medel uland, alrez 5. Hur stor är risken för att rån förekommer? medel pesto 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? majar, miols 7. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 8. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 9. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? medel pesto 10. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 11. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? 12. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av brukares tillgångar förekommer? hög sesen
13. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer? 14. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 15. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? högt ulhäg 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? svårt att påverka när man jobbar hemma hos brukare. 4. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? medel ulhäg 5. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 6. Hur stor är risken att kränkande särbehandling förekommer men inte uppmärksammas eller hanteras? (t.ex. mobbning, trakasserier, utfrysning) FYSISK ARBETSMILJÖ 7. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? 8. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? medel romoe 9. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? medel janäp 10. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer?
11. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer? 12. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? högt legri 13. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 14. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt (vilotider, tidspress, påverkade förare etc.)? 15. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker med tjänstefordon som inte är i trafiksäkert skick? 16. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? se över rutin för äkerhetsdatablad. 17. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 18. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? ÖVRIGT 19. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? 6. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? AVFALL 7. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 8. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd?
UTSLÄPP TILL LUFT 9. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft förekommer vid användning av lösningsmedel/gaser vid målning eller rengöring? 10. Hur stor är risken för att läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc förekommer? 11. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 12. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? 13. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser? BULLER OCH VIBRATIONER 14. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? INDIREKT PÅVERKAN 15. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 16. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att lagstiftningen gällande läkemedelshantering inte följs? 3. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? Kontoret behöver titta på frågan. 4. Hur stor är risken för att brukaren inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? medel vilig 5. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? tydligare rutiner hos romoe 6. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? medel hos sesen BEMÖTANDE 7. Hur stor är risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna? 8. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? medel ulhäg 9. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra brukare? SAMVERKAN 10. Hur stor är risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med
demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna)? 11. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 12. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN 13. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 14. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 15. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 16. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? uppdateringsintro vid längre frånvaro UPPFÖLJNING 17. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 18. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten? TILLGÄNGLIGHET 19. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER
20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 21. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? Fungerar återkopplingen? 22. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? DOKUMENTATION 23. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? 24. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? RISKHANTERING 25. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 26. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 27. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar brukaren, trots de riskbedömningar som har genomförts?
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Kvalitet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) (S) Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Kontroll av fuktproblem - checklista (S) Rutin för hantering av kontanta medel och kassor (S) Gå hem för dagen - checklista (S) Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för ensamarbete (S) Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling på arbetsplatsen (mobbning och trakasserier) (S) Policy - Organisatorisk och social arbetsmiljö (S) Rutin gällande sexuella trakasserier (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Energianvändning Rutin för energisparrutiner i verksamheten Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör (S) Kemiska ämnen och produkter Rutin för verksamhetens kemikaliehantering Rutin för brandfarliga och explosiva varor (S) Miljöolycka - instruktion (S) Avfall Rutin för avfallshantering Ansvar Huvudprocess - Järfälla Vård och Omsorg Kompetensförsörjning och medverkan Rutin för utbildning inkl bilaga 1 Utbildningskrav och planering (S) Stödprocess - HR/Personal Tillgänglighet Åtagande - Tillgänglighet och bemötande (UR) Fysisk arbetsmiljö Rutin för stick- och skärskador (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Rutin för bildskärmsarbete (S) Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Rutin för kemiska ämnen och produkter (S) Övrigt Rutin för tillgänglighet (S)
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för brott mot bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. 2. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för givande och tagande av mutor. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. Spara Höga risker HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S) Skyddsrond för hemtjänsten och personlig assistans (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond varumottagning och lager (S)
Spara Höga risker HÖG RISK: KVALITET 4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. Riskbedömning av samverkan, Del 1: Intern samverkan 5. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt. Riskbedömning gällande dokumentation, Del 1: Dokumentation av insatser 6. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter. Riskbedömning gällande dokumentation, Del 2: Hantering av dokumentation Spara Höga risker Medel risk: Säkerhet 7. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av fysisk egendom. Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada (S)
Riskbedömning egendomsskydd (exkl. kameraövervakning) (S) 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av information. Riskbedömning egendomsskydd (S) 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av information. Riskbedömning egendomsskydd (S) Spara Medel risker Medel risk: Arbetsmiljö 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för psykosocial ohälsa på grund av upprepat monotont arbete. Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) Spara Medel risker Medel risk :Kvalitet 11. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund. Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 1:
Kundorienterad riskbedömning inför förändringar 12. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden. Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 2: Kundorienterad individuell riskbedömning 13. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål). Riskbedömning gällande uppföljning av kvalitetsresultat, Del 1: Genomförande 14. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten. Riskbedömning gällande uppföljning av kvalitetsresultat, Del 2: Analys 15. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning.
Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 1: Anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning 16. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov. Riskbedömning av samverkan, Del 3: Extern samverkan 17. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet. Riskbedömning av personalens medverkan 18. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter). Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 2: introduktion av personal som varit ledig längre tid 19. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga
steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning). Riskbedömning gällande hantering av avvikelser, fel och brister. 20. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att det inträffar händelser som drabbar brukaren, trots de riskbedömningar som har genomförts. Riskbedömning gällande riskbedömningar, Del 3: Generellt Spara Medel risker