Ä Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 1 Plats och tid Kommunkontoret, Malung, kl. 08:30-12:00 Beslutande Hans Unander (S), ordförande Pär Kindlund (C) Kristina Bäckman (M) Tom Martinsson (M) Övriga deltagande Elenor Svensk, sekreterare Olle Emanuelsson, kommunchef Sten-Inge Eriksson, personalchef 85 Christina Semdahl, projektledare 86 Bengt Welin, projektledare Landstinget Dalarna 87 Maria Eskel, socialchef 88 Anna Persson Haars, upphandlingschef 96 Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Malung, 2017-05-Ö&, 0*5 Justerade paragrafer 85-97 / } Underskrifter Ordförande Justerande Sekreterare " Hans Unander (S) ry å /vr-.c^g Krisjtipa w.eåkt. Bäckmari Bäckman (M) «Elenor Svensk ANSLAG/BEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 Anslaget sätts upp 2017-05-0& 0b Anslaget tas ned 2017-05-^$ "2-7 Protokollets förvaringsplats Underskrift KommunhuseJ, Malun..Jt/ii Elenor Svensk
.o Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 2 85 Varsel av personal (KS/2017:239) Arbetsutskottets beslut 1. Att förslaget gällande varsel av 55 tjänster inom Malung-Sälens kommuns förvaltningar genomförs. 2. Att personalkontoret uppdras genomföra förslaget. Förslaget är muntligen presenterat för kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen gav tjänstemännen i uppdrag att arbeta vidare med förslaget. Förslaget är presenterat för förvaltningscheferna och de fackliga parterna. Pressen har också fått ta del av förslaget. Förslaget innebär att 55 personer varslas om uppsägning, fördelat på 19 kollektivanställda och 36 tjänstemän. Uppsägningarna kan tidigast bli verkställda den 1 januari 2018. Tjänsteutlåtande av personalchefen daterat 25 april 2017 Beslutet skickas till Personalchef Kommunchef
*1^ Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 3 86 Projekt internservice - lägesrapport (KS/2015:405) Bakgrund till ärendet Under de senaste åren har ett flertal politiska beslut fattats i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag beslutade kommunstyrelsen den 3 november 2015, 154, att genomföra ett projekt. Syftet, enligt projektdirektivet, är att på ett strukturerat sätt genomlysa och föreslå modeller för den interna servicen, så att tillgängliga resurser - både tid och pengar - används effektivt och har god kvalitet. Projektet startades upp den 1 juni 2016, med en projekttid på ett (1) år. Projektägare är förvaltningschefen för service och teknik. Kommunstyrelsens arbetsutskott är styrgrupp för arbetet. Projektledare Christina Semdahl lämnar en lägesrapport för det hittillsvarande arbetet i projektet.
i?l O Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 4 87 Skatteväxling gällande finansiering av kollektivtrafiken Direktionen för Region Dalarna beslutade hösen 2016 att starta en process för skatteväxling för kollektivtrafiken. Utredningen har genomförts under de första månaderna 2017. Kollektivtrafikrådet vid Region Dalarna har varit beredningsorgan för utredningen. Utredningen har utgått från en grundläggande idé om kollektivtrafik, nämligen det samlade trafiksystemet som tillämpas i Dalarna sedan några år och som är under fortsatt utveckling. Idén bygger på ett trafiksystem som klarar alla typer av resor. Det är den resandes förutsättningar och behov som bestämmer hur resan företas. I idén ligger också att skolskjutsar är en väsentlig del av kollektivtrafiken och skall integreras både vad gäller utförandet och finansieringen. Utredningen har kommit fram till följande förslag Landstinget övertar huvudmannaskapet för kollektivtrafiken och blir regional kollektivtrafikmyndighet fr.o.m. 2018 Skatteväxlingen omfattar den allmänna kollektivtrafiken och skolskjutsar Färdtjänsten föreslås tills vidare finansieras av kommunerna genom det ömsesidiga avtal som finns för denna verksamhet Kommunerna faktureras för trafik som de beställer, exempelvis särskoleresor, verksamhetsresor, omsorgsresor, kommunresor och korttidsresor Kommunerna betalar skolkort för de elever som kommunen beslutat vara berättigade till skolskjuts med ett pris som motsvarar periodkortsprisetför ungdomar under 9 månader, för närvarande 320 kronor. Skatteväxlingen föreslås ske på nivån 44 öre, vilket ger en ekonomisk effekt av totalt 316 207 tkr för kommunerna Utredningen pekar på vikten av kommunernas insyn och medverkan i trafikplanering för både den politiska organisationen och förvaltningsorganisationen Utredningen konstaterar att de organisatoriska frågorna skall lösas inom ramen för de utredningar som förbereder regionbildning 2019 och att kollektivtrafikorganisationen behandlas med förtur i dessa utredningen eftersom denna organisation måste starta redan 2018 Vid sitt sammanträde 2017-03-30 beslutade Kollektivtrafikrådet att i sina förslag till direktionen följa utredningens huvudförslag enligt ovan. Dock föreslog rådet inte nivån på skatteväxling. Förslag om detta presenteras för arbetsutskottet. Förslag om skatteväxlingsnivå presenteras vid Direktionens möte den 26 april. Juste ra re
fe> A Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 5 Bengt Welin, projektledare Landstinget Dalarna, besöker kommunstyrelsens arbetsutskott för att informera om genomförd utredning. Juste ra re tfä.
<0 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 6 88 Projekt Öppenvården 2017 Socialnämnden (KS/2017:218) Arbetsutskottets beslut 1. Ärendet återremitteras till socialförvaltningen för vidare beredning. 2. Ärendet återrapporteras på kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde den 16 maj. Socialnämnden har haft uppdraget att se över organisationen och verksamheten inom individ- och familjeomsorgen, IFO, i syfte att bland annat se över fler öppenvårdslösningar. Detta då individ- och familjeomsorgen har haft ökade kostnader för köpta insatser. Enhetschefen föreslår i ett tjänsteutlåtande 2017-03-13 att projektplan för öppenvården 2017 antas. Kommunstyrelsens direktiv är att minska placeringskostnaderna med 3 mkr. Socialnämnden beslutar den 5 april 2017, 26, följande. 1. Projektplan för öppenvården 2017 antas. 2. Socialnämnden begär medfinansiering från kommunstyrelsens omstruktureringsmedel med 50 % av projektkostnaderna. 3. Socialförvaltningen får i uppdrag att lämna in en personalbehovsanmälan gällande projektledare 100 %. Socialchef Maria Eskel redogör för ärendet. Ordföranden finner att arbetsutskottet konstaterar att ärendet saknar detaljerad budget och tidplan. Ärendet bör beredas vidare av socialförvaltningen för hantering på arbetsutskottets sammanträde den 16 maj. Ordförande finner att arbetsutskottet beslutar att återremittera ärendet för vidare beredning. Tjänsteutlåtande daterat 13 mars 2017 Projektplan för öppenvården 2017 Beslutet skickas till Socialförvaltningen Juste ra re
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 7 89 Skrivelse angående unga och trafik (KS/2017:29) Arbetsutskottets beslut 1. BRåMS meddelas att det inom kommunen saknas ansvarig funktion specifikt för frågor om unga och trafik och att det för närvarande inte är aktuellt att utöka organisationen med sådan funktion. 2. BRåMS hänvisas till kultur- och fritidsnämnden för vidare kontakt. Brottsförebyggande rådet Malung-Sälen, BRåMS, har den 6 februari 2017 kommit in med en skrivelse gällande unga och trafik. I skrivelsen framför BRåMS sammanfattningsvis följande. Kommunen har antagit Region Dalarnas avsiktsförklaring om att Dalarna ska bli Sveriges bästa ungdomsregion. Att fortsätta med arbetet unga och trafik är därför en fortsatt viktig fråga. Kommunen har i uppdrag, enligt medborgarlöftet från 2016, att samordna arbetet med unga och trafik. I och med att folkhälsosamordnarens tjänst upphörde är arbetet med detta oklart. BRåMS efterfrågar därför en person på kommunen som kan jobba aktivt och kontinuerligt med frågor om unga och trafik för att kunna fånga upp nya generationer. Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande av planeringschefen daterat 20 april 2017 Skrivelse från BRåMS Beslutet skickas till BRåMS & Ml.
{r=> o Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 8 90 Behörighet att teckna s firma (KS/2017:219) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson och redovisningsekonom Maria Hellström, att på s vägnar underteckna ansvarsförbindelser för de borgensåtaganden kommunfullmäktige beslutat om; lånehandlingar, avtal och förbindelser varom kommunfullmäktige beslutat; samt övriga avtal och förbindelser varom kommunstyrelsen beslutat. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson ekonomichef Tobias Birgersson och redovisningsekonom Maria Hellström, att på s vägnar underteckna avtal tillhörande den löpande förvaltningsverksamheten. Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 34, fastställt vilka som är behöriga att teckna s firma. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 19 april 2017 IM.
*j^ Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 9 91 Behörighet att teckna s firma beträffande bankkonton och bankgiro (KS/2017:220) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att teckna kommunens firma beträffande bankkonton. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech, kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att varför sig teckna kommunens firma beträffande bankgiro. Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 35, fastställt vilka som är behöriga att teckna s firma beträffande bankkonton och bankgiro. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 19 april 2017
o Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 10 92 Behörighet att teckna s firma beträffande fast egendom (KS/2017:221) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson, redovisningsekonom Maria Hellström och skogsförvaltare Mats Larsson, att på Malung-Sälens kommuns vägnar underteckna köpehandlingar på fast och lös egendom och vid inskrivning av servitut, nyttjande rätter och ledningsrätter. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens vice ordförande Lars-Erik Bech och andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson, redovisningsekonom Maria Hellström och skogsförvaltare Mats Larsson, att på s vägnar underteckna ansökan om inteckning respektive dödning av inteckning. Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 36, fastställt vilka som är behöriga att teckna s firma beträffande fast egendom Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 19 april 2017
* ^ Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 11 93 Behörighet beträffande tecknande av fonder och stiftelser som förvaltas av (KS/2017:222) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Börje Modig och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att på s vägnar teckna de fonder och stiftelser som förvaltas av. Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 37, fastställt vilka som är behöriga att teckna fonder och stiftelser som förvaltas av. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 19 april 2017 43 Ä
ID Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 12 94 Behörighet att kvittera postförsändelser till Malung-Sälens kommun (KS/2017:223) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till det att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunchef Olle Emanuelsson, planeringschef Erik Hansson, förvaltningschef Lars Åhlenius, inköpare Mikael Larsson, vaktmästare Elisabeth Bergqvist, vaktmästare Lasse Jönsson, växelreceptionist Viviann Persson och växelreceptionist Agneta Martinsson att varför sig kvittera assurerad försändelse, rekommenderad försändelse, paket och postförskott adresserade till. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till det att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas två i förening av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande Lars-Erik Bech, kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, kommunchefen Olle Emanuelsson, Maria Hellström och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att kvittera postanvisningar och utbetalningskort. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 19 april 2017 '& fä#.
Oj Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 13 95 Behörighet att teckna s deklarationer (KS/2017:226) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunchefen Olle Emanuelsson samt Tobias Birgersson, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att var för sig underteckna deklarationer avseende mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inkomstdeklaration, punktskattdeklaration och återbetalningsansökan gällande externa värmeleveranser till industrier m.m. Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 13 januari 2015, 14, fastställt vilka som är behöriga att teckna deklarationer. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Planeringschefen har upprättat tjänsteutlåtande med förslag till beslut. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande daterat 20 april 2017
JD Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 14 96 Ansökan om omstruktureringsmedel för upphandling av ramavtal inom socialförvaltningen (KS/2017:224) Arbetsutskottets beslut 1. Upphandlingsenheten och socialförvaltningen ges i uppdrag att genomföra upphandlingsprojekt tillsammans med extern konsulthjälp för att minska socialförvaltningens kostnader för tjänsteköp. 2. Medel för att finansiera projektets kostnader under 2017, totalt 100 000 kr, tas från kommunstyrelsens ram för omstrukturering. Kommunstyrelsen fattade beslut våren 2016 om en handlingsplan för att minska de årliga driftkostnaderna med 40 mkrfram till år 2020. Inom socialförvaltningens verksamhetsområde finns ett stort underskott som behöver anpassas till rimliga nivåer. Socialförvaltningen har även ett stort behov att bemanna olika tjänster inom sina verksamheter, vilket idag till stor del görs via inköpta konsulter och bemanningsföretag. Detta i sin tur leder till ökade personalkostnader, samtidigt som man saknar upphandlade ramavtal avseende dessa tjänster och därmed riskerar kommunen att bryta mot lagen om offentlig upphandling. Kostnaderna för köp av tjänst inom socialförvaltningen under 2016 uppgår till ca 7 miljoner kronor inom individoch familjeomsorgen, och ca 900 000 kronor inom hälso-sjukvård. En uppskattning gjord utifrån ramavtalade leverantörer inom verksamhetsområdet individ- och familjeomsorg i Mora kommun (tecknat i maj 2016), pekar på att motsvarande tjänsteköp via ramavtal skulle kunna landa på mindre än halva kostnaden. Socialförvaltningen har kontaktat upphandlingsenheten för att tillgodose behovet av upphandlat ramavtal gällande bemanningstjänster inom socialförvaltningen. Upphandlingsenheten har gjort bedömningen att ett sådant ramavtal är nödvändigt för att uppfylla kraven enligt LOU, samt att med ett ramavtal skulle kommunen göra stora besparingar både ekonomiskt och tidsmässigt, genom att bara kunna avropa avtalade tjänster till ett konkurrensutsatt pris. Kommunen har överlag svårt att bemanna vakanta tjänster och en omstrukturering mot att köpa in specialkompetens kombinerat med anställd personal, tenderar vara utvecklingen som råder i landet. Upphandlingsenheten gör bedömningen att utifrån befintliga resurser vore det lämpligt att prioritera extern konsultinsats för att genomföra denna ramavtalsupphandling, och föreslår därför i tjänsteutlåtande att extern konsultinsats direktupphandlas för att bidra till att snabbt minska de årliga driftskostnaderna inom socialförvaltningen samt få ett ökat fokus på införandet av e-handel. Finansiering av projektets merkostnader (inköp av extern upphandlingskonsult) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering 2017. Juste ra re KU.
ft Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 15 Upphandlingschef Anna Persson Haars redogör för ärendet. Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande av upphandlingschefen daterat 19 april 2017 Beräkning över besparing med ramavtal jämfört med inköp utan ramavtal Beslutet skickas till Upphandlingsenheten Socialförvaltningen Juste ra re
o Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-04-25 16 97 Månadsprognos mars 2017 (KS/2017:240) Arbetsutskottets beslut 1. Rapporten är mottagen. 2. Förvaltningar och verksamheter som redovisar prognostiserade överskridanden uppmanas att vidta insatser och åtgärder i syfte att bedriva verksamheterna i överensstämmelse med de av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramarna. 3. Samtliga förvaltningar och verksamheter uppmanas fullgöra uppdragen enligt kommunstyrelsens uppföljningsanvisningar för 2017. Enligt den fastställda uppföljningsprocessen ska samtliga förvaltningar senast den 19 april lämna in månadsprognosen till ekonomikontoret angående aktuellt ekonomiskt utfall, en prognos för året och kommentarer. Kommunens prognos per sista mars pekar på ett överskott på cirka 3,6 mkr inklusive markenheten som prognostiserar ett positivt resultat på 36,5 mkr. Prognosen exklusive markenheten visar på ett underskott på 32,9 mkr. Verksamheternas samlade prognos visar på ett underskott på cirka 38,6 mkr mot budgeten, i underskottet finns en försäljning av industrihus 2 (Autoform) och 3 (gamla Tepro) som ger en reaförslut på 12.7 mkr. Övrigt visar barnoch utbildningnämnden (-13,6 mkr) och socialnämnden (-8,7 mkr) ett större underskott. Västerdalamas Utbildningsförbund (VDUF) har kommit in med en begäran om ytterligare medlemsbidrag på 4,2 mkr från sina medlemmar för de kostnader som inte funnits med i tidigare budget, som varit grund för årets medlemsbidrag. För vår kommuns del innebär det cirka 2,4 mkr. Kommunerna har nu att enas om VDUF ska få denna täckning eller ej. Finansförvaltningen med skatteintäkter och statsbidrag prognostiserar ett överskott på cirka 5,7 mkr som beror på fortsatt låga pensionskostnader och finansiella kostnader än budget. Ytterligare rapporteringstillfällen avseende månadsprognos under året blir per april, juli, september och november som är sista prognosen för året. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Tjänsteutlåtande av ekonomichefen daterat 21 april 2017 Månadsprognos mars 2017 Socialnämndens pågående åtgärder Beslutet skickas till Samtliga nämnder Juste ra re Mb.