to Malung-Salens kommun

Transkript

1 to Malung-Salens kommun Kallelse/underrättelse Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas härmed till sammanträde Plats: Tid: Kommunkontoret, Malung 08:30 (Gruppmöten kl 08.00) Ledamot som ej kan närvara uppmanas anmäla detta till nämndskansliet så att ersättare kan inkallas. Ersättarna får denna kallelse för kännedom, om inte annat meddelas. Ordförande Hans Unander(S) /Nämndskansliet Föredragningslista Ärende Beteckning Val av justerare Kl Personalärenden Kl Projekt internservice - lägesrapport Kl Besök av Bengt Wehlin - skatteväxling gällande finansiering av kollektivtrafiken Kl Budgetprognos Kl 11:00 Projekt Öppenvården 2017 Socialnämnden KS/2015:405 KS/2017: Ansökan om omstruktureringsmedel för upphandling av ramavtal inom socialförvaltningen KS/2017:224 Skrivelse angående unga och trafik KS/2017: Behörighet att teckna Malung- Sälens kommuns firma Behörighet att teckna Malung- Sälens kommuns firma beträffande bankkonton och bankgiro KS/2017:219 KS/2017:220 Malung-Salens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Bankgiro:

2 ^ Malung-Salens kommun Kallelse/underrättelse Ärende Beteckning 11. Behörighet att teckna Malung- KS/2017:221 Sälens kommuns firma beträffande fast egendom 12. Behörighet beträffande tecknande KS/2017:222 av fonder och stiftelser som förvaltas av Malung-Sälens kommun 13. Behörighet att kvittera KS/2017:223 postförsändelser till Malung-Sälens kommun 14. Behörighet att teckna Malung- KS/2017:226 Sälens kommuns deklarationer Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Bankgiro:

3 Rapport Internserviceprojekt Intervjuer har genomförts inom organisationen. Benchmark har gjorts. Genomgång av dokumentation som finns: Riktlinjer, anvisningar, budgets, uppföljningar, beslut, olika undersökningar som gjorts med jämförelser mellan kommuner. Ekonomi i balans. Olika åtgärdsprogram och Kommunplanen. Projektet Innehåll: Kommunkansli inklusive information Kontoret för verksamhets stöd, ekonomi och inköp, central beställare Personal och Lön IT-enhet Vaktmästeri Lokalvård och tvätt Telefonväxel och reception Nämndskansli Inventarier Arkiv Kursivt ej medfrån början Uppdaget har utökats något eftersom vissa delar går in i varandra. Prioritering steg ett: Inköp - Beställarorganisation Personal/Lön Reflektioner/Förslag på åtgärder allmänt som kommer att ge kostnadsbesparingar GÅ FRÅN BUDGETSTYRNING TILL MÅLSTYRNING! Ta hem lågt hängande frukter. Innebär bla: Många bra beslut är tagna-genomför dessa. Många nya arbetssätt är påbörjade-genomför dessa. Genomfor de beslut som tagits (ekonomi i balans, åtgärdsprogram) för att få avsedd effekt Här finns svårare punkter men också enligt min uppfattning mer lätta.

4 Vända på alla stenar. Var beredd på förändring. Jobba prestigelöst. DEFINIERA KÄRNVERKSAMHET OCH FASTSTÄLL STÖDVERKSAMHET Oka kostnadsmedvetenheten. Startar i ledningen. Symbolhandlingar. Våga ta jobbiga beslut. Samordning kommun och kommunala bolag måste styras upp. Projekt behöver startas. Ekonomistyrning: fokusera på "pengar utanför grindarna" inte så mycket med interna kostnader som faktureras internt. Jobba mer med ickemonetära nyckeltal Hänger ihop med: Budgetprocessen behöver hänga ihop mer med konkreta och fastlagda handlingsplaner som följs upp. Som hänger ihop med att gå från budgetstyrning till målstyrning. Redovisning av aktiviteter och vad som behöver jobbas vidare med Inköp En del punkter finns förslag klara att genomföra, andra behöver utredas mer innan förslag klart. 1. Förslag om central beställarfunktion klart och förslag om centralförråd klart. Ger färre beställare, effektivare inköpsrutiner och intern bättre service. Minskade inköpskostnader och hemtagningskostnader. Besparing i ett vaktmästeri. Personalkostnadsbesparing. Bättre miljötänk. 2. Effektivare inköpsrutiner. Fortsatt arbete. 3. Färre beställare. Fortsatt arbete förutom ovan. 4. Striktare inköpspolicy. Behov av översyn. 5. Fastställa en process från order till betalning. Behöver göras mer tydlig. 6. Fr. inköp till betalning mer automatiserad. Fler avtal in i systemet. Ger bättre kontroll och lägre kostnader. Borde intensifieras. Kanske tillsätta en extra resurs under en kortare tid. 7. Inköpssamordning kommun och kommunala bolag. Här finns outnyttjade skalfördelar. 8. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projekt.

5 Ekonomi 1. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projekt. 2. Från Budgetstyrning till målstyrning, ger möjligheter till besparingarar och utveckling av alla verksamheter. Behöver starta. Personal/Lön Förslag finns att jobba vidare med, andra behöver utredas mer innan förslag kan bli klart. 1. Förslag på process: Schema, bemanning, lön klar. 2. Kvalitetssäkra processen.( Ex. rätt input ger rätt lön i rätt tid, högre krav på attesterande chefer.) 3. Automatisera processen och centralisera. Systemstöd finns utnyttja det! 4. Bättre kontroll över bemanningsprocessen, ger besparingar. Ingår nu delvis i SOCprojekt. 5. Det mesta av kommunens verksamhet in i processen och system. Kan göras nu. 6. De kommunala bolagen in i processen och system. Kan göras nu. Punkt 5, 6 ger skalfördelar som ger minskade personalkostnader, IT-kostnader. Sätt fardigdatum. 7. Mer automatiserad process ger bättre utnyttjande av tiden och bättre intern service. 8. Höja kompetensnivån. När punkt 7 är klar kan punkt 8 göras. 9. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projekt. Därefter eventuell samordning med annan kommun. Men ovan punkter måste vara klart först. IT Förslag finns att jobba vidare med, andra behöver utredas mer innan förslag kan bli klart. Fastställa IT-strategi. Fastställa IT plattform. IT-strateg med rätt kompetens. Exempel på funderingar: skall vi hyra datorer istället för köpa? Frigör tid för IT att jobba med strategi, processer, applikationer, licenser etc etc. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projektet. Avvakta IT-strateg.

6 Måltid Förslag finns att jobba vidare med, andra behöver utredas mer innan förslag kan bli klart. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projekt. Rationaliseringsförslag finns men behöver utvecklas vidare. Tvätt Förslag finns att jobba vidare med, andra behöver utredas mer innan förslag kan bli klart. Fokus på kärnverksamhet. Går delvis in i SOC projekt. Rationaliseringsförslag finns men behöver utvecklas vidare. Kommunkansli,information, telefonväxel och reception, arkiv, nämndskansli Arbete med kartläggning har ej startat ännu.

7 ft Malung-Sälens kommun Protokollsutdrag Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 276 Anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun (KS/2015:405) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Direktivet för anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun antas enligt upprättat förslag. 2. Förvaltningschefen för service- och teknikförvaltningen ges i uppdrag att genomföra projektet. 3. Medel för att finansiera projektets kostnader under 2016, högst 800 tkr, tas från kommunstyrelsens ram för omstrukturering. Beskrivning av ärendet Under de senaste åren har ett flertal politiska beslut fattats i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag föreslås ett projekt genomföras, med syfte att på ett strukturerat sätt genomlysa och föreslå effektiva modeller för den interna servicen som nyttjas i den kommunala verksamheten så att tillgängliga resurser - både tid och pengar - utnyttjas effektivt och har god kvalitet. Finansieringen av projektets merkostnader (i första hand projektledare) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering Projekttiden föreslås vara ett (1) år. Projektägare föreslås vara förvaltningschefen för service och teknik samt styrgrupp kommunstyrelsens arbetsutskott. Kontoret för verksamhetsstöd har sedan tidigare i sitt uppdrag att samordna projekt och ansvarar därmed för projektledarens hemvist samt för att ge stöd till projektägaren. Planeringschefen har upprättat ett tjänsteutlåtande med förslag till beslut i ärendet. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet, med viss justering, föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 13 oktober 2015 Förslag till projektdirektiv, daterat Justerare Utdragsbestyrkande

8 (^> Malung-Sälens kommun Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 154 Anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun (KS/2015:405) Kommunstyrelsens beslut 1. Direktivet för anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun antas enligt upprättat förslag. 2. Förvaltningschefen för service- och teknikförvaltningen ges i uppdrag att genomföra projektet. 3. Medel för att finansiera projektets kostnader under 2016, högst 800 tkr, tas från kommunstyrelsens ram för omstrukturering. Beskrivning av ärendet Under de senaste åren har ett flertal politiska beslut fattats i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag föreslås ett projekt genomföras, med syfte att på ett strukturerat sätt genomlysa och föreslå effektiva modeller för den interna servicen som nyttjas i den kommunala verksamheten så att tillgängliga resurser - både tid och pengar - utnyttjas effektivt och har god kvalitet. Finansieringen av projektets merkostnader (i första hand projektledare) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering Projekttiden föreslås vara ett (1) år. Projektägare föreslås vara förvaltningschefen för service och teknik samt styrgrupp kommunstyrelsens arbetsutskott. Kontoret för verksamhetsstöd har sedan tidigare i sitt uppdrag att samordna projekt och ansvarar därmed för projektledarens hemvist samt för att ge stöd till projektägaren. Planeringschefen har upprättat ett tjänsteutlåtande med förslag till beslut i ärendet. Arbetsutskottet föreslår den 20 oktober 2015, 276, bifall till tjänsteutlåtandets förslag, med viss justering. Dagens sammanträde Ordföranden finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 13 oktober 2015 Förslag till projektdirektiv, daterat Beslutet skickas till KFV Justerare Utdragsbestyrkande

9 {^> n Malung-Sälens kommun Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Justerare Utdragsbestyrkande

10 Malung-Sälens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Projekt internservice - lägesrapport (KS/2015:405) Beskrivning av ärendet Under de senaste åren har ett flertal politiska beslut fattats i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag beslutade kommunstyrelsen den 3 november 2015, 154, att genomföra ett projekt. Syftet, enligt projektdirektivet, är att på ett strukturerat sätt genomlysa och föreslå modeller för den interna servicen, så att tillgängliga resurser - både tid och pengar - används effektivt och har god kvalitet. Projektet startades upp den 1 juni 2016, med en projekttid på ett (1) år. Projektägare är förvaltningschefen för service och teknik. Kommunstyrelsens arbetsutskott är styrgrupp för arbetet. Dagens sammanträde Projektledare Christina Semdahl lämnar en lägesrapport för det hittillsvarande arbetet i projektet. Justerare Utdragsbestyrkande

11 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kontoret för verksamhetsstöd Kerstin Söderlund kerstin.soderlund@malung-salen.se Kommunstyrelsen Dnr KS/2015:405 Anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun Förslag till beslut 1. Direktivet för anpassning av internservicen i Malung-Sälens kommun antas enligt upprättat förslag. 2. Förvaltningschefen för service- och teknikförvaltningen ges i uppdrag att genomföra projektet. 3. Medel för att finansiera projektets kostnader under 2016, totalt 800 tkr, tas från kommunstyrelsens ram för omstrukturering. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har med anledning av förväntade stora ekonomiska underskott 2015 under våren tagit beslut om ett åtgärdsprogram för kostnadsminskningar motsvarande cirka 16,5 mkr (KS/2015:341). Ett av områdena i åtgärdsprogrammet avser internservice med uppdraget att föreslå insatser och åtgärder för att över tid minska de samlade kostnaderna för internservice med 2 mkr/år. I uppdraget ingår att inventera möjliga former för samverkan med någon eller några kommuner. Kommunstyrelsen har dessutom begärt in konsekvensbeskrivningar från alla nämnder och förvaltningar motsvarande 5 % av beslutade ramar för Konsekvensbeskrivningar har lämnats till kommunstyrelsens arbetsutskott i början av september månad. Utöver ovanstående redovisade uppdrag finns sedan tidigare ett uppdrag till service- och teknikförvaltningen om inrättande av ett verksamhetsgemensamt servicekontor samt (KS/2011:179) samt ett uppdrag från den så kallade 43-punktslistan (KS/2013:469) att utreda förbättrad intern logistik. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade även i augusti 2015 (KS/2015:311) att antalet beställare i kommunorganisationen ska minska radikalt. För att genomföra den förändringen krävs en central beställarorganisation som kan genomföra gemensamma inköp. I kommunfullmäktiges verksamhetsplan finns både för 2015 och 2016 en prioriterad åtgärd som innebär vidgat samarbete med andra kommuner, framför allt Vansbro. Under 2015 har vissa kontakter tagits med Vansbro kommun. Ett konkret samarbete som växer fram är tjänsteköp gällande specialister inom miljö- och stadsbyggnadskontoret. Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Bankgiro:

12 ^ Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande Sammanfattningsvis har ett flertal politiska beslut tagits i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag bör arbetet bedrivas i projektform. Finansieringen av projektets merkostnader (i första hand projektledare) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering Projekttiden föreslås vara ett (1) år. Som projektägare bör förvaltningschefen för Service och teknik utses och som styrgrupp kommunstyrelsens arbetsutskott. Kontoret för verksamhetsstöd har sedan tidigare i sitt uppdrag att samordna projekt och ansvarar därmed för projektledarens hemvist samt ger stöd tili projektägaren. Beslutsunderlag Förslag till projektdirektiv, daterat Beslutet skickas till Malung-Salens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Bankgiro:

13 Dokumenttyp: Direktiv Tjänsteställe: Service och teknik Handläggare: Lars Nyberg/ks E-postadress: Telefonnr: Datum: Mottagare: Kommunstyrelsen Diarienr: KS/2015:405 Projekt internservice Bakgrund Kommunstyrelsen har med anledning av förväntade stora ekonomiska underskott 2015 under våren tagit beslut om ett åtgärdsprogram för kostnadsminskningar motsvarande cirka 16,5 mkr. Ett av områdena i åtgärdsprogrammet avser internservice med uppdraget att föreslå insatser och åtgärder för att över tid minska de samlade kostnaderna för internservice med 2 mkr/år. I uppdraget ingår att inventera möjliga former för samverkan med någon eller några kommuner. Kommunstyrelsen har dessutom begärt in konsekvensbeskrivningar från alla nämnder och förvaltningar motsvarande 5 % av beslutade ramar för Konsekvensbeskrivningar har lämnats till kommunstyrelsens arbetsutskott i början av september månad. Ett tidigare beslut om inrättande av ett verksamhetsgemensamt servicekontor (KS/2011:179) bör läggas till ovanstående underlag för uppdrag. Bildandet av ett servicekontor syftade bland annat till att säkerställa vissa nödvändiga servicebehov genom att optimera och effektivisera resursutnyttjandet. I den av dåvarande budgetutskottet beslutade så kallade 43-punktslistan (KS/2013:469) fanns ett logistikuppdrag. Uppdraget hade lämnats för att utreda förbättrad intern logistik. Service och teknik hade inga praktiska möjligheter att genomföra utredningen, varför uppdraget avslutades i mars Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade i augusti 2015 (KS/2015:311) att antalet beställare i kommunorganisationen ska vara mindre än 5 % av antalet anställda inom två år. För att genomföra den förändringen krävs en central beställarorganisation som kan genomföra gemensamma inköp. En sådan förändring borde kunna lösas i ett gemensamt servicekontor. I kommunfullmäktiges verksamhetsplan finns både för 2015 och 2016 en prioriterad åtgärd som innebär vidgat samarbete med andra kommuner, framför allt Vansbro. Under 2015 har vissa kontakter tagits med Vansbro kommun. Ett konkret samarbete som växer fram är tjänsteköp gällande specialister inom miljö- och stadsbyggnadskontoret. Sammanfattningsvis har ett flertal politiska beslut tagits i syfte att rationalisera kommunens interna service. För att säkerställa ett snabbt och effektivt genomförande av dessa uppdrag bör ett projekt sättas upp. Finansieringen av projektets merkostnader (i första hand projektledare) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering Syfte Projektet ska på ett strukturerat sätt genomlysa och föreslå effektiva modeller för den interna servicen som nyttjas i den kommunala verksamheten så att tillgängliga resurser - både tid och pengar - utnyttjas effektivt och har god kvalitet.

14 Mål Genom att verkställa fattade beslut har kostnaderna för internservice i Malung-Sälens kommun minskat med minst 2 mkr/år. Kommunen har en ökad effektivitet och kvalitet i de internservicefunktioner som erbjuds förvaltningarna. Uppdraget Projektet omfattar följande verksamheter: Kommunkansli inklusive information, kontoret för verksamhetsstöd, personal och lön, IT-enheten, vaktmästeri, lokalvård och tvätt, telefonväxel och reception samt nämndskansli. Projektet ska göra en nulägesbeskrivning av de verksamheter som ingår. Nulägesbeskrivningen utgör underlag för beräkning av framtida rationaliseringar. I de delar där så är lämpligt och möjligt ska samverkan med annan kommun prövas. Projektet ska arbeta fram förslag till organisatoriska lösningar, dimensionering samt finansiering. Utifrån tidigare redovisade uppdrag kan med fördel flera delprojekt skapas (till exempel för ny beställarorganisation). Projektet ska definiera mål och mått för att följa upp internserviceområdena efter genomförda förändringar. I projektplanen ska det tydligt framgå hur information, kommunikation och genomförande efter nödvändiga beslut ska hanteras. Avgränsningar Projektet omfattar inte eventuell påverkan på de IT-system som används idag. Projektet hanterar inte de personalfrågor som kan uppstå i samband med organisatoriska förändringar. Resurser I budget för år 2016 avsätts medel motsvarande 800 tkr för att finansiera projektledare samt övriga kostnader. Övriga projektkostnader kan vara medel för kommunkontakter, eventuella studiebesök et cetera. Projektet finansieras via kommunstyrelsens budget för omstrukturering. Tidplan Projektet avslutas senast Samråd Fackligt samråd sker vid behov via ordinarie MBL-organisation. Organisation Förvaltningschef för Service och teknik är projektägare. Kommunstyrelsens arbetsutskott är styrgrupp för projektet. Ansvaret för projektledare ligger på kontoret för verksamhetsstöd. 2

15 Malung-Salens kommun Socialnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Ankorfi 26 Projektplan för öppenvården 2017 (SN/2017:108) Malung-Salens Kommun Socialnämndens beslut 1. Projektplan för öppenvården 2017 antas. 2. Socialnämnden begär medfinansiering från kommunstyrelsens omstruktureringsmedel med 50 % av projektkostnaderna. 3. Socialförvaltningen får i uppdrag att lämna in en personalbehovsanmälan gällande projektledare 100 %. Beskrivning av ärendet Socialnämnden har haft uppdraget att se över organisationen och verksamheten inom individ- och familjeomsorgen, IFO, i syfte att bland annat se över fler öppenvårdslösningar. Detta då individ- och familjeomsorgen har haft ökade kostnader för köpta insatser. Enhetschefen föreslår i ett tjänsteutlåtande att projektplan för öppenvården 2017 antas. Kommunstyrelsens direktiv är att minska placeringskostnaderna med 3 mkr. Arbetsutskottet förslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag samt att socialnämnden begär medfinansiering utifrån kommunstyrelsens omstruktureringsmedel med 50 %, samt att socialförvaltningen får i uppdrag att iämna in en personalbehovsanmälan gällande projektledare 100 %. Dagens sammanträde Ordförande finner att socialnämnden beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag till beslut. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Projektplan för öppenvården 2017 Dnr.^7:^p/>:..a,i.s Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Socialchefen ME Enhetschef KB Justerare Utdragsbestyrkande

16 Ankom Ipj Malung-Sälens kommun Socialförvaltningen Individ- och familjeomsorgen Malung-Sälens Kommun Dnr..)L51 s^q.o..&)$. Projekt Öppenvård 2017 Socialnämnden Q &

17 Projekt öppenvård Bakgrund Socialnämnden har haft i uppdrag att se över organisation och verksamhet inom individ- och familjeomsorgen, IFO, i syfte att bland annat föreslå fler öppenvårdslösningar. Uppdraget gavs utifrån att IFO haft en stor ökning av kostnader för köpta insatser, främst utifrån placeringar i familjehem och HVB. Socialnämnden har fattat beslut om ny organisation för Individ- och familjeomsorgen samt gett IFO-chef i uppdrag att ta fram direktiv för ett projekt med syfte att utöka öppenvårdsinsatser inom IFO, SN Utifrån denna bakgrund arbetade förvaltningen fram ett förslag på projekt. Socialnämnden beslutade ( ) att återremittera förslaget för komplettering med projektplan samt en tydligare budgetredovisning. Huvudsyfte Huvudsyftet med projektet är:» att öka det stöd i öppenvård som Individ- och familjeomsorgen kan erbjuda som service och som bistånd att minska kostnaderna för köpta tjänster i öppenvård och externa HVB-placeringar Mål Projektmål När projektet slutförs finns ett färdigt förslag på organisation för: En väl utbyggd intern öppenvård som kan erbjuda lämpliga evidensbaserade sociala stöd- och behandlingsinsatser i kommunen, även på kvällar och helger Vilka kompetenser och tjänster för öppenvården som behövs Effektmål Större andel utredda individers behov kan tillgodoses genom interna öppna insatser Ökat antal samt ökad bredd av interna öppenvårdsinsatser Minskad genomsnittlig utrednings- och/eller behandlingstid gällande köpta tjänster i öppenvård samt HVB-placeringar En ökad andel av kommande familjehemsplaceringar kan göras utan konsultstöd Projektet ska bland annat beakta och klargöra följande punkter: 1. Mål och verksamhetsbeskrivning: Behovsanalys som ska ligga till grund för det successiva uppbyggandet av en effektiv öppenvård 2. Målgrupp 3. Antal personal 4. Utbildning och kompetensnivå 5. Arbetsbeskrivning av befattningar 6. Typ av insatser "Äc

18 7. Metoder 8. Ärendeflöde 9. Kompetensutvecklingsplan 10. Uppföljning och kvalitetssäkring av insatserna 11. Samverkan med Familjens hus 12. Samverkan med övrig öppenvård inom socialförvaltningen 13. Samverkan med interna (Malung-Sälens kommun) och externa aktörer 14. Organisatorisk tillhörighet 15. Lokalisering i Budget År 1 År2 Projektbudget inkl. projektledare kr kr Ansökan om omstruktureringsbidrag från kommunstyrelsen ska göras på personalkostnader. Tidplan Projektet genomförs under 2 år, projektet startas när projektledare rekryterats. Samråd Fackligt samråd sker genom befintlig MBL-organisation. Organisation Enhetschefen för individ- och familjeomsorgen är projektägare. Socialnämndens arbetsutskott samt socialchef och IFO-chef är styrgrupp för projektet. Projektledaren ska löpande rapportera till styrgruppen, första återrapporten sker efter två månaders kartläggning då delmål beslutas.

19 G=o Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande Vård och omsorg Karin Birgersdotter Paunia karin.birgersdotter@maiung-salen.se /RedigerareTelefon/ Kommunstyrelsen Dnr SN/2017:150 Projektledare Öppenvården Förslag till beslut Tillsätta Projektledare i två år Beskrivning av ärendet Socialnämnden har haft uppdraget att se över organisationen och verksamheten inom individ och familjeomsorgen, i syfte att bland annat se över fler öppenvårdslösningar och minska placeringskostnaderna. Individ och familjeomsorgen har haft ökade kostnader för köpta insatser och för att minska dessa kostnader har en projektplan antagits av socialnämnden. En projektledare behöver anställas för att projektet skall kunna genomföras varför vi nu ansöker om att få anställa en person för detta uppdrag. Beslutsunderlag Även Projektplanen för Öppenvården är skickad till KS. Beslutet skickas till Karin Birgersdotter Malung-Salens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

20 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande /Eget_Avdelning/ Anna Persson Hars /RedigerareTelefon/ Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:224 Ansökan om omstruktureringsmedel för upphandling av ramavtal inom socialförvaltningen Förslag till beslut 1. Upphandlingsenheten och socialförvaltningen ges i uppdrag att genomföra upphandlingsprojekt tillsammans med extern konsulthjälp för att minska socialförvaltningens kostnader för tjänsteköp. 2. Medel för att finansiera projektets kostnader under 2017, totalt kr tas från kommunstyrelsens ram för omstrukturering. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen fattade beslut våren 2016 om en handlingsplan för att minska de årliga driftkostnaderna med 40 mkrfram till år Inom socialförvaltningens verksamhetsområde finns ett stort underskott som behöver anpassas till rimliga nivåer. Socialförvaltningen har även ett stort behov att bemanna olika tjänster inom sina verksamheter, vilket idag till stor del görs via inköpta konsulter och bemanningsföretag. Detta i sin tur leder till ökade personalkostnader, samtidigt som man saknar upphandlade ramavtal avseende dessa tjänster och därmed riskerar kommunen att bryta mot lagen om offentlig upphandling. Kostnaderna för köp av tjänst inom socialförvaltningen under 2016 uppgår till ca 7 miljoner kronor inom individoch familjeomsorgen, och ca kronor inom hälso-sjukvård. En uppskattning gjord utifrån ramavtalade leverantörer inom verksamhetsområdet individ- och familjeomsorg i Mora kommun (tecknat i maj 2016), pekar på att motsvarande tjänsteköp via ramavtal skulle kunna landa på mindre än halva kostnaden. Observera att inom hälso-sjukvårdsområdet har inte något jämfört varit tillgängligt, utan endast en uppskattning är gjord. En översiktlig besparingskalkyl finns i bilaga 1. Upphandlingsenheten har uppdraget att vara kommunens upphandlingsresurs, vilket bland annat innebär att genomföra upphandlingar på uppdrag av förvaltningarna. I kommunstyrelsens handlingsplan finns angivet inom området ledning, planering och service att ett ökat fokus ska läggas på e-handel, för att automatisera och effektivisera inköpsprocessen, och därmed spara tid och pengar till våra kärnverksamheter. Delar av upphandlingsenheten ingår i e-handelsgruppen där resurser behöver prioriteras för att kunna utföra uppdraget att intensifiera införandet av ny inköpsorganisation, upphandla ramavtal för beställningar i e-handelssystemet samt öka andelen automatiserad hantering av beställningar och fakturor. Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

21 *1^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande ^ Socialförvaltningen har kontaktat upphandlingsenheten för att tillgodose behovet av upphandlat ramavtal gällande bemanningstjänster inom socialförvaltningen. Upphandlingsenheten har gjort bedömningen att ett sådant ramavtal är nödvändigt för att uppfylla kraven enligt LOU, samt att med ett ramavtal skulle kommunen göra stora besparingar både ekonomiskt och tidsmässigt, genom att bara kunna avropa avtalade tjänster till ett konkurrensutsatt pris. Kommunen har överlag svårt att bemanna vakanta tjänster och en omstrukturering mot att köpa in specialkompetens kombinerat med anställd personal, tenderar vara utvecklingen som råder i landet. Upphandlingsenheten gör bedömningen att utifrån befintliga resurser vore det lämpligt att prioritera extern konsultinsats för att genomföra denna ramavtalsupphandling, och föreslår därför att extern konsultinsats direktupphandlas för att bidra till att snabbt minska de årliga driftskostnaderna inom socialförvaltningen samt få ett ökat fokus på införandet av e-handel. Finansiering av projektets merkostnader (inköp av extern upphandlingskonsult) föreslås ske genom att ta i anspråk del av kommunstyrelsens budget för omstrukturering Beslutsunderlag Bilaga Beräkning besparing bemanning socialf0rvaltningen.xls Beslutet skickas till Malung-Salens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: 468^1312

22 Beräkning besparing med ramavtal jämfört med inköp utan ramavtal Utifrån 2016:års fakturor Tjänst Timmar Timkostnad Total Uppskattad Total Diff. mot icke-upphandlad tjänst kostnad upph. Tjänst/tim handl. IFO socialsekr socialsekr socialsekr socialsekr socialsekr IFO-chef o sjuksköt. sjuksköt. sjuksköt ramavtal finns att jämföra pris med. I beräknat avtalspris/tim ingår samtliga med leveranser förenade kostnader inkl. restid, OBS! boendekostnad för inköpta konsulter borträknat.

23 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:29 Svar på skrivelse angående unga och trafik Förslag till beslut 1. BRåMS meddelas att det inom kommunen saknas ansvarig funktion specifikt för frågor om unga och trafik och att det för närvarande inte är aktuellt att utöka organisationen med sådan funktion. 2. BRåMS hänvisas till kultur- och fritidsnämnden för vidare kontakt. Beskrivning av ärendet Brottsförebyggande rådet Malung-Sälen, BRåMS, har den 6 februari 2017 kommit in med en skrivelse gällande unga och trafik. I skrivelsen framför BRåMS sammanfattningsvis följande. Kommunen har antagit Region Dalarnas avsiktsförklaring om att Dalarna ska bli Sveriges bästa ungdomsregion. Att fortsätta med arbetet unga och trafik är därför en fortsatt viktig fråga. Kommunen har i uppdrag, enligt medborgarlöftet från 2016, att samordna arbetet med unga och trafik. I och med att folkhälsosamordnarens tjänst upphörde är arbetet med detta oklart. BRåMS efterfrågar därför en person på kommunen som kan jobba aktivt och kontinuerligt med frågor om unga och trafik för att kunna fånga upp nya generationer. Bedömning Det torde för närvarande, med beaktande av kommunens ekonomiska läge, inte vara aktuellt att nyinrätta tjänst för dessa frågor. När det kommer till kommunens befintliga organisation är den övergripande frågan om trafikfrågornas organisatoriska hemvist under fortsatt utredning. Bedömningsvis saknas vidare lämplig funktion inom kommunen som via utökning av uppdrag kan ta sig an frågor om unga och trafik som särskilt anvarsområde. Åtminstone finns ingen funktion inom kommunen, i vart fall inte inom kommunstyrelsens verksamhetsområde, vars nuvarande uppdrag tangerar eller ligger nära frågor om specifikt unga och trafik. Kommunstyrelsen kan emellertid hänvisa BRåMS till kultur- och fritidsnämnden, som är ansvarig nämnd förfrågor rörande ungas delaktighet och inflytande. Vidare är nämnden ansvarig för föreningsfrågor, vilket kan göra nämnden ytterligare lämplig för vidare kontakt, med tanke på att BRåMS i sin skrivelse framhåller föreningarnas betydelse i sammanhanget. Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

24 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Beslutsunderlag Skrivelse från BRåMS Beslutet skickas till BRåMS Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

25 Ankom <^> Malung-Sälens kommun Q2-0 6 Skrivelse från BRåMS till KS gällande unga och trafik Malung-Sälens Kommun Dnr.JC5.UQAL23 Vid BRåMS sammanträde konstaterades att arbetet med unga och trafik enligt medborgarlöftet för 2016 kommit av sig. Detta är en mycket viktig fråga där arbetet behöver komma igång igen. I medborgarlöftet januari-maj 2016 avhandlas ämnet unga och trafik. I löftet åtar sig kommunen bland annat: Att tillhandahålla lokaler för samverkansmöten med berörda föreningar och näringsidkare för dialogoch informationsmöten med medborgare i samband med projektet (unga och trafik). Att tillsammans med polisen initiera kontakter med berörda föreningar. Att tillsammans med polisen och föreningarna ska träffas regelbundet enligt årshjulet. Efter att medborgarlöftet avslutats, förväntas kommunen bereda frågor som framkommit under löftets gång, exempelvis lokal för motorintresserade ungdomar och behjälplig vid skrivelsen om hastighetshöjning för A-traktorer och kontrollbesiktning. Under de närmaste åren behövs en kommunal samordnare för att fortsätta arbetet som inletts genom medborgarlöftet. Dialoger ska ske med motorintresserade ungdomar, polis, fritidsgårdsverksamheten, motororganisationer och trafikskola så det planerade årshjulet kan genomföras. Bland annat ska ett möte hållas med a- traktorföreningen och övriga involverade föreningar på våren. På hösten ska ett till möte hållas då tillsammans med skoterföreningen Kommunen har även antagit Region Dalarnas avsiktsförklaring om att Dalarna ska bli Sveriges bästa ungdomsregion. Att fortsätta med arbetet unga och trafik är därför en fortsatt viktig fråga. Kommunen har i uppdrag, enligt medborgarlöftet från 2016, att samordna arbetet med unga och trafik. I och med att folkhälsosamordnarens tjänst upphörde är arbetet med detta oklart. Slutsats BRåMS efterfrågar en person på kommunen som kan jobba aktivt och kontinuerligt med frågor om unga och trafik för att kunna fånga upp nya generationer. Underlag Medborgarlöfte i Malung-Sälens kommun, unga och trafik, januari-maj 2016 (av Lena Ronnerstedt och Eva Malmqvist) Medborgarlöfte undertecknat Christin Löfstrand Ordförande BRåMS Malung-Salens kommun j Box 14, Malung ; Tfn: Fax j Bankgiro:

26 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:219 Behörighet att teckna Malung-Sälens kommuns firma Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson och redovisningsekonom Maria Hellström, att på Malung-Sälens kommuns vägnar underteckna ansvarsförbindelser för de borgensåtaganden kommunfullmäktige beslutat om; lånehandlingar, avtal och förbindelser varom kommunfullmäktige beslutat; samt övriga avtal och förbindelser varom kommunstyrelsen beslutat. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande _ och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson ekonomichef Tobias Birgersson och redovisningsekonom Maria Hellström, att på Malung-Sälens kommuns vägnar underteckna avtal tillhörande den löpande förvaltningsverksamheten. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 34, fastställt vilka som är behöriga att teckna Malung-Sälens kommuns firma. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Ny kommunchef är anställd från den 19 april. Vidare har kommunfullmäktige att på grund av avsägelse välja ny förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige förrättar preliminärt detta val vid sammanträde den 24 april. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

27 < p? Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:220 Behörighet att teckna Malung-Sälens kommuns firma beträffande bankkonton och bankgiro Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande ^ och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Kerstin Rosén, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att teckna kommunens firma beträffande bankkonton. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande, kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Kerstin Rosén, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att var för sig teckna kommunens firma beträffande bankgiro. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 35, fastställt vilka som är behöriga att teckna Malung-Sälens kommuns firma beträffande bankkonton och bankgiro. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Ny kommunchef är anställd från den 19 april. Vidare har kommunfullmäktige att på grund av avsägelse välja ny förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige förrättar preliminärt detta val vid sammanträde den 24 april. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: www malung-salen.se

28 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande ^ ^ Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-salen.se Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:221 Behörighet att teckna Malung-Sälens kommuns firma beträffande fast egendom Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande ^ och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchef Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson, redovisningsekonom Maria Hellström och skogsförvaltare Mats Larsson, att på Malung-Sälens kommuns vägnar underteckna köpehandlingar på fast och lös egendom och vid inskrivning av servitut, nyttjanderätter och ledningsrätter. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens vice ordförande och andre vice ordförande Pär Kindlund, att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, ekonomichef Tobias Birgersson, redovisningsekonom Maria Hellström och skogsförvaltare Mats Larsson, att på Malung-Sälens kommuns vägnar underteckna ansökan om inteckning respektive dödning av inteckning. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 36, fastställt vilka som är behöriga att teckna Malung-Sälens kommuns firma beträffande fast egendom Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Ny kommunchef är anställd från den 19 april. Vidare har kommunfullmäktige att på grund av avsägelse välja ny förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige förrättar preliminärt detta val vid sammanträde den 24 april. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

29 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:222 Behörighet beträffande tecknande av fonder och stiftelser som förvaltas av Malung-Sälens kommun Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas envar av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande och kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund att i förening med envar av kommunchefen Olle Emanuelsson, Tobias Birgersson, Börje Modig och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att på Malung-Sälens kommuns vägnar teckna de fonder och stiftelser som förvaltas av Malung-Sälens kommun. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 37, fastställt vilka som är behöriga att teckna fonder och stiftelser som förvaltas av Malung-Sälens kommun. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Ny kommunchef är anställd från den 19 april. Vidare har kommunfullmäktige att på grund av avsägelse välja ny förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige förrättar preliminärt detta val vid sammanträde den 24 april. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung I Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

30 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:223 Behörighet att kvittera postförsändelser till Malung-Sälens kommun Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till det att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunchef Olle Emanuelsson, planeringschef Erik Hansson, förvaltningschef Lars Åhlenius, inköpare Mikael Larsson, vaktmästare Elisabeth Bergqvist, vaktmästare Lasse Jönsson, växelreceptionist Viviann Persson och växelreceptionist Agneta Martinsson att var för sig kvittera assurerad försändelse, rekommenderad försändelse, paket och postförskott adresserade till Malung-Sälens kommun. Från och med den 10 maj 2017 och som längst till det att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas två i förening av kommunstyrelsens ordförande Hans Unander, kommunstyrelsens förste vice ordförande kommunstyrelsens andre vice ordförande Pär Kindlund, kommunchefen Olle Emanuelsson, Maria Hellström, Kerstin Rosén och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att kvittera postanvisningar och utbetalningskort. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 21 mars 2017, 38, fastställt vilka som är behöriga att kvittera postförsändelser till Malung-Sälens kommun. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Ny kommunchef är anställd från den 19 april. Vidare har kommunfullmäktige att på grund av avsägelse välja ny förste vice ordförande i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige förrättar preliminärt detta val vid sammanträde den 24 april. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro:

31 ^ Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson Kommunstyrelsen Dnr KS/2017:226 Behörighet att teckna Malung-Sälens kommuns deklarationer Förslag till beslut Från och med den 10 maj 2017 och som längst till och med att kommunstyrelsen fattar ett nytt beslut därom, bemyndigas kommunchefen Olle Emanuelsson samt Tobias Birgersson, Kerstin Rosén, Stefan Peterson, Maria Hellström, Anette Olofsson och Siw Eriksson, kontoret för verksamhetsstöd, att var för sig underteckna deklarationer avseende mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inkomstdeklaration, punktskattdeklaration och återbetalningsansökan gällande externa värmeleveranser till industrier m.m. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har via tidigare beslut den 13 januari 2015, 14, fastställt vilka som är behöriga att teckna Malung-Sälens kommun deklarationer. Med anledning av vissa förändringar har kommunstyrelsen att fatta nytt beslut. Beslutet skickas till Samtliga bemyndigade Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: