Projektplan: Införande ikbt i Norrbotten

Styrande måldokument Plan Sida 1 (14) Projektplan: Införande ikbt i Norrbotten

Sida 2 (14) Innehållsförteckning 1. Grundläggande information 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Verksamhetsstrategi 3 2. Mål och verksamhetsnytta 3 2.1 Verksamhetsnytta/nyttoeffekt 3 2.2 Projektmål 3 2.3 Intressentanalys 5 3. Krav på projektet 5 3.1 Förutsättningar 5 3.2 Avgränsningar 5 3.3 Facklig samverkan/information 5 4. Kopplingar till andra projekt, system och Verksamheter 6 5. Tidplan och projektaktiviteter 6 5.1 Tidplan 6 5.2 Projektaktiviteter 7 6. Budget 8 6.1 Projektkostnader 8 6.2 Projektfinansiering 9 7. Projektorganisation 9 7.1 Organisationsplan 9 7.2 Roller, ansvar och befogenheter 10 7.3 Externa kontakter 10 8. Kommunikation 10 8.1 Kommunikation och rapportering inom projektet 10 8.2 Kommunikationsplan utanför projektet 11 9. Kvalitet 11 9.1 Jämställdhetsintegrering 11 10. Risker och möjligheter 11 10.1 Risker 11 10.2 Möjligheter 13 11. Överlämning och projektavslut 14 12. Referenser och bilagor 14

Sida 3 (14) 1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund Region Norrbotten är sedan hösten 2016 ansluten till Stöd och behandling (SoB), en 1177 Vårdguidens e-tjänst som möjliggör behandling och stöd till patienten i sitt hem genom digital kommunikation med vårdpersonal, exempelvis internetbaserad Kognitiv beteendeterapi (ikbt). SoB som teknisk plattform förvaltas och vidareutvecklas nationellt. Innehållet i SoB skapar regionen genom extern upphandling eller genom att bygga eget innehåll. Region Norrbotten har under 2016-2017 genomfört en pilottest där man implementerat, introducerat och utvärderat användningen av en ikbt-tjänst för behandling av patienter med långvarig smärta. Pilottesten har visat på mycket goda resultat och beslut har sedan tagits att man ska fortsätta införandet av ikbt för resten av länet. För mer info se slutrapport i VIS https://samarbeta.nll.se/producentplats/stodochbehandling/_layouts/15/wopi Frame.aspx?sourcedoc=/producentplats/stodochbehandling/Publicerade/Publ ik/redovisande/rapporter%20och%20resultat/slutrapport_%20pilot_infora nde%20av%20st%c3%b6d%20och%20behandling_171220.pdf&action=de fault 1.2 Verksamhetsstrategi Region Norrbotten arbetar för en god och ökad tillgänglighet av vård för alla invånare. Intentionen är att vården ska arbeta aktivt för att erbjuda patienter kontakt och/eller vård med hjälp av e-tjänster och distansöverbryggande teknik. Distansvård ska användas som verktyg för att flytta vården närmare patienten och vara en del av vårdens arbetssätt. Nya arbetssätt som involverar e-tjänster och stärker patientens ställning i vården ska stimuleras och utvecklas. 2 Mål och verksamhetsnytta 2.1 Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Införandet av ikbt ska kunna öka tillgängligheten till psykologisk behandling inom primärvården. Piloten visar att behandlingsformen kan spara tid för behandlaren, vilket medför att fler patienter kan få tillgång till behandling jämfört med traditionell KBT. 2.2 Projektmål Införandet av ikbt i länet har redan initierats och detta projekt syftar till att säkerställa ett framgångsrikt införande där alla delar kan koordineras och

Sida 4 (14) följas upp av projektägare och verksamhetsledning med stöd av projektledning. Etableringen av ikbt ska ske successivt med utgångspunkt från de KBT-behandlare som finns vid länets hälsocentraler. Behandlingsprogram för Smärta och Ångest är upphandlat och avtal med leverantör är etablerat. Projektet ska under 2018 arbeta vidare för att uppnå följande mål: 2.2.1 Införande av ikbt vid smärta och ångest i länet ikbt ska kunna erbjudas som komplement till ordinarie behandling vid ångest och långvarig smärta inom primärvården för alla invånare oavsett vilken hälsocentral man är listad. Införandet kommer att ske i följande steg: a) ikbt vid vissa hälsocentraler - 14 behandlare vid 12 hälsocentraler. - Patientbehandlingar startar med invånare listade på den egna hc - Utarbeta rutiner, erfarenhet, idéer till samverkan I april ska det inom respektive närsjukvårdsområde finnas minst en hälsocentral med 8 ikbt patienter i gång samtidigt och ett kontinuerligt patientflöde till ikbt. b) Utveckla samarbete mellan ikbt-behandlare - Ta över patient i SoB vid längre frånvaro av behandlare. - Rutiner för ihsak och SoB admin - Etablera nätverk I september ska det finnas två exempel på samarbete mellan ikbtbehandlare med tillhörighet vid olika hälsocentraler. c) ikbt tillgängligt för alla invånare - Utarbeta förslag på samverkan i länet inkluderande remisshantering, väntelista, resurser, personal, ekonomi etc. I december ska rutin finnas som tillgängliggör ikbt vid smärta och ångest för alla invånare i primärvården oavsett listning. 2.2.2 Starta ikbt med befintligt innehåll (program) i innehållskatalogen Utarbeta och fastställa rutiner för att introducera och starta ikbt vid hälsocentraler med befintligt innehåll (behandlingsprogram). 2.2.3 Utbildning av ikbt behandlare Utarbeta förslag på hur utbildning av behandlare ska kunna genomföras och upprätthållas över tid. 2.2.4 Fastställa rutiner för införande av nya behandlingsprogram Utarbeta förslag och fastställa rutiner för införande av nya behandlingsprogram från idé/förfrågan till produktionssättning och publicering i innehållskatalog. Nya behandlings-/stödprogram kan antingen upphandlas av extern partner eller utvecklas egen regi med hjälp av verktyg i tjänsten för Stöd och

Sida 5 (14) Behandling. (ex för utveckling av behandlingsprogram eller enkäter/formulär för dialog med patienter) 2.2.5 Kvalitetssäkring Utarbeta förslag och fastställa rutiner för kvalitetssäkring av innehåll i innehållskatalogen. 2.2.6 Datagallring och export av data Utarbeta förslag och rutiner på hur gallring av data ska genomföras samt om data ska exporteras till datalagret för uppföljning. Rutin för delprocesser beskrivna under 2.2.2-2.2.6 ska senast vara klara i december. 2.2.7 Etablering av förvaltning Ta fram förslag på organisation för fortsatt förvaltning av ikbt och SoB inom Region Norrbotten för överlämning när införandeprojektet avslutas. Förslag på organisation för fortsatt förvaltning av ikbt och SoB inom Region Norrbotten presenteras för projektägare och styrgrupp vid lämplig tidpunkt när införandeprojektet avslutas. 2.3 Intressentanalys Införandet av ikbt kommer i första hand att berörda länets hälsocentraler och division Närsjukvård. Eventuell bredare användning av plattformen för Stöd och Behandling kan vara av intresse för alla vårdverksamheter. 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Att resurser från berörda verksamheter och enheter bereds möjlighet att avsätta den tid som begärs. 3.2 Avgränsningar Projektet ska initialt fokusera på införande av ikbt för behandling vid långvarig smärta samt ångest. Införande av ytterligare behandlingsprogram är inte inkluderat i det initiala uppdraget för projektet. 3.3 Facklig samverkan/information Projektledare och projektägare ansvarar för att undersöka behov av facklig samverkan och information när projektet kommit en bit på väg. Förslagsvis kan övergripande information ske i DDUS samt detaljerad information på lokal nivå.

Sida 6 (14) 4 Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Projektet är beroende av stöd för administration och konfiguration av nationella tjänsteplattformen för aktivering och verksamheter och tilldelning av olika roller och funktioner. 5 Tidplan och projektaktiviteter Utbildning av KBT-behandlare genomfördes 171130 och arbetet med införande av ikbt vid vissa hälsocentraler har redan påbörjats. Patientbehandlingar kommer att inledas vid behandlarens egen hälsocentral för att sedan successivt kunna introduceras för alla patienter i länet. Arbetet beräknas kunna genomföras under 2018, se tidplan 5.1. Parallellt med arbetet att göra ikbt tillgängligt för alla invånare i Norrbotten kommer förslag på ett antal rutiner för viktiga delprocesser gällande SoB och ikbt att utformas. Förslag på organisation för fortsatt förvaltning av SoB och ikbt presenteras vid överlämnandet när införandeprojektet avslutas. Projektaktiviteter finns beskrivet i tabell, se 5.2. Övriga aktiviteter för projektledare och projektgrupp är deltagande i det nationella nätverket för SoB nätverksträffar, samt vara mottagande part för utskick och frågor. 5.1 Tidplan

Sida 7 (14) 5.2 Projektaktiviteter Uppgift Beskrivning Aktivitet Identifiera hälsocentralers vårdprocess i relation till ikbt Inventera arbetslokaler och utrustning för ikbt Support till ikbt behandlare Identifiera förutsättningar för samarbete mellan ikbt behandlare Patientflöde till ikbt. Urval av patient som erbjuds ikbt. Övrig vårdpersonals involvering i information, urval mm. Översyn av vårdadministrativa funktioner vid ikbt. Behandlares tillgång till 2 dataskärmar. Headset telefon och dator. Stöd gällande programmens funktion och SoB funktionalitet, samt vårdprocessen för ikbt. Skapa nätverk med ikbt behandlare samt hitta superbehandlare. Behandlare kunna ta över pågående patientbehandling vid annan behandlares frånvaro. Ha behandlarroll vid flera hälsocentraler. Kopplade hälsocentraler. Besöka hälsocentraler för information och dialog med all vårdpersonal vid arbetsplatsträff*. Personliga möten med vårdpersonal som innehar roller i SoB. Dialog med behandlare och vid behov verksamhetschef. Projektledare tillgänglig via mail och telefon. Vid behov kontaktar projektledare central vårdgivar admin. Nätverksträffar via Skype. Dialog med behandlare och verksamhetschefer. Ev. workshop. Översyn av administrativa funktioner i SoB samt i regionens vårdsystem.

Sida 8 (14) Uppgift Beskrivning Aktivitet ikbt tillgängligt för alla invånare i Norrbotten. Med förankring i verksamheter och ledning utforma ett förslag hur ikbt kan erbjudas alla invånare. Dialog med berörda vårdadministrativa och patientbehandlande verksamheter och enheter i primärvården/närsjukvården. Upprätthålla ikbt kompetens i regionen. Utarbeta förslag till rutiner för delprocesser i SoB enligt 5.1. Utarbeta förslag till etablering av en förvaltningsorganisation för SoB och ikbt. Strategi och rutiner för utbildning av nya ikbt behandlare. Göra processbeskrivningar. Jämföra med liknande processer i regionens befintliga strukturer. Ta fram rekommendation avseende hur stöd, underhåll, och vidareutveckling av SoB och ikbt ska se ut, samt hur SoB och ikbt ska göras tillgängligt för verksamheterna. Ta fram rekommendationer avseende vem/var i regionen ansvar, beslut, verkställande gällande ovan placeras. *Samordnas med generell information om e-tjänster. 6 Budget Översyn av framtida behov av ikbt behandlare. Placera ikbt i relation till annan psykologisk behandling. Identifiera delprocessernas innehåll och omfattning. Dialog med berörda verksamheter och enheter i primärvården/närsjukvården. Ev. arbetsgrupper. Sammanföra resultat från alla aktiviteter i införandeprojektet. Dialog med berörda verksamheter och enheter i primärvården/närsjukvården. 6.1 Projektkostnader Projektets kostnader för 2018 är avgränsat till finansiering av projektledaren enligt följande: Projektledare

Sida 9 (14) 50% av heltid under 2018 (900 tim; 500 kr/tim) : 450 tkr Resekostnader Deltagande i nationella nätverksträffar (3-4 ggr/år), resor i länet, omkostnader för samverkan i länet: 42 tkr Summa: 492 tkr Övriga projektmedlemmar finns finansierade i ordinarie linjeverksamhet. Andra deltagare i projektet är i huvudsak befintliga KBT-behandlare vid länets hälsocentraler och dessa finansieras av sina respektive verksamheter för deltagande arbetet med införande av ikbt i länet. 6.2 Projektfinansiering Finansiering av projektet ska enligt förslag kunna hanteras av nationella medel för sjukskrivnings-/rehabmiljarden. 7 Projektorganisation 7.1 Organisationsplan Projektägare: Projektledare: Styrgrupp: Brita Winsa, Divisionschef Närsjukvård Catharina Nordin, Div Närsjukvård Framtidens primärvård Projektgrupp: Catharina Nordin, projektledare SoB Susanne Andersson, utvecklingsledare Invånartjänster Leena Granström, verksamhetsutvecklare Närsjukvård Ewa Nyberg-Wuopio, verksamhetsutvecklare Närsjukvård Adj projektmedlemmar: Camilla Andersson, chef för verksamhet och utveckling Närsjukvård Stefan Carlsson, IT-strateg Kommunikatör?

Sida 10 (14) Referenspersoner: Personer från verksamheter och enheter som förväntas bli involverade i en framtida förvaltningsorganisation av SoB och ikbt kommer att ingå i olika faser under projektets gång. 7.2 Roller, ansvar och befogenheter Roll Ansvar Befogenheter Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Referensperson Projektets budget och finansiering. Vara delaktig i beslut om projektet. Projektets budget och finansiering. Att beslut fattas. Säkerställa att projektet följer projektplanen. Genomför projektet enligt projektplanen. Projektdokumentation. Rapportera genomförande och ev avvikelser från projektplanen. Ansvar för projektets resultat. Aktivt stödja projektledare i genomförandet av projektet. Arbeta i projektet enligt överenskommelse. Delge kunskap och finnas tillgänglig för projektet. Godkänna projektplan och slutrapport. Säkerställa de resurser som behövs. Fatta beslut tillsammans med projektägare. Planera, leda, fördela och följa upp arbetet inom projektet. Utse projektmedlemmar och referenspersoner tillsammans med projektgrupp. Stödja ikbt-behandlare. Utse projektmedlemmar och referenspersoner tillsammans med projektledare. Rådgivande funktion. 7.3 Externa kontakter Lars Ström, Livanda AB, som är leverantör av behandlingsprogrammen. Nationell support Inera och 1177. 8 Kommunikation 8.1 Kommunikation och rapportering inom projektet Möten med styrgrupp och projektägare vid behov för avstämningar och beslut. Däremellan skriftliga uppföljningsrapporter.

Sida 11 (14) Möten med projektgrupp, adj projektmedlemmar och referenspersoner vid behov. Minnesanteckningar förs. Däremellan rapportering via mail. Projektdokumentation lagras i VIS projektplats Samarbete, Stöd och behandling. 8.2 Kommunikationsplan utanför projektet Projektgruppen kommer att göra en sammanställning av de kommunikationsaktiviteter gällande SoB och ikbt som genomförts under pilotprojektet och hösten 2017. Projektgruppen kommer även att dokumentera behov av kommunikation som föreligger vid införandeprojektet 2018. Förslaget ska presenteras för kommunikationsenheten, styrgrupp och projektägare. 9 Kvalitet Projektet följer lagar och riktlinjer för hälso- och sjukvård. Förvaltning och utveckling av SoB plattformen sker nationellt och med säkerställd kvalitet och säkerhet. Behandlingsprogrammen vid ikbt levereras av Livanda AB som är granskade och godkända enligt SKL:s beskrivning av program lämpliga för SoB. Internethjälpen vid smärta har utvärderats i forskningsstudier och pilotprojektet. Erfarenheter från pilotprojektet beaktas i införandeprojektet. Internethjälpen vid ångest används vid ikbt i andra regioner och landsting, och ska kvalitativt utvärderas regionalt med ett antal frågeställningar till patienter och ikbt behandlare. Projektplanen granskas och godkänns av projektgrupp och styrgrupp. Riskhantering sker kontinuerligt. Avvikelser från projektplan rapporteras till styrgrupp och projektägare. 9.1 Jämställdhetsintegrering Patienter som bedöms lämpliga för behandlingsformen ikbt ska erbjudas behandling, oavsett kön. Statistik visar att kvinnor som söker sjukvården för långvarig smärta är fler, och därför kan projektet omfatta fler kvinnor än män. Behandlingsformen ikbt kräver att patienten har tillgång till dator och e- legitimation. Om patient saknar dessa möjligheter erbjuds traditionell KBT. 10 Risker och möjligheter 10.1 Risker En identifiering av risker har genomförts och ska följas upp löpande som en del av projektets genomförande. Risker med högt riskvärde berör framför allt förankring av behandlingsformen ikbt och ska bemötas med support till behandlare och dialog med ledning och vårdpersonal vid hälsocentralen. I vissa fall kan projektet behöva stöd från styrgrupp och projektägare i arbetet att eliminera riskerna.

Sida 12 (14) Riskanalysen presenteras i tabellen nedan. Sannolikhet för risken och dess konsekvens för pilot projektet redovisas på en skala mellan 1 till 5 (1 = låg risk/konsekvens, 5 = hög risk/konsekvens), och multipliceras för att få ett riskvärde. Risker Förankring Utbildade ikbt behandlare kommer inte igång med patientbehandlingar. Patienter är inte intresserade av ikbt. Hälsocentralerna hittar inte lämpliga patienter för ikbt. Patienter fullföljer inte behandlingen. För lite intern info om SoB och ikbt. För lite extern info om ikbt. Organisation ikbt behandlare avslutar anställning. ikbt behandlare med längre frånvaro. ikbt prioriteras bort till förmån för det traditionella arbetssättet. Störningar i kassan vid fakturering upplevs betungande för ikbt behandlare. Vårdkontaktregistrering och journaldokumentation vid ikbt upplevs betungande för ikbt behandlare. Teknik Sannolikhet Konsekvens Riskvärde 2 5 10 1 5 5 2 5 10 3 1 3 3 3 9 2 4 8 1 4 4 3 5 15 3 5 15 2 3 6 2 3 6

Sida 13 (14) ikbt behandlare har inte 2 dataskärmar. Datagallring och export av data från SoB har inte testats i piloten och visar sig kräva betydande arbetsinsatser. Tidsaspekter Varierande mognad för ikbt vid hälsocentraler kan försena utveckling av samarbete hälsocentraler emellan. Konsensus administrativa och patientbehandlande enheter emellan gällande förslag på organisation för fortsatt förvaltning tar längre tid än förväntat. 2 4 8 3 3 9 3 4 12 2 4 8 10.2 Möjligheter Ett fortsatt införande av ikbt kan öka patientens delaktighet och tillgång till psykologisk behandling. Behandlingsformen kan vara tidsbesparande för behandlaren och öka flexibiliteten i vården. Möjligheterna med ett införandeprojekt är att en stegvis utveckling av ikbt i primärvården tillsammans med berörd vårdpersonal kan få en starkare förankring i verksamheten. Det stegvisa införandet medför att ikbt successivt etableras som arbetsmetod vid psykologisk ohälsa, med fördelen att en framgångsrik vårdprocess kan växa fram. De hälsocentraler som startat upp ikbt är vägvisare för det i regionens befintliga strukturer som främjar det nya arbetssättet och för de anpassningar som behöver göras för att det nya arbetssättet ska fungera optimalt. Projektet kommer att ge en indikation på patientflödet till ikbt och behov av resurser för verksamheten. Ett underlag som bidrar till att föreslå en organisation för fortsatt förvaltning av ikbt och SoB. Införandeprojektet medför även möjligheter att utarbeta och fastställa rutiner för de delprocesser som är en viktig del i utvecklingen och förvaltningen av SoB. Tydliga processer, för beslut och tillvägagångssätt när fler verksamheter önskar starta upp med befintligt innehåll i regionens SoB eller föreslår nytt innehåll, underlättar det fortsatta införandet av SoB.

Sida 14 (14) 11 Överlämning och projektavslut Projektägare och styrgrupp är mottagare av projektets resultat. En del i projektets åtagande är att ta fram ett förslag på hur den långsiktiga förvaltningen av ikbt och SoB ska organiseras. Projektägare och projektets styrgrupp ska bevaka progress och ta beslut om etablering av förvaltning. 12 Referenser och bilagor Slutrapport Införande av Stöd och behandling i Region Norrbotten https://samarbeta.nll.se/producentplats/stodochbehandling/_layouts/15/wopi Frame.aspx?sourcedoc=/producentplats/stodochbehandling/Publicerade/Publ ik/redovisande/rapporter%20och%20resultat/slutrapport_%20pilot_infora nde%20av%20st%c3%b6d%20och%20behandling_171220.pdf&action=de fault