Minnesanteckningar från Naturvetenskapliga fakultetens miljöråd 2011 11 29 14.30 16.00 Närvarande: Ullika Lundgren, Leif Holmlid, Sven Toresson, Christer Aronsson, Lars Åke Andersson, Leif Lundh, Boel Engebrand, Kerstin Wiklander, Hans Alter, Vladislav Orekhov Frånvarande: Lasse Lundh, Maria Henje, Curt Nyberg, Lars Ljungqvist, Krister Svedhage Vi diskuterade resultatet av revisionrapporten från den externa miljörevisionen den 10 och 16 november. http://www.science.gu.se/digitalassets/1352/1352309_rapport 9 16 november 2011.pdf Vi noterar att: Universitetet klarade ett nytt tre års certifikat genom 3 års förbättringar inom samtliga aspektområden. 13 av de 25 mindre avvikelserna som rapporterades berör Naturvetenskapliga fakulteten Revisorerna i stort är mycket nöjda med det miljöarbete som bedrivs vid universitetet på samtliga nivåer Fakultetsdirektören, fakultetens miljösamordnare, merparten av fakultetens miljösamordnare och övrig intervjuad personal gav ett engagerat intryck Prefekterna överlag inte har tillräckliga kunskaper om sitt ansvar i miljöarbetet utan i hög grad lämnar över ansvaret till miljösamordnaren Förbättringspotential föreligger vad gäller att redovisa analys av mål samt övrigt miljöarbete i ledningsprotokoll.
Vi beslutade om följande åtgärder: Nr avvikelse Beskrivning av avvikelse Åtgärd Tidpunkt för klar åtgärd Ansvarig fritext Prefekterna har överlag inte tillräckliga kunskaper om sitt ansvar i miljöarbetet utan lämnar i hög grad över ansvaret till miljösamordnaren Fakultetens miljösamordnare skall delta i 3 4 prefektmöten under 2012 för att säkra att prefekterna förstår sin roll och sitt ansvar i miljöledningsarbetet. Plan för deltagande i dec 2011 jan 2012. 2012 01 31 Ullika Lundgren Ann Christin Thor Institutionerna miljösamordnare ombeds att komma in med förslag på innehåll i dessa prefektmöten senast 2012 01 31 fritext Förbättringspotential föreligger vad gäller att redovisa analys av mål samt övrigt miljöarbete i ledningsprotokoll. Vid genomgång av miljömålsarbetet skall vid enskild genomgång ( som brukas idag) anteckningar föras som tydliggör resultat, 2012 01 31 Ullika Lundgren
analys av resultat samt ev. åtgärder och förbättringsförslag noteras. BN2 BN3 Institutionen för fysik Kvantifierade mätningar som underlag för bedömning av miljöaspekter saknas. Mätningar ska genomföras där så är möjligt. Enligt uppgift har institutionen inga egna el mätare och kan därför inte heller mäta denna aspekt. Det är ej säkerställd att miljöaspektbedömningen sker på korrekta grunder. Institutionen för fysik Egna anteckningar om farligt avfall görs inte. Krav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt. Ullika kolla med Maritha Svensson hur statistiken kommer in och förvaras. Leif kollar upp enligt ny avfallsförordning (2011:927): "Anteckningar vid hantering av farligt avfall 2012 01 13 Curt Nyberg beskriver åtgärd 2012 01 13 Ullika Lundgren Leif Holmlid
55 Den som bedriver en yrkesmässig verksamhet där farligt avfall uppkommer ska för varje slag av farligt avfall föra anteckningar om 1. den mängd avfall som uppkommer årligen, och 2. vart avfallet transporteras. Anteckningarna ska bevaras i minst tre år." Det står inte "Egna anteckningar". Vart avfallet transporteras vet vi ju när vi vet mottagaren t ex Renova eller HA Recycling. Det står inte att anteckningar skall göras löpande under året. Alltså räcker det med en årlig
sammanställning av mängden farligt avfall inkl. kemiavfall. Om inte kravet fanns i tidigare lag så har inte året löpt ut än så ingen årlig anteckning har varit möjlig? (har inte kollat tidigare lag). Föreslår svar till BN3: "Anteckningar om mängd farligt avfall av olika slag görs årligen utifrån avfallsmottagarens noteringar. Anteckningarna sparas i institutionens årliga lista över miljöaspekter där mängden farligt avfall redovisas." BN4 Institutionen för matematiska vetenskaper. Egna anteckningar om farligt Ullika kolla med Maritha Svensson hur statistiken kommer in Ullika Lundgren Leif Holmlid
avfall görs inte. Krav enligt avfallsförordningen. Anteckningarna ska sparas i 3 år. Legalt krav ej uppfyllt. och förvaras. Leif kollar upp enligt ny avfallsförordning (2011:927) och skriver: "Anteckningar vid hantering av farligt avfall 55 Den som bedriver en yrkesmässig verksamhet där farligt avfall uppkommer ska för varje slag av farligt avfall föra anteckningar om 1. den mängd avfall som uppkommer årligen, och 2. vart avfallet transporteras. Anteckningarna ska bevaras i minst tre år." Det står inte "Egna anteckningar". Vart avfallet transporteras vet vi ju när vi vet mottagaren t ex Renova eller HA
Recycling. Det står inte att anteckningar skall göras löpande under året. Alltså räcker det med en årlig sammanställning av mängden farligt avfall inkl. kemiavfall. Om inte kravet fanns i tidigare lag så har inte året löpt ut än så ingen årlig anteckning har varit möjlig? (har inte kollat tidigare lag). Föreslår svar till BN3: "Anteckningar om mängd farligt avfall av olika slag görs årligen utifrån avfallsmottagarens noteringar. Anteckningarna sparas i institutionens årliga
lista över miljöaspekter där mängden farligt avfall redovisas." BN6 Zoologiska institutionen Oklart hur utbytesprincipen praktiseras vid kemikalieinköp på lab. Enligt uppgift står forskarna själva för kemikalieinköpen. Under intervjuer uttrycktes önskemål om, att KLARA kunde användas fär ändamålet. Är det möjligt? Oklart om lagkrav är uppfyllt (Miljöbalken 2 kap 4 ). Leif Holmlid skriver: "Det är nästan alltid bara forskarna själva som kan avgöra om en kemisk produkt kan ersättas med någon annan produkt och avväga nyttan med att använda en mindre farlig kemisk produkt mot risken att använda dåligt dokumenterade och testade metoder och produkter. Därför är det forskarna själva som måste avgöra vilka produkter som skall användas. Som stöd för utbyten av kemiska produkter kan naturligtvis 2011 01 13 Leif Holmlid
kemikaliesystemet KLARA utnyttjas genom att korrekta datablad finns enkelt tillgängliga och genom att formella riskbedömningar kan göras, och även delas mellan närliggande grupper. Som ytterligare stöd för utbyten finns en kemikaliegrupp centralt för GU som diskuterar och bedömer olika substitutioner, bl a mot bakgrund av Nationella substitutionsgruppens resultat. Denna grupp kan naturligtvis bara ge rekommendationer vid substitutioner men den innebär redan en viktig kontaktpunkt mellan olika verksamheter inom GU för att
bedöma och introducera substitutioner." BN11 Konkreta handlingsplaner för miljömålen saknas på flertalet institutioner under Naturvetenskapliga Fakulteten. Formuleringar som öka, minska, informera, verka för, påminna, underlätta etc. anger inte vilka aktiviteter som ska utföras och ej heller vilken ambitionsnivå man har. "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner Ullika förklarar för revisorerna att detta är ett missförstånd då handlingsplaner finns på samtliga institutioner men att de fakultetsgemens amma målen och nyckeltalen är just gemensamma. Ullika upprättar en gemensam mall för handlingsplaner för att tillfredsställas standardens ( ISO 14001) krav. 2012 01 13 Ullika Lundgrenj
och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt. BN13 "Resurser" ej fastställda i institutionernas handlingsplaner. "Organisationen skall upprätta, införa och underhålla en eller flera handlingsplaner för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Handlingsplanerna skall innehålla: a) ansvarsfördelningen för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för relevanta funktioner och nivåer inom organisationen; b) tillvägagångssätt, resurser och tidsplaner för att uppnå målen". Standardkrav ej uppfyllt. Ullika upprättar en gemensam mall för handlingsplaner för att tillfredsställas standardens ( ISO 14001) krav. 2012 01 13 Ullika Lundgren
BN14 Naturvetenskapliga Fakultetens övergripande mål bryts ned på institutionsnivå, där man tar fram egna handlingsplaner. Resultat av handlingsplanerna rapporteras sedan årligen till fakultetens miljösamordnare som sammanställer miljöarbetet för vidare rapportering uppåt i organisationen. Detta verkar fungera bra på Naturvetenskapliga fakulteten. Den interna kommunikationen av miljöarbetet på institutionsnivå verkar dock vara bristfällig på de flesta ställen. Här behöver man bli bättre på att nå ut i verksamheten så att miljöarbetet inte stannar vid en dialog mellan miljösamordnaren på institutionen och fakultetens miljösamordnare. "Med utgångspunkt från organisationens Ullika skriver en gemensam rutin för kommunikation mellan miljösamordnare på institution och prefekt. Resultatet av miljöarbetet bör redovisas 2 gånger per år till prefekten för att säkerställa miljöledningssystemet. Ullika ska också uppdatera miljösamordnarnas årschecklista om detta. 2012 01 13 Ullika Lundgren
miljöaspekter och miljöledningssystem skall organisationen upprätta,införa och underhålla rutiner för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner inom organisationen;"... Standardkrav bedöms ej vara uppfyllt. BN15 Zoologiska institutionen I labpärm påträffades inaktuell rutin med "riktlinjer för avlopp" från 2005. Uppdaterad rutin har tagits fram 2010 för "vad som får hällas i avlopp". Dokumentstyrning ej säkerställd Rutinen ej inaktuell. Detta faller på miljöenheten vid GU som bör tydliggöra att 2005 års regel fortfarande gäller men att ett tillägg om hantering av antibiotika är införd 2010 2012 01 13 Ullika Lundgren BN16 CMB 4 av 4 intervjuade forskare kände inte till kemikaliedatabasen KLARA, där exempelvis säkerhetsdatabladen finns. Inloggningsuppgifter hade, enligt uppgift, 2012 01 13 Leif Lundh beskriver åtgärd
mailats ut till samtliga berörda, men de används inte. Snabb hantering av tillbud med kemikalier bedöms ej vara säkerställd. BN17 CMB 4 av 4 intervjuade forskare kände inte till att det finns en rutin för vad som får hällas ut i avloppet. En hade varit anställd sedan 2004. Flera ansåg att endast vatten får hällas ut, vilket inte överensstämmer med rutinen, men dock en bra regel att följa om man är osäker på vad som gäller. Rutin följs ej. 2012 01 13 Leif Lundh beskriver åtgärd BN18 Zoologiska institutionen En riskanalys med dokumenterade, förebyggande åtgärder samt granskning av effekt, behöver genomföras på förvaring av dödskallemärkta kemikalier i olåst kylskåp samt i annat skåp 2012 01 13 L Å Andersson beskriver åtgärd
(metanol) på lab, där personal och studenter har tillträde. Finns det risk för att obehöriga kommer åt kemikalierna? Oklart om tillräckliga förebyggande åtgärder har vidtagits. BN20 Av protokoll från ledningens genomgång på fakultetsnivå framgår ej, att analys av utfall av mål har skett. "Genomgång av miljöredovisning för 2010" räcker inte för att fastställa huruvida målen har nåtts. Det framgår ej heller vilka aktiviteter som har ägt rum för att släcka avvikelser från intern revision, endast "Båda avvikelserna är åtgärdade". Om analysen är dokumenterat på annat ställe, räcker det att hänvisa till detta dokument. "Högsta ledningen skall utvärdera miljöledningssystemet, med planerade intervall, för att säkerställa att det Förbättringspotential föreligger vad gäller att redovisa analys av mål samt övrigt miljöarbete i ledningsprotokoll. 2012 03 31 Ullika Lundgren
är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt. Utvärderingarna skall omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och av behovet av ändringar i miljöledningssystemet, inklusive ändringar i miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen. Redovisande dokument från ledningens genomgång skall bevaras". Standardkrav på utvärdering av miljöledningssystemet bedöms ej vara uppfylld. Redovisande dokument bristfälligt. GB3 Egen transport av mindre mängder farligt avfall görs idag till kommunens mottagningsanläggning. Ingen anmälan har gjorts till länsstyrelsen. Enligt avfallsförordningen skall egen transport av mindre mängder farligt avfall anmälas till Ullika ser till anmälan sker. 2012 01 13 Ullika Lundgren Lasse Larsson
BN22 notering BN23 notering GB9 notering länsstyrelsen. Länk från Naturvetenskapliga Fakultetens hemsida till Zoologiska institutionens handlingsplaner för 2011 går till 2010 års handlingsplan. Länk från Naturvetenskapliga Fakultetens hemsida till "Regler för kemikaliehantering" fungerar inte. Institutionen för fysik En del dödskallemärkta kemikalier finns i kemikalierum. Enligt uppgift är det oklart om alla används. Går det att rensa bort några? Som ett led under rubriken Samverkan finns ett samarbete med kommunen genom flera intressanta utvecklingsprojekt, bl.a. ett omfattande trädgårdsprojekt på andra sidan Tidan. Kanske kan institutionen fixas 2011 12 22 Ullika Lundgren 2012 01 13 Curt Nyberg 2012 01 13 Nils Eric Andersson
GB10 notering också delta i kommunens övergripande arbete med hållbar utveckling. Ett sådant deltagande borde kunna ge en ömsesidig nytta, där inte minst institutionens arbete med det egna ledningssystemet kan ge inspiration till kommunens omställning mot hållbarhet. Måleriet. De regler som gäller för vad som får hällas ut i avlopp, hur fettavskiljare skall hanteras, etc. lärs ut till studenterna och ingår i undervisningen. Det kan ändå vara en fördel att också lära ut ett arbetssätt som innebär att reglerna skall vara skriftliga och tydligt anslagna. 2012 01 13 Maria Henje Övrigt: Ullika har hållit genomgång av institutionernas ( Botanhuset, Lovéncentret, Kulturvård Mariestad, Kemi, Fysik) handlingsplaner under oktober och november 2011.
Genomgång planeras av handlingsplaner under januari februari 2012 med följande institutioner: NMR centrum, Matematik, institution A ( Zoologen) och institution B ( CMB). Boka tid med Ullika! Geovetarcentrums handlingsplan följs upp i slutet av januari. Ullika kallar till möte. Ullika tar diskussion med nya prefekter vid nya institutioner om strukturen för miljöledningsarbetet fr o m 2012. Ullika har genomgång av revisionsresultatet med fakultetsledningen 6 december. //Ullika antecknade