Avtalsstruktur Bas skrivelse Appendix 1 Appendix 2 Appendix 3 Appendix 4
PROCESSER Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall få en första insikt och förståelse för de processer som finns inom inköpsområdet. Dessutom skall studenten förstå sambandet mellan processer och arbetet med ständiga förbättringar. 3
Varför dokumenterade processer? Säkerställa att alla arbetar korrekt. Kunskap om arbetssätt skall inte endast finnas hos en individ. Inger förtroende. Grund för förbättring. torsdag den 29 mars 2012
torsdag den 29 mars 2012 Varför processer?
Processorientering - traditionellt tänkande Traditionellt tänkande De anställda är problemet Jag gör mitt arbete Förändra anställda Lita inte på någon Vem gjorde fel?! Processorienterat tänkande Processen är problemet Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Förändra processer Samarbeta mot gemensamma lösningar Vad tillät felet att uppstå? torsdag den 29 mars 2012
Inköpsprocesser i olika tidsperspektiv samt olika ledningsnivåer Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser Leverantörsutvecklingsprocesser Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering Inköpsprocesser Effective Sourcing www.effso.com
MSU Modellen Åtta strategiska processer 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utveckling av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera leverantörer i orderhanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer
1. MSU modellen Köpa / tillverka
torsdag den 29 mars 2012
2. MSU modellen Category Management Kraljicsfält Strategisk Hävstång Flaskhals Icke kritiska Hävstång Strategisk Strategi Partnerskap Konkurrensutsatta anbud Säkra försörjning Kategoriintegration Icke kritisk Flaskhals Mål Skapa ömsesidiga åtaganden i långvarig relation. Hitta bästa kortsiktiga anbud. Säkra kort & långsiktig försörjning Reducera försörjningsrisk Reducera logistikkomplexitet Öka effektivitet Reducera antal leverantörer Aktiviteter Korrekt prognos Riskanalys Noggrant leverantörsval Kostnadsanalys Rulland inköpsplan Effektiva processer Leverantörsranki ng Förbättra marknads- och produktkunskap Sök efter alternativ Förflytta inköpsvolymer Konsolidera inköp Optimera inköpskvantiteter Target-pricing Korrekt prognos Riskanalys Bestäm kundranking Utveckla förebyggande skydd Sök efter alternativ Utveckla alternativ Samla köp för hela kategorier Standardisera kategorier och processer Utveckla effektiva orderprocesser Delegera orderhantering Källa: van Weele 2005, sid 153
3. MSU modellen Leverantörsbas i världsklass torsdag den 29 mars 2012
4. MSU modellen Utveckla leverantörer torsdag den 29 mars 2012
5-6. MSU modellen Integrera leverantörer 5. Utveckling nya produkter 6. Orderhantering torsdag den 29 mars 2012
7. MSU modellen Leverantörsutveckling kvalitétsstyrning torsdag den 29 mars 2012
8. MSU modellen Strategisk kostnadsstyrning torsdag den 29 mars 2012
MSU Modellen Sex stödprocesser 2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera globalisering 1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 4. Utveckla mätning av inköp och värdekedjan 6. Etablera kompetensutveckling och utbildning 5. Utveckla och implementera IS/ITsystem torsdag den 29 mars 2012
Grupparbete Gör en prioriteringsordning av de processer som är applicerbara på ert företag och en plan hur ni skulle implementera högst prioriterade processen. Diskutera hur stödprocesserna skulle se ut. Redovisas per företag 5-10 minuter. torsdag den 29 mars 2012
Appfabriken Exclusive Foreign Collection Kajsas himmelska mackor My Car AB Rusbryggeriet Streem AB Zoul SportShoe torsdag den 29 mars 2012
2009-09-25 20
Inköpsprocessen Analys Uppföljning Ständiga förbättringar torsdag den 29 mars 2012
Engagemangsmatris (RASCI-matris) för att visa olika processroller Planera upphandlingen Analysera behov Definiera krav Utfärda förfrågan Inhämta anbud Utvärdera anbud Förhandla Teckna avtal Inköp D I D A A A A A Projektledn. A D D D I D D Försäljning I A I I I Kvalitet I D I I D I Konstruktion D D A D D D Ekonomi D I A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras Upphandlingsprocesser 22
torsdag den 29 mars 2012
Cykeldiagram Inköpscykel Förhandla torsdag den 29 mars 2012
torsdag den 29 mars 2012 Klassificering verktyg
torsdag den 29 mars 2012 Balanced Scorecard
torsdag den 29 mars 2012 Pareto diagram
Liten Effekt Stor Pick diagram Orderläggning Genomför Prototyptillverkning Utmana Konstruktion Serieproduktion Efterkontroll Möjligt Validering Godsmottagning Avstå Skeppning Konstruktionsgranskning Transport Liten Insats Stor torsdag den 29 mars 2012
Grupparbete Skapa ett fiskbensdiagram över ett problem ni identifierat i företaget torsdag den 29 mars 2012
Behovsorienterad - problemorienterad inköpsprocess Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess Specificera behov Förstå det ekonomiska problemet Fastställ kravspecifikation Ta fram värdedrivare & beslutskriterier Identifiera möjliga leverantörer Fastställ en problemorienterad specifikation Skicka anbudsförfrågan Utöka lösningsutrymmet med alternativ Diskutera & prekvalicera leverantörer Monetär utvärdering av skillnader Slutlig förhandling och kontraktstilldelning Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006 Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler 31
Styrprocess Styrplan Tidsperspektiv Årsplan Jan. Mars Maj Juni Aug. Okt. Översyn inköpspolicy Översyn Inköpsprocesser Översyn inköpsorganisation Översyn spend Översyn inköpsstrategier Översyn Leverantörsstrategier Översyn inköpsverktyg Planering upphandlingar Intressenter Ledning Försäljning Produktion Konstruktion HR Kvalitet Bolagsjurist
Tillägg till specifikation av produkt Funktionell specifikation (inkl kvalitet). Teknisk specifikation (inkl kvalitet). Logistisk specifikation. Ekonomisk specifikation (inkl risk). Politisk specifikation. (informell spec). Vilka övriga kriterier kan tänkas vara styrande vid val av leverantör förutom att de kan leva upp till produkt specifikation? 15 min diskussion torsdag den 29 mars 2012
Inköps roll vs Kravspecifikationen Ifrågasätta Utmana Föreslå alternativ 1. Kvalitetsnivå 2. Omfattning 3. Låsning till leverantör 4. Standard vs Specifik 5. Sortimentsbegränsning (nyttja de som finns) torsdag den 29 mars 2012