Miljöanpassad upphandling i Projektbeskrivning 2006-2008
Innehåll 1 Bakgrund och motiv för projektet 3 2 Intressenter 4 3 Projektets syfte 5 4 Projektets långsiktiga mål 5 5 Projektets delmål 5 Delmål 1 5 Delmål 2 5 Delmål 3 5 Delmål 4 5 Delmål 5 5 Delmål 6 5 6 Projektets genomförande 6 Tydliggörande av miljökraven 6 Uppföljning av anbud 6 Miljökraven, urvalsfaktor av betydelse 6 Kunskapshöjning och förbättrad dialog 6 Elektronisk uppföljning 7 Projektets samarbete med Miljöstyrningsrådet 7 Effekter för små och medelstora företag av miljöanpassad upphandling 7 7 Uppföljning av projektets mål 7 8 Prioriterade varugrupper i projektet 8 9 Projektets organisation 8 Projektledning 8 Inköpsgrupp 8 Styrgrupp 9 Extern utvärderare 9 Andra aktörer 9 10 Tidsplan 9 11 Redovisning av projektet 9 2
1 Bakgrund och motiv för projektet För ett antal år sedan bedrevs ett aktivt arbete med miljöanpassad upphandling i s kommuner i anslutning till den så kallade spärmen. Landstinget arbetade med LFU-verktyget, en motsvarande manual för att ställa miljökrav vid upphandlingar. I dessa båda verktyg ställdes höga miljökrav som utvecklades och uppdaterades i rask takt. Idag är båda dessa projekt nedlagda och Miljöstyrningsrådet ansvarar för den nationella manualen, EKU-verktyget. EKU-verktyget har inte uppfyllt de förväntningar som länets upphandlande enheter haft. Många upphandlare uppger att de har ett stort behov av hjälp och stöd för att kunna ställa relevanta miljökrav. De behöver också hjälp med utvärdering och uppföljning av ställda miljökrav. Bristande uppföljning av miljökraven riskerar att minska trovärdigheten inför kommande upphandlingar. De för länet antagna Regionala miljömålen 2004-2020 1 innehåller en mängd miljökvalitetsmål och delmål. Exempel på regionala miljömål är Giftfri miljö, Begränsad klimatpåverkan och Frisk luft. Miljömålet Giftfri miljö inrymmer ett delmål som innebär att Senast 2010 vägs, vid minst 75 % av all upphandling, inom stat, kommun och landsting och för hushåll och industri, miljöfrågorna in på ett medvetet och naturligt sätt tillsammans med pris, kvalitet etc. I dokumentet för de regionala miljömålen föreslås att ett regionalt inköpsstöd inrättas vid Kommunförbundet. Detta förslag har ett starkt stöd bland länets kommuner och landsting. Miljömålet Begränsad klimatpåverkan innehåller delmål som säger bland annat att förbrukningen av bensin och diesel inte ska öka och att minst 8 % av förbrukningen av bensin och diesel ska vara ersatt av etanol eller andra biobränslen 2010. Miljömålet Frisk luft handlar bland annat om att halten luftföroreningar inte ska överskrida riktvärden och att utsläpp från till exempel trafik inte ska ge upphov till besvärande lukt från och med 2020. I det regionala tillväxtprogrammet, åtgärd 2.4, omnämns arbete med miljöanpassad upphandling bland exemplen på viktiga aktiviteter. Åtgärdsmålet 1 De Regionala miljömålen för 2004-2020 är ett strategidokument för att lösa de stora miljöproblemen i länet. Det finns 16 regionala miljömål som bygger på nationella miljökvalitetsmål. Miljömålen är en vägvisare för den konkreta innebörden av en ekologisk hållbar utveckling och ett hjälpmedel för att bedöma miljötillståndet, bedöma hotbilder, kunna prioritera åtgärder och följa upp deras miljöeffekter. Läs mer om de regionala miljömålen på länsstyrelsens webplats www.y.lst.se. 3
handlar om att öka antalet produkter och tjänster med miljöprofil samt öka tillväxten hos miljöprofilerade företag. Miljölänet har därför lyft upp frågan om miljöanpassad upphandling som en viktig insats för projektet. Naturvårdsverket har utfört en enkätstudie om miljöanpassad offentlig upphandling som sammanställts i rapport 5445, januari 2005. I rapporten framgår att 70 % av de tillfrågade offentliga upphandlarna anser sig vara varken bra eller dåliga, ganska dåliga eller mycket dåliga på miljöanpassad upphandling. I samma rapport uppges att det största hindret för att arbeta med miljöanpassad upphandling är bristande kunskaper om hur man ställer miljökrav. På frågan om vilken information eller vägledning som behövs svarar de flesta att de behöver hjälp att formulera miljökrav samt behov av lämpliga verktyg. Detta stämmer väl överens med uppfattningen hos länets offentliga inköpare. Sammanfattningsvis kan man konstatera att det finns ett stort behov av ett projekt för att utveckla och ge stöd för miljöanpassad upphandling. Ett treårigt projekt med denna inriktning har därför startats. 2 Intressenter Nedanstående intressenter medverkar i projektet på olika sätt, till exempel genom att lägga tid eller bidra med finansiering eller både och. - Härnösands kommun - Kramfors kommun - Sollefteå kommun - Sundsvall kommun - Timrå kommun - Ånge kommun - Örnsköldsviks kommun - Kommunförbundet - Landstinget - Länsstyrelsen - Miljöstyrningsrådet - Nutek - Vägverket Region Mitt Kommunförbundet är projektägare. Kommunförbundet är en ideell förening som ägs av de sju kommunerna i s län. Högsta beslutande organ är förbundsmötet som består av ledamöter från de politiska partierna i länet. 4
3 Projektets syfte Projektets syfte är att främja miljödriven näringslivsutveckling genom utveckling av miljöanpassad upphandling som ett verktyg i inköpsarbetet inom fem valda upphandlingsområden. Genom en ökad medvetenhet och tydliga krav ökas både efterfrågan och utbudet av miljöanpassade produkter och tjänster. Projektets syfte är också att bidra till att de regionala miljömålen uppfylls. 4 Projektets långsiktiga mål Projektets långsiktiga mål är att miljöfrågor ska vägas in i den offentliga upphandlingen i s län på ett medvetet och naturligt sätt tillsammans med till exempel pris och kvalitet. Genom projektets aktiviteter startas en positiv utveckling mot att delmålet om miljöanpassad upphandling i det regionala miljömålet om giftfri miljö nås. Projektet kommer även att genom fokusering bland annat på fordon som upphandlingsområde utgöra en del av måluppfyllelse av de regionala miljömålen Begränsad klimatpåverkan och Frisk luft. 5 Projektets delmål Delmål 1 Samtliga upphandlingar inom valda upphandlingsområden innehåller tydligt formulerade och relevanta miljökrav. Delmål 2 Upphandlarna har sällan tid eller möjlighet att göra uppföljningar för att kontrollera om de ställda miljökraven uppfylls. Projektet ska följa upp minst 25 % av de anbud från leverantörer man avser att teckna avtal med inom de valda varugrupperna. Detta för att inför anbudsgivaren betona miljökravens vikt i upphandlingar. Uppföljning ska även ske under tiden avtalet löper. Delmål 3 Miljökrav ska vid val av leverantör vara en urvalsfaktor av betydelse. Delmål 4 Kunskapen om miljöanpassad upphandling ska ökas hos inköpare. Delmål 5 Dialogen mellan inköpare och leverantörer angående miljöanpassad upphandling ska förbättras. Delmål 6 Stimulera utveckling avseende elektronisk uppföljning av miljöanpassad upphandling. 5
6 Projektets genomförande Tydliggörande av miljökraven Miljökraven i upphandlingarna ska vara tydligt formulerade och relevanta. Projektet ska utgöra konkret stöd och hjälp till upphandlare och brukargrupper som arbetar med kravspecifikation till förfrågningsunderlag. I första hand ska EKU-verktygets miljökrav användas. I de fall EKU-verktygets krav inte uppfyller förväntningarna ska de kompletteras i samarbete med upphandlarna. När det behövs och är möjligt ska externa konsulter anlitas. Uppföljning av anbud Projektet ska följa upp minst 25 % av de anbud som kommer från de leverantörer man avser att teckna avtal med genom att begära in verifikat på de ställda miljökraven. Detta för att kontrollera så att de miljöuppgifter som anbudsgivaren uppgett stämmer. Uppföljning kommer även att ske under den löpande avtalstiden inom projekttiden. Syftet med uppföljningen är att öka trovärdigheten hos både upphandlarna och anbudsgivarna. Miljökraven, urvalsfaktor av betydelse Kommunerna och landstinget har antagit miljöpolicys och riktlinjer för miljöanpassad upphandling. Dessa säger att miljökraven ska vara en urvalsfaktor av betydelse som till exempel pris och kvalitet. Projektet ska undersöka vilken betydelse miljökraven har när upphandlarna tar beslut om vilket anbud de antar inom de valda varugrupperna. Projektet ska undersöka vilket anbud som antagits om miljökrav och kriterier inte ställts i anbudsförfrågan. Undersökningarna ska omfatta samtliga upphandlingar inom projektet. Miljökravens betydelse ska också mätas i miljönytta. Kunskapshöjning och förbättrad dialog Alla upphandlare inom kommunerna och landstinget ska erbjudas möjlighet att genomgå utbildning om miljöanpassad upphandling. Inköparna ska erbjudas konsultativt stöd av projektledningen i miljöbedömningar i olika skeden i upphandlingsprocessen. I första hand ska det ske inom de valda varugrupperna. Inför upphandlingar och eventuell bearbetning och komplettering av miljökrav ska leverantörsträffar genomföras. Detta för att kommunicera de krav som kommer att ställas och för att företag ska ges möjlighet att ge sin syn på kraven så att de blir rimliga utifrån vad marknaden kan erbjuda. Syftet är att förbättra dialogen mellan leverantörer och inköpare och att öka förståelsen och kunskaperna hos leverantörerna om offentlig upphandling. 6
I oktober 2006 är projektet medarrangör till en nationell konferens i Sundsvall om miljöanpassad upphandling. Genom att bjuda in upphandlare kan kunskapsnivån om miljöanpassad upphandling höjas. Ambitionen är att ännu en nationell konferens ska arrangeras inom projekttiden. Elektronisk uppföljning Projektet ska söka efter goda exempel i andra regioner i EU för att samla information och kunskap om elektronisk uppföljning och utifrån det föreslå former för hur en sådan uppföljning av miljöanpassad upphandling kan se ut. Detta kan göras genom att söka partners bland europeiska regioner som arbetar inom området för att öka kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Kontakterna kan utmynna i framtida gemensamma EU-projekt. Projektets samarbete med Miljöstyrningsrådet En representant från Miljöstyrningsrådet sitter med i projektets styrgrupp och kommer på så sätt ha inflytande och samarbete med projektet. Projektet kommer att ge återkoppling till Miljöstyrningsrådet efter genomförda upphandlingar. Projektet är remissinstans för Miljöstyrningsrådet när förslag till nya kriterier utarbetas. Effekter för små och medelstora företag av miljöanpassad upphandling I flera av projektets delmål kommer effekterna av miljöanpassad upphandling för små och medelstora företag att undersökas och uppmärksammas. Detta för att se om företagens storlek har någon betydelse när det handlar om miljöanpassad upphandling. 7 Uppföljning av projektets mål I projektet kommer det att finnas en kontinuerlig uppföljning. Dels kommer projektledningen att undersöka inköpsprocessen och följa upp hur miljökrav skapas, kommuniceras och efterlevs. Dels kommer en extern utvärdering att följa projektet. Den externa utvärderingen kommer att mäta måluppfyllelse och effekt av projektet samt ge feedback på projektledningens arbete under projekttiden. Projektledningen och den externa utvärderaren kommer att samla in material bland annat genom intervjuer med inköpare och leverantörer. Exempel på sådant som kommer att följas upp och utvärderas är om ställda miljökrav är tydliga och relevanta, om upphandlarna fått bra stöd och hjälp från projektledningen, om miljökraven haft en betydelse i val av anbud och leverantörernas syn på miljökraven. 7
8 Prioriterade varugrupper i projektet Projektledningen har tillsammans med inköpsgruppen avgränsat de varugrupper som projektet i första hand ska arbeta med. - Fordon - Inkontinensartiklar - Ljuskällor - Kemtekniska produkter - Vitvaror Fordon och inkontinensartiklar ligger närmast i tiden för att upphandlas och ska därför prioriteras i projektarbetet. Därefter ska ljuskällor och kemtekniska produkter prioriteras. En analys av behovet av att arbeta med de kemtekniska produkterna ska göras. Om det finns resurser tillgängliga så ska vitvaror prioriteras. Önskemål finns även att projektet ska fokusera på upphandling av en tjänst, till exempel transportupphandling. 9 Projektets organisation Projektledning Sofia Ahlstedt är projektledare för projektet. Jan Eric Nyby är också anställd inom projektet. Projektledningens uppgift är att driva och samordna projektet samt arbeta för att de uppsatta målen nås. Inköpsgrupp Inköpsgruppen består av representanter från respektive inköpsenhet i kommunerna och landstinget. Projektet behöver ett nära samarbete med inköparna för att projektets mål ska uppnås. 8
Styrgrupp Styrgruppen representerar olika intressenter i projektet och ska ha insyn i arbetet och påverka inriktning och innehåll. Styrgruppen föreslås träffas fyra gånger per år. - Kristin Nystedt, Sundsvalls kommun - Sören Lanner, Landstinget - Jan Lindgren, Vägverket Region Mitt - Anders Lindström, Örnsköldsviks kommun - Charlotta Frenander, Miljöstyrningsrådet - Sofia Ahlstedt och Anna Hillström Kommunförbundet - Sofia Ahlstedt, Kommunförbundet - Jan-Eric Nyby, Kommunförbundet Extern utvärderare Anna Lund och medarbetare på Annorlunda Konsult har anlitats som projektets externa utvärderare. Deras uppgift är att kontinuerligt granska projektet och utvärdera resultaten. Andra aktörer Projektet kommer att knyta en mängd nödvändiga kontakter under projekttiden. Exempel på sådana är: Branschförbund, Sveriges Kommuner och Landsting, myndigheter och andra liknande projekt. 10 Tidsplan Projektet startades under 2006 och kommer att pågå fram till och med 2008. Detaljerad tidsplanering, se bilaga. 11 Redovisning av projektet Redovisningen av projektet kommer att göras i form av lägesrapporter och en slutrapport. Lägesrapporterna ska vara klara 070201 och 080201. Slutrapporten ska vara klar 081231. 9
10 Kommunförbundet, Box 3014, 871 03 Härnösand. Tfn 0611-55 78 50 Fax 0611-231 39 E-post info@komforb.se www.y.komforb.se