Tjänsteskrivelse 1 (1) 20180830 KFN 201800028 Kultur och föreningsförvaltningen Handläggare Anna Nordlund Delårsrapport januari augusti 2018 Sammanfattning Kultur och föreningsnämndens delårsrapport för perioden januari augusti 2018 har upprättats i enighet för de ekonomiska ramar och mål som kommunfullmäktige fastställt för perioden 20182020. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 augusti 2018 Delårsrapport januari augusti 2018 Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur och föreningsnämnden godkänner upprättad delårsrapport januari augusti 2018. Anna Nordlund Förvaltningschef Expedieras till Kommunstyrelsen Enhetschefer Verksamhetssamornare Kvalitetsledare Verksamhetsutvecklare Ekonom
KFN 201800028 Delårsrapport Kultur och föreningsnämnden Januari augusti 2018.karlskoga.se
2 (19) Innehåll Sammanfattning... 3 Verksamhet... 4 Medborgar/brukarperspektiv... 4 Medarbetarperspektiv... 10 Utvecklingsperspektiv... 14 Ekonomi... 17 Driftredovisning... 17 Uppföljning av treårsbudget... 18 Investeringar... 18 Internkontroll... 19 2
3 (19) Sammanfattning Efter utgången av augusti 2018 redovisas ett negativt resultat på cirka 550 tkr. Det beror på föreningsbidragen som betalats ut under sommaren och det periodiseras inte. Posten ökar därmed kostnaderna och för närvarande leder det till ett negativt resultat som kommer balanseras ut under årets resterande månader. Gällande investeringar har samtliga påbörjats alternativt avslutats. Inom 2018 prognostiseras den totala budgeten förbrukas. Av nämndens åtta mål bedöms fem möjliga att uppnås helt och tre delvis möjliga att uppnås. Ett målmedvetet utvecklingsarbete har skett och kommer att fortsätta i syfte att skapa behovsanpassade verksamheter och tjänster samt för att förbättra arbetsmiljön, där alla arbetar mot samma mål. Nämndens verksamheter och tjänster har bidragit till att Karlskoga är en attraktiv plats att leva, bo och verka i, en kommun som erbjudit upplevelser för alla. Upplevelser för alla när du vill Gilla Karlskogas kultur och föreningsliv 3
4 (19) Verksamhet Måluppfyllelse Teckenförklaringar Måluppfyllelse Målet bedöms möjligt att uppnå Målet bedöms inte vara möjligt att uppnå Målet bedöms delvis vara möjligt att uppnå Bedömning av måluppfyllelsen är inte möjlig Nivåer för styrmått Uppfylld nivå (>95% av målvärdet) Inte uppfylld nivå (<65 % av målvärdet) Delvis uppfylld nivå (6595 % av målvärdet) Ingen utvärdering Trend sedan 2013 Utvecklingen är positiv Utvecklingen är negativ Ingen tydlig utvecklingsriktning Jämfört med andra kommuner Bland de 25 % bästa Bland de 25 % sämsta Bland de 50 % i mitten Medborgar/brukarperspektiv Av medborgar/brukarperspektivets fyra mål bedöms tre möjliga att uppnå och ett delvis möjligt att uppnås. Översikt Mål 1 Karlskoga är en attraktiv kommun som är välkomnande, trygg och säker för alla. Kommunfullmäktigemål Bedö m nin g mål upp fylle lse Nämndens mål 1.1 Alla upplever nämndens verksamheter och tjänster som attraktiva, välkomnande, trygga och säkra. Nämndens styrmått kopplat till mål 1.1.1: Antal deltagare i Kulturskolans frivilliga verksamhet. 1.1.2: Antal deltagare i idrottsföreningsverksamhet. 1 Uppnått resultat och planerade åtgärder utifrån aktuellt resultat Kulturskolan fortsatte med provapåverksamhet som inte enbart är på Kulturskolan. Det är viktigt att provapå är så flexibel som möjligt för att nå fler och nya målgrupper. Genom fritidsgårdar och fritidshem nåddes nya målgrupper. Närhet till verksamheten samt att det är gratis är viktigt för deltagarna. Under verksamhetsåret 18/19 kommer verksamheten dock ske i begränsad omfattning på grund av minskade externa anslag. Konstgräset på Kilsta IP blev i det närmaste klar. Mindre justeringar kommer att ske under hösten. Av denna Nivå för nämnd styrmått Trend över tid Jäm före lse med and ra kom mu ner 1 Barn och ungdomsföreningar som erhåller stöd från kommunen, från 2018 enbart idrottsföreningar. 4
5 (19) Mål 2 Medborgarna känner sig nöjda med den kommunala verksamhetens kvalitet och service. 2.1 Alla upplever att de har inflytande över nämndens verksamheter och tjänster. 1.1.3: Antal tillgänglighetsanpassade aktivitetstillfällen för barn och unga med funktionsnedsättning som anordnas med eller utan föreningslivet och andra förvaltningar. 2.1.1: Andel deltagare som upplever att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i Kulturskolans kurser. orsak kunde inget nytt resultat avläsas utifrån den jämställdhetsanalys, som genomfördes 2017, om flickors andel bokade tid vid Kemab Arena ske. Under sommaren har Karlskoga ridklubb haft ridläger för barn/ungdomar och en kvällskurs för ungdom/vuxna. Exempel då barn/unga med funktionsvariation deltagit är Legimusregistrering i samband med Äppelhyllan och när Berättartältet besökte Aggerudsskolans fritids där särskolebarn deltog. Berättartältet besökte Aggerudsskolans fritids deltog särskolebarn. Bibliotekets ordinarie aktiviteter anpassades efter de barn och unga som deltar. Idrottsfritids för särskolan och sommarkul genomfördes planenligt och var populärt. Vid sommarkul deltog även träningsskolan från Aggerud. Strandbadet genomförde pass med särskolan entvå dagar varje vecka och under vecka 26 genomfördes en extra sommarsimskola för grundsärskolan, kostnadsfritt. Kulturskolans Kulturkult genomfördes enligt plan. Andra exempel där Kulturskolan samverkade kring aktiviteter för målgruppen är Kördelux och undervisning i särskolan. För att få in ytterligare synpunkter provade stråklärarlaget en snabb och enkel metod där deltagarna svarade på entvå frågor via en läsplatta, direkt efter lektionens slut. Utvärderingen av metoden var positiv och kommer att utvidgas att omfatta fler arbetslag. 5
6 (19) 2.2 Alla känner sig nöjda med nämndens verksamheter och tjänster. 2.1.2: Antal synpunkter som inkommit från invånare via Tyck om. 2.1.3: Antal förbättringsidéer utifrån dialog med skolelever på politikerluncher. 2.2.1 Hur nöjda kunderna är med de kommunala idrotts och motionsanläggningarna. 2 2.2.2: Hur nöjda kunderna är med den kommunala kulturverksamheten. 3 Av inkomna 18 synpunkter gällde 17 Föreningsstöd och service. Sju synpunkte ledde till förbättring. Förbättringarna bidrog till bättre information, bättre service samt felaktigheter som åtgärdades. För sex synpunkter hänvisades till framtida planering, för exempelvis paddeltennis i Stråhallen och utegym. En rutin för hantering av idéer och återkoppling togs fram. Tre politikerluncher har genomförts. De två idéer som berörde nämndens verksamhetsområden återkopplades till folkhälsoförvaltningen, för vidarebefordran till berörda skolor. En översyn av enkätfrågorna för verksamheterna vid Nobelstadion och Nobelhallen genomfördes. Byte av belysning i Nobelspåret går efter plan och beräknas vara klart under hösten. Projektet nya allvädersbanor avbröts då det konstaterades att ett större arbete än beräknats är nödvändigt, vilket inte ryms inom avsatt budget. Nytt äskande kommer att ske. Beslut om investeringsmedel för ny Karlbergshall fattades utifrån samhällsbyggnadsnämndens äskande. Byggnation sker under 2019. För att bibehålla en god nöjdhet har biblioteket bland annat uppsökande verksamhet. Exempelvis Berättartältet som besökte tolv olika platser som fritids, öppna förskolan och Karlskogafesten. Även Kulturskolan har en god nöjdhet, som varierar mellan 90100 %. Viktiga framgångsfaktorer är en 2 Styrmåttet har tidigare mätts genom SCB:s medarbetarundersökning men mäts nu genom egen kundundersökning och ersätter tidigare styrmått Hur nöjda kunderna är med de verksamheter och tjänster som förvaltningens tillhandahåller som helhet. Omfattar Lokalbokning, Nobelanläggningar, Strandbadet och Stråhallen. 3 Se fotnot nr 2. Omfattar Biblioteket, Konsthallen, Kulturskolan och Rådgivningen 6
7 (19) Mål 3 Karlskoga kommun prioriterar främjande och förbyggande insatser för ekonomiskt utsatta barn och unga. 3.1 Alla erbjuds möjlighet att uppleva kostnadsfria kultur och fritidsaktiviteter. 2.2.3: Andel kunder som upplever ett gott bemötande i kontakten med förvaltningens personal. 2.2.4: Andel deltagare i Dansa Pausa som är nöjda med verksamheten. 2.2.5: Andel kunder som är nöjda med bibliotekspersonalens serviceförmåga och kunnighet. 3.1.1: Antal aktivitetslokaler/ ytor som är obokningsbara helt eller del av tid och kostnadsfria att nyttja. 3.1.2: Antal aktivitetstillfällen inom nämndens verksamhetsområden som är kostnadsfria. verksamhet som är anpassad efter deltagarens ålder, intresse och förmåga, i kombination med ett gott bemötande. HBTQutbildning och certifiering av biblioteket har genomförts. En handlingsplan för det fortsatta löpande inkluderingsarbetet är framtagen. Kulturskolan noterar en differens mellan pojkars och flickors nöjdhet. Ett arbete har påbörjats med att förtydliga strukturen i olika gruppverksamheter, såsom i orkesterspel, där deltagare ibland upplevt det rörigt. En gymansvarig tillsattes vid Strandbadet, för ökad närvaro av personal. Information om händelser på Strandbadets informationskanaler har förbättrats. Psykisk ohälsa har identifierats av skolhälsovården hos ungdomar vilka möjliggjorts deltagande i Dansa Pausa. Ambitionen är att förbättra livskvaliteten. Nöjdheten indikerar en fortsättning på inslagen väg. För att bibehålla en hög kundnöjdhet arbetar bibliotekets personal kontinuerligt med gott värdskap och bemötande, både genom utbildningsinsatser på länsnivå och genom eget arbete. Barnkonventionen och HBTQ genomsyrar all verksamhet. Parkouren och dansytan vid Boforsudden färdigställdes under sommaren och kommer att invigas under augusti. Bibliotekets och Konsthallens aktiviteter följer fastställd planering. Idrottsfritids och lovverksamhet genererar många kostnadsfria aktivitetstillfällen. Sommarkul anordnades för första gången även i 7
8 (19) 3.1.3: Antal genomförda uppsökande verksamhetstillfällen. 4 Sandviksområdet. En extra, kostnadsfri, insatt sommarsimskola för elever i grundsärskolan genomfördes under vecka 26. Kulturskolan genomförde provapåtillfällen vid fritidsgårdar och fritidshem. Exempel på uppsökande verksamhet är Berättartältet, besök vid Öppna förskolan och Kultur och föreningskalaset. Resultat för styrmått Resultat för styrmått som redovisas till kommunfullmäktige 1.1.1: Antal deltagare i Kulturskolans frivilliga verksamhet (fysiska deltagare 025 år). 1.1.2: Antal deltagare i idrottsföreningsverksamhet 1.1.3: Antal tillgänglighetsanpassade aktivitetstillfällen för barn och unga med funktionsnedsättning som anordnas med eller utan föreningslivet och andra förvaltningar. 2.1.1: Andel deltagare som upplever att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i Kulturskolans kurser (%). 2.1.2: Antal synpunkter som inkommit från invånare via Tyck om (inkomna/lett till förbättring). 2.1.3: Antal förbättringsidéer utifrån dialog med skolelever på politikerluncher (inkomna/genomförda). 2.2.1 Hur nöjda kunderna är med de kommunala idrotts och motionsanläggningarna ( % ). 2.2.2: Hur nöjda kunderna är med den kommunala kulturverksamheten (% ). 2.2.3: Andel kunder som upplever ett gott bemötande i kontakten med förvaltningens personal (totalt, kvinnor/män, % ). 2.2.4: Andel deltagare i Dansa Pausa som är nöjda med verksamheten (%). Resultat 2016 Totalt 686 Flickor Pojkar Totalt 5 798 Flickor 2 404 Pojkar 3 394 Totalt 66 Bibliotek o Konsthall 0 Föreningsstöd o service 32 Kulturskola 34 Strandbadet Totalt 93 Flickor 95 Pojkar 90 Resultat 2017 2018 Procent Målvärde Resultat av målvärde 790 700 858 123 5 715 2 341 3 374 69 4 31 34 96 93 100 4 887 1 986 2 901 70 2 34 34 112 4 21 17 70 95 92 94 100 160 38/13 26/15 37/17 18/7 49/41 7/3 8/4 2/0 25/0 Totalt 88 Kvinnor 87 Män 89 Totalt 95 Kvinnor 94 Män 98 Totalt 93 Totalt kvinnor 94 Totalt män 93 Biblioteket 96 (k 94/m 98) Konsthallen 96 (95/100) Kulturskolan 92 (89/97) Lokalbokningen 98 (98/99) Nobelanläggningar 64 (84/56) Rådgivningen 98( 98/98) Strandbadet 93 (94/92) Stråhallen Totalt 70 Flickor 70 Pojkar 89 90 88 94 95 95 94 96 93 95 (97/94) 95 (92/100) 96 (94/100) 96 (100/92) 92 (100/91) 91 (95/86) 93 (95/94) 100 100 90 95 94 5 95 93 97 93 (94/88) 96 (98/92) 74 75 75 97 99 4 Verksamhetstillfällen som anordnas med eller utan föreningslivet eller andra förvaltningar. 5 Resultat endast från Konsthallen och Kulturskolan hittills. 8
9 (19) 2.2.5: Andel kunder som är nöjda med bibliotekspersonalens serviceförmåga och kunnighet (%). 3.1.1: Antal aktivitetslokaler/ytor som är obokningsbara helt eller del av tid och kostnadsfria att nyttja. 3.1.2: Antal aktivitetstillfällen inom nämndens verksamhetsområden som är kostnadsfria. 3.1.3: Antal genomförda uppsökande verksamhetstillfällen. Totalt 94 Kvinnor 86 Män 91 95 95 96 22 22 25 6 25 100 Totalt 422 Bibliotek o Konsthall 251 Föreningsstöd o service 167 Kulturskolan 4 Strandbadet Totalt Bibliotek o Konsthall Föreningsstöd o service Kulturskolan 557 276 241 40 95 656 7 251+225 170 10 Uppskattning 186 35 1 150 300 106+25 159 10 92 16 1 75 46 50 Nyckeltal Resultat av nyckeltal för respektive mål Resultat 2016 Resultat 2017 Resultat 2018 8 Nyckeltal mål 1.1 Certifierad säker och trygg förening (totalt antal) 7 7 9 Öppethållande på biblioteket 9 (antal timmar per vecka utöver 817 på vardagar) 18 18 18 10 Lån på biblioteket (antal) 182 903 165 046 74 940 Elån på biblioteket (antal) 6 220 6 453 3 655 Lån per invånare på biblioteket (antal) 6,0 5,4 2,5 11 Virtuella besök på bibliotekets olika webbsidor (antal) 20 519 20 379 524 465 12 Fysiska besök på biblioteket (antal) (inkl. till rådgivningen) 169 090 13 158 911 72 995 Fysiska besök på biblioteket per invånare (antal) 5,5 5,2 2,4 Förfrågningar till arkivet (antal) 391 749 588 Besök till arkivet (antal) 200 14 155 220 Besökare vid Alfred Nobels Björkborn (antal) 8 768 8 312 5 135 Besökare vid Arbetarmuseet Gråbo Kulturområdet Rosendal (antal) 1 168 883 15 Se fotnot 16 Besökare i Konsthallen (antal) 7 799 6 313 3 293 Öppethållande för allmänheten i simhallen 17 (antal timmar per vecka utöver 0817 på vardagar) 26 26 26 Badgäster i Strandbadet (antal per år) 133 657 131 450 73 807 Varv per vecka i Nobelspåret (antal) 1 298 1 066 Kölista till Kulturskolan (antal) 98 263 449 Andel sökande barn/ungdomar till kulturskolan (615 år) (%) 8,5 7,8 8,2 Andel aktiva barn/ungdomar i kulturskolan (615 år) (%) 14 15,8 17,2 Antal fysiska deltagare inom kulturskolans olika konstformer Bild (flickor/pojkar) Dans Musik Teater Antal deltagare i ungdomsföreningsverksamhet (flickor/pojkar) 82/26 270/24 233/187 58/22 84/28 209/32 256/174 52/26 83/27 248/37 348/234 60/24 6 Inklusive Konsthallen, som missades vid beräkning av delmål i Mål och Budget 20182020. 7 Inkluderar Konsthallens utställningstillfällen om 225 stycken, se kommentar i ovanstående fotnot. 8 Avser perioden janjuni om inget annat anges. 9 KKiKmått (Kommunens kvalitet i korthet) 10 Öppettid oktober mars 11 Invånarantal som använts är år 2017 12 Google analytics mäter annorlunda mot föregående år 13 Biblioteket hade stängt 3 dagar mer än normalt i samband med datasystembyte (BookIT). 14 Varav 111 har varit i samband med förfrågningar och övriga enbart studiebesök. 15 Nytt avtal från 2017, med inriktning mot pedagogisk verksamhet. 16 För närvarande är inte Gråbo och Rosendal öppet för allmänheten. Verksamheten är under utredning. 17 KKiKmått (Kommunens kvalitet i korthet) 9
10 (19) Bowling Bågskytte Cykel Fotboll Friidrott Golf Gymnastik Hundsport Hästsport Kampsport Lagsport (ej fotboll) Motorsport Orientering Racketsport Religiösa Skateboard Skidor Spel Vattensport Övriga Kultur och fritidsevenemang (totalt) 18 Varav Bibliotek och Konsthall Varav Föreningsstöd och service 2/10 4/12 12/56 355/766 67/33 65/213 346/176 19/4 170/6 52/158 147/570 22/107 24/13 50/120 80/62 0/0 39/71 2/24 598/583 356/432 332/806 383/174 175/7 135/594 81/106 0/6 7/13 17/66 332/806 70/30 43/167 383/174 20/3 184/7 59/89 135/694 7/118 24/13 48/139 84/117 39/71 608/612 230/346 Varav Kulturskolan Nyckeltal mål 2.1 Genomförda arrangemang genom Ung peng (antal) 1 1 Nyckeltal mål 2.2 Nyttjandetimmar per vintervecka i Strandbadet (antal) 91 90 101 Nyttjandegrad i idrottshallar, av bokningsbar tid (%) 59 70 66 Nyttjandegrad av KEMAB arena, av bokningsbar tid (%) 69 61 60 Nyttjandegrad i Nobelhallen vid is, av bokningsbar tid (%) 75 86 82 Nyttjandegrad i Bhallen för inlines, av bokningsbar tid (%) 57 78 78 Nyckeltal mål 3.1 Deltagare i lovverksamhet (antal) 948 1 027 Deltagare i idrottsfritids (antal) 81 54 20 Utrustningslån i Fritidsbanken (antal) Rapporteras till KF 1 786 3 424 3 718 Medarbetarperspektiv Av Medarbetarperspektivets två mål bedöms ett som möjligt och ett som delvis möjligt att uppnå. HMEresultaten har inte uppnått sina målvärden men ligger i nivå med föregående år eller något högre och bedöms gå åt rätt håll. Statistiken för frisknärvaron liksom andel sjukfrånvaro av total arbetad tid visar en positiv utveckling. Förvaltningen har infört en matrisorganisation. Syftet är att skapa en processorienterad organisation där alla arbetar smart tillsammans utifrån en helhetssyn med kunden i fokus. Målet är att få nöjdare kunder och en bättre arbetsmiljö. Genomförd delutvärdering med ledningsgruppen, tillika projektgrupp, visar på följande. Projektet har haft en bra struktur, kommunikation och dokumentation. Det har varit en bra dialog och delaktighet i projektgruppen. Bra med ett flexibelt arbetssätt där vi anpassat information och inlärning utifrån mognad och förståelse. Det har varit svårt att förstå vad matrisorganisation och processorientering innebär i praktiken. Det har tagit längre tid än planerat. Workshoparna har varit pedagogiska och arbetet med egna exempel från verksamheten har ökat förståelsen för verksamhetmodellen och processkartläggning. Önskan om snabbare praktisk tillämpning har fått balanserats mot att få tillräcklig teoretisk kunskap att omsätta i praktiken. Kick off och delredovisning av projektet har skett till varje enhet. Under hösten kommer ett fokuserat arbete att ske med medarbetare och chef inom respektive enhet. 67 2 61 4 68 2 59 7 18 Fram till 2017 har evenemang med minst 300 i publik mätts. Från 2018 mäts alla evenemang. 10
11 (19) HME (hållbart medarbetarengagemang, index) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2014 2015 2016 2017 2018 Motivation 72 80 78 74 76 Ledarskap 72 73 78 71 71 Styrning 66 76 77 72 73 Frisknärvaro (%) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2014 2015 2016 2017 2018 Jandec 69 67 68 67 Janaug 61 53 56 48 60 Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid (%) 30 25 20 15 10 5 0 2014 2015 2016 2017 Janaug 2018 Totalt 6,7 7,5 5,1 4,6 4,3 Kvinnor 10,9 10,1 6,0 6,9 6,5 Män 1,6 4,0 3,9 1,7 1,2 Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid (%) 30 25 20 15 10 5 0 2014 2015 2016 2017 2018 Janaug 7,3 5,5 4,7 4,3 Översikt Mål 4 Karlskoga kommun är en attraktiv arbetsgivare, där alla har likvärdiga möjligheter. Kommunfullmäktigemål Bedö m nin g mål upp fylle lse Nämndens mål 4.1 Alla medarbetare har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö samt rätt kompetens för att leverera Nämndens styrmått kopplat till mål 4.1.1: Medarbetarnas upplevda motivation i arbetet. 19 4.1.2: Andel medarbetare som Uppnått resultat och planerade åtgärder utifrån aktuellt resultat Fortsatt arbete med genomförande av en rad identifierade förbättringsåtgärder inom förvaltningen har skett, i syfte att nå målet om att bli bättre på att tillsammans arbeta smart utifrån en Nivå för nämnd styrmått Trend över tid Jäm före lse me d and ra ko m mu ner 19 Måttet består av tre delmått: arbetets meningsfullhet, medarbetarens utveckling i arbetet och medarbetarens syn på att gå till jobbet. 11
12 (19) god service med hög kvalitet. 4.2 Alla chefer skapar engagemang samt en känsla av sammanhang genom tydlig ledning och styrning. uppger att en kompetensutvecklingsplan har tagits fram gemensamt av medarbetare och chef. 4.1.3: Andel medarbetare som under året genomgått relevant utbildning inom egna verksamhetsområdet. 20 4.1.4: Andel medarbetare som uppger att de har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö. 21 4.1.5: Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid. 4.2.1: Medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (HME). 22 4.2.2: Medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (HME). 23 helhetssyn med kunden i fokus. Fokus för perioden har varit ledningens engagemang. Under hösten kommer medarbetarna än mer att involveras i arbetet. Struktur och systematik för måldelning har införts, enligt SKL:s styrsnurra, för att skapa en röd tråd mellan politiska mål och enhetsmål i verksamheterna. Den nyttjades vid uppbyggnad av nytt beslutsstödsystem. Kvarstår att skapa ökad delaktighet hos medarbetarna i verksamheterna. Initierat och implementerat en verksamhetsmodell som stöd i arbetet med strategiskt, taktiskt och operativt arbete. En verksamhetsidé har tagits fram för förvaltningen, baserad på verksamhetsmodellens byggstenar. Processorienterat arbetssätt med fokus på att skapa helhetssyn i ledningsgruppen infördes. Kartläggning av övergripande processer har skett samt pilotprocesskartläggning som stöd i framtagande av processledningsmodell. Infört ny systematik kring HME med ytterligare mätning och regelbunden uppföljning på APT integrerat i enhetsmålen. Implementerat ny matrisorganisation med färre chefer och chefsled för kortare beslutsvägar och mer inflytande hos medarbetare samt identifierat övergripande processer. Detta för att skapa en snabbrörligare organisation. Arbete med grupputveckling och förändringsledning i den nya ledningsgruppen. Säkrat ansvarsområden utifrån nämndreglemente och infört arbete med att våga avveckla för att kunna utveckla. 20 Alla medarbetare har genomgått minst en utbildning under en treårsperiod. 21 HME totalt resultat (summan av motivation, ledning och styrning). 22 Måttet består av tre delmått angående medarbetarens närmaste chef (ledarskapsindex); uppskattning för medarbetarens arbetsinsatser, förtroende för medarbetaren samt förutsättningar för medarbetaren att ta ansvar. 23 Måttet består av tre delmått angående arbetsplatsens mål och förväntningar; hur väl medarbetaren är insatt i målen, hur väl målen följs upp och utvärderas samt medarbetarens kännedom om vad förväntas av hen i arbetet. 12
13 (19) Fortsatt arbete med månadsbrev från ledning baserat på värdeord, för ett systematiskt värdegrundsarbete med tydliga budskap. Fortsatt proaktivt arbete med fackliga representanter som exempelvis ingår i förstudier och referensgrupper i olika projekt. Därtill infört möjlighetsanalyser som komplement till traditionella riskanalyser. Resultat för styrmått Resultat för styrmått som redovisas till kommunfullmäktige 4.1.1: Medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (HME, index 0100). 4.1.2: Andel medarbetare som uppger att en kompetensutvecklingsplan har tagits fram gemensamt av medarbetare och chef (%). 4.1.3: Andel medarbetare som under året genomgått relevant utbildning inom egna verksamhetsområdet (%). 4.1.4: Andel medarbetare som uppger att de har en god och hälsofrämjande arbetsmiljö (%). 4.1.5: Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid (%). (delårsresultat janaug inom parentes) 4.2.1: Medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (HME, index 0100). 4.2.2: Medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (HME, index 0100). Resultat 2016 Totalt 78 Kvinnor Män Resultat 2017 74 79 67 49 Totalt 94 ABM 100 Fritid 96 Kultur 81 Ledning 100 Målvärde 2018 Procent Resultat av målvärde 82 76 76 79 93 90 89 99 33 51 155 Totalt 72 Kvinnor 77 Män 60 Totalt 5,1 (5,5) Kvinnor 6,0 (5,7) Män 3,9 (5,2) Totalt 78 Kvinnor Män Totalt 77 Kvinnor Män 4,6 (4,7) 6,9 (7,2) 1,7 (1,4) 71 76 63 72 75 68 Nollmätning 74 72 78 4,9 4,3 6,5 1,2 82 71 66 81 79 73 72 74 (103) 114 87 92 Nyckeltal Resultat av nyckeltal för respektive mål Resultat 2016 Resultat 2017 Resultat 2018 Nyckeltal mål 4.1 Antal förbättringsidéer från medarbetare via Idékedjan (inkomna/genomförda) Frisknärvaro, årsresultat = 05 dagar sjukfrånvarodagar (delårsresultat, inom parentes = 0 sjukfrånvarodagar) (%) Totalt 5/2 ABM 5/2 Totalt 68 (56) Kvinnor 63 Män 76 Totalt 5/3 ABM 2/2 Fritid 1/0 Kultur 0/0 Ledning 2/1 67 (48) 60 76 0/0 60 13
14 (19) Utvecklingsperspektiv Av Utvecklingsperspektivets två mål bedöms ett möjligt att uppnå och ett delvis möjligt att uppnås. Översikt Mål 5 Karlskoga är en kommun med ett näringsliv som utvecklas. Kommunfullmäktigemål Bedö m nin g mål upp fylle lse Nämndens mål Nämndens styrmått kopplat till mål Uppnått resultat och planerade åtgärder utifrån aktuellt resultat Nivå för nämnd styrmått Trend över tid Nämnden har inget mål för fullmäktigemål 5. Nämnden erbjuder en rad olika verksamheter och tjänster i syfte att skapa ett attraktivt Karlskoga och bidrar därigenom till goda förutsättningar för ett näringsliv som utvecklas. Jäm före lse me d and ra ko m mu ner Mål 6 Karlskoga har en socialt/kulturellt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. 6.1 Alla arbetar långsiktigt för en hållbar samhällsutveckling. 6.1.1: Antal dialogträffar med övriga nämnders presidier kring gemensamma fokusområden och utvecklingsprojekt. Fyra träffar genomfördes, en med samhällsbyggnadsnämnden, en med barn och utbildningsnämnden samt två med Karlskoga näringsliv och turism AB. 6.1.2: Andel deltagare inom ramen för El Sistema som är nöjda med verksamheten. 6.1.3: Antal granskade och värderade artiklar, tidskrifter, seminarium med mera, som presenteras på nämndens sammanträden. 6.1.4: Antal kartläggningar av interna processer, nuläge och önskat läge per år. Oavsett nöjdhet eller inte kan El Sistema bidra till stor samhällsnytta utifrån ekonomiska perspektiv och inte minst från individperspektiv. Att vara nöjd behöver inte nödvändigtvis inte vara att vara nöjd för tillfället men kan innebära en långsiktig nöjdhet utifrån både ett individ och samhällsperspektiv. Idrottsmässan i Göteborg med fokus kring hur ska vi jobba med säkerhet och trygghet i simhallar. Sveriges Fritids och kulturschefsförenings erfarenhetskonferens. Regeringens proposition En kommunal kulturskola för framtiden en strategi för de statliga insatserna. Inom ramen för projektet matrisorgansation har processen för hantering av Ung Peng kartlagts. Strandbadet har genomfört fyra interna processer, som 14
15 (19) 6.1.5: Andel medarbetare som genomgått utbildning i tvärgående sakområden 24. 6.1.6: Antal utbildningstillfällen för förtroendevalda. 6.1.7 Antal personer som erbjuds sysselsättning via praktik. 25 bland annat bevakningsprocess och städprocess. Under hösten är huvudprocessen Stöd till civila samhället ett prioriterat område. Utbildningar inom processarbete, förändringsledning, HBTQ, Ciceron (nya ärendehanteringssystemet) och Barnrätt har genomförts. Utbildning i barnkonventionen har genomförts. Alla enheter har erbjudit trefyra praktikplatser. Mål 7 Karlskoga kommun säkerställer att varje barn och elev uppnår läroplanens mål och i övrigt får de kunskaper och förutsättningar som de behöver för att möta vuxenlivet och morgondagens samhälle. 7.1 Alla skapar goda förutsättningar för barn och ungas lärande genom kultur och fritidsverksamhet. 7.1.1: Antalet läsfrämjande aktiviteter som erbjuds till barn i åldern 06 år. 7.1.2: Antal deltagare i Dansa Pausa. 7.1.3: Antal timmar som simhall inklusive simskolepersonal nyttjas för grundskolans simundervisning. Exempel på aktiviteter som erbjudits är bokteater, barnteater, dansa en bok, språkmingel och berättartältet. Ej nått några killar, vilket är ett medvetet vägval. Fokus är på att locka flickor/tjejer. Målet ej uppnått då målvärdet beräknats felaktigt. Uppmätt resultat är dock högre än motsvarande period föregående år. Resultat för styrmått Resultat för styrmått som redovisas till kommunfullmäktige 6.1.1: Antal dialogträffar med övriga nämnders presidier kring gemensamma fokusområden och utvecklingsprojekt. 6.1.2: Andel deltagare inom ramen för El Sistema som är nöjda med verksamheten (%). 6.1.3: Antal granskade och värderade artiklar, tidskrifter, seminarium med mera, som presenteras på nämndens sammanträden. 6.1.4: Antal kartläggningar av interna processer, nuläge och önskat läge per år. Resultat 2016 Resultat 2017 Målvärde 2018 Procent Resultat av målvärde 5 9 8 4 50 Totalt 72 Flickor 81 Pojkar 63 69 75 64 76 58 64 51 7 10 3 30 2 4 5 125 76 24 Jämställdhet, barnkonventionen, HBTQ, giftfri miljö, klimat etc. Alla medarbetare har genomgått minst en utbildning under en treårsperiod. 25 Praktikperioden ska vara minst tre veckor. 15
16 (19) 6.1.5: Andel medarbetare som genomgått utbildning i tvärgående sakområden (%). 6.1.6: Antal utbildningstillfällen för förtroendevalda. 6.1.7 Antal personer som erbjuds sysselsättning via praktik. 7.1.1: Antalet läsfrämjande aktiviteter som erbjuds till barn i åldern 06 år. 56 33 39 118 2 1 50 4 12 8 15 188 37 40 42 30 71 7.1.2: Antal deltagare i Dansa Pausa (flickor/pojkar per termin). Vt fl/p / Ht fl/p 7/0 9/0 18/0 15/15 15/15 10/0 67/0 7.1.3: Antal timmar som simhall inklusive simskolepersonal nyttjas för grundskolans simundervisning. 1 007 761 1 012 485 48 Nyckeltal Resultat av nyckeltal för respektive mål Resultat 2016 Resultat 2017 Resultat 2018 26 Nyckeltal mål 6.1 Deltagare i El Sistema (antal) 250 375 375 Budget och skuldrådgivning (antal kundkontakter) Varav Karlskoga Varav Degerfors 177 129 48 167 129 38 49 27 41 8 Energi och klimatrådgivning (antal kundkontakter) Varav Karlskoga Varav Degerfors Konsumentvägledning (antal kundkontakter) Varav Karlskoga Varav Degerfors Varav Lekeberg 348 312 36 187 28 Träffar mellan föreningar, politiker och tjänstemän inför överenskommelser om ekonomiskt stöd (antal) 84 92 Föreningar som uppbär ekonomiskt stöd (antal) Barn och ungdomsföreningar Etniska föreningar Funktionsnedsattas föreningar Kulturföreningar Samlingsföreningar Sociala föreningar Studieförbund Uppdragsföreningar 488 378 85 25 51 0 3 11 1 8 8 2 509 397 83 29 49 0 3 11 1 8 8 2 264 220 32 12 46 8 3 11 1 8 7+Sisu 2 26 Avser perioden janjuni om inget annat anges. 27 Budget och skuldrådgivaren sjukskriven 50 % 20 jan till maj och 100 % maj augusti. 28 Resultat per kommun ej möjligt att få fram på grund av personalbyte. 16
17 (19) Ekonomi Driftredovisning Delår janaug 2017 Bokslut 2017 Utfall janaug 2018 Prognos 2018 Budget 2018 Avvikelse 2018 Tkr Kostnader 66 466 101 364 67 088 99 853 99 853 0 Varav personal 29 923 44 498 29 666 46 311 46 311 0 Varav Bemanningsenheten 785 1 142 526 0 0 0 Intäkter 9 908 17 416 10 370 15 603 15 603 0 Nettokostnader 56 558 83 948 56 718 84 250 84 250 0 Nettobudget 55 009 84 292 56 167 84 250 84 250 0 Resultat i förhållande till budget 1 549 344 551 0 0 0 Nettokostnader per verksamhet Nämnd 357 626 315 610 610 0 Ledning 3 351 6 762 6 285 10 813 10 813 0 Bibliotek 11 107 16 662 11 063 16 360 16 360 0 Kulturskola 11 759 17 012 11 734 16 252 16 252 0 Föreningsstöd och service 25 196 37 149 16 328 25 222 25 222 0 Strandbadet 6 450 9 908 9 908 Bidrag, stöd och stipendier 4 788 5 737 4 543 5 085 5 085 0 Summa nettkostnad 56 558 83 948 56 718 84 250 84 250 0 Kommentarer driftsredovisning Kultur och föreningsnämnden redovisade per sista augusti ett negativt resultat på 551 tkr i jämförelse med budget. Anledningen till nuvarande underskottet beror på föreningsbidragen som betalas ut två gånger om året. Under sommaren har den andra utbetalningen genomförts och periodiseras inte. Posten ökar därmed kostnaderna och för närvarande leder det till ett negativt resultat som kommer balanseras ut under årets resterande månader. I samband med delåret har nämndens budget utökats med 1 149 tkr för avskrivningar samt 494 tkr för årets löneöversyn. Dock är inte lönerevisionen klar för lärarna ännu så ytterligare en budgetjustering kan komma att göras. Nämnden och ledningen ligger under budget vad gäller samtliga kostnader och har därmed inga nämndvärda avvikelser. Biblioteket ligger totalt sätt i linje med budget. Intäkterna är aningen högre än riktvärdet, personalkostnaderna ligger något under och övriga kostnaderna är något höga. Kostnadernas obalans kan delvis förklaras med bibliotekets sommaraktiviteter, så som berättartältet där man för närvarande har en kostnad men som inom de nästkommande månaderna kommer täckas av ett bidrag. Kulturskolan ligger något över budget. Personalkostnaderna är för tillfället aningen höga då lön har utbetalts till feriearbetare. Projektet El Sistema ligger fortsatt något högre än budgeterat vilket det tidigare har flaggats för. Som nämndes i föregående ekonomiska rapport är årets tilldelade projektmedel för en termin men projektet fortlöper över helåret. På grund av detta prognostiseras Kulturskolan eventuellt överskrida budgeten för 2018. 17
18 (19) Föreningsstöd och service resultat är nästan helt i paritet med periodens budget. För att helt säkerställa att enheten ska klara att uppnå sin budget i slutet av året skulle man behövt ligga på plussidan. Vädret i slutet av året kan ha stor påverkan på kostnaderna, exempelvis om det kommer en tidig vinter som ökar el och uppvärmningskostnader. I Nobelhallen har en pump till ispisten gått sönder och måste bytas, kostnad kan komma att uppgå till cirka 100 tkr, och kan tillsammans med andra faktorer leda till ett eventuellt underskott sätt på helåret. Stråhallen ligger något över budget men på helåret förväntas enheten klar budget. I likhet med Föreningsstöd och service ligger även Strandbadet i linje med budget vid augustis utgång. Intäkterna är högre än budget och så även kostnaderna. Badhuset har gjort inköp till diverse aktiviteter som kommer täcktas av bidrag men dessa har ännu inte kommit. Personalkostnaderna ligger fortsatt under budget vilket är en stor skillnad jämfört med föregående år. Uppföljning av treårsbudget Redovisning tkr Ingående balans 2018 Prognos 2018 Prognos 20172019 Resultat i förhållande till budget 444 0 0 Kommentarer treårsbudget Kultur och föreningsnämnden har en ingående balans om 444 tkr. Föreningsstöd och service påverkas starkt av vårt klimat och dess påverkan på el och uppvärmningskostnader. Även andra oförutsedda kostnader kan uppstå som att maskindelar går sönder. Stråhallens intäkter har succesivt ökat men det finns fortsatt en liten risk för att enheten inte uppnår budget. Kulturskolans projekt El Sistema prognostiseras gå med förlust i år på grund av att medel tilldelats för en termin år 2018 men projektet kommer fortgå under hela året. Trots presenterade risker och antaganden sätts prognosen till ett nollresultat vid årets slut då resterande enheter kan väga upp hela förvaltningens resultat. Investeringar Utfall 2018 jan aug Prognos 2018 Budget 2018 Avvikelse 2018 Tkr Belysning Nobelspåret 20 1 600 1 600 0 Strandbadet, rännor 0 144 144 0 Biblioteket, hyllsystem 0 450 450 0 Earkiv 0 500 500 0 Kulturskolan instrument 44 150 150 0 Mindre instrument 0 50 50 0 Bildkonst 71 76 76 0 Uppgradering bowling 130 130 130 0 Medflyttat från 2017 Klimatskåp 0 450 450 0 Dansgolv till kulturskolan 83 83 75 8 Summa investeringsutgifter 348 3 625 3 625 8 Varav överförs till nästa år 18
19 (19) Kommentarer investeringar Kultur och föreningsnämnden hade vid utgången av augusti förbrukat 348 tkr av totalt 3 625 tkr. Inkluderat i Kultur och föreningsnämndens investeringsbudget för 2018 finns klimatskåp och dansgolv till Kulturskolan som förts med från 2017. Det nya dansgolvet är klart och den totala kostnaden hamnade på 83 tkr vilket är 8 tkr mer än budgeterat. Arkivet får hjälp från samhällsbyggnad gällande klimatskåpen så detta är pågående. Investering av belysning i Nobelspåret är på väg att avslutas och slutbesiktning sker om cirka tre veckor. Arbete är pågående med Strandbadets rännor och hela summan kommer troligen förbrukas inom 2018. Biblioteket har påbörjat förarbetet med inköp av hyllsystem och hela budgetsumman kommer förbrukas på helåret. Arkivet jobbar med upphandlingsunderlag för inköp till Earkivet. Kulturskolan har köpt in några instrument och årets belopp förväntas förbrukas. Ytterligare bildkonst har köps in och hela posten kommer förbrukas. Uppgradering av bowlingen har slutförts och slutbesiktning kommer ske inom cirka tre veckor. Internkontroll Kultur och föreningsnämndens internkontrollplan 89/2017, fastställdes utifrån den risk och väsentlighetsanalys förvaltningens genomfört. De två internkontrollområdena gällde hantering av lotteritillstånd och hantering av arkivhandlingar. Båda områdena kommer att granskas och redovisas i nämnden under hösten 2018. 19