STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 10 Februari 2013 DNR 370-13/2013 Granskningspromemoria 2012 STOCKHOLMS HAMN AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Hyresrabatter... 1 2.2 Grundläggande granskning... 2 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 2 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 3 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 5
STADSREVISIONEN 1 (5) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj 2012. Vid planeringsmöte den 13 juni 2012 avseende Stockholms Hamn informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2012-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 3 oktober 2012, där representanter från bolagets ledningsgrupp deltog. Även en representant från moderbolaget Stockholms Stadshus AB deltog vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 7 februari 2013. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Hyresrabatter Uthyrning av lokaler utgör en stor del av bolagets verksamhet. Hyresintäkterna uppgår till ca 200 mnkr. I samband med att nya hyresgäster erbjuds verksamhetslokaler görs ofta hyresgästanpassningar. Dessa arbeten kan påverka såväl nya som befintliga hyresgäster negativt. Det kan därför bli aktuellt att lämna hyresrabatter för en begränsad tidsperiod. Syftet med granskningen är att bedöma om det finns fastställda rutiner för när hyresrabatt ska lämnas och om det av bolagets delegationsordning framgår vem eller vilka som har rätt att besluta om rabatter samt med vilka belopp. Därtill ingår i granskningen att bedöma om rutinerna följs.
STADSREVISIONEN 2 (5) Iakttagelser Bolaget följer Hyreslagen där det anges att hyresgäst har rätt till skälig nedsättning av hyran om lokalen är i bristfälligt skick. Bolaget lämnar hyresrabatter till hyresgäster som påverkas negativt i samband med att ombyggnationer sker i fastigheten. Rabatter kan även lämnas vid andra omständigheter, som hyresgästen inte rår över, som påverkar lokalens funktionalitet. För att hyresgäst ska få hyresrabatt krävs att det lämnas en skriftlig begäran om hyresreduktion till bolaget. Hyresgästen ska kunna visa att de lider eller har lidit ekonomisk skada på grund av pågående arbeten eller att det av andra skäl inte går att bedriva ordinarie verksamhet i lokalen. I bolagets delegationsordning är det reglerat hur stor hyresreduktion respektive tjänsteman får fatta beslut om. Den rabatterade hyran registreras i bolagets hyressystem för den period som rabatten gäller. Bevakning av att ordinarie hyra debiteras efter rabatterad hyresperiods utgång sker således maskinellt i systemet. Det förekommer även att återbetalning görs med ett engångsbelopp. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget fastställda och fungerande rutiner för hur hyresrabatter ska hanteras. 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem är certifierat enligt ISO 9001:2008. Externa kvalitetsrevisorer genomför revisioner av systemet en gång per år. Därtill genomför bolagets internrevisorer årliga granskningar utifrån en fastställd revisionsplan. Bolagets styrelse har fastställt en internkontrollplan för perioden 2012/2013 som även gäller för de båda dotterbolagen Nynäshamns Hamn AB och Kapellskärs Hamn AB. Av planen redovisas vad som ska kontrolleras, med vilken frekvens och hur kontroll ska ske. Bolaget har under året haft fokus på att utveckla den interna kontrollen i processerna driva projekt, ekonomisk uppföljning, inköp och upphandling samt segmentuppdelad resultatuppföljning.
STADSREVISIONEN 3 (5) I enlighet med internkontrollplanen har bolagets internrevisorer granskat att bolagets riktlinjer för hantering av byggavfall följs vid byggprojekt. Vidare har det gjorts stickprovsvisa kontroller av att det till respektive faktura finns en skriftlig beställning, att rätt attestant har godkänt fakturorna samt att inköp har gjorts hos upphandlade leverantörer. Därutöver har det kontrollerats att bolagets faktureringsrutiner för rederiernas el- och vattenförbrukning vid anlöp fungerar och följs upp på ett tillfredsställande sätt. Internrevisorernas granskningar har visat att den interna kontrollen i granskade rutiner är i allt väsentligt god. Där brister har identifierats har internrevisorerna lämnat förslag på åtgärder. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget arbetar aktivt och systematiskt med att utveckla och kontrollera den interna kontrollen i sina processer. 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2012 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Efter att kommunfullmäktige fastställde sitt avkastningskrav på Stockholms Hamn bedömde bolaget och Stockholms Stadshus AB att resultatet efter finansnetto bör bli 1 mnkr bättre än kommunfullmäktiges avkastningskrav. Resultat efter finansnetto 2012 (mnkr) Kf:s budget Bolagets budget Prognos Prognos Bokslut S-hus budget T1 T2 65 66 66 81 109 I samband med att resultatkravet fastställdes budgeterades det för en nedgång i passagerar- och godstrafiken. Det har skett en nedgång men inte i den omfattning som antogs när resultatkravet fastställdes. Vidare har bolaget låg vakansgrad i sitt fastighetsbestånd vilket har inneburit att hyresintäkterna har ökat med ca 17 mnkr jämfört med föregående år. Årets resultat är marginellt högre än föregående år.
STADSREVISIONEN 4 (5) Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 431 352 276 246 Avvikelsen mot investeringsbudgeten uppgår till 185 mnkr. Bolaget inväntar prövningstillstånd, bland annat i projekt Norviksudden och Kapellskär. Detta har lett till tidsförskjutningar i projekten. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har överträffat ägarens resultatkrav med 44 mnkr. Planerad investeringsnivå har inte kunnat genomföras på grund av att pågående miljöprövningsprocesser har dragit ut på tiden. Bolagets lämnade prognoser avseende ekonomiskt utfall har inte varit tillräckligt träffsäkra. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 14 indikatorer som kommunfullmäktige har fastställt. Moderbolaget Stockholms Stadshus AB har formulerat 8 indikatorer för Stockholms Hamn. Därtill har bolaget tagit fram 3 egna indikatorer. För samtliga indikatorer har årsmål fastställts. Årsmålen redovisas i ILS-webb samt i budgeten som är antagen av styrelsen.
STADSREVISIONEN 5 (5) I enlighet med moderbolagets anvisningar har bolaget redovisat måluppfyllelsegraden för ett antal indikator under året. Årsmålen för dessa indikatorer har i allt väsentligt uppfyllts. Måluppfyllelsen för respektive indikator kommer att redovisas för styrelsen i samband med att årsredovisningen presenteras. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges och Stadshus AB:s indikatorer. Bolaget bidrar därmed till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppnås. 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden 2012-2014. Bolaget ska bl a Fortsätta arbetet med utvecklingsprojekten Värtan/Frihamnen samt i Nynäshamn och Kapellskär. Fortsätta utvecklingen och upprustningen av stadens innerstadskajer. Delta i arbetet med en ny stadsövergripande kajstrategi. Verka för att tillgängliggöra stadens kajer. Utveckla kryssningstrafiken Fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader Iakttagelser Arbetet med utvecklingsprojekten Värtan/Frihamnen, i Nynäshamn och Kapellskär pågår liksom upprustningen av stadens innerstadskajer. Bolaget deltar i arbetet med att upprätta en kajstrategi. Vidare pågår ett arbete med att tillgängliggöra stadens kajer. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget arbetar aktivt med att genomföra ägarens direktiv. Staffan Moberg Stadsrevisor Mats Bergqvist Certifierad kommunal revisor