Granskningspromemoria 2016 SISAB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 7, 2017 Dnr 3.1.2-8/2017 2017-02-06
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2016 SISAB Dnr 3.1.2-8/2017 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Projektgranskning 1 Rapport Lokalförsörjning, förskola och skola, nr 8 2016 1 Fördjupad granskning 2 Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt 2 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6 Bilaga 1 8 Uppföljning av lämnade rekommendationer 8
1 (8) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 april 2016. Vid planeringsmötet den 3 juni 2016 avseende SISAB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sitt Planerings-PM. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2016-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 6 oktober 2016, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2017. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl.a. följande: Lokalförsörjning förskola och skola Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Tomasz Czarnik. Redogörelse för granskningsresultatet Projektgranskning Rapport Lokalförsörjning, förskola och skola, nr 8 2016 Stadsrevisionen har genomfört en granskning av om stadens planeringsprocess, avseende lokaler för förskolebarn och skolbarn, är ändamålsenlig och effektiv för att klara prognostiserad ökning av antalet barn och elever. I granskningen har även rekommendationerna som framfördes i projektrapporten Styrning av lokalförsörjning nr 2 2014 följts upp. I granskningen ingick kommunstyrelsen,
2 (8) utbildningsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, exploateringsnämnden, fastighetsnämnden, Skolfastigheter i Stockholm AB samt stadsdelsnämnderna Bromma och Hägersten-Liljeholmen. Den sammanfattande bedömningen är att planeringsprocessen, avseende lokaler för förskolebarn och skolbarn, inte är tillräckligt ändamålsenlig och effektiv. Bedömningen grundas på den bristande samverkan avseende planeringen av förskolor och grundskolor. Detta gäller i första hand kontakter mellan exploaterings- samt stadsbyggnadskontoren och verksamheterna. Därtill påverkar utbildningsnämndens eftersatta planering den närmaste tidens utbud av skolplatser. För att klara prognostiserad ökning av antalet barn och elever måste samverkan mellan berörda parter struktureras i ett tidigt skede. De brister som uppkommit gällande samverkan påverkar både prognostisering och planeringen av nya platser i förskola och grundskola. De senaste åren har en positiv förbättring skett gällande samverkan men den bör vara mindre personberoende, mer strukturerad och styrd av riktlinjer. Samverkan inom SAMS 1 bedöms inte fått tillräcklig genomslagskraft i respektive organisation. Det är viktigt att berörda nämnder och styrelser säkerställer att det arbete som sker inom SAMS sprids i respektive organisation. Detta gäller framför allt stadsbyggnadsnämnden, exploateringsnämnden och utbildningsnämnden. Av uppföljningen avseende tidigare lämnade rekommendationer har framkommit att inom SAMS har kommunstyrelsens men även övriga parters uppdrag och roller förtydligats. Genom SAMS sker även den strategiska planeringen av grundskolor i staden. Rutinerna för samverkan i planeringsprocessens tidiga skeden för att säkra tillgången på platser i förskolor och skolor har förbättras. Samverkan mellan utbildningsnämnden och SISAB fungerar bättre och planeringsarbetet sker i större utsträckning i samverkan. Fördjupad granskning Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investeringsprojekt Stadens systemstöd för stora investeringsprojekt (SSIP) tillämpas för projekt över 300 mnkr. Bolaget har ett kompletterande verksamhetsstödsystem som motsvarar SSIP. Systemet används för samtliga 1 Samordnad grundskoleplanering i Stockholm
3 (8) projekt och bedöms ge tillräckligt stöd för ekonomiskt styrning och uppföljning enligt de intervjuade. Bolaget har en egen dokumenterad projektprocess och rutiner för byggprojekt. Bolaget har löpande information/utbildning om stadens regler och anvisningar för stora projekt. Bolaget följer månadsvis upp budget och prognos för byggprojekt. Rapportering sker till styrgrupp. Fakturor kontrolleras bl.a. mot ramavtal och beställning. Styrelsen tar del av ekonomisk information i tertialrapporter och årsbokslut. Ekonomisk styrning och uppföljning av byggprojekt kommer att ingå i 2017 års internkontrollplan. I granskningen framkommer att projektledare och byggledare i vissa projekt anlitas från samma bolag. Om projektledare och byggledare är från samma konsultbolag kan det medföra ökade risker för den interna kontrollen. I granskningen noteras att det ekonomiska utfallet för vissa fakturor är väsentligt högre än beställning. Det är viktigt att det görs tilläggsbeställning om utfallet beräknas överstiga initial beställning. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedöms bolaget ha tillräckliga rutiner eller verksamhetssystem som säkerställer en tillräcklig ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i genomförandefasen av stora investeringsprojekt. Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Bolaget har en policy för arbetet med intern kontroll som har reviderats 2014-11-25. VD har också fastställt riktlinjer 2013-11-26 för intern kontroll som närmare beskriver bolagets kontrollsystem. Riktlinjerna har reviderats och antagits i styrelsen i november 2015. Styrelsen har antagit en internkontrollplan för år 2016. Iakttagelser Vad gäller riskanalys har bolaget under 2015 startat upp ett arbete med hjälp av konsult från PwC. En genomgång av bolagets alla processer och workshop med bolagets ledningsgrupp har genomförts. Efter genomgången har några fokusområden identifierats, bl.a. upphandling
4 (8) och inköp. Kontrollmatriser har tagits fram för områdena under 2016. Dessa består av tio väsentliga kontrollpunkter/nyckekontroller avseende upphandling och fem för inköp. Matrisen är en självutvärdering och redovisas till ledningsgruppen vid två tillfällen per år. En uppföljning av matrisen kommer att ske i årsbokslutet. Ambitionen är att utveckla kontrollmatriser för samtliga områden. Arbetet med revisionsteam har fortsatt under 2016. Revisonsteamet har granskat elbonnemang under våren. Resultatet av denna granskning rapporterades till ledningsgruppen i maj. Övriga granskningsområden har bl.a. varit ekonomi, personal och driva projekt. Uppföljning av planen genomförs vid två tillfällen per år, juni och december. Genomförda kontroller för första halvåret sammanställs i en rapport som redovisas för ledningsgruppen. Resultatet från halvårsuppföljningen visade inte på några större avvikelser. De samlade resultaten från genomförd granskning rapporteras till styrelsen i mars 2017. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolagets interna kontroll bedöms som tillräcklig. Bolaget arbetar enligt fastställd policy och plan för år 2016. Det är positivt att bolaget under 2016 utvecklat kontrollmatriser. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2016 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav uppgår till 0 mnkr.
5 (8) Resultat efter finansnetto Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 0 0 0 15 Utfallet blev 15 mnkr högre än budgeterat vilket bl.a. beror på lägre reparationskostnader och räntekostnader än budgeterat. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 1 600 1 700 1 900 1 757 Utfallet blev 157 mnkr högre än budgeterat vilket bl.a. beror på ökade beställningar. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 26 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolagets styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 34 indikatorer och 18 ägardirektiv från fullmäktige. Därtill har bolagstyrelsen tagit fram 24 egna mål. För flera av bolagstyrelsen mål finns tillhörande indikatorer. För samtliga indikatorer har bolaget formulerat egna årsmål och till ägardirektiven årsmål och/eller aktiviteter. Årsmålen och aktiviteterna redovisas i ILS-webb samt i styrelsens budget.
6 (8) Bolaget följer upp målen i samband med tertialrapporteringen och i bokslutet. Måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Av fullmäktiges 34 indikatorer redovisar bolaget måluppfyllelse för 27. God måluppfyllelse redovisas för indikatorerna vad gäller att minska antalet skadehändelser, andel nybyggnadsprojekt som miljöcertificeras och sjukfånvaro. Åtta av KF:s indikatorer har delvis uppfyllts, exempelvis andel ventilationssystem med godkänd OVK, underhållskostnad per kvadratmeter och träffsäkerhet i fastprisprojekt. Målet avseende antal bokade timmar i skolidrottshallar utanför skoltid, antal tillhandahållna platser för feriejobb och andel fortbildningstid för nyanställda har inte uppfyllts. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har i huvudsak bidragit till att uppfylla ägarens resultatkrav, mål och indikatorer. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Uppföljningen av ägardirektiven ingår i ILS-rapporteringen. Bolaget har formulerat aktiviteter och i vissa fall indikatoret till ägardirektiven. Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetar med fullmäktiges ägardirektiv samt dessutom särskilt granskat följande ägardirektiv. Tillsammans med berörda nämnder genomföra åtgärder för att tillgängliggöra klassrum, skolidrottshallar och andra idrottsytor utanför skoltid. När det gäller skolidrottssalar och andra idrottsytor har SISAB under året arbetat tillsammans med idrottsförvaltningen och utbildningsförvaltningen i fyra olika styrgrupper. Grupperna fastställer projektplaner och ansvarar för återkoppling till respektive förvaltningschef/ledningsgrupp. Styrgrupper arbetar med övernattningar i skolor, långsiktig gemensam utbyggnad av stadens idrottsanläggningar, skolgårdar och tillgången till gymnastiksalar. En projektgrupp har bildats vars huvuduppdrag är att öka föreningslivets tillgång till skollokaler. Utbildningsförvaltningen, kulturförvaltningen, idrottsförvaltningen och SISAB ingår i projektgruppen. När det gäller tillgängliggöra klassrum så har SISAB under 2016 samverkat med kulturförvaltningen i en styrgrupp som har arbetat med ägardirektivet. I styrgruppen har man gått igenom och fastställt inom vilka områden lokalbehovet finns utifrån kulturförvaltningens
7 (8) perspektiv. SISAB har startat en projektgrupp som nu arbetar med att utse pilotskolor att börja med enligt SISAB:s projektplan rörande att tillgängliggöra klassrum m.m. Verka för en giftfri skolmiljö i samarbete med Kemikaliecentrum. SISAB: arbete med giftfri skolmiljö beskrivs i SISAB:s miljöprogram för 2016. Ett nytt program finns framtagen för 2017-2019. I miljöprogrammen framgår bl.a. att SISAB har ett bra samarbete med kemikaliecentrum. SISAB:s krav på miljöbedömningar av byggprodukter med hjälp av Byggvarubedömningen innebär exempelvis att barn skyddas från ämnen som är misstänkt hormonstörande, i enlighet med Stockholms stads kemikalieplan 2014-2019. För närvarande pågår Pilotprojekt kemikaliesmarta förskolor; ombyggnad, åtgärder och nybyggnad som utförs av IVL AB i samarbete mellan Kemikaliecentrum och SISAB. Provtagningar och analyser kommer att utföras på SISAB:s fastigheter i tre olika förskolor i syfte att utreda kemikaliebelastningen i förskolemiljö samt följa upp de åtgärder som utförs för att minska kemikaliebelastningen. De kemikaliesmarta åtgärderna motsvarar genomförande enligt Nivå 1 i Stockholms stads dokument Vägledning för Kemikaliesmart förskola. Uppdraget påbörjades i april 2016 och kommer att pågå till och med 2019. SISAB bidrar också på andra sätt med underlag och stöd i samband med olika provtagningar och utredningar och har regelbundna avstämningsmöten med kemikaliecentrum. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontorets bedömning är att bolaget sammantaget arbetar aktivt med kommunfullmäktiges mål och uppdrag.
Granskningsår Ja Delvis Nej Följs upp Granskningspromemoria 2016 SISAB 8 (8) Bilaga 1 Uppföljning av lämnade rekommendationer Rekommendation Åtgärdat Kommentar 2016 Ekonomistyrning, redovisning och ekonomisk uppföljning i ombyggnation/investerings -projekt 2015 Intern kontroll i byggprojekt Det är dock viktigt att de förbättringsområden som framkom vid bolagets internrevision hanteras och återkopplas samt att SISAB bör försäkra sig om att kontroll av underleverantörers seriositet sker löpande under avtaltiden. x Underleverantörernas seriositet behandlas på samtliga byggmötet. 2017 2015 Avtalsbevakning Revisionskontoret rekommenderar att SISAB systematiserar hanteringen av protokoll och tar fram rutiner där det framgår var protokollen ska samlas. Bolaget rekommenderas att ta fram en intern rutin som säkerställer att upphandlade entreprenörerer kontrollerar sina underleverantörer. x Överenskommelserna dokumenteras i protokollen och sparas tillsammans med övriga upphandlingsunderlag.