1 (16) Datum Tid Kl. 08.00 11.10 Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande Anna Forsberg, sekreterare, 28-34 Anna-Sofia Kulluvaara, kommunchef, 28-34 Mikael Näsström, Näringslivschef 28 Lena Andersson, Verksamhetschef Utredning och utveckling 29-30 Fransesco, Benincasa, Bolooba Data Centers 28 Georgios Papageorgiou, Bolooba Data Centers 28 Björn Wiklander, Bolooba Data Centers 28 Margareta Alton, Miljöpartiet 28 Bengt Åkerlind, Verksamhetschef Kultur och fritid 33 Underskrifter Sekreterare... Anna Forsberg Ordförande... Åsa Sjödén (S) Justerare... Mattias Ahlenhed (ViSKB) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Allmänna utskott Anslaget sätts upp 2018-04- tas ner 2018-05 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /
2 (16) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar varo Ers. Ledamöter Åsa Sjödén (S) X Ordförande Tommy Svensson (S) - John Åberg (S) X Mattias Ahlenhed (ViSKB) X Justerare Johan Andersson (C) X Ersättare Cathrine Näsmark (S) X X Torbjörn Persson (S) X Ulf Breitholtz (V) X Birgitta Häggkvist (ViSKB) - Kerstin Franzén (M) X Val av justerare Mattias Ahlenhed (ViSKB) utses till justerare. Justering av dagordningen Ärenden Investeringar i liftsystemet Hallstaberget, Bidrag Radio Sol samt Firmatecknare 2018 komplettering läggs till på dagordningen.
3 (16) Ärendelista 28 Dnr KS 13/2018... 4 Muntliga informationer... 4 29 Dnr KS 462/2017... 5 Svar på Revisionsrapport Granskning av kommunens arbete utifrån FN:s barnkonvention... 5 30 Dnr KS 463/2017... 8 Svar på Revisionsrapport intern kontroll och riskbedömningar... 8 31 Dnr KS 457/2016... 10 Utställningsyttrande - Timrå kommuns översiktsplan... 10 32 Dnr KS... 12 Bidrag till Radio Sol... 12 33 Dnr... 13 Investering i liftsystemet Hallstaberget... 13 34 Dnr KS 335/2017... 15 Firmatecknare 2018 - komplettering... 15
4 (16) 28 Dnr KS 13/2018 Muntliga informationer Beslut Allmänna utskottet beslutar Informationerna noteras. Ärendebeskrivning Följande informationer delges et. Aktuellt näringsliv Mikael Näsström, Näringslivschef Bolooba Data Centres Mötet inleds med ett besök av Bolooba Data Centres. Francesco Benincasa, Georgios Papageorgiou och Björn Wiklander. Presentation av företaget och vad som är aktuellt inom företaget, vad som hänt de senaste sex månader och vad som planeras att ske framåt. Björn Wiklander informerar om vad som gör området intressant för företaget. Aktiviteter sker bland annat för att kompetensutbilda i närområdet och företaget har idag samarbete med flertal företag i regionen. Francesco Benincasa redogör för vad företaget planerar om de ges möjlighet att köpa mark av Sollefteå kommun. Allmänna utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Diskussion förs i utskottet gällande den framtida processen. Förvärv Junsele djurpark Diskussion förs med regionen gällande turismprojektet och en kommande ny ansökan till hösten. Avtalet gällande campingen håller på att tas fram med extern hjälp.
5 (16) 29 Dnr KS 462/2017 Svar på Revisionsrapport Granskning av kommunens arbete utifrån FN:s barnkonvention Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna. Information Lena Andersson, Chef Utredning- och Utveckling informerar om ärendet och det föreslagna yttrandet. Allmänna utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Ärendebeskrivning/Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning gällande kommunens arbete utifrån FN:s barnkonvention. Utifrån den rapport som lämnats är den revisionella bedömningen att kommunstyrelsens styrning och uppföljning avseende barnkonventionen i begränsad utsträckning är ändamålsenlig. Kommunstyrelsen bedöms vidare i begränsad utsträckning säkerställa att barnkonventionen tillämpas. I syfte att utveckla verksamheten lämnar revisorerna ett antal förslag till förbättrande åtgärder: Kommunstyrelsen säkerställer att styrning för området upprättas som tydliggör hur barnkonventionen ska beaktas vid beslut. Kommunstyrelsen säkerställer att de forum för dialog med barn och unga används och nyttjas i samband med beslut. Kommunstyrelsen säkerställer att kommunens arbete med barnkonventionen och dess intentioner följs upp och utvärderas på ett systematiskt sätt. Förvaltningens bedömning Regeringen har lämnat förslag om att göra FN:s barnkonvention till svensk lag till lagrådet. Barnminister Åsa Regner menar att med barnkonventionen som lag så måste tjänstemän och beslutsfattare förhålla sig till barnkonventionen på ett annat sätt än i dag. I beslutsprocesser som rör barn tydliggörs kravet på att principen om barnets bästa ska fungera som ett tillvägagångssätt och att barnets bästa ska bedömas utifrån det individuella barnet och dess situation. Lagen föreslås vidare träda i kraft den 1 januari 2020 för att ge rättstillämpande myndigheter tid att förbereda sig inför den nya lagen.
6 (16) Regeringen har därför gett barnombudsmannen i uppdrag att under perioden 2017 2019 stödja kommuner och regioner i arbetet med att säkerställa tillämpningen av barnets rättigheter inom centrala verksamhetsområden. I uppdraget ingår att kartlägga kommuners och landstings behov av stöd rörande tillämpningen av barnkonventionen, erbjuda stöd till kommuner och landsting rörande ändamålsenlig vägledning, kunskap och kompetens avseende tolkning och tillämpning av barnets rättigheter, erbjuda stöd för utveckling av metoder och arbetsformer för tillämpning av barnets rättigheter inom verksamhetsområden för kommuner och landsting som berör barn, sprida lärande exempel avseende tillämpningen av barnets rättigheter inom olika verksamhetsområden, t.ex. om metoder och arbetsformer för att pröva barnets bästa och för att höra barn i beslutsprocesser, bidra till nätverksträffar och andra dialogforum på regional nivå för erfarenhetsutbyte mellan kommuner och landsting, erbjuda kommuner och landsting stöd vad gäller utvärdering av arbetet med att tillämpa barnets rättigheter, samt sammanställa och analysera resultatet av kommunernas och landstingens arbete. Det pågår således ett nationellt arbete för att stödja kommuner och regioner med kunskapoch kompetensutveckling, vägledning, metoder och arbetsformer mm. för att på bästa sätt kunna tillämpa lagstiftningen om barns rättigheter. Det innebär också att kommunen i delar kan invänta nationellt och regionalt stöd och inte behöver ta sig an hela det omfattande arbetet på egen hand. I Sollefteå kommun bör arbetet på lång sikt planeras och integreras i redan pågående processer. I plan för folkhälsa och trygghet finns redan barns bästa med som ett prioriterat område. Handlings- och aktivitetsplaner tas fram utifrån de prioriteringar styrgruppen för folkhälsa gör och de resurser som finns att tillgå. Bedömningen är att en handlingsplan kopplad till barn och ungas uppväxtvillkor och barns rättigheter kommer att kunna tas fram innan den nya lagen träder i kraft. En sådan plan kommer då också att ge utrymme för att invänta och ta hänsyn till eventuella nationella styrningar och vägledningar. Även stöd vad gäller utvärdering av arbetet med att tillämpa barnets rättigheter finns med i regeringens uppdrag till barnombudsmannen vilket kan ge vägledning till att i en lokalt utformad plan finna ett systematiskt sätt att arbeta med uppföljning och utvärdering. På sikt kan också beslutsmallar konkret kompletteras med rubrik där det ska framgå hur barnets bästa beaktats i utredning och beslut. Detta kräver dock utbildningsinsatser till politiker och tjänstepersoner, dels generellt om barnkonventionen som helhet men också om hur verktyg som barnrättsanalyser och barnkonsekvensanalyser kan användas i arbetet.
7 (16) Revisorerna konstaterar i sin rapport att det till övervägande del finns forum för dialog och inflytande för barn och unga. Man rekommenderar dock att kommunstyrelsen bör säkerställa att dessa forum används och nyttjas i samband med beslut. För att säkra att de forum som finns används och engageras i frågor som rör barn och unga kan en låst aktivitet tillföras kommunstyrelseförvaltningens verksamhetsövergripande målkompasser för 2019 alternativt 2020. Alla verksamheter skulle då påminnas om att i ett tidigt skede använda lämpligt forum för dialog med barn och unga, om frågan rör målgruppen. Förvaltningen bedömer att kommunen med planerade åtgärder kan säkra att arbetet med barnkonventionen kan ske på en acceptabel nivå när lagstiftningen träder i kraft 2020. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Lena Andersson, KS 462/2017-4 Sammanfattning revisionsrapport, KS 463/2017-2 Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna.
8 (16) 30 Dnr KS 463/2017 Svar på Revisionsrapport intern kontroll och riskbedömningar Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna. Information Lena Andersson, Chef Utredning och utveckling, informerar om ärendet och dess bakgrund. Allmänna utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Ärendebeskrivning/Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av hur kommunen arbetar med riskbedömningar inom ramen för internkontrollarbete. Utifrån den rapport som lämnats är den revisionella bedömningen att kommunstyrelsens arbete inom området till övervägande del sker på ett ändamålsenligt sätt och den interna kontrollen bedöms till övervägande del vara tillräcklig. För att ytterligare utveckla verksamheten anser revisorerna att följande rekommendationer bör prioriteras: Kommunstyrelsen säkerställer att nämnder, beredningar och dess verksamheter ges stöd i och utbildning i dess internkontrollarbete. Kommunstyrelsen vidareutvecklar sin uppsikt inom området genom att även inkludera internkontrollarbetet i nämnder, beredningar och majoritetsägda företag. Förvaltningens bedömning Kommunstyrelseförvaltningen bedömer att kommunstyrelsen och dess verksamheter fick omfattande utbildning och information i och med upprättandet av 2016 års internkontrollplan. Därutöver följer information om internkontrollens syfte och mål, beskrivning av metod, riskanalys, uppföljning, rapportering mm. årligen den internkontroll som upprättas för året. I de fall de förtroendevalda själva anser sig behöva mer information och utbildning om internkontroll så kan information och utbildning läggas in i det utbildningspaket som genomförs varje ny mandatperiod. Överförmyndarnämnden har upprättat en egen internkontrollplan, däremot har ingen särskild utbildning genomförts i samband med upprättandet. Jävsnämnden har ingen egen verksamhet vilket gör ett särskilt internkontrollarbete komplicerat. Jävsnämndens uppgift är att fatta beslut där kommunen själv är part i ärendet. Det kan alltså avse miljö- bygg- och livsmedelsärenden där verksamheterna som arbetar
9 (16) med dessa frågor är organiserade under kommunstyrelsen. I de fall internkontrollen skulle omfatta dessa ärendetyper så görs ingen skillnad i internkontrollen var det slutliga beslutet fattas. Internkontrollen granskar ett antal i förväg givna frågor eller ändamålsenliga processer för att nå kontrollmålet. Valnämnden har inte tidigare genomfört intern kontroll i samband med valarbetet. I de fall en särskild sådan kontroll skulle anses nödvändig bör ett arbete inledas för att identifiera och riskbedöma de processer som ingår i valnämndens arbete och som kan vara aktuella för intern kontroll. Intern kontroll i de majoritetsägda företagen, Solatum Hus&Hem och Sollefteåforsen AB, granskas årligen av lekmannarevisorerna. De hitintills genomförda granskningarna visar att bolagens interna kontroll bedömts vara tillräcklig och förvaltningen ser därför inte i nuläget att något ytterligare arbete behöver initieras. När det gäller kommunfullmäktiges beredningar finns inte lagstöd för att kommunstyrelsen ska utöva uppsikt över dessa. Kommunstyrelsen har därför gett förvaltningen i uppdrag att se över behov av revidering av de styrande dokument som omger internkontrollarbetet då dessa indikerar ett sådant uppdrag. Med beskrivna åtgärder finner förvaltningen att internkontrollarbetet i tillräcklig omfattning kan vidareutvecklas på ett sådant sätt som revisorerna föreslagit. Beslutsunderlag/Lagrum Kommunallagen (2017:725) Förvaltningsyttrande, Lena Andersson KS 463/2017-4 Sammanfattning revisionsrapport, KS 463/2017-3 Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen att anta yttrandet som sitt eget och överlämna det som svar till revisorerna.
10 (16) 31 Dnr KS 457/2016 Utställningsyttrande - Timrå kommuns översiktsplan Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att anta förvaltningens yttrande som sitt eget. Ärendebeskrivning Timrå kommuns gällande översiktsplan är från år 1990 och arbete pågår att ta fram en ny. Sollefteå kommun tillsammans med de som yttrade sig under samrådsperioden har fått den omarbetade utställningshandlingen för yttrande senast den 16 maj 2018. Sammanfattning Sollefteå kommuns yttrande över samrådshandlingen Kommunstyrelsen gjorde bedömningen att Timrå kommuns planförslag inte inverkade negativt på den egna mark- och vattenanvändningen. Två områden pekades ut som särskilt intressanta ur ett mellankommunalt perspektiv. 1. Områden för mark- och vattenanvändning Den gemensamma kommungränsen mellan Timrå och Sollefteå är mycket kort, sannolikt endast några kilometer. I området gränsar även flera andra kommuner - Sundsvall, Kramfors, Härnösand och Ragunda. Av den anledningen kan det vara av mellankommunalt intresse att uppmärksamma markanvändningen i området. Sollefteå kommun har för sin del pekat ut området som intressant för rekreation och besöksnäring. Angränsande kommuner, bland andra Sundsvall har markerat området som ett vildmarksområde med potential som tyst område och för naturturism. 2. Infrastruktur - vägar och järnvägar Även infrastruktur i form av vägar och järnvägar är av särskilt mellankommunalt och regionalt intresse. Forsmo-Hotingbanan tillsammans med sträckorna Långsele-Västeraspby (upprustad sammanlänkar den Norra stambanan med Bottniabanan) och Härnösand- Sundsvall är av avgörande betydelse för arbetsmarknaden och näringslivet i regionen.
11 (16) Basnäringarna, exempelvis skogen, är helt beroende av säkra transporter för leveranser av råvara till sina förädlingsanläggningar. Förvaltningens bedömning Sollefteå kommuns yttrande över utställningshandlingen Utdrag ut Timrå kommuns samrådsredogörelse: Sollefteå kommun 1. Konstaterar att Timrå kommuns planförslag inverkar negativt på den egna planeringen. 2. Informerar om att naturreservatet Vällingsjö urskog har utökats så att även en del av Timrå kommun omfattas. 3. Påtalar att infrastruktur i form av vägar och järnvägar är av mellankommunalt intresse, och nämner bl a vikten av att järnvägarna Forsmo-Hoting och Långsele-Västeraspby rustas upp för matt basnäringar ska få säkra transporter av framförallt skogsråvara till sina förädlingsanläggningar. Noteras Noteras Instämmer. Timrå kommun har till länsstyrelsen påtalat behovet av att denna sträcka rustas upp i samband med prioriteringar av åtgärder i den regionala transportplanen. Förvaltningens bedömning och kommentarer till punkterna 1-3 ovan: 1. Punkten är felaktigt återgiven. Skall vara: Sollefteå kommun kan inte se att Timrå kommuns planförslag inverkar negativt på den egna planeringen. (Kommunstyrelsen 2017-02-07, 31) 2. Sollefteå kommun vidhåller sin uppfattning att området är intressant för rekreation och besöksnäring och att mark- och vattenanvändningen därför reserveras för detta ändamål. Punkten 3. - Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta förvaltningens yttrande som sitt eget. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Lisbeth Boman, KS 457/2016-6
12 (16) 32 Dnr KS Bidrag till Radio Sol Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att avslå ansökan. Information Åsa Sjödén (S) informerar om bakgrund till ärendet och de möten som förevarit. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Sedan 2003 har närradion sänt över hela kommunen med utrustning ägd av Sollefteå kommun. Närradion, Radio Sol samarbetar med FRO (Frivillig Radioorganisation). Senaste året har Radio Sol växlat upp verksamheten och utöver kommunfullmäktige sänder radion program fyra timmar varje vardag. Detta har inneburit ökade kostnader för närradion och därför söker Radio Sol ett stöd om 150 000 kronor per år för att täcka kostnaderna som består bland annat av en anställd samt kostnader för STIM och Ifpi/Sami. Förvaltningens bedömning Hösten 2016 tecknade Sollefteå kommun en överenskommelse med Radio Sol om att under ett år ge stöd till närradion motsvarande 44 772 kr för en anställning. Överenskommelsen innebär att Radio Sol från och med den 1 oktober 2017 skulle ta över kostnaden för anställningen samt bekosta verksamheten genom reklam. Idag sänder Radio Sol radio med utrustning som ägs av Sollefteå kommun och Sollefteå kommun tillhandahåller även gratis lokaler för närradion. Förvaltningen bedömer inte heller att det finns något behov av att köpa tjänster för kriseller kommuninformation av Radio Sol. För krisinformation är Sveriges Radio P4 den primärt utpekade kanalen. Förvaltningen bedömer att det idag inte finns ekonomiska resurser inom utdelad ram för att finansiera en radiokanal inom den kommunala verksamheten. Den 1/8 2018 kommer även andra kommersiella radiokanaler att sända i Sollefteå kommun, något som kan försvåra möjligheten att stötta en radiokanal ekonomiskt med 150 000 kronor/år. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att avslå ansökan.
13 (16) 33 Dnr Investering i liftsystemet Hallstaberget Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att investera i liftsystemanläggning på Hallstaberget till en kostnad på max 4,5 mkr. Information Bengt Åkerlind, Verksamhetschef Kultur- och Fritid, informerar om behovet av att uppdatera liftsystemet för Hallstaberget och den möjlighet som finns i dagsläget att införskaffa en. Allmänna utskottet ges möjlighet att ställa frågor. Yttrande från förvaltningen presenteras till möte i maj. Förslag till beslut som framkom under diskussion på mötet; Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att investera i liftsystemanläggning på Hallstaberget till en kostnad på 4,5 mkr.
14 (16) Dnr KS 14/2018 Valärende Styrgrupp Fiskevandringsvägar Beslut Allmänna utskottet beslutar Att välja Jörgen Åslund (ViSKB) och Paul Höglund (C). Ärendebeskrivning På kommunstyrelsen 2018-04-10 valdes ordinarieledamöter till styrgruppen. Beslutades att ersättare skulle väljas på et. Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) föreslår att Jörgen Åslund (ViSKB) och Paul Höglund (C) väljs som ersättare i styrgruppen för Utredningsuppdrag Fiskevandringsvägar.
15 (16) 34 Dnr KS 335/2017 Firmatecknare 2018 - komplettering Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen beslutar Att komplettera firmateckningsrätten för kommunens bank- och plusgirokonton med redovisningsekonom, Patrik Molund. Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Komplettering är markerad med kursivt stil. 1 Kommunens firma tecknas två i förening av: - ordförande Åsa Sjödén - vice ordförande John Åberg - Utskottet för Samhällsutvecklings ordförande Lillemor Edholm - Kommunchef Anna-Sofia Kulluvaara, vid dennes förhinder, HR-Chef Lars-Olov Wengelin - Ekonomichef Niklas Nordén, vid dennes förhinder, Chef Ekonomistyrning Mattias Axelsson Kommunens firmatecknare tecknar firman även när det gäller borgensåtagande. 2 Vid avtal omfattande mer än 10 basbelopp eller EU-projekt ska firman tecknas av två i förening, varav en tjänsteman och en förtroendevald. 3 Firmateckningsrätt för kommunens bank- och plusgirokonton tecknas två i förening av: - Ekonomichef Niklas Nordén - Chef Redovisning, redovisningsenheten Cristina Waaranperä - Chef Ekonomistyrning Mattias Axelsson - Ekonomiassistent, redovisningsenheten kassa Rolf Johansson - Controller leverantörsreskontra, redovisningsenheten Marie Lindqvist - Ekonomikonsult kundreskontra, redovisningsenheten Izabela Bazan - Ekonomiadministratör, redovisningsenheten Jeyachandran Ratnasabapathy - Redovisningsekonom Mikael Andersson - Redovisningsekonom Patrik Molund (nyanställd i januari 2018)
16 (16) Ärendebeskrivning/sammanfattning Kommunstyrelsen utser varje år firmatecknare och personer med teckningsrätt för kommunens bank- och plusgirokonton. Förvaltningen föreslår enligt ovan för att renodla så att förtroendevalda med rätt att teckna firma tillhör kommunstyrelsen. Ersättare för tjänstemännen har lagts till jämfört med tidigare år.