Verktygslådan SMART RAPPORT Aktivitet Datum Årlig utredning 2017-02-15 Organisation Organisatorisk del: Deltagare: Utförare: Barn- och ungdomsverksamheten ingrid.dehnisch@nacka.se,lina.bergelt@nacka.se,anders.lundensporndly@nacka.se,sanna.elmqvist@nacka.se I denna rapport finner du en sammanställning av resultaten från den årliga utredningen. Nuvarande år: SÄKERHET ARBETSMILJÖ KVALITET Åtgärdat Låg risk risk Hög risk risk: Säkerhet Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 1. Minska risken för hot mot personal. 2017-06-15 Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) 2. Minska risken för våld mot personal. 2017-06-14 Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) 2017-06-14 2017-06-14 3. Minska risken för stöld av fysisk egendom. 2017-04-05 gå igenom på resp våningsplan att följa kunder ut. Rutin för polarbussen. 2017-04-04 Riskbedömning egendomsskydd (S) 2017-04-03 4. Minska risken för stöld av information. 2017-04-03 Riskbedömning egendomsskydd (S) 2017-04-03
risk: Arbetsmiljö Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 10. Minska risken för att arbetstidernas förläggning påverkar hälsan negativt hos de anställda. 2017-09-18 Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2017-04-19 5. Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. Kontroll av fuktproblem - checklista Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond städning (S) 6. Minska risken för ljud- och bullerproblem. 7. Minska risken för ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. 8. Minska risken för avsaknad av rätt resurser för de krav som ställs i arbetet. (tid, kompetens, för mycket att göra, etc.) problem för ungdomssamordnarna då de vistas i bullriga miljör. Formgjutna öronskydd Skyddsrond fysisk - ljud/buller (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) 2017-05-11 Riskbedömning vid ensamarbete (S) Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete (S) Rutin när man är kvar sist på arbetsplatsen Rutin vid hembesök 2017-04-19 Högt inflöde Familjemottagning. Lyft till uppdragsgivare. Pga arbetsmiljön har ungdomssamorndarna fått utökad tjänstgöring helger. Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2017-05-08 2017-05-08 2017-05-10 2017-04-12 2017-04-12 2017-04-13 2017-04-19 9. Minska risken för otydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar. 2017-10-02 Genomför medarbetarsamtal Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 2017-10-02 2017-04-19 Tydligare arbetsbeskrivningar 2017-10-02
risk: Kvalitet Åtgärd Ansvarig Deadline Aktivitet Utförare Deadline 11. Minska risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna. 2017-10-18 Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 3: Arbetsprocesser 2017-10-18 12. Minska risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten. 2017-09-20 nya kundenkät utformas med verksamhetsstödet Riskbedömning gällande hantering av synpunkter och klagomål, Del 1: Inlämning 2017-09-20 2017-09-20 Se över webb och knapp för synpunkter för kund 2017-09-20 13. Minska risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter. 14. Minska risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig. 2017-03-22 Riskbedömning gällande tillgänglighet: lokaler och anpassning 2017-10-18 Bör gå igenom med all personal vad kvalitetsarbetet innebär på gruppnivå Riskbedömning av ansvarsfördelning 2017-03-22 2017-10-18 2017-10-18 15. Minska risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter. 2017-10-18 Riskbedömning gällande dokumentation, Del 2: Hantering av dokumentation 2017-10-18 Rutingenomgång: Säkerhet Rutiner Ansvarig Utförare Deadline Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) (S) 2017-10- 18 Gå hem för dagen - checklista (S) 2017-04- 20 Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) 2017-09- 20 Rutingenomgång: Arbetsmiljö Rutiner Ansvarig Utförare Deadline Rutin för ensamarbete (S) 2017-04- 20 Policy - Organisatorisk och social arbetsmiljö (S) Ta del av de organisatoriska och sociala arbetsmiljömålen för verksamheten 2017-09- 12 2017-09- 12 Rutingenomgång: Kvalitet Rutiner Ansvarig Utförare Deadline Synpunktshantering Välfärd samhällsservice 2017-04- 20 Sammanfattning av riskbedömning
Säkerhet - Brottslighet, brand och vattenskador Risk Notering 1. Hur stor är risken för att hot mot personal 3. Hur stor är risken för att våld mot personal 4. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 5. Hur stor är risken för att stöld av information 2. Hur stor är risken för att brandskador 6. Hur stor är risken för att skadegörelse 7. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning Rutiner bör gås igenom på gruppmöte Gå igenom rutiner Rutin att alltid följa klienter ut efter besök. Se över hur vi gör med bussen. Se till att sekretessmaterial inte ligger framme. Säkerhet - Interna oegentligheter Risk Notering 8. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 9. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto 10. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 11. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor
Arbetsmiljö - Organisatorisk & social arbetsmiljö Risk Notering 4. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? 7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar? 9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket övertidsarbete, nattarbete)? 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 5. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 6. Hur stor är risken att kränkande särbehandling förekommer men inte uppmärksammas eller hanteras? (t.ex. mobbning, trakasserier, utfrysning) 8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare? 10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen? 11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press) För få tjänster för att fullt upp kunna fullgöra det förebyggande arbetet som förväntas av vår uppdragsgivare. Tydliggörande av uppdrag, konkretisera innehållet och hur det ska utföras bör ses över lämplig arbetsbelastning se punkt 4
Arbetsmiljö - Fysisk arbetsmiljö Risk Notering 14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation 16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 19. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft 13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stickoch skärskador 15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning 17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 18. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? 20. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? återkommande problem. Kontakt upprättas med nya fastighetsägaren. Ungdomssamordnarna har problem när de vistas i miljöer med mycket buller ( högljudd musik etc). obs! rutiner börs ses över för att inte bli ensam kvar på våning 1 och 2. Låg Låg Pass i bussen bör varieras med paus/promenad Ring H2M för takbelysning hos Familjemottagningen. Arbetsmiljö - Övrigt Risk Notering 21. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet? Kvalitet - Ansvar Risk Notering 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? otydlighet vem som gör vad mellan ledning och medarbetare Kvalitet - Kvalitetssäkring Risk Notering 2. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 3. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? 4. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 5. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? Rutiner bör finnas nedskrivna Kvalitet - Bemötande Risk Notering 6. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? 7. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds?
Kvalitet - Samverkan Risk Notering 8. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 9. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? Kvalitet - Kompetensförsörjning och medverkan Risk Notering 10. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? 11. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 12. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 13. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? 14. Hur stor är risken för att tillfällig personal (t.ex. vikarier och inhyrd personal) inte får relevant och individanpassad introduktion/information (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? 15. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? Kvalitet - Uppföljning Risk Notering 16. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 17. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och åtgärder som förbättrar verksamheten? Kvalitet - Tillgänglighet Risk Notering 18. Hur stor är risken för att verksamhetens lokaler saknar tillgänglighet och anpassning för verksamhetens kunder och andra intressenter? 19. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? skyltar saknas Kvalitet - Avvikelser, fel och brister Risk Notering 20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)?
Kvalitet - Synpunkter och klagomål Risk Notering 21. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? 22. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, åtgärd samt uppföljning)? otydlig synpunktshantering, saknas underwebb Kvalitet - Dokumentation Risk Notering 24. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? 23. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? GW är inte optimalt. Drivs av ledning. Bör informera om registrering för statistik. Kvalitet - Riskhantering Risk Notering 25. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 26. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 27. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts?