Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet

Granskningsrapport Nr. 2017-03 Granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet Granskningsrapport Åstorps kommun Granskningsrapporten är beställd av revisionen i Åstorps kommun genom: Mats Lindskog Jan Hennicks Kristoffer Glinka Mats Dwenger Martina Engberg Antal sidor 19

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund 2 Syfte och revisionsfrågor 2 Avgränsning Granskningen avgränsas till kommunens särskilt riktade insatser mot ungdomsarbetslöshet. Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar berörs översiktligt. 3 Revisionskriterier 3 2.3.1 Lagstiftning 3 Ansvarig nämnd 4 Metod 4 3 Iakttagelser från tidigare genomförd granskning 5 4 Resultat av granskningen 5 Organisation och ansvar 5 Mål och styrdokument 6 4.2.1 Budget 2017 och flerårsplan 2018-2019 6 4.2.2 Nämndernas budgetmål 2017 6 4.2.3 Styrdokument 7 Insatser och samverkan 8 4.3.1 Befintliga insatser för olika åldersgrupper 8 4.3.2 Lokal överenskommelse mellan kommunen och Arbetsförmedlingen 9 4.3.3 Övrig samverkan 9 4.3.4 Arbetsmarknadsinsatser 10 4.3.5 Statistik 12 Utvärdering av måluppfyllelse och insatsernas effekter 14 4.4.1 Mål, ekonomi och verksamhet 14 4.4.2 Intern kontroll 16 5 Slutsats och rekommendationer 16 Svar på revisionsfrågorna 16 Rekommendationer 18

1 Sammanfattning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun genomfört en granskning av kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen syfte och revisionsfrågor är att kommunstyrelsen och berörda nämnder i huvudsak har en ändamålsenlig och tillräcklig styrning och uppföljning för att kunna uppnå målet om minskad arbetslöshet bland ungdomar. Detta synliggörs genom att granskade nämnder har fastställt mål som berör ungas sysselsättning samt att det pågår olika åtgärder och projekt som berör målgruppen i syfte att stimulera egenförsörjning. Det finns även etablerade samverkansforum och lokala överenskommelser som omfattar samverkan såväl internt mellan olika nämnder som med övriga samverkande myndigheter såsom Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Dock saknas konkreta aktiviteter och indikatorer för utvärdering av måluppfyllelse samt dokumenterade processer för utvärdering av de arbetsmarknadsinsatser som erbjuds, något som enligt vår bedömning bör utvecklas i syfte att stärka styrning och uppföljning av arbetet. Avseende bildningsnämndens fullgörande av aktivitetsansvaret enligt skollagen noterar vi förbättringar i jämförelse med revisionens tidigare granskning 2012. Detta genom att mål samt arbetsbeskrivning och handlingsplan för arbetet har utvecklats. Dock bör nämnden säkerställa att verksamhetsuppföljningen återrapporteras två gånger per år till nämnden i enlighet med handlingsplanen. Av vår protokollgranskning kan vi konstatera att så inte har skett. I likhet med föregående granskning saknar vi även en fördjupad analys kring insatsernas resultat på längre sikt med särskilt fokus på lämpliga åtgärder för att få fler unga som omfattas av aktivitetsansvaret att återgå till studier. Mot bakgrund av vår granskning gör vi följande bedömningar: Berörda nämnder bör fortsatt utveckla konkreta mätvärden och aktiviteter avseende de mål som berör ungas sysselsättning. Kommunstyrelsen och bildningsnämnden bör utveckla formerna för analys, utvärdering och uppföljning av de insatser som erbjuds i syfte att säkerställa att erbjudna insatser matchar identifierade behov och får effekt för den enskilde. o o Bildningsnämnden analys bör särskilt fokusera på lämpliga åtgärder i syfte att få fler unga som berörs av aktivitetsansvaret att återgå till studier. Kommunstyrelsen bör utveckla dokumenterade riktlinjer och processer som tydliggör hur arbetsmarknadsinsatserna ska utvärderas. Berörda nämnder bör fortsatt aktivt verka för att samverkan med andra verksamheter och myndigheter, exempelvis Arbetsförmedlingen, utvecklas. Detta i syfte för att säkerställa att målen med överenskommelsen kring minskad ungdomsarbetslöshet efterlevs. 1

Bildningsnämnden bör tillse att de insatser som görs inom ramen för det kommunala aktivitetsansvaret återrapporteras till nämnden två gånger per år i enlighet med handlingsplanen. 2 Inledning/bakgrund Vi har av Åstorps kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens arbete mot ungdomsarbetslöshet. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Statistik från Arbetsförmedlingen visar att antalet ungdomar mellan 18 och 24 år som är öppet arbetslösa ökar. I en rapport från Skolinspektionen framgår att cirka 30 000 ungdomar mellan 16 19 år står utanför gymnasieskolan och går inte heller något introduktionsprogram, det vill säga de är varken inskrivna eller har tagit ut ett fullständigt slutbetyg från gymnasieskolan. Forskning och undersökningar visar att ungdomar som inte genomgår eller hoppar av en gymnasieutbildning löper en större risk än andra att drabbas av sociala problem i vuxen ålder och att vara i arbetslöshet under längre perioder, jämfört med personer som har gymnasieutbildning. Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar som är folkbokförda i kommunen och som har fullgjort sin skolplikt men som inte har fyllt 20 år och varken studerar eller är i arbete. Dessa ungdomar ska erbjudas lämpliga individuella åtgärder som i första hand ska motivera den enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. Arbetsförmedlingen har ansvar för arbetsmarknadsåtgärder. Kommunen har en viktig roll att utifrån ett lokalt perspektiv motverka ungdomars utanförskap på såväl arbetsmarknaden som samhället i stort. Framgångsrika åtgärder i arbetet mot arbetslösheten ger ungdomar möjligheter att bli delaktiga och aktiva i samhällsbyggandet samtidigt som kommunens insatser i form av försörjningsstöd minskar. Kommunens samverkan med Arbetsförmedlingen och andra myndigheter är därmed viktigt i detta avseende för att bäst kunna matcha insatser för målgruppen utifrån identifierade behov. Kommunfullmäktige har i budget 2017 även antagit egna målsättningar för arbetet genom att Fler unga i åldern 18-24 år skall beredas sysselsättning och få stöd i att finna vägar till egen försörjning. Revisionen bedömer utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys att området är angeläget att granska för att förvissa sig om hur berörda nämnder arbetar för att fler unga ska komma i arbete. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen och ansvariga nämnder har en ändamålsenlig och tillräcklig styrning och uppföljning för att kunna uppnå målet om minskad arbetslöshet bland ungdomar. 2

Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Finns nedbrutna mål och riktlinjer som är styrande för arbetet? Utvärderas måluppfyllelse och arbetsmarknadsinsatsernas effekter? Fullgör bildningsnämnden sitt aktivitetsansvar enligt skollagen? Finns ändamålsenliga samverkansformer internt mellan nämnder och med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan kring målgruppen? Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? Avgränsning Granskningen avgränsas till kommunens särskilt riktade insatser mot ungdomsarbetslöshet. Kommunens aktivitetsansvar för ungdomar berörs översiktligt. Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallag (1991:900) Skollag (2010:800) och Skolverkets allmänna råd kring kommunernas aktivitetsansvar Förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörande av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter, 6 kap Kommunala mål och styrdokument (beskrivs närmre under punkt 3) 2.3.1 Lagstiftning 2.3.1.1 Kommunallagen (KL 1991:900 kap 6, 7) I KL 6 kap 7 fastslås att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2.3.1.2 Skollagen (SFS 2010:800 kap 29, 9) och Skolverkets allmänna råd Enligt SFS 29 kap 9 ska hemkommunen löpande under året hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som har fullgjort sin skolplikt men inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskola eller gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning är sysselsatta (aktivitetsansvar). Hemkommunen har i uppgift att erbjuda lämpliga individuella åtgärder för de ungdomar som berörs av aktivitetsansvaret. Åtgärderna ska i första hand syfta till att motivera den 3

enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. Kommunen har ett ansvar att ha en aktiv relation med de ungdomar som omfattas av lagen. För att möjliggöra en utvärdering ska kommunens insatser dokumenteras skriftligt. Kommunen är också skyldig att föra ett register över de ungdomar som omfattas av ansvaret. I Skolverkets allmänna råd för kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar 1, sammanfattas kommunernas ansvar för målgruppen i bilden till höger. 2.3.1.3 Förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörande av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar Hemkommunen får endast behandla personuppgifter om de ungdomar som omfattas av en kommuns skyldighet enligt 29 kap. 9 Skollagen. Förutom personuppgifter avser registret dokumentation kring tidigare, nuvarande och framtida sysselsättning i form av utbildning, arbete, annan tjänstgöring eller aktivitet, och, om det är aktuellt med någon individuell åtgärd, åtgärdens innehåll, tidpunkten när åtgärden inleds och upphör, samt orsaken till att den upphör. 2.3.1.4 Lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter Enligt lagen om vissa kommunala befogenheter 6 kap 2 får kommuner, efter överenskommelse med Arbetsförmedlingen, anordna aktiviteter för deltagare i arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen och bildningsnämnden. Granskningen berör även socialnämnden och den samverkan som finns mellan ansvariga nämnder kring målgruppen vid ungdomars behov av försörjningsstöd och andra sociala stödinsatser. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av relevanta mål samt styr- och policydokument som berör insatser för ökad sysselsättning samt rutiner och handlingsplaner kopplat till bildningsnämndens aktivitetsansvar. Intervjuer med ansvarig chef och berörda tjänstemän inom kommunens arbetsmarknadsenhet Activa, verksamhetschefen för Individ- 1 Skolverkets allmänna råd med kommentar Kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar, 2016 4

och familjeomsorg/funktionshinderverksamhet samt rektor, biträdande rektor, praktiksamordnare och SYV inom vuxenutbildningscentrum. Rapporten är saklighetsgranskad av samtliga intervjuade. 3 Iakttagelser från tidigare genomförd granskning I januari 2012 genomfördes en granskning av det kommunala uppföljningsansvaret för ungdomar i Åstorps kommun. Granskningen utmynnade i bedömningen att bildningsnämnden hade en svag styrning och uppföljning av det kommunala uppföljningsansvaret. Det saknades mål, direktiv och en fortlöpande uppföljning från nämndens sida. Däremot kunde det konstateras att ett operativt arbete pågick inom förvaltningsorganisationen, som i stort sett bedömdes vara fungerande. Granskningen gjorde iakttagelsen att det saknades politiskt antagna styrdokument för kommunens arbete med uppföljningsansvaret. Det saknades även en formaliserad arbetsbeskrivning för bildningsförvaltningens interna arbete och för samverkan mellan olika berörda verksamheter. Vid tidpunkten för granskningen saknades även en analys kring insatsernas resultat på längre sikt. 4 Resultat av granskningen Organisation och ansvar Av kommunstyrelsens reglemente 2 framgår att kommunstyrelsen utgör kommunens arbetslöshetsnämnd. Kommunens arbetsmarknadsenhet, Activa, är organiserad under avdelningen Arbete och Tillväxt inom kommunstyrelseförvaltningen, som ligger under kommunstyrelsen. Enligt bildningsnämndens reglemente 3 har nämnden det övergripande ansvaret att fullgöra kommunens uppgifter enligt Skollagen. Ansvaret för det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) är således organiserat under bildningsnämnden inom ramen för vuxenutbildningen 4. I socialnämndens reglemente 5 framgår att nämnden ansvarar för sociala insatser anpassade till individens behov, så som exempelvis beslut om försörjningsstöd. 2 Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-09-29 134. Senast reviderad 2015-12-14 193. 3 Beslutat av Kommunfullmäktige 2015-12-14 193. 4 Bilaga 3 i Lokal överenskommelse mellan Åstorps kommun och Arbetsförmedlingen om samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten. 5 Beslutat av Kommunfullmäktige 2010-10-06. Reviderad 2011-08-29 98. 5

Mål och styrdokument 4.2.1 Budget 2017 och flerårsplan 2018-2019 I kommunfullmäktiges budget för 2017 specificeras fem fokusområden med underliggande mål. Ett av fokusområdena gäller Fler i arbete och fler företag med ett underliggande mål som direkt berör ungdomsarbetslöshet: Fler unga i åldern 18-24 skall beredas sysselsättning och få stöd i att finna vägar till egen försörjning. Nämnderna har med utgångspunkt i kommunfullmäktiges mål tagit fram nämndmål som berör ungas sysselsättning, se nedan. 4.2.2 Nämndernas budgetmål 2017 Kommunstyrelsen har i budget 2017 beslutat om ett mål som riktar sig specifikt mot ungas sysselsättning: Fler unga i åldern 18-24 skall beredas sysselsättning och få stöd i att finna vägar till egen försörjning via samarbetsprojekt. Kommunstyrelsen har i nämndsplanen för 2017 6 angett aktiviteter och mätetal som ska utgöra grunden för bedömning av måluppfyllelse. Enligt chefen för arbetsmarknadsenheten har aktiviteter för målgruppen utvecklats under året, bland annat att alla unga som ingår i Activas insatser ska erbjudas praktik. Mot samma bakgrund har bildningsnämnden tagit beslut om två mål specifikt riktade mot ungas sysselsättning 7 : Fler unga i åldern 18-24 skall beredas sysselsättning. Följa upp samtliga individer i åldern 16-20 som inte går på gymnasiet. I nämndsplanen 8 för perioden 2015-2017 beskrivs ungdomars sysselsättnings som ett fokusområde med tillhörande mätvärden. Konkreta aktiviteter för hur målen ska uppnås för den berörda målgruppen saknas dock. Socialnämnden har tagit beslut om följande mål: Fortsatt arbete med genomförandeplaner för försörjningsstödtagare i samarbete med Activa, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan med målet att den enskilde ska bli självförsörjande. Anställa ungdomar under veckoslut inom äldrevården och gruppboenden som ett led i att marknadsföra vårdyrkena och underlätta framtida rekryteringsbehov. 6 Mål KSF 2017 daterad 2017-04-04. 7 Bildningsnämndens nämndsplan 2015-2018, daterad 2015-03-31. 8 Bildningsnämndens nämndsplan 2015-2017 daterad 2014-08-06. 6

I nämndsplanen för 2017 9 beskrivs ungdomars sysselsättnings som ett fokusområde, dock saknas likt bildningsnämnden, konkreta aktiviteter för hur målen ska uppnås för den berörda målgruppen. Även mätetal och målvärden som ska utgöra grunden för bedömning av måluppfyllelse saknas. Av intervjuerna framgår att arbete pågått under året att utveckla och systematisera målstyrningsarbetet med stöd av kvalitet- och uppföljningssystemet Stratsys. 4.2.3 Styrdokument Bildningsnämnden har upprättat en handlingsplan för det kommunala aktivitetsansvaret 10 som beskriver det nationella uppdraget, målsättningen, riktlinjer och rutiner samt på vilket sätt uppföljning och utvärdering ska ske. Nedan följer målsättningen för uppdraget: Att kontakta samtliga ungdomar som fullgjort sin skolplikt men inte fyllt 20 år och inte fullföljt utbildning på nationellt program i gymnasieskola. Samtliga av de unga i målgruppen som sökt till nationella program men inte blivit antagna, kallas till ett vägledningssamtal senast en vecka efter det att KAA-handläggaren fått kännedom om att den unga inte blivit antagen på ett nationellt program. Samtliga unga i målgruppen som avbryter ett nationellt program ska kallas till ett väglednings- och motivationssamtal senast en vecka efter det att KAAhandläggaren fått kännedom om avbrottet. Att erbjuda 100 % av ovanstående ungdomar lämpliga individuella åtgärder som i första hand syftar till att motivera den enskilde att påbörja eller återuppta en utbildning. De ungdomar som inte svarar på kallelsen ska fortsätta kallas minst en gång per månad. Nämnden har även tagit fram en arbetsbeskrivning som stöd för uppdraget. Vad gäller arbetsmarknadsenheten finns en dokumenterad arbetsprocess för arbetet med arbetslösa ungdomar samt framtagna arbetsbeskrivningar och checklistor som utgör stöd i enhetens arbete och i de olika projekt som bedrivs. Dock saknas vid tidpunkten för granskningen dokumenterade arbetsprocesser för hur Activas insatser ska utvärderas. Inom socialförvaltningen finns riktlinjer för utbetalning av ekonomiskt bistånd. I dem framgår bland annat att alla som har försörjningsstöd ska ha en handlingsplan som är upprättad tillsammans med socialsekreterare. Handlingsplanen ska utgöra en planering för hur vägen till självförsörjning ska se ut. 9 Beslutad 2016-03-14 33. 10 Senast reviderad 2016-10 7

Insatser och samverkan 4.3.1 Befintliga insatser för olika åldersgrupper Åldersgruppen 16-19 år Det kommunala aktivitetsansvaret är den mer omfattande insatsen för personer som fullgjort sin skolplikt men inte fyllt 20 år och inte fullgjort sin utbildning på nationellt program i gymnasieskolan. Prioriteringen är att erbjuda ungdomar inom målgruppen i första hand utbildning och i andra hand övriga åtgärder (exempelvis praktik, motivations- och vägledningssamtal samt förmedling av kontakter med externa aktörer). Samverkan sker framförallt med Arbetsförmedlingen. För att säkerställa att samtliga ungdomar i målgruppen följs upp jämförs KIR (kommuninvånarregistret) med IKE-systemet (elevinformationssystem). SYV vid vuxenutbildningscentrum kallar samtliga ungdomar som faller under aktivitetsansvaret till ett vägledningssamtal. Detta sker brevledes. Om kommunen inte får svar sker kompletterande uppföljningar i form av telefonsamtal eller vid behov genom hembesök eller annan uppsökande verksamhet etc. Vid vägledningssamtalet erbjuds i första hand en planering för fortsatta studier och i andra hand övriga aktiviteter. En individuell studieplan upprättas enligt uppgift för varje ungdom. Utgångspunkten är enligt de intervjuade att erbjuda individuella lösningar och anpassningar i syfte att först få eleven att återuppta sina studier. Om det krävs andra motiverande insatser kan praktikplats erbjudas som en del av planerade studier. Inom vuxenutbildningscentrum finns en praktiksamordnare som ansvarar för arbetet. Enligt de intervjuade anges det inte vara svårt att hitta lämpliga praktikplatser. Enligt de intervjuade följs individer som omfattas av KAA upp löpande. Detta sker genom samtal och löpande dokumentation kring insatser och vidtagna åtgärder. Var åttonde vecka sker en uppföljning av alla elever som går språkintroduktion och som även har en social insats genom socialtjänsten. Detta i syfte att fånga upp eventuella förändringar eller utvecklingsbehov hos eleverna. Vid ytterligare stödbehov och riktade insatser kopplas elevhälsoteamet in. Det uppges även finnas ett gott samarbete med personal på HVB-hem och gode män kring de nyanlända elever som går på språkintroduktion och som ingår i målgruppen. Enligt de intervjuade finns en etablerad samverkan med Activa och Arbetsförmedlingen kring de insatser som de kan erbjuda för målgruppen, men även med socialförvaltningen avseende de barn som har sociala insatser. Rektor för vuxenutbildningen tillsammans med bildningschefen träffar kontinuerligt representanter från Activa och Arbetsförmedlingen för att diskutera gemensamma frågeställningar. Inom ramen för den lokala överenskommelsen mellan kommunen och Arbetsförmedlingen (se punkt 4.3.2) har man gemensamt identifierat framtida behov av insatser inom KAA, bland annat uppsökande verksamhet för de ungdomar som inte deltar i någon aktivitet och förebyggande insatser på gymnasieskolan för elever som riskerar att avbryta sin utbildning. 8

Åldersgruppen 18-24 år Enligt den lokala överenskommelsen (se punkt 4.3.2) är det Arbetsförmedlingen, som har det arbetsmarknadspolitiska uppdraget, och är därmed ytterst ansvarig för arbetslösa ungdomar i åldern 18-24 år. Arbetsförmedlingen erbjuder olika arbetsmarknadspolitiska insatser beroende på vilket behov den arbetssökande har. Exempel på aktiviteter som bedrivs i samverkan mellan kommunen och Arbetsförmedlingen för berörd åldersgrupp såväl inom som utom jobb- och utvecklingsgarantin, är exempelvis Ungdomsprojektet (Steget) och Ung Kraft (se punkt 4.3.4). 4.3.2 Lokal överenskommelse mellan kommunen och Arbetsförmedlingen Grunden för samverkan kring unga sysselsättning utgörs av den lokala överenskommelsen som tecknats mellan Åstorps kommun och Arbetsförmedlingen. Syftet med samverkan är att utifrån lokala behov långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet. Överenskommelsen innehåller långsiktiga och kortsiktiga mål för olika åldersgrupper samt redovisning av befintlig verksamhet. Överenskommelsen gäller fr.o.m. 151231 med en ömsesidig uppsägningstid om 6 månader. Enligt uppgift pågår en översyn av överenskommelsen. Under 2016 har kommunen och Arbetsförmedlingen enligt de intervjuade förbättrat samarbetet kring unga tillhörande KAA genom att en gemensam plan har tagits fram för att ungdomarna ska få rätt insats i tid. Utbildningskontrakt är också ett exempel på hur samverkan har utvecklats under det senaste året, som innebär att ungdomar ingår i ett utbildningskontrakt med målet att höja utbildningsnivån på sikt. 4.3.2.1 Delegationen för unga och nyanlända till arbete (Dua) Den lokala överenskommelsen tillkom på initiativ av Delegationen för unga och nyanlända till arbete (Dua). Dua erbjuder stöd till kommuner och Arbetsförmedlingen i arbetet att utveckla samverkan kring ungas etablering. Det lokala arbetet inom ramen för Dua leds av en styrgrupp. Styrgruppen består i grunden av representanter för Arbetsförmedlingen och kommunerna Åstorp, Klippan, Bjuv och Perstorp. Styrgruppen består av sektionschefer från Arbetsförmedlingen, chefer från arbetsmarknadsenheterna i respektive kommun samt rektorer och/eller verksamhetschefer för vuxenutbildningen och andra berörda skolformer. Styrgruppen träffas ett flertal tillfällen per år i syfte att följa upp verksamheten och tydliggöra utvecklingsområden för respektive arbetsgrupp. Arbetsgruppen i Åstorps kommun består av representanter för Arbetsförmedlingen, arbetsmarknadsenheten och vuxenutbildningen. Arbetsmarknadsenheten återrapporterar i första hand till personalutskottet (arbetsutskott till kommunstyrelsen). 4.3.3 Övrig samverkan Kommunchef och kommunalråd träffar kontinuerligt Arbetsförmedlingens lokala ledning i Åstorp för att utbyta information. 9

Inom Familjen Helsingborg finns en strategisk samverkansgrupp där chefer från olika områden inom arbetsmarknad, vuxenutbildning och flyktingverksamhet deltar i syfte att diskutera gemensamma frågeställningar och driva metodutveckling i olika gemensamma frågor. Ett exempel på projektsamverkan inom Familjen Helsingborg är projektet Jag kan som syftar till att stärka samverkan mellan kommunernas arbetsmarknadsenhet och vuxenutbildning. Vid behov finns möjlighet att anordna ett trepartsmöte där representanter från såväl Activa som Arbetsförmedlingen och socialtjänsten eller vuxenutbildningen som samverkar kring den enskilde kan träffas. Syftet är att utarbeta en gemensam handlingsplan för den arbetssökandes framtida planering. 4.3.4 Arbetsmarknadsinsatser Exempel på olika aktörer inom Åstorps kommun som bidrar till kommunens målsättning att få fler unga i sysselsättning, beskrivs nedan. Arbetsmarknadsenheten Arbetsmarknadsenheten bedriver via Activa olika verksamheter som är inriktade på att erbjuda arbetsträning, arbetsprövning och jobbcoachning. Målgruppen är individer som står till arbetsmarknadens förfogande samt individer som är i behov av rehabilitering. Socialtjänsten, vuxenutbildningen, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan har möjlighet att hänvisa individer till Activas insatser om dessa matchar individens/den arbetssökandes behov. Längden på insatserna varierar men kan vara mellan 3-6 månader upp till 1 år. Den instans som remitterar individen till Activa styr hur länge insatsen ska vara. Arbetsmarknadsenheten har sedan ett antal år tillbaka en överenskommelse med Arbetsförmedlingen 11 kring ett ungdomsprojekt. Inriktningen är att erbjuda vägledning, coachning och praktik för ungdomar i syfte att nå vidare studier eller arbete. Projektet omfattar 12 veckor och intag sker löpande. Totalt finns 15 platser. Under Activa finns även projektet Ung Kraft som genomförs och finansieras med stöd av Arbetsförmedlingen. Projektet vänder sig speciellt till långtidsarbetslösa ungdomar som erbjuds möjlighet att under ett år arbeta på en kommunal arbetsplats. Detta i syfte att därefter vidareutbilda sig eller få annat arbete genom ökad arbetslivserfarenhet. Därtill pågår ett projekt inom kommunen benämnt Enkla jobb där syftet är att arbetssökande Åstorpsbor ska få stöd och möjlighet till anställning i någon av Åstorps kommuns verksamheter. Enligt chefen för arbetsmarknadsenheten pågår insatser för att få fler av kommunens förvaltningar att nyttja möjligheten till Enkla jobb. Enligt de intervjuade finns väl upparbetade kontaktytor med Arbetsförmedlingen och kommunens övriga förvaltningar och samverkan bedöms fungera väl. Chefen för arbetsmarknadsenheten anger vikten av kontinuerlig dialog med samverkande parter samt en flexibilitet i verksamheten så att insatser kan matchas utifrån de behov som identifieras. 11 Activa erhållet ett fast anslag från Arbetsförmedlingen som finansierar projektet. Utformningen beror på målgruppens belägenhet och behov. 10

Söderåsens samordningsförbund (Finsam) Finsam är ett finansiellt samordningsförbund mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Region Skåne, Bjuvs kommun och Åstorps kommun. Samordningen ska syfta till att underlätta en effektiv resursanvändning där de lokala aktörerna ges bättre möjlighet att prioritera gemensamma insatser för målgruppen. Individer med behov av samordnad rehabilitering erbjuds genom Finsam en individuell handlingsplan där de aktörer som samverkar kring individen gemensamt kan utforma insatser och lösningar i syfte att individen ska nå egenförsörjning. Inom Finsam finns en utvecklingsgrupp som består av representanter för Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Region Skåne, vuxenutbildningen, socialförvaltningen och arbetsmarknadsenheten. Huvuduppdraget är att presentera förslag på lösningar av gemensamma problem där individen har kontakt med två eller flera myndigheter. Inom ramen för Finsam drivs projektet Ungsam. Syftet med projektet är att motverka ungdomars (18-29 år) utanförskap genom att erbjuda individuella insatser för att främja vägen till egenförsörjning. Åstorps kommun står som huvudman för projektet och nära samarbete sker enligt de intervjuade med Region Skåne samt Försäkringskassan. Projektet omfattar ca 15 ungdomar åt gången där intagning sker kontinuerligt. Socialförvaltningen ekonomiskt bistånd Som grund för utbetalning av försörjningsstöd kan socialförvaltningen, i det fall individen är arbetsför, fatta beslut om en insats genom ungdomsprojektet på Activa. Vid hinder som exempelvis psykiska diagnoser kan socialförvaltningen hänvisa individen till Finsams insats Ungsam. Vuxenutbildningscentrum Vuxenutbildningen erbjuder kurser samt studievägledning för de elever som vill läsa vidare eller komplettera nuvarande betyg. Vuxenutbildningen samverkar med arbetsmarknadsenheten vad gäller de ungdomar som berörs av KAA. Näringslivsenheten Näringslivsenheten samverkar aktivt med såväl arbetsmarknadsenheten, grundskolorna och vuxenutbildningen i Åstorps kommun. Näringslivsenheten har även ett nära samarbete med företagen i kommunen och i Skåne Nordväst, genom ett etablerat samarbete inom Familjen Helsingborg. Exempel på näringslivsenhetens insatser för ungas sysselsättning är bland annat yrkescaféer, företagsbesök och projektet Ungt företagande. 11

Personalenheten Genom personalenheten erbjuder kommunen ett 20-tal skolungdomar sommarjobb per år. 4.3.5 Statistik Aktivitetsansvaret Av den lokala överenskommelsen mellan Åstorps kommun och Arbetsförmedlingen 12, framgår att under hösten 2015 och våren 2016 ingick 21,8 % av ungdomarna i åldersgruppen 16 19 år i Åstorps kommun i det kommunala aktivitetsansvaret. Antalet ungdomar som var inskrivna i KAA per december 2016 var 170 stycken. Under perioden augusti till december 2016 har bildningsförvaltningen arbetat med totalt 205 olika ungdomar inom ramen för KAA, i ett kontinuerligt in- och utflöde. Per maj 2017 var 183 ungdomar inskrivna i KAA. Totalt har förvaltningen arbetat med 216 ungdomar under perioden januari-maj 2017. Ungdomars sysselsättning under KAA i Åstorps kommun - uppföljning per maj 2017 3% 10% Introduktionsprogram 12% Kommunal vuxenutbildning I arbete 6% 3% 3% 3% 60% Arbetsförmedlingens insatser Annan sysselsättning Andra studier Okänd Ej i sysselsättning Av diagrammet ovan framgår att 110 ungdomar påbörjat studier vid introduktionsprogrammet, 5 har påbörjat studier vid kommunal vuxenutbildning, 6 har fått arbete, 5 är i insatser i Arbetsförmedlingens regi, 11 är i annan sysselsättning (exempelvis Ungsam, annan placering), 23 har påbörjat andra studier (exempelvis folkhögskola eller extra år på grundskolan), 6 är okända (går inte att nå) och 18 är ej i sysselsättning. 12 Avseende samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten. 12

Antalet arbetslösa, inskrivna via Arbetsförmedlingen Nedan redovisas statisk över antalet arbetssökande i kommunen som helhet samt för åldersgruppen 18-24 år per juli 2017. Statistiken är hämtad från Arbetsförmedlingen i Åstorps kommun. Av bilden ovan framgår att antalet inskrivna ungdomar hos Arbetsförmedlingen som saknar sysselsättning har ökat något under 2017 i jämförelse med samma period föregående år (en ökning med 26 personer). 13

Activa Under perioden januari till sista juni 2017 var 98 personer inskrivna på arbetsmarknadsenheten. Under perioden avslutades 53 deltagare (54 %), varav 43 var i åldern 25-65 år och 10 var 16-24 år 13. Av de avslutade deltagarna i åldern 16-24 år gick 4 till arbete och 2 tillbaka till anvisad part (exempelvis socialförvaltningen eller Arbetsförmedlingen). Under motsvarande period var 35 individer inskrivna i Activas ungdomsprojekt. Av dessa gick 10 vidare till arbete, 3 till utbildning och 8 till praktik (varav två fick jobb på praktikplatsen). För motsvarande period deltog 11 ungdomar i projektet Ung Kraft. Av dessa avslutades 5 i jobb, 2 i studier, en avslutades på egen begäran och 3 var fortfarande aktiva vid periodens slut. Försörjningsstöd Under juli månad 2017 erhöll 212 hushåll i Åstorps kommun ekonomiskt bistånd och dessa hushåll omfattade 291 individer. I dessa hushåll fanns 198 barn under 17 år. Nedan framgår sammanställning över utbetalt försörjningsstöd (inkluderar både försörjningsstöd samt flyktingverksamhet) för perioden januari-juli 2017: Jan Feb Mars April Maj Juni Tot Försörjningsstöd, utbetalt -965-1 207-1 578-1 405-1 440-1 538-8 135 Av tabellen framgår att försörjningsstödet ökat under perioden. Utvärdering av måluppfyllelse och insatsernas effekter 4.4.1 Mål, ekonomi och verksamhet Uppföljning av verksamhetsmål och ekonomi sker i samband med delårs- och årsbokslut. I årsredovisningen för 2016 görs en uppföljning av respektive nämndsmål. Av både kommunstyrelsens och bildningsnämndens årsredovisning går att utläsa en hög måluppfyllelse avseende målen gällande ungas sysselsättning. Socialnämnden rapporterar att måluppfyllelsen är påbörjad. Efter dokumentstudier kan det dock konstateras att samtliga granskade nämnder utvärderar sin måluppfyllelse utifrån aktiviteter som inte är angivna i respektive nämnds nämndsplan (se stycke 3.2.2). 13 Dessa ungdomar är inskrivna på Activa men deltar varken i Ung Kraft eller ungdomsprojektet. 14

4.4.1.1 Aktivitetsansvaret Inom ramen för granskningen har vi tagit del av den senaste utvärderingen av KAA som genomfördes i maj 2017. Enligt utvärderingen bedöms verksamheten ha uppnått målen för 87 % av ungdomarna i målgruppen. För att nå en större andel av ungdomarna har verksamheten påbörjat uppsökande insatser för ungdomar med okänd sysselsättning. Verksamheten ser även ett ökat behov av att all personal arbetar motiverande med målgruppen. För att uppnå detta planeras fortbildningsinsatser under hösten 2017 och våren 2018. Enligt handlingsplanen för aktivitetsansvaret ska bildningsförvaltningen rapportera situation och status till bildningsnämnden vid två tillfällen per år (december och juni). Efter protokollgranskning kan vi konstatera att detta inte har skett varken under sammanträdet i december 2016 eller juni 2017. Enligt uppgift från förvaltningschefen kommer en redovisning av KAA att presenteras för bildningsnämnden vid deras oktober-sammanträde. Uppföljning av nämndens mål som är kopplade till KAA följs upp inom ramen för nämndens övriga måluppföljning i samband med delårs- och årsbokslut. Rektorn för vuxenutbildningen har även enligt uppgift informerat nämnden under våren om kommunens vuxenutbildning där även arbetet med KAA behandlades. Förvaltningen ska även enligt handlingsplanen kontinuerligt göra avstämningar med socialförvaltningen och Arbetsförmedlingen angående de unga som ingår i aktivitetsansvaret och som är aktuella för Arbetsförmedlingens åtgärder. Av intervjuerna framgår att så görs löpande genom de samverkansforum som finns mellan parterna. Handlingsplanen anger att handläggaren för KAA i Åstorps kommun ska kontaktas då det finns risk för avbrott för elever som är skrivna i Åstorp men studerar på gymnasieskola i en annan kommun. Av intervjuerna kan konstateras att så alltid inte sker även om SYV har en kontinuerlig kontakt med utbildningsanordnare i andra kommuner. Detta har framförallt gällt de fristående skolorna. Inom Familjen Helsingborg har ett gemensamt grepp tagits i syfte att få bättre information från de fristående skolorna kring de elever som väljer att avsluta pågående utbildning. 4.4.1.2 Arbetsmarknadsinsatser Enligt intervjuerna ansvarar Activa tillsammans med Arbetsförmedlingen för att kontinuerligt följa upp de samverkande insatser som sker. På individnivå är fokus att mäta och utvärdera basala kompetenser såsom samarbetsförmåga, punktlighet, bemötande, noggrannhet med utgångspunkt från en handlingsplan som tagits fram för respektive individ. Under 2016 har 44 ungdomar som anvisats till ungdomsprojektet avslutats och 57 % har uppnått målet med arbete eller utbildning efter avslutad insats. Under 2016 har 9 ungdomar varit aktiva i projektet Ung Kraft. 5 ungdomar har avslutats under året, varav 80 % fortsatt arbeta eller gått vidare till studier efter avslut i projektet. Insatserna inom ramen för Finsams projekt Ungsam utvärderas enligt uppgift kontinuerligt där återkoppling sker till berörd part inom kommunen. 15

Vid protokollgranskning framgår att chefen för arbetsmarknadsenheten har informerat personalutskottet i maj 2017 14 om hur kommunen arbetar och kan utveckla arbetet med Enkla jobb. 4.4.2 Intern kontroll Vid granskning av bildningsnämndens och kommunstyrelsens interna kontrollplaner för 2017 kan det konstateras att kontrollmoment relaterade till aktivitetsansvaret och arbetsmarknadsenheternas insatser saknas. Enligt socialnämndens interna kontrollplan för 2017 är ett av kontrollmomenten att kontrollera ifall det finns handlingsplaner för varje ärende som berör försörjningsstöd. Internkontrollen som gjordes hösten 2016 visade på att handlingsplaner fanns i 44 % av granskade pågående ärenden. 5 Slutsats och rekommendationer Svar på revisionsfrågorna Finns nedbrutna mål och riktlinjer som är styrande för arbetet? Utifrån granskningen kan vi konstatera att kommunfullmäktige har tagit fram ett fokusområde som berör sysselsättning med ett underliggande mål som direkt berör ungas sysselsättning. I linje med kommunfullmäktiges mål har både kommunstyrelsen och bildningsnämnden tagit fram specifika nämndmål som berör ungas sysselsättning. Socialnämnden har tagit fram ett nämndmål som generellt berör arbetsmarknadsinsatser och ett som är specifikt riktat mot unga. Utifrån genomförd dokumentgranskning kan vi konstatera att samtliga nämnders nämndsplaner för 2017 saknar konkreta mätvärden och aktiviteter kring målen ovan. Aktiviteter kopplade till nämndmålen finns dock angivna i årsredovisningen 2016, vilket indikerar att sådan aktiviteter finns framtagna. Vår bedömning är att aktiviteter samt indikatorer för utvärdering av måluppfyllelse bör utvecklas och specificeras i respektive nämndsplan i syfte att skapa en enhetlig struktur och systematik i målarbetet. Bildningsförvaltningen och socialförvaltningen har tagit fram riktlinjer som är styrande för arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret och vid utbetalning av ekonomiskt bistånd. Vi ser det som positivt att bildningsförvaltningen har utvecklat mål samt en handlingsplan och arbetsbeskrivning för aktivitetsansvaret, en noterad förbättring från föregående granskning. Dock saknas likt tidigare, politiskt antagna dokument för kommunens arbete med aktivitetsansvaret. Vad gäller arbetsmarknadsenheten saknas vid granskningstillfället dokumenterade riktlinjer och processer för hur erbjudna insatser ska utvärderas. Detta bör enligt vår bedömning utformas för att stärka 14 Kommunstyrelsens personalutskott, 2017-05-18, KsPu 23 16

kommunstyrelsens styrning och uppföljning av verksamheten och av de insatser som görs. Utvärderas måluppfyllelse och arbetsmarknadsinsatsernas effekter? Måluppfyllelsen utvärderas för samtliga nämnder i delårs- och årsbokslut, dock går det utifrån den senaste utvärderingen (vid granskningstillfället, årsredovisningen 2016) inte att utläsa på vilka grunder bedömningarna görs med utgångspunkt från de iakttagelser vi angivit ovan. Vad gäller de arbetsmarknadsinsatser som erbjuds inom ramen för Activa genomförs enligt uppgift kontinuerliga uppföljningar. Detta sker såväl på individnivå som tillsammans med Arbetsförmedlingen för att säkerställa att erbjudna insatser matchar identifierade behov. Vid granskningstillfället saknas dock en dokumenterad utvärdering och uppföljning av arbetsmarknadsinsatsernas effekter, något som enligt vår bedömning bör utvecklas för att stärka styrningen och uppföljningen av arbetet. Fullgör bildningsnämnden sitt aktivitetsansvar enligt skollagen? Enligt skollagen är hemkommunen skyldig att löpande hålla sig informerade om hur ungdomar som faller inom aktivitetsansvaret är sysselsatta samt vid behov erbjuda lämpliga individuella åtgärder. Kommunen är även skyldig att föra register över de ungdomar som omfattas av ansvaret. Utifrån vår granskning kan vi konstatera att det finns etablerade rutiner för det kommunala aktivitetsansvaret och formaliserade samverkansforum med övriga förvaltningar och aktörer såsom Arbetsförmedlingen. Insatser dokumenteras och förvaltningen för ett register över de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret. Vid jämförelse med tidigare granskning, bedömer vi att arbetet har förstärkts genom att mål, styrdokument och handlingsplaner utarbetats. Utifrån den senaste utvärderingen av KAA (maj 2017) framgår att en kartläggning gjorts av de åtgärder som erbjudits ungdomar som ingår i aktivitetsansvaret. Dock saknas enligt vår bedömning en fördjupad analys avseende utfallet samt identifiering av förbättringsområden och förslag på åtgärder, vilket enligt handlingsplanen ska framgå. I likhet med föregående granskning saknar vi även en analys kring insatsernas resultat på längre sikt där fokus särskilt bör vara kring lämpliga åtgärder för att få fler unga som omfattas av aktivitetsansvaret att återgå till studier. I enlighet med bildningsnämndens handlingsplan för aktivitetsansvaret ska utvärdering av de verksamheter som faller under ansvaret utvärderas två gånger per år (juni och december). Den senaste uppföljningen som vi tagit del av är daterad maj 2016. Efter genomförd protokollgranskning av bildningsnämndens protokoll för december 2016- augusti 2017 kan vi konstatera att aktivitetsansvaret inte har behandlats på något av sammanträdena under perioden, något som ska göras enligt handlingsplanen. 17

Mot bakgrund av ovan bedömer vi att nämnden i huvudsak fullgör sitt aktivitetsansvar enligt skollagen, men att nämnden bör stärka sin analys samt styrning och uppföljning av aktivitetsansvaret för att tillse att utvärderingen även återrapporteras till nämnden. Finns ändamålsenliga samverkansformer internt mellan nämnder och med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan kring målgruppen? Kommunstyrelsen och socialnämnden har fattat beslut om nämndsmål som berör att insatser kring ungas sysselsättning ska ske i samverkan med övriga berörda parter. Åstorps kommun och Arbetsförmedlingen har upprättat en lokal överenskommelse i syfte att minska ungdomsarbetslösheten. Kommunen ingår även i Finsam som finansierar projektet Ungsam, som riktar sig direkt till målgruppen. Inom ramen för Finsam samverkar Åstorps kommun utöver Arbetsförmedlingen även med Försäkringskassan, Region Skåne samt Bjuvs kommun för att fånga upp individer i målgruppen. Ung kraft är ytterligare ett exempel på formaliserad samverkan som sker mellan arbetsmarknadsenheten, Arbetsförmedlingen och fackliga organisationer. Vi bedömer att det finns ändamålsenliga samverkansforum mellan nämnderna och Arbetsförmedlingen och övriga samverkande myndigheter kring målgruppen. Är återrapporteringen till nämnden tillräcklig? Efter protokollgranskning av bildningsnämndens, kommunstyrelsens och socialnämndens protokoll för december 2016-augusti 2017 kan det konstateras att varken aktivitetsansvaret eller de insatser som erbjuds inom ramen för Activa har behandlats på något av sammanträdena under perioden. Vad gäller Activa har chefen för arbetsmarknadsenheten informerat om pågående insatser vid personalutskottets sammanträde i maj 2017. På så vis gör vi bedömningen att återrapporteringen till berörda nämnder inte är fullt tillräcklig och därmed kan stärkas. Rekommendationer Mot bakgrund av vår granskning gör vi följande bedömningar: Berörda nämnder bör fortsatt utveckla konkreta mätvärden och aktiviteter avseende de mål som berör ungas sysselsättning. Kommunstyrelsen och bildningsnämnden bör utveckla formerna för analys, utvärdering och uppföljning av de insatser som erbjuds i syfte att säkerställa att erbjudna insatser matchar identifierade behov och får effekt för den enskilde. o o Bildningsnämnden analys bör särskilt fokusera på lämpliga åtgärder i syfte att få fler unga som berörs av aktivitetsansvaret att återgå till studier. Kommunstyrelsen bör utveckla dokumenterade riktlinjer och processer som tydliggör hur arbetsmarknadsinsatserna ska utvärderas. 18

Berörda nämnder bör fortsatt aktivt verka för att samverkan med andra verksamheter och myndigheter, exempelvis Arbetsförmedlingen, utvecklas. Detta i syfte för att säkerställa att målen med överenskommelsen kring minskad ungdomsarbetslöshet efterlevs. Bildningsnämnden bör tillse att de insatser som görs inom ramen för det kommunala aktivitetsansvaret återrapporteras till nämnden två gånger per år i enlighet med handlingsplanen. KPMG, dag som ovan Ida Brorsson Certifierad kommunal revisor 19