Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde - ansvarsområden och uppgifter Organisationsbeskrivningen, som gäller från och med 2016-01-01, har fastställts av högskoledirektören 2015-12-18. Därmed ersätts tidigare version fastställd 2015-05-11. Dnr HS 2015/1079
Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Högskoledirektören... 3 3. Avdelningen för samverkan och kommunikation... 4 4. Avdelningen för utbildnings- och studentstöd... 6 5. Campusavdelningen... 8 6. Ekonomiavdelningen... 9 7. HR-avdelningen... 10 8. Högskolebiblioteket... 11 9. IT-avdelningen... 12 Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 1
1. Inledning I detta dokument beskrivs ansvar och uppgifter för avdelningarna inom förvaltningen vid Högskolan i Skövde (Högskolan). Varje förvaltningsavdelning leds av en chef som är verksamhetskunnig inom avdelningens område. Chefen kan vid behov utse en biträdande chef. Allmänt gäller att varje avdelning ansvarar för regelskrivning och tidsbestämning av de administrativa processer och rutiner som ligger inom avdelningens ansvarsområde. Vidare har avdelningarna ett allmänt ansvar för omvärldsbevakning inom det egna området, liksom ansvar för information om och internutbildning i frågor som faller inom det egna ansvarsområdet. I detta ansvar ingår tillsyn och kontroll av att de nationella och lokala regelverk som ligger inom avdelningens ansvarsområde efterföljs. Beslut i administrativa frågor som rör avdelningens interna verksamhet och ligger inom ramen för dess budget, inklusive beslut som innebär rena arbetsledningsåtgärder, fattas för varje avdelning av respektive avdelningschef. Övriga beslut som faller inom avdelningarnas ansvarsområden fattas av avdelningschefen (efter delegation från högskoledirektören), högskoledirektören eller i vissa fall rektor. Vilken nivå som respektive beslut fattas på regleras av rektors beslutsordning (som ingår som en del i Arbetsordning vid Högskolan i Skövde) och högskoledirektörens delegationsordning. Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 2
2. Högskoledirektören Högskoledirektör Högskoledirektören (HD) är chef över högskoleförvaltningen. I uppdraget ingår att strategiskt samordna förvaltningens stöd- och kontrollverksamheter med utbildning och forskning. Högskoledirektören har följande ansvarsområden och uppgifter: - strategisk planering av åtgärder som avser organisation, processer, ledning och utveckling inom högskoleförvaltningen - övergripande ansvar för förvaltningens kvalitetsarbete - chef för avdelningscheferna inom förvaltningen - samordning av högskoleförvaltningens omvärldsbevakning och omvärldsanalys - stöd till rektor med kontakter och förhandlingar inom och utom Högskolan Biträdande högskoledirektör Den biträdande högskoledirektören har följande ansvarsområden och uppgifter: - strategiskt ansvar för frågor som rör Human Resources (HR) - stöd till högskoledirektören i strategisk planering av de åtgärder som avser organisation, processer, ledning och utveckling inom högskoleförvaltningen - ersättare för högskoledirektören vid dennes frånvaro Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 3
3. Avdelningen för samverkan och kommunikation Avdelningen för samverkan och kommunikation (ASK) ger stöd i samverkans- och kommunikationsfrågor. Vidare ansvarar avdelningen för marknadsföring och utveckling av varumärket Högskolan i Skövde, såväl nationellt som internationellt. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Kommunikation - samordning, aktiviteter och utveckling av den externa kommunikationen av forskning och utbildning, samt Högskolan som organisation och samhällsaktör - samordning, stöd och utveckling av den interna kommunikationen och medarbetarportalen - mediakontakter, PR och påverkansarbete, ansvar för servicekanalen MyNewsDesk - utveckling av Högskolans närvaro och aktiviteter i sociala medier samt nya kanaler - redaktionsansvar för www.his.se och Högskolans konton i sociala medier - kommunikationsplanering vid större högskoleövergripande arrangemang och besök med anknytning till rektorsfunktionen samt vid krishantering Marknadskommunikation - marknadsföring och utveckling av varumärket Högskolan i Skövde - marknadsföring av högskolans forskning och av utbildningar på alla nivåer, såväl nationellt som internationellt och på uppdrag - ansvara för marknadsföring gentemot internati0nella partner - relationsbyggande kommunikation med Högskolans studenter - upprätthållande och utveckling av den grafiska profilen Webbsystem och digital produktion - förvaltning och utveckling av webbplatsen www.his.se (svensk och engelsk version) - förvaltning och utveckling av plattformen för medarbetarportalen - förvaltning av och stöd i användandet av mallsystemet och bildbanken - supportstöd kring webbplatsen - film-, bild- och bannerproduktion Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 4
Samverkan - bevaka, uppmärksamma och informera om utlysningar som ligger i linje med Högskolans profilerade forskning - stöd i att söka och erhålla extern forskningsfinansiering - stöd i frågor som rör avtal och immateriella rättigheter - initiering och koordinering av samverkan med det omgivande samhället - aktiviteter som gynnar samverkan mellan studenter och det omgivande samhället - koordinering och utveckling av alumnverksamheten - relationsskapande aktiviteter Service - koordinering av konferenser, events, mässor och ceremonier - stöd vid produktion av avhandlingar och profilskapande trycksaker - stöd vid utformning av lokaler Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 5
4. Avdelningen för utbildnings- och studentstöd Avdelningen för utbildnings- och studentstöd (US) ansvarar för och samordnar utbildnings- och forskarutbildningsadministration samt studentstöd. I avdelningens uppdrag ingår också att, via International Office, koordinera och utveckla Högskolans internationaliseringsverksamhet. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Allmänt - personskadeförsäkringar för studenter - driftavtal för de system där avdelningen är systemägare - utbildning i studieadministrativa system och rutiner - beredning av ärenden rörande sista anmälningsdatum för kurser och program - beredning av ärende n rörande överenskommelse med Universitets- och högskolerådet (UHR) om antagningstjänst och licenstjänst för användande av NyAsystemet - beredning av ärenden rörande utformning av examens- och kursbevis Antagning och examina - högskoleprovets planering och genomförande - handläggning av ärenden som rör anmälan, antagning, anstånd och studieuppehåll - registrering av studenter på program och kurser - handläggning av ärenden som rör tillgodoräknande och validering - handläggning av ärenden som rör examen, examensbevis och kursbevis - diarieföring och arkivering av studieadministrativa beslutsärenden - skyddsbehov av student (sekretesshantering) International Office - koordinering och administrering av avtals- och stipendiefrågor samt mobilitetsprogram - beredning av samarbetsavtal, återbetalningsärenden samt andra ärenden som rör internationalisering - utveckling av, samt stöd vid, samverkan med internationella partner - stöd vid utveckling av internationalisering av utbildning Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 6
- i samarbete med ASK arbeta med marknadsföring gentemot internationella partner - koordinering av rekrytering av avgiftsskyldiga studenter - koordinering av särskilda internationella projekt - stöd vid utveckling av internationalisering på hemmaplan samt genomförande av relaterade aktiviteter Studentstöd - studie-, karriär- och arbetsmarknadsvägledning (inklusive utlandsstudier och överenskommelse för individuell studiegång) - handläggning av ärenden rörande funktionshinder och likabehandling av studenter - stödjande samtal och förebyggande hälsovård för studenter - samordning av introduktionen av nya studenter - stöd i arbetet med krishantering Studieadministration - studieadministrativa processer samt insamling, granskning och rapportering av uppgifter till system där avdelningen är systemägare - sekreterar- och beredningsstöd till fakultetsnämnd och utbildningskommittéer - kvalificerad handläggning och utredningsstöd - beredning av utbildnings-, forsknings- och forskarutbildningsärenden - administrativ samordning av forskarutbildningen - stöd till lokala och nationella utvärderingar av utbildning och forskning - beredning av styrdokument för utbildning, forskning och allmänna högskoleövergripande styrdokument - administration av val till högskolestyrelse och fakultetsnämnder - Studentservice (expedition), inklusive tentamensutlämning och administration av omprövning av betyg - arkivering av utbildningsplaner, kursplaner, originaltentamina och examensarbeten - schemaläggning och lokalbokning - tentamensadministration, inklusive arbetsledning och utbildning av skrivvakter - bostadsförmedling för studenter Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 7
5. Campusavdelningen Campusavdelningen (CA) ansvarar för fastighets- och lokalförsörjningsfrågor, miljöledning, teknisk-administrativ service, telefoni och reception, samt övergripande säkerhetsfrågor. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Fastighets- och lokalförsörjning - lokaler och lokalförsörjning samt högskolegemensam inredning och utrustning - upphandling och kontraktering av entreprenörer gällande restaurangverksamhet, lokalvård, bevakning, etc. - kontakt med fastighetsägare och kontrakterade entreprenörer under löpande avtalstid vad avser drifts- och underhållsfrågor - frågor kring säkerhet inklusive brandsäkerhet vad gäller lokaler, inredning och utrustning - arbets- och studiemiljöfrågor vad avser den fysiska miljön Miljöledning - utveckling och implementering av ett miljöledningssystem Teknisk-administrativ service - vaktmästeritjänster - underhåll, support och inköp av AV-utrustning till högskolans allmänna salar - systematiskt brandskyddsarbete - skalskydd (larm, bevakning, nycklar och passerkortsystem) - miljöfraktionshantering - kopiering, utskrifter och inbindning till studenter och anställda - försäljning av profilprodukter, kontorsmaterial och kompendier till studenter Växel och reception - reception - ansvar för telefonitjänster - extern uthyrning av lokaler Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 8
6. Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen (EK) ansvarar för ekonomiadministrativa frågor samt frågor som rör budget, redovisning och upphandlingar. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: - ekonomiadministrativa frågor - underlag för Högskolans ekonomistyrning - ansvar för Högskolans budgetprocess - sammanställning av likviditets-, resultat-, och investeringsbudgetar - stöd i budgetering och ekonomisk uppföljning för institutioner och avdelningar - systemägare för ekonomisystemet Agresso, verksamhetsstyrningssystemet Qlikview samt e-handelssystemet Proceedo - bokslutsarbete (års- respektive delårsbokslut) - finansiell redovisning till årsredovisningen - kontakt gentemot Riksrevisionen - ansvar för placering av donationsmedel - ansvar för högskoleövergripande upphandlingar - ansvar för e-handel Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 9
7. HR-avdelningen HR-avdelningen (HR) ansvarar för frågor inom HR-området (Human Resources), inklusive frågor som rör arbetsmiljö, friskvård, jämställdhet och mångfald. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: - rekrytering av personal - högskolegemensam kompetensutveckling - ledarförsörjning och ledarutveckling - högskoleövergripande ansvar för jämställdhets- och mångfaldsfrågor - personaladministrativa frågor - löne- och reseadministrativa frågor - lönebildning - registrering av bisysslor - tecknande av avtal inom HR-området - personalstatistik - friskvård - högskolegemensamt ansvar för arbetsmiljöfrågor - ansvar för avtal och kontakt med företagshälsovård - stöd i rehabiliteringsfrågor - personrelaterade försäkringsärenden - pensionsfrågor - ansvar för personuppgiftslagen (PUL) - högskoleövergripande information till fackliga organisationer - fackliga förhandlingar Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 10
8. Högskolebiblioteket Högskolebiblioteket (BIB) är Högskolans centrala resurs för informations- och litteraturförsörjning. Högskolebiblioteket har följande ansvarsområden och uppgifter: - förvärv, katalogisering, hantering och tillgängliggörande av litteratur och informationsresurser för utbildning och forskning, såväl i tryckt som i elektronisk form - stöd och utbildning för studenter och personal i informationssökning och informationshantering - Studieverkstans verksamhet - administration av och stöd kring e-publiceringssystemet DiVA för synliggörande av Högskolans publiceringar - uttag av underlag för fördelning av anslag till institutionerna - utveckling av former för användning av bibliometriska analysmetoder - utveckling av tjänster som möjliggör ett effektivt och användarvänligt utnyttjande av elektroniska informationsresurser - samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet enligt Bibliotekslagen - i övrigt biblioteksservice inom Högskolan enligt Bibliotekslagen Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 11
9. IT-avdelningen IT-avdelningen (IT) ansvarar för utveckling, drift och support av den gemensamma ITinfrastrukturen, samt utveckling, integration och förvaltning av flertalet av de systemlösningar som används på Högskolan. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: IT-service - förvaltning, utveckling och underhåll av nätverk, servrar och arbetsstationer - IT-support gentemot studenter och anställda - samordning och inköp av IT-utrustning och programvaror - grundläggande IT-tjänster såsom tillgång till nätverk, e-post, lagring, utskriftsfunktioner och säkerhet. - licensfrågor - informationssäkerhet - samordning av behov, system, teknik och infrastruktur gällande IT-frågor - beskrivning av servicenivåer för IT-verksamheten - ramavtalsupphandlingar inom IT-området - användarsupport till personal och studenter inom nätbaserad utbildning - tekniskt stöd och utbildning gällande verktyg relaterade till nätbaserad utbildning - administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för nätbaserad utbildning - administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för e-möten och videokonferenser Systemutveckling - utveckling och underhåll av egenutvecklade system och tjänster - integrering mellan egenutvecklade och inköpta system - projektledning i samband med utveckling och införande av system - ansvar för utveckling, administration och underhåll av det studieadministrativa systemet Kursinfo - förvaltning av studieadministrativa system (egenutvecklade och inköpta) - framställning av studentrelaterad statistik Förvaltningens interna organisation vid Högskolan i Skövde Högskoledirektörens beslut 2015-12-18 12