Plats och tid Förvaltningsbyggnaden i Övertorneå, onsdag 28 februari 2018, kl 09:00-17:30 Beslutande Marianne Salometsä (ÖFA) Anders Wälivaara (KD) Ulf Zakariasson (-) 1-10 Gunnar Björk (M) 1 5, 8 Östen Lejon (C) Hans Palo (S) Monika Krypsjö (S) Annika Sturk (ÖFA) ers: Ann-Kristin Taavo (C) Camilla Mattila (S) ers: Decirée Waaranperä Krutrök (S) Övriga deltagande Carina Ylipuranen Socialchef, Annika Jakobsson Sekr, Annica Lahti Kvalitetsutvecklare 7 8, Kaisu Eero, Anette Björnfot, Agneta Kohkoinen HSE 18, Britt-Marie Veräjä IFO chef 18, Minna Grape Öppenvården 18, Anders Frisk, Kurt-Åke Andersson Patientnämnden 17 Utses att justera Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Östen Lejon (C) Annika Jakobsson Marianne Salometsä (ÖFA) Östen Lejon (C) Paragrafer 1-20 Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Socialnämnden 2018-02-28 Datum för anslags uppsättande 2018-03-08 Datum för anslags nedtagande 2018-03-30 Förvaringsplats för protokollet Förvaltningsbyggnaden Övertorneå Underskrift Annika Jakobsson 1
2 Innehållsförteckning Beslut Rubrik Ärende Sida 1 Enskilda ärenden 4 2 Budgetuppföljning 5 3 Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 2018/18 6 4 Planering inför budget och strategiforum 2018/11 7 5 Patientsäkerhetsberättelse 2017 2018/13 8 6 Granskningsrapport- av det interna kontrollarbetet 2017 2018/9 9 inom socialnämnden 7 3R-kartläggning dagverksamhet SoL LSS 2018/8 10 8 Kvalitetsrapport 2017 2018/17 11 9 Riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer 2017/75 12 med funktionsnedsättning 2018 10 Gemensamma riktlinjer för samverkan - Samordnad 2018/1 13 individuell plan 11 Strategi gällande införande av välfärdsteknik inom 2018/2 14 socialtjänsten i Norrbottens län, en del av digitaliseringen 12 Granskning av samverkan avseende personer med 2017/76 15 psykisk funktionsnedsättning 13 Dataskyddsombud 2018/14 16 14 Förslag till internkontrollplan 2018 för socialnämnden 2018/10 17 15 Stimulansmedel 2018 2018/16 18 16 Projektmedverkan - WELD 2018/15 19 17 Patientnämnden Anders Frisk 20 18 Information från förvaltningen 21 19 Frågor 22 20 Delgivningar 23 2
3 3
SN 1 Enskilda ärenden Inga enskilda ärenden. 4
SN 2 Budgetuppföljning Information om aktuellt läge, inga större avvikelser noteras efter två månader. 5
SN 3 Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 Överlämna socialnämndens Bokslut och verksamhetsberättelse 2017 med godkännande till Kommunfullmäktige. Bilaga som bifogas: Årsredovisning 2017 6
2018-02-28 SN 4 Planering inför budget och strategiforum Nämnden diskuterar idéer och visioner inför budget och strategiforum som hålls 1 2 mars. Ordförande Marianne Salometsä och Vice ordförande Anders Wälivaara deltar på dessa dagar. 7
SN 5 Patientsäkerhetsberättelse 2017 Godkänna patientsäkerhetsberättelsen för 2017 som är upprättad av MAS Päivi Ylisirkka och lägga den till handlingarna. Vårdgivaren ska enligt patientsäkerhetslagen, SFS 2010:659 senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse av vilken det skall framgå: - Hur patientsäkerhetsarbetet har bedrivits under föregående kalenderår - Vilka åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten - Vilket resultat som uppnåtts. Bilaga som bifogas: Patientsäkerhetsberättelse 2017 8
SN 6 Granskningsrapport- av det interna kontrollarbetet 2017 inom socialnämnden Godkänna granskningen av internkontroll 2017. Granskningen delges kommunstyrelsen och kommunens revisorer. En internkontrollplan för 2017 har 2017-03-08 fastställts av socialnämnden. Syftet med planen har varit att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom socialnämndens verksamhetsområden. De områdena som har granskats är: - Dokumentation - Uppföljning av avtal, inklusive vårdavtal - Brandskydd Området dokumentation har varit med som granskningsområde inom internkontroll även under föregående år (2016). Inför detta år har dock granskningen förtydligats genom en framtagen mall för aktsgranskning. Resultatet från granskningarna visar att åtgärder vidtagits inom området, vilket också gett ett något förbättrat resultat jämfört med föregående år. Även orådet uppföljning av avtal har varit med som granskningsområde redan 2016 och de brister som tidigare funnits anses nu ha kommit till rätta med. Brandskydd är ett nytillkommet område inom internkontrollen 2017. Området har dock berörts i kvalitetsarbetet även under 2016 där det granskats i form av en egenkontroll, vars resultat också var anledningen till att området togs med i internkontrollen. De mål som ställts inom området anses uppnådda. Bilaga som bifogas: Granskningsrapport- av det interna kontrollarbetet 2017 inom socialförvaltningen 9
SN 7 3R-kartläggning dagverksamhet SoL LSS Rapporten läggs med beaktande till handlingarna Socialnämnden har i verksamhetsplanen för 2017 fastställt följande jämställdhetsmål: likvärdig service för alla människor oavsett kön inom livets alla områden Målet har brutits ner till följande aktivitet: Att kartlägga vår dagverksamhet för äldre samt vår dagverksamhet inom LSS i syfte att studera eventuella skillnader mellan könen. Bilaga som bifogas: 3R-kartläggning dagverksamhet SoL LSS 10
SN 8 Kvalitetsrapport 2017 Läggs med beaktande till handlingarna och delges revisorerna. I enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) samt revisorernas rekommendationer, efter deras granskning av nämndens kvalitetsarbete, har förvaltningen upprättat en kvalitetsrapport. Kvalitetsrapporten syftar till att lyfta fram och förtydliga för såväl medarbetare, medborgare och andra intressenter hur nämnden och förvaltningen jobbar med kvalitets- och förbättringsfrågor i verksamheten. Kvalitetsberättelsen omfattar huvudsakligen socialtjänstlagens (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrades (LSS) område medan kvalitet inom hälso- och sjukvården främst redovisas i nämndens patientsäkerhetsberättelse. Enligt socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) Definieras kvalitet på följande sätt: att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter Bilaga som bifogas: Kvalitetsrapport 2017 11
SN 9 Riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning 2018 Riktlinjerna för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning 2018 antas. Inför år 2018 har revideringen av de gemensamma riktlinjerna utarbetats i samverkan mellan vårdaktörerna i Norrbottens län. Förslagen tas fram av representanter från länets kommuner och Region Norrbotten. Socialberedningen Norrbottens kommuner rekommenderar kommunerna att anta 2018 års riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionshinder. Bilaga som bifogas: Riktlinjer för förskrivning av hjälpmedel för personer med funktionsnedsättning 2018. 12
SN 10 Gemensamma riktlinjer för samverkan - Samordnad individuell plan Samverkansriktlinjerna antas enligt rekommendation från Norrbottens Kommuner. En lagstiftningsförändring har skett 1 januari 2018 som reglerar samverkan, delaktighet, betalningsansvar mm för utskrivningsklara patienter från slutenvård. Samverkansriktlinjerna hanterar samverkan mellan kommunerna och Region Norrbotten. Samverkansriktlinjerna berör innehållet i hur samverkan ska ske. Styrelsen för Norrbottens Kommuner och Landsting rekommenderar kommunerna att anta Samverkansriktlinjerna. Bilaga som bifogas: Gemensamma riktlinjer för samverkan - Samordnad individuell plan. 13
SN 11 Strategi gällande införande av välfärdsteknik inom socialtjänsten i Norrbottens län, en del av digitaliseringen Strategin och den gemensamma handlingsplanen för införande av välfärdsteknik inom socialtjänsten antas enligt rekommendation från Norrbottens Kommuner. I april 2016 enades regeringen och Sveriges kommuner och landsting, SKL om att Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter för att främja en jämlik hälsa och välfärd samt att ta tillvara och stärka individens egna resurser för ökad självständighet och delaktighet i samhällslivet. Digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med medborgare utan att vi glömmer bort att medborgare som inte har tillgång till internet/digitala tjänster ska få likvärdig service och tjänster utifrån sina förutsättningar. Handlingsplanen är tänkt som stöd för kommuner i fortsatt planering och arbete för digitalisering inom socialtjänsten. Samverkan och gemensamma alternativ skall genomsyra hela arbetet för att på bästa sätt tillvarata länets gemensamma resurser och på ett samordnat sätt möta marknaden som en part. Styrelsen för Norrbottens kommuner och landsting rekommenderar kommunerna att anta strategin och den gemensamma handlingsplanen för införande av välfärdsteknik inom socialtjänsten. Bilaga som bifogas: Strategi gällande införande av välfärdsteknik inom socialtjänsten i Norrbottens län, en del av digitaliseringen. 14
SN 12 Granskning av samverkan avseende personer med psykisk funktionsnedsättning Nämnden antar revisorernas rekommendationer. Revisorerna har genomfört en granskning i syfte att se om socialnämnden säkerställer att samverkan är ändamålsenlig avseende personer med psykisk funktionsnedsättning. Revisorernas bedömning är att socialnämnden i begränsad utsträckning har säkerställt en ändamålsenlig samverkan. Bedömningen av respektive kontrollmål samt huvudsakliga iakttagelser som ligger till grund för detta framgår av den bilagda rapporten. Utifrån granskningens iakttagelser och bedömningar lämnar revisorerna följande rekommendationer till socialnämnden: - Tillse att en lokal överenskommelse avseende samverkan kring personer med psykisk funktionsnedsättning tas fram. - Säkerställa att åtgärder vidtas så att ansvarsfördelningen mellan huvudmännen tydliggörs i praktiken. - Säkerställa att det finns tillräckliga samverkansforum på övergripande nivå avseende personer med psykisk funktionsnedsättning - Säkerställa att åtgärder vidtas så att samverkan kring enskilda individer stärks och utvecklas - Säkerställa en tillräcklig uppföljning vad gäller samverkan avseende individer med psykisk funktionsnedsättning Bilaga som bifogas: Granskning av samverkan avseende personer med psykisk funktionsnedsättning. 15
SN 13 Dataskyddsombud Nämnden beslutar att utse Amanda Jauhiainen till dataskyddsombud för socialnämnden. Enligt den nya dataskyddsförordningen som börjar gälla 25 maj i år måste kommunen ha ett dataskyddsombud. Från och med den 25 maj 2018 träder det nya regelverket i kraft. I praktiken innebär det att rollen som dataskyddsombud har förändrats och att reglerna har skärps på flera sätt. Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen. Dataskyddsombudet ska kunna agera självständigt och oberoende i organisationen. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslagen (PuL). Nämnderna och kommunstyrelsen inom kommunen ansvarar för att ombudet får stöd, befogenheter och tillräckliga resurser som krävs för att kunna utföra sitt uppdrag på ett effektivt och oberoende sätt. Ombudet ska också ges möjlighet att delta i alla frågor som rör dataskydd och rapportera direkt till högsta förvaltningsnivå. Kommunen kan utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelsen men uppdraget ska beslutas av varje nämnd som ombudet arbetar för. Förslag till beslut Att utse Amanda Jauhiainen till dataskyddsombud för socialnämnden. 16
SN 14 Förslag till internkontrollplan 2018 för socialnämnden Plan för internkontroll 2018 för socialnämnden antas, planen delges kommunstyrelsen och kommunens revisorer. En plan för den interna kontrollen skall årligen fastställas av socialnämnden för att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom socialnämndens verksamhetsområden. Förvaltningschefen ansvarar för framtagandet av och uppföljningen av planen. Ett förslag till internkontrollplan för år 2018 har tagits fram av förvaltningen, se bilaga 1. I internkontrollplanen för 2018 föreslås riktade kontroller av fyra områden: processer, utredningstid barn och unga, uppföljning av personella resurser samt att gällande riktlinjer efterlevs vid biståndshandläggning. Samtliga områden är nya granskningsområden som identifierats gemensamt i förvaltningens ledningsgrupp. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunens revisorer 17
SN 15 Stimulansmedel 2018 Nämnden antar förvaltningens förslag till fördelning av stimulansmedel. Regeringen har beviljat stimulansmedel, 1 486 700 kr till ökad bemanning inom äldreomsorgen för 2018. Stimulansmedlen är avsedda för att öka bemanningen inom vård och omsorg av äldre, både hemtjänst och särskilt boende omfattas. Syftet är att skapa ökad trygghet och kvalitet för den enskilde. Socialstyrelsen villkor för att använda statsbidraget är indelade i ska-krav och bör-krav. Ska-kraven är obligatoriska medan bör-kraven är rekommendationer. Förvaltningen föreslår att årets stimulansmedel fördelas till hemtjänsten, korttidsboendet som tilldelas ansvar för dagverksamhet och träffpunkt samt till att förstärka arbetsterapiverksamheten som tilldelas ansvar för anhörigstöd. 18
SN 16 Projektmedverkan - WELD Nämnden ställer sig positiv till projektet, förutsatt att Oulo Universitet beviljas den medfinansiering de sökt via EU medel Övertorneå kommun har fått en förfrågan om att delta i ett fortsättningsprojekt till Flippen. Oulo Universitet är Lead part, de leder också arbetet med själva projektansökan. Övriga parter är Luleå Tekniska Högskola, Hälsocentralen i Övertorneå, Utajärvi kommun i Finland och Luleå kommun. Projekttiden är från 1/7 2018 till 30/6 2021. Syftet med projektet är att utveckla en plattform (e-tjänst) för att främja välbefinnande (promote wellbeing) bland äldre (+65) som bor hemma i landsbygden. Servicen skall utvecklas tillsammans med de som ska använda tjänsterna, dvs. de äldre. Konceptet bygger på att mar en digital plattform där man samlar de tjänster som man sim individ har behov av. Tjänster som kan komma ifråga är hälso- och sjukvård, omsorgstjänster, samhällstjänster och volontärtjänster som är en viktig del i projektet. Men även andra tjänster såsom olika företagstjänster, handel och ekonomi som är viktiga för mig som individ kan vara aktuella. För att ta fram behoven kommer man att arbeta med fokusgruppintervjuer med de äldre. Man kommer också att behöva ha fokusgruppintervjuer med personal för att få fram personalens (professioners) behov, fokus är dock på de äldres behov i deras hemmiljö. När man vet behoven kommer företagen som deltar i projektet att designa plattformen som sedan ska testas och utvärderas av de äldre (mellan 10 20 personer). Som verktyg kommer förmodligen en Ipad eller någon annan platta att användas, som projektet bidrar med. Kommunens del i projektet blir att kontakta volontärorganisationer exempelvis Röda Korset och pensionsorganisationer, samt personal som kan delta i fokusgruppintervjuer. Det som också är intressant i projektet är kommunens samarbete med hälsocentralen. I övrigt förväntas att kommunen deltar i styrgruppsarbete och följer projektets utveckling. Kostnaderna för kommunens del beräknas till cirka 30 tkr per år i tre år. 19
2018-02-28 SN 17 Patientnämnden Anders Frisk Anders Frisk och Kurt-Åke Andersson från Patientnämnden informerar om deras verksamhet. 20
SN 18 Information från förvaltningen Enhetschef Kaisu Eero, arbetsterapeut Anette Björnfot och arbetsterapeut Agneta Kohkoinen: - Redogör för den ökande kostnaden för hjälpmedel. Ifo Chef Britt-Marie Veräjä och Minna Grape: - Lämnar en rapport om Projekt Öppenvården. Socialchef Carina Ylipuranen informerar: - 3 ansökningar om LSS boende har inkommit. Förvaltningen jobbar på en lösning. - Flytten av Korttids och länsmansgården är klar. - Pelloprojektet: Inflyttning den 1 september. - Bilupphandlingen till hemtjänsten är avbruten, endast 1 svar har inkommit. Ny upphandling kommer med förfrågan om både köpeavtal och leasing avtal. - Förhandlingar är gjorda om att införa Time Care planering inom hela förvaltningen. Björkebygården och Hemtjänsten norra är redan igång. - Efter omorganisationen kommer Carina Kemppainen att vara chef för hela Särkivaaragården, Lena Löpare chef för korttids och centrala hemtjänsten, Kaisu Eero chef för Sköterskorna och Björkebygården. - Silverfiskar finns på Särkivaaragården. Anticimex jobbar för att få bort dessa. - Linda Enbuske har sagt upp sig från sin tjänst som socialsekreterare och Eija Lugnet är anställd som socialsekreterare. - Ann-Kristin Andersson har avslutat sin anställning inom AMI. - Katja Leinonen Kyrö är anställd som enhetschef inom AMI. - Integrations enheten har bytt lokaler och finns nu i Ekfors huset. - HVB- hemmet Orion stänger den 31 maj, 2018. 21
SN 19 Frågor Östen Lejon (C) Går det att skicka ut ett personligt brev till anhöriga och berätta om hur flytten har gott? Socialchef Carina Ylipuranen svarar att det har publicerats ett brev i Övertorneå Nytt, hon kollar möjligheten att skicka ut ett personligt brev till anhöriga. Kan verksamheten göra en utvärdering av flytten av korttidsboendet och länsmansgården. Socialchef Carina Ylipuranen svarar att enhetscheferna får göra en utvärdering i personalgrupperna. 22
SN 20 Delgivningar Godkänner delgivningarna och lägger dem till handlingarna. 1. Delegationsprotokoll november 2017 2. Delegationsprotokoll december 2017 3. Delegationsprotokoll januari 2018 4. Avbrytandebeslut upphandling av fordon 5. Inspektion för vård och omsorg. Beslut 2016.50 6. Cirkulär Ersättningar och villkor vid familjehemsvård av barn, unga och vuxna, vårdnads överflyttningar m.m. för år 2018. Hid. 2018.1 7. Cirkulär Ersättning till kontaktperson och kontaktfamilj/stödfamilj som korttidsvistelse enligt LSS för år 2018. Hid 2018.2 8. Cirkulär Ersättningar för kontaktfamiljer och kontaktpersoner enligt SoL för år 2018. Hid 2018.3 9. Övertorneå Kommun. Bestridande av fakturor Hid 2018.5 10. Migrationsverket. Fullgjort åttagande för 2017. Hid 2018.6 11. Socialstyrelsen. Samordning av insatser för barn med funktionsnedsättning. Hid 2018.7 12. Övertorneå Kommun2017. Statistik över resor med taxi och specialfordon bokade via Länstrafikens kundservice. 13. Övertorneå Kommun 2018. Statistik över resor med taxi och specialfordon bokade via Länstrafikens kundservice. 14. Övertorneå Kommun. Ansökan om minoritetsspråksmedel. Hid.2018.8 15. Övertorneå Kommun. Redovisning av minoritetsspråksmedel 6, 10 resp. 12 månader. Hid. 2018.9 16. Socialstyrelsen. Rekvisition av stimulansmedel för 2018 för ökad bemanning inom äldreomsorgen. 23