Bilaa 2 Internkontrollplan för år 2017 INTERN KONTROLL I REGION SKÅNE 1 IK Information 2 IK Sammanställnin (underla för RS uppsiktsplikt) 3 IK matris 4 IK bedömnin - lista (plan) 5 IK karta (prioriterin) Allmänt om intern kontroll Kortfattat kan säas att det primära syftet med den interna kontrollen i Reion Skåne är att säkerställa att de av fullmäktie fastställda målen, samt andra för oranisationen relevanta mål, uppfylls En väl funerande intern kontroll är en vikti förutsättnin för efterlevnad till laens krav på od ekonomisk hushållnin Nämnders och styrelsens planer för intern kontroll är fastställda i samband med budet/verksamhetsplan och ska följas upp enlit aniven intern kontrollplan (IK-plan) samt efter behov Redovisnin (IK-uppföljnin) utifrån styrelsens uppsiktsplikt örs i delårs-/årsrapporter och i nämndernas verksamhetsberättelser Nämnderna ska beskriva hur arbetet med intern kontroll bedrivits för aktuell period och rapportera detta i form av såväl text som färmarkerin i bifoad mall för de områden som har varit föremål för mätnin under perioden COSO-modellen miljö reelverk, attityder, värderinar (interitet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder oranisationsstruktur ansvar/befoenheter personalpolicy/reelverk) bedömnin kartläninsprocess med uppskattnin av väsentlihetsrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system I riskbedömninen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas aktiviteter identifieras enom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen (förebyande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska) Med beaktande av rekommendationer från externa/interna ranskninar Information/Kommunikation alla delar av oranisationen är delaktia då den interna kontrollen är en intererad del i ordinarie processer /övervaknin rapporterin ska öras i enlihet med plan eller vid behov och inkluderar en övervaknin av vidtana åtärder, vid behov kompletteras planen Information https://intraskanese/oranisation--lednin/god-hushallnin-och-intern-kontroll/ http://wwwskanese/lobalassets/styrandedokument/relemente_od_hushallninpdf Mål måste finnas innan ledninen kan identifiera potentiella händelser som påverkar att målen uppnås Intererin i planerin/uppföljnin innebär identifierin av risker och behov av förbättrinsåtärder i relation till verksamhetens mål Förbättrad struktur och dokumentation avseende riskbedömnin och avvikelsehanterin samt aktivare uppsiktsplikt och ökad interation ällande den interna kontrollen som styrmedel Överripande riskanalys I syfte att tydliare interera intern kontroll i de ordinarie styr- och ledninsprocesserna utår de verksamhetsmässia kontrollområdena från Reion Skånes överripande strateiska mål Definitionsmässit blir bristande måluppfyllelse inom dessa områden en risk som måste hanteras av ansvaria på olika oranisatoriska nivåer Det ankommer på styrelse, nämnd, förvaltnin och bola att utifrån dessa, som är överripande och enerellt inriktade med direkt budetkopplin, utarbeta specifika interna kontrollplaner med tillhörande mål och aktiviteter som är anpassade utifrån de riskanalyser som enomförs av respektive verksamhet De administrativa kontrollområdena byer på en analys av var det erfarenhetsmässit förelier störst risker En del av dessa områden är av återkommande karaktär bl a beroende på hö inneboende risk till följd av komplexitet rörande reler och liknande och att enskilda kan misstänkas ynna si själva (skattelastiftnin, bisysslor, upphandlin) Planen för intern kontroll förutsätter naturlitvis, precis som tidiare, att respektive verksamhet också fattar beslut om specifika verksamhetsanpassade kontrollområden utifrån sina uppdra/planer och riskanalyser (Dessa sorteras in under lämplit område för de verksamhetsmässia respektive administrativa kontrollområdena som fastställts av styrelsen, då syftet är att säkerställa verksamheternas måluppfyllelse) karta - hur riskerna förhåller si till varandra och bör prioriteras Resultatet av inventerinen kan illustreras i en riskkarta som blir ett hjälpmedel för att kunna prioritera identifierade riskområden kartan är ett överskådlit dokument för uppföljninen och bör uppdateras reelbundet kartan underlättar därmed besluten om hur riskerna ska bemötas med olika riskstrateier (undvika, transferera, minimera,acceptera) samt ökar oranisationens förmåa att kunna satsa rätt resurser på rätt område Tidplan IK (följer VPB / DR / ÅR Planerinsdirektiv med mål och preliminära ekonomiska ramar för yttrande (RS) Yttrande om mål och ramar inkl riskanalys (nämnder/styrelser) Verksamhetsplan och budet (VPB) inkl obliatoriska kontrollområden för intern kontroll (RF) Internbudet och uppdra inkl ekonomiska förutsättninar (IBU) inkl plan för intern kontroll (nämnder/styrelser/förvaltninar/bola/verksamheter)
Plan för intern kontroll P U Nämnd/Förvaltnin/Bola : 9-12: Reducera riskerna - åtärdas! För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin* öras för det obliatoriska kontrollområdet 13-16: Direkt åtärd krävs - minimera! 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma! 1-3: Inet aerande krävs - acceptera! Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborare 1 Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet 2 Drivande utvecklinsaktör 3 Attraktiv arbetsivare 4 Lånsiktit stark ekonomi a) Attesthanterin inkl behöriheter b) Skattelastiftnin c) Fakturerin d) av fastställd budet/plan e) Bisysslor f) Kompetensförsörjnin ) Upphandlin b) Verkställihet beslut Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena
Nämnd/Förvaltnin/Bola: För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontollområdet Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena (Dokumentera ärna sammanväninen av de olika inående komponenterna) verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet I varje möte ska alla välkomnas med omtanke och respekt Rättiheter för personer med funktionsnedsättnin Är Reion Skånes information och kommunikation tillänli? 2 4 8 Stickprov på producerade filmer respektive om skriftli information till patienter finns i alternativa former så att alla oavsett funktionsförmåa kan ta del av informationen KS HR, likarättscontroller Kunskapen ska öka bland våra anställda om lika rättiheter och möjliheter Förtroendefråan är central för arbetet vad äller överripande personalpolitiska fråor och fråor som rör jämställdhet, jämlikhet och antidiskriminerin Insatser för ska även fortsatt öras för nuvarande och framtida medarbetare för att säkerställa att alla medborare möts med Icke likvärdit bemötande, ökad ojämlikhet omtanke och respekt vilket är en förutsättnin minskad delaktihet i samhället Minskat för att öka medborarnas förtroende för Reion förtroende hos medborarna Skåne Jämställdhet och jämlikhet är nyckelfråor Medborarna ska behandlas likvärdit Att identifiera och undanröja hinder är nödvändit för att nå full delaktihet i samhället Aktivitetsmätnin kompetenshöjande insatser inom likarätt Bedömnin av effekt KS HR, likarättscontroller Jämställdhet mellan kvinnor och män ska öka, Stickprovskontroll Framår kön i uppföljninar som mäter nöjda medborare, exempelvis enkäter, fokusrupper och klaomålshanterin? KS HR, likarättscontroller En od servicenivå ska enomsyra alla Reion Skånes verksamheter Medborarna ska möta medarbetare med rätt kompetens Arbete med att säkra kompetensförsörjninen syftar ytterst till att uppfylla Reion Skånes främsta mål och löfte till medborarna, nöjda medborare Insatser för att säkra daens och morondaens kompetensförsörjnin är en av rundförutsättninarna för måluppfyllelse Bättre nyttjande av befintli kompetens, tillförandet av ny kompetens och förändrade arbetssätt är avörande för att förbättra tillänliheten och även i övrit säkra en hö kvalitet och effektivitet i Reion Skåne verksamheter 4 4 16 Målet mäts i direkt menin av förvaltninarna Indirekt värderas målet av personalnämnden enom uppföljnin av personalnämndens insatser inom kompetensförsörjninsomr ådet, som ex kompetensmixplanerin Värderin en ån per kompetensförsörjn in Fokus ska vara på ständia förbättrinar som skapar höre kvalitet, bättre tillänlihet och ökad effektivitet Sida 3 av 8
Nämnd/Förvaltnin/Bola: För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontollområdet Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena (Dokumentera ärna sammanväninen av de olika inående komponenterna) verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Arbetet med kompetensmixplanerin ska växlas upp Betydande svårihet att bemanna verksamhet med adekvat kompetens er för tillänlihet till Reion Skånes verksamhet för minskad kvalitet i övrit 4 4 16 av Handlinsplan för kompetensmixplanerin Inriktnin ska vara 40/60 avseende bemannin sjuksköterskor/andra yrkesrupper Löpane, samt fördjupat i delårsrapport/ kompetensförsörjn in Drivande utvecklinsaktör Reion Skåne ska arbeta för lånsiktit hållbar utvecklin inom alla områden Samarbetet med Arbetsförmedlinen vad äller exempelvis Utbildnins- och arbetsmarknadsinsatser ska vidareutvecklas Skåne har en lå sysselsättninsrad hos framför allt una personer men också för personer med utländsk härkomst och personer med funktionsnedsättnin Insatser som stärker Reion Skånes förutsättninar för att locka nya rupper och attrahera framtida medarbetare är en fortsatt jobbsatsnin för arbetslösa undomar, tekniksprånet, arbetslivsintroduktionsanställninar, snabbspår för personer med utbildnin i land utanför EU, studentmedarbetare samt utbildnins- och introduktionsanställninar 2 3 6 av Utbildnins- och arbetsmarknadsinsatser och samarbetsformer HR-utvecklin Skåne ska bli ledande i Europa på forsknin, innovation och utbildnin Skåne livskvalitet i världsklass Nöjda medborare Samarbetet med lärosäten och andra utbildninsivare ska vidareutvecklas Effektiv användnin av teknik och diital kommunikation ska öka tillänliheten, effektivisera verksamheten och förenkla medarbetarnas arbete Attraktiv arbetsivare Med ett lyssnande, närvarande ledarskap skapas delaktihet och mod att påverka verksamhetens utvecklin och resultat En utvecklin av morondaens välfärdstjänster förutsätter en lånsiktit hållbar kompetensförsörjnin Kompetensförsörjninen måste dessutom vara anpassad efter morondaens vårdbehov och vårdstruktur vad äller kompetensmix, flexibilitet och samverkan mellan olika aktörer inom vård- och omsorssystemet av samarbetsformer kompetensförsörjn in Värdet på faktorn Ledarskap i medarbetarundersökninen ska öka Reional medarbetarenkät Reional vartannat år, uppföljnin medarbetaren av förvaltninarnas arbete i kät vartannat årlien år HR-strate KS HR Sida 4 av 8
Nämnd/Förvaltnin/Bola: För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontollområdet Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena (Dokumentera ärna sammanväninen av de olika inående komponenterna) verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Värdet på faktorn Delaktihet i medarbetarundersökninen ska öka Antalet medarbetare som avslutat sin anställnin eller bytt arbetsplats i Reion Skåne, och skulle rekommenderar andra att arbeta i Reion Skåne, ska öka Reional medarbetarenkät Reional vartannat år, uppföljnin medarbetaren av förvaltninarnas arbete i kät vartannat årlien år Resultat ur reionemensam avånsenkät följs löpande Avstämnin och jämförelser örs i delårsrapport och verksamhetsberättelse per helår HR-strate KS HR Delårsrapport samt HR-controller, KS Årsredovisnin HR Reion Skåne ska erbjuda en hälsofrämjande, utvecklande arbetsmiljö med oda förutsättninar att öra skillnad varje da En od arbetsmiljö är en förutsättnin för Reion Skånes attraktivitet som arbetsivare och då även för en väl funerande kompetensförsörjnin Inom Reion Skåne påår ett antal olika initiativ i syfte att utveckla den hälsofrämjande arbetsmiljön för att minska sjukfrånvaron Arbetet med att tydliöra Reions Skånes hälsofrämjande policy och insatser för det hälsofrämjande arbetet ska intensifieras och följs upp i det systematiska arbetsmiljöarbetet 3 4 Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp årlien Sjukfrånvaron ska minska 3 3 9 2 3 6 Genomförd SAM Statistikutta ur QV Personal HR-utvecklin Skillnaden vad äller kvinnors och mäns sjukfrånvaro ska minska Frisktalet (andel medarbetare med mindre än fem sjukfrånvarotillfällen per år) ska öka I Reion Skåne ska heltidstjänst vara norm Deltid ska ses som en möjlihet om arbetstaaren så önskar Årli uppföljnin som ska främja jämställda löner ska enomföras 3 3 9 3 2 6 3 2 6 Statistikutta ur QV Personal Statistikutta ur QV Personal Statistikutta ur QV Personal 2 3 6 Årli enomån Delårsrapport samt Årsredovisnin Löpande HR-controller/HRstrate KS HR HR- månadsvisupp följnin utvecklin Löpande HR-controller/HRstrate KS HR HR- månadsvisupp följnin utvecklin HR-controller/HRstrate KS HR HRutvecklin HR-controller/HRstrate KS HR HRutvecklin HR-utvecklin En enomtänkt strateisk kompetensförsörjnin är en förutsättnin för att klara framtidens uppdra Kompetensförsörjninen är en av Reion Skånes stora utmaninar Utan rätt kompetens tillänli till rätt uppift finns uppenbara risker för försämrad tillänlihet och minskad kavalitet Det finns en betydande sannolikhet till brist inom ett flertal kompetensområden De åtärder som örs måste vara inom ett flertal områden och enomföras konsekvent Sida 5 av 8
Nämnd/Förvaltnin/Bola: För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontollområdet Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena (Dokumentera ärna sammanväninen av de olika inående komponenterna) verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Samtlia verksamheter ska arbeta med kompetensförsörjninsplaner do do 2 4 8 Uppdaterin av Reion Skånes Kompetensförsörjninsplan Utförd uppdaterin och plan kommunicerad Ledninsstrate, KS HR Antalet vakanser inom definierade större bristområden ska minska under Utnyttjandet av bemanninsföreta ska minska Reion Skåne ska fortsätta utveckla arbetet med de reioninterna resursteamen Arbetet med kompetensmixplanerin ska växlas upp Inriktninen ska vara 40/60 avseende bemannin sjuksköterskor/andra yrkesrupper (se även under Fokus ska vara på ständia förbättrinar som skapar höre kvalitet, bättre tillänlihet och ökad effektivitet) Lånsiktit stark ekonomi do do 4 4 16 do do 3 3 9 do do 2 3 6 do do 2 4 8 Delårsrapport Dialo med förvaltninarna samt inom hälso- och sjukvård HR-utvecklin Årsredovisnin av Handlinsplan för kompetensmixplanerin Löpane, samt fördjupat i delårsrapport/ kompetensförsörjn in Reion Skåne ska planera med framförhållnin och handlinsberedskap s budet ska vara i balans Obalans kan riskera enomförandet av nödvändia insatser Mindre sannolikt, konsekvent löpande uppföljnin och förkalkylerin minskar risk 2 4 8 Löpande uppföljnin av ekonomi Månatlien KS EK /enhetschefer KS HR Reion Skånes alla beslut ska vara finansierade do do 1 3 3 Genomarbetade beslutsunderla med kostnadskalkyler Löpande Enhetschefer KS HR Sambandet mellan resursåtån, prestation, resultat och effekter ska vara tydlit do do 1 3 3 Genomarbetade beslutsunderla med kostnadskalkyler Löpande Enhetschefer KS HR verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Attesthanterin avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot reler och riktlinjer (inkluderar bla behöriheter) Skattelastiftnin efterlevnad av krav och följsamhet mot reler och riktlinjer Skattelastiftnin efterlevnad av krav och följsamhet mot reler och riktlinjer Skattelastiftnin efterlevnad av krav och följsamhet mot reler och riktlinjer Reelverk och riktlinjer för attesthanterin följs inte Reelverk och riktlinjer för moms efterlevs inte Reelverk och riktlinjer för representation efterlevs inte Reelverk och riktlinjer för reseräkninar efterlevs inte Attestant ej behöri att attestera eller att kostnader belastar fel verksamhet Representation redovisas inte på ett korrekt sätt 3 2 6 3 3 9 Felakti redovisnin av moms 3 3 9 Felakti redovisnin av moms/avdrasrätt 3 3 9 Att reistrerade beslutsattestbehöriheter i HR-systemet följer beslutsunderla r per år Att relerna för representation efterlevs r per år och att rätt moms redovisas EU moms - kontrollera att uppläet moms kod stämmer överens med EU fakturan samt moms vid inskannin Reseräkninar - kontrollera moms/avdrasrätt på representation r per år r per år Sida 6 av 8
Nämnd/Förvaltnin/Bola: För rapporterin i enlihet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontollområdet Som underla för den samlade bedömninen enlit ovan ska riskbedömnin öras för vart verksamheten relevanta kontrollområdena (Dokumentera ärna sammanväninen av de olika inående komponenterna) verksamheten relevanta kontrollområdena) moment (metod) utförare Fakturerin följsamhet mot reler och riktlinjer Följsamhet mot reler och riktlinjer efterlevs inte Felaktia fakturerinsunderla 2 3 6 av fastställd budet/plan rutiner för analys och åtärder vid avvikelser Bristfällia rutiner för analys Minskar möjlihet för enomförande av beslutad drift/utvecklin 3 2 6 Bisysslor följsamhet mot reler och riktlinjer Följsamhet mot reler och riktlinjer efterlevs inte Felakti hanterin av bisysslor 3 3 9 Kompetensförsörjnin tillse att aktuella planer finns Kompetensförsörjninsplaner upprättas inte Bristande framförhållnin vad äller kompetensförsörjnin 2 4 8 Upphandlin följsamhet mot reler och riktlinjer Upphandlin Reelverk och riktlinjer efterlevs inte 3 3 9 Verkställihet beslut (policy/relemente, riktlinje, anvisnin mm) Att utdelnin av bidra sker enlit beslutade policys Reelverk och policys efterlevs inte 3 2 6 Att det finns ett skriftlit och attesterat underla som r per år styrker kreditfakturerin Löpande uppföljnin av ekonomi KS HRs medarbetares ev bisysslor inventeras och bedöms i årlit medarbetarsamtal Förvaltninar beskriver arbetet med kompetensförsörjninsplan er Följer upphandlinsförfarande ällande laar, policys och riktlinjer? av att lämnade bidra till oranisationer, föreninar mm sker i enlihet med beslutade policys Månatlien Enhetschefer Löpande år i samband med Stickprov 2 r/år år KS HR, enhetschefer Ledninsstrate HR Månadssamma ndra/verksam hetsberättelse delår/år Sida 7 av 8
Matris risk- och väsentlihetsbedömnin 4 Allvarli - är så stor att fel inte får inträffa 4 8 12 16 13-16: Direkt åtärd krävs! Minimera riskerna 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Reion Skåne 2 Lindri - uppfattas som liten av intressenter och/eller Reion Skåne 1 Försumbar - är obetydli för intressenter och/eller Reion Skåne / 3 6 9 12 9-12: Reducera riskerna! a 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 3 4 1-3: Inet aerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taet obefintli för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjli - det finns en möjli risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket trolit att fel ska uppstå