Kartläggning av den totala måltidssituationen på samtliga särskilda boenden i Malmö stad Projektrapport

Kartläggning av den totala måltidssituationen på samtliga särskilda boenden i Malmö stad Projektrapport Upprättad Datum: 2011-02-08 Version: 2.0 Ansvarig: Marie-Louise Appelgren Stig Persson Förvaltning: Hyllie stadsdelsförvaltning Limhamn Bunkeflo stadsdelsförvaltning Enhet: Vård och Omsorg

Innehållsförteckning 1. INLEDNING 3 2. BAKGRUND 3 2.1. Områdesfakta 3 2.2. Styrdokument 3 2.2.1. Nationella 4 2.2.2. Lokala 4 2.3. Utredningsuppdrag/undersökningen (syfte, mål/ projektmål/ 4 effektmål, avgränsningar) 3. KARTLÄGGNINGEN 4 3.1. Metod 4 3.2. Enkät verksamhet 5 3.3 Enkät kostnader 5 4. RESULTAT 6 4.1. Sammanställning 6 4.1.1. Status; volym, förutsättningar och eventuella problem 6 4.1.2. Mathantering, tillagningsmetod och distribution 6 4.1.3. Lokaler; standard, kapacitet och utrustning 7 4.1.4. Ekonomi; bemanning/tidsåtgång, resurser och livsmedel 8 4.2. Jämförelser mellan stadsdelarna 8 4.2.1. Snittkostnad och produktionsmodell 8 4.2.2. Snittkostnad och bemanning 9 4.2.3. Snittkostnad och kvalitet 11 4.2.4. Investeringskostnader/våningskök 11 5. SAMMANFATTNING OCH REFLEKTIONER 12 6. BILAGOR 13 2 (13)

1. INLEDNING Rapporten är en sammanställning över hur kostproduktionen ser ut i Malmös samtliga stadsdelar, ekonomiskt som verksamhetsbeskrivande. Malmös tio stadsdelar kommer i rapporten att benämnas med förkortningen av namnet, d.v.s. CE (Centrum), FO (Fosie), HU (Husie), HY (Hyllie), KI (Kirseberg), LB (Limhamn-Bunkeflo), OX (Oxie), RO (Rosengård), SI (Södra Innerstaden) samt VI (Västra Innerstaden). Uppdragsgivare och styrgrupp har varit Q- gruppen (kvalitet inom mat för äldre) bestående av vård och omsorgscheferna Reneé Ekcrona CE, Charlotte Glimskog HU, Ann Letorp VI samt Lena Gabrielsson RO. Projektgruppen har bestått av planeringssekreterarna Marie-Louise Appelgren HY och Stig Persson LB, med ansvar för projektets genomförande med kartläggning, dokumentation samt slutrapport. Projektansvarig har varit Ilona Holmgren, Stadskontoret avdelning vård och omsorg. 2. BAKGRUND I juni 2008 fick några vård- och omsorgschefer (VOS) i uppdrag att kartlägga stadsdelarnas måltidssituation. En kartläggning avseende ordinärt boende resulterade i ärendeskrivning till vårdoch omsorgsberedningen i mitten av februari månad 2010. Behov fanns även av att se över den totala måltidssituationen för äldre inom särskilt boende och VOS gruppen beslutade att avsätta medel för utvalda personer till detta uppdrag. Projektet (bilaga 1) hör hemma under kost och nutrition inom ramen för stimulansmedel för äldre år 2010. För finansieringen av två heltidstjänster avsattes 1 000 tkr, men projektgruppen har högst kunnat avsätta vardera 50 % (totalt en heltidstjänst) till projektet. Projektperioden beräknades från januari 2010 till och med 12 november samma år. Försening med två månader har berott på svårigheter att hantera projektets halvtidsarbete med det löpande ordinarie arbetet. Att vara placerad på den ordinarie arbetsplatsen under projektarbetet har försvårat genom ständig tillänglighet till verksamheten. 2.1 Områdesfakta Kartläggningen omfattar Malmös samtliga vård-, grupp och korttidsboenden, vilka är 54 till antalet. Vissa stadsdelar har mellan sex till åtta enheter (CE, FO, LB, VI, HY) och andra har mellan en till fem (OX, HU, RO, KI, SI). 2.2. Styrdokument Det finns många olika styrdokument för området kost och nutrition och projektgruppen har listat vilka nationella och lokala dokument som styr verksamheten. Uppgifterna har tagits direkt från berörda hemsidor och från de upprättade kvalitetskrav dietisterna i Malmö stads vård och omsorg använder vid upphandlingsförfarandet av måltider. Vid översynen av dessa dokument (sju nationella och nio lokala) kan slutsatsen dras att det inte är helt lätt att hålla reda på alla regler och policys som finns. Det behövs ett samlat grepp för samtliga styrdokument avseende uppdatering av vilka som har reviderats/utgått samt göra dessa tillgängliga på intranätet (Komin). Av de lokala styrdokumenten finns en del idag presenterade där. 3 (13)

Enligt Miljöförvaltningen finns det EG- förordningar, som är en lagtext likadan över hela EU. Därunder finns det nationella förordningar, vilka också är lagtexter och som kompletterar EUförordningarna. Utöver detta utfärdar Livsmedelsverket föreskrifter som är mer detaljerade beskrivningar och som kompletterar förordningarna, dessa är också tvingande lagtexter. Dessutom finns livsmedelsverkets vägledningar som inte är tvingande, men tänkta att vara till hjälp i arbetet med livsmedel och matlagning. 2.2.1. Nationella Förutom socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen samt lagen om särskilt stöd och service finns det ytterligare lagar, förordningar och rekommendationer som styr hanteringen av kost och nutrition, framförallt livsmedelslagen och förordningar för säkerhet och hygien (bilaga 2). 2.2.2. Lokala I mars 2007 beslutade kommunstyrelsen om en kvalitetsplan för kost och nutrition i äldreomsorgen som ska ange standarden för hela Malmö stad. Denna bygger på att skapa förutsättningar för en god hälsa och näringsriktig kost i syfte att motverka ohälsa. Även trivselfaktorerna vid måltiderna ska inkluderas. En policybroschyr, som är en del av kvalitetsplanen, skrevs av kommundietisterna i juli månad samma år och denna ska vara till hjälp för personal som hanterar mat och olika koster. I oktober 2010 beslutade kommunfullmäktige om en policy för hållbar utveckling av mat för Malmö stad. Denna ska bl.a. stärka matens betydelse i Malmös egna verksamheter och verka för att Malmös alla matinköp blir mer hållbara; ekonomiskt, socialt och ekologiskt. På Komin finns även ett antal rapporter kring kost och nutrition tillgängliga (bilaga 3). 2.3. Utredningsuppdrag/undersökningen; syfte, mål/projektmål/effektmål, avgränsningar Projektmålet har varit att kartlägga den totala måltidssituationen på kommunalt särskilt boende i Malmö stad. Särskilt boende innefattar vård-, grupp samt korttidsboende för äldre, vilket projektgruppen ansvarat för. Uppdraget har omfattat dygnets samtliga måltider, ekonomiska samt kvalitetsaspekter, även boendeförändringar och nya/nerläggningsplanerade boenden har beaktats. Att kartlägga stadsdelarnas förutsättningar, möjligheter samt eventuella problem för att laga mat som bygger på närlagat och större valfrihet för Malmöbon, har undersökts. Som effektmål kan VOS gruppen, utifrån styrande dokument och aktuell kartläggning, se konsekvenserna av kartläggningen och utifrån denna presentera förslag som bygger på effektivitet för personal och god service för Malmöbon. I projektgruppens uppdrag har inte ingått att presentera förslag enligt effektmål. 3. KARTLÄGGNINGEN 3.1. Metod Kartläggningen har syftat till att uppfylla huvud- och delmål genom enkätutskick (bilaga 4) till stadsdelarnas kontaktpersoner, vilka varit enhetscheferna för särskilt boende. Dessa utsågs av VOS gruppen genom förfrågan av projektansvarig. Ekonomer i stadsdelarna HY och LB har involverats som hjälp till projektgruppen med ekonomisk kalkyl till enkäten och kontaktpersonerna har tagit hjälp av respektive stadsdels ekonomer. 4 (13)

Kartläggningen har omfattat: status; volym, förutsättningar och eventuella problem. mathantering och tillagningsmetod. distribution. lokaler; standard, kapacitet och utrustning. ekonomi; bemanning/tidsåtgång, resurser och livsmedel. vilka krav, speciella direktiv och lagar som styr måltidshantering. Riskerna för att kunna genomföra projektet har bedömts som mycket små, varför ingen riskanalys har upprättats. Projektgruppen reserverar sig för att uppgifterna avseende platsantalet i Malmös särskilda boenden är korrekta. Av kartläggningen framgår att det inte råder en samstämmighet mellan de uppgifter som Sociala resursförvaltningens vård- och boendeförmedling lämnat till projektgruppen, kontra de uppgifter som ansvariga och ekonomer i respektive stadsdel lämnat. 3.2. Enkät verksamhet I enkäten (bilaga 4), ställd till samtliga kontaktpersoner/enhetschefer för särskilt boende, har uppgifter samlats in för varje boende avseende de mjuka frågorna. I enkäten har svaren lämnats för volym, specialkost, om/hur matlagning sker, om tjänsten köps, kompetens, måltidsordning, lokaler samt logistik. Uppgifter om beslutade eller planerade volymmässiga förändringar avseende antalet platser på stadsdelarnas särskilda boenden har även efterfrågats. Detta har jämförts med de uppgifter som vårdoch boendeförmedlingen lämnat (bil 6 sid 6). 3.3. Enkät kostnader I särskild enkät (bilaga 5) ställd till samtliga kontaktpersoner och ekonomer för vård och omsorg, har de direkta kostnaderna samlats in. I enkäten har lämnats kostnader för personal, livsmedel och övriga kostnader samt kostnad för köpta tjänster om dessa är upphandlade, eller som i VI fall genom intraprenad. Den framräknade dygnskostnaden (för mat) per plats är mer att betrakta som ett riktvärde än ett exakt värde. Kostnaden inkluderar vikariekostnad vid sjukfrånvaro och semester samt för utbildningsvikarier. En kostnad som är svår att identifiera är kapitaltjänstkostnaden, avskrivningar och räntor. T.ex. är denna kostnad inkluderad i priset för den köpta tjänsten av Förenade Care avseende LB, då entreprenören betalar hyra för lokalen. För andra kan det vara ett omfattande arbete att i det ekonomiska systemet urskilja dessa kostnader som är att hänföra till kostproduktionen. En mindre del; HU, HY och VI har särredovisat dessa kostnader. När någon direkt övrig kostnad inte har kunnat uppges har detta ersatts med en schablon. En kostnad som har utelämnats gäller lokalerna. Skälet till detta är att det i många fall inte har gått att beräkna ytorna, då dessa oftast ingår i de för brukarna gemensamma ytorna. 5 (13)

4. RESULTAT 4.1. Sammanställning 4.1.1. Status; volym, förutsättningar och eventuella problem (bilaga 6 sid 1) Miljöförvaltningen inspekterar och godkänner hanteringen av mat i köken inom särskilt boende, med registrering A för matlagning från grunden och registrering B för enklare hantering som beredning av frukost, mottagning av varm mat och/eller uppvärmning av färdig mat (bilaga 7). Totalt finns det 186 våningskök med registrering B varav 69 kök även är A-registrerade, d.v.s. har tillstånd för tillagning av mat från grunden. Till detta tillkommer tre s.k. storkök, vilka finns i två stadsdelar (LB, VI) och två mindre storkök (OX, HU) med begränsade volymer. De stadsdelar som inte alls har några våningskök med A-registrering är CE, KI, LB, OX samt VI. Dock har LB två storkök som är utlagda på entreprenad (Förenade Care), OX har byggt om ett kök till mindre storkök, vilket även lagar mat till hemtjänst samt dagverksamhet och VI har ett kök med intraprenad. Det sistnämnda levererar även mat till två särskilda boenden i HY. I HU finns också ett mindre storkök. I HY finns ett kök på dagverksamheten som är A-registrerat och i FO finns två dagverksamheter med B-registrering. Här finns även ett storkök på Lindgården, detta är dock inte är i drift eller är aktuellt för det. I KI är det köket på mötesplatsen som tillagar maten till angränsande särskilt boende. Stadsdelarna (CE, HY, LB, VI) har angett att mellan 43-45 kök är ombyggbara till att kunna klara av tillagning av mat från grunden och eventuellt kan denna siffra byggas på med ytterligare 15 kök (CE, FO, KI). I svarsenkäten framgår att själva våningsköken själv tillagade 706 heldygnsportioner exklusive sondnäring, 48 huvud- och kvällsmål samt 381 enbart kvällsmål. Antalet brukare som hade specialkost¹ var 117, energi- och proteintät kost (E-kost) hade 136 och konsistensanpassad kost² hade 351 brukare. När det gäller kosttyp och konsistensanpassning kan detta variera kraftigt över tid. 4.1.2. Mathantering, tillagningsmetod och distribution (bilaga 6 sid 2) Antalet enheter i undersökningen är 54 i tio stadsdelar och i 20 av dessa tillagas all mat från grunden i våningsköken. Det är endast i RO och SI som samtliga enheter tillagar alla måltider i våningsköken. I CE, HU, HY och KI lagas enbart kvällsmålet helt eller delvis och i 34 enheter tillagas inte maten alls, utan tjänsten köps genom entreprenad eller intraprenad, som i VI. Förutom huvudmålet distribueras även kvällsmålet till 21 enheter (CE, FO, KI, LB, VI). LB är den stadsdel som har samtliga måltider på entreprenad. Alla enheter serverar dessert till huvudmålet. ¹ Dialyskost, glutenfri-, fett-, laktos eller proteinreducerad kost, övriga specifika sjukdomstillstånd, önskekost eller kost som uppkommer av etiska, kulturella och/eller religiösa skäl. ² Delad, grov paté, timbal, gelé, flytande och puré. 6 (13)

Kompetensen hos den personal som ansvarar för matsedeln, inköp och tillagning av maten ser olika ut i stadsdelarna. Fyra stadsdelar har anställda kockar (totalt fem) och en har kokerska. Annars är det omvårdnadspersonalen som tillagar maten; vissa har genomgått någon extra fortbildning inom området som t.ex. kostombuden. Det framkommer i enkätsvaren att kompetensen är för låg och behöver förbättras. På frågan om hur stor andel av råvarorna som är ekologiska svarar 25 enheter att andelen varierar mellan 5-40 %. OX är den stadsdel som köper mest ekologiskt följt av HU, HY och SI. När det gäller om alternativ rätt serveras så anger nio stadsdelar (46 enheter) att detta är möjligt. Det är endast i VI som alternativrätt inte erbjuds. Alternativrätt kan t.ex. erbjudas genom att ett boende lagar olika rätter på avdelningarna/våningarna. På så sätt kan den brukare som inte vill äta den rätt som serveras enligt matsedeln välja en annan på boendet. Eller så finns det färdiglagad mat infryst, vilken kan tas fram och värmas vid tillfälle. Malmö Skolrestauranger lagar och levererar maten till CE, FO samt KI och Samhall till HU. VI har intraprenad och levererar totalt till 311 brukare i särskilt boende inom stadsdelen samt till 79 brukare i två boenden i HY. Efterarbetet som exempelvis sköljning av kantinerna och avtorkning av värmevagnarna sköts av stadsdelarnas personal. Hur måltiderna serveras ser olika ut i stadsdelarna. Frågan har ställts om maten serveras ur karotter som ställs fram på bordet eller om maten läggs upp direkt på tallrik och ges till brukaren. På 15 enheter serveras maten i karott, som brukaren själv tar ur eller får hjälp att ta ur och hela 26 enheter serverar maten på tallrik till brukaren, oftast direkt från kantin. Varierar mellan dessa två serveringssätt gör 13 enheter. Fast tid för matservering har samtliga enheter förutom en (FO). Åtta enheter uppger att det finns möjlighet att få sin måltid serverad vid annat tillfälle än den fasta tiden (CE 6, HY 2) och 11 enheter har flexibel tid avseende frukosten (FO 5, LB 2, VI 4). Gemensamma måltider har nästan samtliga enheter (49) och det är framförallt frukosten som då kan serveras på annan tid än den fasta. Samtliga enheter uppger att måltiderna serveras i brukarens lägenhet om så är önskemålet. Med matråd avses kontinuerliga träffar där personal, brukare och/eller anhörig och eventuell leverantör träffas för att gemensamt diskutera kring maten. På 30 enheter genomförs dessa matråd med olika intervall; veckovis (3), varannan vecka (2), månadsvis (11), varannan månad (5), kvartalsvis (5) samt per halvår (4). FO och OX är de stadsdelar där samtliga enheter har regelrätta matråd följt av LB (7/8), HY (6/8) samt HU (3/4). RO uppger att de inte har några matråd utan individuella samtal sker mellan brukare och kontaktperson där önskemålen noteras. I SI förekommer matråd i endast en enhet av fem följt av VI (2/7), CE (2/6) samt KI (2/5). I matråden deltar personalen (30), brukarna (19), chefen (9) och övriga som kock, dietist, leverantör och köksansvarig (6) i dessa enheter. I fyra enheter deltar även anhöriga. 4.1.3. Lokaler; standard, kapacitet och utrustning (bilaga 6 sid 3-4) Avseende maxkapacitet för portionerna vid ett och samma tillfälle baseras stadsdelarnas siffror på befintliga resurser, vad de anser ha möjlighet att kunna laga/bereda. Enligt Miljöförvaltningen finns det ingen gräns för hur många portioner som kan lagas i storköken (VI, LB), utan detta beror helt på vilka personalresurser stadsdelarna har. 7 (13)

Tidigare hade storköket på Rönnbäret/VI en maxkapacitet på 750 portioner vid ett och samma tillfälle, men detta hävdes av Miljöförvaltningen. I 37 enheter anses förrådsmöjligheten vara tillräcklig, dvs. dimensionerad till det maximala antalet portioner som lagas. När det gäller möjlighet för externa matgäster att besöka en lokal mötesplats, uppger endast fem enheter att de har till gång till detta. Dessa enheter med maximal kapacitet för möjliga besökare finns i HU (20), KI (23), LB (60), OX (18) samt SI (3), totalt 124 besökare. När det gäller leveranser/entreprenad levererar Malmö Skolrestauranger måltiden till tre stadsdelar; CE, FO och KI. Samhall levererar till HU och Förenade Care till LB. Dock sker inte leverans till samtliga enheter i FO och HU. VI har leverans genom intraprenad och levererar till stadsdelens samtliga enheter samt till två enheter i HY. 4.1.4. Ekonomi; bemanning/tidsåtgång, resurser och livsmedel (bilaga 8) Den genomsnittliga dygnskostnaden för samtliga stadsdelar beräknas till 262 kr exklusive lokalkostnader och kalkylen bygger på respektive stadsdels redovisning. När de direkta kostnaderna inte har kunnat utskiljas har schablonberäkningar använts. Måltidskostnaden för varje stadsdel i snitt per dygn och plats framgår av bilagan. I de fall, då ingen särskild personal är anställd för uppgiften och våningspersonalen ansvarar för tillagningen av måltiderna, har kostnaderna för personalen beräknats enligt schablon. Schablonen för tillagning utgår från prisgruppens modell; 0,03 årsarbetare för tillagning av huvudmål och 0,01 årsarbetare för frukost- respektive kvällsmål. Schablonen för när våningspersonalen utför mottagning, uppackning, servering, disk samt planering för kostråd har tidsberäknats till 0,12 årsarbetare. Denna beräkning bygger på en genomgång av tidsåtgången vid tre vårdboenden i FO, SI samt LB. När övriga kostnader för måltiderna inte har kunnat redovisas har en generell snittkostnad med 2,00 kr per plats och dygn lagts in i beräkningen. 4.2. Jämförelser mellan stadsdelarna I Malmö stad produceras årligen ca 650 000 huvudmål tillika kvällsmål och frukost vid samtliga vård-, grupp- samt korttidsboenden. Till detta tillkommer två till tre mellanmål per dygn. Av det totala antalet huvud- och kvällsmål producerades 60 % i egen drift varav en tredjedel i eget s.k. storkök (VI Rönnbäret) och 40 % upphandlades av Malmö Skolrestauranger (KI, CE, FO), Förenade Care (LB) samt en mindre del från Samhall (25 platser i HU). Valet av produktionsmodell beror, frånsett tradition, till stor del på de lösningar som utvecklades efter 90-talets besparingar och som bl.a. innebar att särskild kökspersonal successivt avvecklades. Bemanningen under dag- och kvällstid hade också viss betydelse för valet av utförare. Senare tillkom även ökade krav på utformningen av kökslokalerna, vilket vissa stadsdelar inte kunde uppfylla utan att behöva genomföra stora investeringar. 4.2.1. Snittkostnad och produktionsmodell Den beräknade genomsnittliga dygnskostnaden för samtliga måltider beräknas till 262 kronor per dygn och plats, vilket motsvarar en årlig omsättning med ca 170 miljoner kronor exklusive lokalkostnader. För varje effektivisering av kostproduktionen med en krona medför detta en kostnadsminskning med 650 000 kronor. 8 (13)

Den genomsnittliga dygnskostnaden varierar mellan stadsdelarna från minimum 239 kr (VI) till maximum 282 kr (SI), en differens med 43 kr. Lägst kostnad har VI med 239 kr. Ett skäl till detta är att samordning av inköp och tillagning är förlagt till ett kök och samma effekt uppnår OX med nytt kök. Ett annat skäl är att VI endast tillagar ett alternativ. Under veckorna 47 och 48 färdigställde OX ett nytt kök på Blomstergården, vilket har förändrat snittkostnaden. Två kockar motsvarande 1,6 årsarbetare har anställts och produktionen omfattar även 35 portioner till hemtjänsten och 80 portioner till dagverksamhet. I nedanstående kalkyl är snittkostnaden för OX enbart beräknad på den del som avser vårdboendet Blomstergården, (27 platser). I ett intervall runt genomsnittskostnaden 262 kr, mellan 255 till 266 kr, eller en merkostnad mellan 1,1 mkr till 1,8 mkr per stadsdel jämfört med VI, ligger fem stadsdelar (HU, LB, HY, KI, CE). Här återfinns också merparten av de köpta tjänsterna. De högsta kostnaderna har RO, SI och FO, vilket innebär en merkostnad mellan 2,0 mkr till 2,8 mkr jämfört med VI. Tabell: Kostnad per plats och dygn Stadsdel Summa platser Tillagning Snittkostnad kr per dygn och plats Diff mot VI i kr Merkostnad jmf VI Mkr VI 284 egen drift storkök - intraprenad 239 0 OX 27 egen drift storkök - intraprenad 247 8 0,5 HU 111 egen drift våningskök + storkök + köpt tjänst SH 255 16 1,1 LB 208 köpt tjänst Förenade Care 258 19 1,2 HY 315 egen drift våningskök + köpt tjänst VI 260 21 1,4 KI 169 köpt tjänst MSR 264 25 1,6 CE 189 köpt tjänst MSR 266 27 1,8 RO 83 egen drift våningskök 270 31 2,0 SI 210 egen drift våningskök 279 40 2,6 FO 187 egen drift våningskök + köpt tjänst MSR 282 43 2,8 TOTALT 1783 262 23 Av helhetsbedömningen framkommer det att 18 enheter är positiva till att få maten levererad genom entreprenad(ce, FO, HU, KI, LB), dock lämnas vissa negativa synpunkter. Endast en enhet i CE är helt negativ till entreprenad. När det gäller leverans genom intraprenad (VI) är sju enheter positiva till detta (VI, HY) och två enheter i VI ställer sig helt negativa. På frågan om möjligheten ges att själv kunna tillaga maten i eget våningskök är 24 enheter positiva till detta (CE, HY, OX, RO, SI, VI). 4.2.2. Snittkostnad och bemanning Differensen mellan min och max bemanning under dag- och kvällstid är 0,14 årsbefattningar per plats, vilket motsvarar 5,18 timmar. Bemanningen omfattar vårdpersonal exklusive sjuksköterskor och arbetsledning. Lägst bemanning har SI med 0,59 årsbefattningar och högst bemanning har FO med 0,73. Bland de stadsdelar som har lika med snittet 0,65, eller under, återfinns merparten av de köpta tjänsterna. Låg bemanning kan också vara ett skäl till att valet har blivit att köpa tjänsten då det inte funnits utrymme för att klara drift i egen regi och ge ökad kompetens inom matlagning. 9 (13)

De som har kostproduktionen i egen regi har förhållandevis hög personalbemanning, med undantag för SI och RO, som har en låg bemanning och även hög snittkostnad. I stort råder samma förhållande när det gäller den totala bemanningen. Undantaget är FO som både har hög bemanning och den högsta snittkostnaden. Tabell: Genomsnittlig bemanning totalt samt dag och kväll Stadsdel Bemanning totalt inkl ssk o arb ledn Bemanning dag + kväll årsbef per plats Produktionsmodell/Tillagning Snittkostnad, kr per dygn och plats SI 0,90 0,59 egen drift våningskök 279 LB 0,88 0,62 köpt tjänst Förenade Care 258 RO 0,99 0,63 egen drift våningskök 270 VI 0,89 0,64 egen drift storkök - intraprenad 239 KI 0,88 0,65 köpt tjänst MSR 264 CE 0,97 0,65 köpt tjänst MSR 266 HU 0,95 0,66 egen drift våningskök + storkök + köpt tjänst SH 255 OX 0,96 0,68 egen drift storkök - intraprenad 247 HY 0,99 0,68 egen drift våningskök + köpt tjänst VI 260 FO 1,09 0,73 egen drift våningskök + köpt tjänst MSR 282 TOTALT 0,95 0,65 262 Kostnader för kompetensutveckling exempel från Hyllie När det gäller den köpta tjänsten är kostnader för kompetensutveckling inkluderade i priset. Detta är en kostnad som tillkommer vid övergång till egen drift och ställer större krav på den egna planeringen. Som exempel kan nämnas att i HY kompetenshöjdes personalen inför övergången från att få levererad mat från entreprenör, till att själv tillaga samtliga måltider i våningsköken. Inför denna förändring bildades en arbetsgrupp för kost bestående av chefer inom särskilt boende och sjuksköterskor tillkom efterhand till gruppen. Omvårdnadspersonalen utbildades bland annat i livsmedelssäkerhet (heldag för 42) och hygien (halvdag för 82). Kostnaden för denna s.k. uppstart uppgick till 50 tkr i kursavgifter samt kostnader för 1 000 vikarietimmar. För att därefter skapa grund för fortsatt utbildning av personalgrupperna genomfördes detta genom en pilotstudie. Två pilotutbildningar, vilka planerades av kocken i HU och en kommundietist, genomfördes; en grupp för personal med intresse för matlagning och en för personal med otillräckliga kunskaper om matlagning. Kostnaden för pilotstudien begränsades till vikariekostnaden. Studien resulterade i att samtliga kostombud (60) och övrig personal erhöll två halvdagsutbildningar där kocken i HU informerade om praktisk matlagning, enkel näringslära, planering och inköp, ekologiska råvaror, olika kosttyper samt egenkontroll och hygien. Kostombuden informerade sen i sin tur vidare till personalen på boendet. Då utbildningen genomfördes av anställda i kommunen samt representanter för leverantör och Miljöförvaltning blev det ingen kostnad för detta, utan kostnaden begränsades till ca 500 vikarietimmar. Under 2010 träffades så igen kostgruppen och tillsammans med sjuksköterska och kommundietist planerades vidare uppföljning. Under hösten besökte en kommundietist varje särskilt boende och följde upp insatserna som genomförts och planerade nya efter de behov som framkommit. Samtidigt planerade kostgruppen för gemensamma utbildningsdagar inför 2011 utifrån kommundietistens uppföljning och från de skriftliga uppföljningar som varje särskilt boende skulle göra efter tre, sex och tolv månader. 10 (13)

Vikarier och nyanställd personal informeras vid anställningen att det ställs krav på basala kunskaper avseende matlagning. Under introduktionsperioden visar ordinarie personal också en film om basal matlagning. Den personal som ansvarar för matlagningen har inga andra omvårdnadsuppgifter, utan är endast i köket. I uppföljningsarbetet ingår även de väl etablerade matråd, som träffas månadsvis på respektive boende och där även anhöriga bjuds in att medverka. Totalkostnaden för exemplet HY inledande övergång till att själva laga maten, kan i mycket grova drag uppskattas till ca 500 tkr utöver kommunens kostnader för egna utbildare. Uppgifterna om bemanning (bilaga 6 sid 6) har hämtats från 1. Malmö stads prisgruppslistas beräkning för den totala bemanningen. 2. Prisgruppens beräkning av dag- och kvällsbemanning enligt Kommunförbundets nyckeltalsmodell. Vad som skiljer dessa två uppgifter är att prisgruppslistan är en totaluppgift där samtlig bemanning ingår, dvs. även sjuksköterska, arbetsledning, kock/kokerska m.fl. Enligt Kommunförbundets nyckeltal ingår endast vårdpersonal dag- och kvällstid (ej natt). 4.2.3. Snittkostnad och kvalitet Enligt Nöjd-Kund-Index (NKI, SCB 2010) är brukarna i stort sett nöjda (index 55-74) med maten. Högst index (71) får HU, på gränsen till mycket nöjd och har en dygnskostnad under snittet. VI har den lägsta dygnskostnaden och även lägst NKI med 55. Hög kostnad innebär inte automatiskt hög kvalitet, vilket framgår av jämförelse mellan SI och HY, vilka har ungefär samma indexnivå 56 respektive 57 och samma produktionsmodell, men kostnaden skiljer 19 kr per dygnsportion. Valet av produktionsmodell, egen drift eller köpt tjänst, är ej heller direkt avgörande för kvalitén. Kvalitet enligt NKI, innebär inte bara att maten smakar bra utan också att som brukare få möjlighet till den mat man vill ha, möjlighet att själv bestämma när man ska äta och den hjälp man får vid måltiderna. Härtill kommer också, vilket inte NKI mäter, en trevlig servering och måltidsmiljö. Tabell: Produktionsmodell och kvalitet Stadsdel Tillagning Snittkostnad, kr per dygn och plats Kvalitet, NKIindex 2010 maten HU egen drift våningskök + storkök + köpt tjänst SH 255 71 LB köpt tjänst Förenade Care 258 66 RO egen drift våningskök 270 65 KI köpt tjänst MSR 264 64 OX egen drift storkök - intraprenad 247 61 FO egen drift våningskök + köpt tjänst MSR 282 61 CE köpt tjänst MSR 266 60 HY egen drift våningskök + köpt tjänst VI 260 57 SI egen drift våningskök 279 56 VI egen drift storkök - intraprenad 239 55 TOTALT 262 60 11 (13)

4.2.4. Investeringskostnader/våningskök Av totalt 54 enheter (Mathildenborg räknas som tre enheter; Nordan, Västan och Östan) äger Stadsfastigheter 24, privata fastighetsbolag 27, MKB två samt HSB en fastighet. Inventeringen visar att 19 enheter är fullvärdiga för att tillaga måltider från grunden, 14 enheter går att bygga om och 21 enheter går inte att förändra med mindre än stora ingrepp i byggnaden. Hur stora insatser som krävs förutsätter en särskild inventering. En enhet (Fosieborg HY) av de 21 har beräknat att en ombyggnad av sex våningskök kräver att sex lägenheter tas i anspråk. En av konsekvenserna blir minskade hyresintäkter i storleksordningen fyra miljoner som i sin tur medför minskat antal personal. Ombyggnaden beräknas till tre miljoner kronor (ca 500 tkr per kök), vilket totalt för 64 kök som är möjliga att bygga om, är en investeringskostnad motsvarande 30 miljoner kronor. Investeringskostnaden för de enheter som går att bygga om utan större ingrepp beräknas till ca 10-12 miljoner kronor (inkl ombyggnad av Blomstergården i OX med 3,1 mkr). Merparten av dessa är privata, vilket medför en högre hyra. De enheter som har godkända kök finns framförallt i stadsdelarna HY, RO och SI samt delvis i HU och FO. Det är också dessa stadsdelar som har valt att tillaga maten i de egna våningsköken. Två av köken är nybyggda, sen tidigare Rönnbäret i VI och nu även Blomstergården i OX. Detta innebär att den beräknade dygnskostnaden i jämförelsen ovan, exkluderat lokalkostnaden, inte är rättvisande. En nyinvestering, som i OX innebär att ombyggnaden 3,1 mkr innebär avskrivningar och räntor med 300 tkr per år under 20 år. Detta motsvarar inledningsvis en merkostnad på dygnskostnaden med mellan 15 och 30 kr beroende på omfattningen av antalet dygnsportioner. 5. SAMMANFATTNING OCH REFLEKTIONER Av beskrivningen framgår att stadsdelarna har valt olika modeller för tillagning utifrån sina förutsättningar. Av den totala andelen våningskök är 69 registrerade/godkända för matlagning från grunden och 117 för enklare mathantering, mottagning och uppvärmning av färdig mat. Tillkommer gör fem storkök varav två är mindre till yta och volymkapacitet. Sju stadsdelar får mat genom leverantör på entreprenad, inklusive en intraprenad. Kostnadsmässigt är det en stor spännvidd och högst snittkostnader har stadsdelar med tillagning i egna våningskök. Här finns en stor potential för att bli mer kostnadseffektiv. Frågan är vad som krävs för att utveckla verksamheten? En reflektion i sammanhanget är om tillagning i våningskök, till skillnad från de köpta tjänsterna och tillagning i storkök, saknar en organisation som kan samordna kompetens och utveckling av produktionen? I en tredjedel av totalt 54 enheter är köken fullvärdiga för att tillaga måltider från grunden. En reflektion blir om det är rimligt att ha som mål att samtliga kök ska vara fullvärdiga? Inte bara en omfattande investeringskostnad ska beaktas, utan även den osäkerhet som råder kring vilka vård- och gruppboende som ska finnas kvar framöver. Ungefär 45 kök är ombyggbara, eventuellt kan summan ökas till 60. Kvalitetsmässigt ligger stadsdelarna ganska nära varandra, om man bortser från högsta och lägsta NKI värdena, HU och VI. Det goda exemplet när det gäller kvalitén är HU och erfarenheten från deras sätt att arbeta bör få en större uppmärksamhet och spridning. 12 (13)

Kompetensen ser olika ut hos den personal som lagar maten. I fyra stadsdelar finns kockkompetens och i en stadsdel kokerska. Även om stadsdelarna har satsat på kompetenshöjning framkommer det att kompetensen är för låg och behöver förbättras. När det gäller servering är det endast i 15 enheter som maten serveras ur karotter vilka ställs på bordet. Härifrån lägger brukaren själv upp maten på tallrik, eller får hjälp med detta. Hela 26 enheter serverar maten på tallrik, oftast direkt från kantin. Det borde inte vara någon större svårighet att möjliggöra servering ur karotter på bordet, för en trevligare måltidsmiljö. Matråd (regelbundna möten där olika representanter deltar) förekommer regelbundet på 30 enheter, med olika intervall. Endast fem stadsdelar uppger att de har matråd på samtliga enheter, i fyra stadsdelar förekommer det mindre än på hälften av boenden och i en stadsdel inte alls. Här sker istället ett samtal mellan brukare och kontaktperson om önskemål kring maträtterna, vilket inte kan jämföras. Att ha matråd där olika personalkategorier deltar, tillsammans med brukare och/eller anhörig är ett bra sätt att diskutera mathanteringen och ger möjlighet att påverka. Detta borde inte vara någon större svårighet att genomföra. Det behövs ett samlat grepp avseende samtliga styrdokument. Dessa behöver revideras och finnas tillgängliga på intranätet, vissa nationella dokument får härifrån länkas eftersom det är svårt att leta sig fram på olika hemsidor vad det är som gäller. Om styrdokumenten finns på Komin kan berörda chefer hålla sig à jour med dessa. En reflektion i sammanhanget gäller hur styrdokumenten efterföljs, som t.ex. kvalitetsplanen för kost och nutrition? Vid förfrågningar kommer det fram att dietisternas kvalitetskrav, vilka används vid upphandling av måltider, används godtyckligt i stadsdelarna genom att anpassas till stadsdelens förutsättningar. Ska denna möjlighet finnas? Förslagsvis bör kommundietisterna ha helhetsgreppet om samtliga styrdokument. Vid projektgruppens kontakter med Miljöförvaltningens livsmedelsinspektör framkommer att ett större samarbete med stadsdelarnas ansvariga chefer önskas härifrån. Livsmedelsinspektörerna vill gärna vara mer behjälpliga till verksamheten vård och omsorg. 6. BILAGOR 1. Projektplan. 2. Sammanställning av styrdokument för kost och nutrition; nationella och lokala. 3. Rapporter kost och nutrition. 4. Enkät för den totala måltidssituationen i särskilt boende och korttidsboende i egen regi. 5. Enkät för kostnadsproduktion. 6. Total sammanställning över volymer, måltidsordning, lokaler, helhetsbedömning, antal platser samt beslutade/planerade av platsantalet. 7. Miljöförvaltningens sammanställning över godkänd mathantering på Malmös särskilda boende. 8. Total sammanställning över kostnader för kostproduktion. Dokument som lämnas separat till respektive vård och omsorgschef. Sammanställning över stadsdelarnas verksamhet. Sammanställning över stadsdelarnas kostnader för kostproduktion. 13 (13)