sid 1 av 16 Plats och tid Rådhuset, Årydssalen klockan 14:30 15:15 Beslutande: Per-Ola Mattsson Ordförande (S) Annika Westerlund Vice Ordförande (S) Magnus Sandgren Ledamot (M) Anders Karlsson Ledamot (S) Rune Andersson Ledamot (S) Anders Englesson Ledamot (MP) Ola Persson Ledamot (C) Ted Olander Ledamot (MP) Arbetstagarrepresentanter: Övriga: Glenn Olofsson, TCO Roger Bengtsson, LO Daniel Wäppling, VD Ulrika Hägvall Lundberg, vice VD Erik Bergman, nämndsekreterare Utses att justera: Anders Karlsson Paragrafer: 49 58 Justeringsdatum: Sekreterare Ordförande Justerande Erik Bergman Per-Ola Mattsson Anders Karlsson
sid 2 av 16 Anslag/Bevis Organ: Stadsvapnet i Karlshamn AB Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: 2017-12-05 Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: 2017-12-27 Underskrift:
sid 3 av 16 Innehållsförteckning 49 Val av justerare...4 50 Fastställande av föredragningslista...5 51 Förslag om upphävande av fullmäktiges beslut om gemensamma protokollsmallar m.m. för de ala bolagen 2017/4004...6 52 VD-rapporter 2017/1693...8 53 Ansökan om borgen 2018 för 2017/4063...9 54 Ansökan om borgensram för bolagskoncernen 2017/4063...11 55 Intern kontroll 2018 för de ala bolagen 2017/4059...13 56 Budgetförslag 2018 2017/3425...14 57 Förslag till sammanträdesdagar 2018 2017/3169...15 58 Redovisning av protokoll från föregående sammanträde 2017/3437...16
sid 4 av 16 49 Val av justerare :s beslut att utse Anders Karlsson (S) att justera protokollet
sid 5 av 16 50 Fastställande av föredragningslista :s beslut att ärende tre i kallelsen Grundläggande krav på protokoll och andra därtill hörande handlingar inom bolagskoncernen- utgår att i övrigt fastställa föredragningslistan
sid 6 av 16 51 Förslag om upphävande av fullmäktiges beslut om gemensamma protokollsmallar m.m. för de ala bolagen 2017/4004 :s beslut att föreslå fullmäktige att upphäva beslutet 73 2011-05-02 om gemensam utformning av protokoll i nämnder, styrelser och bolag åtminstone vad gäller bolagen att föreslå fullmäktige uppdra åt styrelsen att utarbeta riktlinjer för hur protokoll utformas och hanteras inom och koncern. Dessa ska ta hänsyn till de olika förutsättningar som finns mellan bolag och förvaltning. Sammanfattning Kommunfullmäktige fattade 2011-05-02 73 beslut om att hela koncernen ska hantera protokoll på samma sätt och med gemensamma mallar. Beslutet skulle utvärderas efter ett år vilket är oklart om det skett. I samband med att fullmäktiges revisorer granskade bolagskoncernens protokollskrivning och hantering framkom att man i varierande grad följde fullmäktiges beslutade riktlinjer. Efter att revisionen lämnat rapporten till Stadsvapnet har ett utvecklingsarbete skett i dialog med dotterbolagen där man genomlyst hur kraven på offentlighet på bästa sätt kan förenas med kraven på affärssekretess. I gällande ägardirektiv framgår att ens helägda bolag i tillämpliga delar ska följa riktlinjer, policys etcetera vilket dock inte får stå i strid med annan lagstiftning. Analysen visar på en problematik när bolagen förväntas agera affärsmässigt och fungera på en konkurrensutsatt marknad då innehållet i protokollen kan vara av sådan art att ett spridande skulle skada bolaget eller försämra dess konkurrenskraft. Man har då möjlighet att sekretessbelägga denna information men detta gör att protokollen som läggs upp på webben blir torftiga i vissa paragrafer och nästan löjeväckande innehållslösa. Efter granskning av hur andra ala bolag styrs i detta sammanhang visar att dessa kan ha direktiv som delvis skiljer sig från den ala förvaltningens eller inga alls. Detta gäller särskilt de bolag som drivs med affärsmässiga villkor på en konkurrensutsatt marknad. Gällande lagstiftning är tydlig kring offentlighetskravet för ala bolag varför man troligen bedömt att inga ytterligare regleringar behövs. Sammanfattningsvis finns betydande skillnader mellan villkoren för ens bolag och den ala förvaltningen som gör att det kan vara svårt att i alla lägen ha likalydande riktlinjer. Den affärsmässighet som bolagen förväntas ha kan stundtals stå i strid med hur man jobbar i en förvaltningsstruktur. För att möta detta bör affärsmässigheten lyftas fram i ägardirektiven och inför varje KFbeslut om gemensamma riktlinjer ska detta finnas med i beredningen. Förslaget till beslut bör innehålla en särskild skrivning om detta även ska gälla de ala bolagen. Efter att ett nytt ärendehanteringssystem infördes i en har inte de riktlinjer som gäller kunnat följas fullt ut i en vilket dock upplevts som ett mindre problem än i
sid 7 av 16 bolagen. För att hantera problemen har ett utvecklingsarbete startat för att modernisera och effektivisera protokollhantering med mera. Kansli och nämndssekretariat ligger numera organiserat under styrelsen vilket underlättar en standardisering. Beslutsunderlag VD Daniel Wäpplings tjänsteskrivelse, 2017-11-28 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
sid 8 av 16 52 VD-rapporter 2017/1693 :s beslut att VD-rapporten läggs till handlingarna Sammanfattning VD Daniel Wäppling redogör för omvärld, ekonomisk utveckling, marknad, framtidsfrågor och internkontroll. Vad gäller den ekonomiska utvecklingen så är den fortsatt stark och arbetslösheten minskar. Befolkningsökningen i Karlshamn har avtagit och ligger nu under den prognosticerade. För koncernens bolag är den ekonomiska utvecklingen stabil och bättre än budgeterat, med undantag av Karlshamnsfastigheter som flaggar för ett sämre resultat än budget. Delårsrapporten för Stadsvapnet pekar på ett resultat i nivå med budget. Några framtidsfrågor för koncernen är nya ägardirektiv, reinvesteringar samt en ny process för den interna kontrollen. Beslutsunderlag VD-rapport Stadsvapnet VD-rapport KABO VD-rapport KEAB VD-rapport KAFAB
sid 9 av 16 53 Ansökan om borgen 2018 för 2017/4063 :s beslut att ansöker om 285 800 000 kronor i borgensram för 2018 Sammanfattning Borgensram och Borgensavgift 2018 Kommunfullmäktige beslutade 2017-10-23 att fr o m 2018 ska borgensavgiften för kommande år beräknas på önskad borgensram/ av Kommunfullmäktige beslutad borgensram. har en beslutad borgensram för 2017 på 305 800 000 kronor. Borgensavgiften är 0,3 % av borgenssumman (tidigare nyttjad borgen, nu beviljad borgensram). Avgiften har debiterats i mars-april året efter. Alternativ Upplåning/ 2017 kr Plan 2018 kr ränta Plan 2019 kr ränta ram, borgensavgift ränta 1.285 800 000 upplånat- 857 400 857 400 857 400 17 2. 305 800 000 ram-17 917 400 917 400 3. 335 800 000 ökad 1 007 400 1 007 400 upplåning Förändring 0 90 000/ 150 000 kr/år 90 000/150 000 kr/år 1. Justeras borgensramen ner till faktisk upplåning 2017, 285 800 000 kr, förblir borgensavgiften oförändrad 857 400 kr. 2. Som en effekt av ändrade principer för borgensavgift höjs borgensavgiften 2018 med 60 000 kr till 917 400 kr. Utgångspunkten är borgensram 305 800 000 (motsvarande 2017 års ram). 3. Höjs borgensramen med 50 000 000 kronor till 335 800 000 kr till följd av ökad upplåning, som alternativ till att nyttja checkräkningskrediten, blir den nya borgensavgiften 1 007 400 kronor vilket är en ökning med 90 000 kr (alt 2) respektive 150 000 kr (alt 3). Förslag borgensram 2018 Då översyn av ägardirektiv samt avkastningskrav pågår/kommer att startas upp inom kort föreslås 285 800 000 kronor i borgensram för 2018. 285 800 000 kronor motsvarar den långfristiga upplåning har idag och är en sänkning med 20 000 000 kronor jämfört med beviljad borgensram 2017.
sid 10 av 16 2018 förfaller två lån till betalning. Andelen bundna lån är 83 %, 235 800 000 kr. Även om återupplåning sker av de två lån som förfaller 2018 kommer räntekostnaderna sannolikt att bli lägre. Lån förfall Belopp Ränta % Ränta kr Ffdat 2018 Bundet 30 000 000 2,57 771 000 2018-03-30 Rörligt 40 000 000-0,15-60 000 2018-09-17 Totalt 70 000 000 711 000 Checkräkningskredit saknar helt likvida medel och nyttjar idag checkräkningskrediten med cirka 45 miljoner kronor för att betala räntor på de långfristiga skulder och övriga verksamhetskostnader som bolaget har. Räntan på checkräkningskrediten är 0,25 %, cirka 110 tkr/ år. Målsättningen är att moderbolaget på sikt ska kunna amortera på de långfristiga skulderna och därmed minska räntekostnaderna och inte nyttja checkräkningskrediten. Beslutsunderlag VD Daniel Wäpplings tjänsteskrivelse, 2017-12-01 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
sid 11 av 16 54 Ansökan om borgensram för bolagskoncernen 2017/4063 :s beslut att föreslå styrelsen föreslå fullmäktige besluta: att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamn Energi AB låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 245 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamn Energi Elförsäljning AB, låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 45 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamnsbostäder AB låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 1 015 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamns Hamn AB låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 318 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamns Kombiterminal AB låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 15 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för Karlshamnsfastigheter AB:s låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 286 000 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader, att såsom för egen skuld ingå borgen för moderbolaget :s låneförpliktelser upp till ett totalt högsta lånebelopp om 285 800 000 kr, jämte därpå löpande ränta och kostnader. Sammanfattning Vice VD redovisar att dotterbolagen har inkommit med önskemål om al borgensram för år 2018 om sammanlagt 1 924 mnkr. Karlshamns har även en borgensram till moderbolaget Stadsvapnet i Karlshamn om 286 mnkr. Karlshamns s totala borgensåtagande för moderbolag och dess dotterbolag uppgår till 2 209 800 000 om detta förslag beviljas. Utöver detta finns förslag till beslut om al borgen till NetPort Science Park och Västblekinge Miljö AB om totalt 61 mnkr. I förslaget till borgensram för verksamhetsåret 2018 ingår en minskning med 57 mnkr jämfört med föregående år. Förändringen består av följande: Borgensramen för Karlshamn Energi AB ökar med 45 mnkr och Karlshamn Energi Elförsäljning AB minskar med 5 mnkr beroende på investeringar i utbyggnad av bredband och värmeanläggningar samt elnät. Finansiering av investeringarna budgeteras genom
sid 12 av 16 upplåning av 37 mnkr, inkl amortering med 3 mnkr och resterande del tack vare positivt kassaflöde i verksamheten. Karlshamnsbostäder ABs ökning med 140 mnkr beror på objektet Östralycke, etapp 4, där den beräknade produktionskostnaden uppgår till 226 mnkr. Karlshamns Hamn AB begär en utökad ram för investeringar med 3 mnkr samt oförändrad borgensram för Karlshamns Kombiterminal AB. Karlshamnsfastigheter AB fick under 2016 godkänt för byggnation av hela etapp 5 på Östra Piren vilket medför totalt behov av al borgen med 526 mnkr. Då byggnationen beräknas starta under 2018 bedöms behovet av borgensram 2018 uppgå till 286 mnkr och öka till 526 mnkr 2019. Bolag 2015 2016 2017 2018 Karlshamn Energi AB 160 190 200 245 Karlshamn Energi 70 60 50 45 Elförsäljning AB Karlshamnsbostäder AB 600 700 875 1 015 Karlshamns Hamn AB 215 273 315 318 Karlshamns Kombiterminal 15 15 15 15 AB Karlshamnsfastigheter AB 370 526 526 286 Summa 1 430 1 764 1 981 1 924 306 306 306 286 Totalsumma 1 736 2 070 2 287 2 210 Beslutsunderlag Vice VD Ulrika Hägvall Lundbergs tjänsteskrivelse, 2017-12-01 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
sid 13 av 16 55 Intern kontroll 2018 för de ala bolagen 2017/4059 :s beslut att anta internkontrollplan för att ta informationen om dotterbolagens internkontrollplaner till protokollet Sammanfattning Dotterbolagen har inkommit med planer för arbetet med intern kontroll 2018. För Stadsvapnet har internkontrollplan utarbetats. Återrapportering över arbetet med intern kontroll 2018 ska ske till Stadsvapnet i Karlshamn AB i samband med redovisning av bokslut 2018. Uppföljningen överlämnas därefter till Kommunstyrelsen senast 15 mars 2019. Samtliga internkontrollplaner för 2018 bifogas. Beslutsunderlag Vice VD Ulrika Hägvall Lundbergs tjänsteskrivelse, 2017-12-01 Stadsvapnet kontrollplan 2018 Internkontroll KAFAB Keab Beskrivning av rutiner för att säkerställa intern kontroll inom Karlshamn Energi Revisionsprogram Keab 2018 Kontrollplan Hamnen 2018 Kontrollplan Karlshamnsbostäder Beslutet skickas till Kommunstyrelsen
sid 14 av 16 56 Budgetförslag 2018 2017/3425 :s beslut att anta budget för 2018 Sammanfattning Budgetförslag för :s verksamhet för 2018 har upprättats. Det föreslås att Stadsvapnet ska budgetera ett nollresultat beaktat posterna mottagna och lämnade koncernbidrag. Intäkterna budgeteras till 260 tkr, medan de största kostnadsposterna är förvaltningskostnader (1 500 tkr), personalkostnader (270 tkr) och styrelsearvode (260 tkr). Vad avser de finansiella posterna beräknas räntekostnader på 5 945 tkr och borgensavgifter om 857 tkr. Beslutsunderlag Vice VD Ulrika Hägvall Lundbergs tjänsteskrivelse, 2017-12-01 Budgetförslag för Stadsvapnet 2018
sid 15 av 16 57 Förslag till sammanträdesdagar 2018 2017/3169 :s beslut att fastställa sammanträdesdagar 2018 Sammanfattning Sammanträdesplanering för har arbetats fram. Det föreslås att Stadsvapnets styrelse ska sammanträde enligt följande: 26 februari kl 08:00-12:00, Bokslutsberedning, finansrapport 13:00-15:00 12 mars kl 14.30 16.30 Bokslut 23 april kl 08.00 12.00 Budget inklusive sammanställd flerårsplan 21 maj kl 14.30 16.30 Resultatrapport april, finansrapport 18 juni kl 14.30 16.30 Budgetramar, arbetsordning, VD-instruktion 24 september kl 08.00 12.00 Resultatrapport augusti, investeringsramar, KF mål och budget 22 oktober kl 14.30 16.30 Delårsrapport augusti, finansrapport 3 december kl 08:00 10:00 Investeringsbudgetar från bolagen, borgensram Övriga möten, såsom bokslutsdialog, budgetdialog och årsstämma, framgår i bilagt arbetsmaterial. Beslutsunderlag Nämndsekreterare Erik Bergmans tjänsteskrivelse, 2017-11-28 Utkast Årshjul Stadsvapnet 2018 Beslutet skickas till Sammanträdeskalendern Kommunstyrelsen Dotterbolagen
sid 16 av 16 58 Redovisning av protokoll från föregående sammanträde 2017/3437 :s beslut att redovisningen läggs till handlingarna Sammanfattning Stadsvapnets protokoll från sammanträdet 2017-10-23 redovisas. Beslutsunderlag Nämndsekreterare Erik Bergmans tjänsteskrivelse, 2017-11-17 Stadsvapnets protokoll 2017-10-23