Sammanträdesprotokoll för Valnämnden Tid Torsdagen den 3 I maj 2018, kl 18.00-18.20 Plats Largen, Alceahuset, Åkersberga Närvarande Enligt bifogad närvarolista Utses att justera, 4:1 Margareta Olin (S) Sekreterare Fredrik Zethraeus Ordförande Lotta Holmgr9h'(M) Justerande Margareta O Anslagsbevis Justering tillkännagiven genom anslag 2018-06-01-2018-06-21 Organ Valnämnden Sammanträdesdatum 2018-05-31 Förvaringsplats för protokollet JZofnm un kansliet, Alceahuset, Åkersberga Fredrik Zethraeus / 2^5^
O Österåker Sammanträdesprotokoll för Valnämnden 2018-05-3 I Närvarolista Parti Ledamöter Närvarande Ej tjänstgörande Ersättare M Lotta Holmgren, ordförande X L Lennart Elg, l:e vice ordf. - Catharina H. S Margareta Olin, 2:e vice ordf. X M Jens Jäger X C Kristina Lemon X KD Fred Ståhlgren X ÖP Franz Heinel X RP Staffan Lundmark X MP Britt-Marie Loddby X V Ed Vivenius X SD Lennart Ljungqvist - SÖ Maria de Vylder Derne ll - Magnus H. Ersättare Tjänstgörande M Olle Skrinjar - M Catharina Hellberg X L Björn Winnerfeldt - C Marie-Louise Brännfors - KD Magnus Hultgren X OP Lars Nilsson - S Roger Svalhede - RP Göran Palm - MP Michael Solander - V Malin Nikunlassi - SD Peter Wihlner - SÖ Sven Pierre - Övriga närvarande Fredrik Zethrasus Funktion Kommunsekreterare Justerandes signaturer ix,,
VN 4 :1 Upprop, fastställande av dagordning och övriga frågor Dagordningen fastställs enligt nedan. Till sammanträdet har utsänts kallelse med förslag till dagordning samt tillhörande handlingar. Övriga frågor Justerandes signaturer
VN 4: 2 Val av justerare, information och närvarorätt Valnämnden utser Lotta Holmgren (M) och Margareta Olin (S) till justerare. Protokollet justeras i o medelbar anslutning till sammanträdet. Catharina Hellberg (M) föreslår Margareta Olin (S) till att justera pro tokollet jämte ordföranden. Protokollet föreslås justeras i omedelbar anslutning till sammanträdet. Information ju: '
VN 4 :3 Dnr. VN 2018/0009 Fastställande av vallokaler och öppettider inför det allmänna valet 2018 - Revidering 1. Upphäva 2018-02-08, 1:7 i den del som avser att Rydbo skola ska utgöra vallokal för valdistriktet Svinninge. 2. Skärgårdsgymnasiet ska utgöra vallokal för valdistriktet Svinninge. Efter, 2018-02-08, 1:7, angående vallokaler på valdagen den 9 september 2018 inkom det synpunkt på valet av vallokal för valdistriktet Svinninge där synpunkten handlade om det långa avståndet för de boende i valdistriktet Svinninge till Rydbo skola. Istället fanns det ett förslag om att använda Skärgårdsgymnasiet som vallokal på valdagen. Beslutsunderlag Kommunkansliets tjänsteutlåtande daterat 2018-05-23. Förslag till beslut Lotta Holmgren (M) yrkar bifall till kommunkansliet beslutsförslag innebärande att 1. Upphäva 2018-02-08, 1:7 i den del som avser att Rydbo skola ska utgöra vallokal för valdistriktet Svinninge. 2. Skärgårdsgymnasiet ska utgöra vallokal för valdistriktet Svinninge. Propositionsordning Ordföranden frågar om Valnämnden beslutar enligt Lotta Holmgrens (M) yrkande och finner att så är fallet. Jt 1 ' gnaturer
0 Österåker VN 4 :4 Dnr. VN 2018/0010 Representanter från Valnämnden i samband med den s.k. institutionsröstningen Godkänna förslagen till representanter från Valnämnden till att närvara vid den s.k. institutionsröstningen enligt nedan Röstningslokal för förtidsröstning Ljungbackens Tor 23 omvårdnadshem augusti Attendo Fre 24 Kantarellvägen aug Förenade Care Mån 27 aug Enebackens Tis 28 äldreboende aug Österåkers Ons 29 gymnasium aug Skärgårdsgymnasiet Ons 29 aug Träffpunkt Solhälla Fre 31 aug Humana N orrgårdshöj den Vårdbo äldreboende Solskiftets äldreboende Datum Tidpunkt V alnämndsrepresentanter 09.30- Franz Fleinel (ÖP) 11.30 Margareta Olin (S) 13.30- Ed Vivenius (V) 15.30 Franz Heinel (ÖP) Fre 31 aug Mån 3 sep Tis 4 sep Kriminalvården Tis 4 sep 13.30-15.30 13.30 15.30 09.30-11.30 13.30-15.30 09.30-11.30 13.30 15.30 09.30-11.30 09.30-11.30 13.00 15.30 Ed Vivenius (V) Franz Heinel (ÖP) Margareta Olin (S) Fred Ståhlgren (KD) Franz Heinel (OP) Fred Ståhlgren (KD) Ed Vivenius (V) Fred Ståhlgren (KD) Lennart Elg (L) Catharina Hellberg (M) Kristina Lemon (C) Catharina Hellberg (M) Franz Heinel (OP) Catharina Flellberg (M) Franz Heinel (OP) Catharina Hellberg (M) Ed Vivenius (V) Margareta Olin (S) Valkanslirepresentant Valnämnden har att ta ställning till vilk a representanter från Valnämnden som ska närvara vid den s.k. institutionsröstningen som pågår under samma period som förtidsröstningen, dvs. 22 augusti 9 september. Föreliggande förslag baseras pä inkomna önskemål när detta tjänsteutlåtande skrivs. Utöver representanter från Valnämnden kommer det att närvara två tjänstemän från valkansliet. Beslutsunderlag Kommunkansliets tjänsteutlåtande daterat 2018-05-24. forts. Justerandes $igi naturer Q/\
O Österåker Sammanträdesprotokoll för Valnämnden 2018-05-3 I fort. KS 4:4 Förslag till beslut Lotta Holmgren (M) yrkar bifall kommunkansliets beslutsförslag innebärande att Godkänna förslagen till representanter från Valnämnden till att närvara vid den s.k. institutionsröstningen enligt nedan Röstningslokal för förtidsröstning Datum Tidpunkt Valnämndsrepresentanter Ljungbackens Tor 23 09.30- Franz Heinel (ÖP) omvårdnadshem augusti 11.30 Margareta Olin (S) Attendo Fre 24 13.30 Ed Vivenius (V) Kantarellvägen aug 15.30 Franz Heinel (ÖP) Förenade Care Mån 27 13.30 Ed Vivenius (V) aug 15.30 Franz Heinel (ÖP) Enebackens Tis 28 13.30 Margareta Olin (S) äldreboende aug 15.30 Fred Ståhlgren (KD) Österåkers Ons 29 09.30 - Franz Heinel (ÖP) gymnasium aug 11.30 Fred Ståhlgren (KD) Skärgårdsgymnasiet Ons 29 13.30- Ed Vivenius (V) aug 15.30 Fred Ståhlgren (KD) Träffpunkt Solhälla Fre 31 09.30- Lennart Elg (I.) aug 11.30 Catharina Hellberg (M) Humana Fre 31 13.30 - Kristina Lemon (C) N orrgårdshöj den aug 15.30 Catharina Hellberg (NI) Vårdbo Mån 3 09.30 - Franz Heinel (ÖP) äldreboende sep 11.30 Catharina Hellberg (M) Solskiftets Tis 4 09.30- Franz Heinel (OP) äldreboende sep 11.30 Catharina Hellberg (M) Kriminalvården Tis 4 13.00 Ed Vivenius (V) sep 15.30 Margareta Olin (S) Valkanslirepresentant Propositionsordning Ordföranden frågar om Valnämnden beslutar enligt Lotta Holmgrens (M) yrkande och finner att så är fallet. Justerandes signaturer
0 Österåker VN 4:5 Dnr. VN 2018/001 I Dataskyddsombud för Valnämnden 1. Anne Savolainen utses till Valnämndens dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679, från och med 2018-05-25. 2. Förklara paragrafen omedelbart justerad. Den nya dataskydds förordningen eller GDPR (General Data Protection Regulation) börjar gälla 25 maj 2018. Dataskyddsförordningen innebär en skärpning av kraven på att skydda personuppgifter. Förordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen (PuL) i Sverige. Bland annat innebär detta att personuppgiftsombuden som utsetts med stöd av PuL kommer att ersättas med ett dataskyddsombud. Ett dataskyddsombud ges en mer självständig roll i förordningen och ombudets uppgift är bland annat att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt dataskydds förordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Datainspektionen. Beslutsunderlag Kommunkansliet tjänsteutlåtande daterat 2018-05-24. Förslag till beslut Lotta Holmgren (M) yrkar bifall till kommunkansliets beslutsförslag innebärande 1. Anne Savolainen utses till Valnämndens dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679, från och med 2018-05-25. 2. Förklara paragrafen omedelbart justerad. Propositionsordning Ordföranden frågar om Valnämnden beslutar enligt Lotta Holmgrens (M) yrkande och finner att så är fallet. - Anne Savolainen
Sammanträdesprotokoll för Valnämnden 2018-05-31 VN 4: 6 Dnr. VN 2018/0012 Utbildning inför det allmänna valet 2018 1. Valnämnden beslutar avseende utbildning för röstmottagare som ska arbeta på valdagen, rösmotmottagare som ska arbeta med förtidsröstningen samt utbildning för Valnämndens ledamöter i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande daterat 2018-05-24. 2. Kostnaden för utbildningen finansieras inom Valnämndens ram. 3. Ledamot eller ersättare i Valnämnden som deltar vid utbildningen, för förtidsröstning, den 15 augusti och vid utbildningen den 29 augusti ersätts med motsvarande sammanträdestid överstigande 1 h enligt beslut i Kommunfullmäktige 2018-01-29, 1:7, per utbildningstillfälle. Röstmottagare ska enligt Vallagen 3 kap, 5 utbildas för att förordnas som röstmottagare. Förslaget är också att Valnämndens ledamöter och ersättare genomgår samma utbildning. Beslutsunderlag Kommunkansliets tjänsteutlåtande daterat 2018-05-24. Förslag till beslut Lotta Holmgren (M) yrkar bifall till kommunkansliet beslutsförslag innebärande att 1. Valnämnden beslutar avseende utbildning för röstmottagare som ska arbeta på valdagen, rösmotmottagare som ska arbeta med förtidsröstningen samt utbildning för Valnämndens ledamöter i enlighet med förvaltningens tjänsteutlåtande daterat 2018-05-24. 2. Kostnaden för utbildningen finansieras inom Valnämndens ram. Lotta Holmgren (M) yrkar på tillägg innebärande att ledamot eller ersättare i Valnämnden som deltar vid utbildningen, för förtidsröstning, den 15 augusti och vid utbildningen den 29 augusti ersätts med motsvarande sammanträdestid överstigande 1 h enligt beslut i Kommunfullmäktige 2018-01-29, 1:7, per utbildningstillfälle. Propositionsordning Ordföranden frågar om Valnämnden beslutar enligt Lotta Holmgrens (M) yrkanden och finner att så är fallet. Justerande? signaturer K
VN 4: 7 Dnr. VN 2018/0013 Den preliminära rösträkningen, s.k. onsdagsräkningen, 12 september 2018 1. Den preliminära rösträkningen genomförs onsdagen den 12 september med start kl. 09.30. 2. I det fall den preliminära rösträkningen fortsätter på torsdagen den 13 september är starttiden kl. 09.30. 3. Lokal för den preliminära rösträkningen är fullmäktigesalen, Alceahuset. 4. Annonsering av den preliminära rösträkningen ska göras i tidningen Mitt i Södra Roslagen, tidningen Skärgården, tidningen Kanalen, på Österåkers kommuns hemsida samt i Österåkers kommuns sociala medier. 5. Valkansliet får i uppdrag att se över möjligheten till förstärkning i form av ytterligare personal vid den preliminära rösträkningen. 6. Finansiering sker inom Valnämndens budget. 7. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår enligt Österåkers kommuns Bestämmelser avseende arvoden och ersättningar till Österåkers kommuns förtroendevalda samt stöd till politiska partier. Valnämnden ska besluta om klockslag och plats för genomförande av den preliminära rösträkningen, den s.k. onsdagräkningen. Den preliminära rösträkningen är en offentlig förrättning och ska därför annonseras. I och med förändringar i V allagen finns det nu möjlighet att fortsätta den preliminära rösträkningen på torsdagen d en 13 september. Beslutsunderlag Kommunkansliets tjänsteutlåtande daterat 2018-05-28. Förslag till beslut Lotta Holmgren (M) yrkar bifall kommunka nsliets beslutsförslag innebärande 1. Den preliminära rösträkningen genomförs onsdagen den 12 september med start kl. 09.30. 2. I det fall den prelimi nära rösträkningen fortsätter på torsdagen d en 13 september är starttiden kl. 09.30 3. Lokal för den preliminära rösträkningen är fullmäktigesalen, Alceahuset. 4. Annonsering av den preliminära rösträkningen ska i tidningen Mitt i Södra Roslagen, tidningen Skärgården, tidningen Kanalen, på Österåkers kommuns hemsida samt i Österåkers kommuns sociala medier. Forts. Justerandes signaturer
Forts. VN 4:7 5. Valkansliet får i uppdrag att se över möjligheten till förstärkning i form av ytterligare personal vid den preliminära rösträkningen. 6. Finansiering sker inom Valnämndens budget. Lotta Hokngren (M) yrkar på tillägg innebärande att ersättning för förlorad arbetsförtjänst utgår enligt Österåkers kommuns bestämmelser avseende arvoden och ersättningar till Österåkers kommuns förtroendevalda samt stöd till politiska partier. Propositionsordning Ordföranden frågar om Valnämnden beslutar enligt Lotta Holmgrens (M) yrkanden och finner att så är fallet. Justerandes signaturer
o Österåker Sammanträdesprotokoll för Valnämnden 2018-05-3 I VN 4: 8 Dnr. VN 2017/0017 Redovisning av delegationsbeslut till valnämnden Valnämndens ordförande har 2018-04-10 tecknat avtal med PostNord AB för hantering av förtidsröster i samband med det allmänna valet 9 september 2018.
0 Österåker Sammanträdesprotokoll för Valnämnden 2018-05- 31 VN 4 :9 Dnr. VN 2017/0018 Meddelanden och information vilka anmäles i valnämnden Beslut, Länsstyrelsen Stockholm, Fördelning av valkretsmandat, 2018-04-27. Justerandes signaturer