Handledning till sto d fo r skrivandet av laborationsrapport och teknisk rapport i teknisk fysik 1 Inledning Rapporter har som regel till uppgift att redovisa resultat, ibland resultat från en enda laboration, och ibland resultat från ett projekt som sträcker sig över längre tid; för enkelhets skull kan man göra en grov distinktion mellan laborationsrapport å ena sidan och en teknisk rapport eller projektrapport å andra sidan. Självklart formuleras stoffet olika beroende på hur rapporten ska användas (syftet) och vem mottagaren är. Följande skillnader kan vara värda att notera: Projektrapporten har ofta en annan läsare än laborationsrapporten, vilket medför andra förväntningar. Ofta används mer andrahandsmaterial/litteratur när man skriver projektrapporter, vilket ofta gör urvalet av relevant litteratur svårare. Eftersom projektrapporten är längre och oftast har en vidare frågeställning än laborationsrapporten är det ofta svårt att hålla texten koncentrerad såtillvida att den bara tar upp saker som är relevanta för det syfte man arbetar med. Dessutom medför det större omfånget att man måste göra fler strategiska val angående textens struktur. I både laborationsrapporter och projektrapporter ska man sträva efter att sätta in sitt arbete i ett sammanhang och visa hur man bidrar med ny kunskap till det vetenskapsområde man skriver inom. Detta är dock viktigare och ägnas mer utrymme åt i en projektrapport än i en laborationsrapport vilket främst återspeglas i omfattningen på inledning och diskussion samt kopplingarna som görs mellan de två. Oavsett vilken typ av rapport det handlar om finns vissa formella krav som en text av det här slaget alltid förväntas uppfylla. Till dessa krav hör de olika delarna i dokumentet, deras funktion, samt deras inbördes ordning och utformning. Även om företag och institutioner som har behov av dokumentation i form av rapporter utvecklar vissa egna rapportstrukturer är det bra att känna till den grundläggande strukturen inom sin disciplin. Anledningen till att rapportens utseende varierar är att man har behov av att rapporten ibland ser ut på ett visst sätt och ibland ett annat; olika situationer kräver att olika delar av texten framhävs. Alla sådana hänsyn påverkar utformningen av texten. Riktlinjerna i detta dokument följer allmänna principer för de två rapporttyperna inom ämnet fysik och har granskats av examinatorer på programmet i teknisk fysik. 1 Denna handledning har till viss del inspirerats av följande källor: Swales, J. & Feak, C. (2004). Academic writing for graduate students och Clark, I. (2007). Writing the successful thesis and dissertation: entering the conversation. Delar av materialet är också hämtat från Avdelningen för fackspråk och kommunikations andra handledningsmaterial men har anpassats för programmet i teknisk fysik.
Laborationsrapport
Laborationer utgör grunden för förståelse av viktiga grundläggande koncept inom ämnet fysik. Som nämnts i inledningen är laborationsrapporter oftast betydligt mer begränsade i omfång (oftast inte mer än två A4-sidor text, men det finns många undantag) än den traditionella projektrapporten. Oaktat det faktiska omfånget förväntar sig läsarna att laborationsrapporten ska innehålla vissa delar; samtliga delar kan också sägas ha en viss kommunikativ funktion. Nedan ges för varje del i rapporten en kort instruktion om vad författaren/författarna förväntas göra i denna del av rapporten. Därefter följer en kort beskrivning av den kommunikativa funktionen med den delen av rapporten. I vissa fall finns det också viss övrig information. DEL AV RAPPORTEN SAMMANFATTNING VAD GÖRA? Skriv åtta till tio rader som på ett sammanfattande vis (d v s baserat på selektion) beskriver syftet med laborationen, hur du/ni gick tillväga, samt det/de viktigaste resultatet(ten). FÖR ATT - ge läsarna en ögonblicksbild av hela laborationen TITEL; TITELSIDA; FÖRFATTARINFORMATION VAD GÖRA? Ange eventuellt samma titel som du hittar i anvisningen till laborationen (ange annars en egen informativ titel). Ange författarinformation. FÖR ATT - ge kortfattad men informativ, transparent och tydlig information om innehållet i rapporten - ge information om författare, eventuella yrkestitlar eller akademiska titlar, vilket företag och vilken avdelning man tillhör eller, om det är en akademisk rapport, vilket program och vilken institution man tillhör - öka trovärdigheten för rapportens innehåll genom en tydlig koppling mellan upphovsman och produkt Informationen som ges på titelsidan är avgörande för att inte skapa förvirring. Rapportens titel är nästan alltid det första som läsarna möter när de ser en rapport. Det finns inga regler för hur lång en titel ska vara utan det viktigaste är att titeln är så informativ som möjligt. Det vanligaste felet i samband med titelsättning är att titeln är alltför vid och därför missar målet. En laboration är genom sin natur väldigt avgränsad se till att rapportens titel också är det. Var specifik vad gäller ordval. Laborationsresultaten som presenteras och diskuteras måste kunna tillskrivas en eller flera individer (författaren/författarna), och då är det viktigt att läsarna vet mer om vilka det är som ligger bakom rapporten så att innehållet kan värderas på rätt sätt. Var därför noga med att skriva ut affiliering.
SYFTE VAD GÖRA? Beskriv vad laborationen går ut på; vad den syftar till att göra. FÖR ATT - förbereda läsarna för resten av rapporten på ett viktigt sätt - hjälpa läsarna att förstå på vilket sätt de bör läsa rapporten (detta blir ett indirekt resultat av syftesbeskrivningen) - vara ett slags färdriktningsvisare för läsarna Syftesbeskrivningen anges ibland i instruktionerna till en (lärande)laboration och då är det naturligt att använda något liknande den beskrivningen. I verklighetens rapporter finns det sällan instruktioner för en laboration och då är det viktigt att man formulerar syftet med laborationen på ett mycket tydligt sätt för läsarna. UTFÖRANDE; MATERIAL/UTRUSTNING OCH UTFÖRANDE (ibland separata avsnitt i rapporten) VAD GÖRA? Beskriv den experimentella metoden (helt enkelt vad som gjordes). Beskriv centrala experimentella variabler. Beskriv vilka material (materiel) som användes. FÖR ATT - beskriva de fysiska villkoren (i dubbel bemärkelse) för laborationen - möjliggöra för läsarna att värdera utfallet/resultatet, diskussionen och slutsatserna på rätt sätt I många fall kan en enkel schematisk men illustrativ figur tjäna som ett bra komplement till den ofta kortfattade beskrivningen av metod/utförande och material (materiel). Eventuella tabeller över mätvärden e dyl., som kan vara viktiga för läsare som vill veta mer/ha fler detaljer, bifogas rapporten som bilaga (kom i så fall ihåg att sätta en titel på tabellen och att ha förklarande rubriker på rader och kolumner). UTDATA; RESULTAT VAD GÖRA? Beskriv resultatet av laborationen kortfattat och utan att analysera utfallet (här). Beskriv endast resultatet av laborationen, d v s inkludera inte kompletterande beräkningar eller tolkningar (här). FÖR ATT - beskriva resultat(en) av de undersökningar/observationer/datorstödda analyser/mätningar som laborationen syftar till Resultatet utgör kärnan i laborationen detta är (oftast) anledningen till att läsarna är intresserade av att läsa rapporten. Beskriv (eventuella) generella resultat före specifika resultat.
DISKUSSION; UTVÄRDERING VAD GÖRA? Inkludera samtliga kompletterande beräkningar Diskutera (kort) laborationsresultatet(ten); analysera, tolka och förklara resultatet(ten) för läsarna. FÖR ATT - diskutera resultat(ten) i förhållande till laborationens utgångspunkt/villkor, eventuellt i förhållande till annan forskning, och den metod man använt - utvärdera resultat(en) med utgångspunkt från syftesformuleringen i den inledande delen - diskutera förväntade respektive oväntade resultat - diskutera konsekvensen av eventuella för laborationen begränsande faktorer Diskussionsdelen är den del där författaren/författarna på bästa sätt kan visa att man faktiskt förstått vad laborationen går ut på, och man gör det genom att på ett enkelt och lättfattligt sätt analysera, tolka och förklara resultaten. I laborationsrapporten, till skillnad från projektrapporten, bör man inte leda diskussionen alltför långt mot vidare implikationer av resultatet(ten). SLUTSATSER VAD GÖRA? Återknyt kort till syftet med laborationen som det utrycks i den inledande syftesbeskrivningen. Beskriv mycket kortfattat slutsatsen(rna) som kan dras som ett resultat av laborationen; börja med de(n) viktigaste. FÖR ATT - redogöra för slutsatserna av laborationen som helhet (till skillnad från diskussionsdelen som diskuterar resultat(ten) separat - utgöra en avslutning på rapporten - tala om huruvida laborationen lyckades eller inte - förklara om eventuella inledande hypoteser stämde eller inte Även om slutsatsdelen oftast är mycket kortfattad kan det vara en god idé att försöka besvara följande frågor, men notera att det går alldeles utmärkt att göra det med en mening för varje fråga (och inkludera inte frågorna). Vad var syftet med laborationen? Hur gick ni tillväga? Vilket/Vilka resultat fick ni fram? Vad tror ni resultatet(ten) betyder? Felkällor? Även om du använder en punktlista med slutsatser, kom ihåg att skriva fullständiga grammatiska meningar.
Projektrapport (Teknisk rapport)
TITELSIDA Rapportens titel (och eventuell undertitel) FUNKTION - att ge kortfattad men informativ, transparent och tydlig information om innehållet i rapporten SPRÅKFOKUS: 1. Använd inte en fullständig mening som titel utan sträva efter att vara maximalt koncis; se till att alla ord förmedlar något viktigt om innehållet. 2. Undvik om möjligt akronymer eller andra typer av förkortningar eftersom det är svårt för en oinvigd läsare att förstå vad som avses. 3. Var noga med ditt val av skiljetecken (och använd skiljetecken) mellan huvudtiteln och eventuell undertitel. Rapportens titel är nästan alltid det första som läsarna möter när de ser en rapport, t ex i en databas. Det är viktigt att titeln är så informativ som möjligt, samtidigt som man gärna vill locka till läsning genom att väcka intresse. En bra grundregel är att titeln talar om vad ämnet är, vilken typ av studie som rapporteras, och eventuella avgränsningar/vad rapporten täcker. Det kan vara svårt att få plats med så mycket information i en enda titel, och därför ser man ofta att rapporter också har en undertitel. Huvudtiteln kanske talar om ämnet medan undertiteln beskriver typ av studie och avgränsningar. Det finns inga regler för hur lång en titel ska vara det viktigaste är att titeln är så informativ som möjligt. Det vanligaste felet i samband med titelsättning är att titeln är alltför vid och därför missar målet. Slutligen är det viktigt att komma ihåg att även om man vill väcka intresse med en titel bör man, särskilt när man skriver rapporter innan man har etablerat sig inom ett ämne eller på företaget, vara mycket försiktig med ordlekar och ironi; läsarna förväntar sig en ganska strikt, stram, och formell rapport, och om titeln antyder något annat kan det ge läsarna fel uppfattning om rapportens kvalitet. Författarinformation FUNKTION - att ge information om författare, eventuella yrkestitlar eller akademiska titlar, vilket företag och vilken avdelning man tillhör eller, om det är en akademisk rapport, vilket program och vilken institution man tillhör - att öka trovärdigheten för rapportens innehåll genom en tydlig koppling mellan upphovsman och produkt
Titelsidan ska innehålla information om författaren/författarna, t ex namn, eventuella yrkestitlar eller akademiska titlar, vilket företag och vilken avdelning man tillhör eller, om det är en akademisk rapport, vilket program och vilken institution man tillhör. Detta är viktigt för trovärdigheten i samband med läsningen. De resultat som presenteras och diskuteras måste kunna tillskrivas en eller flera individer, och då är det viktigt att läsarna vet mer om vilka det är som ligger bakom rapporten så att innehållet kan värderas på rätt sätt.
SAMMANDRAG OCH ABSTRACT FUNKTION: Att hjälpa läsare som vill få en uppfattning om innehållet i rapporten utan att läsa hela texten; att ge en heltäckande bild av hur undersökningen genomförts och vilket resultat som nåddes; att beskriva innehållet så koncentrerat att rapporten kan läggas in i diverse databaser och förses med nyckelord. SPRÅKFOKUS: 1. Texten ska, trots att den oftast bara består av ett enda stycke, hänga väl samman och kännas logisk. 2. Eftersom sammandraget vänder sig till en bredare publik än hela rapporten bör man undvika alltför renodlade fackuttryck och ovanliga förkortningar i den här delen av rapporten. 3. Det korta formatet ställer stora krav på meningsbyggnad, och det kan ofta bli nödvändigt att väva in flera typer av information, t ex både syfte och metod, i en och samma mening. Därför är det viktigt att man använder sig av både huvudsatser och bisatser när man skriver sammandraget; men om det är möjligt bör meningar i ett abstract vara korta och koncisa. Ett sammandrag bör ge en presentation av följande (använd gärna punkterna här som mall för skrivandet av sammandraget): situationen /kontexten för rapporten problemställningen syftet med undersökningen och avgränsningarna som gjorts metoderna som använts materialet som använts undersökningen/resultatet slutsatserna och de viktigaste resultaten eventuella vidare implikationer ytterligare forskning/arbete nyckelorden Många menar att sammandraget är den viktigaste delen av en rapport eftersom det fungerar som en vägledning för den som funderar över om rapporten vore intressant att läsa i sin helhet. Det är också värt att notera att sammandraget är bland det allra sista man skriver i sin rapport; av naturliga skäl är det omöjligt att skriva den innan hela rapporten är klar. Vid den tidpunkten i arbetsprocessen är man ofta relativt trött på sin text, men man bör ändå lägga ner mycket arbete på att skriva ett rättvisande och tilltalande sammandrag. Ibland används termen sammanfattning som benämning på den här delen av rapporten, men detta missförstås ofta eftersom rapportens avslutande del som sammanfattar undersökning och resultat har samma beteckning. Om två delar av en rapport kallas samma sak uppstår förvirring.
FÖRORD FUNKTION: Att erbjuda utrymme för att förklara motiven för rapporten på ett personligt sätt; att utrycka tacksamhet mot en eller flera individer, institutioner, företag, bidragsgivare etc.; att möjliggöra förtydliganden om t ex förändrade grundläggande omständigheter eller villkor. SPRÅKFOKUS: 1. Språket i förordet är ofta personligt, och därmed kanske en aning mindre formellt än det språk läsarna möter i rapporten i övrigt. 2. Man använder med fördel personliga pronomen som jag eller vi, aktiva meningar, och tilltalet kan vara ganska direkt. 3. Meningsbyggnaden är ofta enkel och förmedlar informationen utan omsvep. Förordet skrivs som regel av författaren, men det kan också skrivas av någon helt annan. Notera att de flesta rapporter inte kräver förord. För rapporten i Fysiken omkring oss förväntas inte något förord.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING FUNKTION: Att ge en schematisk överblick över hur hela rapporten har strukturerats; att hjälpa läsaren att orientera sig i rapporten och snabbt hitta bland de olika avsnitten. SPRÅKFOKUS: 1. Notera att man inte behöver använda sig av fullständiga grammatiska meningar eller satser i samband med rubriksättning. 2. Uteslut gärna grammatiska småord som en, den och o s v. 3. Det viktigaste är att avsnittsrubrikerna är transparenta i så måtto att läsarna enkelt får en uppfattning om vad som döljer sig bakom en rubrik. I en innehållsförteckning finns krav på tydliga rubriker. Även alla underrubriker ska presenteras i innehållsförteckningen. Rubriker som anges i innehållsförteckningen ska givetvis exakt motsvara titeln på de rubriker som återfinns inuti texten. Liksom rapportens titel kräver rubrikerna för olika avsnitt omsorg. Rubriker ska vara funktionella och motsvara innehållet. Vissa läsare kanske bara är intresserade av ett enda avsnitt, och då måste det avsnittet ha en tillräckligt informativ rubrik. Allmänt hållna rubriker i stil med Diverse eller Allmänt ger alltför lite vägledning om innehållet och bör därför undvikas i möjligaste mån. Vidare ska rubriker och underrubriker numreras systematiskt och de olika nivåerna ska framgå klart. Detta illustreras i exemplet nedan: Abstract Förord Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning 2 1.3 Metod 2 2. Optimering av realtidsklocka 3 2.1 Nuvarande lösning 3 2.2 Testprogram 4 2.3 Optimerad lösning 6 2.4 Beräkning 7 i ii 3. Slutsatser 9 Litteraturförteckning Bilagor
Notera att sidnumreringen startar först på den sida där inledningen finns. Sidorna med innehållsförteckningen, sammandrag och förord liksom titelsida ska alltså vara onumrerade eller ha romersk numrering (se exemplet ovan). Litteraturförteckning och bilagor är normalt onumrerade avsnitt, men att de omfattas av sidnumreringen.
INLEDNING Rapportens inledande del (som skiljs från huvuddelen och avslutningen ) kan enkelt utryckt delas in i tre delar: (1) introduktion (ofta också den kallad Inledning ), (innehållande bakgrund, syfte, problemställning/frågeställning och avgränsning), (2) teori, och (3) metod/material/utrustning. Huruvida man väljer att ha alla dessa delar i olika avsnitt i ett enda kapitel, eller som separata kapitel skiljer sig åt läs instruktionerna eller fråga vad som gäller om ni är osäkra. INTRODUKTION FUNKTION: Att ge bakgrund; att situera forskningen/undersökningen, att peka på att det finns behov av mer forskning/undersökning; att peka på hur undersökningen fyller det identifierade behovet av mer forskning/undersökning; att redogöra för syftet med rapporten; att beskriva problemet som undersöks eller formulera frågor som ska besvaras; att avgränsa forskningen/undersökningen. SPRÅKFOKUS: 1. Introduktionen skrivs normalt i presens eftersom rapporten står i fokus. 2. Använd helst av allt aktiva meningar när introduktionen skrivs. 3. Var mycket noggranna med hur saker och ting skrivs; undvik ett alltför komplext språk. Ett tilltal av högt akademiskt snitt, men med en enkel förklaringsbas brukar vara en bra tumregel. Använd inte disciplinspecifik terminologi med mindre att man upplever att läsarna direkt förstår vad som avses annars måste man ge en kort förklaring till sådana termer. Väletablerade termer inom disciplinen kan man förutsätta att läsarna känner till. 4. I introduktionen vill man ofta referera tillbaka till saker som man sade i en tidigare mening, och detta görs ofta med hjälp av demonstrativa pronomen (denna, detta) eller vanliga personliga pronomen (den, det). Var ytterst noggrann med att säkerställa att läsarna kan identifiera vad pronomenet syftar tillbaka på i annat fall är det svårt att följa med i texten och förstå innebörden av det som sägs. 5. Var återhållsam med negationer som inte när du i introduktionen beskriver rapportens syfte och fokus läsarna vill veta vad rapporten gör, inte vad den inte gör. Detta brukar kallas positiv gränsdragning. I de flesta sammanhang där rapporter skrivs brukar man kräva att introduktionen omfattar bakgrunden till undersökningen, syftet med rapporten, problemställning/frågeställning och avgränsningen av ämnet. Ibland utgör dessa avsnitt delar av ett och samma avsnitt, men ofta ser man att författare väljer att separera delarna och använda underavsnitt (det senare är mer läsarvänligt). I den första delen av introduktionen, d v s före syftesbeskrivningen, brukar det vara en god ide att tänka sig följande som ett slags bakgrund: Börja med att etablera forskningsområdet/undersökningsområdet; detta kan föregås av ett eller flera påståenden vars huvuduppgift det är att situera rapporten i ett större sammanhang. Visa därefter att det finns en del av området som kräver mer uppmärksamhet. När man väl pekat på behovet av mer arbete/forskning är det naturligt att formulera rapportens syfte, d v s var man själv kommer in i bilden och hur rapporten fungerar som ett medel för att uppmärksamma den del av forskningsområdet/undersökningsområdet som behöver mer studium. Detta görs alltid med rapporten i fokus, inte projektet som helhet. Tala om för läsarna vad rapporten gör för dem (Rapporten analyserar, jämför, diskuterar o s v). Använda gärna ett aktivt verb.
Problemställningen eller frågeställningen specificerar exakt vad det är som man har för avsikt att studera mer i detalj. Detta kan formuleras antingen som ett problem som kräver en lösning, eller som frågor som man ämnar besvara. Inledningen brukar vanligtvis också innehålla en presentation av avgränsningarna som gjorts i undersökningen men också avgränsningar av själva sakinnehållet i rapporten. Det är viktigt att förklara vilka avgränsningar man gjort, varför avgränsningarna gjorts på just detta sätt och hur detta skulle kunna påverka undersökningsresultatet. De två återstående delarna av den inledande delen av rapporten utgörs av teori och metodavsnitten. Ibland förekommer dessa avsnitt som en del av det inledande kapitlet, och ibland som separat(a) kapitel.
TEORI Om det inte finns ett separat avsnitt/kapitel för teori bör man alltid ha åtminstone ett stycke som beskriver teorin i introduktionen; alternativt vävs teorin in i introduktionen där det passar. FUNKTION: Att ge en tydlig bild av det teoretiska ramverk man använder sig av och som ligger till grund för de val som görs i forskningen/undersökningen; att redogöra för det teoretiska fundamentet för studien; att introducera läsarna till ett teoretiskt förhållningssätt så att läsarna värderar metod- och materialval på rätt sätt, tolkar resultaten, följer med i diskussionen och uppfattar slutsatserna på det sätt som författarna önskar; att visa hur forskningen/undersökningen knyter an till eller påverkas av angränsande teoretiska ramverk. SPRÅKFOKUS: 1. Också i teoriavsnittet är det förhärskande tempuset presens och man ser oftare att författare använder aktiva snarare än passiva satser. 2. Med tanke på de många referenser man vill hänvisa till när man lägger den teoretiska grunden för forskningen/undersökningen är det väl värt att notera att verbet som man väljer som rapporterande verb (Karlsson [3] hävdar att ) ofta har en inneboende värderande betydelse. Om man känner sig osäker, eller är rädd att framstå som alltför polemisk, välj alltid ett neutralt rapporterande verb, men variation är bra. 3. Var noga med att använda egna ord när vid referat/för att presentera vad någon källa påstår. 4. Det är naturligt att terminologin blir mer komplex i teoriavsnittet, men kom ihåg att förklara termer och teoretiska koncept tydligt så är detta inte ett problem. När man bygger det teoretiska fundamentet på vilka forskningen/undersökningen vilar är det sannolikt att man kommer att vilja använda sig av många källor. Följande nyckelbegrepp kan vara bra att tänka på när man behandlar andra källors förhållande till ämnet: Jämföra och kontrastera: jämför vad olika författare säger om ämnet; låt dem tala med en gemensam röst eller kontrastera olika synpunkter; använd jämförelse och kontrast för att effektivt visa att vi vet långt ifrån allt som är värt att veta om ämnet. Kritisera och ifrågasätta: kritisera och ifrågasätt gärna metod och perspektiv som tidigare forskning valt när man behandlar aspekter av ämnet; därigenom visas tydligt att den aktuella behandlingen är viktig och erbjuder ett alternativt perspektiv. Visa: visa hur forskningen/undersökningen relaterar till vad som har gjorts tidigare inom området, eller angränsande områden och var noga med att förklara varför det sätt man valt att angripa ämnet på är att föredra. Definiera: i teoriavsnittet kan man erbjuda nya eller reviderade definitioner för centrala fenomen etc. Man bör inte göra misstaget att försöka ge en alltför vid teoretisk översikt för att visa att man har läst mycket inom området fokusera på teori som är nödvändig för rapportens syfte. Med detta i åtanke är det också viktigt att komma ihåg att teoriavsnittet ger läsarna en tydlig vink om det teoretiska djupet i en studie, varför teoriavsnittet inte heller får vara alltför kort, ytligt eller översiktligt.
METOD; MATERIAL; UTRUSTNING När det gäller tekniska rapporter är det också brukligt att kort presentera de metoder och de material man har använt i undersökningen, det vill säga hur man har genomfört undersökningen och vad man använde sig av för att göra undersökningen. Ibland skrivs metod- och materialavsnitten ihop, men ofta separeras de för läsarvänligheten och tydligheten. Om det inte finns separata avsnitt/kapitel för metod och material bör man alltid ha åtminstone ett stycke som beskriver detta i introduktionen (se ovan, förslagsvis placeras metod och material då efter avgränsningar ). FUNKTION: att beskriva vad man konkret gjorde i forskningen/undersökningen; att beskriva varför man gjorde just så (och inte valde en annan metod); att beskriva vilket material/utrustning (t ex laborationsmateriel) man använde för att genomföra forskningen/undersökningen (t ex ett experiment i ett laboratorium eller en datorsimulering); att möjliggöra en upprepning av forskningen/undersökningen (för validering eller av andra skäl). SPRÅKFOKUS: 1. Notera att tempus för beskrivning av metod och material är imperfekt. Det är logiskt eftersom man beskriver forskningsaktivitet som ju faktiskt redan ägt rum och således hör hemma i dåtid. 2. I metodavsnittet är det vanligt att använda passiva meningar men man kan med fördel variera sig för trevligare läsning. 3. Frestas inte att använda punktlistor för att skriva metod (det är lätt att bli påverkad av t ex labbinstruktionen) läsarna förväntar sig löpande text i form av fullständiga meningar, men meningar som gärna får vara korta och koncisa. Författare upplever ofta att metodavsnittet är det lättaste avsnittet att skriva i rapporten kanske kan det vara en god idé att inleda skrivprocessen med just detta avsnitt. Omfattningen på metodavsnittet kan variera stort. Om man förutsätter att läsarna har mycket god bakgrundskunskap kan man vanligen tillåta sig en kortare metod- och materialbeskrivning där man kanske också använder disciplinspecifik terminologi, och där kraven på ett rättfärdigande av metod kanske är lägre ställda eftersom alla anses förstå varför just den metoden valdes. Andra metod- och materialbeskrivningar kan vara mycket omfattande och förklarande. När man beskriver undersökningsmetoden brukar man presentera informationen som använts och sättet man tagit fram denna. Det kan röra sig om databassökningar, intervjuer eller experiment. Arbetssättet ska beskrivas tydligt, men tydlighet innebär här inte att man skriver att man gick till biblioteket och lånade böcker som man sedan läste eftersom läsaren utgår från att skribenten gjort detta. Arbetssättet kan istället vara en kvantitativ eller kanske en jämförande metod man använt. Att presentera den metod som ligger till grund för undersökningen kan avgöra om undersökningen kan få vetenskaplig tyngd eller vinna yrkesmässig aktning. Material/utrustning beskriver vilka komponenter som ingår i de laborationer som har utförts samt övrigt material som har använts. Utelämna inget men texten bör vara koncis snarare än uttömmande. Försök därför lyfta ut och beskriva centrala delar ur exempelvis laborationsinstruktioner (exempelvis instrument, instrumentinställningar, provkoncentrationer), och kravspecifikationer i texten. Lista inte allt utan lägg hellre långa instruktioner och protokoll som bilagor och hänvisa till dessa. Ställ alltid frågan: Vad behöver läsarna veta om de material vi använde för att kunna upprepa forskningen/undersökningen och då få jämförbara resultat?
Det viktigaste att komma ihåg med avseende på metod- och materialavsnitten är följande: Besvara frågorna VAD GJORDE NI? VARFÖR GJORDE NI DET?
Huvuddel Huvuddelen eller avhandlingen utgör rapportens kärna och består som regel av både beskrivning och analys. Diskussionen av resultatet och dess relevans kan föras kontinuerligt i resultatdelen, men det är också vanligt att den huvudsakliga diskussionen förs i ett separat kapitel efter resultatdelen. Eftersom resultatet ofta består av olika delresultat är en viktig uppgift för skribenten att visa hur olika delresultat hänger samman och hur de hjälper till att besvara de frågor eller de problem som har presenterats i inledningskapitlet. På så sätt försöker skribenten bygga upp en sorts argumentation som förklarar hur resultatet har tagits fram, i syfte att göra arbetet intressant, relevant och trovärdigt. I det följande behandlas resultat och diskussion separat (men notera vad som sägs ovan om en sammanslagning av dessa två avsnitt). RESULTAT FUNKTION: att beskriva resultat(en) av undersökningar i form av t ex observationer och datorstödda analyser/mätningar eller laborativa experiment; SPRÅKFOKUS: 1. Tempus i resultatdelen varierar mellan presens och imperfekt var konsekvent med mindre att det finns retoriska skäl för tempusskifte. 2. Använd helst av allt aktiva satser snarare än passiva satser när du skriver. 3. Var noggrann med att integrera alla figurer och tabeller genom att identifiera dem i texten, beskriva dem i texten, och alltid säga i vart fall någonting vad vi kan se i figuren eller tabellen, men lämna detaljerad diskussion till just diskussionsdelen (Ex: Figur 3 visar skillnaden i temperatur mellan fuktiga och torra miljöer. Det är noterbart att temperatursvängningarna antyder en extern påverkan i Alpha 3- fasen ). 4. Notera att det endast finns visuell information i form av tabeller och figurer (d v s inga grafer, foton e dyl.); följaktligen ska dessa refereras till såsom figurer och tabeller i texten. Tabeller följer en nummerserie och figurer följer en annan, separat, nummerserie. 5. Var försiktig med hur du beskriver resultat(en); alltför starka, omodifierade, påståenden upplevs ofta som oseriösa och ovetenskapliga. Använd utryck som tonar ner, t ex förefaller, kan vara, möjligen o s v. I tekniska rapporter återges resultatet nästan alltid med hjälp av någon form av visuell information t ex figurer, tabeller, grafer och liknande, men det är avgörande att förse dessa med tillräckliga kommentarer för att belysa resultatets värde. En bra generell princip när du kommenterar resultat är följande: Beskriv generella resultat före specifika resultat; var noggrann med att exemplifiera om datan tillåter det. Det är viktigt att texten binder samman de olika delarna i huvuddelen (d v s resultat och diskussion) så att det för läsaren känns logiskt att gå från ett stycke, avsnitt eller kapitel till ett annat, och så att det verkligen känns för läsaren som att de två delarna utgör huvuddelen av rapporten, d v s att det finns ett samband mellan dem. Beroende på experiment eller metod bör skribenter alltid ange och berättiga beräkningar och formler som ligger till grund för tolkningen av resultat och datorstödd analys. I vissa fall måste även primärdata anges för att resultat ska bli meningsfulla och kunna diskuteras. Med primärdata avses obehandlade mätdata.
DISKUSSION FUNKTION: att hänvisa till och anknyta till inledningen; att diskutera resultat(en) i förhållande till det teoretiska ramverket man valt, annan forskning, och den metod man använt; att utvärdera resultat(en) med utgångspunkt från syftesformuleringen i den inledande delen; att närmare diskutera förväntade respektive oväntade resultat; att diskutera konsekvensen av de avgränsningar man gjort; att diskutera vad som kan göras bättre i händelse av upprepning av eventuella experiment; att diskutera vidare implikationer av resultat(en), även utanför det egna forskningsområdet, och därigenom peka på tvärvetenskapliga vinster med forskningen/undersökningen. SPRÅKFOKUS: 1. Presens är det vanligaste tempuset i diskussionsavsnittet; som läsare vill man känna att det som diskuteras har fortsatt relevans och detta åstadkoms bäst genom ett nutidsperspektiv. 2. Både aktiva och passiva meningar förekommer i diskussionsavsnittet. 3. När man får möjlighet att tolka resultat(en) är det viktigt att man utrycker sig med viss försiktighet eftersom andra tolkningar kanske också är möjliga använd samma språkliga strategi som i resultatavsnittet, d v s använd utryck som tonar ner ansvaret för sanningshalten i det som påstås, t ex förefaller, kan tolkas som, möjligen o s v men låt för den skull inte texten uppfattas som urvattnad. Se alltid till att det finns en tydlig koppling mellan inledningen och diskussionen läsarna vill känna att problemet eller frågorna som introducerades, resultat(en) som visats, och resonemanget som förts faktiskt leder någonstans i ett slags helhet. Om man använder sig av en problemställning i introduktionen, förklara då hur problemet lösts; om man använder sig av frågor, då ska dessa frågor besvaras i diskussionsavsnittet. Resultatavsnittet ägnas primärt åt att beskriva fakta diskussionsavsnittet ägnas istället åt att tolka beskrivna fakta. Diskussionsavsnittet, i en jämförelse med resultatavsnittet, ska vara mer teoretiskt mer abstrakt mer generellt mer fokuserat på implikationer och applikationer Diskussionsavsnittet ska alltid erbjuda mer än en ren sammanfattning. Tänk er diskussionen som bestående av tre steg. I det första steget (låt gärna detta vara kärnan i den första meningen i diskussionen) konsoliderar ni ert bidrag till det undersökta området genom att återigen (ni gjorde det i introduktionen också!) peka på hur viktigt det är att forskningen/undersökningen görs. I ett andra steg kan ni nämna något om de begränsningar som forskningen/undersökningen har. I ett tredje och sista steg kan ni knyta ihop era resultat med värdet av mer forskning/undersökning (steg 1) och vad man kan göra med resultatet(en), och kanske vill ni föreslå rekommendationer för hur man kan/bör gå vidare eller forska mer. Var tydlig med rapportens bidrag: låt diskussionen klargöra huruvida er forskning/undersökning bidragit till ny kunskap inom det undersökta området, eller om det ni gjort kanske ger (ytterligare) stöd åt teoribildningen inom området, eller, och detta behöver inte alls vara dåligt, om ert bidrag kanske primärt innebär nya frågeställningar som ni eller andra får förhålla sig till i framtida forskning/undersökningar.
Avslutning Avslutningen är ett naturligt komplement till huvuddelen och kan till exempel innehålla slutsatser och rekommendationer för framtida undersökningar. Man kan också avsluta med att sammanfatta hela rapporten. Mottagaren och kommunikationssituationen avgör vilken typ av avslutning som passar bäst. Avslutningen bör hänga tätt samman med inledningen. Det syfte som formuleras i inledningen återkommer i avslutningen. Eventuell problemställning uppmärksammas igen, och frågor får tydliga och korta svar (den som vill ha ett komplett svar får läsa diskussionsavsnittet). Som läsare ska man kunna få en god bild av rapportens innehåll genom att enbart läsa inledning och avslutning. Det är viktigt att avslutningen är skild från huvuddelen. Man ska alltså inte presentera nya resultat eller introducera nya fakta här, utan man ska slutföra den diskussion som förs i huvuddelen. Om man väljer att ha rubriken Sammanfattning får man inte presentera vare sig egna tankar eller nya fakta, medan rubriken Sammanfattande kommentar ger utrymme för mer diskussion. Blanda inte samman Sammanfattning med det sammandrag som sammanfattar allt som står i rapporten och inte bara dess huvuddel. Nedan återfinns endast en kort beskrivning av slutsatser. SLUTSATSER FUNKTION: att redovisa forskningens/undersökningens slutsatser mot bakgrund av diskussion och resultatredovisning och ofta genom att också anknyta till inledningen av rapporten; (ibland) att fungera som en brygga mellan diskussion och eventuella rekommendationer. SPRÅKFOKUS: 1. För slutsatser kan det ibland vara en god idé att använda en punktlista, men notera att en sådan lista alltid bör föregås av en inledande text. Meningarna i punktlistan bör vara fullständiga och grammatiska. 2. Om man har säkra slutsatser, kan man säga det; om slutsatserna är mer tveksamma bör detta indikeras. Välj ett språkligt utryck som speglar lämplig nivå av säkerhet och tilltro till slutsatserna. Avsnittet slutsatser är mycket viktigt. Tillsammans med sammandraget och introduktionen är detta ofta det avsnitt som läses först i en rapport.
REFERENSLISTA/KÄLLFÖRTECKNING Rubriken Litteraturförteckning är vanlig men man ser också Litteraturlista, Källförteckning och Referensförteckning eller bara Referenser. Litteraturlista och litteraturförteckning betyder samma sak, men källförteckning och referenser innebär att man har hämtat information även från andra slags källor än tryckt material. Det kan röra sig om elektroniska artiklar, muntliga intervjuer eller kanske handskrifter. FUNKTION: att tjäna som förteckning över samtliga källor som författarna använt i rapporten; att vara en resurs för den som vill läsa mer om forskningsområdet; att ge en bild av det teoretiska djupet på rapporten och därigenom bidra till trovärdigheten eller bristen därpå. SPRÅKFOKUS: Noggrannhet är A och O i samband med sammanställningen av referenslistan. Tänk särskilt på följande: a. Följ de riktlinjer för referenshantering som finns för den aktuella rapporten (t ex Vancouver, Harvard). b. Var konsekvent och behandla alla källor av samma typ på samma sätt, d v s se till att all information alltid finns med. c. Använd rätt förkortningar för tidskrifter inom fysikområdet: http://cassi.cas.org/search.jsp
BILAGOR FUNKTION: att möjliggöra inkluderandet (och samtidigt exkluderandet) av omfattande visuell information eller annan data; att begränsa mängden teknisk information i den löpande texten och på så vis öka läsbarheten. Tekniska rapporter innehåller oftast bilagor. Bilagor utgörs av sådant material som använts för undersökningen men är för omfattande att passa i själva rapporten och kan till exempel vara omfångsrika tabeller, enkäter eller intervjuutskrifter. Man kan även lägga med fullständiga beräkningar och ritningar som bilagor. Lägg märke till att bilagor inte är nödvändiga i en rapport: enbart sådant material tas med som på något sätt verkligen ger läsaren mer information om den undersökning som redovisas i rapporten. Bilagor läggs allra sist i rapporten, efter litteraturförteckningen. Om rapporten innehåller flera bilagor numreras de olika tilläggen enligt den ordning de placerats i rapporten.