5. Rutiner inför disputation (doktorsexamen)

1 Utseende av sekreterare 2 Utseende av justeringsperson 3 Anmälan av protokoll från beredningsgruppens senaste sammanträde Protokollet finns på följande länk: 4 Fastställande av föredragningslista 5. Rutiner inför disputation (doktorsexamen) Föredragande: Ken Benson Beslutsärende I. Handläggning Ärendet behanlades i Institutionsstyrelsen (2010-09-29, 15a) Därefter Remissförfarande inom SPL. Behandlat vid Institutionskonferens St Jörgen 2010-10-08, inga invändningar där mot förslaget. Behandlat i Beredning för forskning och utb. på forsk.nivå 2010-10-25. Följande text skickades till IS. II. Bakgrund Institutionsstyrelsen har beslutat att normalt ska en avhandling genomgå slutseminarium för att säkerhetsställa kvaliteten inför den offentliga disputationen med en extern (skugg)opponent. Efter att detta har ägt rum skriver huvudhandledaren och prefekten (vid SPL delegerat till viceprefekten för utbildning på forskarnivå ) under anmälan för disputation med förslag på betygsnämnd och opponent. Beslut om disputation tas därefter av dekanus. III. Överväganden Vid institutionen finns tolv forskarutbildningsämnen och avhandlingar skrivs ofta på respektive karaktärsspråk. Normalt är det tillförlitligt med att huvudhandledaren har skrivit under en anmälan för disputation. Men det har kommit in synpunkter på att ämneskollegiet bör vara med i beslutsprocessen och att detta bör formaliseras. 1

IV. Förslag till beslut vid IS septembersammanträdet Institutionsstyrelsen föreslår att följande förslag skickas på remiss till handledarkollegiet vid SPL (anställda docenter/professorer): Inför en disputation ska ett slutseminarium ske. Normalt ska en extern (skugg)opponent anlitas. Efter slutseminariet ska ämnets lärarkollegium samlas för att diskutera kvaliteten på avhandlingen och redogöra för vad som återstår för att doktoranden ska kunna få avhandling godkänd för disputation. Kollegiets möte ska protokollföras. Röstberättigade är ämnets docenter och professorer. I mötet kan även doktorandrepresentant och disputerade lärare (som ej är docenter) ingå, men inför beslutet kan kollegiet bestämma att fatta beslut i enrum. Om det av protokollet framgår att det är omfattande ändringar som krävs för att kunna gå upp till disputation ska ett nytt protokoll skrivas under med lärarkollegiets underskrifter tillsammans med anmälan för disputation som är undertecknad av huvudhandledaren. V. Diskussion i beredningen för forsk & utb. på forsknivå Ämnetskollegierna är inte ekvivalenta rörande storlek/formell kompetens. Därför bör en modell som ställer samma krav och ger samma kvalitetsgarantier oberoende av ämne tas fram. Beredningens diskussion och förslag till beslut framgår av nedanstående protokollutdrag. Ärende VI. Förslag till beslut (2010-11-10) Rutiner i samband med disputation. Handledarkollegiets roll efter slutseminarium. Föredragande: ordföranden Ärendet har remitterats från IS. Det är idag huvudhandledaren som tillsammans med prefekten/viceprefekten för utbildning på forskarnivå som skriver under anmälan för disputation med förslag på betygsnämnd och opponent som sedan beslutas av dekanus. Förslaget från IS är efter slutseminariet ska ämnets lärarkollegium samlas för att diskutera kvaliteten på avhandlingen och redogöra för vad som återstår för att doktoranden ska kunna få avhandlingen godkänd för disputation. Kollegiets möte ska protokollföras. Beredningen ställer sig bakom förslaget att det bildas en kommitté som ska besluta om avhandlingens kvalitet i ett protokollfört möte med följande tillägg: a) handledaren föreslår två sakkunniga, normalt inom universitetet, som tillsammans med handledaren ingår i kommittén som beslutar om anmälan för disputation b) normalt bör två av tre medlemmar i kommittén ha docentkompetens. 2

6. Handledningstid inom utbildning på forskarnivå Föredragande: Ken Benson Beslutsärende I. Handläggning Ärendet behandlades i Institutionsstyrelsen (2010-09-29, 15b) som ett diskussionsärende med KB som föredragande (muntligt). Bakgrunden är att viceprefekten har i olika sammanhang hörsammat klagomål från handledare rörande handledningstiden som finns till förfogande. Ärendet behandlades vid Institutionskonferensen på St Jörgen 2010-10-08, där förslaget välkomnades och ansågs realistiskt. Ärendet har vidare behandlats av Beredningen för forskning och utb. på forskarnivå vid sammanträde 2010-10-25. II. Överväganden a) Nedan redogörs för diskussionen i IS (2010-09-29, 15b). Institutionen har ett överskott på forskning/forskarutbildning som har använts för olika strategiska satsningar. Viceprefekt för utb. på forskarnivå kan konstatera att flertalet handledare upplever att tiden för handledning är för knapp. Inte minst med tanke på att vi bedriver utbildning på forskarnivå inom främmande kulturer ställs stora krav på att vara väl insatt i en främmande kulturs forskningstradition, olika traditioner i att skriva vetenskapligt, etc. Att skriva på främmande språk innebär ofta även för handledarna att (vid sidan av den slutgiltiga språkgranskningen inför disputation) även vara språkhandledare under skrivprocessen. Bördan för handledningen under den sista fasen beskrivs som mycket omfattande och att flertalet handledare tar med tid än de timmar som de får i bemanningsplanen. Handledare tar således ett stort ansvar för ämnet, utbildningen och doktoranden på bekostnad av den egna forskningen. Sedan förändringen med att minst en biträdande handledare ska anlitas och att (inte minst inom SPL-ämnena) det finns behov av att anlita specialisthandledare blir det färre timmar sammantaget per handledare, något som blir särskilt kännbart för huvudhandledaren som dessutom måste handha praktiska, administrativa och inte minst psykologiska aspekter under den svåra och långa processen med fou. Förslaget som skickas ut på remiss är att handledningstiden höjs från de 320 kt som institutionen får finansiering för från fakulteten per doktorand till 400 kt. Höjningen finansieras som en särskild post från det gemensamma forskningsanslaget. I praktiken blir det mindre timmar för forskning, men enligt vad viceprefekten för utb. på forskarnivå har kunnat erfara blir det en mer rättvis beskrivning av hur forskningsanslaget används. 3

b) Nedan redogörs för diskussionen Beredningen för forskning och utb. på forskarnivå (2010-09- 29, 15b). Tetz Rooke ansåg att en förstärkning inte borde läggas generellt och bekostas av forskningsanslaget. Även om det är samma verksamhet (V20) så är det tydligt åtskilda poster vad som ska gå till utbildning och vad till forskning med olika beräkningsgrunder, etc. En förstärkning bör således göras på fakultetsnivå och behandlas i FUG. Argumentet att avhandlingar som skrivs på andra språk än svenska kräver mer handledning är inte tillräckligt starkt. Eventuellt ka en resurs rörande språkgranskning/språkstöd läggas in vid behov. Ken Benson har tagit kontakt med viceprefekterna för utb på forsk nivå från övriga institutioner vid fakulteten. Det finns ingen uppfattning om att kvoten för handledning är för låg. Christiane Andersen menar att internationellt sett är kvoten mycket generös, eftersom den normalt inte är reglerad och ingår i forskningskvoten generellt på många ställen. Sedan kravet på biträdande handledare har trätt i kraft kan det uppfattas som att handledningstiden (för huvudhandledaren) har minskat, men det handlar ju om att använda sig väl av den gemensamma resursen för att undvika dubbelt arbete. Handledningsbehovet varierar men det är normalt mycket tid som går åt under slutfasen. Beredningen diskuterar detta men menar att det är därför särskilt viktigt med god planering så att det återstår mer tid på slutet. Därför har IS godkänt en mall för att planera handledningstiden därefter. Beredningen diskuterar särskilda fall där byte av handledare, tidigare bristfällig dokumentation, pensionering av handledare, eller andra omständigheter föranleder att en extra resurs är motiverad. Viceprefekten för utb. på forskarnivå bör här ha en nyckelroll och sätta sig in i de enskilda fallen och göra en bedömning. Förslag till beslut Beredningen föreslår som en följd av den förda diskussionen att institutionstyrelsen beslutar att a) normalt kvarstår handledningstiden om 320 kt, b) ytterligare handledningstid ska kunna sökas med tydlig motivering där beslut tas från fall till fall. 4

7. Bidrag för resor i vetenskapligt syfte, konferensavgifter m.m. Föredragande: Ken Benson (samt Yvonne Söderling rörande en ekonomisk kalkyl) Beslutsärende I. Handläggning Ärendet behanlades i Institutionsstyrelsen (2010-09-29, 16a) som ett diskussionsärende. Därefter Remissförfarande inom SPL genom behandling vid Institutionskonferens St Jörgen 2010-10-08, där förslaget med pott per forskare föredrogs (se nedan under "opinion"). Ärendet har vidare behandlats av Beredningen för forskning och utb. på forskarnivå vid sammanträde 2010-10-25. II. Bakgrund Under 2010 har tre utlysningar skett på SPL för att ansöka om medel för resor i vetenskapligt syfte. Diskussion har väckts i styrelsen om en mindre byråkratisk modell där forskande personal disponerar en årlig summa för resor i vetenskapligt syfte alt. inköp av nödvändigt material för att bedriva forskning. Beloppen ska kunna ackummuleras i upp till tre (alt. fem) år. a). Överväganden Institutionsstyrelsen bör (vid sammanträden 2010-09-29) överväga för- och nackdelar med båda modellerna. Det skäl som starkast åberopas för en ändring är mindre byråkrati, dvs. tid som läggs ner för att söka, bedöma och besluta, samt större autonomi för läraren/forskaren i bedömning av resor/material relevant för respektive forskningsinsats. b). Förslag till beslut IS-sammanträde 2010-09-29 Viceprefekten för forskning får i uppdrag att inför budgeten för 2011 inkomma med förslag på belopp att disponera för olika anställningskategorier alternativt inkomma med förslag på hur stor summa bör budgeteras för ändamålet och att utlysningar även i fortsättningen görs för ändamålet c). Opinion (Institutionskonferens, St. Jörgen) 5

Både Institutionsstyrelsen och vid institutionskonferensen i St Jörgen var det en allmän uppfattning om att T Rookes förslag tidigare i IS att lägga en budget för resor i vetenskapligt syfte per forskare är att föredra framför utlysningar. Vid inst konf lyftes det fram frågan att det kan förekomma fall där forskaren inte önskar resa. Det är dock ledningens uppfattning att resor i vetenskapligt syfte är oerhört viktiga för vår verksamhet och det här förslaget kan ju då ge ledningen ett bra redskap för att ha en översyn över medarbetare som förefaller sakna nätverk eller goda förutsättningar att sprida forskning i internationella relevanta fora. En fördelning beroende på aktivitet ansågs inte lämplig. III. Beredningens ställningstagande vid sammanträde 2010-10-25 ( 9) Beredningen bör således diskutera frågan ytterligare och främst diskutera ev. farhågor samt hur mycket vi ska prioritera denna budgetpost (t. ex. i förhållande till forskningstid inom tjänst) framgår av protokollutdrag nedan med VII. Förslag till Bidrag för resor i vetenskapligt syfte, konferensavgifter m.m. Föredragande: ordföranden Ärendet har remitterats från IS. Förslaget gäller en mindre byråkratisk modell där forskande personal disponerar en årlig summa för resor i vetenskapligt syfte alt. inköp av nödvändigt material för att bedriva forskning eller andra kostnader förknippade med vetenskapligt arbete. beslut Beredningen stödjer modellen med pott per forskare, men med förändringen att bidraget inte ska kunna ackumuleras. Ordföranden får i uppdrag att inkomma med förslag på belopp att disponera för en tillsvidareanställd forskare (minimibeloppet förslagsvis 10 000 kr), att utforma ett styrdokument för utnyttjande av medlet, samt att göra en kostnadskalkyl som grund för institutionens budget för 2011. IV. Ekonomiska konsekvenser/principbeslut Yvonne Söderling redovisar för de ekonomiska konsekvenserna som beredningens förslag får i förhållande till vad som har budgeterats för 2010 (under sittande sammanträde) för samma ändamål. I sammanhanget bör även en budget för gästföreläsningar tas fram och diskuteras. Institutionsstyrelsen ska komma fram till ett principbeslut om hur stor fördelningen av medel ska vara mellan forskningstid och forskningsrelaterad verksamhet (personalens resor i vetenskapligt 6

syfte m.m., gästföreläsningar) inför budgetförslaget som ska läggas på decembersammanträdet. Arvode för gästföreläsare bör även tas upp samt takbelopp för varje enskilt gästföreläsarbesök. 8. Gemensamt forskningsanslag vid SPL från budgetåret 2011 I. Bakgrund Under 2010 har frågan om ett gemensamt forskningsanslag diskuterats mot den modell vi har idag som är ämnesrelaterad, både i ledningsgruppen och i institutionsstyrelsen. Vi har under det gågna året redan haft gemensamma satsningar som har gjort att vi i praktiken arbetar huvudsakligen utifrån ett gemensamt anslag (Se vidare bilaga, "ekonomisk presentation 2010"). II. Överväganden Fördelarna överväger entydigt: - OH och forskningsprojekt. Idag antar vi forskningsprojekt och bidrar solidariskt med OHkostnaderna. En ämnesmodell skulle innebära att vissa ämnen inte kan bära kostnaderna och därmed får SPL tacka nej till projektmedlen som får placeras vid annat lärosäte. - I de ämnen där det finns ett överskott räcker det oftast inte till utlysning av post doc, fo ass, bitr. lektorat eller andra större satsningar. Lägger man samman resurserna finns det utrymme för punktinsatser i ämnen som kräver en forskningsförstärkning vid givna tillfällen. - Det underlättar att skapa en god forskningsmiljö inom institutionen där profilerna som beskrivits i Red 10 bättre kan tillvaratagas. - Inför omorganisationen av GU där fakultetsanslaget för humaniora kan komma att förändras är det viktigt att vi visar kraft för att göra tydliga strategiska satsningar som stärker vår forskningsmiljö. III. Beredning Ärendet har behandlats som ett diskussionsärende vid IS septembersammanträde samt i Beredningen för forskning och utb. på forskarnivå (2010-10-25). Beredningen konstaterar att fördelarna överväger. Frågan om det inte fanns några nackdelar togs upp. Ordföranden menar att det krävs mycket stort ansvarstagande för att dessa fördelar inte går över till att upplevas som nackdelar för institutionens forskare och att han anser att tiden nu är mogen för att SPL ledning 7

(inklusive IS och Beredning) kan bära ett sådant ansvar utan att det ska föra med sig ohanterliga intressekonflikter. Beredningen ställde sig efter diskussionen enhälligt bakom förslaget. IV. Förslag till beslut SPL går över till att ha ett gemensamt forskningsanslag istället för att forskningsanslaget som idag är fördelat på ämnen från och med budgetåret 2011. Ämnenas ingående balans fram till 2011 stannar inom ämnet under en tre års period (fram till utgången av 2013). Viceprefekten för forskning ska arbeta fram en plan för hur medlen ska användas inom respektive ämnesområde i samråd med respektive ämneskollegium (disputerade anställda lärare med doktorandrepresentation). Vid utgången av 2013 läggs oförbrukade medel i det gemensamma forskningsanslag. Ämnen med negativ ingående balans nollställs inför 2011 (dvs. skulden belastas av det gemensamma forskningsanslaget). 9. Utlysning av en post doc i afrikanska språk (2 år) Föredragande: Ken Benson I. Bakgrund Ämnet har beskrivits som ett av styrkeområdena i Red 10. HFN har beslutat att professuren i afrikanska språk ska återbesättas och provföreläsningar m.m. kommer att äga rum i november månad. Fördelaktigt med en förstärkning av forskningen med en post doc som tillsammans med f.n. en doktorand utgör en miniminivå för att etablera en miljö inom ämnet. Ämnet har en ingående balans på ca. 600t SEK och ungefär samma summa beräknas komma in till ämnet under de närmaste två åren i form av aktivitetsmedel (främst för K Legeres forskningsinsatser). Därmed finns det ekonomisk täckning för kostnaden. Fakulteten skjuter till medel vid behov om kalkylen inte skulle hålla. II. Beredning Viceprefekten för forskning har diskuterat frågan med fakulteten. Beredningen för forskning och utb. på forskarnivå (2010-09-29) har behandlat ärendet ( 11). Beredningen ställer sig bakom satsningen och lyfter ärendet vidare till IS. 8

III. Förslag till beslut Institutionsstyrelsen beslutar om att en två årig post doc i afrikanska språk ska utlysas. Viceprefekten för forskning får i uppdrag att handlägga ärendet vidare och föra institutionens talan gentemot fakulteten. 10. Utlysning av anställning som biträdande lektor alt. forskarassistent i tyska Föredragande: Gunhild Vidén (samt Yvonne Söderling rörande de ekonomiska förutsättningarna) Beslutsärende. 11. SPL:s organisation. Ämnesövergripande studierektorer vs. ämnessamordnare Föredragande: Mona Arfs Beslutsärende. Underlag i frågan från tidigare IS ska skickas ut på nytt. Mona kommer med ytterligare underlag. 12. Utlysning av anställningar som studievägledare Föredragande: Gunhild Vidén och Marie Olofsson Beslutsärende 13. Likabehandlingsombud Föredragande: Gunhild Vidén och Marie Olofsson Diskussions- och beslutsärende 14. Bemanningsplanen 9

Föredragande: Mona Arfs Informations- och delegationsärende. 15. Programrådets mandat Föredragande: Mona Arfs Informations- och delegationsärende. I. Bakgrund Programrådet utsågs av prefekten för att sätta igång arbetet med att skapa utbildningsprogram på grund och avancerad nivå. Gruppen bestod av studierektor för program Petra Platen, viceprefekt för utb på grund och avancerad nivå, Mona Arfs, viceprefekt för forksning och utb. på forskarnivå, Ken Benson, samt prodekanus med särskilt ansvar för utbildning på grund och avancerad nivå, Martin Hellström Det första målet var att förbereda inför institutionskonferensen som hade denna fråga som huvudpunkt. Efter institutionskonferensen har gruppen förstärkts med studievägledarrepresentant, Marie Olofsson, samt studeranderepresentant från grundutbildningen. II. Information om det fortsatta arbetet (ev. muntlig presentation) III. Förslag till beslut om delegation 16 Meddelanden 17 Ordförandeåtgärder 18 Övriga frågor 10