Kungörelse 2017-02-15 Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder Tid: Onsdagen den 22 februari 2017, klockan 10.30 Plats: Kommunhuset, Fagersta Ärenden 1. Protokollsjustering 2. Internkontrollplan år 2017 för Norra Västmanlands ekonominämnd 3. Verksamhetsberättelse år 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd 4. Digitalisering inom Norra Västmanlands ekonominämnd 5. Anmälan av delegationsbeslut 6. Rapporter a) Bankupphandling b) Samverkan c) Personalfrågor Norra Västmanlands ekonomiförvaltning d) Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport 7. Eventuella övriga ärenden
Datum 2017-02-14 Dnr 2017.002 007 Internkontrollplan 2017 för Norra Västmanlands ekonominämnd En väl fungerande intern kontroll är av betydelse för att: Trygga kommunens tillgångar Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser följs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut Säkra en rättvisande redovisning Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar En god intern kontroll kännetecknas av att det finns: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning och uppföljning Rättvisande och tillförlitlig redovisning samt övrig information om verksamheten Löpande kontroller som säkerställer att lagar, policys, reglementen med mera tillämpas Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Rutiner och kontroller som leder till eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan ska antas inför varje budgetår och innehålla: Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvara för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske
2 Genomförd risk- och väsentlighetsanalys Genomförd risk- och väsentlighetsanalys samt interkontrollplan redovisas i bilagor. Förslag till beslut 1. Norra Västmanlands ekonominämnd antar internkontrollplan 2017. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
3 Bilaga 1 Risk- och väsentlighetsanalys 2017, Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Risk- och väsentlighetsanalys Kontanthantering Kontanter hanteras fortfarande ute i verksamheterna, vilket medför merkostnader. Mynthanteringen är särskilt kostsam eftersom mynten inte kan levereras direkt till banken. Det är viktigt att stölder/misstanke om stöld undviks. Attester, kontering/korrekt Behörigheter Back-up och sårbarhet Leverantörsreskontra Kortinnehav Ekonomiavdelningen får in underlag från verksamheterna. Underlagen ska vara underskrivna av behörig person. Om underskrift saknas eller om underlaget är underskrivet av fel person ska underlaget skickas tillbaka. Kontroll sker löpande. I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra vad gäller ekonomisystemet och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en länge tid. I samband med uppgraderingen kommer nya behörigetsansökningar att krävas från samtliga användare. Ett syfte med bildandet av NVE är att säkerställa kompetens och minska sårbarheten. För att uppnå detta måste förvaltningen säkerställa att kompetens utbyts och att behörigheter finns. Upplägg av nya leverantörer Revisionen i Fagersta har granskat leverantörsreskontraprocessen och identifierat ett antal förbättringsområden, bland annat bör inte samma person ha rätt lägga upp nya leverantörer och samtidigt ha rätt att beslutsattestera. NVE konstaterar också att antalet leverantörer ständigt ökar och att en gallring i systemet behöver göras. Antalet företagskort har ökat kraftigt. Kortinnehaven medför administration för både kortinnehavaren och NVE, samt en merkostnad i form av kortavgift. NVE kontrollerar inkomna kortredovisningar. Kontrollen kan utökas med genomgång av faktisk användning.
4 Bilaga 2 Internkontrollplan 2017 Specifikt för Norra Västmanlands ekonominämnd Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering till Kontanthantering Att NVE har kvitterat myntpåsar vid överlämning till NVE. 1 ggr/år Stickprov NVE Attester Behörigheter Utveckla arbetssätt för att minska mängden kontanter. Att löpande kontrollera att underlag är underskrivna av behörig person. Att behörigheter avslutas. Redovisning av genomförda insatser. löpande NVE 1 ggr/år Genomgång av användarförteckningar. NVE Back-up och sårbarhet Upplägg av nya leverantörer Att aktuella underlag finns för befintliga behörigheter. Att plan för back-up finns och att behörigheter är ordnade. Ta fram en rutin som förhindrar att en person både har rätt att lägga upp en ny leverantör och att beslutsattestera. 1 gång Nya behörighetsblanketter krävs in från samtliga användare i samband med uppgraderingen av ekonomisystemet. 2 ggr/år Genomgång på personalmöten 1 gång NVE NVE Kortinnehav Genomgång av leverantörsregistret. Genomgång av kortanvändning per kortinnehavare (belopp och frekvens) 1 gång 1 ggr/per år Stickprov NVE
Datum Diarienummer 2017-02-06 2017.001 017 Verksamhetsberättelse Norra Västmanlands ekonominämnd 2016 Ordförande: Marino Wallsten Förvaltningschef: Karolina Berglund Resultat (kkr) Budget 2016 Bokslut 2016 Budget 2015 Bokslut 2015 Intäkter 10 172,0 10 206,8 9 946,4 9 745,0 Kostnader -10 172,0-10 804,5-9 946,4-9 008,9 Nettokostnad 0,0-597,7 0,0 736,1 Underskottstäckning Fagersta,54,9% -328,1 404,1 Underskottstäckning Norberg, 45,1% -269,6 332,0 Uppdrag Förvaltningen tillhandahåller tjänster till Fagersta och Norbergs kommuner inom följande områden: Budgetprocess Årsredovisning och delårsbokslut Budgetuppföljning med helårsprognos Löpande ekonomiadministration Finansförvaltning Förvaltningen tillhandahåller även enligt särskilda avtal ekonomiadministrativa tjänster till samverkansorganisationerna Norra Västmanlands Utbildningsförbund (NVU) och Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund(NVK), Norra Västmanlands samordningsförbund samt Tillväxtgruppen (TVG). Förvaltningen har tretton medarbetare inklusive ekonomichef. Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106
2 Nämnden består av två ledamöter och två ersättare. Kommunerna utser en ledamot och en ersättare var. Posten som ordförande respektive vice ordförande roterar mellan kommunerna. Periodens händelser Förvaltningen har tillsammans med informatörerna tagit fram en kortversion av respektive kommuns budget för 2016. I början av året skickades kortbudgeten ut till samtliga hushåll i respektive kommun. Kommunstyrelsen i Fagersta har beslutat att inte utnyttja det andra optionsåret i avtalet med Nordea. En bankupphandling påbörjades under hösten. Förvaltningen har varit värd för en momsutbildning med extern utbildare. I utbildningen deltog totalt 24 medarbetare från NVE och NVK samt Fagersta, Norbergs, Avesta, Skinnskattebergs och Surahammars kommuner. Deltagande kommuner delade på kostnaden. Initiativet var uppskattat och medarbetare från NVE har därefter deltagit i en utbildning i komponentredovisning anordnad av Skinnskattbergs kommun. Ekonomiassistenterna har deltagit i en utbildning för ekonomiassistenter i kommuner, anordnad av Kommunalekonomernas förening. Controllers bland annat deltagit i utbildning gällande ersättning till friskolor. Förvaltningen har på uppdrag av respektive kommun skrivit fram bland annat följande ärenden: Inrättande av etableringsfond (Fagersta och Norberg) Särskild medlemsinsats Kommuninvest (Fagersta) Plan för hantering av tillfälligt statsbidrag för mottagning av flyktingar samt extra statsbidrag till grundskolan (Norberg) Revidering av ekonomistyrningspolicy (Norberg) Arbetet med byte av version av ekonomisystemet har påbörjats. Samverkan med NVU gällande ekonomiadministration har utvecklats med bland annat förbättrade rutiner för rapportering av prognoser. Avtalet med NVS har setts över. Förvaltningen har initierat och arbetat igenom en översyn av stiftelseadministrationen i Fagersta kommun. Måluppfyllelse Redovisas i bilaga. Därutöver redovisas uppföljning av sjukfrånvaro och budget mer detaljerat nedan. Sjukfrånvaro Förvaltningen har som mål att ha låg sjukfrånvaro. Målet har uppfyllts. Under år 2016 uppgick sjukfrånvaron till 2,1% (2015: 2%).
3 Budget Nämnden redovisar ett underskott på 598 tkr. Underskottet beror i huvudsak på att bemanningen uppgår till 13,0 helårsanställningar medan budgeten medger 12,0 helårsanställningar. Den pågående uppgraderingen av ekonomisystemet medför att budgeten för systemutveckling tas i anspråk och därmed inte kan bidra till att täcka den ökade personalkostnaden. Avvikelsen i bemanning är godkänd av nämnden. Enligt överenskommelse ska resultatet fördelas med 54,9% till Fagersta och 45,1% till Norberg, vilket innebär 328 tkr för Fagersta och 270 tkr för Norberg. Nämndens budgeterade intäkter och kostnader räknades upp med 2,5% mellan 2015 och 2016. Nämndens faktiska kostnader ökade med 20%. Det beror på: förhållandevis låga kostnader år 2015 till följd av föräldraledighet, vakanser och lågt nyttjande av budgeten för utveckling. höga kostnader år 2016 till följd av utökad bemanning i kombination med högt nyttjande av budgeten för utveckling i samband med uppgradering av ekonomisystemet. Framtiden Förvaltningen ser över systemstöd både vad gäller den löpande ekonomihanteringen och budget- och uppföljningsprocessen. Den nya versionen av ekonomisystemet kommer att möjliggöra utveckling av arbetssätt och rutiner. NVE kommer att arbeta för fler lokalt förlagda kompetensutvecklingsinsatser i samverkan med kringliggande kommuner. Utvecklingen av samverkan med NVU gällande ekonomiadministrationen fortsätter. Fokus kommer att ligga på controllerfunktionen. Två pensionsavgångar förväntas under budget- och planperioden. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
Bilaga Effektmål 2016 Sida 1 av 3 Nämnd: Norra Västmanlands ekonominämnd Enhet: Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Övergripande mål Gemensamma mål 2016 Effektmål 2016 Om inget annat anges avser målet 2016. Målen ska vara tidssatta, mätbara, realistiska och förankrade. Mätmetod T.ex. KKiK, Öppna jämförelser, enkäter, Kolada, SCB:s medborgarunder-sökning, Vad kostar din kommun? Förklaring till valt effektmål (vid behov) Måluppfyllelse (helåret) 1. Långsiktig hållbar utveckling med god kvalitet och effektivt resursutnyttjande Verksamheterna ska aktivt arbeta med att förbättra effektivitet och kvalitet. Fortsätta att utveckla rapporteringen vid månadsuppföljning och bokslut. Målet har delvis uppfyllts. Prognosrapporteringen har från och med 2016 kompletterats med bruttorapportering. I och med versionsbytet kommer utdatamöjligheterna för chefer och övriga medarbetare att förbättras. Versionsbyte ekonomisystem samt påbörja genomförande av förändringar. Målet uppfylldes delvis. Versionsbytet påbörjades, men projektet kunde inte avslutas i tid. Förseningen beror på att testerna visade på stora fel i den nya versionen. Införandet av den nya versionen är framflyttat till våren 2017. Utbilda chefer och övriga medarbetare i ekonomiadministrativa rutiner och system. Målet har uppfyllts. NVE har bland annat anordnat en momsutbildning. Nya användare i t.ex. elektronisk fakturahantering har fått en introduktion. Ekonomchefen har medverkat i ekonomiutbildning för kommunfullmäktige i Fagersta, NVK:s direktion med mera.
Bilaga Effektmål 2016 Sida 2 av 3 Övergripande mål Gemensamma mål 2016 Effektmål 2016 Om inget annat anges avser målet 2016. Målen ska vara tidssatta, mätbara, realistiska och förankrade. Mätmetod T.ex. KKiK, Öppna jämförelser, enkäter, Kolada, SCB:s medborgarundersökning, Vad kostar din kommun? Förklaring till valt effektmål (vid behov) Prognos måluppfyllelse (helåret) Planera för kompetensöverföring inför kommande pensionsavgångar. Moms, systemadmin. SCBrapportering samordning bokslut, samordning beslut Områden där det är viktigast med kompetensöverföring Målet har delvis uppfyllts. Vissa frågar är lösta, medan andra kvarstår. Starta införande av e- faktura mot kund Projektet skall startas senast under år 2016 Ett led i utvecklingsarbetet för effektivt och ekonomisk resursutnyttjande Målet har delvis uppfyllts. Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund erbjuder elektroniska kundfakturor för hyror, vatten och avlopp. För Fagersta och Norbergs kommuner har projekten blivit försenade, då införandet är beroende av versionsbytet gällande ekonomisystemet. Kommunen ska verka för att den totala miljöbelastningen minskar. Andelen inköpta rättvisemärkta produkter ska öka jämfört med föregående år. KS-beslut Minst 25 % av kommunhusets inköpta te ska vara rättvisemärkt. Gemensamt mål för kommunhuset. Ingen bedömning av måluppfyllelse görs. NVE gör inga egna inköp. Fagersta kommun har lämnat konceptet FairTradeCity och målet utgår från och med år 2017.
Bilaga Effektmål 2016 Sida 3 av 3 Övergripande mål Gemensamma mål 2016 Effektmål 2016 Om inget annat anges avser målet 2016. Målen ska vara tidssatta, mätbara, realistiska och förankrade. Mätmetod T.ex. KKiK, Öppna jämförelser, enkäter, Kolada, SCB:s medborgarunder-sökning, Vad kostar din kommun? Förklaring till valt effektmål (vid behov) Prognos måluppfyllelse (helåret) 3. Attraktiv arbetsgivare utifrån en definierad värdegrund. Bibehålla en låg sjukfrånvaro. Statistik från personalkontoret i Fagersta. Målet har uppfyllts. Under år 2016 uppgick sjukfrånvaron till 2,1% (2015: 2%). 8. Kommunal ekonomi i balans. Upprätthålla en långsiktigt välskött ekonomi med stabila ekonomiska förutsättningar för god kvalitet i verksamheten. Verksamheterna ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt. KS-beslut Verksamheterna ska ha en budget i balans. KSbeslut Målet har uppfyllts. NVE arbetar mot flera olika organisationer och kan omfördela resurser vid behov. Målet har inte uppfyllts. NVE redovisar ett underskott på 598 tkr.
Datum 2017-02-14 Dnr 2017.003 040 Digitalisering inom Norra Västmanlands ekonominämnd Bakgrund Kommunstyrelsen i Norbergs kommun har gett utskott och samverksansorganisationer att till budgetberedningen i mars år 2017 inkomma med förslag på vad som krävs för att verksamheterna på allvar kan digitalisera allt som med fördel kan digitaliseras. Digitalisering inom Norra Västmanlands ekonominämnd Budgtering och rapportering Förvaltningen undersöker möjligheter till effektivare sätt att sammanställa och rapportera budget, prognoser och bokslut. Målet är bland annat att minimera vidarerapporteringen via excel. Förvaltningen har träffat två potentiella system- /programleverantörer och ytterligare en visning är inplanerad. Presenterade system möjliggör att arbeta med personalbudget och övrig budget i samma system. Idag krävs två olika system. Periodiska fakturor I den elektroniska fakturahanteringen finns det möjlighet att lägga upp regler för automatisk attest av periodiska fakturor, det vill säga återkommande fakturor som avser exempelvis el och vatten. Kort sammanfattat innebär det att det går att lägga in toleransintervall för fakturabeloppet. Endast fakturor som faller utanför beloppsintervallet går vidare för manuell attest. Test planeras efter uppgradering av ekonomisystemet. Elektroniska leverantörs- och kundfakturor Fagersta och Norbergs kommuner samt Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund och Norra Västmanlands Utbildningsförbund kan ta emot elektroniska leverantörsfakturor i så kallat Svefakturaformat. Fakturorna kommer direkt in i det elektroniska fakturaflödet. Bland fördelarna med elektroniska leverantörsfakturor finns att de är miljövänligare, snabbare och säkrare. Kostnaden för kommunen är också lägre. Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund erbjuder elektroniska kundfakturor. Utöver fördelarna som är gemensamma med elektroniska leverantörsfakturor, så innebär elektroniska kundfakturor också en ökad
2 servicenivå mot medborgarna. För Fagersta och Norbergs kommuner är införandet avhängit uppgraderingen av ekonomisystemet. Swish Förstudier har gjorts för införande av Swish som alternativ betalmetod. Projektet har bromsats i och med pågående bankupphandling. Kwick Fagersta kommun har med en grupp chefer testat verktyget Kwick för redovisning av inköp gjorda med företagskortet FirstCard. Projektet har bromsats i och med pågående bankupphandling. FirstCard är kopplat till avtalet med Nordea. Övrigt Rapportering till Skatteverket med flera sker elektroniskt där så är möjligt. Avdelningen använder Outlook-kalendern för tidsbokningar och personer inom förvaltningen har åtkomst till varandras kalendrar. Resursåtgång en bedömer att pågående arbete ryms inom nämndens ordinarie budgetram. Förslag till beslut 1. Norra Västmanlands ekonominämnd godkänner rapporten. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning
Datum Diarienummer 2017-01-20 2017.005 002 Delegationsbeslut, omsättning av lån Med stöd av Norra Västmanlands ekonominämnds delegering, 11, den 26 september 2016, beslutar undertecknad härmed att för Norbergs kommun omsätta lån på 6 500 000 kronor enligt offert från Kommuninvest. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106
Datum Diarienummer 2017-02-14 2016.017.001 Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport februari Enligt plan skulle den nya versionen av ekonomisystemet tas i drift senast vid årsskiftet 2016/2017. Vid tidpunkten för beslut om genomförande av uppgradering fanns fortfarande många olösta fel och kvarstående brister i den nya versionen. I dialog med Unit4 har versionsbytet därför flyttats fram till mitten mars. Val av ny tidpunkt styrdes del av ekonomiförvaltningens önskemål om att inte genomföra uppgraderingen under bokslutet och dels på leverantörens tillgång till konsultresurser. Förslag till beslut 1. Rapporten godkänns. Karolina Berglund Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106