Minska matsvinn på Kaptensgården i Hässleholms kommun Matsvinnet innebär onödiga kostnader för kommunens offentliga kök och orsakar onödig miljöbelastning. Etiska aspekter är ytterligare skäl att minska matsvinn. Äldreboendet Kaptensgården har antagit utmaningen att minska matsvinnet. Första steget var att mäta. Resultatet talar för sig själv, mer än en tredjedel av maten blir matsvinn. Råvarukostnaden för detta är 130 000 kr per år. På en workshop identifierade en kreativ personal tre viktiga områden för att minska matsvinn: smak & utseende matnormer & portionsstorlek måltidsupplevelsen Personalen tog fram förslag på åtgärder inom dessa områden. Den första är att utbyta erfarenheter mellan personalen i köket och på äldreboendet genom personalrotation och studiebesök. Nu har resan mot att minska matsvinnet börjat! Rapport från workshop den 14 april 2015 Maj 2015 Åsa Lindskog
Innehållsförteckning 1 Syfte och mål... 3 2 Bakgrund... 3 3 Beskrivning av workshopen om matsvinn... 3 3.1 Deltagare i workshopen... 3 3.2 Mätning av matsvinn... 4 3.3 Genomförande och resultat av workshopen... 5 3.4 Fortsatt arbete... 10 Bilaga 1. Instruktioner för vägning av matsvinn 30 mars 5 april... 11 Bilaga 2. Förslag till arbetsordning för att minska matsvinn... 13 2
1 Syfte och mål Syfte Syftet med uppdraget var att, genom en workshop, utveckla arbetet med att förebygga avfall inom omsorgen i Hässleholms kommun. Detta arbete startade 2012 med fokus på blöjavfall (se vidare nedan). Den nu genomförda workshopen hade som syfte att påbörja arbetet med att minska mängden matsvinn som uppstår vid servering av maten på äldreboendet Kaptensgården. Mål Huvudmålet med workshopen var att ta fram tre förslag på hur mängden matsvinn kan minskas. Utöver huvudmålet var målet också en ökad förståelse för förebyggande av avfall och att skapa engagemang 2 Bakgrund Förebyggande av avfall är prioriterat i ramdirektivet för avfall och i den kommande nationella avfallsplanen. Till 2020 ska sambandet mellan avfallsmängder och tillväxt ha brutits. Kommunen är, enligt Avfall Sverige, motorn i omställningen. Arbetet med att utveckla förebyggande av avfall till att omfatta även matsvinn är en del av arbetet med att genomföra Hässleholm kommuns resursoptimeringsplan. Valet att fokusera arbetet på matsvinn har kommit från personalen inom omsorgen, närmare bestämt äldreboendet Kaptensgården. Samma äldreboende uppnådde mycket positiva resultat i det tidigare pilotprojektet där fokus var att minska mängden blöjavfall. Information om pilotprojektet finns på: http://www.hassleholmmiljo.se/om-bolaget/vart-miljoarbete/projekt/blojavfall/ 3 Beskrivning av workshopen om matsvinn Workshopen var ett första steg i arbetet med att minska mängden matsvinn på Kaptensgården. Workshopen genomfördes på Hässleholm Miljö AB den 14 april 2015. Workshopen genomfördes på likande sätt som workshopen inom Blöjavfallsprojektet. Upplägget av workshopen bygger på den metod som Tyréns och Region Skåne tog fram i ett utvecklingsprojekt, Från produktvalsprocessen till avfall. 3.1 Deltagare i workshopen Deltagarna i workshopen bestod av personal från äldreboendet Kaptensgården, tillagningsköket samt Hässleholm Miljö AB. Boendet har plats för 50 boende. Följande personer deltog: Matilda Wettermark, enhetschef Kostenheten Område Syd Bodil Cronsell-Andersson, kock Sophie Blad, ekonomibiträde Sabina Ubel, enhetschef, Omsorgsförvaltningen Jenny Jönsson (våning 2), undersköterska/kostombud, Kaptensgården Aleksandra Andersson (våning 3), undersköterska/kostombud, Kaptensgården Marie Ljunggren (våning 4), undersköterska/kostombud, Kaptensgården Eva-Lotta Johansson (våning 5), undersköterska/kostombud, Kaptensgården Inger Nilsson (våning 6), undersköterska/kostombud, Kaptensgården 3
Dolores Öhman, utredare för strategiska frågor, Hässleholm Miljö AB Linda Arvidsson, kommunikatör, Hässleholm Miljö AB Terese Nilsson, praktikant, Hässleholm Miljö AB Marie Enarsson, projektledare, Hässleholm Miljö AB Åsa Lindskog, konsult/avfall Sverige Deltagare i workshopen. 3.2 Mätning av matsvinn Som en förberedelse inför workshopen hade en mätning av matsvinn i form av serverings- respektive tallrikssvinn gjorts på Kaptensgården. Mätningen skedde under vecka 15, vilket var påskveckan. Mätning av matsvinn, i form av serveringssvinn och tallrikssvinn, gjordes för lunch och kvällsmiddag. Erfarenheter från mätningen kan sammanfattas i: - Menyn påverkas av att det var påsk. Eventuellt kan detta ha orsakat mer svinn på grund av fler rätter. - Det saknas en del uppgifter och andra är osäkra. - Skickad mängd mat och svinnet har i vissa fall angetts i olika enheter (volym, vikt) vilket försvårar beräkning. Allt skulle ha angetts i vikt. - Komponenter som köket har uppgett respektive Kaptensgården mätt har i vissa fall skiljt sig. - Viss osäkerhet kring tallrikssvinn och i fall ingen notering betyder noll i matsvinn eller att uppgiften saknas. - Osäkerhet i antal portioner. - Osäkerhet kring specialkost. - Det är sällan någon komponent helt tar slut. Instruktioner samt formulär för mätning finns som bilagor. Trots en del osäkerhet i själva mätningen är resultatet tillräckligt säkert för att få en bild av situationen med matsvinnet. Totalt skickades ca 116 kg mat till Kaptensgården för lunch och middag för vecka 15. Av denna mängd fanns det ca 40 kg kvar i kantinerna på Kaptensgårdens mottagningskök, vilket motsvarar ett serveringssvinn på ca 34 %. Tallrikssvinnet uppgick till ca 5 kg, vilket motsvarade ca 4 %. Den sammanlagda mängden matsvinn blev ca 44 kg, vilket motsvarar ca 38 %. Mer än en tredjedel av maten som anländer äldreboendet blir alltså kasserat som matsvinn. Om resultaten från mätningen under vecka 15 används för att beräkna hela årets mängder av matsvinn fås följande: 4
Helår (kg) Serveringssvinn (lunch) 2 050 Tallrikssvinn (lunch) 250 Serveringssvinn (kväll) 1 200 Tallrikssvinn (kväll) 150 Serveringssvinn (total/år) 3 250 Tallrikssvinn (total/år) 400 Den totala mängden serverings- och tallrikssvinn tillsammans motsvarar ca 30 stycken 190 liters tunnor med matavfall som kasseras varje år. Råvarukostnaden för en måltid beräknas till ca 14,50 kr och den totala summan som matsvinnet kostar blir då 130 000 kr/år. Då är inte alla kostnader medräknade så matsvinnets verkliga kostnad blir högre. Utöver själva råvarukostnaden bör även kostnader för inköp (upphandling och beställning), hantering, förvaring och tillagning samt slutligen avfallshantering läggas till. Resultat av mätningen visas också i bilderna nedan. Behövs det en ny mätning? Det eventuella behovet av en ny mätning diskuterades. Skälet för att göra en ny mätning är främst för att få ett säkrare resultat som då med större säkerhet kan användas för att jämföra situationen efter att åtgärder har genomförts. Ytterligare kommentarer från denna diskussion var: - Mätningen kan ske på två testvåningar där den ena använder serveringsfat och den andre tallriksservering. Då har man även lättare koll på specialkosten och kan mäta den på bättre sätt med säkrare resultat. - Regelbundna träffar med personalen i köket behövs. - Kan vi ta in någon utifrån som kan hjälpa till som Tena gjorde med blöjprojektet. 3.3 Genomförande och resultat av workshopen Välkomsthälsning och bakgrund Dolores Öhman, Hässleholm Miljö AB presenterade resursoptimeringsplanen som ligger till grund för dagens workshop. Resultaten från det tidigare pilotprojektet om blöjavfall visades i form av en film. Inledning Workshopen inleddes med en musikalisk snabb övning där sambandet mellan jordens resurser och vår användning av dessa diskuterades. Därefter följde en presentationsövning med diskussioner kring associationer till ordet mat. Resultatet av mätningen presenterades inklusive miljöpåverkan som matkedjan ger upphov till. Bilderna nedan är hämtade från den inledande presentationen. 5
6
Varför uppstår matsvinn? Efter den inledande delen arbetade vi med frågan: Varför uppstår matsvinn? Då en orsak identifierats fortsatte vi att åter ställa frågan varför för att få en djupare förståelse. Vi arbetade med brainstorming med alla deltagare i en grupp. Många olika frågeställningar som påverkar mängden matsvinn identifierades: - Maten är inte god o matens utseende påverkas negativt av varmhållning o olika preferenser för olika personer, preferenserna kan dessutom skifta i tid - Boendes delaktighet är för liten - Det finns inte hel/halvportion o Svårt att tillgodose näringsbehovet - Varierande engagemang hos personalen o Stress kan vara en orsak - Upprepade menyer och förutsägbarhet, t ex fisk på tisdagar - De boende är inte vana att äta två lagade mål om dagen utan har tidigare i livet ätit kaffe och smörgås på kvällen - Inte alltid tillgängligt med tid för själva måltiden för de boende (svårt för personalen att räcka till när många behöver hjälp med matning) o Måltidsupplevelsen är: dagens händelse ett socialt tillfälle då de boende träffas en viktig del för att uppfylla grundläggande behov o Alla sinnena påverkas - Grupptryck (om en person tycker att maten är god så tycker ofta fler likadant) o Dementa personer påverkas mer av grupptryck Det ger en trygghet att tycka samma - Bristande beställningsrutiner och möjligheter o Vad är en portion? Osäkerhet - Normer för näringsintag/olika tolkning av normerna o o Standardisera portionerna Olika portionering i köket respektive på avdelningarna Okunskap om kost, serveringssätt Olika personliga uppfattningar - Mat som medicin - Lagar för mkt mat o Många aktörer Bristande samsyn o Okunskap o Bristande kommunikation På bilden nedan visas resultatet av brainstormen samt vilka orsaker som slutligen prioriterades för att ta fram åtgärder för. 7
Resultat av brainstorm och prioritering av orsaker till att matsvinn uppstår. De mest prioritering orsakerna till att matsvinn uppstår var: 1. Maten är inte god och ser inte bra ut på grund av varmhållning 2. Olika normer och olika portionering (kök kontra avdelning) samt behov av halvportioner 3. Måltidsupplevelsen som är dagens sociala händelse och brist på tid för denna Förslag på åtgärder för att minska matsvinn Denna del av workshopen genomfördes som grupparbete i tre grupper. Varje grupp hanterade en prioriterad orsak och tog fram förslag på åtgärder för att minska matsvinnet. Grupp 1 Hur kan vi åtgärda: - att maten inte är god? - att maten inte ser bra ut på grund av varmhållning? och därigenom åstadkomma mindre matsvinn. Förslag på åtgärder: - Utökad avsmakning från köket. - Målet är att maten ska se bra ut men värmevagnarna påverkar matens utseende. Se över rutinerna för transport av maten och kontrollera att värmevagnarna håller rätt temperatur (personalen påpekade att temperaturen i värmevagnarna varierar ofta och mycket). Undersök hur varmhållningens påverkan på maten kan minskas och helst förebyggas. - Arbetsplatsutbyte mellan köket och äldreboendets avdelningar. Alla får en inblick i varandras arbetssituation och därmed en ökad förståelse. Ett utbyte kan leda till nya idéer och ökad kunskap. - Kommunikationen mellan köket och äldreboendets avdelningar behöver utvecklas. Bättre rutin för feedback om maten, både positiv och negativ, behövs (avseende smak, utseende, 8
mängd, meny etc.). Ett förslag är att använda särskilda formulär för att ge feedback. Ett annat förslag är att det ska vara tydligt vem som ska kontaktas och på vilket sätt. - Se över planeringen av menyerna för att undvika att lunch och middag blir alltför lika. Grupp 2 Hur kan vi åtgärda: - att matnormer inte ger olika portionsstorlek? - att kök och avdelning inte har samma syn på portionering? och därigenom åstadkomma mindre matsvinn. Förslag på åtgärder: - Se till att rutinerna följs noggrannare för att undvika att extra mat läggs till i serveringskärlen. Detta görs för att mängden mat ofta ser mindre ut i serveringskärlen jämfört med vad den gör på tallriken. - Se till att det finns tydliga mallar på storleken för portioner. Alla måste veta hur mycket mat som ska lägga upp på tallrikarna. 80 g kött motsvarar till exempel 1-2 skivor. - Möjlighet att beställa både halv och hel portion behövs. Idag ges helportioner även till dem som äter lite. Genom att studera de boende i några dagar så ser man ungefär vilken mängd de äter och kan anpassa beställningen efter detta. Det är dock viktigt att beakta näringsbehov kontra näringsintag för de som äter mindre mängd. - Införa personliga matkort som kan användas av både avdelningarna och köket. På matkortet bör det bland annat finnas information om specialkost och personliga önskemål (för att undvika att servera rätter som den boende absolut inte tycker om och därmed inte äter). - Studiebesök hos varandra (köket respektive avdelningarna) så att man får en ökad förståelse och kan utbyta idéer. - Det finns tre stationer i köket; utskick, Kaptensgården och restaurang. I dagsläget är det ingen enskild som ansvarar för respektive station utan alla ansvarar gemensamt. Detta gör det svårare att kommunicera. Ett förslag är att utse huvudansvariga i köket och se till att äldreboendets avdelningar vet vem som ansvarar för vad. Grupp 3: Hur kan vi åtgärda: - själva måltidupplevelsen (och det som ingår i denna)? och därigenom åstadkomma mindre matsvinn. Förslag på åtgärder: - Använd glada och ledsna gubbar för att låta de boende ge respons på maten som sedan används som feedback. Det leder till att de boende blir delaktiga i maten som i sig kan leda till att de blir positiva och vill äta mer. Personalen kan prata med de boende utifrån gubbarna; varför valde du glad gubbe. - Personalen sitter med under måltiderna och pratar positivt om maten. Detta skapar positiv stämning vilket kan leda till att de boende äter mer. - Duka fint, exempelvis med ljus och servetter. - Införa personliga matkort. Korten visar hur mycket respektive boende äter och blir en hjälp för personalen. Det förenklar även för vikarier. Ett matkort skulle också kunna 9
ge positiva resultat från de boende genom att de känner sig respekterade i sina matval. Korten bör följa med vagnarna till köket för att kökspersonalen precis ska veta vilka som ska äta och deras behov (specialkoster) och önskemål (preferenser). 3.4 Fortsatt arbete Alla förslag som kom fram under workshopen kommer att ses över för att prioritera det fortsatta arbetet och välja vilka förslag som ska genomföras. Det finns ett förslag till arbetsordning för att minska matsvinn som delvis har följts genom arbetet med workshopen. Förslaget presenteras i bilaga två. Det var två grupper, som oberoende av varandra, föreslog införandet av ett personliga matkort. Det var också två grupper som föreslog att personalen i köket och på äldreboendets avdelningar skulle göra arbetsplatsbesök hos varandra. De allra flesta åtgärderna skulle inte innebära ökade kostnader utan handlar till stor del om förändrade rutiner och förbättrad kommunikation. Under workshopen visades ett stort engagemang och kunskap och förslagen som togs fram överträffade målet för workshopen med stor marginal. För att det fortsatta arbetet ska bli bra och mängden matsvinn ska minska behövs ett fortsatt högt engagemang hos både ledning och övrig personal såväl på äldreboendet som i köket. För att behålla engagemanget krävs bland annat olika incitament. Dessa kan exempelvis vara: - Mätbara mål o om man sätter upp ett mätbart mål för matsvinnet behövs säkrare mätdata för serverings- respektive tallrikssvinn - Uppföljning o det är viktigt att regelbundet följa upp resultatet av åtgärderna som genomförs och att kommunicera det till alla som är involverade, gärna också till de boende och deras anhöriga - Lätt att göra rätt o börja med de åtgärder som är lättast att genomföra för att få igång arbetet - Medvetenhet och kunskap o workshopen har gett en grund och denna kan utvecklas till exempel genom arbetsplatsbyten, som föreslogs - Minskade kostnader o - Roligt att göra rätt o ta hänsyn till hela kostnaden vid beräkningar enligt resonemanget på workshopen och låt besparingarna användas inom verksamheten arbetsplatsutbyte kan vara ett sätt att göra åtgärderna roligare eftersom det ger nya och/eller bättre relationer mellan olika personalgrupper - Gemensamma värderingar o en viktig grund för allt arbete - Ta vara på eldsjälar och personer som är förebilder o om det finns de som är extra engagerade i frågan så använd detta engagemang, det kan skapa förebilder och ger fart åt arbetet Större effekt av åtgärderna För att åtgärderna ska få största möjliga effekt är det förstås viktigt att fler äldreboenden blir engagerade i att minska matsvinnet. För att underlätta en spridning av både kunskap och potentialen av att genomföra åtgärderna kan dessa visualiseras i form av kostnader och besparingar, men gärna också i form av miljöpåverkan, minskad avfallshantering och matgästernas hälsa. En sammanfattning av dessa fakta underlättar för beslutsfattare. 10
Bilaga 1. Instruktioner för vägning av matsvinn 30 mars 5 april I dialog med Hässleholm miljö AB har Kaptensgården och Bokebergs kök involverats i att inleda ett projekt för att kartlägga och minska matsvinn/matavfall. Vi kommer att inleda med en veckas mätperiod där tillagad mat, serveringssvinn och tallrikssvinn kommer att vägas. Resultatet ska sedan behandlas för att vi i en workshop (14 april) tillsammans ska kunna lägga upp en handlingsplan för det fortsatta arbetet. Mätningarna görs under V.14, 30 mars 5 april. Dokumentationsblanketter kommer att fästas på matvagnen och ansvariga kommer att utses på varje avdelning samt i köket. Alla vikter anges i hela gram. I dokumentationsblanketten finns grundkomponenter men specificera gärna vad vikten avser för exakt produkt. Bokebergs kök - Väger tillagad mat som levereras till Kaptensgården per komponent (per kantin) och dokumenterar detta. Ange i hela gram. - Ange antal beställda portioner A-kost samt antal beställda portioner specialkost (inkluderar allt som inte är A-kost vid denna mätning) - Kom ihåg att vikt för kantin, bleck eller form måste räknas bort. - I dokumentationsblanketten finns grundkomponenter men specificera gärna vad vikten avser för exakt produkt. Kaptensgårdens avdelningskök Tallrikssvinnet och serveringssvinnet ska mätas i avdelningsköken. Detta vägs efter att måltiden är avslutad och dokumenteras. Kolumn finns även för övriga relevanta kommentarer. Nedan finns information om innebörden av tallrikssvinn respektive serveringsvinn. Information om tallriksvinn Det är det svinn som blir över på tallrikarna när brukarna ätit klart. Dessa matrester vägs tillsammans. Tallrikssvinnet ska vägas efter middag och kvällsmat varje dag under mätperioden. Glöm inte nollställa vågarna så att vikten på t ex en skål, slaskhink eller soppåse inte kommer med i beräkningen utan är borträknad Information om serveringssvinn Serveringssvinnet är de som är kvar i kantinerna när måltiden är avslutad. Här ska varje komponent vägas för sig t.ex. kött, sås, potatis och grönsaker. Glöm inte nollställa vågarna så att vikten på skål, slaskhink eller soppåse inte kommer med i beräkningen utan är borträknad. Lycka till, Matilda Wettermark, EC kost Sabina Ubel, EC Kapetensgården 11
Formulär för mätning av matsvinn 12
Bilaga 2. Förslag till arbetsordning för att minska matsvinn Först några snabba anledningar till att arbeta med matsvinn, som en motivation till dem som tvekar. Minskat matsvinn leder till minskade kostnader och minskad miljöpåverkan. Utöver detta kan också följande uppnås: - ökad kunskap om kost, - ökad trivsel och bättre hälsa hos boende, - stolt personal, - ett aktivare miljöarbete, - uppmärksamhet internt/externt, - och kanske annat som vi inte redan känner till. Nedan följer ett förslag på arbetsordning samt olika råd kring hur man kan arbeta med matsvinn. (Texten är kopierad från rapporten: Kasta mindre mat. Guide till miljövänlig och lönsam köksdrift. Nordiska ministerrådet. Rapporten fokuserar främst på produktionssvinn men är även användbar för tallrikssvinn. Egna tillägg är gjorda.) Förslag på arbetsmoment: Observera: - Varför uppstår matsvinn? (Denna centrala fråga arbetade vi med på workshopen). - Kartlägg vad som ligger kvar på gästens tallrik. - Notera vilka rätter som ger mycket resp lite matsvinn (på tallrik och i kärl). Registrera: - Hur stort är matsvinnet? Väg all mat som slängs och ta reda på vad som kastas och var det kastas mest mat. - Kostnaden för matsvinnet, inkl avfallshantering beräknas/uppskattas. - (Dessa resultat presenterades som en inledning på workshopen). Skapa goda rutiner: - Hur kan vår verksamhet förebygga matsvinn? (Detta arbetade vi med på workshopen). - Arbeta in goda arbetsrutiner hos medarbetarna. Informera och motivera: - Hur uppnår vi resultat? Sörj för god utbildning och motivera till insats genom att involvera medarbetarna (detta gjorde vi genom workshopen). - Ge medarbetarna vägledning och uppföljning i arbetet. Utvärdera: - Har vi nått det vi föresatt oss? Ställ upp mätbara mål som gör det möjligt att mäta effekten av åtgärderna. God statistik och löpande rapportering gör det spännande att följa projektet och motiverar till insats. 13