1(22) Plats och tid Rådhussalen, Rådhuset, kl. 08:30-12:15 Beslutande Ledamöter Fredrik Nordström (S), Ordförande Håkan Ehn (S), 1:e vice ordförande Ylva Pettersson (M), 2:e vice ordförande Ulla Hellberg (S) Laila Skantz (S) Thèrése Klevvall-Ingvarsson (S) Magnus Gunnarsson (MP) Karl-Gustav Bynke (L) Sven-Olof Ask (M) Fredrik Öhrberg (M) Gunilla Druve Jansson (C) Leif Brohede (KD) Anders Forsberg (SD) Ersättare Sebastian Clausson (S) Benny Johansson (S) Per-Åke Pettersson (S) Anita Afzelius-Alm (L) Lotta Grönlund Plöen (M) Lars Berg (C)
2(22) Övriga närvarande Ulrika Strandroth Frid, kommundirektör Hanna Ohlsson Bredh, kommunsekreterare Evy Olsson, arkivarie 173 Malin Tell, kommunutvecklare 174 Mikael Hätting, kommunjurist 175 Åsa Jellinek, utvecklingschef 176-179 Jeanette Bender, personalkonsult 176-177 Sören Andersson, ekonomichef 176-180 Kjell-Ove Karlsson, personalchef 179 Justerare Justeringens plats och tid Ylva Pettersson Kommunledningskontoret, Underskrifter Sekreterare Paragrafer 170-186 Hanna Ohlsson Bredh Ordförande Fredrik Nordström Justerare Ylva Pettersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2016-10-12 Datum då anslaget tas ned 2016-11-03 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift Hanna Ohlsson Bredh
3(22) Ärendelista 170 Dnr 52210 Godkännande av dagordning... 4 171 Dnr 64186 Kommundirektören informerar... 5 172 Dnr 52782 Information från Skaraborgs kommunalförbund... 6 173 Dnr 2016-000303 Dokumenthanteringsplan Personaladministration... 7 174 Dnr 2016-000143 Rapport verksamhetsutredning stadshus i Djäknehuset... 8 175 Dnr 2014-000398 Information om organisationsutredning av Räddningstjänstenen... 9 176 Dnr 2016-000408 Svar på inkommen fråga om utvecklingsfrågorna i KS... 10 177 Dnr 2016-000224 Delårsrapport 2016 och Ekonomisk prognos 2 2016... 11 178 Dnr 2016-000411 Måldokument 2017... 12 179 Dnr 2016-000225 Delårsrapport 2016 och Ekonomisk prognos 2 2016 Skara kommun... 13 180 Dnr 2016-000275 Förfrågan om särskild medlemsinsats år 2016 Kommuninvest... 15 181 Dnr 2015-000463 Besvarande av motion om rening av vatten från läkemedelsrester... 16 182 Dnr 2016-000198 Besvarande av motion om E20:s sträckning i Skara kommun... 18 183 Dnr 2016-000132 Redovisning av genomförda och inte genomförda motioner som bifallits eller delvis bifallits av kommunfullmäktige 2016... 19 184 Dnr 2016-000133 Redovisning av obesvarade motioner 2016... 20 185 Dnr 2016-000006 Redovisning av meddelanden KS 2016... 21 186 Dnr 2016-000007 Redovisning av delegationsbeslut KS 2016... 22
4(22) 170 Dnr 52210 Godkännande av dagordning s beslut beslutar att godkänna dagordningen med tillägg för följande ärende: - Svar på inkommen fråga från oppositionen om utvecklingsfrågorna i kommunstyrelsen.
5(22) 171 Dnr 64186 Kommundirektören informerar s beslut beslutar att anteckna informationen till protokollet. Kommundirektör Ulrika Strandroth Frid informerar kommunstyrelsens ledamöter om aktuella frågor inom kommunstyrelsens och kommunledningskontorets verksamhetsområde. Kommundirektören informerar bland annat om: - Delårsrapport för KS och Skara kommun, återkommer som punkter på dagordningen. - Pernilla Magnusson är ny förvaltningschef på omsorgsförvaltningen. Det förs en dialog kring förordnande av avdelningschef för funktionshinder. - Förvaltningschef för BUN. Förvaltningschef Ulla-Stina Millton är fortsatt sjukskriven. En översyn görs av ledningsorganisationen på BUN av extern konsult. Samtliga chefer, administrativ personal samt fackliga representanter intervjuas. Annelie Eriksson är tf. förvaltningschef. - Medarbetardag för nyanställda hölls måndagen den 3 oktober. Ett tillfälle för nya medarbetare att få en bild av Skara, vad vi har för uppdrag och värdegrund. - Företagsfest den 27 oktober - Personalfest den 28 oktober. - Bomässa i Lidköping helgen 6-8 oktober där Skara är representerad. - Söndagen den 2 oktober inträffade en allvarlig händelse i kommunen vilket gjorde att delar av POSUM gruppen sammankallades på söndagen.
6(22) 172 Dnr 52782 Information från Skaraborgs kommunalförbund s beslut beslutar att anteckna informationen till protokollet. s ordförande Fredrik Nordström (S) informerar bland annat om: - Senaste styrelsemötet hölls en diskussion om samverkansavtal för vuxenutbildning i Skaraborg, vilken handlar om fördelning av statliga och kommunala pengar. - Organisering av folkhälsoarbetet i Skaraborg. Kommunalförbundets presidium och hälso-sjukvårdsnämndens presidium har möte varje år. - 26 januari, Skaraborgs dag i Vara på konserthus. 21 personer från Skara kommer att representera Skara. - SLU. Ett möte hölls nyligen med representanter från regionen, SLU, Skara kommun och intresseorganisationer gällande SLU:s framtid. - Gruppledarna i kommunstyrelsen har under hösten fått en skrivelse från boende i anslutning till väg 2713 (Gråbrödravägen/Brogårdsleden). De boende vill ha en diskussion kring planeringen och det eventuella byggandet av en gång- och cykelväg vid den aktuella vägen. s ordförandes svar till de boende var att KS presidium träffar årligen Trafikverket för att höra vad de har för planer. Tidigare har det funnit tankar på en undergång vid vägen vid Uddetorp, den planen är inte aktuell längre. Skara kommun har fått information från Trafikverket att 2019-2022 kan det byggas en undergång vid den aktuella sträckan. Det innebär att det tidigast kan fattas beslut i budget 2018.
7(22) 173 Dnr 2016-000303 Dokumenthanteringsplan Personaladministration s beslut beslutar att anta Dokumenthanteringsplan för personaladministration. HR- avdelningen har haft en central dokumenthanteringsplan för sitt område. Varje nämnd har även i sina egna dokumenthanteringsplaner haft med personalhandlingar på skiftande nivå. HR-avdelningens arbete har förändrats mycket där man med centrala direktiv och instruktioner för personalfrågor har verkat för en samordnad hantering av dessa frågor. Instruktionerna och dess handlingar behöver knytas till dokumenthanteringsplanen så det klart framgår vad som ska diarieföras, gallras och vad som ska bevaras. Med anledning av detta och att det i befintliga dokumenthanteringsplaner finns brister i vilka dokument som fanns uppräknade, uppstod behovet av en dokumenthanteringsplan för HR- området som gäller för hela kommunen. Det gör att samma typ av handlingar hanteras lika i alla nämnder och att dokumenthanteringsplanen kompletterar de instruktioner som finns. Beslutsunderlag Arkivarie Evy Olssons tjänsteskrivelse Förslag Dokumenthanteringsplan personaladministration Paragrafen ska skickas till Samtliga nämnder Personalchef Kjell-Ove Karlsson Arkivarie Evy Olsson
8(22) 174 Dnr 2016-000143 Rapport verksamhetsutredning stadshus i Djäknehuset s beslut beslutar att anteckna informationen till protokollet. Kommunutvecklare Malin Tell informerar om arbetet med verksamhetsutredningen för gemensamt stadshus i Djäknehuset. Beslut togs i KS i april om att starta en verksamhetsutredning och förprojektering för ett stadshus på 100 arbetsplatser. Verksamhetsutredningens omfattning inkluderar bland annat att göra en behovsbeskrivning och en funktionsbeskrivning där behov och funktion kan komma att se olika ut för olika grupper. Det är också av vikt att ta hänsyn till invånarnas, medarbetarnas, verksamheternas samt politikens behov. Verksamhetsutredningen har ett stort fokus på arbetssätt och arbetsmiljö, där man kommer att inkludera personalen i exempelvis workshops etc. Verksamhetsutredningen ligger till grund för förprojekteringen och ska omfatta de parametrar som behövs för att ett förfrågningsunderlag ska kunna sammanställas.
9(22) 175 Dnr 2014-000398 Information om organisationsutredning av Räddningstjänstenen s beslut beslutar att anteckna informationen till protokollet. Kommunjurist Mikael Hätting informerar om processen kring arbetet med ett nytt samarbete för Räddningstjänsten. Skara, Götene, Tidaholm och Falköpings kommuner planerar att gå ihop i en gemensam Räddningstjänst. Arbete pågår med att ta fram ett gemensamt reglemente samt avtal som ska beslutas i fullmäktige i de fyra kommunerna den 28 november. Nämnden föreslås få namnet "Nämnden för samhällsskydd för mellersta Skaraborg". Räddningstjänsten som begrepp kommer att finnas kvar. Nämnden kommer bestå av 12 ledamöter och 12 ersättare, 3 + 3 från vardera kommun. När det gäller de ekonomiska aspekterna så kommer 2017 att ses som ett överskottsår. Skara kommer att få lägga till 0,2 mnkr och ytterligare 0,2 mnkr år 2018. Den ekonomiska fördelningsmodellen kommer tas fram när ramverket är klart och beslut är tagna i respektive fullmäktige. Det kommer bli en verksamhetsövergång av samtlig personal som framöver kommer att tillhöra Falköpings kommun.
10(22) 176 Dnr 2016-000408 Svar på inkommen fråga om utvecklingsfrågorna i KS s beslut beslutar att anteckna informationen till protokollet. s ordförande har fått en fråga från oppositionen angående hanteringen av utvecklingsfrågor för kommunen. s ordförande Fredrik Nordström besvarar frågan i en presentation med en genomgång av ledningens syn på styrning och ledning samt en skriftlig genomgång av dagordningarna i kommunstyrelsen och beredningsutskottet under 2016.
11(22) 177 Dnr 2016-000224 Delårsrapport 2016 och Ekonomisk prognos 2 2016 s beslut beslutar att godkänna upprättad delårsrapport för perioden januari-augusti 2016 inklusive ekonomisk prognos 2 avseende år 2016 för kommunstyrelsen. har upprättat en delårsrapport för perioden januari augusti 2016, samt en prognos för helårsutfall 2016. Utfallet av årets första 8 månader visar nettokostnader om 43,2 mnkr. Prognosen för helåret är 69,3 mnkr i nettokostnader. Sammantaget förväntas kommunstyrelsens ingående verksamheters nettokostnad understiga budgeterade nettokostnader, (73,1 mnkr), med 3,8 mnkr som lämnas i ett prognosöverskott. Beslutsunderlag Budgetekonom Jan Anderssons tjänsteskrivelse 160926 Delårsrapport jan-aug 2016 Paragrafen ska skickas till Kommundirektör Ulrika Strandroth Frid Ekonomichef Sören Andersson Budgetekonom Jan Andersson Redovisningsekonom Arja Laaksonen
12(22) 178 Dnr 2016-000411 Måldokument 2017 s beslut beslutar att godkänna upprättat förslag till måldokument 2017. Deltagande i beslut Ylva Pettersson (M), Sven-Olof Ask (M), Fredrik Öhrberg (M), Gunilla Druve Jansson (C), Leif Brohede (KD) och Anders Forsberg (SD) deltar inte i beslutet. Enligt budgetbeslut 2017 för Skara kommun, KF 84, ska nämnder, styrelse och bolag återkomma med spegling av de strategiska inriktningar och mål som beslutats av kommunfullmäktige, inom de ekonomiska ramar och andra förutsättningar som angetts i budgetbeslutet, och som man aktivt skall arbeta med. Måldokument 2017 innefattar mål för kommunstyrelsen baserat på kommunfullmäktiges mål enligt beslut i KF 84 2016-06-20 Budget 2017 med planeringsår 2018-2019. Kommunfullmäktiges mål utgår från 7 perspektiv som styrelsen brutit ner i nämndmål och tillhörande målindikatorer. Beslutsunderlag Budgetekonom Jan Anderssons tjänsteskrivelse 160927 Måldokument 2017 Paragrafen ska skickas till Kommundirektör Ulrika Strandroth Frid Ekonomichef Sören Andersson Utvecklingschef Åsa Jellinek Budgetekonom Jan Andersson
13(22) 179 Dnr 2016-000225 Delårsrapport 2016 och Ekonomisk prognos 2 2016 Skara kommun s beslut beslutar överlämna delårsrapport 2016, inkluderande ekonomisk prognos 2, till Kommunfullmäktige för godkännande. beslutar att överlämna delårsrapport 2016, inkluderande ekonomisk prognos 2, till revisorerna för granskning. beslutar för egen del att på kommande sammanträde ta upp frågan kring barn och utbildningsnämndens mål "Alla barn och elever ska utvecklas utifrån sina förutsättningar och nå sina kunskapsmål". har i enlighet med gällande lagstiftning upprättat delårsrapport för tiden jan-aug 2016 och ekonomisk prognos för Skara kommun. Sammanfattningsvis kan konstateras att det bokföringsmässiga resultatet för årets första 8 månader uppgår till +53,1 mnkr. Periodisering av större kända kostnader och intäkter har skett. Periodisering av skatteintäkter och generella statsbidrag har gjorts genom att beräknade intäkter för helåret har upptagits med 8/12:e delar. Detta innebär att resultatet i delårsbokslutet, i förhållande till resultatet vid årsskiftet överskattas då kostnaderna är förhållandevis större de sista 4 månaderna. Prognosen för helårsresultatet uppgår till +48,5 miljoner kronor vilket är 11,6 miljoner kronor bättre än budget. Ett troligt resultatintervall mellan 40-50 miljoner kronor bedöms sannolikt för helåret och därmed uppnås balanskrav och god ekonomisk hushållning. Yrkanden Tilläggsyrkande: Gunilla Druve Jansson (C) yrkar att kommunstyrelsen på kommande sammanträde tar upp frågan kring barn och utbildningsnämndens mål "Alla barn och elever ska utvecklas utifrån sina förutsättningar och nå sina kunskapsmål".
14(22) Propositionsordningar Ordförande tar upp Gunilla Druve Janssons (C) tilläggsyrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt lagt förslag med tillägg för Gunilla Druve Janssons (C) tilläggsyrkande. Beslutsunderlag Delårsrapport jan-aug 2016 Skara Kommun Bilaga Delårsrapport jan-aug 2016 Måluppfyllelse (mål och uppdrag) Bilaga delårsrapport finans 20160831 Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige Revisionen
15(22) 180 Dnr 2016-000275 Förfrågan om särskild medlemsinsats år 2016 Kommuninvest s beslut föreslår kommunfullmäktige besluta att erlägga upp till och med 900 kronor per invånare i kapitalinsats till Kommuninvest ekonomiska förening under 2016 (Kommuninvest bilaga 1) Skara kommuns totala kapitalinsats i Kommuninvest uppgår till 13,9 mnkr. Om kapitalinsatsen erläggs enligt förslag upp till högsta nivån dvs 900 kronor/invånare motsvarar detta ca 3 mnkr beroende på invånarantalet i kommunen vid avstämningstillfälle. Kapitalinsatsen uppgår då efter inbetalning till ca 16,9 miljoner kronor. Insatsen är inte resultatpåverkande men påverkar likviditeten. Efter inbetalning av insatskapital upp till maxbelopp fryses ev. påverkan från förändringar i invånarantalet i 10 år. 2015 betalade Skara kommun in 8 miljoner SEK och uppnådde då en kapitalinsats som var 81% av den högsta nivån. 900 kr/inv motsvarar 100 % av den högsta nivån som är tillräckliga för Skara kommun att betala in för att Kommuninvest sannolikt ska vara tillräckligt kapitaliserade inför de kommande kapitaliseringskraven. Det är ännu inget beslutat på EU nivå att bruttosoliditetskravet på finansbolag ska differensieras utifrån olika risknivåer. Detta kan innebära att kapitalkravet för Kommuninvest blir högre än vad som nu antas, se rubrik om kommande krav på bruttosoliditet nedan. Beslutsunderlag Ekonomichef Sören Anderssons tjänsteskrivelse 160926 Förfrågan om särskild medlemsinsats år 2016 Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige
16(22) 181 Dnr 2015-000463 Besvarande av motion om rening av vatten från läkemedelsrester s beslut beslutar att motionen återremitteras för kompletteringar. Gunilla Druve Jansson (C) har till kommunfullmäktige den 14 december inkommit med en motion angående rening av vatten från läkemedelsrester. I motionen yrkas att Skara kommun inventerar kapaciteten i vårt reningsverk, bland annat avseende rening av läkemedelsrester, utifrån ovanstående inventering göra en kostnadsbedömning för att få en fullskalig reningsteknik på plats samt att kommunen identifierar de utsläppskällor som finns "uppströms" reningsverket för att förbättra reningskapaciteten tidigare. Motionen remitterades till Skara Energi AB samt Miljö och byggnadsnämnden. Yrkanden Yrkande: Gunilla Druve Jansson (C) yrkar att motionen i första hand återremitteras för kompletteringar och i andra hand att den bifalls i sin helhet. Propositionsordningar Ordförande tar upp Gunilla Druve Janssons yrkande och finner att kommunstyrelsen tillstyrker yrkandets första del och avslår den andra delen.
17(22) Beslutsunderlag Miljöstrateg Abbe Sahlis tjänsteskrivelse 160919 Beslut MBN 58/ Protokoll Skara Energi AB 160323 Remissvar 160323 Skara Energi AB Beslut KS 21/160210 Motion om rening av vatten från läkemedelsrester (C) Paragrafen ska skickas till Miljöstrateg Abbe Sahli
18(22) 182 Dnr 2016-000198 Besvarande av motion om E20:s sträckning i Skara kommun s beslut föreslår kommunfullmäktige att besluta att motionen anses besvarad i och med följande motivering: Att kommunstyrelsen tillsammans med kommunalförbund och Trafikverket ska utreda möjligheten för 2+2 väg i befintlig sträckning förbi Skara tätort samt att hantera lokaliseringsplanens vägreservat i kommande revidering av kommunens översiktsplan. Gunilla Druve Jansson (C) inkom till kommunfullmäktige den 25 april 2016 med en motion om E20:s sträckning i Skara kommun. I motionen yrkas att motorvägskorridoren ska lyftas bort, att Skara kommun i kontakterna med Trafikverket föreslår att Trafikverket också lyfter bort motorvägskorridoren i sina planer samt att arbeta för att E20 förbi Skara ligger kvar i befintlig sträckning och att standarden ska höjas till 2+2 väg. Beslutsunderlag Planarkitekt Eric Alnemars tjänsteskrivelse 160926 Beslut KS 116/160525 Motion om E20:s sträckning i Skara kommun (C) Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige
19(22) 183 Dnr 2016-000132 Redovisning av genomförda och inte genomförda motioner som bifallits eller delvis bifallits av kommunfullmäktige 2016 s beslut föreslår kommunfullmäktige att redovisningen av genomförda och inte genomförda motioner som bifallits eller delvis bifallits antecknas till protokollet. I enlighet med 31 kommunfullmäktiges arbetsordning ska nämnderna två gånger varje år redovisa genomförda och inte genomförda motioner som bifallits och delvis bifallits av kommunfullmäktige. Redovisningen ska göras på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Redovisning har kommit ifrån barn och utbildningsnämnden, omsorgsnämnden, nämnden för service och teknik, kultur och fritidsnämnden (enbart i mailform) och räddningsnämnden. Miljö och byggnadsnämnden har inte inkommit med någon redovisning. Beslutsunderlag Räddningsnämndens redovisning 160329 Kultur och fritidsnämndens redovisning 160321 Nämnden för service och tekniks redovisning 160331 Omsorgsnämndens redovisning 160321 Barn och utbildningsnämndens redovisning 160331 Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige
20(22) 184 Dnr 2016-000133 Redovisning av obesvarade motioner 2016 s beslut föreslår kommunfullmäktige att redovisningen av obesvarade motioner 2016 antecknas till protokollet. I enlighet med 31 kommunfullmäktiges arbetsordning ska kommunstyrelsen två gånger varje år redovisa de motioner vilkas beredning ännu inte slutförts. Redovisningen ska göras på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Beslutsunderlag Redovisning av obesvarade motioner 2016, per 160323 Paragrafen ska skickas till Kommunfullmäktige
21(22) 185 Dnr 2016-000006 Redovisning av meddelanden KS 2016 s beslut beslutar att godkänna redovisningen av meddelanden 20160831-20160927. Redovisning av meddelanden 20160831-20160927.
22(22) 186 Dnr 2016-000007 Redovisning av delegationsbeslut KS 2016 s beslut beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut 20160831-20160927. Redovisning av meddelanden 20160831-20160927.