Nyheterna i Pedago lön

pedago DOKUMENTATION Datum Version Status 2018-12-30 1-1B SLUTLIG FÖR DIG SOM ÄR LÖNEADMINISTRATÖR Nyheterna i Pedago lön 2.20.0 Inför årsskiftet 2018/2019

INNEHÅLL Programförändringar... 3 1 Allmänt... 3 2 Skatteberäkning... 7 3 Registervård... 10 4 Manuell löneregistrering... 12 5 Import/Export... 13 6 Statistik... 15 7 Frånvaro... 15 8 Semester... 16 9 Utskrifter... 16 10 Nya lönefaktorer... 17 11 Semesterskuldsfil... 18 12 Företagsupplägg, nytt företag... 18

Programförändringar 1 Allmänt 1.1 Läs detta även om du inte läser resten 1.1.1 Frånvaroslagen Kontrollera att du inte har matat in na got i fa lten fo r lo neslag i registerva rd, fra nvaro, sa vida du inte anva nder de nya funktionerna som beskrivs i 3.4 Frånvaroslag och 7 Frånvaro. 1.1.2 Inkomstregisteranmälan Inkomstregistrets detaljerade anma lan fungerar inte om man har datumformat d.m.a insta llt pa datorn. Vi kommer att ordna en uppdatering fo r detta till vecka 2, men vill man a nda skapa anma lan a r det bara att a ndra datorns datumformat till format Svenska (Sverige) (YYYY-MM-dd) 1.2 TeamViewer kan nu startas från Pedago lön Teamviewer, som Pedago anva nder ifall vi beho ver utfo ra ja rrsupport via webben, installeras numera med lo neprogrammet och kan na s direkt via lo neprogrammets meny Hja lp, Webbsupport. 1.3 Inkomstregistret (KATRE) Rapporteringen av lo neuppgifter fo ra ndras i grunden fra n 2019. Reformen baserar sig pa ett nationellt inkomstregister (inkomstregistret. i) da r alla lo neuppgifter samlas. I kortet blir konsekvensen att skattea rsanma lningarna avskaffas och i sta llet go r man en anma lan efter varje utbetalning. Denna anma lan kan a ven inneha lla kompletterande uppgifter, exempelvis ga llande fra nvaro, pensioner, etc. De o vriga akto rer som beho ver data: Pensionsbolagen, Olycksfallsfo rsa kringsbolagen, TVR, STC, etc kan sedan bega ra dessa uppgifter direkt ifra n inkomstregistret. AÄ ven den ansta llde kan se sina egna uppgifter via en inloggning via suomi. i. Konsekvensen fo r lo nera knaren blir att arbetsbo rdan minskar. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 3

Bildkälla: inkomstregistret.fi 1.3.1 Dokumentation för Pedago lön och inkomstregistret Vi har tagit fram en separat dokumentation ga llande rapportering till inkomstregistret med Pedago lo n. Dokumentationen kommer a ven att inga i na sta version av handboken som publiceras i bo rjan av 2019 na r redigeringen a r klar. 1.4 Yrkeskoder Inkomstregistret anva nder sig av en koduppsa ttning som heter TK10, den baserar sig pa ISCO, ett internationellt klassi iceringssystem fo r yrken. En uppdaterad lista o ver yrkeskoder inns att ladda ned fra n va r hemsida. Vi levererar a ven med en Exceltabell men lera tusen rader da r du kan so ka fram ISCO-koden fo r olika befattningsnamn. Den listan har vi fa tt av AÅ SUB. Statistikcentralens TK10 koder finns här: https://www.tilastokeskus. i/meta/luokitukset/ammatti/versio_sv.html 1.5 Kontroll av period och personalgrupp Du kan begra nsa sa att en viss period enbart kan anva ndas fo r vissa personalgrupper. Se mera om detta nedan under registerva rd, period. 1.6 Statistik per semesterår Det inns numera en helt ny grupp av statistikvariabler som lagrar underlag per semesterkvali ikationsa r. Detta kommer att underla tta semesterbera kningen i framtiden. Se vidare under Statistik per semesterkvali ikationsa r 1.7 Beräknade kontonummer Du kan nu ange en formel som kontonummer pa ett lo neslag. Anta att slaget skall konteras pa konto 4100 fo r personalgrupp 1 och 4200 fo r personalgrupp 2. Ange da formell OM(PG=1;4100;4200). OBS! Funktionen sto der inte alfanumeriska kontonummer. 4

1.8 Förbättrad utvärderingsfunktion Funktionen som utva rderar formler klarar nu la ngre uttryck, upp till 255- tecken. Vidare tilla ter vi nu att funktioner som OCH(), ELLER() har lera a n tva argument, du kan exempelvis skriva OM(OCH(PG=1;DYR=2;BK=10000);5;6). Vidare har det tillkommit en ny funktion: IN(värde, lista) som kontrollerar om va rdet inns i en lista, exempelvis IN(AK;401;405;406), kommer att vara sant om arbetsplatsens kod a r 401, 405 eller 406. 1.9 Funktion för retroaktiva korrigeringar Denna funktion, som fanns redan i fo rega ende version, har nu fo rba ttrats. Du kan ha r va lja att korrigera ha ndelser fo r att visst lo neslag och periodintervall. Korrigeringen kan ske med samma lo neslag eller annat och kan vara ett belopp, differensen mellan nytt och gammalt eller, som ha r en procent. I exemplet kommer programmet att leta fram alla ha ndelser med lo neslag 201 i intervall 1818..1832 och fo r varje period skapa en ha ndelse i period 1833 med 1,25 % av ha ndelsens belopp. Du kan testa resultatet av ko rningen, utan att skapa ha ndelser genom att bocka test. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 5

1.10 Maximalt personalnummer nu 999999999 Va r rekommendation a r att undvika o verla nga nummer, men i vissa fall a r man bunden till existerande nummer som kommer ur ett annat system, t ex en sta mpelklocka. 1.11 Medeltimlöner Man kan nu ra kna medeltimlo ner a ven i det fallet att denna besta ms av tva separata kvartal vilket a r fallet i TIM-AKA. 1.12 Beräkning av sjukfrånvaro I vissa avtal har man regler fo r hur sjukfra nvaro hanteras. I kommunala avtal betalas full sjuklo n i maximalt 60 dagar (bo jande fra n nya r). Da refter sker ett avdrag och efter 120 dagar betalas ingen lo n. Fo r att hantera detta inns nu en separat inmatning fo r sjuk och olycksfall. Avsikten a r att denna skall integreras med den vanliga fra nvaroregistreringen under 2019. Man bo rjar med att va lja person och ansta llning. Da man gjort detta visas personens tidigare fra nvarodagar och inkomsten fo r de senaste 6 ma naderna. Efter detta va ljer du fra nvaroslag, sjukfra nvaro, olycksfall eller tja nstledighet och trycker bera kna. Vid bera kningen beaktas antal dagar och avdrag och resultatet visas i den nedersta rutan. Om allt a r OK sa klickar du Skapa varvid fra n- varon sparas och korrigeringsha ndelser la ggs in i aktuell period. 6

De fra nvaroslag som skall anses vara sjukfra nvaro och olycksfallsfra nvaro anges med en separat bock. Frånvarotyper 2 Skatteberäkning 2.1 Dynamisk uträkning av skattegrund Funktionen kan aktiveras genom en parameter: Parametrar DynamiskSkatt J. Na r denna funktion a r aktiv la ses inte totalt skattepliktigt och skatt fra n skattekortet, utan bera knas dynamiskt fra n skattekortets fo rsta skattedag, fram till NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 7

innevarande period. Detta betyder att eventuella lo neha ndelser man matat in i fo rva g, i senare perioder, inte beaktas i skattebera kningen. 2.2 En inkomstgräns Fra n och med 1 februari 2019 a r alla skattekort En Inkomstgra ns. Vi har do pt om alternativet Huvud B till detta. 2.3 Källskatteavdrag I tidigare versioner gjordes redovisning av ka llskatteavdraget fo rst i a rsanma - lan. Numera skall den go ras fo r varje lo neko rning i inkomstregisteranma lan. Fo r detta inns nu en ny lo nesummanummer; 9-Skatteavdrag. Skapa löneslaget Källskatteavdrag Enklast skapar du ett lo neslag som heter Ka llskatteavdrag och med lo nesumma 9. Formeln a r MIN(BBI;510) sa att inte avdraget blir sto rre a n beskattningsbar inkomst. Sedan kedjar du sja lva ka llskatten fra n ka llskatteavdraget. 8

Kedja källskatten från källskatteavdraget Hur detta sedan visas i vyn Manuell löneregistrering 2.4 Skatt per dag Skatt per dag kan bera knas med faktor SKATT D, vi beho ver dock antalet dagar och dessa skall i sa fall matas in fo rst med ett lo neslag som uppdaterar S75. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 9

3 Registervård 3.1 Lås perioder för vissa personalgrupper Du kan nu va lja att la sa en period sa att man kan ko ra automatlo ner bara fo r vissa personalgrupper. Detta fo rhindrar att man exempelvis ko r alla lo ner i en period avsedd fo r hemva rdssto d. 3.2 Anställningsuppgifter Grunduppgifter Ersa ttande ansta llning. Om du anger ett giltigt ansta llningsnummer i detta fa lt sa kommer denna ansta llning att ersa tta den aktuella ansta llningen under den tid som den ersa ttande ansta llningen a r giltig. 10

Bocken Aktiv pa ansta llningen besta mmer om ansta llningen kommer med i automatlo ner. Detta a r anva ndbart fo r vikarier. Man kan da ha samtliga lo neslag upplagda fo r att fa tex bruttolo nebera kning, utan att personen fa r lo n automatiskt. Åldersgrupp anger a ldersgruppen fo r bilfo rma n. Om denna a r blank tas a ldersgruppen fra n lo neslaget fo r bilfo rma n. Kodas som 1..4, motsvarande grupperna A, B, C, U. 3.3 Anställningsuppgifter - Löneuppgifter Finns ett nytt fa lt fo r pensionsnummer. Detta anva nds exempelvis fo r Fo PL som har individuella pensionsnummer 3.4 Frånvaroslag Bocka fo r i rutan fo r att ange att slaget skall ra knas som sjukfra nvaro eller olycksfallsfra nvaro i automatiken. Kan a ven ange det lo neslag som skall anva ndas fo r manuella justeringar. OBS! Fa ltet "Lo neslag" skall vara 0 eller blankt fo r att fra nvaron skall hanteras som fo rut. Om du anger ett lo neslag ha r sa kommer denna fra nvaro att ignoreras da arbetade dagar/fra nvarodagar ra knas i "Automatiska lo ner" och i sta llet antas att det skapas lo neha ndelser med detta slag. Detta beho vs fo r fra nvaro som inte a r antingen med eller utan lo n. Exempelvis sjukfra nvaro da r man inom det kommunala betalar full lo n 60 dagar, sedan 2/3 under ytterligare 120 dagar och da refter ingen. 3.5 Skapa händelser från frånvaro Funktionen "Skapa ha ndelser fra n fra nvaro" a r ny och aktiveras genom en parameter. Se punkt 7 Frånvaro. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 11

3.6 Löneslag Ett fa lt har tillkommit fo r bilfo rma nens a ldersgrupp (1..4). Uppgiften kan a ven anges pa ansta llningen. 4 Manuell löneregistrering 4.1 Layouten har justerats Layouten i dialogrutan Manuell lo neregistrering har justerats. 4.2 Löneslag med Faktor AUTO Ett lo neslag med faktor AUTO kommer att la gga in samtliga automatlo ner fo r en ansta llning, direkt i den manuella lo neregistreringen. Du kan ange fo r vilken period som bera kningen skall go ras och en valbar justering. Funktionen kan anva ndas fo r att go ra retroaktiva justeringar pa enskilda personer. 12

4.3 USK-väljare La rarvikariers lo n besta ms av undervisningsskyldigheten fo r den man vikarierar, exempelvis i ho gstadier. Inmatning av detta a r arbetsamt sa vi har skapat en liten funktion fo r att underla tta. I formeln fo r vikariens lo n, exempelvis ((MÅN/DTP*0,83*,94)/USK?*12/38) anger du USK? i sta llet fo r USK. Da kommer programmet att fra ga vilken la rare man vikarierat fo r och da du va ljer denna ra knas ra tt lo n ut och texten Vikarie fo r xx la ggs in pa raden. 5 Import/Export 5.1 Transaktionsimport Kan va lja om kedja skall expanderas. Detta a r anva ndbart da man la ser in korrigeringsha ndelser. 5.2 Transaktionsimport, flexibel Kan nu va lja att skapa ID fra n datum (default) detta sa att vi skall kunna skilja pa materialen om man a tertar ha ndelser. 5.3 Lönespecifikationer för Quinyx QMail Programmet kan nu skapa lo nespeci ikationer som kan skickas till Quinyx QMail. Fo r att detta skall fungera ma ste du la gga upp den ansta lldes Id i Quinyx som HR-Id i memo liken samt arbetsplatsens API-Nyckel fra n Quinyx under arbetsplatser. 5.4 Inkomstregisteranmälan Rutinen skapar en il fo r inkomstregisteranma lan. Ba de den speci icerade anma lan och separat anma lan. Se den separata dokumentationen fo r rapporteringen till inkomstregistret om detta. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 13

5.5 Lönespecifikationer som krypterad PDF per epost Rutinen kan kryptera PDF-speci ikationerna. Lo senord a r de fem fo rsta tecknen i mottagarens IBAN, exempelvis FI456. Krypteringen fo rutsa tter att man installerar programvaran PDFtk Server pa arbetsplatsen. 5.6 Skattekortsfil Formatet a r a ndrat fo r 2019. 5.7 Årsanmälan till skattestyrelsen Formatet a r a ndrat info r rapporteringen fo r 2018. Vill du kontrollera ilen fo re du sa nder in den sa inns det en ny Excel il fo r detta. Filen heter ARSANMN2016.XLSM och du hittar den i programkatalogen C:\Program\Pedago. Da du ko r den ko rs ett makro som fra gar efter ilen ARSANM.TXT och o ppnar denna i la sbar form. Spara sedan ilen i Excel-format exempelvis som Årsanmälan_2018.xls. Obs! Spara INTE o ver ilen arsanm.txt! Notera a ven att du inte kan sa nda lera anma lningar med samma person (signum) och prestationsslag. Om du har en och samma person upplagd med olika personalnummer (na got vi inte rekommenderar) sa bo r du se till att den personen har olika prestationsslag. Notera att du kan so ka pa signum i registerva rd, personaluppgifter, med F4. 14

6 Statistik 6.1 Statistik per semesterkvalifikationsår Statistikvariabler lagras numera a ven per semesterkvali ikationsa r. Uppgifter fo r 2018 a rs april till 2019 mars lagras nu under liken 2018. Framo ver kommer vi att anva nda detta i exempelvis semesterbera kningen sa att fra gan om innevarande/ jola r blir o ver lo dig. 7 Frånvaro 7.1 Olycksfalls och sjukfrånvaro Notera att det inns separata bockar fo r detta i registerva rd fra nvarotyper. Dessa a r fo r att den nya fra nvarobera kningen skall kunna veta vad som a r vad och ra kna korrekt. 7.2 Skapa händelser från frånvaro Styrs av en parameter: Parametrar FranvaroHandelser J. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 15

AÄ r denna aktiv och ett lo neslag a r angivet pa fra nvaron skapas ha ndelser med detta lo neslag da man ko r automatlo ner. 7.3 Fält för deltid i frånvaron Detta a r en lexiblare hantering av sa dana som har a ndrad deltid under en begra nsad tid. Du anger da detta som fra nvaro och med ett speciellt fra nvaroslag som a r lo negrundande. Da justerar programmet automatiskt ansta llningens deltidsprocent, exempelvis sa att om en ansta llning a r 100 %, men man anger 50 % fo r halva ma naden, blir den resulterande deltiden 75 %. OBS! Ange inte deltid pa andra typer av fra nvaro! 8 Semester 8.1 Ny semestertyp - 19 Ra knas lika som 9, men tilla gget fo r OB a r grund/11. 9 Utskrifter 9.1 Aktuell version av rapportverktyget Crystal Reports OBS! Pedago lo n kra ver Crystal Reports runtime 21 eller senare (13_0_21). Denna fo rutsa tts vara installerad av den som sko ter teknik och uppdateringar. AÄ r du osa ker om det a r gjort sa kontakta den tekniskt ansvariga fo r din Pedago installation. Mer om detta inns i dokumentet Tekniken i Pedago lön 2.20.0. 9.2 Lista över löneutveckling Listan hanterar numera a ven timlo ner korrekt. 9.3 Lista över deltidsfrånvaro Ny lista o ver deltidsfra nvaro. Med deltidsfra nvaro menas att en person arbetar deltid under en viss begra nsad period. 9.4 Anställningsintyg Det inns numera en bilaga fo r sma jobb. Ha ndelser med datum angivet och ett lo neslag som a r markerat som Matrikel tas da med i denna bilaga till ansta llningsintyget. 9.5 Listan Ledighet per avdelning har förbättrad sortering Du kan nu va lja olika sorteringsordning na r du skapar listan. 16

9.6 Listan Månads- och timlöner har förbättrad sortering Du kan nu va lja olika sorteringsordning na r du skapar listan. 9.7 Ny lista för bankkonton Det inns nu en ny lista fo r personers bankkonton. 9.8 Lönespecifikationer Det ga r numera att la gga in organisationens logotyp i utskriften av lo nespeci ikationer. Formatet skall vara en jpg- eller png- il med storleksfo rha llande 5,3 (b/h). So kva gen till ilen anges som en parameter: Parametrar. LogoPath Statistikvariabler med negativt va rde och format T (tid) skrevs inte ut korrekt i speci ikationen pa papper. Detta a r nu korrigerat. 10 Nya lönefaktorer 10.1 ASB Automatslagets belopp La ser beloppet fo r samma lo neslag, upplagt pa ansta llningen. Anta att du har ett lo netilla gg som antingen kan ges som automatlo n eller registreras manuellt. Ange da ASB som beloppsfaktor pa detta lo neslag och la gg till det som automatlo n pa ansta llningen. Da r anger du det verkliga beloppet. T ex 54. Go r du en manuell ha ndelse med samma lo neslag sa tas beloppet, 54, fra n ansta llningen, via faktor ASB. 10.2 BK Befattningskod, TRAFIs koder, ex 10000 = Skeppare Kan anva ndas fo r bera kning av lo ner, baserat pa befattningsnummer. 10.3 ATN Anställningstypens nummer Kan anva ndas fo r att styra olika tilla gg, da r beloppet skall vara olika fo r ordinarie och vikarier. 10.4 FAVD Fackavdelning Kan anva ndas i globala automatlo ner fo r att va lja ra tt lo neslag fo r fackavgift. NYHETERNA I PEDAGO LÖN 2.20.0 17

10.5 GRL Ojusterad månadslön (oberoende av deltid) 10.6 SKTYP Skattekortets typ 0-Vanligt, 1-Ka ll, 2-Sjo. Kan anva ndas i globala lo neslag fo r att fa ra tt skattelo - neslag 10.7 SFxxx Fjolårsstatistiken, ackumulator nummer xxx Anva nds exempelvis i globala lo neslag fo r att styra vilka slag som skall tas med. 11 Semesterskuldsfil 11.1 Medeltimlön och medeldagslön Rutinen har numera sto d a ven fo r medeltimlo n och medeldagslo n. 12 Företagsupplägg, nytt företag Da databasen skapas kollar programmet om det inns en il i SQL-katalogen som heter ilelist.txt. Om denna il inns antas den inneha lla en lista o ver SQL- iler som skall la sas in i det nya fo retaget. 18