Protokoll från Luckans styrelsemöte Plats: Luckan, Simonsgatan 8, Helsingfors Tid: 9.11 kl 8.30-10.00 Närvarande: Styrelse Henrik Wolff Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Mats Löfström Marie-Louise Blåfield (Samuel Reuters ersättare) Sebastian Gripenberg Anställda Jessica Lerche KarNorrbom Pia Sevón PROTOKOLL NOVEMBER 2011 1. Mötets öppnandes kl. 8.40 av ordförande Henrik Wolff 2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från september 5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Mats Löfström och Sebastian Gripenberg till protokolljusterare 6. Information om beviljade understöd, aktuella ansökningar och avslag Akuella ansökningar - Eugène, Elisabeth och Birgit Nygréns stiftelse, allmänkultur och barnkultur, 6 000 euro - Nylands konstkommission, konst- och kulturverkstäder på fyra Luckor, barnkultur, 12 000 euro Beviljade understöd - Aktiastiftelsen Esbo-Grankulla, verksamhetsundersstöd allmänt, 7 000 euro - Svenska kulturfonden, resestip. för deltagande i Ungdomsstyrelsens Rikskonferens i STHLM, 2000 euro Förslag: Informationen antecknas för kännedom. 7. Godkännande av verksamhetsplan och budget för 2012 Se bifogad verksamhetsplan 2012 Förslag: Föreningen godkänner verksamhetsplanen och budget för 2012 8. Ekonomiläge och uppskattat utfall för 2011 Pia Sevón redogör. Produforums utbetalningsansökan för 5-8/2011: kostnader 106 000 euro för vilka vi ansöker om ca 86 000 euro från NMT-centralen. Alla tidigare kostnader betalada. Produforum Riks utbetalningsansökan för kostnader 5-8/2011: totalt 78 000 euro av vilka vi ansöker om 66 300 från NMT-centralen.
Obetalda tidigare kostnader: 1-4/2011: totalt 54 000 euro av vilka vi ansökt 46 000 från NMT-centralen. För att klara likviditeten har Luckan upplöst 100 000 euro av de fonderade pengarna i slutet av oktober. Tidigareläggningen jämfört med likviditetsprognosen beror på att vi hade räknat med att få utbetalning för Produforum Riks kostnader 1-4/2011 tidigare. Beslut: Mötet antecknade informationen och beslutade följande. Ordförande tar reda på vem / vilka som leder NMT-centralen för att diskutera möjligheter till påskyndande av utbetalningar. Mötet diskuterande likviditetsproblemet och beslutade att VL talar med Aktia om förmånliga lån / kredithöjning till följd av eftersläpande retroaktiva projektutbetalningar. 9. Utrymmesbehovet och strategi Sydkusten och VL har diskuterat Luckans behov av mer utrymme. Mycket är på gång i kvarteret på grund av fusionen med förlagen. Idén är att försöka sammanföra organisationer rent fysiskt som redan nu har likartad verksamhet och som kan dra nytta av varandra och skapa synergier, mervärde för varandra en svensk falang av organisationer vid Georgsgatan. Då skissen är klar kommer bl.a. Sydkustens direktör och ordförande samt VL att uppvakta berörda parter som har hand om lokalerna i Forumkvarteret. VL har också sänt förlagschef Barbro Teir en inbjudan för en lunchträff om ärendet, dock så söker förlagen än annan fysisk punkt än Forum. Sebastian Weckman har skissat upp en visuell bild för denna idé, se bilaga. Förslag: Styrelsen diskuterar det bästa tillvägagångssättet att ärendet går framåt och listar potentiella samarbetspartners som kan vara intresserade av arbeta nära varandra samt för fram personer som kan bidra till att saken framskrider. Beslut: Styrelsen diskuterade Forums svenska policy, eller avsaknad av densamma. Maria Björnberg-Enckell och Henrik Wolff kommer att träffa Björn Teir och / eller Kaj-Gustaf Bergh för att lägga fram problematiken om och hitta lösningar för Luckans utrymmesbrist. 10. Lägesrapport företagarportal på svenska Föreningen har nu erhållit det trevliga beskedet att medlen för att nå upp till självfinansieringen av projektet kommer att lösa sig med hjälp av understöd från bl.a. Forums företagarförening, Lindstendtska fonden (i nära samarbete med fortbildningen vid Arcada och studielinjen för företagsekonomi) samt via företagarna i Finland (beloppet ännu öppet). Dessutom finns det möjligheter att projektet erhåller finansiering även från annat håll, Diffen, Grönqvist stiftelsen och Bäckmans stiftelse (sökes i november). Lindstedska fonden ställer dock många krav på sin finansiering, bl.a. aktiv studentmedverkan, så diskussioner bör ännu föras med YH Arcada. Projektet har nu medel i enlighet med uppgjord budget som godkänts av Nylands ELY-central. Ely- centralen har meddelat att de betalar ut de beviljade medlen först retroaktivt max två gånger, så detta kommer åter att tära på föreningens likviditet. Luckans centeransvariga Sebastian Weckman kommer att delvis anställas för projektet (timmar) speciellt med fokus på utformning av själva databasen och dess synkronisering med befintliga webbstrukturer. Styrgruppen har nu konstituerat sig och består av: Luckan, Jessica Lerche (ordf. tillsvidare)och Greta Storlund, informatör, Kommunikationsbyrå Contenta, konsult Lena Halén Södra Finlands Företagare, Henrik Lindström Finlands företagare, dir. Stephan Rantala (vl Max Lindholm) Forums företagarförening/cityforum, marknadsföringschef Pia Rosvall YH Arcada, företagslektor, forskare Carl Rosenbröijer, dir. Lars Wessman KSF media, företagsanalytiker Katarina Hellsten-Palomäki
Folktinget, informatör Anna Jungner-Nordgren Kulturhuset, vd Ant Simons Projektet inleds i november och torde vara slutfört senast våren 2013. Projektet inleds med en omfattande marknadsundersökning som ringar in målgruppens behov av tjänster. Undersökningen utförs av konsult Lena Halén. Offerten är konkurrensutsatt. Projektet kommer att nu söka sina former och utse en liten ledningsgrupp som består inledningsvis av Sebastian., Lena Halén och någon person från styrgruppen. Radio Vega intervjuade Luckans personal om Luckandiplom och den nya planerade portalen som sändes 31.10 som start på svenska veckan. Projektet presenteras i samband med Handelsgillet svenska företagsseminarium 3.11 på Hanken. Projektbudgeten är 87 500 euro totalt. Förslag: Styrelsen ger startlov att projektet kan inledas och antecknar informationen för kännedom. 11. Lägesrapport om krav mot konkursboet MIRservices Oy Pia presenterar. Föreningen Luckan r.f. har till konkursförvaltaren redovisat fordringar på totalt 22 430 euro. Fordringarna inkluderar ett krav med anledning av påstått kontraktsbrott. Att det föreligger kontraktsbrott är köparens uppfattning. Fordran är alltså vare sig ostridig eller fastställd. Fordringarna inkluderar även kostnader för utfört arbete. Dessa kostnader uppfattar köparen som en indirekt skada med anledning av det påstådda kontraktsbrottet. Fordran är vare sig ostridig eller fastställd. Att de tagits upp som fordran motiveras närmast av ett eventuellt intresse för att ta över det levererade systemet för biljettförsäljning i sådant skick det är. Huruvida detta skulle vara möjligt och slutligen intressant att göra återstår att se. Den nu i konkursboet noterade fordringen - 2 500 euro - är ostridig och baserar sig på bokföringen och information från gäldenären. Om konkursen fortsätter kommer Luckan att ges möjlighet att styrka sina övrigt uppgivna fordringar. Efter samtal (28.10) med konkursförvaltaren förefaller det högst sannolikt att konkursen avskrivs och att det inte blir någon utdelning ur boet. Om Föreningen Luckan r.f. är intresserad av att överta rättigheterna till det system för biljettförsäljning, som nu alltså ägs av konkursboet, så finns det orsak att inkomma med offert till konkursförvaltaren. Det finns inte möjlighet att kvitta vare sig noterade eller icke-noterade fordringar mot egendom i boet. Det finns andra fordringsägare i vars intresse det är att boets tillgångar förvaltas väl och att eventuella överlåtelser av egendom ger största möjliga utbyte. Vid en avskrivning av konkursen måste förvaltaren ta ställning till vad som ska ske med tillgångarna. För att Luckan ska komma ifråga som förvärvare av systemet för biljettförsäljning är det önskvärt att föreningen lämnar offert så snart som möjligt. Det offererade priset kan sedan vara mera symboliskt då det såvitt jag vet inte finns andra spekulanter. Förslag: Styrelsen tar del av redogörelsen och diskuterar om föreningen skall lämna in en offert på mjukvaran för biljettsystemet. Beslut: Mötet beslutade lägga ned arbetet med AXS och gå vidare med andra försäljningssystem.
12. Biljettläge och samarbete med Piletti Besluts förslag för Luckans / Luckornas biljett Biljettgruppen som består av Annette Ström (Raseborg), Reidunn Manderbacka (Karleby), Anneli Hytönen (Borgå) och Jenny Österman, Tina Rehnström, Sebastian Weckman och Pia Sevon (Helsingfors) anser att Luckan / Luckorna bör välja Piletti som biljettsamarbetspartner. Med Piletti kommer vi att under en testperiod om sex månader ta i bruk ett förmånligt biljettsystem för kunder och arrangörer. Vi kommer även att lansera Pilettis svenskspråkiga webbutik för biljetter, biljett.fi, tillsammans med Piletti. Varför Piletti -De är billigare för små arrangörer än övriga -De är enklare att samarbeta med (de har inte så höga krav på att marknadsföra sig själva och ger utrymme för Luckanmärket. -Pilettis system är helt webbaserat. -Piletti kan erbjuda oss domänen biljett.fi Vi väljer Piletti för att vi skall kunna mata in och förmedla till ett bra pris både våra egna och samarbetspartners evenemang. Vår kostnad till Piletti är 20 cent plus moms per förmedlad biljett. Luckan får gratis skrivare och 50 cent per förmedlad biljett från arrangören, samt 1 euro per förmedlad biljett över disk. Provision för webbförsäljning är öppet för diskussion. Förslag: Styrelsen godkänner valet av biljettförmedlare och ger startlov för testperioden. Beslut: Mötet beslutade ge startlov för en sex månaders testperiod. I maj - juni ges en rapport från Luckan till styrelsen på hur det hela avlöpt. 13. Delgivning av hälsningar från UKM (Ung Info förhandlingar) På kort varsel kallades Luckan av UKM (25.10) för att diskutera Ung Info verksamheten för 2012. Projektkoordinator Litonius, ungdomsinformatör Cederborg och VL deltog i de sk. prelimimära förhandlingar med direktör Georg Henrik Wrede och inspektör Eva Roos angående finansieringen av UngInfo-verksamheten år 2012. Luckan gav en kort presentation över verksamheten 2011 och presenterade en budget och verksamhetsplan för UngInfo 2012 (se bifogade bilagor) Kontentan av mötet var följande Ekonomin för ungdomsenheten har ett 6 miljoners glapp inför nästa år. Nedskärningar på 5-10 procent är att vänta och hela sektorn och kommer under de följande åren att ytterligare trappas ned. Detta innebär ett högre krav på att uppvisa övrig finansiering, främst kommunal. I år har verksamheten fått medel från ett moment som understöder virtuella nätverkstjänster och det var till detta moment vi även var kallade att diskutera kring. Detta är dock missvisande och visar hur sårbar situation vi befinner oss i då personalbyte har skett på ministeriet och tidigare överenskommelser/verksamhetsstrategier är bortglömda (byte av tjänstemän). Den förståelse som finns för finlandssvenska särlösningar verkar i och med personalbyte ha försvagats. Den andra stora frågan som tangerades är hur vi kan motivera att vi har olika svenskspråkiga tjänsteproducenter i Södrafinland och Österbotten? En viss förståelse fanns, men inte i den grad man hade önskat av en svenskspråkig tjänsteman. Vad står vi inför? Vi måste få en större andel finansiering från kommunerna på alla verksamhetsorter. Idag "belastas" huvudstadsregionens kommuner i mycket högre grad i vår budget vilket också ministeriet reagerade på. Vidare måste vi ha klarare förankring av den lokala verksamheten i riksverksamheten för att kunna redovisa kostnaderna klarare. Vi måste även se över vilket budgetmoment vi ansöker medel ifrån och ifall vi återigen bör söka medel från olika moment. VL.s insatser över att föra fram till de svenska administratörerna av nättjänster (decibel) att det behövs en samordning av de svenska webbtjänsterna och
en gemensam ingång, underströks även av G-H W. Nuti-verkostos roll och dess bristande svenska tjänster diskuterades också, här kan Ung Info måhända få ett klarare svenskt mandat. Om ingen vettig arbetsfördelning lyckas skapas äventyras allas pengar. Litonius arbetar med dessa frågor och för saken vidare till de berörda. Kontentan av mötet är en osäkerhet inför framtiden. Nästa år torde vi ännu få medel men hur göra i framtiden? Vilket är det bästa sättet att utveckla verksamheten? På vilket sätt ska vi befästa vår position som ledande tjänsteproducent av ungdomsrådgivnings- och handledningstjänster på fysiska verksamhetspunkter runt om i Svenskfinland? Hur ska vi finansiera verksamheten i framtiden - offentliga eller privata medel och hur lyckas vi med att utöka de kommunala medlen i de miljöer där de övriga Luckorna verkar? Det brådskar att skapa en takorganisation för Luckorna, som kan administrera Ung info riks i framtiden och ansöka om dessa medel. Förslag: Styrelsen noterar kontentan av mötet på UKM 25.10 och konstaterar vikten av att fortsätt arbeta för en utökad kommunal finansiering av Ung info i de övriga regionerna. Mötesdeltagarna för fram via sina nätverk vikten av behovet av tillgänglig svenska ungdomsinformationstjänster i landet. Styrelsen uppmanar VL att senast i början av 2012 komma med ett förslag på takorganisation för Luckorna. 14. Luckorna och dess konsolidering Beslut: Mötet omfattade informationen och diskuterade olika lösningsmodeller för en takorganisation och dess styrelse, som inte kan vara densamma som Helsingforsluckans styrelse. Samordningsarbetet fortgår och rapporteras till styrelsen på kommande möte. 15. Situation Bridge och personal 16. Meddelanden - Det finlandssvenska ungdomsparlamentet som Ung Info var med om att arrangera i Grankulla 20-21.10 samlade 80 deltagare från hela landet - Produforum inbjuder till en framtidsdiskussion där PF:s grundare delger sina synpunkter på hur PF skall se ut efter att projektet avslutats, plats Korjaamo, 8.11 kl 15.00 (styrelsen är varmt välkomna att delta) - Projektet delaktig i Finland arrangerande ett seminarium på Arbis där A J, VL och några styrelsemedlemmar deltog. - Grankulla ungdomsseminarium, UngInfo deltar. Beslut: Mötet antecknade meddelandena för kännedom. 17. Övriga ärenden - Luckans valberedning och höstmötet 25.11 kl. 10 i Luckan - Följande ordinarie styrelsemöte 9.12 kl. 11.00 i Luckan 18. Mötets avslutandes kl. 10.30 av ordföranden
Henrik Wolff Ordförande Karl Norrbom Sekreterare Protokolljusterare: Mats Löfström Sebastian Gripenberg