Styrelsen 09/2 009 Protokoll 1.10.2009
Styrelsen 01.10.2009 s. 2 FÖREDRAGNINGSLISTA 9/2009 Tid: 01.10.2009 kl 17.00 Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Lundagatan 8 ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 PROGNOS GÄLLANDE BUDGETENS FÖRVERKLIGANDE 2009 5 RÄDDNINGSPLAN, INVEON HAIKO 6 ANSKAFFNINGSFÖRSLAG 2009 7 ANSLAGSRESERVATION FÖR FÖRVERKLIGANDET AV CAMPUS MODELLEN 8 BORGÅ STADS FÖRFRÅGAN 9 PASSIVENERGIHUSSEMINARIUM 10 SAMKOMMUNENS BUDGET OCH EKONOMIPLAN 11 FASTSTÄLLANDE AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2009 12 ANHÅLLAN OM TILLSTÅND ATT RESA TILL ST.PETERSBURG 13 ÖVRIGA ÄRENDEN 14 INRÄTTANDE AV BILSKOLFÖRESTÅNDARTJÄNST ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE ORDFÖRANDE MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund
Styrelsen 01.10.2009 s. 3 PROTOKOLL 09/2009 Tid: 01.10.2009 kl. 17.00 18.50 Plats: Inveon, Lundagatan 8 Medlemmar: Magnus Björklund Torolf Bergström 1 10 Kari Hagfors Nancy Lökfors Petra Paakkanen Stefan Sandström Gunilla Träskelin Övriga: Solveig Mickels Johan Söderberg Underskrifter: Magnus Björklund Ordförande Johan Söderberg Sekreterare Protokoll justering: Protokollet har granskats och godkänts / 2009. Kari Hagfors Nancy Lökfors Protokollet har varit framlagt till påseende / 2009 i samkommunens kansli. Intygar: Protokollsutdragets riktighet bestyrkes / 2009
Styrelsen 01.10.2009 s. 4 1 LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört. Beslut: Förslaget godkännes. 2 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 ) säger: Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet skall justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg. Förslag: Kari Hagfors och Nancy Lökfors utses till protokolljusterare. Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 15.10.2009 på samkommunens officiella anslagstavla i Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 12.10.2009 på samma tavla. Beslut: Förslaget godkännes.
Styrelsen 01.10.2009 s. 5 3 TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT Följande beslut har fattats av tjänsteinnehavare och sänts till styrelsen enligt bilaga: rektor, beslutsprotokoll nr 47 50/2009 direktör, beslutsprotokoll nr 18 20/2009 Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas. Beslut: Förslaget godkännes.
Styrelsen 01.10.2009 s. 6 4 PROGNOS GÄLLANDE BUDGETENS FÖRVERKLIGANDE 2009 Utgående från de verkliga löneutbetalningarna och den nya lönenivån efter justeringen på 2,4 % från 1.9.2009 har en prognos gällande budgetutfallet 2009 uppgjorts enligt bilaga. Enligt prognosen kommer verksamheten inom samkommunens två resultatområden att i stort sett förverkligas enligt de i budgeten fastställda utgiftsanslagen. Detta innebär att tilläggsbudget inte behöver uppgöras trots att så tidigare antagits. Enligt prognosen blir den totala användningsgraden 99,9 %. Också finansierings och investeringsutgifterna kommer i stort att vara de budgeterade. Den egentligen enda signifikanta avvikelsen uppkommer bland inkomsterna där ersättningarna för prestationer klart förväntas överskrida det budgeterade. Orsaken är samkommunens goda kvalitativa resultat enligt kriterierna för resultatbaserad finansiering vilket medför en ej budgeterad bonus uppgående till 300 000. Ökningen och samtidigt antalet frielever är dock mindre än i budgeten har beräknats. Enligt den av styrelsen fastställda arbetsordningen har timresursen överskridit det principbeslut gällande en medelgruppstorlek om 14 studerande som en hållbar ekonomi förutsätter. Överskridningen beror dels på ny organisation och nya rutiner för planläggningen men styrelsen har godkänt resursanvändningen eftersom följderna av att bryta upp planeringen skulle ha blivit stora och svåra att överblicka. Denna överskridning belastar naturligtvis ekonomin 2010 under sju månader. Bedömningen har gjorts att samkommunen har ekonomiska resurser att klara av denna kostnadsökning och också det ökade antal frielever som antagningsbeslutet gällande år 2010 kan medföra. Grundförutsättningen är naturligtvis att frieleverna inte dessutom medför flera nya små grupper. Samkommunens likviditet och soliditet är fortfarande utmärkt. Resultatet förväntas bli bättre än budgeterat tack vare tilläggsfinansieringen tack vare samkommunens goda resultat. Den goda ekonomiska situationen möjliggör en utredning av en campusmodell för andra stadiet på svenska gällande vilken en separat framställning till samkommunstämman presenteras i ett annat mötesärende. Samkommunens kassamedel var 1,28 miljoner 1.1.2009 enligt bokslutet medan budgeten för år 2009 utgick från att kassamedlen skulle ha varit 0,29 miljoner. Förslag: Styrelsen antecknar bokslutsprognosen för kännedom och konstaterar att den ligger till grund för uppgörande av ekonomiplanen för åren 2010 2012. Beslut: Förslaget godkännes.
Styrelsen 01.10.2009 s. 7 5 RÄDDNINGSPLAN, INVEON HAIKO Arbetet med en räddningsplan för Villa Skandinavien i Haiko har nått stadiet då planen kan föreläggas styrelsen för fastställande och för inlämning till Räddningsverket i Östra Nyland. Planen bifogas föredragningslistan. I och med att planen behandlats av samkommunen och räddningsverket finns också grunden för att inleda utbildningen av personal och studerande i dess tillämpning. I princip är det räddningsverket som ansvarar för denna typ av utbildning. Förslag: Styrelsen godkänner räddningsplanen för inlämning till myndigheterna. Beslut: Förslaget godkännes.
Styrelsen 01.10.2009 s. 8 6 ANSKAFFNINGSFÖRSLAG 2009 I samkommunens budget för år 2009 ingår ett ospecificerat anskaffningsanslag vilket enligt budgetens bindningsnivå disponeras av styrelsen. Förslag till anskaffningar har mottagits kontinuerligt av enheterna och förs till styrelsen för avgörande. Vid föregående sammanträde godkändes anskaffningar uppgående till inalles 56 445 vilket innebär att ca 61 000 återstår av anslaget. Till denna behandling har gjorts framställningar av vilka följande föreslås godkännas: Inveon kultur, mode tillskärningsbord 850 Inveon, husteknik EL JCAD uppdatering 2009 1 200 Inveon, husteknik Mätarcentral och gruppcentraler etc 5 000 Inveon Förstahjälp, undervisningsutrustning 2 275 Förslag: Styrelsen godkänner anskaffningsförslaget. Av anslaget beräknas efter detta beslut återstå 50 000. Beslut: Förslaget godkännes.
Styrelsen 01.10.2009 s. 9 7 ANSLAGSRESERVATION FÖR FÖRVERKLIGANDET AV CAMPUS MODELLEN Styrelsen har beslutit (3.9.2009) att samkommunens verksamhet skall utvecklas i nya gemensamma utrymmen eventuellt i samarbete med andra utbildningsanordnare i regionen. Detta innebär att tomt, finansiering och koncept bör utredas med kort varsel. Utredningen kan under år 2009 finansieras med kassamedel men för att inleda utredningen och komma igång med förverkligandet år 2010 behövs anslag i samkommunens budget för år 2009 och 2010. Genom att anslaget syns i budgeten kan också ägarkommunerna på samkommunstämman fatta beslut i ärendet. I det inledande skedet av beredningen har i diskussioner med Antila och Kontio konstaterats att det i Borgå finns endast en beaktansvärd plats för en etablering med kort varsel. Denna tomt finns i Harabacka vid Mäntsälävägens högra sida genast efter Shellstationen och cirkulationsplatsen i riktning mot Mäntsälä. Detaljplanen tillåter byggande av undervisningsutrymmen i två tre våningar. Gällande verkstäder och hallar krävs eventuellt ändring i planen. Stadens avtal med SRV Viitoset innebär inte att SRV automatiskt skulle ha monopol på förverkligandet av utrymmeslösningen på denna tomt. SRV har dock ett sådant kunnande både inom planering, byggande och finansiering som samkommunen inte har utan omfattande och tidskrävande konkurrensutsättning. Om tidtabellen är central för projektet innebär ett anlitande av SRV flera fördelar. Andra placeringsalternativ leder till en omfattande förskjutning i tidtabellen då fastställd detaljplan för alternativa områden som tillåter byggandet av undervisningsutrymmen saknas. Om stadsplaneringen skall inledas blir processen både osäker och tidskrävande. För förverkligandet finns flera koncept. Utrymmena kan uppföras som eget byggprojekt, för utrymmena kan bildas ett fastighetsbolag eller utrymmena kan hyras av SRV:s finansiärer. Utan närmare undersökningar är det vanskligt att uttala sig om fördelaktigheten. Fördelaktigheten är också beroende av hur avyttrandet av nuvarande egendom kan förverkligas. Det är inte osannolikt att ett samarbete med till exempel SRV också på denna punkt kan ge fördelar. Det vettigaste verkar vara att skapa ett eget fastighetsbolag och betala hyran till detta. I fastighetsbolaget borde samtliga utbildningsanordnare i regionen fås med och gärna placerare och andra finansiärer med finlandssvenska förtecken. En helt teoretisk uppställning av intressenter kunde vara följande: Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland 50 % Borgå folkakademi Ab 10 % Svenska framtidsskolan i Helsingforsregionen Ab 20 % Folkhälsan 20 % Konceptet kunde till exempel vara sådant att Folkhälsan har daghem och förskola i utrymmena och eventuellt stödboende och studerandebostäder för campuset, Folkakademin har hand om den tionde klassen, Inveon och Prakticum ansvarar tillsammans för en gemensam yrkesstart (Klass 0) medan både Inveon och Prakticum har sin nu och kommande i Borgå etablerad utbildning förlagd till bolagets utrymmen. Med tre eller fyra aktörer kan gemensam användning av flera utrymmen bidra till stora inbesparingar både i investerings och verksamhetsutgifter. Också det att flera verkstäder, affärer och personalrestauranger redan nu finns på området kan ge samarbetsmöjligheter av betydelse.
Styrelsen 01.10.2009 s. 10 I princip kan och borde också all svensk vuxenutbildning i regionen förläggas till dessa utrymmen vilket torde ge ökade möjligheter till synlighet och profilering. Frågor som också bör utredas är myndigheternas inställning till etableringen. Eftersom undervisningsministeriet förespråkar andra typer av lösningar är ministeriets inställning av central men inte avgörande betydelse. Om samkommunstämman och ägarkommunerna ger principiellt tillstånd att utreda frågan bör förhandlingar inledas med ovan skisserade samarbetsparter och eventuella övriga intressenter för ett snabbt förverkligande av projektet. Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman i budgeten för år 2009 intar 50.000 för initialskedets utredningar för att utreda om ett ovan relaterat koncept kan förverkligas inom ramen för Kungsporten projektet år 2010. Styrelsen beaktar den fortsatta finansieringen av utredningen i ekonomiplanen och återkommer med framställningar till samkommunstämman om det finns förutsättningar för ett projekt av ovan skisserad typ. Beslut: Ärendet återremitteras för hörande av samkommunens ägare och de i beredningen nämnda intressenterna.
Styrelsen 01.10.2009 s. 11 8 BORGÅ STADS FÖRFRÅGAN Den av Borgå stad tillsatta arbetsgruppen för utredningen av andra stadiets utbildningsanordnarlösningar har till utbildningsanordnarna skickat en blankett för insamling av uppgifter till stöd för beslutfattandet i främst Borgå stad med anledning av undervisningsministeriets yrkesinstitutstrategi. Blanketten bör insändas senast den 18 september 2009 och så har skett. Behandlingen i arbetsgruppen är uppskjuten till den 7 oktober 2009 så styrelsen kan göra tillägg och förtydliganden vid behov. Ändringar som styrelsen gör vid sammanträdet tillställs stadens arbetsgrupp vid dess sammanträde. Blanketten har besvarats av samkommunens ledningsgrupp. Förslag: Styrelsen godkänner samkommunens svar enligt bilaga. Beslut: Förslaget godkänns.
Styrelsen 01.10.2009 s. 12 9 PASSIVENERGIHUSSEMINARIUM Ett seminarium gällande byggandet av passivenergihus har planerats bland annat med anledning av att Inveon som elevarbete uppför ett passivenergihus. Planeringen av seminariet är på slutrakan och kommer att ordnas den 15 oktober 2009 i Inveons utrymmen i Haiko med program enligt bilaga (fortfarande under arbete). Förslag: Styrelsen antecknar seminariet för kännedom och deltar i mån av möjlighet. Beslut: Förslaget godkänns.
Styrelsen 01.10.2009 s. 13 10 SAMKOMMUNENS BUDGET OCH EKONOMIPLAN Samkommunens organisation och sättet att producera samkommunens tjänster omorganiseras från 1.1.2009 i två resultatområden, samkommunens förvaltning och samkommunens yrkesinstitut. Uppdelning av resultatområdena i resultatenheter gjordes enligt principbeslut av samkommunstämman sommaren 2008. Ekonomiplanen 2010 2012 och budgeten för år 2010 följer denna nya struktur. Eftersom det nu är andra gången strukturen tillämpas är ekonomiska jämförelser lättare att göra än föregående planeringsomgång, inget bokslut har dock ännu upprättats enligt den nya strukturen. Samkommun har fortsättningsvis god ekonomi och utbildningstjänster med stor efterfrågan och en ny organisations och verksamhetskultur enligt yrkesinstitutstrategins målsättningar. Detta innebär också år 2010 att verksamheten fortsätter i kommunal regi att ett utvecklingsarbete skall leda till en märkbar volymökning inom sektorer som läroavtalsutbildning, vuxenutbildning, internationell verksamhet att processerna skall kvalitetssäkras och arbetsmetoder och arbetsredskap skall moderniseras Vad gäller samkommunens ekonomi så har den ytterst goda tillströmningen av studerande ytterligare förstärkt densamma vilket möjliggör de nysatsningar som ett framgångsrikt yrkesinstitutkoncept förutsätter. Styrelsen har fått tillstånd att på samkommunens bekostnad under ett övergångsskede yrkesutbilda ungdom tills en ändring i utbildningstillståndets platsantal kan fås av undervisningsministeriet. Senaste ansökan sommaren 2008 gav ingen utdelning i form av en ökning av antalet utbildningsplatser. Överskridningen blir marginell år 2009 medan den kan antas bli betydande under år 2010. Om ökningen dessutom leder till ökat antal grupper och i värsta fall ökat antal små grupper blir kostnadstrycket i längden för stort. Bifogade förslag till budget är uppgjort på den nivå samkommunstämman fastställer budget och ekonomiplan och bygger på de förslag som inkommit i beredningen. En detaljerad dispositionsplan kommer att uppgöras under år 2010 som en del av det strategi och kvalitetsarbete som i huvudsak utförts under år 2009. Anslagen tryggar verksamhet som möjliggör att det påbörjade läsåret kan slutföras framgångsrikt. Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Ekonomiplanen för åren 2010 2012 och budgeten för år 2010 fastställs och att budgetens bindningsnivåer och förteckningen över ansvarspersoner och områden fastställs enligt bifogat förslag till ekonomiplan. Beslut: Ärendet återremitteras för fortsatt beredning.
Styrelsen 01.10.2009 s. 14 11 FASTSTÄLLANDE AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2009 Samkommunstämman har beslutat att för det budgetlån samkommunen upptagit för finansieringen av utrymmeslösningen i Lundagatan 8 Inveons kulturenhet (tidigare Borgå hantverks och konstindustriskola) erhålls medlemskommunernas årliga betalningsandelar. För amorteringen upptas en betalningsandel som bokas som höjning av grundkapitalet och fördelas enligt kommunernas andel i grundkapitalet. För lånets ränta upptas en betalningsandel för finansieringskostnader fördelad enligt kommunens antal studerande i samkommunen de tre senaste åren. Förfallodagarna för samkommunen mot Nordea har avtalats till 30.12 och 30.6. årligen. Enligt annuitetslånets amorteringsplan är kostnaderna följande: Amorteringen/grundkapitalhöjningen är 2010 271 805 2011 281 507 2012 291 467 och betalningsandelen för lånets räntor är 2010 49 262 2011 39 560 2012 29 600 Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2010 enligt bilaga och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2010 Beslut: Ärendet återremitteras för ny beredning.
Styrelsen 01.10.2009 s. 15 12 ANHÅLLAN OM TILLSTÅND ATT RESA TILL ST. PETERSBURG Inveon kultur har i ca två år haft ett samarbete med den ryska skolan Högskolan för folkkonst, VSNI, i St. Petersburg. Svenska kulturfonden har beviljat ett understöd för genomförande av ett utställningsutbyte med workshops och det är nu aktuellt att förverkliga Inveon kulturs utställning i St. Petersburg. Lärare Hanna Kerman anhåller därför om att få resa till St. Petersburg 28.9 2.10.2009. (anhållan bilagd). Fyra studerande deltar också i resan. Studerandena är antingen myndiga eller har fått sina vårdnadshavares tillstånd att delta. SM Förslag: Hanna Kerman beviljas rätt att som ansvarig lärare resa till St. Petersburg 28.9 2.10.2009 ed fyra studerande, för att ordna en planerad utställning av elevarbeten, samt att tillsammans med de studerande delta i workshops. Kostnaderna för allas resa sammanlagt uppgår till 2310 och betalas ur de av Kulturfonden beviljade anslagen. I Kermans arbetsuppgift ingår att skriva en rapport från resan samt sammanställa en ekonomisk redovisning att sändas till Svenska kulturfonden. Beslut: förslaget godkänns.
Styrelsen 01.10.2009 s. 16 13 ÖVRIGA ÄRENDEN Utbildningsstyrelsen har på ansökan beviljat samkommunen bidrag för internationell verksamhet inom ramen för projektet Internationella kontakter via ett medeltidscenter. Efeko ordnar en utbildningsdag under temat Opetus ja kulttuuritoimen valtionosuusuudistus den 2.10.2009 i Kommunernas hus i Helsingfors, avgift 170. Bilaga Tidpunkten för nästa sammanträde och samkommunstämman bör fastställas. Kallelsetiden till samkommunstämman är 21 dagar vilket innebär att vecka 44 är en optimal tidpunkt för dessa sammanträden. Förslag: Styrelsen antecknar bidragsbeslutet för kännedom och konstaterar att Johan Söderberg bör delta i statsandelsseminariet. Styrelsen besluter att samkommunstämman ordnas torsdagen den 29 oktober kl 17.00 i Haikoenhetens utrymmen och att styrelsen sammanträder samma dag kl 15.30. Beslut: Styrelsen antecknar bidragsbeslutet för kännedom och konstaterar att Johan Söderberg bör delta i statsandelsseminariet. Styrelsen besluter sammankalla samkommunstämman 12.11.2009 kl. 17.00. Styrelsen sammanträder 15.10.2009 kl. 10.00 i Haiko.
Styrelsen 01.10.2009 s. 17 14 INRÄTTANDE AV BILSKOLFÖRESTÅNDARTJÄNST Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland har av undervisningsministeriet beviljats tillstånd att verka som kompetenscentrum inom logistik. Undervisning inom logistik kommer under de närmaste åren att utvecklas inom yrkesinstitutet för den grundläggande yrkesutbildningens del, liksom inom samkommunens enhet för vuxenutbildningen. Bl.a. kräver förändrad lagstiftning att samtliga redan yrkesverksamma lastbils och busschaufförer avlägger en fem dagar lång utbildning för yrkeskompetens före utgången av 2013, och att yrkeskompetensen skall uppdateras vart femte år. Yrkesinstitutet satsar på utvecklandet av utbildningen i logistik också i form av anskaffningar till fordonsparken. Utbildningsverksamheten inom logistik är kraftigt reglerad av myndigheterna. Den personal som ansvarar för undervisningen bör inneha ett flertal rättigheter och tillstånd, vilka alla är personliga. Undervisning kan inte bedrivas fullskaligt utan att ha en eller flera sådana personer anställda. För närvarande har yrkesinstitutet en lektorstjänst i yrkesämnen, med undervisning inom logistik, vilken inte är ordinarie besatt. De myndighetstillstånd som yrkesinstitutet måste ha tillgång till, innehas av en person som sköter lektoratet som t.f. Tjänsten har varit lediganslagen ett flertal gånger och har inte kunnat besättas ordinarie. För att få en stabilitet, säkerhet och flexibilitet för den fortsatta verksamheten inom logistik är det ändamålsenligt att ordna tjänsterna så att nödvändig personalutbildning för myndighetstillstånd koncentreras till ordinarie anställd personal. Dessutom är det motiverat att anta att vuxenutbildningen inte kommer att behövas endast under yrkesinstitutets läsår från augusti till maj, utan att verksamhet också bör finnas under sommarmånaderna. Genom att inrätta en bilskolföreståndartjänst med ansvar för den myndighetsreglerade verksamheten uppfylls dessa kriterier. Bilskolföreståndarens anställningsförhållanden bör regleras av UKTA så att tjänsten har helhetsarbetstid och en undervisningsskyldighet som fastställs lokalt för ett läsår i sänder. Genom att bilskolföreståndarens undervisningsskyldighet fastställs till att motsvara den undervisning som den nuvarande t.f. lektorn sköter, kan undervisningen inom logistik tryggas och kostnadsutvecklingen bli neutral. Den tjänst som lektor i yrkesämnen vilken nu varit placerad inom logistik, kan överföras till ett annat undervisningsområde. Yrkesinstitutet har idag åtta personer anställda som timlärare i huvudsyssla för ett år i sänder och med undervisning i yrkesämnen, eftersom det inte finns ett tillräckligt antal lektorat för den nuvarande undervisningsvolymen. Också här blir kostnadseffekten neutral. SM Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en bilskolföreståndartjänst inrättas från och med 1.1.2010. För tjänsten tillämpas Kommunala tjänste och arbetskollektivavtalet för undervisningspersonal till lämpliga delar. Tjänsten har helhetsarbetstid och en undervisningsskyldighet som fastställs lokalt för ett läsår i sänder. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en bilskolföreståndartjänst inrättas från och med 1.1.2010. För tjänsten tillämpas Kommunala tjänste och arbetskollektivavtalet för undervisningspersonal till lämpliga delar. Tjänsten har helhetsarbetstid och en undervisningsskyldighet som fastställs lokalt för ett läsår i sänder.