SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 19 (37) 2016-06-20 Kf Ks 12. Granskningsrapport gällande granskning av Västervik Resort AB Dnr 2016/226-007 Revisorerna har med skrivelse 2016-06-08 överlämnat en granskningsrapport av AB gällande granskning av Västervik Resort AB. Kommunfullmäktige och Västervik Resort AB har fått rapporten för beaktande från revisorerna. Revisorerna önskar att Västervik Resort AB lämnar svar på genomförd granskning till fullmäktige under oktober 2016. Handlingar i ärendet: Revisorernas missiv 8 juni 2016 Granskningsrapport från AB, maj 2016, Granskning av Västervik Resort AB Expedieras till: Västervik Resort AB Justerandes sign Kommunfullmäktige 0490-25 40 00 (tfn) www.vastervik.se 593 80 Västervik 0490-25 40 61 (fax) kommunfullmaktige@vastervik.se
KOMMUNENS REVISORER 2016-06-08 Till Kommunfullmäktige Västervik Resort AB Granskningsrapport gällande "Granskning av Västervik Resort AB" På uppdrag av de förtroendevalda lekmannarevisorerna i Västerviks kommun har AB genomfört denna granskning. Syftet med granskningen är att bedöma om verksamheten vid Västervik Resort AB sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningen bedömer att så är fallet, men för att minska risken för negativ varumärkspåverkan rekommenderas att: Vid upphandling ställa krav som är unika för kommunal verksamhet för att bättre möjliggöra uppföljning av de leverantörer och underentreprenörer som anlitas. Rapporten översänds till kommunfullmäktigeoch Västervik Resort AB för beaktande. Svar från Västervik Resort AB till KF önskas senast till KF:s sammanträde i oktober. För kommunens revisorer ~ Saad Benatallah Vice ordförande ~e~e~~ Sekreterare ~:" '.ir...,-- ~'.. ~ 59380 Västervik, Besöksadress: Fobriksgotan 21, Vxl: 0490-254000 Fax: 0490-254061, E-post: vosterviks.kommun@vastervik..se, www.vostervik.5e C:\Users\ aa2352 \ Desktop\Revision\ Missiv Resorten 2016.docx
www.pwc.com/se Västerviks kommun Revisionsrapport Granskning av Västervik Resort AB Anita Agefjäll Lars Högberg Maj 2016
Uppdrag och revisionsfråga Sköts verksamheten vid Västerviks Resort AB på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt? Granskningen ska ta sikte på såväl genomförande som resultatet av verksamheten. Lever verksamheten upp till fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt gällande lagstiftning och andra föreskrifter som gäller för verksamheten? Har styrelsen en tillfredsställande styrning och uppföljning mot mål och beslut? 2
Uppdrag och revisionsfråga Granskningen omfattar nedanstående områden: 1. Offentlighetsstrukturen (arkiv, post och allmänna handlingar) 2. Upphandlingsfrågor 3. Efterlevnad av direktiv, mål och kommunala policys 4. Verkställighet av fattade beslut 5. Investeringar gjorda de senaste 5 åren 6. Arbetsmiljö- och personalfrågor 7. Följsamhet mellan den inriktning som uttalas av fullmäktige och bedriven verksamhet i bolaget. 8. Uppföljning av underentreprenörer så att regelverk och lagstiftning fungerar även i detta led. 3
Offentlighetsstruktur Posthantering, arkiv och allmänna handlingar Ingen diarieföring Manuella rutiner, avtal i separata pärmar VD beslutar om utlämnade av handlingar Följer fastställt arkivreglemente Kommentar Inom bolaget finns ingen särskild administrativ funktion eller resurs 4
Upphandling Alla projekt upphandlas Central upphandlingsfunktion anlitas vid större projekt Mindre upphandlingar, under ca 50 tkr, hanteras av bolaget. Begär då offert från tre leverantörer VD delegation upp till 1,5 mnkr Alla genomförda upphandlingar rapporteras till styrelsen Central upphandlingsfunktion anlitades för Upplevelsebadet, där även externa konsulter anlitades för tekniskt innehåll 5
forts Upphandling Ramavtal finns för merparten av de varor och tjänster som bolaget använder Kommentar Vi rekommenderar bolaget att ställa för kommunen unika krav på leverantörer vid upphandling 6
Följsamhet direktiv, mål och policys Verksamheten drivs i enlighet med de ägardirektiv och målformuleringar som ägaren ställt till bolaget. De policydokument som kommunen beslutat om gäller även för bolaget, vilket bolaget informeras om i samband med beslut. 7
Verkställighet av beslut Vi har tagit del av styrelseprotokoll från och med 2013. Av dessa framgår att: - Styrelsen får tillräckliga underlag inför beslut - Lägesrapportering sker gällande verkställighet av besluten - Lägesrapporterna innefattar även ekonomisk uppföljning och orsaker till eventuella avvikelser. Även ledningsgruppen i bolaget har kontinuerliga möten under året. 8
Investeringar Ombyggnaden av badet är den större investering som gjorts av bolaget de senaste åren Finns en investeringsplan, men inga större investeringar innevarande verksamhetsår Fullmäktige har antagit investeringspolicy med riktlinjer för investeringsverksamheten i kommunen. I ägardirektiven regleras bolagsspecifika riktlinjer. 9
forts Investeringar Kontroll av F-skatt etc görs av central upphandlingsfunktion i de upphandlingar de anlitas. Lokala entreprenörer anlitas framför allt när det gäller åtgärder och insatser inom el och ventilation. Ombyggnader och reparationer hanteras huvudsakligen av bolagets egen personal. 10
Arbetsmiljö- och personalfrågor Bolaget omfattas av de arbetsmiljö- och personalrelaterade policydokument som kommunen upprättat. Kontroll av verksamheten sker bl a genom livsmedelskontroller, men även till följd av att campingen är ansluten till Sveriges Camping och Stugföretagares Riksorganisation (SCR), som klassificerar campingen i stjärnor inom områdena miljö, hygien, service, aktiviteter och events. Lönehantering köps av kommunen, men underlagen till löneutbetalningar kommer från bolaget. 11
forts Arbetsmiljö- och personalfrågor VD är arbetsledare för den fasta personalen (ca 20 personer varav 14 tillsvidareanställda) Under säsong har bolaget ca 140 anställda. Många säsongsanställda har anknytning till kommunen, då tillgången till boende är avgörande för att möjliggöra rekrytering. 12
Följsamhet beslutad inriktning Ägardirektiv och bolagsordning är grunden för verksamhet och verksamhetens inriktning. Ägaren har satt finansiella mål och verksamhets-relaterade mål, där de verksamhetsrelaterade målen innebär att viss verksamhet drivs på i egen regi för att säkerställa tillgänglighet och öppettider. Verksamheten har sedan 1987 varit självfinansierad och har inte redovisat några negativa resultat. 13
forts Följsamhet beslutad inriktning Utgår ifrån den vision som fastställdes då bolaget bildades, vilken även diskuteras årligen Möten med ägaren, presidieträffar 2 ggr/år Avrapportering har exempelvis skett till fullmäktige både före och efter investeringen i Upplevelsebadet 14
Uppföljning av underentreprenörer Ingen kontroll utförs av underentreprenörer efter avtalstecknande. När exempelvis en arrendator överlåter sitt kontrakt med bolaget skall enligt avtalet samråd ske. Denna avtalsformulering är enligt bolaget uddlös. Kommentar Vi rekommenderar bolaget att i samband med upphandling säkerställa att kontroll av underentreprenörer och leverantörer kan ske efter avtalstecknande. 15
Revisionell bedömning och rekommendation Baserat på ovanstående iakttagelser gör vi bedömningen att verksamheten vid Västerviks Resort AB i allt väsentligt sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. För att minska risken för negativ varumärkespåverkan rekommenderar vi att: - kommunen ställer unika krav vid upphandling som även möjliggör uppföljning av de leverantörer och underentreprenörer som anlitas. 16