Svar på revisionsrapport nr 4/2012 granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna

2013-03-19 1 (5) KFKS 2012/340-007 Revisorerna Svar på revisionsrapport nr 4/2012 granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna Kommunstyrelsen har mottagit revisionsrapport nr 4/12. Kommunstyrelsen har följande svar och kommentarer till de rekommendationer, synpunkter och förslag som finns i rapporten. Svarens nummer refererat till motsvarande punkt i revisionsrapporten. Ekonomireglementet har sedan hösten 2012 varit föremål för översyn och under hösten 2013 kommer ett samlat ekonomi- och redovisningsreglemente att läggas fram för beslut i kommunfullmäktige. Revisorernas synpunkter kommer att beaktas i det fortsatta arbetet med det uppdaterade ekonomireglementet. 2. Kontroll av löner och pensioner I revisionsrapporten rekommenderas att kommunen utarbetar och inför en kontroll för att identifiera felaktigheter i manuellt registrerade transaktioner. Vidare rekommenderas att det skriftligen fastlås vad som ingår i helhetsansvaret för pensionshanteringen. Kostnadskontroll av löner per enhet kommer att införas genom elektronisk signeringinför varje löneutbetalning. Rutinen införs under våren. Kommunen har under hösten 2012 gjort en riskanalys och tagit fram åtgärder för en kvalitetssäkrad pensionshanteringsprocess med fokus på vilka kontroller som finns och vem som ansvarar för dessa. Dokumentationen innehåller även en checklista med de aktiviteter som personalenheten utför under året inom pensionshanteringsprocessen. Aktiviteterna dokumenteras med signatur och datum för när de utförts och av vem. Upphandling har genomförts av pensionsadministration och kommunen kommer fr. o.m. 1 juli 2013 att byta pensionsadministratör från KPA till Skandia. Under våren kommer arbetet med riskanalys och åtgärder för en kvalitetssäkrad pensionshanteringsprocess även att genomföras med kommunens nya leverantör av pensionsadministration. Det ansvar och de arbetsuppgifter som personalenheten har för pensionshanteringen kommer att tydliggöras i resultatkontrakt för biträdande enhetschefen för personalenheten. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun,131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (5) 4 Kundfordringar 4.1 Avstämningar Ernst & Young har noterat att det föreligger en avstämningsdifferens mellan huvudbok och de interna kundfordringarna. Rekommendationen är att de systemberoende felen åtgärdas innan årsskiftet. Avstämningsdifferensen beror på ett fel i en rapport i ekonomisystemet och är därför inget fel i redovisningen. Rapporten hämtar fel datum när fakturan är betald och därmed stämmer inte beloppen överens mellan huvudbok och reskontran. Felet är anmält hos systemleverantören som lovar att åtgärda felet så snart som möjligt. Uppföljning med CGI (fdlogica) gjordes senast i mitten av mars 2013. 4.2 Förändringar i fasta data Ernst & Young har noterat att kommunen inte tar ut logglistor över förändringar i fasta data i kundreskontran i kundfakturasystemet Future. Kommunen har själva ingen möjlighet att ta ut logglistor för kontroll av förändringar. Rekommendationen är att kommunen ger i uppdrag till systemleverantören att kontinuerligt skicka logglistor för översyn. Kommunen har gjort beställning hos systemleverantören att skicka logglistor en gång i månaden med start under 2013. 5 Leverantörsskulder 5.4 Loggning av leverantörsuppgifter Kommunen rekommenderas att återinföra rutinen att granska logglistor med avseende på nya leverantörer somt förändringar av ursprungliga uppgifter speciellt vad gäller ändring av bankkontonummer. Kommunen har sedan januari 2013 återinfört rutinen att veckovis ta fram logglistor för att granska nyupplägg och förändringar av upplägg av leverantörer. Granskningen görs av en person som inte har behörighet att själv lägga upp leverantörer, eller har behörighet att skicka betalfiler. Granskningen attesteras även av redovisningsansvarig på ekonomienheten.kommunen kommer även att stärka den interna kontrollen av leverantörsfakturor och alla betalningar genom att en extern leverantör scannar igenom den skickade betalfilen till banken. Denna kontroll har införts i mars 2013 och innebär att varningslistor skickas till kommunen varje gång en betalfil skickas till banken. Varningslistorna kan innehålla varningar om att leverantörer saknar f-skatt, har skulder hos kronofogden, om leverantören är ett blufföretag, om samma belopp betalas till en leverantör inom en 45 dagars period. Kontrollen innebär även att leta efter mönster i betalningar, exempelvis om kommunen alltid betalar

3 (5) 5 tkr varje månad till en leverantör, men om kommunen en månad istället betalar 5 mkr, då hamnar den betalningen på varningslistan. Kommunen har då möjlighet att stoppa betalningen om någonting inte är rätt. Detsamma gäller alla övriga varningar enligt ovanstående beskrivning. Det finns också möjlighet att lägga in gränsvärden på alla leverantörer, samt att lägga in kontroller av exempelvis personer i ledande ställning om dessa sitter i styrelse eller liknande i de företag som kommunen handlar med. 5.5 Utländska leverantörsskulder Kommunen betalar ett fåtal utländska leverantörsfakturor i veckan. Dessa fakturor hanteras manuellt. Rekommendationen är att kommunen ser till att hanteringen av utländska leverantörsskulder sker via leverantörsreskontran. Kommunen har under 2013 påbörjat ett projekt att få in de utländska leverantörsfakturorna i leverantörsreskontran. Projektledare är utsedd och tidplanen är att allt ska vara infört till halvårsskiftet 2013. 5.6 Inköp och upphandlingar i enlighet med LOU I revisionsrapporten rekommenderas att kommunen ska se över upphandlings- och inköpsrutinerna så att det säkerställs att inköp görs i enlighet med LOU och upphandlingspolicyn. Fler åtgärder har vidtagits för att höja avtalstroheten som för 2012 ligger på 80 %. 2011 var den 71 %. Via stödsystem är det enkelt för chefer att följa upp i vilken omfattning man gör inköp via avtal, och det finns särskild redovisning av leverantörer man handlat av utan att det finns avtal. Inköpsenheten gör uppföljningar för både kommunen som helhet och enskilda enheter, och tar kontakt i de fall inköp görs utan avtal. Man erbjuder verksamheten hjälp med att göra upphandlingar. Vidare pågår arbetet att göra det möjligt att köpa varor via e-handel. Man gör sina beställningar direkt i inköpssystem där man hittar de varor som kommunen har avtal för. Framöver ska det även vara möjligt att beställa standardiserade tjänster. Därtill fortsätter inköpsenheten med utbildningar i upphandling och inköp. Intresset för utbildningarna är stort. Som ett led i utbildnings och stödinsatser kan enheter få hjälp av ett stödjande team för att förbättra sina rutiner. I teamet ingår kommunstyrelsens controller, internrevisorn och en upphandlare. För att säkerställa att tecknade avtal följs upp finns en rutin att det för alla avtal ska finnas en avtalsägare och en avtalsansvarig. Avtalsägaren är den som tecknar avtalet och avtalsansvarig är den i verksamheten som har kontakt med leverantören. Det finns idag en betydligt större medvetenhet om att man ska göra upphandlingar. Inköpsenheten har fullt med upphandlingar som behöver göras. För att möta det ökade behovet av att göra upphandlingar och att göra större upphandlingar bildar kommunen tillsammans med Täby, Vaxholm och Kommentus en inköpscentral för stockholmsregionen. Kommun-

4 (5) tus kommer att driva inköpscentralen som gör upphandlingar för alla kommuner som är med. Det finns ett stort intresse från fler kommuner att ansluta sig till inköpscentralen. 7 Materiella anläggningstillgångar 7.1 Granskning av exploateringsprojekt Revisionen lyfter fram några förbättringsområden kopplat till kommunens redovisning av exploateringsprojekt. Ett förbättringsområde var att ta fram generella dokumenterade riktlinjer för hur utgifter ska fördelas mellan vatten, avlopp och gata. Kommunen håller på med en revidering av investeringsriktlinjer där dessa uppgifter kommer att förtydligas. Arbetet med revideringen av riktlinjerna kommer att vara klart under första halvåret 2013. Ett annat förbättringsområde var att göra uppföljningen av exploateringsprojekten som rapporteras till kommunstyrelsen mer lättbegriplig samt att redovisa gatukostnadsersättningar brutto. Från årsskiftet 2012 redovisas gatukostnadsersättningar brutto i samband med aktivering av exploateringsprojekt. I samband med tertialbokslut 1 kommer uppföljningen av exploateringsprojekten att rapporteras på ett mer strukturerat och lättbegripligt sätt. Ett nytt angreppssätt är att redovisa exploateringsprojekten per förnyelseområde, infrastruktur och byggherreprojekt för att få en bättre struktur på den stora mängd exploateringsprojekt som finns så att det blir mer lättbegripligt för läsaren. Gatukostnadsersättningarna kommer att redovisas brutto direkt i uppföljningen. 7.2 Pågående investeringsprojekt utan rörelse Revisionen har noterat att kommunen per 31 augusti 2012 hade 80 pågående projekt som inte uppvisat någon rörelse under året. Av dessa hade 20 projekt inte heller haft någon rörelse under 2011. Kommunen har sedan revisionsgranskningen i höstas aktivt arbetat med att aktivera alla färdigställda projekt eller kostnadsföra de projekt som inte blivit någon anläggningstillgång. I årsbokslutet aktiverades ett stort antal av de projekt som inte hade haft någon rörelse under 2011 och 2012. I något fall kostnadsfördes utgifterna då projektet inte kunnat slutföras pga. överklagande eller liknande. Dock finns det ett antal exploateringsprojekt som ligger kvar utan rörelse. Dessa projekt är vilande av olika anledningar, den vanligaste orsaken är att ett överklagande har skett. Det kan då ta flera år innan projektet återigen drar igång. Dessa projekt ligger därför kvar som pågående investeringsprojekt till dess att man säkert vet om projektet kan fortsätta eller om det var förgäves och därmed måste kostnadsföras. Inför varje tertialbokslut tar ekonomienheten ut listor med alla pågående projekt och skickar ut dessa med påminnelse till samtliga verksamheter att gå igenom sina projekt och aktivera de projekt som är färdigställda. Ekonomienheten arbetar intensivt med att kräva att alla

5 (5) enheter inom kommunen ska avsluta sina investeringsprojekt när en tillgång tas i drift. Ekonomienheten har under 2012 sett till att inga tillgångar avslutas med genomsnittliga avskrivningstider utan att en uppdelning sker i olika tillgångar med olika långa nyttjandeperioder. Detsamma gäller redovisningen av gatukostnadsersättningar som från och med 2012 redovisas korrekt med en periodisering över tillgångens nyttjandetid. 7.3 Uppföljning av tidigare års rekommendationer 7.3.1 Budgetöverskridande Revisionen har noterat att det vid uppföljningar av pågående investeringsprojekt saknas uppgift om ursprunglig beslutad budget. Kommunen har alla dessa uppgifter samlade i olika rapporter i systemstödet Raindance men behöver förtydliga presentationen av detta vid uppföljningar. Förbättringarna kommer att ske vid årets första uppföljning av pågående investeringar vid tertial 1. 7.3.2 Delaktivering av projekt Revisionen rekommenderar att kommunen ser över riktlinjer för investeringar med avseende på aktivering av delprojekt som ingår i en gemensam detaljplan. Kommunen håller på med en revidering av investeringsriktlinjer där delaktivering av projekt kommer att förtydligas. Arbetet med revideringen av riktlinjerna kommer att vara klart under första halvåret 2013. Förtroendekänsliga kostnader Rekommendationen är att kommunen behöver stärka sina rutiner vad gäller underlag till kostnader i form av resor, representation, konferenser m m. I enlighet med kommunens redovisningsreglemente ska syfte, verksamhetssamband, namn, titel och företag på deltagare noteras på kvittot. I samband med kurser, konferenser och resor ska program och syfte alltid bifogas fakturan i Raindance. KOMMUNSTYRELSEN Mats Gerdau Ordförande Mats Bohman Administrativ direktör Elisabeth Carle Personaldirektör Hans Nyström Ekonomidirektör