Rapportdatum 2006-06-21 375000 1 (5 ) Kopia till SP-Certifiering Box 857 501 15 BORÅS universitet Box 100 405 30 GÖTEBORG Rapport från uppföljande revision Certifikat Certifikatsnamn Standard/kravdokument Revision/aktivitet 3750 M universitet Uppföljande revision 3750 E universitet Uppföljande revision Uppdragets omfattning Revisions-/aktivitetsdatum (start- och stoppdatum 2006-06-14-2006-06-16 Revisionsledare Bengt Jonsson Thomas Angervall Revisor/er Aktivitetens omfattning Antal dagar:4.00 Revisorskandidat Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. En revisionsdag innefattar förberedelser och revision på företaget med uppföljning av avvikelser från föregående revision. Följande fakulteter besöktes: ga, IT-universitetet, Humanistiska, Samhällsvetenskapliga samt Gemensamma förvaltningen. Revisionsresultat, avvikelser Samtliga avvikelser från föregående revision följdes upp och bedömdes vara tillfredsställande åtgärdade. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/noteringar. Standard Större avvikelser avvikelser Noteringar 2 12 2 2 5 2 Rapport skickades i efterhand. Postadress SP BOX 857 501 15 BORÅS Tfn/Fax/E-post 033-16 50 00 033-13 55 02 info@sp.se Org.nummer 556464-6874 Detta dokument får endast återges i sin helhet, om inte SP i förväg skriftligen godkänt annat.
Rapportdatum 2006-06-21 375000 2 (5 ) Bedömning av ledningssystem ga fakulteten: Miljöarbetet är levande och utförs på ett konstruktivt sätt. Flera aktiviteter har genomförts för att uppfylla miljömålen. Intervjuade personer har god kännedom om miljöledningssystemet. Arbetet med att införa kemikaliehanteringssystemet KLARA fortskrider och är snart klart. KLARA har fortfarande en del "barnsjukdomar" som bör redas ut för att effektivisera arbetet med kemikaliehanteringen. Systemet med miljöansvariga för de olika labsalarna fungerar bra. Labpärmarna är i god ordning. Hanteringen av kemikalier och avfall fungerar på ett bra sätt. Utmärkta riskbedömningar görs i många fall inför utförande av laborationer. Rutiner för dessa riskbedömningar kan vara tydligare för att veta när de ska göras. Förbättringsmöjligheter finns för mätning av miljöprestanda. Statistiken över avfall etc. är ojämn. Den kan ibland vara svår att sammanställa med tillräcklig detaljeringsgrad, för att göra en kraftfull analys för att identifiera potentiella miljöförbättringar. De interna revisionerna håller, av olika skäl, ett lågt tempo vad gäller omfattningen. Endast Hantverksskolan DaCapo, institutionen för fysik och institutionen för matematik har haft intern revision. Tempot bör snabbas på. Avvikelsehanteringen är inte levande. Avvikelser tar andra vägar än via miljöledningssystemet. Institutionen för fysik har erhållit två större avvikelser. Dokumentering och förankringen av miljöledningssystemet måste förbättras. En efterrevision speciellt gällande denna institution kommer att hållas. Datum planeras in senare. IT-universitetet: Fakulteten har ett väl förankrat miljöarbete. En del resursproblem finns för miljöarbetet bl a pga av ombyggnationer och växande verksamhet. Avvikelseoch förbättringsrapporteringen fungerar inte. Hanteringen behöver formaliseras och styras upp bättre. Förbättringsmöjligheter finns för mätning av miljöprestanda. Gemensamma förvaltningen: Miljöarbetet bedrivs på ett engagerat sätt. Arbetet med miljömålen fortskrider. Den dagliga hanteringen av avfall som papper etc. utförs på ett bra sätt. Intervjuade personer har god kännedom om miljöledningssystemet.
Rapportdatum 2006-06-21 375000 3 (5 ) Analys av miljöprestanda blir svår eftersom kvaliteten på avfallsstatistik etc är ojämn. Energimål kan göras mer "skarpa" ifall ekonomiska incitament finns att spara på el etc. Avvikelsehanteringen är inte levande. Avvikelser tar andra vägar än via miljöledningssystemet. Humanistiska fakulteten: Det konkreta miljöarbetet, med avfallshantering etc., fungerar bra. De flesta institutioner har haft intern revision. Bra miljömål med tillhörande aktiviteter finns. Mål om energi saknas. Detta är ett så viktigt område att det borde finnas handlingsplaner om. Denna iakttagelse gäller inte bara humanistiska fakulteten. Som på övriga fakulteter är avvikelsehanteringssystemet inte aktivt. Dessutom fungerar inte övervakningen av miljöprestanda bra, mängd avfall etc. Miljöhandboken håller på att omarbetas, för att göra den mer lättillgänglig. På religionsvetenskapliga institutionen arbetar man på ett engagerat och strukturerat sätt med sina miljöförbättrande åtgärder. Detsamma gäller dataservice. Däremot verkar historiska institutionen inte känna sig delaktig i miljöledningssystemet och bedriver inget egentligt strukturerat miljöarbete. Samhällsvetenskapliga fakulteten: Det vardagliga miljöarbetet sköts på ett utmärkt sätt. Alla institutioner har haft intern revision (inga av de övriga reviderade fakulteterna har haft intern revision på alla sina institutioner). Miljöhandboken håller på att omarbetas, för att göra den mer lättillgänglig. Som på övriga fakulteter fungerar varken avvikelsehanteringen eller övervakningen av miljöprestanda på ett tillfredsställande sätt.
Rapportdatum 2006-06-21 375000 4 (5 ) Rekommendation och villkor betr. certifiering Vidtagna korrigerande åtgärder skall redovisas för de mindre avvikelserna från uppföljande revisionen senast 2006-08-20. Dessutom skall plan för att vidtaga korrigerande åtgärder för de större avvikelserna avges, senast 2006-07-30. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, kvarstår då avvikelserna från denna revision har åtgärdats med godkänt resultat. Dessutom rekommenderar revisionsledaren att en efterrevision görs på institutionen för fysik. Datum för denna bestäms senare. Certifieringens omfattning, beskrivning av företaget m m Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Revisionens (aktivitetens) omfattning och genomförande Fakta angående fördelningen av revisorer, datum, tider, orter, anläggningar och kravelement vid revisionens genomförande, redovisas i fastställd revisionsplan. Representanter Företaget företräddes vid revisionen av ett flertal personer på de olika fakulteterna. Information till företaget Redovisning av vidtagna åtgärder sker genom att dessa läggs in i systemet genom inloggning med Ert användarnamn och lösenord på adressen http://rev.sp.se. Alternativt kan åtgärderna skickas per post till revisorn, se adress nedan.
Rapportdatum 2006-06-21 375000 5 (5 ) SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut, Certifiering Rapporten är genom databehörighet godkänd av Bengt Jonsson Bilagor 1. Avvikelser/noteringar 2. Sammanställning Svars- och kontaktadress SP Sveriges Provningsoch Forskningsinstitut Bengt Jonsson Box 857 501 15 BORÅS Information till företaget Denna rapport kommer att granskas av SP-Certifiering som även kan meddela avvikande bedömning.
Datum 2006-06-21 375000 Bilaga 1 1( 4) Avvikelser/noteringar Företag: Datum Avvikelse id BJo1 BJo2 BJo3 BJo4 BJo5 universitet 2006-06-14 Ort Avvikelsetext Krav dokument Univ.ledn och gem förv (Box 110) Humanistiska fakulteten (Box 200) Univ.ledn och gem förv (Box 110) I avfallsrutinen på Zoologen är inte alltid "ansvar för tömning" ifylld. Studentavdelningen: miljömärkta kurser finns i två kategorier, men de är inte så uppdelade i webkatalogen. I den tryckta kurskatalogen finns ingen miljömärkning av kurser. Historiska institutionen har ingen avfallssorteringsguide på intranät, vilket övriga institutioner på humanistiska fakulteten har. Enligt rutin ska lokala tillstånd finnas hos Lars-Åke Andersson på Zoologen. Alla finns inte där. Hänvisning saknas till var de återfinns. På ledningens genomgång saknas punkt om uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgång. 4.4.1 4.4.6 4.4.6 4.5.4 4.6 Klassning Plats för företaget om åtgärder
Datum 2006-06-21 375000 Bilaga 1 2( 4) Företag: Datum Avvikelse id BJo6 BJo7 TAn1 TAn2 TAn3 TAn4 universitet 2006-06-14 Ort Avvikelsetext Krav dokument Samhällsvetenska pliga fakul (Box 720) IT-universitetet (Box 8718) IT-universitetet (Box 8718) Matematiska vetenskaper ( ga fakulteten Box På ledningens genomgång har inte status för förebyggande och korrigerande åtgärder tagits upp. Dessutom saknas punkt om uppföljning av åtgärder beslutade vid ledningens tidigare genomgångar. Status för korrigerande och förebyggande åtgärder har inte behandlats på ledningens genomgång. Flera detaljerade miljömål behöver förbättras med avseende på mätbarhet eller möjlighet till uppföljning. Gäller exempelvis mål kring forskning och utbildning. Ett 30-tal personer skall flytta in i verksamhetens nya lokaler på Lindholmen. Oklart vilken introduktion och miljöutbildning de skall genomgå. Personal som gör inköp av förbrukningsmaterial har inte genomgått någon miljöinriktad inköpsutbildning. Fysik. Personalen har inte informerats eller utbildats kring verksamhetens miljöarbete. Vidare har inte nyckelperoner såsom labansvarige erhållit relevant miljöutbildning. 4.6 4.6 4.3.3 4.3.3 Klassning Plats för företaget om åtgärder Större
Datum 2006-06-21 375000 Bilaga 1 3( 4) Företag: Datum Avvikelse id TAn5 TAn6 TAn7 TAn8 TAn9 universitet 2006-06-14 Ort Avvikelsetext Krav dokument Matematiska vetenskaper ( ga fakulteten Box Matematiska vetenskaper ( ga fakulteten Box IT-universitetet (Box 8718) Fysik. Uppgifter om förbrukningar och mätningar för att kontrollera verksamhetens miljöprestanda och att följa upp fakultetens miljömål saknas till stora delar. Gäller exempelvis eloch pappersförbrukning. Fysik. Rutin för avvikelse- och förbättringsrapportering är inte implementerad. Avvikelse- och förbättringsrapporteringen är bristfällig. Uppföljning av förbrukningar, mätningar för olika delar av miljöprestanda kan förbättras. Gäller exempelvis pappers- och avfallsmängder. Vidare bör val av papper ses över. Mätningar och redovisningar kopplat till verksamhetens miljöprestanda kan förbättras och utvecklas. Gäller exempelvis elförbrukning, avfallsmängder och pappersförbrukning. 4.5.3 4.5.2 4.5.3 4.5.2 Klassning Plats för företaget om åtgärder Större Notering Notering
Datum 2006-06-21 375000 Bilaga 1 4( 4) SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut, Certifiering Rapporten är genom databehörighet godkänd av Bengt Jonsson
Datum 2006-06-21 375000 Bilaga 2 1( 1) Sammanställning över antal avvikelser/noteringar Företag: universitet Datum: 2006-06-14 Standard: Kravnr Avvikelserapport nr Större Noteringar 4.3.3 4.4.1 4.4.6 4.5.3 4.5.4 4.6 TAn1 0 1 0 BJo1 0 1 0 TAn2, TAn3, TAn4 1 2 0 BJo2, BJo3 0 2 0 TAn5, TAn8, TAn9 0 1 2 TAn6, TAn7 1 1 0 BJo4 0 1 0 BJo5, BJo6, BJo7 0 3 0 Summa 2 12 2 Standard: Kravnr 4.3.3 4.5.2 Avvikelserapport nr Större Noteringar TAn1 0 1 0 TAn2, TAn3, TAn4 1 2 0 TAn5, TAn8, TAn9 0 1 2 TAn6, TAn7 1 1 0 Summa 2 5 2 SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut, Certifiering Rapporten är genom databehörighet godkänd av Bengt Jonsson