PROTOKOLL 7-2013 Tid: Plats: Närvarande: Frånvarande: Protokoll fört vid sammanträde med styrelsen för Västergötlands Orienteringsförbund Måndagen den 9 december 2013, kl.18:00 Idrottens Hus, Skövde Agneta Berlin Fredrika Eriksson Karin Johansson Fredrik Plumppu Magnus Sundmark, konsulent Johan Törnroth Anne Udd, ordförande Björn Öberg Anne-Marie Holmström Morgan Bodin Innan mötet samlades styrelsen, tävlingskommittén, kartkommittén, valberedningen och konsulenter för att tillsammans avnjuta en god jultallrik på Idrottens Hus. 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av Anne kl. 19.30. 2 Fastställande av dagordning Beslut: Styrelsen fastställde dagordningen. 3 Val av protokolljusterare Beslut: Styrelsen beslutade att Karin ska justera protokollet. 4 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll lästes igenom. Det redogjordes för talang- och elitstödet. Alla som sökte stöd fick det beviljat. Magnus redogjorde för de förslag Bertil tagit fram angående liveenheter för Sportident. Det finns tre olika alternativ och den stora frågan är om vi ska köpa in eget material eller hyra till varje tillfälle det behövs. Beslut: Styrelsen beslutade att fatta beslut i frågan under nästa styrelsemöte. Sida 1 av 7
Magnus visade ett förslag till prislista för uthyrning av våra egna GPS-enheter. Styrelsen diskuterade förslaget och kom fram till att priserna troligtvis var för högt satta för att locka både små och stora föreningar att hyra. Beslut: Styrelsen beslutade att halvera priserna, men det ska fortfarande kosta 500 kr att ersätta en borttappad enhet eller en enhet som gått sönder. Beslut: Styrelsen beslutade att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Ledarläget inför 2014 Valberedningen redogjorde för ledarläget inför kommande verksamhetsår. Styrelsen Fredrika fortsätter gärna i styrelsen ett år till. Vad gäller Anne-Marie är läget mer oklart, även om hon egentligen har ett år kvar i styrelsen. Kommittéer Till Tävlingskommittén saknas det fortfarande folk till några poster. När valberedningen hade redogjort klart lämnade de styrelsen för att själva mötas och försöka fatta beslut kring nya ledare för 2014. 6 Arbetsmetoder mm Anne meddelade att Marks Orienteringsgymnasium ansökt om att bli en Nationell Idrottsutbildning (NIU). Anne tror att deras möjligheter är goda. Anne berättade att hon och Bertil har ett inbokat möte på Högskolan i Borås om två veckor för att diskutera möjligheterna till en elitmiljö och ett breddsamarbete. 7 Ekonomi I Carina Olssons frånvaro redogjorde Magnus för förbundets ekonomiska läge. Årets budgetresultat är satt till minus148 858 kr och den troliga prognosen tyder på ett resultat på ett minus kring 80 000 kr, vilket skulle innebära att budgeten skulle hållas. Styrelsen anser det viktigt att tydligt kunna ge svar på frågor kring ekonomin under årsmötet om några månader. Beslut: Styrelsen beslutade att Karin och Carina Olsson tillsammans kommer att gå igenom resultatoch balansrapporten på årsmötet 2014. Magnus redogjorde för förslaget till förbundets budget för verksamhetsåret 2014. Styrelsen diskuterade igenom förslaget och kom fram till att jämna till siffrorna på ungdomsbudgeten genom att avrunda på några ställen. Under Projektanställning ska siffrorna för posterna Idrottslyftsmedel och Befintliga projektmedel byta plats. Budgeten behöver även korrekturläsas för att rätta till stav- och skrivfel. Sida 2 av 7
Beslut: Styrelsen beslutade att godkänna det redovisade budgetförslaget för 2014, under förutsättning att siffrorna avrundas på diskuterade ställen och de diskuterade posterna byter plats. Beslut: Styrelsen beslutade att lägga ekonomin till årsmöteshandlingarna. 8 Rapporter Ungdomskommittén Johan berättade att USM-ledarna haft en utvärderingsträff. Magnus berättade att O-CAMP-ledarna haft ledarupptakt och att läget verkar stabilt. Magnus rapporterade om det aktuella läget med Westgota Cup. Eventuellt kommer ett samarbete med Team Sportia inledas. VOF äger avtalsskrivandet. Magnus kommer att sätta ihop ett avtal och den framtagna arbetsgruppen kommer att ta fram ett koncept för cupen. Avtalet med Team Sportia är planerat att skrivas på två eller tre år. Styrelsen tyckte att förslaget lät bra och ser fram emot att se hur cupen kommer att utformas inför kommande år. Beslut: Styrelsen beslut från föregående möte om att Magnus får teckna avtal med Team Sportia står fast. Styrelsen beslutade även att godkänna det presenterade upplägget för samarbetet med Team Sportia. Breddorientering Magnus rapporterade att pengarna som inkommit i år ska redovisas klubbvis. Magnus berättade om ett förslag om att ha en Hitta ut-träff på Utbildningshelgen i Vara. Alla föreningar som vill ha ett material-kit får det om de meddelar VOF. Anne undrade om det står med i arrangörsanvisningarna om hur materialet ska användas. Magnus berättade att det inte gör det men att information om materialets användning kommer att gå ut till föreningarna. Inför vårens möten mellan Magnus och föreningarna kommer det satsas på att försöka samordna flera föreningar och ha gemensamma möten. Detta för att motverka den stora mängd bilåkande som blir för Magnus del. Magnus visade hur SOFT:s nyframtagna hemsida hittaorientering.se ser ut. Han visade även hur man tilldelar behörighet till sidan. Det görs via Eventor. Information kring hur behörighet tilldelas kommer att skickas ut till förbundets föreningar. Kretstränare Magnus rapporterade om läget. Projektet rullar på och just nu är de flesta engagerade kretsar inne i ett vinteruppehåll. Martin Larsson från Hestra IF är klar som kretstränare för Boråskretsen. I Västra Skaraborgskretsen ersätts Stefan Jonsson av Karin Johansson, Lidköpings VSK. Sida 3 av 7
I Östra Skaraborgskretsen ersätts Johan Törnroth av Björn Mårtensson, OK Skogsstjärnan. Ett samarbete med Norra kretsen kommer i och med det att inledas. Ulricehamn och Gällstad är intresserade av att starta ett samarbete, men Tranan är avvaktande. Södra Skaraborgskretsen är utan tränare. Styrelsen kom upp med förslaget att tillfråga Karin Holm. Magnus kommer att söka nytt bidrag, på 60 000 kr, till nästa års projekt. Personal/kansli Magnus informerade att löneförhandling behöver hållas med Carina Olsson. Styrelsen var enig om att Anne tar ansvar för det. Magnus rapporterade att kansliet i Skövde eventuellt kommer att byta till ett mindre och billigare kontorsrum, fortfarande i samma byggnad. Styrelsen diskuterade om att nya profilkläder bör köpas in till VOF, i och med den nya logotypen. Beslut: Styrelsen beslutade att avvakta med beslut om nya profilkläder till nästkommande möte. 9 PR & Media Västgötaorientering sista nummer Sista numret av Västgötaorientering kommer ut snart. Magnus informerade om att VOF numera har en hashtag: västgötaorientering, som kan användas på sociala medier för de som vill. Nya hemsidan Magnus rapporterade att den nya hemsidan är uppe och fortfarande håller på att fyllas med material. Johan får i uppdrag att ändra boxarna på ungdomsidan eftersom den nuvarande varianten inte fungerar i mobil-versionen. Styrelsen tog upp frågan om VOF bör starta ett twitterkonto eller inte. Inga beslut togs. Nya kanaler? Magnus påpekade för styrelsen hur viktigt det är att kommunikationsstrategin är gemensam för hela VOF. Exempelvis att USM-truppen, konfirmationslägret och andra använder samma konton på Facebook, Instagram och hashtag m.m. Styrelsen höll med om att det är viktigt att ha en tydlig kommunikationsstrategi för hela förbundet. Anne förslog att en handbok för VOF-kommunikation borde tas fram. Beslut: Styrelsen beslutade att en handbok VOF-kommunikation for dummies ska tas fram. Magnus bollar idén med Karin samt pratar med Mebia om saken. Beslut: Styrelsen beslutade att tillfråga Mebia om att göra den nya grafiska profilen till Westgota Cup. Sida 4 av 7
10 SOFT-frågor Motioner förbundsmötet Styrelsen gick igenom de motioner som inkommit till förbundsmötet. Beslut: Styrelsen beslutade att fördela ansvaret med att besvara eventuella motioner på respektive kommittéer enligt ordningen nedan. 1. Tydliggöra kartans olika stigar Kartkommittén 2. Förändra juryarbetet Tävlingskommittén 3. Veteranmästerskap RM bör ha SM status Tävlingskommittén 4. Veteranmästerskap i Nattorientering Tävlingskommittén 5. Sammankoppling mellan IdrottOnline och Eventor Styrelsen 6. Framtidsplan för MTB-O Tävlingskommittén 7. Regler kring SM deltagande Tävlingskommittén 8. Justering av begränsning för deltagande på svenska mästerskap Tävlingskommittén 9. Mer fokus på information, marknad och kommunikation Styrelsen 10. Standardisering av stoppdatum för anmälan Tävlingskommittén 11. TA 601 Anvisning för rankade Tävlingskommittén 12. Redaktören för Skogssport bör vara ansvarig utgivare Styrelsen Senast 15 februari ska det meddelas vilka VOF:s ombud blir till förbundsmötet med SOFT den 15-16 mars i Stockholm. VOF får skicka sex ombud. Beslut: Styrelsen beslutade att skjuta upp beslutet om vilka som åker på förbundsmötet till nästa styrelsemöte. Styrelseledamöter Anne informerade att hon pratat med valberedningen om det styrelsen beslutade om under förra mötet. Valberedningen hade sett positivt på de inkomna förslagen. Strategisk plan för svensk orientering Styrelsen diskuterade kring den strategiska planen och var fundersam över varför det inte skett några förändringar efter ordförandekonferensen. Beslut: Styrelsen beslutade att Anne skriver ihop ett yttrande och skickar till styrelsen, som får komma med kommentarer, innan hon skickar över det till SOFT. Organisationsutredningen Styrelsen diskuterade kring den gjorda organisationsutredningen inom SOFT. Magnus tyckte att SOFT är dåliga på att ta tag i saker. Anne är besviken över att det är så få distrikt som svarar på frågor som SOFT skickar ut. Styrelsen avvaktar vidare info från SOFT-styrelsen kring utredningen. Sida 5 av 7
11 Sammankomster SDF-konferens Vara 4/11 Fredrika redogjorde för konferens innehåll. Magnus mailar ut anteckningarna från konferensen till styrelsen. SDF-träff Falköping 5/12 Magnus rapporterade att det var en bra träff med bra föreläsning. SOFT:s konvent Styrelsen diskuterade kring konventet, vad som varit bra och vad som kunde förbättrats. Anne meddelade att SOFT fått en hel del kritik under ordförandekonferensen. Björn tyckte att mark-, miljö- och hållbarhetskonferensen var givande. FLK 13 Årets föreningsledarkonferens blev tyvärr inställd på grund av för få anmälda. Magnus meddelade att det endast var 22 anmälda. Han redogjorde även för ett förslag på hur de inställda delarna kan förläggas under andra helger istället, exempelvis Utbildningshelgen. Beslut: Styrelsen beslutade att omdiskuterade delar kan förläggas på andra datum och platser enligt beskrivning från Magnus. Utbildningshelgen 2014 Magnus påpekade att Utbildningshelgen måste marknadsföras ordentligt på hemsidan innan anmälan går ut. Magnus tror inte att styrelsen behöver vara funktionärer. Undantaget är Björn som kommer att hjälpa till på aktivspåret. Även Björn Mårtensson kommer att tillfrågas om att hjälpa till. Om fler styrelseledamöter behövs som funktionärer meddelar Magnus det. Tävlingsträffar/banläggning/bredd Träffar kommer att ske i Borås den 24 februari och i Skövde den 26 februari. Bertil ansvarar för den första delen och Magnus för andra. VOF:s årsmöte 2014 Magnus informerade att Kulturen i Vårgårda är bokad den 5 mars. Den 19 januari är sista datum att lämna in motioner som ska behandlas under årsmötet. Den 16 februari är sista dag att anmäla ombud till mötet. Sida 6 av 7
Årsmöteshandlingar kommer att skickas ut till berörda per post två veckor innan mötet. 12 Skrivelser att behandla Angående nomineringar till SISU-Idrottsutbildarnas styrelsen inom Västergötlands Idrottsförbund Alla i den sittande styrelsen vill sitta kvar och VOF:s styrelsen anser att det är lämpligt. Beslut: Styrelsen beslutade att Anne skriver svar till ordförande i valberedningen att VOF är nöjd med sittande styrelse. 13 Övriga frågor Magnus meddelade om ett inbokat möte med Länsstyrelsen den 17 december. Under mötet kommer det tas upp frågor rörande tillgång till mark. Detta eftersom det inkommit visst klagomål kring markfrågan i Mariestad i samband med konfirmationsläger och O-CAMP-aktiviteter. 14 Nästa möte Nästa möte blir i Falköping den 29 januari. Innan mötet finns möjlighet att testa på beachvolleyboll i Frejahallen i Falköping för de som vill. 15 Mötets avslutande Mötet avslutades av Anne kl.22.10. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Anne Udd Karin Johansson Sida 7 av 7