Huskvarna Norr hemtjänst Resultat- och kvalitetsberättelse 2017 Resultat- och kvalitetsberättelse 2017 Huskvarna Norr hemtjänst
Innehållsförteckning Inledning... 3 Varför en resultat- och kvalitetsberättelse?... 3 Vår enhet... 3 Kvalitetsarbete... 4 Hållbart samhälle... 5 Uppföljningsbara mål... 5 Medborgare... 6 Brukarundersökning hemtjänst... 6 Uppföljningsbara mål... 7 Synpunktshantering... 8 Verksamhet... 9 Systematiskt förbättringsarbete... 9 Dokumentation... 9 Kvalitetsrevision... 10 Händelsehantering... 11 Uppföljningsbara mål... 12 Genomförandeplan... 13 Arbetsgivare... 15 Medarbetarundersökning... 15 Personalstatistik... 15 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 16 Uppföljningsbara mål... 16 Ekonomi... 19 Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr)... 19 Uppföljningsbara mål... 19 Mer information... 20 2
Inledning Varför en resultat- och kvalitetsberättelse? En resultat- och kvalitetsberättelse sammanställs för att du som bor i Jönköpings kommun ska kunna få inblick i verksamheten och kunna ta del av vilka resultat som uppnås. Genom en resultatoch kvalitetsberättelse redovisas också de mål som enheten arbetat med under året. Vår enhet Verksamhetsbeskrivning Presentation av enheten Hemtjänsten Huskvarna Norr verkar för att kunden ska erhålla livskvalitet i ordinärt boende. Varje kund får en kontaktman och tillsammans utformas en genomförandeplan. Självbetämmande och inflytande tillsammans med en salutogent förhållningssätt präglar mötet med den enskilde. Huskvarna hemtjänst finns nära kunden och arbetar för att vardagen ska fungera. Ambitionen är att våra insatser ska gynna kundens möjligheter att bo kvar i hemmet och att kunna leva ett så självständigt liv som möjligt. I mötet med hemtjänstpersonalen ska kunden uppleva trygghet och respekt samt känna omtanke i den vardagliga kontakten. Medarbetare i hemtjänsten ska ha "Det goda mötet" i fokus och kunden ska få en upplevelse av att vi utför vårt arbete med hög kvalitet, kontinuitet och med ett värdigt bemötande. Verksamheten bygger på bra samarbete och god kommunkation mellan medarbetare och samverkanspartners. Gruppen utgår från lokaler på Grännavägen och arbetar mot Norrängen, Kaxholmen och Skärstad. Hemtjänstgruppen består av 20 medarbetare. Enhetschef är Ulrika Lengqvist. Arbetsgruppen har genom utbildning, erfarenhet och intresse utvecklat kompetens att bemöta människor med mycket varierade behov, önskemål och förutsättningar. Särskilda händelser i år I september 2017 fick verksamheten möjlighet att delta i "Projekt delade turer". Mycket arbete har gått åt för att diskutera och förbereda för att gå igång med ett nytt schema 180115. Till följd av projektet har två nya medarbetare rekryterats. Det är brist på undersköterskor som söker tjänster så 3
dessa är tillsatta med vårdbiträden. Verksamheten har tappat tre undersköterskor till Hemteam som startade upp i området i september/oktober. Hemtjänsten har många kunder med stora omvårdnadsbehov tex palliativa och svårt sjuka och bristen på utbildad personal gör att det är en utmaning för hemtjänsten att tillgodose dessa kunders behov. Kvalitetsarbete En verksamhet med kvalitet följer de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Socialtjänsten i Jönköpings kommun redovisar kvalitet ur fem olika perspektiv. Hållbart samhälle Medborgare- Vad tycker de medborgare som behöver vår hjälp? Verksamhet - Hur säkerställer vi en god kvalitet i vårt utförande? Arbetsgivare - Hur skapar vi ett arbetsklimat som leder till god kvalitet i vårt utförande? Ekonomi - Hur hanterar vi våra resurser? 4
Hållbart samhälle Uppföljningsbara mål Minska den totala energianvändningen av el i verksamheten Målet har nåtts eller förväntas nås Mätningar visar att den totala energianvändningen på socialförvaltningen 2015 var 2 892 kwh/årsarbetare. Minskningen kan ske genom att i större utsträckning reducera onödig användning av el samt i större utsträckning välja energisnåla produkter då sådana alternativ finns att tillgå Verksamheten beställer de varor som är avtalade av upphandlingsenheten. Minska den totala energianvändningen för persontransporter med bil Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts En långsiktig målsättning är att kommunens energianvändning ska minska med minst 20 % mellan 2009-2020. Mätningar visar att den totala energianvändningen på socialförvaltningen 2015 var 1 086 kwh/årsarbetare. Minskningen kan ske genom att i större utsträckning använda alternativa färdmedel så som gång, cykel, kollektivtrafik eller andra tekniker som minskar behovet av transporter. Det geografiska området innebär långa sträckor mellan kunderna. Önskemål om tid gör att det blir mycket körning fram och tillbaka mellan områden och besök. 5
Medborgare Brukarundersökning hemtjänst Beskrivning För att kunna utveckla kvaliteten är det viktigt att återkommande fånga åsikterna hos de medborgare som kommer i kontakt med verksamheten. Resultaten är hämtade från den nationella brukarenkäten vad tycker de äldre om äldreomsorgen (Socialstyrelsen, 2017). Tabellen visar andel nöjda (%) med insatserna i hemtjänsten. Med nöjda avses svaren alltid/oftast eller mycket bra/ganska bra. Saknas siffror för enheten innebär det att färre än 7 personer har besvarat enkäten. Överlag har verksamheten mycket bra siffror i brukarenkäten, frågor som har förbättrats sedan 2016 är: "Personalen kommer på avtalad tid" från 79% 2016 till 93% 2017. "Kan påverka vilka tider man får hjälp" från 61% 2016 till 66% 2017. Verksamheten kommer under 2017 fortsätta arbeta med de frågor som har lägst värde i enkäten. Resultatindikator Enhet Jönköpings kommun Jönköping län Riket Får bra bemötande från personalen - hemtjänst Personalen brukar informera om tillfälliga förändringar - hemtjänst Har lätt att få kontakt med personalen vid behov 100 98 98 97 74 78 73 68 68 80 80 79 Personalen kommer på avtalad tid 93 88 87 85 Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Kan påverka vid vilka tider man får hjälp - hemtjänst Personalen tar hänsyn till brukarens egna åsikter och önskemål - hemtjänst Vet vart man vänder sig med synpunkter och klagomål - hemtjänst 100 93 93 89 66 71 63 61 97 93 89 87 83 71 66 64 6
Uppföljningsbara mål Ökat andelen kunder som upplever att de kan påverka vilka tider personalen kommer. Mål 70%. Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts 2016 var andelen 61% Resultat 2017 66% vilket är en förbättring mot föregående år men målet är inte uppnått. Öka andelen kunder som upplever att de får information om tillfälliga förändringar. Mål 75% Målet har nåtts eller förväntas nås 2016 var andelen 71% Resultat 2017 74% vilket anses som godkänt och rimligt. Det händer mycket med kort framförhållning i hemtjänsten och det är svårt att hålla alla kunder uppdaterade. För de som det är viktigt för har vi skapat bra rutiner och ansvarsfördelning mellan processamordnare och kontaktman. Öka andelen kunder som upplever att det är lätt att få kontakt med Hemtjänsten. Mål 80% Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås 2016 var andelen 69% Resultat 2017 68%. Processamordnare finns på plats vid flera tillfällen varje vardag. Gruppen lyssnar av telefonsvarare minst fyra ggr per dag och återkopplar till de som ringt. Målet följer med 7
till 2018. Synpunktshantering Beskrivning Genom att löpande fånga upp synpunkter (beröm, klagomål och förbättringsförslag) är målet att löpande kunna åtgärda orsakerna till synpunkterna och därigenom förbättra verksamheten. I tabellen nedan visas antalet synpunkter som registrerats för enheten i det digitala systemet för synpunktshantering. Ett fåtal klagomål och förbättringsförslag har inkommit via synpunkthanteringssystemet. Flera har inkommit direkt till medarbeterna men har inte registrerats i systemet. Det som kommer direkt till medarbetarna är synpunkter på förbättringar men ofta mycket positiva synpunkter på att kund uppskattar hjälpen och tycker att hemtjänsten fungerar mycket bra. Resultatindikator Enhet Jönköpings kommun Förbättringsförslag 1 Klagomål 4 Beröm 8
Verksamhet Systematiskt förbättringsarbete Grunden för utveckling av en arbetsplats är att arbeta systematiskt med förbättringsarbete. Ett viktigt inslag är att uppmärksamma och försöka arbeta med att förbättra det som gått fel. Förbättringsarbetet ska genomsyra arbetsplatsen och genom årlig egenkontroll görs en granskning av hur långt enheten kommit. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av det systematiska förbättringsarbetet där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. Detta område är med som ett mål under verksamhet och arbete pågår i att göra alla medarbetare delaktiga och skapa tydlighet. Dokumentation Varje år görs en egenkontroll av dokumentationen genom stickprov. De områden som granskas är bland annat att dokumentationen ska vara lätt att följa, innehålla relevant information och att det inte ska finnas kränkande formuleringar. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av dokumentationen där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. Den slumpmässiga undersökningen visar att har en aktuell genomförandeplan men om man tittar på alla kunder så är det bara 73% som har det och det tas med till 2018. I övrigt finns det små förbättringsområden men överlag ser det mycket bra ut. 9
Kvalitetsrevision Socialtjänsten genomför kvalitetsrevisioner av enheterna, som har sin utgångspunkt i nationellt reglerade krav om egenkontroll. Syftet med kvalitetsrevisionen är att se hur kvalitetsarbetet organiseras. Resultatet av kvalitetsrevisionen ger en bild av hur systematisk enheten är i det arbetet. Däremot ska inte omdömet i kvalitetsrevisionen tolkas som en fullständig bild av vilken kvalitet som finns inom enheten. Revisorns kommentar 2016 Revision Huskvarna Norr Verksamheten är en omorganiserad verksamhet med medarbetare från olika arbetsgrupper som i januari 2016 slogs samman till en enhet. I och med detta har det enligt enhetschefen inte skrivits någon resultats och kvalitetsberättelse för 2015.Av samma orsak finns det inget underlag från någon brukarundersökning under året, vilket skulle behövas för att kunna arbeta systematiskt med kvalitetsförbättring. Det framkommer dock vid revisionen att verksamheten till viss del har påbörjat arbetet med ständiga förbättringar, men det sker ännu inte systematiskt. Chefen för verksamheten uttrycker att hon kan se att det kommer arbetas mer med att använda förbättringsverktyg så som förbättringstavla, fem S och fiskbensdiagram. Men för att kunna komma dit behöver arbetsgruppen få mer kunskap/utbildning i förbättringsarbete och vad detta innebär. Chefen ser några kommande förbättringsområden vara; rambeslut, social dokumentation samt att åskådliggöra förbättringsarbetet. De som representerar verksamheten vid revisionsbesöket berättar att verksamheten arbetar genom att man fördelar ansvaret för olika förbättringsområden och har områdesansvariga för att hålla rutiner uppdaterade och aktuella. Ett exempel är bland annat framtagande av rutiner vilka placeras i en rutinpärm. Verksamheten kan använda detta som ett gott exempel och implementera vid liknande delar i verksamheten. 10
Det framgår även att verksamheten arbetar med händelser. Detta är en viktig del i förbättringsarbetet och verksamheten uppmuntras att fortsätta arbeta vidare med att registrera både negativa och positiva händelser. Verksamheten har relevanta och uppföljningsbara mål i sin verksamhetsplan, men behöver fortsatt arbeta med att implementera dessa i hela personalgruppen. Verksamheten hade inte tillräckligt med svarande på medarbetarenkäten för att erhålla ett underlag från denna. Utrymme på arbetstid kommer att ges för årets enkät för att försöka öka deltagandet i årets enkät. Revisionen genomfördes 2016-08-18 Emma Lindström och Thomas Teike Nästa revision genomförs 2018 Händelsehantering För att kunna utveckla verksamhetens kvalitet är det viktigt att hela tiden hitta områden som behöver utvecklas och förbättras. En del av detta är att kartlägga de händelser som uppstår i vardagen. Genom att klargöra möjliga orsaker och arbeta med åtgärder och uppföljning kan verksamhetens kvalitet förbättras. I tabellen nedan visas de områden där flest händelser rapporterats under året. Antalet registrerade händelser är lågt. Vid APT och APK framkommer att mer händer än vad som registreras i systemet. Arbete pågår med att förbättra händelserregistreringen. Under en vecka gjorde enheten en egen mätning som visade på ett antal händelser som leder till fortsatt arbete inom olika förbättringsområden. Resultatindikator Utfall Läkemedel 0 Omvårdnad Socialtjänst 1 Kommunikation/information 3 Dokumentation 0 Fall 39 Säkerhet 3 Kost 1 11
Uppföljningsbara mål Arbeta utifrån rambeslut Målet har nåtts eller förväntas nås Av de beställningar som verksamheten fått från handläggare under året har endast ett fåtal varit rambeslut. Gällande dessa har varje kontaktman följt de riktlinjer som finns gällande rambeslut. En del medarbetare har i egenskap av kontaktman ej kommit i kontakt med detta under året. Kontinuitet för kunden Målet har nåtts eller förväntas nås Kunden ska ej ha mer än 12 olika medarbetare på 14 dagar. Snittet per kund är 10,5. Extra hänsyn tas till de som är palliativa, har en demens eller annan ohälsa där man är känslig för många olika medarbetare kommer på insatser. 100% ska ha en aktuell genomförandeplan Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås Resultat 2016 80% Snitt 2017 73% vilket är en försämring från 2016, målet kommer att följa med till 2018. Löpande utbildning i kontaktmannaskap och genomförandeplan för nya medarbetare har inte funnits under året. Det finns ett behov av det då personalomsättningen har varit hög under året. 12
Förebygga smittspridning i Hemtjänsten. Målet har nåtts eller förväntas nås Alla medarbetare ska utifrån gällande rutiner arbeta aktivt för att förebygga smittspridning Resultat från mätningar som gjorts sex ggr under året visar god följsamhet gällande basala hygienrutiner. Anvisade hjälpmedel används och medarbetarna följer ansvisningar gällande smycken, naglar, hår mm. Mål för 2018 är att alla ska byta om på arbetsplatsen. Kompetensutveckling Målet har nåtts eller förväntas nås Årlig utbildning i samband med delegering har genomförts, alla medarbetare har själva valt områden som var diabetes, allmän sjukvård, palliativ vård och psykisk hälsa. Alla har gått tandvårdsutbildning samt fått delegering på insulin och inohep. Två medarbetare har gått utbildning "Psykisk hälsa", två har gått "Suicidprevention" och en har gått utbildning i basala hygienrutiner. Två medarbetare har gått utbildning i schemaläggning och bemanningsplanering genom Projekt delade turer. Genomförandeplan Genomförandeplanen utgår ifrån den enskildes synpunkter och önskemål och är ett sätt att utifrån framtagna dokumentationsrutiner säkerställa individens inflytande och delaktighet på det individuella planet. I genomförandeplanen tydliggörs strukturen för genomförandet av insatsen och uppföljningen av densamma. Genomförandeplanen är grunden för den enskildes stöd. Hur enheten organiserar och utför arbetet, med genomförandeplanen som grund, är därför viktigt. Redovisas under målet. Resultatindikator Utfall 13
Resultatindikator Utfall Personer som har/hade en aktuell genomförandeplan 73% Personer som har/hade varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplanen. 100% 14
Arbetsgivare Om medarbetarna mår bra är det till fördel för den vård, omsorg, stöd och behandling som ska utföras åt kommunens medborgare. I Jönköpings kommun finns det också särskilda mål med det personalpolitiska arbetet, som innebär att kommunen har särskilt högt satta ambitioner vad gäller att vara en bra och attraktiv arbetsgivare. Medarbetarundersökning Medarbetarundersökningens frågor mäter Hållbart Medarbetarengagemang, HME, genom de tre frågeområdena ledarskap, motivation och styrning. Resultatet avser medelvärdet för frågeområdet, skala 1-5 där 5 är bäst. 2017 års medarbetarenkät visar på en förbättring inom områden som handlar om ledarskap och styrning, motivation ligger på samma positiva värde som föregående år. Resultatindikator Enhet Nämnd Ledarskap 4,1 4 Motivation 4,1 4,2 Styrning 4,1 4,2 Personalstatistik Enligt VIP 2017-2019 ska sjukfrånvaron minska. Särskild vikt ska ägnas kvinnor eftersom sjukfrånvaron är avsevärt högre bland dem än bland män. Vidare ska enligt VIP timanställningar minska och hållas på en balanserad nivå utifrån behovet. Uppföljning görs därför av timlön som andel (%) av den totala arbetstiden. Jämförelse görs med värdet för nämnden. Antalet timmar utförda av timanställda redovisas även omräknat till antal årsarbetare. Uppföljning görs också av fyllnadstid och övertid. Under första delen av året var sjuktalen låga men efter sommaren har de ökat pga ett felrtal delstidssjukskrivningar. Rehabutredningar är gjorda och några är tillbaka helt i arbete igen. Orsakerna bakom sjuksrivningarna är delvis ensilda angelägenheter men också att man upplever arbetet som pressat och stressigt. Andelen timavlönade ligger högt men har under november december minskat till 11%. Verksamheten är med i "Projekt delade turer" och en del i det är att öka grundbemanningen och ha en be- 15
redskap för planerad och oplanerad frånvaro. Detta kommer fortgå under 2018. Resultatindikator Enhet Nämnd Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 9,6 8,4 Fyllnadstid som andel (%) av den totala arbetstiden Antal timmar fyllnadstid omräknat till årsarbetare Övertid som andel (%) av den totala arbetstiden 0,8 1,3 0,15 33 1,3 1 Antal timmar övertid omräknat till årsarbetare 0,23 24 Timlön som andel (%) av den totala arbetstiden 25,3 19 Antal timmar timlön omräknat till årsarbetare 4,57 485 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, årligen göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta för att kartlägga om rutinerna för arbetsmiljöarbetet följs. Under året har löpande riksbedömningar och handlingsplaner gjorts gällande schema samt arbetsmiljö hos enskild kund. Verksamheten finns på Grännavägen 22B och fastighetsägaren har fått till sig att åtgärda värme, brandlarm samt möjligheten till att använda motorvärmare till verksamhetens fordon. Vissa åtgärder har vidtagits och andra väntar vi på och är inget vi kan påverka. Resultatindikator Enhet Nämnd Har besvarat formulär om uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete för aktuellt år. Ja Uppföljningsbara mål Sjukfrånvaro. Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts Bibehålla en låg sjukfrånvaro. 16
Under första delen av året var sjuktalet lågt men efter sommaren har de ökat pga ett flertal delstidssjukskrivningar. Rehabutredningar är gjorda och några är tillbaka helt i arbete igen. Orsakerna bakom sjuksrivningarna är delvis ensilda angelägenhete men också att man upplever arbetet som pressat och stressigt. Andelen timavlönade ligger högt men har under november december minskat till 11%. Verksamheten är med i "Projekt delade turer" och en del i det är att öka grundbemanningen och ha en beredskap för planerad och oplanerad frånvaro. Detta kommer fortgå under 2018 och i projektet kommer medarbetarna få möjlighet att ha friskvård på arbetstid och genomgå friskvårdsprofil på kommunhälsan. Utvärdering kommer att göras. Arbetsmiljö Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts Synliggöra och förebygga risker i arbetsmiljö hos kund. Ansvar ligger på skyddsombud och kontaktman och diskuteras på APT. Arbetet har påbörjats och kommer att fortsätta under 2018. Alla medarbetare ska vara delaktiga i arbetet med ständiga förbättringar Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts Skapa struktur och tydlighet kring förbättringsarbetet Alla medarbetare har minst ett ansvarsområde. Rollerna och tidsåtgång behöver tydliggöras och arbetet med det kommer fortsätta under 2018. Ett fåtal händelser är registrerade i händelsehanteringssystemet. Egna mätningar har gjorts under året för att ringa in förbättringsområden att arbeta vidare med. 17
Psykosocial arbetsmiljö Målet har nåtts eller förväntas nås Förbättra värden i medarbetarenkäten Verksamheten gick under hösten med i Projekt delade turer och har under hela hösten diskuterat hur man ska arbeta vidare med det. Det har bidragit till att gruppen kännt sig orolig för vad som kommer hända framöver och varit en bidragande orsak. Svårigheten att rekrytera utbildade undersköterskor är något som oroar gruppen. Hemtjänsten få ta hand om kunder med stora omvårdnadsbehov och det är viktigt att kompetens och kunskap finns annars känner man sg otillräcklig i arbetet vilket sänker motivationen.förbättringsområden har identifierats i gruppdiskussioner på APK. Gruppen är gemensamt överens om att det är viktigt med ett bra bemötande mot varandra, lyssna på varandra och ta tillvara allas olika kompetenser. Medarbetarnas upplevelse inom områdena ledarskap och styrning har förbättrats. 18
Ekonomi Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr) Verksamheten har inte en ekonomi i balans. Under året har det varit svårt att följa upp medarbetarnas utförandegrader då det tekniska systemet inte varit tillförlitligt. Se mer under mål ekonomi. Verksamhet Budget Utfall Avvikelse Total -1 142 Uppföljningsbara mål Öka utförd tid hos kund till genomsnitt 67% av arbetad tid. Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås 2016 var utförd tid hos kund 65% av arbetad tid. 2016 var utförandegraden 65% och då blev det ekonomiska utfallet negativt. 2017 sattes målet till 67% men pga tekniska fel i systemen finns inget korrekt utfall för hela året. De månader som är tillförlitliga visar på en utförandegrad på 59% vilket är sämre än målet. Trots det så upplever personalen att det är svårt att hinna med restid och paus i arbetet. Det geografiska området som verksamheten täcker är stort och ofta ska korta besök utföras med lång restid mellan. Verksamheten har 10 bilar och en kostnad för det på 525 tkr/år. Kontenuerliga uppföljningar per medarbetare har gjorts de månader systemen har fungerat. Samplanering med närliggande hemtjänstgrupper sker regelbundet och utlåning till andra grupper har skett löpande över året. Flera medabetare har varit i andra hemtjänstgrupper och upplevt det som positivt. 19
Mer information I den här resultat- och kvalitetsberättelsen finns en bild av enhetens resultat och arbetet för att förbättra kvaliteten. Vill du veta mer kan du tala med våra medarbetare, men också själv söka information på: Jönköpings kommun - www.jonkoping.se (sökord KKIK) Öppna jämförelser - Resultat i jämförelse med andra kommuner - www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser Inspektionen för vård och omsorg - www.ivo.se Socialstyrelsen - www.socialstyrelsen.se 20