Granskning av kommunens bygglovsprocess

www.pwc.se Revisionsrapport Said Ashrafi Simon Löwenthal Granskning av kommunens bygglovsprocess Januari 2018 Mora kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Revisionsfråga och kontrollmål...3 2.3. Metod och avgränsning...4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Allmänt om bygglov...5 3.2. Organisation, bemanning...5 3.2.1. Roller och ansvarsfördelning...5 3.2.2. Mål och uppdrag... 6 3.2.3. Bemanning... 6 3.2.4. Ärendevolym och komplexitet...7 3.3. Rutiner för bygglovsprocessen...9 3.4. Uppföljning av verksamheten...11 3.5. Kompetensutveckling... 12 3.6. Kontroller och uppföljning av kundnöjdhet... 13 Mora kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna har utifrån sin riskanalys bedömt att det är väsentligt att kommunens bygglovsprocess är tillfredsställande och har därför beslutat om att ge i uppdrag att genomföra en granskning kring bygglovsverksamheten. Granskningen har genomförts genom intervjuer med berörda tjänstemän inom stadsbyggnadsförvaltningen och dokumentstudier av styrdokument, sammanställningar samt annan relevant dokumentation. Vår revisionsfråga har varit att bedöma om byggnadsnämndens hantering av bygglovsprocessen är effektiv och ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning är att byggnadsnämndens hantering av bygglovsprocessen har inom vissa delar varit effektiv och ändamålsenlig under 2017. Bedömningen bygger på bedömning av nedanstående kontrollfrågor. Gult kontrollfrågan är delvis uppfyllt och grönt kontrollfrågan är uppfylld. Kontrollfrågor Bedömning Har stadsbyggnadsförvaltningen en tillfredsställande organisation och bemanning som svarar upp mot ärendenas volym och komplexitet? Finns rutiner för bygglovshanteringen som syftar till en effektiv bygglovsprocess? Sker uppföljning löpande av att verksamheten lever upp till fastställda mål och lagstiftningens krav? Erhåller bygglovhandläggare ändamålsenlig kompetensutveckling i samband med förändringar i plan- och bygglagen? Sker kontroller och uppföljning av kundnöjdhet på ett ändamålsenligt sätt som utvecklar och förbättrar bygglovsverksamheten? Mora kommun 1 av 14

Vi konstaterar att det inte är helt tillfredställande att lagstiftningens intentioner kring handläggningstider inte fullt ut uppnås idag. Detta ska dock ses i ljuset av att förvaltningen arbetat med ett stort antal äldre bygglovsärenden utöver de ärenden som inkommit löpande under året. Byggenheten har även drivit ett rekryteringsarbete de senaste åren och anser sig till efter årsskiftet, när den senast rekryterade påbörjar sin anställning, vara fullt bemannade för att hantera bygglovsprocessen. Vi bedömer dock att nämnden genom internkontrollplanen behöver ge tydligare styrning avseende personalresurser och behov av framtida kompetensförsörjning. Vi bedömer att nämnden behöver säkerställa att det påbörjade arbetet med upprättande av rutiner och mallar slutförs för att ge förutsättningar för att uppnå de beslutade målen. Granskningen ger indikationer på att nämnden kan behöva ta ytterligare åtgärder för att leva upp till sitt tillsynsansvar. I nuläget har enheten prioriterat bort tillsynsärenden på grund av att de inte varit fullbemannade. Den strategi som funnit för hanteringen av tillsynsärenden har därmed inte kunnat implementeras fullt ut. Vår bedömning är att nämnden behöver följa upp att så att det pågående arbetet med tillsynsplanen fortsätter för att ge förutsättningar till att hantera den stora ärendemängden. Eftersom byggenheten upplever arbetet mot två nämnder som inte helt problemfritt bör kommunen göra en utvärdering av den nuvarande samarbetsformen mellan Mora och Orsa kommun. Utvärderingen bör syfta på att ge svar på om samarbetet i dess nuvarande struktur kan säkerställa en ändamålsenlig och effektiv bygglovsverksamhet utifrån ett långsiktigt perspektiv. Mora kommun 2 av 14

2. Inledning 2.1. Bakgrund Bygglovshanteringen och kommunens roll styrs och regleras i plan- och bygglagen (PBL). Bra service till bygglovssökande är viktigt för kommunen och för utvecklingen av verksamheten. Kraven på en snabb hantering av bygglov har ökat utifrån förändringar i PBL. Byggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter inom följande områden: Fysisk planering och byggande enligt plan- och bygglagen. Bostadsanpassningsbidrag. Mät- och kartfrågor samt geografiska informationssystem, GIS. Fastställande av lägenhetsnummer. Vidare ska byggnadsnämnden ta beslut i de frågor som kommunfullmäktige delegerat till nämnden och yttra sig och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd. Byggnadsnämnden ska verka för en god byggnadskultur och en estetisk tilltalande stads- och landskapsmiljö. Nämnden ska också ta de initiativ som behövs i frågor om planläggning, byggande och fastighetsbildning. För att kunna ta dessa initiativ krävs att man följer utvecklingen inom kommunen ur plan- och byggnadssynpunkt. Enligt kommunplanen för 2017 (med utblick 2108-2019) är bygglovssidan fortfarande hårt pressad. Ärendeingången har under en längre period stadigt ökat och prognosen är att denna trend kommer att hålla i sig. Även plansidan upplever ett högt tryck av ökad ärendemängd. Behoven av planläggning är stora. Mot bakgrund av detta har revisorerna i sin riskanalys bedömt att det är väsentligt att kommunens bygglovsprocess är tillfredsställande och har därför beslutat om att ge i uppdrag att genomföra en granskning kring bygglovsverksamheten. 2.2. Revisionsfråga och kontrollmål Den övergripande revisionsfrågan är att bedöma om byggnadsnämndens hantering av bygglovsprocessen är effektiv och ändamålsenlig? Följande kontrollfrågor har formulerats: Har stadsbyggnadsförvaltningen en tillfredsställande organisation och bemanning som svarar upp mot ärendenas volym och komplexitet? Finns rutiner för bygglovshanteringen som syftar till en effektiv bygglovsprocess? Sker uppföljning löpande av att verksamheten lever upp till fastställda mål och lagstiftningens krav? Mora kommun 3 av 14

Erhåller bygglovhandläggare ändamålsenlig kompetensutveckling i samband med förändringar i plan- och bygglagen? Sker kontroller och uppföljning av kundnöjdhet på ett ändamålsenligt sätt som utvecklar och förbättrar bygglovsverksamheten? 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med tjänstemän vid stadsbyggnadsförvaltningen. Vidare har, bland annat, följande dokument och sammanställningar granskats; rutin/processbeskrivningar, ärendestatistik, löpande rapportering till nämnden, styrdokument, delegationsordning, resultat av 2016 års NKI-uppföljning. Följande personer har intervjuats: Tommy Ek, förvaltningschef Per-Olof Olsson, bygglovschef Andreas Ytterberg, byggnadsinspektör Rasmus Öhrén, byggnadsinspektör Susan Gref, bygglovsutredare Ulla Björklund, nämndsekreterare Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de inblandade och intervjuade i granskningen. Mora kommun 4 av 14

3. Granskningsresultat 3.1. Allmänt om bygglov En ny omarbetad PBL trädde ikraft 2 maj 2011 och innebar en omfattande uppdatering av regelverket. Lagändringen innebar bland annat att; Besked om bygglov ska lämnas inom högst 10 veckor med möjlighet till maximalt 10 veckors förlängning. Klimat och miljöhänsyn ska tas. Bättre kontroll av byggandet genom tekniskt samråd, arbetsplatsbesök och slutsamråd. Bygglovet vinner laga kraft. Den senaste uppdateringen av PBL trädde ikraft den 1 januari 2015. Syftet med lagändringen var att göra processen enklare och mer effektiv. Möjligheten till att avvika från en detaljplan utökades bland annat genom ett tillägg i PBL 9:31 b; en avvikelse får göras om åtgärden är av begränsad omfattning och nödvändig för att området ska kunna användas eller bebyggas på ett ändamålsenligt sätt. 3.2. Organisation, bemanning 3.2.1. Roller och ansvarsfördelning Nuvarande organisation innebär att två nämnder har delat ansvar för uppgifterna inom plan- och byggnadsväsendet och att de har den närmaste insynen över byggnadsverksamheten enligt Plan- och bygglagen (PBL). Detta eftersom stadsbyggnadsförvaltningen hanterar bygglovsprocessen för såväl Mora kommun som Orsa kommun och en sammanslagning av nämnderna inte har genomförts. Samarbete sker genom avtal där både utredningsuppgifter och beslutanderätt har delegerats till tjänstemän i stadsbyggnadsförvaltningen i Mora kommun. Enligt uppgifter är personal som hanterar bygglov anställda såväl i Mora kommun som i Orsa kommun. Nämnderna ansvarar även för att säkerställa att övriga uppgifter som enligt annan lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggnadsväsendet. Byggnadsnämnden i Mora fullgör kommunens uppgifter inom följande områden: Fysisk planering och byggande enligt plan- och bygglagen Bostadsanpassningsbidrag Mät- och kartfrågor samt geografiska informationssystem, GIS Fastställande av lägenhetsnummer Vidare ska byggnadsnämnden ta beslut i de frågor som kommunfullmäktige delegerat till nämnden samt yttra sig och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd. Mora kommun 5 av 14

Stadsbyggnadsförvaltningen, som består av en plan-, kart- och byggenhet, ligger underordnad Mora kommuns byggnadsnämnd samt Orsa kommuns byggnadsnämnd. Inom förvaltningen är det byggenheten som handlägger frågor om förhandsbesked, strandskyddsdispenser, anmälningsärenden, tillsynsärenden, bostadsanpassningsbidrag, bygg-, mark- och rivningslov samt byggnaders tekniska egenskaper. Stadsbyggnadsförvaltningens arbete mot två nämnder från två olika kommuner upplever inte byggenheten som helt problemfritt. Problemen uppges bland annat bestå i att det är administrativt tungt att arbeta mot två nämnder, att också bemanna två kontor på olika platser är något att beakta som resurs- /personalkrävande. 3.2.2. Mål och uppdrag Styrdokumenten utgörs av byggnadsnämndens reglemente, delegationsordning styrkort och nämndplan. Stadsbyggnadsförvaltningen tolkar sitt uppdrag utifrån de politiskt beslutade målen i nämndens styrkort kopplat till kommunfullmäktiges vilja. Vid genomgång av erhållna underlag har vi noterat fyra politiska mål med bäring på bygglovsverksamheten. Två är direkt hänförliga till bygglov respektive tillsynsärenden, medan två är hänförliga på ett mer övergripande plan. Dessa fyra mål återfinns i nämndplanen för 2017 och är formulerade enligt nedan: Kostnadseffektiv verksamhet och organisation. - Målet följs upp avseende budgetföljsamheten. Tillräcklig bemanning efter behov. - Målet följs upp genom att utreda förutsättningar för förstärkning. Effektiv handläggning av bygglov och bygganmälan. - Målet följs upp avseende andel bygglov som kunnat handläggas på max 10 veckor alternativt 10 + 10 veckor där förlängningsbeslutfattats. Bygganmälan inom fyra veckor. Målet är att 100 % av bygglov och bygganmälan ska handläggas enligt utsatt tid. Upprätta tillsynsplan. - Målet är att tillsynsplan ska upprättas under 2017. 3.2.3. Bemanning Totalt arbetar 25 medarbetare inom förvaltningen, varav elva arbetar inom byggenheten. Den består för närvarande av tre byggnadsinspektörer, två bygglovsutredare, tre administratörer, en receptionist/kundmottagare, bygglovschefen samt en som har ansvar för bostadsanpassningsbidrag. Enheten befinner sig för närvarande i en rekryteringsprocess av ytterligare en byggnadsinspektör. Mora kommun 6 av 14

I samband med sakavstämningen har vi erhållit uppgifter om att byggenheten emellertid inte kommer att vara fullt bemannad efter årsskiftet. Målet är tillsätta tjänsten så snart som möjligt. Stadsbyggnadsförvaltningen har inga dokumenterade befattningsbeskrivningar men övergripande gäller att arbetet avseende bygglov fördelas per byggnadsinspektör under gemensamma möten där samtliga nyinkomna bygglovsärenden gås igenom. Ärendet hanteras sedan av administratörer, bygglovsutredare samt byggnadsinspektörer inom sina respektive områden. Det är byggnadsinspektörerna som i slutändan beslutar i bygglovsärendet. Däremot har byggnadsinspektörerna inte befogenhet att avslå en ansökan, utan då går ärendet vidare till byggnadsnämnden med en rekommendation att avslå. Under intervjuerna nämns det att byggnadsnämnden i vissa fall har gått emot byggnadsinspektörernas rekommendationer. Avseende bemanningssituationen har samtliga intervjuade vittnat om att det varit hög belastning under 2016-2017. Det har, bland annat, berott på att bygglov- och bostadsanspassningsenheten gått igenom en generationsväxling kombinerat med ett ökat antal bygglovsansökningar samt införandet av ett nytt ärendehanteringssystem. Det pågår fortfarande ett visst arbete kring hopslagningen av Mora kommuns och Orsa kommuns stadsbyggnadsförvaltningar, vilket har påverkat arbetsbelastningen. Nyligen uppmärksammades även att det fanns ett stort antal äldre bygglovsansökningar som inte hanterats, men enligt intervju har majoriteten av dessa äldre ärenden nu hanterats. Den höga arbetsbelastningen avseende bygglovsärenden har inneburit att ej akuta tillsynsärenden under en tid har prioriterats bort och i nuläget uppskattas till flera hundra stycken. Nyrekryteringar till byggenheten samt prioritering av bygglovsansökningar har inneburit att majoriteten av nya bygglovsärenden kan hanteras i tid samt att majoriteten av alla äldre ärenden nu har hanterats. Under intervjun med bygglovschefen uppgavs att en nyanställd ska börja sin anställning efter årsskiftet och att enheten då anses vara fullbemannad avseende administrativ personal. Däremot pågår, tidigare nämnt, ett arbete med att anställa ytterligare en byggnadsinspektör. 3.2.4. Ärendevolym och komplexitet Som nämndes tidigare kännetecknas verksamheten av en hög arbetsbelastning. På byggenhetens möten, där samtliga inkomna bygglovsansökningar gås igenom, görs en fördelning till byggnadsinspektörerna. Fördelningen görs, bland annat, utifrån att de mer erfarna inspektörerna får de mer komplexa ärendena. I följande tabell framgår antalet ärenden, typ och fördelning mellan dessa. Mora kommun 7 av 14

Tabell 1 Antal pågående byggärenden Ärendetyp 2014 2015 2016 2017 t o m juli ink bygglov, marklov, rivningslov 363 370 393 214 ink förhandsbesked 22 38 36 21 ink anmälningsärenden 133 247 143 75 ink strandskyddsdisp separata 6 19 12 11 ink bostadsanpassning 107 75 86 73 ink tillsynsärenden 44 32 54 34 övriga, ovk vent hiss lantm förr mm 166 125 145 68 841 906 869 496 I statistiken syns att antal lovärenden har ökat kontinuerligt de senaste tre åren, totalt antal ärenden verkar däremot ligga vid en relativt stabil nivå. Däremot uppges att ärenden den närmsta tiden har varit mer komplexa än tidigare. I bokslutet 2016 nämns att en aspekt av stor vikt är att behålla personalen och att bibehålla en god arbetsmiljö trots det ansträngda läget med ett ökande antal ärenden. Även 2016 hade byggnadsnämnden som mål att andel bygglov som kunnat handläggas på max 10 veckor alternativt 10+10 veckor där förlängningsbeslut fattats skulle uppgå till 100 %. För verksamhetsåret 2016 uppgick andelen till 86 %. Hittills under 2017 uppgår andelen till totalt 91 %. Dokumentationen visar att bygglov- och bostadsanpassningsenheten inte fullt ut har kunnat hantera det lagstadgade kravet på beslut om lov inom 10 veckor. Likt tidigare nämnt har byggenheten prioriterat bort tillsynsärenden för att optimera deras möjlighet att kunna meddela beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från att den fullständiga ansökan inkommit. Det finns dock inget politiskt beslut om bortprioritering av tillsynsärenden. Bedömning kap 3.2 Organisation, bemanning Detta är inte helt tillfredställande att lagstiftningens intentioner kring handläggningstider inte fullt ut uppnås idag. Detta ska dock ses i ljuset av att förvaltningen arbetat med ett stort antal äldre bygglovsärenden utöver de ärenden som inkommit löpande under året. Mora kommun 8 av 14

Byggenheten har även drivit ett rekryteringsarbete de senaste åren och anser sig till efter årsskiftet, när den senast rekryterade påbörjar sin anställning, vara fullt bemannade för att hantera bygglovsprocessen. Det är även först då byggenheten anser sig kunna göra en djupare analys över eventuellt framtida behov av utökade resurser. Granskningen ger indikationer på att byggnadsnämnden kan behöva: Genom internkontrollplanen, ge tydligare styrning avseende personalresurser och behov av framtida kompetensförsörjning. Ta ytterligare åtgärder för att leva upp till sitt tillsynsansvar. I nuläget har byggenheten prioriterat bort tillsynsärenden och det finns ingen tydlig strategi för att hinna hantera såväl gamla som nya tillsynsärenden. Däremot uppgavs det under intervjun att det pågår ett arbete med att utforma en tillsynsplan. Eftersom byggenheten upplever arbetet mot två nämnder som inte helt problemfritt bör kommunen göra en utvärdering av den nuvarande samarbetsformen mellan Mora och Orsa kommun. Vi bedömer därmed att stadsbyggnadsförvaltningen delvis har en tillfredsställande organisation och bemanning som svarar upp mot ärendenas volym och komplexitet. Med hänsyn till ovan är det framöver nödvändigt att en kontinuerlig uppföljning görs av byggenheten möjligheter att hantera såväl bygglovsärenden som tillsynsärenden. 3.3. Rutiner för bygglovsprocessen Förvaltningens fyra byggnadsinspektörer är de som har ansvar för bygglovsprocesserna. Tidigare fungerade även bygglovschefen delvis som byggnadsinspektör, men har numera enbart det övergripande ansvaret för byggenheten. I processen arbetar byggnadsinspektörerna tillsammans med administratörer och bygglovsutredare. I intervjuerna uppgavs det att byggenheten försöker arbeta så mycket som möjligt efter principen rätt person på rätt plats för att få en effektiv process. Vilket, bland annat, innebär att byggnadsinspektörerna inte börjar hantera ett ärende förrän det anses komplett och har gått via samtliga remissinstanser. Enligt uppgift kan det ta mellan 4-8 veckor innan ett ärende anses komplett och når byggnadsinspektörerna. Hanteringen inleds med att det varje onsdag görs en genomgång av samtliga nyinkomna ärenden. Dessa gås igenom och fördelas till byggnadsinspektörerna. Under mötet görs även en lista på vad som eventuellt måste kompletteras för respektive ärende. Det är sedan administratörerna som ansvarar för att skicka ut dessa till de sökande för komplettering. För bygglov- och rivningsärenden som avser Orsa kommun är det en av bygglovsutredarna som sköter kontakten för eventuella kompletteringar. Mora kommun 9 av 14

Från och med november 2017 ska bygglovsutredarna även hantera infordringarna för bygglovs- och rivningsärenden som avser Mora kommun. Utöver det tar bygglovsutredarna bland annat fram kartunderlag och bestämmelser. När ansökan anses komplett och når byggnadsinspektörerna tar det, enligt uppgift, generellt en dag att fatta beslut om ansökan. Om ett eventuellt beslut om förlängning av handläggningstiden krävs uppges den vanligaste orsaken vara att det ska hinna dras på ett nämndmöte. För löpande frågor har byggenhetens administratörer telefontider under hela arbetsdagen. Byggenheten har även besökstid mellan 13:00-15:30. Byggnadsinspektörerna i sin tur har telefontider 10:00-12:00, men det finns även möjlighet att boka in möten. Byggenheten driver för närvarande ett omfattande processarbete där en ny processplan har tagits fram och ska implementeras under 2018. I processplanen tydliggörs rollerna och ansvaret från ax till limpa i bygglovsprocessen och har utvecklats under en längre tid i form av ett levande dokument. Den följer i grunden det arbetssätt som används i nuläget, med tillägget, likt tidigare nämnt, att bygglovsutredarna även ska hantera infordringar för ärenden avseende Mora kommun. I samband med sakavstämningen förtydligade byggenheten att det med den nya processplanen kommer att bli en stor skillnad för administrationen, där de tre bygglovsassistenterna roterande kommer att arbeta med samma arbetsuppgifter, och därmed även kunna ersätta varandra vid behov, vilket bedöms minska sårbarheten i ärendehandläggning. Likaså kommer byggenheten bland annat lägga över samtliga Orsahörande ärenden till assistenterna. Byggenheten bedömer att det kommer att skapa förutsättningar att kunna arbeta på samma sätt för Mora och Orsa kommuner, vilket byggenheten inte gör i dagsläget. Utöver det har byggenheten även tagit fram ett förslag på ett fysiskt ärendehanteringssystem, där det ska gå att följa var ett ärende befinner sig i bygglovsprocessen innan det slutligen når byggnadsinspektörerna. Under våra intervjuer har det uppgetts att det i nuläget är problematiskt att se i vilken del i bygglovsprocessen ett ärende är och med att det inte finns någon ändamålsenlig funktion för detta i det digitala ärendehanteringssystemet. Avseende tillsynsärenden fördelas dessa utifrån en prioriteringsordning enligt Akut till Ej brådskande. Enheten har även avsatt torsdagar att ägnas åt tillsynsärenden. Det uppges däremot vara svårt att hålla denna strategi eftersom enheten är i behov av ytterligare en byggnadsinspektör. Bedömning kap 3.3 Rutiner för att hantera bygglovsprocessen Byggenheten har ett väl inarbetat arbetssätt med en tydlig rollfördelning. Detta ska även tydliggöras ytterligare i form av den processplan för hantering av bygglovsärenden som håller på ett utformas och ska implementeras under 2018. Ytterligare sker ett utvecklingsarbete avseende den fysiska ärendehanteringen där det ska tydliggöras var i organisationen samt bygglovsprocessen ett ärende befinner sig. Mora kommun 10 av 14

Detta arbete, tillsammans med att majoriteten av byggenhetens äldre ärenden har färdigställts, bör innebära att handläggningen av bygglovsärenden i framtiden ska kunna nå upp till lagens krav. Enligt nämndmål ska enheten färdigställa en tillsynsplan under 2017 och ett arbete pågår med detta. Enhetens nuvarande strategi har inte kunnat aktualiseras fullt ut eftersom de för närvarande inte är fullt bemannade. Vi bedömer därmed att det delvis finns ändamålsenliga rutiner för bygglovshanteringen som syftar till en effektiv bygglovsprocess. 3.4. Uppföljning av verksamheten I nämndens styrkort för 2017 framgår mätetal, målvärde och aktiviteter kopplade till nämndens mål. Kostnadseffektiv verksamhet och organisation. - Målet följs upp avseende budgetföljsamheten. Tillräcklig bemanning efter behov. - Målet följs upp genom att utreda förutsättningar för förstärkning. Effektiv handläggning av bygglov och bygganmälan. - Målet följs upp avseende andel bygglov som kunnat handläggas på max 10 veckor alternativt 10 + 10 veckor där förlängningsbeslut fattats. Bygganmälan inom fyra veckor. Målet är att 100 % av bygglov och bygganmälan ska handläggas enligt utsatt tid. Upprätta tillsynsplan. - Målet är att tillsynsplan ska upprättas under 2017. Ytterligare uppföljning sker genom förvaltningens internkontroll plan. I internkontrollplanen för 2017 har vi noterat följande kontrollmoment: Rutin Kontrollmoment Ansvarig kontrollant Kontroll metod Styrdokument När sker rapportering Ärendehantering Kontroll av POIT Nämndsekretera re Stickprov Plan- och bygglagen Årsredovisning I verksamhetsplan för 2017 framgår att byggnadsnämnden ska medverka till att uppfylla kommunfullmäktiges mål om bl.a. Mora ska vara ett hållbart samhälle Mora kommuns verksamheter ska bedrivas med god ekonomisk hushållning Mora ska vara knutpunkt och motor i regionen Mora kommun 11 av 14

Mora ska vara kultur-, upplevelse- och aktivitetscentrum Mora ska vara ett tryggt samhälle för alla Mora kommuns verksamheter ska präglas av delaktighet och inflytande I nämndplanen inför 2017 gjordes även bedömningen att ytterligare förstärkningar behövde ske under året, vilket har genomförts. Den ekonomiska redovisningen återges till nämnd i samband med delårsrapport och årsredovisning. Vi har erhållit sammanträdesprotokoll för redogörelsen av delårsrapporten 2017. I tabellen nedan syns hur den ekonomiska redovisningen presenteras för nämnden. Det ekonomiska resultatet för perioden januari augusti 2017 visar ett överskott på 621 tkr. Bedömning kap 3.4 Uppföljning av verksamheten Uppföljningar i byggnadsnämnden genomförs i samband med delårsrapport och årsredovisning. Dessa görs med avsikt på såväl ekonomin som att handläggningen av bygglov lever upp till lagens krav. Avseende nämndens mål kan vi konstatera att förvaltningen har genomfört förstärkningar under året samt att budgetföljsamheten är god. Arbetet med tillsynsplanen har påbörjats och planen är att den ska färdigställas under verksamhetsåret. Avseende målet, och lagens krav, om att handläggningen av bygglov, når förvaltningen inte helt upp till målet om 100 % utan hamnar för närvarande på 91 %. Därmed bedömer vi att byggnadsnämnden uppfyller målet att löpande följa upp att verksamheten lever upp till fastställda mål och lagstiftningens krav. 3.5. Kompetensutveckling Av intervjuer framgår att personalen har en adekvat utbildning och erfarenhet för att klara hanteringen av de frågor som faller under byggenhetens ansvarsområde. Mora kommun 12 av 14

Byggenhetens arbetar aktivt med att personalen ska få gå på utbildningar som är relevanta för respektive roll. Byggnadsinspektörerna får, exempelvis, gå på byggnadsinspektörsträffar och utbildningsdagar. Uppfattningen utifrån intervjuerna är att enheten, trots sin höga arbetsbelastning, får tid till relevant kompetensutveckling. Enligt uppgift finns det även interkommunala samarbeten där byggnadsinspektörer från närliggande kommuner gärna kommer till Mora för att diskutera eventuella frågor. Bedömning kap 3.5 Kompetensutveckling Vår bedömning är att medarbetare vid byggenheten ges god möjlighet till kontinuerlig och ändamålsenlig kompetensutveckling inom ramen för sitt arbete. Därmed bedömer vi att kontrollmålet är uppfyllt. 3.6. Kontroller och uppföljning av kundnöjdhet Kommunen har med hjälp av företaget Mind Research genomfört en NKIundersökning för 2016. Kundenkäten skickades ut till 221 personer varav 163 av dessa svarade, vilket ger en svarsfrekvens på 74 %. Utifrån resultatet från NKI-undersökning framgår bland annat; I undersökningen anges att det som påverkar det totala indexet mest är parametrarna Effektivitet, Kompetens och Bemötande. Kommunens totalt NKI avseende bygglov hamnar på 69, vilket uppges vara godkänt. Det mått som fått lägst betygsindex är Effektivitet som hamnade på 61. Kompetens och Bemötande har ett betygsindex på 76 respektive 75. Övriga parametrar är rättssäkerhet, tillgänglighet och information. Dessa har betygsindex 75, 73 respektive 68. Likt tidigare nämnt hamnar kommunens NKI för bygglovshanteringen på 69, vilket är övre delen i gruppen Godkänt. Mellan 70-80 är gruppen Högt medan över 80 anses vara Mycket högt. Under intervjuerna nämns att de äldre ärendena som har arbetats bort de senaste året troligtvis påverkar statistiken negativt, varför de bör finnas potential att få betydligt bättre betygsindex framöver. Det kan, exempelvis, vara möjligt att det har påverkar att måttet Effektivitet fått lägst betyg av samtliga kontrollerade mått. Bedömning av kap 3.6 kontroller och uppföljning av kundnöjdhet Mätningen ger indikationer på att majoriteten av de tillfrågade är nöjda med byggenhetens bemötande och service. Mora kommun 13 av 14

Däremot finns det, likt tidigare nämnt, omständigheter från äldre ärenden som kan ha haft en negativ påverkan på resultatet. Detta indikerar att det finns ytterligare potential till bättre betygsindex i kommande undersökningar. Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. 2018-01-09 Said Ashrafi Projektledare Micaela Hedin Uppdragsledare Mora kommun 14 av 14