Sida 1(11) Årsredovisning 2016 Regionstyrelsen 12. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Regionstyrelsens eget formulerade mål Regionstyrelsens uppsiktsaktiviteter och insatser för att stärka den interna styrningen och kontrollen ska stödja styrelsers och nämnders arbete för att nå verksamhet i balans De områden där VGR uppvisar obalans är framförallt tillgänglighet till vissa delar av vården, kompetensförsörjning och, för några verksamheter, ekonomisk obalans. Åtgärder inom området tillgänglighet och kompetensförsörjning har redovisats tidigare under mål/fokusområden. Här redovisas insatser av mer generell karaktär för att stärka styrningen. Regionstyrelsens årliga uppsiktsaktiviteter har genomförts enligt plan. Regionstyrelsens presidium har haft uppföljningsmöten med de nämnder som inte klarar en verksamhet i balans. Särskilt ägarstöd har under året genomförts för Kungälvs sjukhus och Alingsås lasarett. Slutrapport har lämnats till respektive styrelse och möten har genomförts med berörda presidier. Uppföljande presidiemöten sker i början av 2017. Inom ramen för arbetet med koncernens ledningssystem pågår översyn av och rutiner för styrande dokument, samordning av projekt som påverkar flera förvaltningar och tydligare styrning av arbetet med budget och verksamhetsuppföljning. Uppdragshandlingar för koncernövergripande tjänstemannagrupper
Sida 2(11) som bidrar i styrning och ledning har tagits fram. Arbetet fortsätter enligt plan under 2017. Nämnders och styrelsers arbete med riskanalyser och planer för intern kontroll utvecklas positivt. Se vidare under avsnitt 5.3. Förslag till ny policy för intern styrning kommer att redovisas för regionstyrelsen. Policyn ska beslutas av regionfullmäktige. Genomförandet av produktionsstyrning pågår. Se redovisning under avsnitt 3.2. Koncernkontoret samverkar med sjukvårdsförvaltningarna för att precisera det fortsatta arbetet med omställning av vården för att möta framtidens utmaningar. Dessa områden är o Utveckla den nära vården o Koncentration för kvalitet och tillgänglighet o Digitala vårdformer/tjänster Koncernledning hälso- och sjukvård har under hösten arbetat fram en förändringsagenda för 2017 med prioriterade aktiviteter som stödjer denna inriktningsamt andra viktiga områden i Budget 2017:
Sida 3(11) o Lägga kartan för den nära vården o Fastställa en tydlig plan för koncentration av vård i Västra Götaland o Öka användandet av digitala vårdtjänster o Förbättra väntetiderna till vården o Utveckla och införa personcentrerat arbetssätt o Stärka arbetsgivarvarumärket Inom ramen för omställningen har en projektorganisation formats som säkerställer en samordnad projektering och genomförande. Samband och beroenden med andra pågående projekt har identifierats, till exempel Göteborgssjukvården. Den regiongemensamma styrningen och uppföljningen av upphandlingar/inköp stärks: o Ny inköpspolicy och nya riktlinjer är beslutade. Implementeringsplan för 2017 har tagits fram. o Avtalsföljsamhet mäts genom leverantörstrohet och förbättringar kan ses. En djupanalysmodell är framtagen i samarbete med NU-sjukvården.
Sida 4(11) Beslut om nya ägardirektiv har tagits för VGR:s hel- och majoritetsägda bolag samt riktlinjer till primärvårdsstyrelsen om vårdvalsverksamhet i egen regi. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse Fullmäktige Regionfullmäktige har haft sju sammanträden. Bland de frågor som regionfullmäktige beslutat om under 2016 kan nämnas: ny inköpspolicy miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017 2020 programdirektiv för 3R Framtidens vårdinformationsmiljö och upphandling av kärnsystem regionalt trafikförsörjningsprogram 2017 2020 handlingsplan för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter IS/IT-policy - IS/IT för ett gott liv Regionstyrelsen/Koncernkontoret Koncernkontorets verksamhetsplan 2016 har i sina huvudsakliga delar genomförts enligt plan. Verksamhetsplanen innehöll följande aktiviteter: Samordna och driva prioriterade mål och fokusområden i budget 2016 Utveckla ett koncerngemensamt ledningssystem Genomföra en administrativ förenkling Förbättra ärendehanteringsprocessen Gemensamt skapa en värdegrund för Koncernkontoret
Sida 5(11) Genomföra nytt chefsutvecklingsprogram och ny medarbetarutbildning i Koncernkontoret. Vissa av aktiviteterna, exempelvis, chefsutveckling, koncerngemensamt ledningssystem och införandet av Public 360 som ett led i en förbättrad ärendehanteringsprocess sträcker sig in i 2017. Medarbetarutbildningen i offentlighetens tjänst har hållits vid ett 30-tal tillfällen under året. De flesta medarbetarna på Koncernkontoret har gått utbildningen och mottagandet har varit mycket positivt. Under hösten öppnades utbildningen även för andra förvaltningar. Under 2017 kommer i offentlighetens tjänst vara en del av VGR:s kursutbud i kurskatalogen. Under 2016 genomfördes även ett särskilt utvecklingsprogram för medarbetare som främst arbetar som ledningsstöd till koncernstabschefer och koncernavdelningschefer, program för lärande. Utvecklingsprogrammet har bland annat varit inriktat på förändringsledning. En värdegrund för Koncernkontoret har tagits fram gemensamt av kontorets medarbetare och presenterades i samband med Koncernkontorsdagen i oktober. Koncernkontorets värdegrund sammanfattar de beteenden och arbetskultur som ska prägla Koncernkontoret och uttrycks i tre meningar: Tillsammans gör vi varandra framgångsrika Vi lyssnar in, vi lyssnar av Feedback bidrar till vår utveckling En utvärdering av Koncernkontorets verksamhet har genomförts. Resultatet av utvärderingen visar att Koncernkontoret har flera utvecklingsområden att arbeta vidare med för att nå de mål som satts upp. Resultaten av
Sida 6(11) utvärderingen ligger till grund för de prioriterade aktiviteterna i 2017 års verksamhetsplan. Regiongemensamma specialistverksamheter Inom Koncernkontoret finns fyra regiongemensamma specialistverksamheter: Regionalt cancercentrum väst (hälso- och sjukvårdsstyrelsen uppdragsgivare) Registercentrum Västra Götaland (hälso- och sjukvårdsstyrelsen uppdragsgivare) PKMC, Prehospitalt och KatastrofMedicinskt Centrum (regionstyrelsen uppdragsgivare). Smittskydd Västra Götaland (regionstyrelsen uppdragsgivare). PKMC Den 1 september 2016 överfördes PKMC från koncernstab hälso- och sjukvård till koncernstab utförarstyrning och samordning. Den 1 januari 2017 bildades enheten för prehospital samordning. I enhetens uppdrag ingår att inom ramarna för de regionala uppdraget bidra till att de prehospitala resurserna utnyttjas mer optimalt. Inom enheten koordineras liggande sjuktransporter, cirka 37 000 uppdrag per år, samt uppdraget att koordinera måltidsuppehåll och raster för personalen inom VGRs prehospitala verksamhet. En marginell ökning av antalet ambulansuppdrag per år har skett (totalt
Sida 7(11) cirka 220 000 uppdrag per år). Andelen larm med högsta prioritering (prio 1) har ökat med 9 %, andelen larm med prio 3 har minskat. Måluppfyllelse kopplat till insatstid 90 % inom 20 minuter visar på en försämring under 2016 jämfört med 2015. På grund av högt tryck på akutintag och vårdavdelningar har förvaltningar uttryckt önskemål om aktiv styrning till alternativa akutintag. Det innebär längre transporter och minskad tillgänglighet vilket påverkar insatstiden. För att kompensera de ökade insatstiderna har förvaltningarna genomfört förbättringar, till exempel fler avtal med räddningstjänst (IVPA), SMS-livräddarprojektet och alternativa enmansbemannande resurser (bedömningsbilar och single responder). Smittskydd Västra Götaland Efter årets inledande intensiva influensasäsong blev huvudfokus 2016 den stora tillströmningen av asylsökande till Västra Götaland. Ett omfattande arbete med smittskyddsutbildning av personal inom asylboenden, vårdpersonal, frivilligarbetare och poliser genomfördes. I samarbete med Asylenheten och Centrala barnhälsovården utarbetades riktlinjer för att underlätta hälsoundersökningar av asylsökande och papperslösa samt uppföljande kompletteringsvaccinationer. Antalet fall av tuberkulos fortsatte att öka under det första halvåret. Flera av tuberkulosfallen hade anknytning till boenden för asylsökande. Riktad smittspårning och uppföljande informationsinsatser har genomförts. De nationella utbrotten av två olika varianter av tarmbakterien EHEC fortsatte under hela våren. Kartläggning, och smittspårning skedde fortlöpande i samarbete med Folkhälsomyndigheten och Livsmedelsverket. Med anledning av ökningen av könssjukdomarna syfilis och gonorré har
Sida 8(11) riktade preventiva insatser vidtagits med information främst till riskgrupperna. Planeringen för en sprutbytesverksamhet för att förebygga och minska risken för blodsmitta bland intravenösa missbrukare pågår. Förebyggande insatser och vaccininformation har genomförts avseende TBE (fästingöverförd hjärninflammation). Under året har kostnadsfri rotavirusvaccination till spädbarn införts. Under hösten ha sedvanliga förberedelser inför influensavaccinering genomförts med föreläsningar och information till verksamheter och allmänhet. IS/IT Arbetet med att förenkla och förtydliga styrningen av IS/IT i VGR har fortsatt med IS/IT-direktören som ny ägare av styrmodellen: Aktiviteter för att få bättre följsamhet av styrmodellen på verksamhetssidan. Ett antal problem har identifierats; grundläggande förutsättningar för och gemensam grundsyn av IS/IT-styrmodell saknas samt svårigheter att få bemanning till objekten. En förbättrad regional beredningsprocess, vilken ska bli klar under 2017. Fortsatt arbete med den modell som är framtagen för kategorisering av IT-komponenter, som syftar till att tydliggöra ansvarsfrågan för
Sida 9(11) de olika ingående delarna i förvaltningsarbetet av IS/IT-stöd. Förvaltnings- och utvecklingsplanen för 2017 är gemensamt framtagen av alla objekt utifrån verksamheternas behov. Framtidens vårdinformationsmiljö Det viktigaste programmet när det gäller IS/IT-stöd är Framtidens vårdinformationsmiljö, 3R FVM. Målet är en hållbar och modern sammanhållen informationsmiljö som kan möta behov och krav från såväl invånare som verksamhet. Programmet ska upphandla ett kärnsystem eller kliniskt vårdinformationssystem som kommer vara det framtida system som vårdpersonal använder som sitt huvudsakliga stöd. Förberedelser inför upphandlingen har pågått under året och ansökningsinbjudan har gått ut. En politisk styrgrupp är tillsatt för arbetet. Samarbete med Stockholms läns landsting och Region Skåne fortsätter, men separata upphandlingar görs. VGR IT Under året har VGR IT fokuserat på de prioriterade aktiviteterna: Förbättrad stabilitet för IT-miljön och en framtidssäkrad infrastruktur Förbättrad leverans av uppdrag Redo för FVM (applikationer) Förbättrad styrning av IS/IT
Sida 10(11) Förbättrad ärendehantering genom att etablera SPOC Stärka VGR IT:s kultur Förbättrad ekonomihantering för IS/IT Stärka kundrelationer Det är tio år sedan VGR IT bildades och verksamheten har idag nått många av de effekter som var syftet med sammanslagningen 1 januari 2007, som till exempel en regional IT- och telefonimiljö. I april invigdes den sista i raden av VGR:s nya datahallar. Datahallen på NÄL är en av fyra i VGR och ett resultat av den femårsstrategi som VGR IT arbetat fram tillsammans med sjukhusen i syfte att öka säkerheten i verksamhetens lokaler, säkra ITdriften och minska antalet datahallar. I mars nåddes en milstolpe när införandet av AsynjaVisph var helt klart. Cirka 6000 användare inom öppen- och slutenvård i stora delar av Närhälsan och habiliteringen använder det gemensamma journalsystemet. Ett annat viktigt införande som inleddes är det regiongemensamma operationsplaneringsystemet i VGR. Under året har VGR IT gjort ytterligare anpassningar i organisationsstrukturen. Två nya enheter bildades; Vårdsystem och Administrativa system. Genom att förena objekt- och linjeorganisationen har objekten stärkts och fått tydligare tillgång till resurser och kompetens. En större konsultväxling är genomförd som innebär att växla 50 konsulter mot 50 anställda under 2016 och lika många till under 2017.
Sida 11(11) Kundnöjdhetsmätningen visar att VGR:s verksamheter har förtroende för VGR IT och tycker att medarbetarna har hög kompetens. Support, drift och bygg- och flyttuppdrag är man extra nöjd med, medan vägen in för olika beställningar fortfarande är otydlig med svåra verktyg och PC-utbytet har fungerat dåligt. I december lanserades en förbättrad ärendeanmälan till VGR IT med sex nya formulär för IT, program, telefoni, pekplatta, skrivare och övriga beställningar. Det medför även effektiviseringar i VGR ITs egen ärendehantering vilket på sikt kommer leda till kortare handläggningstider. VGR IT:s 10-årsjubileum uppmärksammades på VGR IT-dagen i december då ca 500 medarbetare samlades för en gemensam inspirationsdag.