samhällsskydd och beredskap PM 1 (5) Enheten för övning Förtydligande inför komplettering av ansökan om 2:4-medel för deltagande i totalförsvarsövning TFÖ 2020 Detta förtydligande är tänkt att vara en hjälp vid kompletteringar av de ansökningar av medel från anslag 2:4 Krisberedskap som lämnats in till MSB i september 2018. Kompletteringarna ska vara MSB tillhanda senast den 7 december 2018. Två mallar har tagits fram för att underlätta arbetet, dels en mall för länsstyrelse som samordnar andra aktörers deltagande i enlighet med sitt geografiska områdesansvar, dels en mall för myndighet som inte samordnar andra aktörer. Generellt för dessa ansökningar gäller att medel från anslag 2:4 Krisberedskap endast får sökas för merkostnader som deltagande i TFÖ medför. Således inte för sådana kostnader som faller under ansvarsprincipen. Underlag I Planeringsanvisningar för deltagande aktörer i planering av Totalförsvarsövning 2020 (MSB, den 21 juni 2018) framgår att varje aktör finansierar sina egna kostnader under planering, genomförande och utvärdering av TFÖ 2020. Där framgår även hur kostnadsansvaret fördelas mellan TFÖ 2020 och deltagande aktörer. I bilaga två till planeringsanvisningarna ( Möjlig resursåtgång ) finns exempel på uppskattad tidsomfattning för gemensamma aktiviteter inom projektet TFÖ, dvs planeringsaktiviteter som projektledningen för TFÖ 2020 ansvarar för (planeringskonferenser, skrivarstugor, övningsgenomförande, utvärderingskonferens, etc.). Därutöver tillkommer tid för förberedelser av egen organisation, samt eventuell samordning av andra aktörers deltagande. I Förtydligande TFÖ 2020 och 2:4-ansökningar (MSB, den 13 juli 2018) finns förtydligande om kriterier och principer för finansiering av deltagande i TFÖ 2020. I övrigt gäller förstås MSB:s generella Finansieringsprinciper, Anslag 2:4 Krisberedskap liksom Inriktning anslag 2:4 Krisberedskap 2019. MSB-51.1
samhällsskydd och beredskap PM 2 (5) Översyn och komplettering av texter i ansökan Generella beskrivningar och texter I mallarna med exempel finns förslag till texter för de delar i ansökan som avser det som projektansvarig aktör ska fylla i. Eftersom MSB och Försvarsmakten ansvarar för projektet TFÖ 2020 har färdiga texter tagits fram under rubrikerna Projektsammanfattning, Motivering till varför projektet ska finansieras av medel från anslag 2:4, Prioriterade områden och Åtgärder. Dessa texter kan användas och klistras in under ovanstående rubriker. Ingångsvärde Ange med kryss vilka perspektiv som ni avser att beakta i TFÖ 2020. Behov och effekter Fyll i de behov som ni har av att delta i TFÖ 2020, samt de effekter som ert deltagande syftar till att uppnå. Var finns behovet dokumenterat? Ange var ert behov finns dokumenterat. Projektbeskrivning Fyll i så utförligt som möjligt vad ert deltagande i projektet ska resultera i och hur projektets genomförande och förväntade resultat svarar mot det behov som beskrivits ovan. Ange även om tillämpligt vilka avgränsningar som gjorts och vad som inte ingår i er del av projektet. Beskriv också hur projektet ska användas av er organisation. Aktiviteter Under rubriken aktivitetsplan ska framgå era planerade aktiviteter såväl under planering, genomförande som utvärderingen av övningen. Tydliggör era egna aktiviteter i förhållande till respektive övningsaktivitet (1 Central samverkan, 2 Regional samverkan, 3 Operativ samverkan, 4 Nationell samverkan) som ni avser delta i. Ange dels deltagande i projektets gemensamma aktiviteter (om projektledningen ansvarar för), dels eventuella aktiviteter för att samordna samverkande partners deltagande i planering, genomförande och utvärdering (dvs aktörer som inte själva får söka 2:4-medel). Obs! Här tas endast aktiviteter upp som omfattas av ansökan (dvs inte t.ex. interna kunskapshöjande aktiviteter eller förövningar, utveckling av totalförsvarsförmåga inom egen organisation eller aktiviteter som i övrigt omfattas av ansvarsprincipen).
samhällsskydd och beredskap PM 3 (5) Implementering av resultat Ange hur ni avser implementera resultatet av ert deltagande i TFÖ 2020 i er organisation efter genomförd övning. Gör kopplingar till erfarenhetshanteringen. Målgrupper Ange med kryss vilka som är målgrupper för er del i projektet, dvs vems förmåga som ska stärkas genom er del i projektet. Samverkanspartner Ange den samverkan som ni gör med aktörer som själva inte får ansöka om medel från anslag 2:4 Krisberedskap (t.ex. inom geografiskt områdesansvar, med landsting/regioner, privata aktörer, frivilligorganisationer, etc.). Ni behöver inte ange alla aktörer som deltar i TFÖ 2020. Tips för beräkningar Projektets gemensamma budget inkluderar projektets styrning och övergripande planering, samt gemensamma kostnader för gemensamma aktiviteter i form av exempelvis planeringskonferenser, gemensamma skrivarstugor, gemensamt genomförande, utvärderingskonferenser, med mera. Detta ansöker inte deltagande aktörer 2:4-medel för. Utgå i era beräkningar från de övningsaktiviteter som ni avser delta i mot bakgrund av den information som ni fick under startmötet. Gör beräkningar utifrån den uppskattade tidsomfattning som projektledningen presenterade i Planeringsansvisningar för TFÖ 2020 (MSB, juni 2018). Där framgår uppskattad tidsomfattning dels för de gemensamma aktiviteter som projektledningen ansvarar för, dels för respektive aktörs deltagande för LÖL, LU och kommunikatör per övningsaktivitet. Därutöver kan ytterligare tid behöva läggas på LÖL:s förberedelser av egen organisation, samordning av andra aktörer (exempelvis lokala och privata aktörer liksom frivilligorganisationer), regionala skrivarstugor och workshops, etc. Lön egen aktör Avser endast LÖL, LU, kommunikatör och eventuell samordnare (om man samordnar många andra aktörer, som inte kan anses falla under LÖL:s ansvar) Tidsomfattning som påverkar löneberäkningar: gemensamma aktiviteter i projektet som projektledningen ansvarar för, samt egna förberedelser inom LÖL och LU-uppdraget, liksom för kommunikation om projektet, samt eventuell samordning av andra aktörer (se samverkanspartners nedan).
samhällsskydd och beredskap PM 4 (5) Redovisa översiktligt beräkningar för LÖL, LU, kommunikatör och eventuell samordnare ( funktioner i mallen), utifrån ungefärligt antal arbetstimmar och månadslön. Lön samverkanspartners Ange de eventuella samverkanspartners som ni avser att samordna/samverka med inom övningen, som inte själva får söka 2:4- medel (exempelvis kommuner, landsting/regioner, privata aktörer, frivilligorganisationer, etc.). Ange inte alla andra myndigheter som projektledningen bjuder in att delta i övningen. Ange vilken/vilka aktörer som avses. Beräkna tid för samverkanspartners deltagande i regionala/lokala aktiviteter, egna förberedelser för projektet, regionala skrivarstugor, etc. Redovisa översiktligt beräkningar för samverkanspartners deltagande per aktör och funktion/roll, ungefärligt antal arbetstimmar och månadslön. Lön övande aktörer Denna rubrikpost har strukits och ska således inte fyllas i. Tjänster, t.ex. konsult Exempelvis för extern utvärdering, om detta inte kan/önskas ske internt. Exempelvis för samordning av privata/regionala aktörer, om detta inte kan ske internt eller genom samverkanspartner. Redovisa översiktligt vad konsult ska användas till, kompetens samt beräkningar av ungefärligt antal timmar och timkostnad. Resekostnader Resor till och från gemensamma projektaktiviteter (eventuella uppsamlingsplatser) för LÖL, LU och kommunikatör (samt ev. samordnare). Inkludera och redovisa logikostnader i resekostnaderna (i samband med gemensamma projektaktiviteter). Resor för eventuella samverkanspartners deltagande i regionala aktiviteter eller motsvarande. Ange ungefärligt antal personer som ska resa och antal resor. Fördela poster på egna respektive eventuella samverkanspartner resor.
samhällsskydd och beredskap PM 5 (5) Utbildning och konferenser Lokaler och konferenskostnader för eventuella regionala/ sektorsspecifika workshops, planeringskonferenser och övningstillfällen. Ange ungefärlig plats och antal deltagare. Fördela poster på egna respektive eventuella samverkanspartner tillfällen. Övriga kostnader Eventuella kostnader som inte inkluderats under ovanstående rubriker. Ange typ av kostnad och antal. Fördela poster på egna respektive eventuella samverkanspartner kostnader. Exempelvis säkerhetsåtgärder i samband med regionala/ sektorsspecifika workshops, planeringskonferenser och övningstillfällen. Bilaga till projektplan: Om övning Syfte med ert deltagande i TFÖ 2020 och förmågor som ska övas Beskriv varför ni avser delta i TFÖ 2020. Beskriv också vilken eller vilka förmågor från den senaste övningsinriktningen som ni avser öva. Deltagande i övningsaktiviteter Ange med kryss den eller de övningsaktiviteter som ni avser att delta i, utifrån den information som ni fick under startmötet. Bemanning Beskriv hur ni avser att bemanna de viktigaste projektrollerna (LÖL, LU, kommunikatör och ev. samordnare). Erfarenhetshantering Beskriv hur ni avser att ta hand om de erfarenheter som övningen och utvärderingen ger, exempelvis framtagande av åtgärdsplan och hur resultat och erfarenheter ska implementeras.