BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR BUN 2012.001 BRITT-MARIE LÖVQUIST SID 1/2 TF EKONOMIADMINISTRATIV CHEF 0858785171 BRITT-MARIE.LOVQUIST@VALLENTUNA.SE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll uppföljning 2012 Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Barn- och ungdomsnämnden har fastställt en rutinförteckning för intern kontroll. Barn- och ungdomsnämnden har 2012-02-21 beslutat att särskilt granska följande rutiner under 2012: - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete. - Skolpliktbevakning och frånvarorapportering för grundskola. Barn- och ungdomsförvaltningen har lämnat delårsrapport till Barn- och ungdomsnämnden 2012-10-23 där nämnden noterade uppföljningen och förväntar sig att en beskrivning av arbetet vad gäller dokumentation, utredning och analys av tillbud/skada/hot eller våld i skolorna i Vallentuna kommun ingår i slutrapporten av intern kontroll för 2012. Barn- och ungdomsförvaltningen lämnar härmed en uppföljning av ovanstående utvalda rutiner för 2012 och bifogar rapporter över utförd intern kontroll. Barn- och ungdomsförvaltningen ser vidare att ett fortsatt arbete behöver göras under 2013 gällande arbetet med rutiner kring dokumentation, utredning och analys av tillbud/skada/hot eller våld i skolorna i Vallentuna kommun. En arbetsgrupp har bildats för att arbeta vidare med ovanstående utvecklingsområde. Handlingar 1. Intern kontroll uppföljning 2012 2. Rutiner för frånrapportering och skolpliktsbevakning i grundskolan 3. Intern kontroll 2012 Delområden systematiskt arbetsmiljöarbete helårsrapport BUN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING 2012-12-03 DNR BUN 2012.001 SID 2/2 Eva Lod T.f. utbildningschef Ska expedieras till: Akten revisionen Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets ekonomiavdelning
2012-09-24 SID 1/4 Interna rutiner Frånvarorapportering och skolpliktsbevakning i grundskolan I skollagens (2010:800) sjunde kapitel finns regler om skolplikt och rätt till skolgång för barn bosatta i Sverige. Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för skolpliktsbevakning och därmed för att det finns klara och entydiga riktlinjer för hur de fristående och kommunala skolorna skall tillämpa lagens regler om skolpliktsbevakning och elevens rätt till lagstadgad undervisning. Vallentuna kommun vill genom detta dokument tydliggöra rutinerna och ansvarsförhållandena ytterligare, så att det klart framgår både för föräldrar/medborgare och berörda tjänstemän hur ansvarsfördelningen ser ut. Det har också funnits ett direkt önskemål från skolorna att vissa oklarheter reds ut. Föräldrar/vårdnadshavare har ansvar för att deras barn fullgör sin skolplikt. Om vårdnadshavare inte fullgör sitt ansvar kan huvudmannen vitesförelägga vårdnadshavare (7 kap 20, 23 skollagen) Kommunerna har ansvar för att ge eleven utbildning samt för att bevaka att eleverna fullgör sin skolplikt. För den fristående skolan är det styrelsen för skolan som har ansvar för att följa upp att alla elever fullgör skolplikten. Om en elev är ogiltigt frånvarande i betydande utsträckning ska huvudmannen snarast meddela detta till elevens hemkommun (7 kap 22 andra stycket skollagen). I följande situationer är det särskilt viktigt att det finns tydliga regler och rutiner för skolpliktsbevakning; - när en elev slutar vid en fristående skola under läsårstid, - när en skola stängs med kort varsel, - när en elev behöver få sin undervisning förlagd till någon annan plats än i skolan, - när elever vistas i utlandet under längre perioder samt - när elev uteblir från undervisningen. Referens till tillämpliga lagtexter lämnas vid respektive avsnitt. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns rutiner för frånvarorapportering av skolpliktiga ungdomar och är genomförd av Eva Lod tf utbildningschef och Anna Lanryd, skolutvecklare/skolexpert. Granskningens utfall Granskningens visar inga avvikelser. Skolorna följer de rutiner som är uppsatta. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
SID 2/4 Rutiner Vallentuna kommun har två olika rutiner för skolpliktsbevakning. I det ena fallet handlar det om att bevaka att alla elever får den utbildning som de har rätt till. I det andra fallet handlar det om att bevaka att elever fullgör sin skolplikt, dvs är närvarande i skolan så att de kan tillgodogöra sig utbildningen. Bevakning av skolpliktiga elevers rätt till utbildning Alla skolpliktiga barn som är folkbokförda i Vallentuna förs via folkbokföringsregistret in i systemet Extens. Systemet sorterar de elever som saknar skolplacering till en särskild lista, skolpliktsbevakningsrapporten. En tjänsteman vid Barn- och ungdomsförvaltningen bevakar listan en gång i månaden inför månadsutbetalningar av skolpengen. Tjänsteman med ansvaret för uppföljning av skolplikten skickar ett brev till vårdnadshavarna med uppmaning att kontakta förvaltningen och meddela vilken skola eleven går på. Kontaktar inte vårdnadshavarna kommunen skickas ett påminnelsebrev. Kontaktar fortfarande inte vårdnadshavarna kommunen skickas ett rekommenderat brev. Får kommunen fortfarande inget svar tar Socialförvaltningen över fallet. Vad gäller när en elev slutar vid en fristående skola? Huvudmannen, dvs. styrelsen för den fristående skolans ägare, ska enligt 7 kap 22 skollagen snarast lämna uppgift om detta till elevens hemkommun. Vad gäller när en skola stängs med kort varsel? Det är nödvändigt att den aktuella skolan kontaktar nämnden/förvaltningskontoret så fort som möjligt och i god tid före nedläggningen. Nämnden, i nära samarbete med främst representanter för den kommunala förvaltningen, tar reda på var det finns plats för enskilda elever eller hela klasser av elever. Föräldrars önskemål skall tillgodoses så långt det är möjligt. Ansvaret, för skolpliktsbevakningen och ansvar för att eleverna får plats i någon skola, ligger på elevens hemkommun, inte på den avlämnande skolan. Vad gäller när en elev måste få undervisning på annan plats än den egna skolan? Avstängning i vissa obligatoriska skolformer 5 kap. 14-16 skollagen En elev som stängs av från undervisning enligt skollagen kapitel om trygghet och studiero har alltid rätt till sin undervisning. Avstängning kan ske om det är nödvändigt med hänsyn till övriga elevers trygghet, om syftet med tidigare åtgärder inte uppnåtts och om eleven erbjuds kompensation för den undervisning eleven går miste om på grund av avstängningen. I en sådan situation kan undervisning förläggas till elevens hem under en kortare period. Denna typ av undervisning ges bara undantagsvis. Elevens skola har ansvaret för undervisningen. I detta fall skall nämnden informeras av rektor. Utbildning för barn och elever som vårdas på sjukhus eller annan motsvarande institution 24 kap. 17-19 skollagen BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
SID 3/4 Om ett skolpliktigt barn på grund av sjukdom vårdas på sjukhus eller liknande institution ska särskild undervisning anordnas på sjukhuset eller institutionen. Sådan undervisning ska anordnas av den kommun där institutionen är belägen. Utbildning i hemmet eller på annan lämplig plats 24 kap. 20-22 skollagen För elever som på grund av sjukdom inte vårdas på sjukhus eller motsvarande institution ska särskild undervisning anordnas i hemmet eller på annan lämplig plats. För att undervisningen ska kunna ske i hemmet krävs det att vårdnadshavarna samtycker till det. Den som är huvudman för den undervisning som eleven annars skulle ha deltagit i, ansvarar för undervisningen. Undervisningen ska även i denna situation så långt som möjligt motsvara den undervisning som eleven annars skulle ha deltagit i. Annat sätt att fullgöra skolplikten En elev kan få fullgöra skolplikten på annat sätt än vad som anges i lagen om följande tre förutsättningar finns: 1. Verksamheten framstår som ett fullgott alternativ till den ordinarie utbildningen 2. Om behovet av insyn i verksamheten kan tillgodoses 3. Om det finns synnerliga skäl. Det är kommunen som ska bedöma om förutsättningarna finns och därmed avgöra om eleven kan få denna möjlighet. Ett medgivande får bara lämnas för ett år i taget. Under tiden skall nämnden löpande pröva hur verksamheten utfaller. Om någon av förutsättningarna inte längre gäller så kan kommunen återkalla sitt medgivande. Återkallelsen kan gälla omedelbart. Ovanstående kan vara tillämpligt t.ex. vid tillfällen då en familj reser utomlands under en längre period. Om det gäller en elev i specialskolan avgörs frågan av Specialpedagogiska skolmyndigheten Vad gäller för hemundervisning på vårdnadshavarnas initiativ? Se ovan under avsnittet Annat sätt att fullgöra skolplikten. Vad gäller när en elev vistas utanför Sveriges gränser? Skolplikten är knuten till bosättning i landet enligt Skollagen 7 kapitel 2. En elev som är folkbokförd i landet, men som varaktigt vistas utomlands har inte skolplikt i Sverige. Om man har flyttat från Sverige råder varken skolplikt eller rätt att få grundskoleutbildning. Bevakning av att elever fullgör sin skolplikt Vad gäller för längre ledighet än 10 dagar? Om barnet bor i Sverige och önskar vara ledig från skolan i mer än tio skoldagar under ett läsår skall det finnas synnerliga skäl för att bevilja sådan ledighet. Rektor fattar beslut om ledighet (7 kap. 18 skollagen). Vid ledighet kortare tid än 10 dagar kan rektor delegera beslutsrätten. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
SID 4/4 Vad gäller när en elev uteblir från undervisningen? På grund av sjukdom Vårdnadshavare ska sjukrapportera sitt barn från första frånvarodagen. Vid sjukfrånvaro mer än 1 vecka kontaktar mentor hemmet för att informera om skolarbetet och tillsammans med vårdnadshavare planera vad eleven kan göra hemifrån. Efter 2 veckors sjukfrånvaro kontaktar skolhälsovården hemmet. En åtgärdsplan upprättas. På grund av annan orsak Om elev uteblir från skolan skall hemmet kontaktas samma dag. Om elev uteblir från undervisningen trots föräldrars försök att få barnet till skolan skall efter 1 vecka åtgärdsplan upprättas tillsammans med hemmet. Åtgärdsplan skall även upprättas när det inte går att komma i kontakt med vårdnadshavaren. Om elev, trots åtgärdsplan, fortfarande uteblir från skolan eller inte efterföljer gällande åtgärdsplan skall efter 1 vecka ärendet rapporteras till barn- och ungdomsnämnden samt socialtjänsten om detta inte tidigare gjorts. Om en elev har frånvaro, oavsett orsak, med mer än 50 % under en månad skall detta rapporteras till nämnden. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN 186 86 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 2 TFN: 08-587 850 00 FAX: 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-12-12 BUN 2012.001 SID 1/4 JENNIE BERGENDORFF SUSANNE DEBOURG HODDER HR-KONSULTER, KOMMUNLEDNINGSKONTORET BARN- OCH UNGDOMSSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll 2012 Systematiskt arbetsmiljöarbete Barn- och ungdomsnämndens internkontrollplan 2012 innehåller granskning av fyra områden där tre är olika delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete. De tre delområdena är 1) checklistor 2) fördelning av arbetsmiljöuppgifter 3) samordningsansvaret lokaler med flera brukare. Härmed redovisas delårsrapport över utförd intern kontroll 2012. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av tre delområden inom systematiskt arbetsmiljöarbete inom Barn- och ungdomsförvaltningen i Vallentuna kommun och är genomförd av Susanne Debourg Hodder, HR-konsult och Jennie Bergendorff, HR-konsult. Granskningens utfall Granskade rutiner innehåller några få avvikelser, men då dessa redan uppmärksammats tidigare och projekt startat för att åtgärda avvikelserna beräknar HR-konsult att utfallet ser mer positivt ut under 2013. Vallentuna kommuns och BUF systematiska arbetsmiljöarbete Delområde Checklistor: Vallentuna kommun har under våren 2012 kompletterat kommunens intranät med ett antal kommunrelevanta checklistor. Checklistorna kommer från företaget Prevent samt Arbetsmiljöverket och är tillgängliga för alla kommunens medarbetare att hitta. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 849 10 BUF@VALLENTUNA.SE
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-XX-XX BUN 2012.001 SID 2/4 Information har förts ut till rektorer samt huvudskyddsombuden om vart chefer och skyddsombud, med flera, kan hitta checklistorna. Delområde Fördelning av arbetsmiljöuppgifter: Vallentuna kommun har en blankett för delegering/uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter på intranätet. I rollen som rektor ingår ett självklart arbetsmiljöansvar enligt delegationsordning för respektive nämnd i Vallentuna kommun enligt chefsnivå 2. I samband med signering av anställningsavtal blir därmed arbetsmiljöansvaret aktuellt enligt gällande delegation och därför är det inte, i laglig mening, nödvändigt med en signerad blankett enbart för arbetsmiljöansvaret. På samma sätt har arbetslagsledarna på grundskolor och förskolor delegation inom arbetsmilöområdet enligt chefsnivå 3. Vallentuna kommun erbjuder årligen ett flertal utbildningar inom arbetsmiljöområdet för chefer (inklusive utvecklingsledarna) samt skyddsombud. I utbildningarna ingår avsnitt gällande fördelning av arbetsmiljöuppgifter samt innebörden av ansvaret När det gäller specifika lärarkategorier, exempelvis idrotts-, kemi-, och slöjdlärare samt vaktmästare behövs en skriftlig delegering av vissa uppgifter knutna till arbetsmiljö. Då kommunen har uppmärksammat behovet av ett tydligare innehåll om vad dessa uppgifter och ansvar innebär för de specifika tjänsterna pågår ett arbete hos HR-avdelningen och representanter inom BUF, i samarbete med företagshälsovården, för att skapa dessa. Arbetet är påbörjat inom projektet kring sporthallarna och fortgår under 2013. Under hösten har kommunen och huvudskyddsombuden förberett för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska hanteras efter att samverkansavtalet är uppsagt. Det kommer att skapas VAG (verksamhetsövergripande arbetsmiljögrupp på förvaltningsnivå) samt LAG (lokal arbetsmiljögrupp på gymnasiet), som regelbundet träffas från och med 2013. Dessa utgör skyddskommittéer. I detta arbete har även skyddsorganisationen förtydligats. Delområde Samordningsansvaret lokaler med flera brukare: Ett projekt pågår gällande arbetsmiljöansvaret i de sporthallar som finns på kommunens skolområden. Syftet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan barnoch ungdomsförvaltningen, fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnads-
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-XX-XX BUN 2012.001 SID 3/4 förvaltningen. Projektet syftar även till att strukturera och tydliggöra rutinerna för undersökning av arbetsmiljön, handlingsplaner samt uppföljning, både när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet samt vid riskobservationer, tillbud och skador på person och byggnad. Projektet är inte avslutat, men nuläget ser ut som följande: Det finns tydliggjort ansvarsområde för samhällsbyggnadsförvaltningen. Däremot behöver fritidsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen skapa tydligare gränsdragningar gällande ansvarsområden. Utöver det kommer arbetsuppgifter och ansvar att formuleras för viktiga roller utöver delegationsordningen, då främst idrottslärare, vaktmästare samt aktuella medarbetare på fritidsförvaltningen. Skador och tillbud Sammanställningen av 2012 års anmälda tillbud, skador och arbetssjukdom för hela barn- och ungdomsförvaltningen visar att 27 anmälningar inkommit totalt vid decembers början. Tjugo av årets anmälningar är tillbud, åtta skador och en sjukdom. Av de inkomna tillbuden är åtta stycken elevincidenter. Jämfört med år 2011, då trettiofem anmälningar kom in, var elva elevincidenter. Rapporteringen av tillbud och skador och av vad som är vad är i flera fall felaktiga och verkar vara svårt att hålla isär. Tidsåtgången för att fylla i en skadeanmälan är större och besvärligare än att fylla i anmälan av tillbud, vilket kan vara en förklaring. Från och med 2013 ska ett elektroniskt verktyg (KIA) användas för att anmäla och underhålla bland annat alla incidenter på person och byggnad, vilket kommer att underlätta såväl rapportering som hantering. Inom skolan förekommer det ofta anmälningar av halka och olyckshändelser men flera av händelserna handlar även om hot och våld från elev mot lärare. Det kan exempelvis vara verbala förolämpningar eller slag mot kropp. I de flesta fall har åtgärdshanteringen beskrivits och ett aktivt ställningstagande med inkopplande av skyddsombud har gjorts. Under hösten 2012 har en arbetsgrupp skapats som under våren 2013 ska arbeta med att ta fram ett underlag till Arbetsmiljödokument med beslut för BUN att ta ställning till under hösten 2013. Arbetsgruppens deltagare är Jennie Bergendorff, HR, Britt-Marie Lövquist och Annette Hansing Morin förvaltningskontoret samt Berit Sundqvist rektor Gustav Vasa skolan.
BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN 2012-XX-XX BUN 2012.001 SID 4/4 Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom aktuella tre delområden till större delen är tillfredsställande och projektet gällande idrottshallarna samt implementeringen av KIA fortgår med ökad tidsplan in på 2013.