STYRDOKUMENT 2018-10-19 Diarienummer: GIH 2018/514 Beslutad av Rektor Beslutad: 2018-11-06 Ersätter: GIH 2017/30 Giltighetstid: Tillsvidare RIKTLINJER FÖR REPRESENTATION VID GYMNASTIK- OCH IDROTTSHÖGSKOLAN 1 bilaga. 1. BEGREPPET REPRESENTATION Representation är ett samlingsbegrepp för uppskattning och gästfrihet som Gymnastik- och idrottshögskolan mottar från eller visar utomstående kontakter (extern representation) eller mot högskolans personal i form av personalvård och liknande insatser (intern representation). Representation vid statliga myndigheter regleras i flera olika lagar som var för sig oberoende av myndighetens riktlinjer påverkar myndighetens externa och/eller interna representation: - Skattelagstiftningen avseende tolkning av regler om förmånsbeskattning - Mervärdesskattelagen avseende kompensation för ingående mervärdesskatt - Korruptionslagstiftningen avseende bestickning och mutbrott - Lagen om offentlig upphandling 2. FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR REPRESENTATION Gymnastik- och idrottshögskolans verksamhet finansieras i huvudsak av skattemedel, vilket medför ett särskilt ansvar för medelsanvändningen. Alla kostnader för representation och gåvor ska kunna motiveras. Högskolans regler för representation gäller samtliga medel som förvaltas av högskolan, oavsett finansiär (dvs. även externa medel). Representation och gåvor godkänns enligt detta dokument och i enlighet med gällande attestregler. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle och huvudregeln är att ingen attesterar sina egna representationskostnader. Detta görs av närmast överordnade chef. I vissa fall kan lagen om offentlig upphandling vara tillämplig på representation. Representation ingår som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden, t.ex. andra universitet och högskolor, enskilda forskare, företag eller liknande. All representation ska emellertid utövas återhållsamt, med omdöme och den ska alltid ha ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Det gäller både tidpunkt och platsen för representation samt deltagande personer. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i högskolans marknadsföring och PRverksamhet. Intern representation riktar sig inåt mot högskolans personal och har mer karaktären av personalbefrämjande åtgärder. t.ex. personalfester eller informationsmöten. Representationen ska vara och uppfattas som motiverad och måttfull anpassat till representationstillfället. Till middagen, både då intern och extern representation avses, kan ett glas vin eller öl med påfyllning förekomma. Spritdrycker får förekomma endast efter medgivande från rektor. Då det gäller den interna representationen avses här tillfällen då hela, eller en större del av, organisationen berörs och inte enbart en enskild enhet eller avdelning. Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box 5626 114 86 Stockholm Tel 08-120 537 00 www.gih.se registrator@gih.se
2(6) 2.1 Extern representation Med extern representation avses sådan gästfrihet på GIH:s vägnar som visas utomstående besökare eller gåvor till företrädare för andra högskolor, myndigheter, företag eller organisationer i samband med studiebesök, jubileer eller liknande. Extern representation får också rikta sig till personer som tillsammans med företrädare för Gymnastik- och idrottshögskolan överlägger i frågor som har omedelbart samband med verksamheten inom högskolan. Det finns ett kostnadstak enligt högskolans regler som framgår av bilaga 1. För rektor kan detta kostnadstak överskridas i samband med besök av utländska gäster eller vid större jubileer. Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma. Vid extern representation ska antalet deltagare från Gymnastik- och Idrottshögskolan vara väl avvägt till antalet gäster. Ersättning för deltagande av högskolans representants eller svensk gästs make/maka medges endast undantagsvis och då med särskild motivering. Inom kostnadstaken för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag inklusive dryck, serveringsavgifter och liknande kostnader. Beloppsgränsen för representation gäller för ett representationstillfälle, om tillfället täcker både lunch och middag under en dag ska kostnaderna för båda rymmas inom taket. Notera att dricks ej får förekomma vid extern representation Om kostnaden ingår i deltagaravgiften utgör konferensmåltider, i samband med konferenser som högskolan anordnar, inte representation. Ingår kostnaden inte i deltagaravgiften utgör måltiderna representation, och de allmänna föreskrifterna för representation gäller. 2.2 Intern representation I begreppet intern representation ingår bland annat informationsmöten och personalfester. Regler för intern representation omfattar både nu anställda och pensionerade medarbetare. Skatteverket har utfärdat riktlinjer som innebär att personalfester (inkluderar julbord), där arbetsgivaren bjuder, bör hållas högst två gånger per år. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personal, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller uppstart/planering av ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka). Gäller mötet information eller planering av det löpande arbetet är det inte intern representation utan skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter arbetsgivaren betala så ses även det som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid. Inom kostnadstaken för intern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag inklusive dryck, serveringsavgifter och liknande kostnader. Notera att dricks ej får förekomma vid representation.
3(6) Beloppsgränsen för representation gäller för ett representationstillfälle, om tillfället täcker både lunch och middag under en dag ska kostnaderna för båda rymmas inom taket. Förfriskningar och annan enklare förtäring, till exempel kaffe, te, bulle et cetera betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. 2.3 Arbetsmåltider Begreppet arbetsmåltider betyder måltider som intas då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, oftast för att spara tid. Detta begrepp förekommer inte i skattelagstiftningen. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är intern representation eller enklare förtäring. Om en grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter arbetsgivaren betala så ses det som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid. Tids- och effektivitetsvinsten utgör ingen grund för annan bedömning. Denna typ av måltid ska rapporteras till lönehandläggaren och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden ansvarar själv för att meddela lönehandläggare om kostförmån. 2.4 Kurs och konferenser Om lärosätet anordnar kurs/konferens är anställda endast befriad från förmånsbeskattning om följande villkor är uppfyllda: - Att det är fråga om interna möten för myndigheten - Att sammankomsten har en varaktighet om högst en vecka - Att det inge är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum (var eller varannan vecka) - Att måltidsarrangemangen är gemensamma - Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag) Övriga kurser/konferenser är alltid föremål för förmånsbeskattning vid fri kost. Förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter med mera. Det är medarbetarens eget ansvar att informera om deltagande i kurser och konferenser där måltid ingår till lönefunktionen. 3. REPRESENTATION I HEMMET Representation i hemmet medges endast undantagsvis, i förskott, och med särskild motivering. I sådana fall ersätts godkända kostnader som kan verifieras med kvitto. Skatteverket betraktar i regel representation i hemmet som privat gästfrihet och momsavdrag beviljas inte. Beslut om representation i hemmet fattas av rektor.
4(6) 4. GÅVOR OCH UPPVAKTNINGAR Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda. 4.1 Reklamgåvor Här avses artiklar av mindre värde vars syfte är att marknadsföra högskolan. Gåvor av detta slag kan överlämnas till den person som fungerar som värd vid studiebesök eller till medverkande i konferenser, seminarier och liknande. 4.2 Representationsgåvor Representationsgåvor ska endast förekomma i anslutning till en aktivitet som högskolan arrangerar eller deltar i. Representationsgåvor kan vara t.ex. blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inta ha tillräckligt samband med verksamheten och momsavdrag medges därför inte. Vid representationsgåvor måste även regler om muta och bestickning beaktas (se särskild policy). 4.3 Gåva till anställd Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare är skattepliktiga. Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställningens upphörande är skattefri för den anställde. Uppvaktning vid licentiat/disputation för doktorsexamen Anställd som avlägger licentiatexamen/doktorsexamen ska uppvaktas med blommor och/eller gåva. I direkt anslutning till licentiatseminarium/disputation kan arbetsgivaren bjuda på enklare förtäring. Avtackning då anställd slutar av annan anledning än pensionering Anställd som slutar sin anställning av andra skäl än pensionering avtackas med blommor och/eller gåva. Beloppsgräns är beroende av anställningens längd (se bilaga 1). Julgåva Rektor kan besluta om att julgåva ska utges till högskolans medarbetare. Om rektor fattar beslut om julgåva till samtliga anställda bekostar inte arbetsgivaren fler julgåvor till någon medarbetare. Jullunch Rektor kan besluta om att högskolans medarbetare bjuds på gemensam jullunch. Om rektor fattar ett sådant beslut bekostar inte arbetsgivaren andra måltider i samband med julhelgerna. Övrigt Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt om gåvans värde understiger respektive belopp, annars är hela beloppet skattepliktigt. Myndigheten får enbart ge en gåva vid ett tillfälle som är skattefri. - Julgåva - Jubileumsgåva
5(6) - Minnesgåva till anställd i samband med att den anställde uppnår viss ålder (50 eller 60 år), efter viss anställningstid (NOR) Skattefrihet gäller inte kontanta medel eller presentkort som kan bytas mot kontanter. 5. GODKÄNNANDE Utgifter för representation och gåvor godkänns enligt detta dokument och i enlighet med gällande attestregler. Huvudregeln är att ingen attesterar sina egna representationskostnader. I särskilda fall kan rektor fatta beslut om avsteg från gällande beloppsgränser. Tillstånd ska begäras i förväg för varje enskilt tillfälle. Vid avvikelser från representationsreglerna kan personligt betalningsansvar via löneavdrag komma i fråga. 6. UNDERLAG Utgifterna ska verifieras med kvitto/restaurangnota som ska kompletteras med anteckningar som utvisar följande: - Datum för representation - Syfte med representation - Dagordning - Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar - Skriftligt godkännande om representationen avviker från reglerna eller om representation sker i hemmet Vid enklare förtäring vid t.ex. öppet hus, invigningar där antalet personer överstiger 20 är det godtagbart att endast antal och gruppen anges.
6(6) BILAGA 1: ERSÄTTNINGSNIVÅER VID REPRESENTATION Aktivitet Maxbelopp/ person och tillfälle exkl. moms Extern representation - Måltid (lunch/middag) 600 - Enklare förtäring 60 - Entréavgifter eller liknande (golf, teater etc) 180 Gåvor - Reklamgåva 300 - Representationsgåva 300 Intern representation Interna informationsmöten/planeringsdagar* - Måltid (lunch/middag) 450 - Enklare förtäring 60 - Entréavgifter eller liknande 180 Styrelsesammanträden - Måltid (lunch/middag) 450 - Enklare förtäring 60 Personalfest (inkl. jullunch), max 2 ggr/år - Måltid 450 - Kringkostnader ( t ex. Underhållning, lokalhyra) 180 * krav på dagordning, deltagarförteckning och syfte Gåvor - Julgåva 360 - Jubileumsgåva 1 080 - Minnesgåva 50/60 år 400 - Minnesgåva pension/tjänstgöring > 6 år 2 400 - Minnesgåva tjänstgöring < 6 år 400 - Minnesgåva NOR Fast sortiment. - Blommor vid dödsfall 1 200 - Disputation/Licentiat 320 Disputationslunch (extern) 600 Disputationsmottagning 100 Uppvaktning vid t.ex. sjukdom 250 Kurser och konferenser ** - Måltid heldag (lunch/middag) 600 ** Se tidigare villkor 2.4 Kostförmån Helt fri kost Lunch eller middag Frukost 235 kr/dag 94 kr/dag 47 kr/dag