Samkommunstyrelsen Föredragningslista 1/2017
SAMMANTRÄDESKALLELSE Sammanträdesnummer Sammanträdestid Sammanträdesplats 1/2017 Torsdag kl. 09.00 Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" Beslutande Kenneth Holmgård, ordförande Bjarne Kull, viceordförande Gustav Kortell Åsa Björkman Ulf Sourander Tuula Forsander Inger Englund Arja Uusitalo Mikael Snellman Ersättare Lisbeth Staffans Jan Wenman Leif Käldman Guy Käcko Ulla Linder Mårten Forsander Johanna Överfors Minna Ingram Majvor Östman Övriga närvarande Henrik Sandberg, fmge:s ordförande Rainer Smedman, fmge:s I viceordf. Mona Vikström, fmge:s II vicerordf. Rabbe Ede, direktör Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Max Gripenberg, rektor Paragrafer 1-12 Sammankallare Kenneth Holmgård Ordförande Tiina Sjölund Förvaltningsdirektör
FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdestid Sammanträdesplats 1/2017 Torsdag kl. 09.00 Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" ÄRENDEN: Sida i protokollet 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 1 2 Föredragningslista 1 3 Protokolljusterare 1 4 Samkommunens sammanträden 2017 2 5 Innovative VET Provider Award 4 6 Ränta på grundkapitalet 5 7 Ekonomisk rapport 1-12/2016 (per 25.1.2017) 9 8 Utbildningstillstånd 1.1.2017 10 9 Enhetsprisrapport 2017 11 10 Antalet studerande 20.1.2017 12 11 Verkställande av samkommunfullmäktiges beslut 13 12 Anmälningsärenden 14
1 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande beslutfört. 2 Föredragningslista Föredragningslistan godkändes 3 Protokolljusterare Till protokolljusterare valdes
2 Dnr [11/2017] 4 Samkommunens sammanträden 2017 Förvaltningsdirektören: Förvaltningsstadgan för Optima samkommun: 16 Tid och plats för sammanträde Organen sammanträder på tider och platser som de själva bestämmer. Ett sammanträde hålls också om ordföranden anser det nödvändigt eller om majoriteten av ledamöterna gör en framställning om detta till ordföranden. 17 Sammankallande Ordföranden sammankallar till sammanträde, eller om han är förhindrad, viceordföranden. I sammanträdeskallelsen, som skrivs på svenska om inte organet bestämmer annorlunda, skall anges tiden och platsen för sammanträdet samt de ärenden som skall behandlas. Föredragningslistan sänds om möjligt i samband med kallelsen. Kallelsen sänds minst tre dagar före sammanträdet till ledamöterna och till de övriga som har rätt eller skyldighet att närvara, på det sätt som organet bestämmer. 19 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde skall kalla in sin ersättare. När en ledamot är jävig eller förhindrad att delta i behandlingen av något ärende kan han kalla in sin ersättare att delta i behandlingen av ärendet. Också ordföranden, föredraganden, sekreteraren eller den som sänder ut möteskallelser kan förmedla kallelsen till ersättaren. 27 Upprättande, justering och framläggande av protokoll Protokollsspråket är svenska om inte organet bestämmer annorlunda. Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet besluter. Protokollet hålls offentligt framlagt under den tid och på den plats som organet bestämmer efter att framläggandet tillkännagetts minst en dag tidigare. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen besluter att samkommunstyrelsens sammanträden under 2017 hålls enligt behov, och att tidpunkten för mötena meddelas på samkommunens officiella anslagstavla, Trädgårdsgatan 30 i Jakobstad, och på samkom-
3 munens hem www.optimaedu.fi senast dagen innan sammanträdet hålls att sammanträdeskallelsen sänds per e-post till medlemmarna och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroskyldighet att föredragningslistan och dess bilagor sänds per e-post till medlemmarna (ordinarie samt ersättarna) och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroskyldighet, samt till ledningsgruppen för kännedom att protokollet justeras senast två veckor efter sammanträdet att protokollet framläggs till påseende i samkommunens kansli, Trädgårdsgatan 30 i Jakobstad, dagen efter justeringen. Tidpunkten för påseendet meddelas i förväg på samkommunens officiella anslagstavla och på samkommunens hem www.optimaedu.fi. att föredragningslistor och protokoll publiceras på samkommunens hem www.optimaedu.fi
4 Dnr [12/2017] 5 Innovative VET Provider Award Hänv.: bilaga 1 Undervisnings- och kulturministerns brev 12.12.2016 Samkommunens direktör: En del av Optimas ledningsgrupp (Rabbe Ede, Tiina Sjölund, Max Gripenberg, Anna-Lena Forsman, Ann-May Pitkäkangas, Sixten Snellman, Rune Nyman, Tage Lundström) närvar den 9.12.2016 vid Europeiska kommissionens Closing event i samband med European Vocational Skills Week som nu ordnades för första gången. Vid tillställningen mottog Optima utmärkelsen Innovative and excellent VET Provider av Marianne Thyssen, EU:s kommissionär för sysselsättning, socialpolitik, kompetens och rörlighet på arbetsmarknaden. Nomineringen av Optima som Finlands förslag till mottagare av utmärkelsen skedde via Matti Isokallio, AMKE:s representant i Euprovet (som är en av sex organisationer i kommissionens arbetsgrupp). Efter behandling av inlämnade bidrag utsågs Optima till mottagare. Dagen innan, den 8.12. hade Optimas chef för vuxenutbildning och arbetslivstjänster Rune Nyman inbjudit att under European Business Forum delta i en paneldebatt gällande läroavtalsutbildning. I samband med detta fick han på engelska presentera Optimas upplägg av utbildningen. Hela programveckan beräknas ha engagerat ca 600.000 människor runt om i Europa. Mer än 500 personer deltog i de olika evenemangen i Bryssel den 5-9.12. Undervisnings- och kulturminister Sanni Grahn-Laasonen har på ministeriets och hela statsrådets vägnar gratulerat Optima till utmärkelsen. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar ärendet och ministerns gratulationer för kännedom.
5 Dnr [276/2016] 6 Ränta på grundkapitalet Hänv.: bilaga 4 Sammanställning yrkesutbildningssamkommuner september 2016 bilaga 5 Medlemskommunernas ränta på grundkapitalet 2016 Samkommunens direktör: De statliga nedskärningarna av finansieringen av yrkesutbildning slår väldigt hårt mot landets yrkesutbildare. I nästa års statsbudget minskas statsandelarna med 190 milj. euro (vissa talar om 225 miljoner). Finansieringssystemet bygger fortsättningsvis på att statsandelen betalas direkt till utbildningsanordnaren, i form av ett enhetspris per studerande, men nedskärningen skall enligt planerna förverkligas genom att utbildningsanordnarna får finansiering för högst 87,5 % av sin utbildningskvot för den grundläggande yrkesutbildningen. Sparåtgärderna år 2017 genomförs i sin helhet till förmån för kommunerna så att deras självfinansieringsandel minskar. En stor del av utbildningsanordnarna har under de senaste åren haft en eller flera samarbetsförhandlingar med uppsägningar som följd. Också Optima blev utgående från nästa års minskningar gällande finansieringen tvungen att under innevarande vår samarbetsförhandla för första gången. Målet och nettoeffekten av förhandlingsresultatet blev -800.000, men ytterligare åtstramningar från finansiären under den gångna sommaren gör att vi inom samkommunen blir tvungna att för andra året i rad göra en minusbudget. Budgetberedningen pågår fram till slutet av november då vi får besked om enhetsprisen. En stor reform av lagstiftningen gällande yrkesutbildningen är på gång samtidigt som även finansieringssystemet för yrkesutbildningen helt görs om. Bägge de nya lagarna avses att träda i kraft fr.o.m. 1.1.2018, varför 2017 nu beträffande finansieringen är ett mellanår i väntan på den nya lagen. Samtidigt sägs dock att nedskärningarna som görs 2017 är permanenta. Alla ungdomar har enligt lag rätt till en utbildning på andra stadiet. Optimas utbildningskvot enligt utbildningstillståndet är 1160 (kvoten har minskats med 45 sedan år 2013). Vi räknar inför budgeteringen med att vi år 2017 kommer att ha ett studerandeantal på 1188. Statens beslut om att finansiera högst 87,5 % av kvoten innebär att vi får finansiering för endast 1015 studerande, dvs. vi kommer att ha 173 studerande utanför finansieringen. I år är Optimas enhetspris (inkluderande den resultatbaserade finansieringsandelen) 13.595 euro/studerande, vi vet ännu inte hur mycket lägre beloppet är i nästa år. Från ministeriet säger man att utbildningsanordnarna själva får besluta hur de anpassar sig till de minskade intäkterna: genom att minska på kostnaderna, eller ta in färre studerande, eller kombination av dessa.
6 För Optimas del har styrelsen konstaterat att vi har ett samhällsansvar gentemot regionens ungdomar, kommuner och arbetsgivare, och vi kan därför inte tänka oss att neka ta emot dem som önskar få en utbildning via Optima. År 2006 gjorde förvaltningsdirektören en kartläggning över huruvida andra yrkesutbildningsanordnare i form av samkommuner betalar ränta på grundkapitalet eller inte. Denna kartläggning har nu gjorts på nytt, se bilaga. Samtliga av landets 34 yrkesutbildningssamkommuner har gett svar på de frågor som ställdes. Ränta på grundkapital betalas enligt följande: - 4 % (Rovaniemen kky) - 3 % (Jyväskylän kky) - 2 % (Itä-Savon kky, Lounais-Hämeen amm.koul. kky, Optima samkommun, Raision seudun kky) - 0,5 % (Satakunnan kky) - Nästan alla av ovan nämnda har för avsikt att föreslå att räntan slopas - En del samkommuner har stadgande om räntan i grundavtalet, några har så att samkommunstämman/-fullmäktige årligen kan bestämma om man betalar ränta eller inte. Under åren 2001 2015 har Optima samkommun betalat 2.315.040,68 euro i ränta på grundkapitalet till medlemskommunerna. Under 2006 2008 beviljade Optimas medlemskommuner ett bidrag till Optima motsvarande 75 % av räntan på grundkapitalet för dessa år, sammanlagt 354.627,80 euro. Nettoutbetalningen från Optima till medlemskommunerna var under 2001 2015 således 1.960.412,98 euro. Utgående från ovanstående fakta ser vi i ledningen det som vår skyldighet att lägga fram ett förslag om att räntan på grundkapitalet, ca 160.000 euro per år, i stället skall komma regionens ungdomar till godo via yrkesutbildningen i Optima genom att medlemskommunerna avsäger sig detta krav. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi och förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post: tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen anhåller att kommunstyrelserna i Optima samkommuns medlemskommuner för år 2016 och 2017 beviljar samkommunen ett bidrag motsvarande den ränta på grundkapitalet 2 % som utbetalas i slutet av respektive år. Om medlemskommunerna under 2017 i samband med en kommande uppdatering av samkommunens grundavtal besluter att slopa
7 Skst 91, 21.9.2016 Samkommunstyrelsen: kravet på ränta på grundkapitalet behöver inget motsvarande bidrag för 2017 betalas till samkommunen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. Paragrafen justerades omedelbart. _ 14.12.2016 Ränta på grundkapitalet Hänv.: bilaga 1-6 Medlemskommunernas beslut Samkommunens direktör: Skst 137, 14.12.2016 Samkommunstyrelsen: Medlemskommunerna Jakobstad, Pedersöre, Larsmo, Nykarleby, Vörå och Kronoby har gett bifogade beslut i ärendet. Karleby stad har ännu inte behandlat ärendet. Endast Jakobstad har beslutat bevilja ett bidrag för år 2016, och har samtidigt även tagit beslut om att bidrag utbetalas även 2017. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar medlemskommunernas beslut för kännedom. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. _ Ränta på grundkapitalet Hänv.: bilaga 2 Karleby stads beslut Samkommunens direktör:
8 Samtliga medlemskommuner har nu tagit beslut gällande Optimas anhållan om räntebidrag. Som korrigering till min föregående beredning ( 137/2016) antecknas att fyra kommuner beviljat bidrag år 2016 motsvarande räntan på grundkapitalet. Endast Jakobstad har gjort beslut om att betala bidrag även år 2017. Sammanställning över medlemskommunernas beslut: Jakobstad (styrelsen) Pedersöre (styrelsen) Nykarleby (fullmäktige) Larsmo (styrelsen) Kronoby (styrelsen) Karleby (styrelsen) Vörå (styrelsen) Godkände Optimas ansökan om bidrag för åren 2016 och 2017 och tar saken i beaktande vid budgetberedningen för år 2017. Beviljade år 2016 ett bidrag motsvarande 2 % ränta på grundkapitalet men tar inte i detta skede ställning till beviljande av bidrag 2017. Beviljade år 2016 ett bidrag motsvarande räntan på grundkapitalet. Nästa års nyvalda stadsfullmäktige tar ställning till bidrag eller eventuell ändring av grundavtalet. Beviljade år 2016 ett bidrag motsvarande räntan på grundkapitalet. Eventuellt bidrag för 2017 behandlas av den kommunstyrelse som tillträder i juni. Avslog anhållan om bidrag för 2016, men framhåller att man vid en eventuell kommande uppdatering av grundavtalet kunde gå in för att slopa det årliga kravet på ränta på grundkapitalet Godkände inte anhållan om bidrag och förutsatte att räntan för 2016 betalas enligt grundavtalet. Stadsstyrelsen föreslår att frågan kan tas upp på nytt för behandling vid följande uppdatering av grundavtalet. Beslöt tillmötesgå anhållan om att bevilja ett bidrag motsvarande räntan på grundkapitalet under förutsättningen att samtliga medlemskommuner beslutar göra det samma. Räntor/bidrag för 2016 har erlagts/erhållits i enlighet med ovanstående beslut. Den kommunala samarbetsnämnden har i december gett Optima i uppdrag att utarbeta ett förslag till nytt grundavtal, som skulle träda i kraft 1.1.2018. Förslaget ska vara samarbetsnämnden tillhanda senast 31.3.2017. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom.
9 Dnr [13/2017] 7 Ekonomisk rapport 1-12/2016 (per 25.1.2017) Hänv:: bilaga 3-4 Drifts- och investeringsrapporter (utdelas vid mötet) Förvaltningsdirektören: Bokslutsarbetet har inletts. Den ekonomiska rapporten presenteras vid mötet. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post: tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom.
10 Dnr [14/2017] 8 Utbildningstillstånd 1.1.2017 Hänv.: bilaga: 5 Utbildningstillstånd 1.1.2017 Samkommunens direktör: Undervisnings- och kulturministeriet har med hänvisning till lag 508/2016 gjort ändringar i yrkesutbildningsanordnarnas utbildningstillstånd beträffande utbildningskvoterna. Optima fick den 20.12.2016 ministeriets beslut, vilket innebär att Optima fråntas 45 kvotplatser för den grundläggande yrkesutbildningen på andra stadiet. Den nya kvoten fr.o.m. 1.1.2017 är 1115 (tidigare 1160). Genom statligt beslut kommer högst 87,56% av kvoten att finansieras år 2017. Beredning; direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom.
11 9 Enhetsprisrapport 2017 Dnr [15/2017] Hänv.: bilaga 6 Ministeriets finansieringsrapport för 2017 bilaga 7 Enhetsprisjämförelser/Optima bilaga 8 AMKE:s enhetsprisjämförelse Samkommunens direktör: Undervisnings- och kulturministeriets finansieringsrapport för 2017 publicerades på nätet den 4.1.2017. Rapporten, som gjorts efter att ministeriet beslutat om kvotjusteringarna för 2017, visar att Optimas totala enhetsprisintäkter blir 716.646 euro eller 4,62 % lägre än vad vi budgeterat med. Av beloppet hänför sig 519,422 euro till kvotnedskärningen om 45 platser. En jämförelse av Optimas enhetsprisintäkter från år 2012 till 2017 visar att enhetsprisintäkterna minskat med 4 milj. euro (-23,9 %). Förändringen från 2016 till 2017 är 2,112 milj. euro (14,2 %). AMKE r.y. har jämfört yrkesutbildarnas enhetsprisintäkter 2016 och 2017, se bilaga. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar rapporterna och jämförelserna för kännedom.
12 Dnr [16/2017] 10 Antalet studerande 20.1.2017 Hänv.: bilaga 9 Studerande vid Optima (utdelas vid mötet) Samkommunens direktör: Vid den officiella räkningen den 20 januari 2017 var Optimas studerandeantal följande: Grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet: xxxx studerande varav xxx inom yrkesinriktad specialundervisning och xx inom VALMA-utbildning (Kredu). Antalet studerande inom grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet den 20 september 2016 var xxxx. Fr.o.m. 1.1.2017 är Optimas utbildningskvot för den grundläggande yrkesutbildningen på andra stadiet 1115. Av denna kvot får högst 140 studerande finnas inom yrkesinriktad specialundervisning, och av den totala kvoten finansierar staten högst 87,44% = 976 studerande. Vid beräkning av det vägda årsmedeltalet beaktas 7/12-delar av studerandeantalet den 20 januari och 5/12-delar studerandeantalet den 20 september samma år. Antalet läroavtal: Grundläggande yrkesutbildning (ingen kvotering) Yrkesinriktad tilläggsutbildning (kvot: 183) Läroavtalsstuderande sammanlagt Studerande på andra stadiet + läroavtalsstuderande: xxx studerande xxx studerande xxx studerande xxxx studerande Fördelningar samt hemkommuner för de studerande på andra stadiet framgår ur bilagan. ***Beredningen kompletteras till sammanträdet*** Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar studerandesituationen per 20.1.2017 för kännedom.
13 Dnr [17/2017] 11 Verkställande av samkommunfullmäktiges beslut Förvaltningsdirektören: Vid samkommunens fullmäktigemöte den 14.12.2016 behandlades följande ärenden som vunnit laga kraft den 21.1.2017. - Budget 2017 och ekonomiplan 2018-2019 Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post: tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen verkställer fullmäktiges beslut. En budgetändring görs senare i år till följd av minskad statsfinansiering.
14 Dnr [19/2017] 12 Anmälningsärenden Samkommunens direktör: - Direktörens resor: 19.1 Ministeriet, Helsingfors, 23 24.1 AMKE:s styrelse