Samkommunstyrelsen Föredragningslista

Transkript

1 Samkommunstyrelsen Föredragningslista 4/2015

2 SAMMANTRÄDESKALLELSE Sammanträdesnummer Sammanträdestid Sammanträdesplats 4/2015 Tisdag kl Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" Beslutande Kenneth Holmgård, ordförande Bjarne Kull, viceordförande Gustav Kortell Åsa Björkman Ulf Sourander Tuula Forsander Inger Englund Arja Uusitalo Mikael Snellman Ersättare Lisbeth Staffans Jan Wenman Leif Käldman Guy Käcko Ulla Linder Mårten Forsander Johanna Överfors Minna Ingram Majvor Östman Övriga närvarande Henrik Sandberg, fmge:s ordförande Rainer Smedman, fmge:s I viceordf. Mona Vikström, fmge:s II vicerordf. Rabbe Ede, direktör Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Max Gripenberg, rektor Paragrafer Sammankallare Kenneth Holmgård Ordförande Tiina Sjölund Förvaltningsdirektör

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Sammanträdestid Sammanträdesplats 4/2015 Tisdag kl Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" ÄRENDEN: Sida i protokollet 33 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 1 34 Föredragningslista 1 35 Protokolljusterare 1 36 Personalrapport Personalenkät Direktiv för intern kontroll 4 39 Revisionsrapport, Bureau Veritas 5 40 Fastställande av budgetansvariga och redovisningsskyldiga 6 41 Ekonomisk rapport 1-4/ Inköp av datorer åt nya studerande 9 43 Utbildningstillstånd VALMA och TELMA Hyresavtal för naturbrukslinjen i Vasa Ansökningar till utbildningar hösten Resultat Taitaja-Mästare Direktörens semester sommaren Besök hos Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år Anmälningsärenden Tjänstemannabeslut och protokoll 19

4 1 33 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande beslutfört. 34 Föredragningslista Föredragningslistan godkändes 35 Protokolljusterare Till protokolljusterare valdes

5 2 36 Personalrapport 2014 Dnr [148/2015] Hänv.: bilaga 1 Personalrapport Förvaltningsdirektören: Inom Optima samkommun och dess verksamhetsområde arbetade vid årets slut sammanlagt 262 personer. Under året utbetalade löner, arvoden och personalbikostnader för dessa uppgick till 12,569 milj. euro, vilket motsvarar 65,2 % av de totala verksamhetskostnaderna. Den genomsnittliga sjukfrånvaron var 13,6 dagar, vilket var högre än året innan till följd av ett antal långtidssjukskrivningar. Ytterligare uppgifter gällande personalen framgår ur bilagan. Beredning: Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år 2014.

6 3 37 Personalenkät 2014 Dnr [149/2015] Hänv.: bilaga 2 Översikt över enkätsvar Förvaltningsdirektören: I december 2014 utfördes via det elektroniska verktyget Webropol en enkät bland alla anställda. Personalenkäter har tidigare utförts åren 2005, 2008 och Denna gång reviderades frågebatteriet, varför de svar som nu har erhållits inte är jämförbara med svaren från de tidigare årens undersökningar. Frågorna indelades i fem kategorier: - arbetsmiljö, - kommunikation och information, - utveckling och samverkan, - ledarskap, och - servicenivån Under kategorierna ställdes 6-11 påståenden, som skulle bedömas på en skala 1-4. De givna bedömningarna gav följande helhetsvärde för samkommunen totalt: - arbetsmiljö: 3,01 - kommunikation och information: 2,93 - utveckling och samverkan: 3,27 - ledarskap: 3,24 - servicenivån: 3,11 Ledningsgruppen har tagit del av resultaten och därtill hörande fria kommentarer. Ansvariga för Optimas resultatområden har fått ta del av bedömningarna av den egna verksamheten, och kommer att föra fram förslag till utvecklingsområden till ledningsgruppen. I fortsättningen kommer enkäten att genomföras med två års mellanrum. Beredning: Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar personalenkäten för kännedom.

7 4 Dnr [150/2015] 38 Direktiv för intern kontroll Hänv.: bilaga 3 Förslag till direktiv Förvaltningsdirektören: Enligt Kommunallagen skall fullmäktige (tillämpbart på samkommunfullmäktige) fatta beslut om grunderna för kommunens och kommunkoncernens interna kontroll och riskhantering. Samkommunstyrelsen ska som högsta verkställande organ utfärda direktiv för hur den interna kontrollen ska organiseras. Direktiven är i första hand avsedda för de förmän som har ansvar för interna kontrollen och i andra hand för övrig personal och redovisningsskyldiga förtroendeorgan. Direktiven beskriver kommunens kontrollsystem och förklarar vad intern kontroll är, beskriver sambandet med tjänsteinnehavarnas, arbetstagarnas och de förtroendevaldas uppgifter samt dessa personers ansvar vid organiserandet och genomförandet av den interna kontrollen. Direktiven beskriver de viktigaste punkterna för intern kontroll och ansvarsfördelningen vid kontrollen. Här presenteras även metoder för effektivering av intern kontroll. Förslaget har presenterats för och omfattats av revisionsnämnden den Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen fastställer direktivet för intern kontroll.

8 5 Dnr [151/2015] 39 Revisionsrapport, Bureau Veritas Hänv.: bilaga 4 Revisionsrapport bilaga 5 Certifikat Samkommunens direktör: De bägge revisorerna, Henry Stolt och Lars Lund, har gjort sin rapport över den externa revisionen som utfördes i slutet av mars. Revisorerna har denna gång inte noterat några avvikelser, endast tre förbättringsmöjligheter. Dessa har behandlats av ledningsgruppen den 8.5. Ett nytt certifikat enligt ISO9001:2008 har utfärdats för Optima samkommun för perioden , med omcertifieringar 2016 och Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar revisionsrapporten för kännedom.

9 6 Dnr [152/2015] 40 Fastställande av budgetansvariga och redovisningsskyldiga Samkommunstyrelsen bör fastslå vilka personer som är redovisningsskyldiga/budgetansvariga inom samkommunens verksamhetsområde. Redovisningsskyldiga: Direktör Rabbe Ede Rektor Max Gripenberg Budgetansvariga: Driftsbudget Samkommunens förvaltning/fastighets- och servicetjänster: Samkommunens förvaltning/administration Utbildningsenhetens förvaltning Redovisningsskyldig för samkommunens verksamhet och ekonomi i enlighet med Kommunallagen 125 Innebär ansvar för alla budgetanslag inom Optimas driftsbudget, investeringsbudget och för medel som budgeterats inom resultat- och balansräkningen samt inom finansieringsanalysen. Redovisningsskyldig för utbildningsenhetens verksamhet och ekonomi. Innebär ansvar för alla budgetanslag inom utbildningsenhetens driftsbudget och investeringsbudget. Direktör Rabbe Ede Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund Rektor Max Gripenberg Grundläggande yrkesutbildning på andra Rektor Max Gripenberg stadiet Utbildningsområde Service Biträdande rektor Anna-Lena Forsman Utbildningsområde Teknik Biträdande rektor Ann-May Pitkäkangas Yrkesinriktad specialundervisning: Vuxenutbildning och arbetslivstjänster: Investeringsbudget: Samkommunens förvaltning/fastighets- och servicetjänster Samkommunens förvaltning/administration Utbildningsenheten Optima Resultaträkning och finansieringsanalys Budgetansvarig för budgeterade medel Rektor Sixten Snellman Chef Rune Nyman Direktör Rabbe Ede Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund Rektor Max Gripenberg Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund

10 7 Balansräkning Budgetansvarig Förvaltningsdirektör Tiina Sjölund Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: Samkommunstyrelsen fastställer Optimas redovisningsskyldiga och budgetansvariga enligt ovanstående.

11 8 Dnr [156/2015] 41 Ekonomisk rapport 1-4/2015 Hänv.: bilaga 6 driftsrapport bilaga 7 investeringsrapport Förvaltningsdirektören: Rapporten presenteras vid sammanträdet. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund,e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar rapporten för kännedom.

12 9 Dnr [153/2015] 42 Inköp av datorer åt nya studerande Samkommunens direktör: Rektor Max Gripenberg skriver: Optima samkommuns strategi för utbildning i informations- och kommunikationsteknologi (IKT) (godk ) fokuserar på tillämpning av mångsidiga metoder för undervisning och inlärning. Studerande ska ges möjligheter att kritiskt granska egna inlärningsmetoder och öppet söka och experimentera med nya innovativa sätt att lära sig. För att möta framtida yrkesspecifika utmaningar används undervisningsteknologiska lösningar flexibelt så studerande ges en så god basgrundfärdighet som möjligt. Den teknik som stöder förståelseinriktat lärande och studerandes motivation bör vid lärande och lärmiljöerna stödja interaktion möjligheter till mångsidiga framställnings- och uttrycksformer anpassning av undervisningen och lärandet efter de individuella lärstilarna möjligheter till att ge feedback förståelseinriktat lärande samt samarbete och främjande av gemenskap Förändringen kräver att utbildningens infrastruktur och utrustning är tidsenliga. De valda tekniska lösningarna måste vara kostnadseffektiva och hålla hög kvalitet, och när de väljs bör man beakta principerna om hållbar utveckling. Studerande ska ges möjlighet att även utom lektionstid i traditionella datasalar använda IKT. Alla som studerar vid Optima skall ha tillgång till en personlig dator som är lämplig för det egna arbetet. Optimas arbetsgrupp (rektor, pedagogisk utvecklingschef, IKT-chef och projektavdelningen) har i samråd med alla branschansvariga lärare och studeranderepresentanter diskuterat införandet av konceptet med personliga datorer från och med hösten Varje studerande ska använda egen bärbar dator i undervisningen. Datorn kan vara anskaffad via Optima (Optima delfinansierar anskaffningen) eller så har man egen tidigare anskaffad dator. Samtliga branscher omfattar detta. Förslag: Det s.k. One-to-one-konceptet (1:1) med personliga bärbara datorer införs inom Optima från och med hösten 2015 för årskurs 1. Optimas IKTchef utarbetar tillsammans med rektor och förvaltningsdirektör ett avtal för konceptet där ägaransvar, licensansvar och finansieringsmodell ingår för Optimas nya studerande (åk 1) inför läsåret Antagna/Målsmän till Optima informeras i samband med bekräftelsebreven i juni I samband

13 10 med att studerande bekräftar sin studieplats meddelar man även om man vill ha en dator via Optimas anskaffning. Samkommunstyrelsen befullmäktigar Optimas rektor att inköpa behövligt antal datorer. Anskaffningen är budgeterad. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: Samkommunstyrelsen besluter i enlighet med rektor Gripenbergs förslag.

14 11 Dnr [154/2015] 43 Utbildningstillstånd VALMA och TELMA Hänv.: bilaga 8 Utbildningstillstånd Valma Telma bilaga 9 Alla beviljade Valma Telma tillstånd bilaga 10 Ministeriets pressmeddelande om Valma Telma tillstånd Samkommunens direktör: Undervisnings- och kulturministeriet har godkänt Optimas anhållan om att ordna utbildning som handleder för grundläggande yrkesutbildning (Valma) och utbildning som handleder för arbete och ett självständigt liv (Telma) fr.o.m Valma får anordnas såväl inom den grundläggande yrkesutbildningen på andra stadiet som inom den yrkesinriktade specialundervisningen. Telma hör till den yrkesinriktade specialundervisningen. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar utbildningstillståndet för VALMA och TELMA för kännedom.

15 12 Dnr [157/2015] 44 Hyresavtal för naturbrukslinjen i Vasa Samkommunens direktör: Optimas naturbrukslinje i Vasa har verkat i den. s.k. Gamlia-fastigheten på Kungsgårdsvägen 58 G (171 m 2 ) och i verkstadsutrymmen på Kungsgårdsvägen 30 E (184 m 2 ). Nuvarande hyra för dessa utrymmen uppgår till sammanlagt 2511 /månad. I samband med omändringar på området kommer naturbrukslinjen att koncentrera sin verksamhet till utrymmen Kungsgårdsvägen 30 E (418 m 2 ). Utrymmena måste omändras till vissa delar för att lämpa sig för våra ändamål. Hyran kommer enligt nytt hyresavtal att uppgå till 3030 /månad. I hyresbeloppet ingår ett 5-årigt investeringstillägg på 430 /mån för de omändringar som görs. Vatten, el och värme ingår. Hyran binds vid levnadskostnadsindex. Hyresavtal med Söfuk görs för tiden Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner hyresavtal med Söfuk gällande utrymmen för naturbrukslinjen enligt ovanstående.

16 13 Dnr [155/2015] 45 Ansökningar till utbildningar hösten 2015 Hänv.: bilaga 11 Sammanställning Samkommunens direktör: Ansökningstiderna för ansökan till utbildningar som inleds hösten 2015 har gått ut. Antalet förstahandsansökningar i den elektroniska ansökningsomgången för gemensam antagning (sökande direkt från grundläggande utbildning) framgår ur bilagan, liksom antalet direktansökningar (övriga sökande, som söker efter den gemensamma ansökningstiden). Ansökningar till yrkesinriktad specialundervisning gjordes för första gången via den gemensamma antagningen. En utmaning är det stora antalet sökande till den yrkesinriktade specialundervisningen. Inom Optimas totalkvot (1185 år 2015; 1160 år 2016) har den yrkesinriktade specialundervisningen en egen kvot på 140. Ysp-kvoten kommer att överskridas redan i år, den totala kvoten underskrids dock. Från ministeriet utlovas ingen höjning av ysp-kvoten (och därmed inte heller det högre enhetspris som ges för studerande inom ysp). För det antal ysp-studerande som överskrider 140 erläggs ett enhetspris förhöjt med 50 %, alltså det enhetspris som ges för specialstuderande inom den normala grundläggande yrkesutbildningen. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen tar del av informationen och diskuterar ärendet.

17 14 46 Resultat Taitaja-Mästare 2015 Samkommunens direktör: Målgruppen för Mästare2015 FM-tävlingen i yrkesskicklighet är studerande inom yrkesutbildningen som under tävlingsåret fyller högst 20 år. Tävlingen arrangerades den i Åbo av åtta yrkesutbildande utbildningsanordnare. Tillsammans med huvudarrangören Åbo yrkesinstitut deltog Axxell Utbildning Ab, Bovallius -ammattiopisto, Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä, Peimarin koulutuskuntayhtymä, Raision seudun koulutuskuntayhtymä, Salon seudun koulutuskuntayhtymä samt Turun Ammattiopistosäätiö i arrangemangen. Skills Finland ry fungerar alltid som bakgrundsorganisation för och utvecklare av Mästare-evenemanget. Arbetslivet är också nära engagerat i arrangemangen och i genomförandet av flera av tävlingsgrenarna deltar hundratals små, mellanstora och stora företag i olika branscher. Årets Mästare2015-evenemang samlade 60 lag för att tävla om finska mästerskapet, de tävlande var ca 400 och internationella tävlande ungefär 50 från 15 länder. Tävlingsdeltagarna tävlade i hela 45 olika grenar, därutöver ordnades två uppvisningsgrenar. Över 20 inhemska gästtävlande, som tränar inför World Skills i Brasilien, deltog också. På tisdag tävlade drygt 100 Mästare9- finalister. Optimas studerande gjorde mycket väl ifrån sig och fick fina placeringar: Jennika Sundkvist och Jenna Vornanen: brons i tävlingsgrenen cateringkock Martin Finne och Mikael Sund: brons i tävlingsgrenen mekatronik Jesper Forsander: sjätte plats i tävlingsgrenen maskinbearbetning Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen antecknar resultaten för kännedom och sänder sina gratulationer åt deltagarna och deras handledare.

18 15 47 Direktörens semester sommaren 2015 Förvaltningsdirektören: Enligt förvaltningsstadgan beviljar samkommunstyrelsen semester för direktören. Direktör Rabbe Ede anhåller om att få hålla sommarsemester under tiden , sammanlagt 25 dagar. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post: Samkommunstyrelsen beviljar direktör Rabbe Ede semester enligt anhållan samt ger förvaltningsdirektören befogenhet att besluta om uttag under semesterperioden av resterande 13 dagar + 19 outtagna dagar från tidigare semesterperiod.

19 16 48 Besök hos Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä Samkommunens direktör: Samkommunstyrelsen har fått följande inbjudan: Kpedun ja Optiman hallitusten tapaaminen Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän ja Optima samkommunin hallitukset ovat aika ajoin kokoontuneet yhdessä keskustelemaan ammatillisen koulutuksen ajankohtaisista asioista alueella ja laajemminkin. Yhteistä tapaamista on tällä kertaa suunniteltu Kokkolaan torstaina Ohjelma alkaa lounaalla Opetusravintola Kokkolinnassa klo 11.30, jonka jälkeen tutustuminen Kampushalliin. Tutustumiskierroksen jälkeen kahvitarjoilu ja keskustelua ajankohtaisista yhteisistä asioista. Tilaisuus päättyy klo 14 mennessä. Tervetuloa! Timo Virolainen hallituksen pj. Liisa Sadeharju yhtymäjohtaja Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: Samkommunstyrelsen antecknar vilka personer från styrelsen, presidiet och tjänstemännen som deltar i besöket.

20 17 Dnr [158/2015] 49 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2014 Hänv.: bilaga 12 Utvärderingsberättelse Samkommunens direktör: Revisionsnämnden avger bifogade utvärderingsberättelse för år 2014 till samkommunfullmäktige. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom.

21 18 50 Anmälningsärenden Direktören: direktörens resor: försäljning av egnahemshus: annonseras. deltar i SAJO ry:s studieresa till Barcelona Förvaltningsdirektören: ny kommunallag Rektor: ansökningar till lediganslagna tjänster/befattningar. deltar i SAJO ry:s studieresa till Barcelona Ärendet antecknas för kännedom.

22 19 51 Tjänstemannabeslut och protokoll Följande tjänstemannabeslut och protokoll har inlämnats till samkommunens kansli: Samkommundirektör RE:s tjänstemannabeslut nr 26 30/2015 Förvaltningsdirektör TS:s tjänstemannabeslut nr 19 28/2015 Rektor MG:s tjänstemannabeslut nr /2015 Samkommunstyrelsen kan, (KomL, 51, förv.stadga 28 29) överta till behandling ärenden som delegerats till samkommunens direktör, förvaltningsdirektör och Optimas rektor. Samkommunstyrelsen konstaterar, att besluten inte ger anledning att med stöd av KomL, uppta ärenden till behandling i samkommunstyrelsen.