1(5) Närvarande: Björn Carlqvist (Vårdalinstitutet) Colm Doyle (chef för bibliotek och IKT Med fak) Viveka Ekström (sekr) Sofia Glimvall (studentkåren) Lars Hansson (gruppchef HVS) Inger Hallström (prefekt HVS) Göran Jönsson (driftsledare VVH) Håkan Mejstad (skyddsombud) Maria Mellin (ekonom VVH) Bengt Sivberg (ordf) Utdelade skrivelser: Fr LU Byggnadsenheten Noteringar från möte 2007-09-27 angående behov av underhållsåtgärder i VVH Fr B Sivberg Förslag till omdisponering av lokalerna i VVH för CASE och Medcul samt följdverkningar av detta Fr B Sivberg/I Hallström Utredning om hur Avdelningen för sjukgymnastik skall kunna inrymmas i Fr S Bönnemark Konsekvensbeskrivning enligt förvaltningschefens vid Lunds universitet föreskrift 2005-10-03, dnr F1 4684/2005, vid förändringar i verksamheten (gällande Avd för sjukgymnastik) Fr B Sivberg/M Mellin Underlag för diskussion kring budgetposter 2008 Fr B Sivberg Arbetsmiljöarbete inom VVH Fr Paulssons Fastighets KB Offert för köksombyggnad i VVH Fr Med fak Biblioteks- och IKT-enhet Förslag på service till salar med teknisk utrustning och projektorvagnar på VVH Övrigt för kännedom: Fr LU Byggnadsenheten Hyresfördelning (per brukare) samt rumskostnadsrapport, kartöversikt, VVH Ärende Diskussion/beslut 43. Kallelse Godkännes med extrapunkter (behandlas tillsammans med andra punkter): -Uppsägningstider av lokaler inom VVH -Uppsägning av kontorsrum Övriga egna punkter: -Budgetupplägg för 2008 -Husstyrelsens sammanträden VT-08. 44. Justering av protokoll Sofia Glimvall utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.
45. Föregående protokoll Läggs till handlingarna. 46. Information Bengt Sivberg informerar. Under november månad kommer ett möte att hållas med styrelsen för CRC, VVH samt BMC. 2(5) En internationell psykiatrikonferens är förlagd till VVH i mitten av september 2008. Anordnare är Nimbusgården i Lund och Lunds universitet. Konferensspråk: engelska. 47. Fastställande av underhållsplan för VVH Bengt Sivberg presenterar underhållsplanen. Jack Trikson har tillsammans med Göran Jönsson och Björn Carlqvist gjort en översiktlig inventering av underhållsbehovet. Byggnadsenheten har fastställt underhållsplanen. Underhållet och renoveringarna skall ske i prioriteringsordning, med första prioritet för hörsalarna (belysning), driftrum 042 (målning och armaturer) samt utbyte av gaveldörrar till balkonger i norr och söder. Underhållet fortskrider sedan enligt särskild prioriteringslista. Paulssons Fastighets KB tar på sig delar av underhållskostnaderna, enligt noteringar i underhållsplanen. Beslutas att löpande underhåll läggs in i budgeten för 2008. Diskussion förs om hur omflyttningar samt inflyttning i VVH skall finansieras. Hyresavtalen inom VVH diskuteras. Framförhållning krävs vid omflyttningar. En uppsägningstid om 6 månader diskuteras för att omdisponeringen av lokalerna skall bli hanterbar. Frågan om ömsesidiga överenskommelser vid byte av lokaler mellan brukare diskuteras. Kontakt skall tas med BMC och CRC för inhämtande av information om hyresavtal/om- och inflyttningsregler. Även kostnadsjämförelser skall göras med övriga husstyrelser.
3(5) Förslag till riktlinjer för hyra av lokalytorna skall utarbetas och presenteras på husstyrelsens nästa sammanträde. Till dess får önskemål om uppsägning av tomma kontorsrum lösas från fall till fall. 48. Förslag till nya lokaler för CASE och MedCul samt konsekvenser för andra befintliga verksamheter Bengt Sivberg informerar. I nuläget finns en rad faktorer som påverkar den framtida tillgången på lediga lokaler i VVH. Styrelsen vill invänta dekanus beslut om lokalisering av Avdelningen för sjukgymnastik. CASE har inkommit med önskemål om utvidgning med tillgång till fler ändamålsenliga lokaler i anslutning till nuvarande. Det inlämnade förslaget medför konsekvenser för både MedCul och TA-personal. Styrelsen anser att beslut om omflyttningar/ utvidgningar inom VVH bör vänta tills besked kommer betr Avdelningens för sjukgymnastik framtida lokalisering, då man kan ta ett större helhetsgrepp i frågan. Styrelsen beslutar att strategiska skäl skall vara vägledande i avgörandet betr CASE och MedCuls lokalisering inom VVH. Följdverkningar för annan personal skall också utredas. Styrelsen godkänner uppsägning (till den 31 december) av enkelrum inom VVH som disponeras av forskargruppen Kvinnors och barns hälsa. 49. Upplägg av 2008 års budget Diskussion förs kring 2008 års budget. Nytt förslag till budget behandlas vid husstyrelsens nästa sammanträde. 50 Utredning om hur Avd för sjukgymnastik skall inrymmas i VVH samt Konsekvensutredning Utredning samt konsekvensutredning har inlämnats till dekanus. B Sivberg har fått i uppdrag att, via Lunds större fastighetsägare, ytterligare undersöka om det föreligger behov av lokaler inom VVH.
51. HMS-plan för VVH B Sivberg informerar. HMS-arbetet gäller den fysiska arbetsmiljön. Brandskyddsutbildning kommer att anordnas vid tre tillfällen, 10/12-07 samt juni och augusti 2008. Man kan ta 20 personer åt gången. Det finns platser kvar, förslag till deltagare kan lämnas till Göran Jönsson. Förslag till skyddsombud har inkommit, dock saknas skyddsombud för Café Hjärtat. 4(5) 52. Café Hjärtat ombyggnad av köket, offert från Paulssons Fastighets KB samt beslut om Café Hjärtats nuvarande kontor 53. Modell för fördelning av kostnader för IKT samt öppettider för IKTservice 54. Diverse aktuella mindre ombyggnader inom VVH Köket är i stort behov av renovering samt ny utrustning. Byggnadsenheten och VVH bidrar bägge till kostnaderna. Samhall slutar med sin restaurangverksamhet den 31 december -07. Nuvarande föreståndare Sonja Magnusson kommer att driva restaurangen som ett aktiebolag, med kontrakt på 1 år. Det har visat sig svårt att få riktig lönsamhet i verksamheten, bl a på grund av sommarstängning. Styrelsen uttrycker sitt stöd för behovet av en restaurang inom VVH. Bengt Sivberg, Maria Mellin och Göran Jönsson inlämnar ett finansieringsförslag till nästa sammanträde. Colm Doyle presenterar förslag till service och support för salar med teknisk utrustning och projektorvagnar. Reception och vaktmästeri föreslås hålla öppet samtliga vardagar från kl 08.00. I övrigt kan support erhållas via telefon 21900 från kl 08.00 om någon sal med teknisk utrustning är bokad. Ett körkort för hantering av utrustningen kommer också att erbjudas personalen. Frågan bordläggs till nästa sammanträde. 55. Husstyrelsens sammanträden VT-08 Beslutas om följande dagar: 31/1-08 kl 13.00 15.30 11/3-08 kl 13.00 15.30 15/5-08 kl 13.00 15.30 56. Nästa sammanträde Nästa sammanträde hålls den 4 december kl 13.00 15.30 i VVH, grupprum 1, plan 2.
Vid protokollet: 5(5) Viveka Ekström Justeras: Bengt Sivberg Sofia Glimvall