1 (5) GÖTEBORGS UNIVERSITET IT-BESTÄLLARRÅDET Möte 2009:2 2009-04-15 MINNESANTECKNINGAR Tid och plats kl.13.15-16.00, Konferensrummet, plan 5, Vasagatan 33 Närvarande Marina Ghersetti John Hultberg Johan Kärnfelt Charlotte Ljungblad Peter Möller David Turner Eva Young Lars Hansen Thomas Larsson Fabian Lundgren Frånvarande Lennart Flood Ove Jobring Lennart Junermark Michael Morin Protokollförare Carina Östborn Ärende Beslut/åtgärd 1. Rapport från IT-ledning Lars Hansen, CIO, redogjorde för föl- Informationspunkt jande: Informationsmöte om nya IT-tjänster Torsdag den 16 april genomförs ett informationsmöte om nya IT-baserade tjänster vid GU. ITL kommer att presentera projekten Ny personalmail och Datorarbetsplats. Det är nu (15/4) 188 personer anmälda. Presentationerna kommer att filmas och läggas ut på GU-webben. Reviderad systemförvaltningsmodell Den reviderade systemförvaltningsmodellen och vilka system som är universitetsgemensamma finns nu publicerade på IT-webben under rubriken GU-gemensamma tjänster (www.it.gu.se/gugem/).
2 (5) Tjänstekatalog ITL har genomfört ett par seminarier med ITB angående tjänstekatalog för 2010. För närvarande sammanställer ITL synpunkterna, och återkommer till ITB så snart detta är klart. IT-strategi ITL har nu genomfört två Ledamöterna ombads anmäla diskussionsomgångar med ITB intresse att vara med angående hur man ska ta fram i detta strategiarbete till en IT-strategi för universitetet. Lars Hansen. Ett förslag om hur detta kan göras är för det första att ta fram en strategi som sammanställer och sammanfattar det vi redan i dag har i form av IT-policy och regelverk, och ser till att det inte avviker från universitetets strategier och mål. Detta kan bli en IT-strategi som gäller på ett par års sikt. I det längre perspektivet är det centralt att IT-strategiarbetet synkas med universitetets övergripande strategiarbete. Processen med FUS 2.0 är snart igång, och om vi ska bygga en IT-strategi som utgår från verksamhetens mål- och strategiformuleringar, måste IT-beställarna vara med i sina fakulteters strategiarbete. Mobiltelefonipilot Pilotverksamheten har nu utvärderats både via en enkät och genom kommentarer insamlade av Göran Hilmersson. Generellt är en klar majoritet pilotanvändare mycket positiva, och vill gärna fortsätta med denna lösning. Nu håller ITL på att ta fram en generell mobiltelefonitjänst som ska kunna erbjudas hela verksamheten som alternativ eller komplement till den fasta telefonen. Detta är en del av arbetet med tjänstekatalogen. Extern IT-revision På ledningsrådets uppdrag har det genomförts en IT-revision av en extern part. Internrevisionen genomförde en upphandling och
3 (5) uppdraget gick till Transcendent Group. Syftet med utvärderingen har varit att utvärdera den nya IT-organisationen, och att fastställa huruvida universitetets pågående förändringsarbete inom IT-området sker i rätt riktning. Rapporten kommer att presenteras för ledningsrådet under våren, och hur den därefter kommuniceras till övriga verksamheten avgörs av ledningsrådet. Intern IT-revision Den interna IT-revisionen är nu också avslutad, och man arbetar nu med en rapport. Den kommer att avrapporteras till ITB vid mötet den 3 juni. GUWLAN & Göteborgs trådlösa stadsnät Det har nu skrivits ett samarbetsavtal med GothNet om att utnyttja respektive parts resurser. Dels för att ge god täckning runt omkring universitetets lokaler, dels för att studenter och medarbetare fritt ska kunna använda det trådlösa stadsnätet Personalmailprojektet Upphandling av e-posttjänsten kommer snart att starta och avslutas i september. Därefter påbörjas migreringen tämligen omgående. Under tiden upphandlingen pågår kommer IT-service att ta fram en Migreringsplan De tidigare valda representanterna från ITB (Peter Möller och Göran Hilmersson) fortsätter som representanter för ITB. Datorarbetsplats Datorarbetsplatsprojektet fortskrider och det viktigaste nu är att få fram tydligare kravställning från verksamheten. Konsolidering av datorhallar och serverrum Projektet för konsolidering av datorhallar och serverrum
4 (5) har presenterat en plan som innebär att vi minskar antalet datorhallar och serverrum från över fyrtio till ca 15 innan utgången av 2010. Under årets första månader har man stängt 7 sådana utrymmen och slutlig avveckling pågår på flera ställen. 2. Rapport från arbetsgrupper a) Informations- och Beslutades läggas ned och ingå i kommunikationsstrategi. strategiarbetet. b) Wiki redigerbar webbplats. Lars Hansen fick uppdraget att arbeta vidare med en Wiki. c) Ärendehanteringssystem. Lars Prytz, ITL arbetar Arbetet fortskrider. med det. d) Planeringssystem. ITB rekommenderar konstn. fak att ta upp frågan i grundutbildningsrådet för att utreda frågan. 3. Handlingsplan för år 2009 samt intresseområden i ITbeställarrådet Ordförande John Hultberg ombad samtliga ledamöter att ge förslag på GUL - under diskutera väljs teman och intressen. Beslut togs om att ITB ska ha genomgång av GUL som anordnas av PIL. 4. Rapport om satsningar kring datorarbetsplats från studieresa till Lund Ordförande John Hultberg Rapporten läggs upp tillgänglig redogjorde för besöket i Lund för ledamöter på GUL under och vissa erfarenheter man där gjorde. övrigt i dokument. 5. Gotvid, om IT-beställarrådets önskemål kring Gotvid Presentation gavs av Pierre Bergaoui samt Martin Furwed, Guide. IT-beställarrådet anser att argument för införande av datorarbetsplats ska fram. Kontakta följande för synpunkter; ylva.beckman@gu.se martin.furwed@gu.se 6. Nytt verktyg för nätkonferenser Bengt Petersson, PIL, presenterade
5 (5) arbetet som pågår inom Sunet. Mer finns att läsa; http://www.meetings.sunet.se/news-long.php?lang=sv Björn Magnusson, ITL samt Bengt Petersson, PIL är med i en nationell grupp som tittar på ersättning för Marratech. De kommer med förslag vid nästa IT-beställarråd. 7. Konferens ( Food for thoughts ) IT-ledning samt IT-beställarrådet ihop med PIL-enheten presenterade en tanke om en inspirationsdag till hösten. Tex IT i undervisningen, eller något hands-on så man kan prova, kanske i form av en mässa. IT-beställarrådets ledamöter ombads komma med förslag. 8. Övriga frågor a) Leif Bouvin, säkerhetschef, presenterade en reviderad form av Regler för användning av GU ITresurser Nästa område att se över är hur vi hanterar incidenter. Därefter att arbete med hur konton mm avslutas. b) Ytterliggare PA-stöd önskas i vissa delar av verksamheten. Ombads kontakta personalavdelningen och då Christina Nordberg, personaldirektör. 9. Nästa möte Nästa möte i IT-beställarrådet är onsdag 3 juni kl 13:15 16:00. Då blir det på konstnärliga fakulteten, Storgatan 43, Högskolan för fotografi. Höstens mötestider kommer då att fastställas så alla ombads fundera över upplägg för möten framöver. Leif Bouvin, säkerhetschef, ämnar tala om incidentstatistik. Vid pennan Carina Östborn