Projektplan 2008 Upprättad ti projektplan_0801 Ansvarig: Grethe Lindhe Förvaltning: Stadskontoret Enhet: Kommunikationsavdelningen edemokra
Innehållsförteckning 1. BASFAKTA... 3 1.1 Godkännande... 3 2. Bakgrund... 4 2.1. Studieresor.... 5 2.2 Rådslag via webben... 5 3. Mål... 5 4. Hur förverkligas e-demokrati?... 6 5. Digitala Malmöpanelen eller Fråga Malmö... 6 5.1 Bättre underlag... 6 5.2 Vem är med?... 6 5.3 Varför?... 7 6. e-petitioner - Medborgarinitiativet... 8 6.1 Hur fungerar e-petitioner-medborgarinitiativ?... 8 6.2 Information om resultatet.... 8 6.3 Utveckling av processen i Malmö... 8 6.4 Organisationen runt.... 9 6.5 Demokratirummet på Stadsbiblioteket... 10 7. 7 Övriga satsningar... 10 7.1 Förbättrade webbsända fullmäktigemöten... 10 7.2. FöreningsForum på webben.... 11 7.3. Den virtuella kommunen... 11 8. Förutsättningar... 11 9. Budget 2008... 12 9.1 Finansieringsförslag... 13 10.Tidplan... 13 11. Organisation... 13 12.Utvärdering... 13 13. Uppdragsgivare... 13 2 (13)
1. BASFAKTA Kommunstyrelsen i Malmö stad beslutade 2006-02-15 att den e-strategi som antogs av kommunfullmäktige 2004 skall revideras. I beslutet ingick även att en kanalstrategi med fokus på webbkanalerna ska tas fram. Utredningsuppdraget från kommunstyrelsen tog även upp att erfarenheter, möjligheter och förutsättningar för satsning på e-demokratilösningar skulle behandlas. Beslut om reviderad e-strategi togs av kommunfullmäktige maj 2007. Utredningsuppdraget kan betraktas som ett förstudieprojekt. Projektets uppdrag har varit att kartlägga vilka åtgärder som Malmö stad kan genomföra för att, med stöd av Internet och mobila tjänster öka Malmöbornas delaktighet i kommunala frågor. Projektet har även utvärderat de åtgärder inom e-demokratiområdet som redan påbörjats inom Malmö stad samt kommit med förslag på fortsatt arbete och förbättringar av dessa. Den framtagna förstudien skickades ut på remiss efter beslut av kommunstyrelsens arbetsutskott 12 februari 2007. 20 nämnder inkom med svar varav de flesta ställde sig positiva till arbetet med utveckling av. (se bilaga 1) Det politiska arbetsutskottet för e-demokratiförstudien gav kommunikationsavdelningen vid stadskontoret i uppdrag att göra en projektplan med aktiviteter för perioden 2008 2010, alltså samma period som estrategi 2010 ska genomföras. Denna projektplanen innehåller en plan för aktiviteter och genomförande under 2008 med hjälp av digitala instrument för ökat medborgarinflytande och medborgardialog. 1.1 Godkännande Projektplanen godkänd av: Uppdragsgivare Projektledare...... e-beredningen, Malmö stad Kommunikationsavdelningen, Stadskontoret Daniel Persson, ordförande (s) Grethe Lindhe 3 (13)
2. Bakgrund Att människors tilltro till politiker och politiska partier under lång tid har försvagats är belagt. Enligt en rapport från SNS demokratiråd 2005 har antalet medlemmar i politiska partier nästan halverats mellan 1991 och 2004. Inom ramen för det så kallade Valforskningsprogrammet vid Göteborg universitet har man under många år ställt frågor om förtroendet för politiska partier. Ställda inför påståendet Partierna är bara intresserade av röster, men inte av deras åsikter instämde 37% av de tillfrågade 1968, medan 75% instämde i samma påstående 1998. Sveriges Kommuner och Landsting har också sett allvaret i situationen. De konstaterar att utvecklingen av medborgarnas delaktighet och engagemang har blivit en allt viktigare fråga för kommuner och landsting. De flesta kommuner och landsting har genomfört dialoger med medborgarna men kunskapen som erhållits i dialogen har sällan använts som ett underlag för styrningen av verksamheten. SKL har därför initierat ett arbete tillsammans med kommuner och landsting för att utveckla metoder för medborgardialog för att stärka demokratin och öka effektiviteten. Malmö stad har anmält sig i arbetet för utveckling av digitala medborgarpaneler. KS beslutade den 2006-02-15 att i samband med ärendet av revidering av estrategin, tillsätta en utredning om e-demokrati en utredning av erfarenheter inom Malmö stad och andra kommuner undersöka möjligheter och förutsättningar för fortsatt satsning på e-demokratilösningar. Utredningen gav följande resultat och svar på ställda frågor i samband med remissen: På vilket sätt arbetar nämnden idag med att skapa delaktighet för medborgare och användare generellt? o Offentliga möten o Personliga möten o Publicering av information via webben (malmo.se) o Ny teknik t ex mp3 o Frågestunder vid sammanträden o Temamöten o Medborgarkontor o Olika tidskrifter o Medborgarförslag o Olika råd t ex ungdoms- och pensionärsråd o Diskussionsforum o E-post o E-tjänster o Kundtjänster Kan webben och annan teknik som tillägg till det personliga mötet vara ett komplement i dessa frågor? o Ett entydig Ja från samtliga nämnder. 4 (13)
Finns beredskap i nämnden för att arbeta med demokratifrågor med hjälp av ny teknik? Vilka hinder kan finnas och vad är möjligheterna? o 5 av 20 (25%) nämnder anser sig inte ha någon beredskap o 5 av 20 (25%) har ej lämnat svar o 10 av 20 (50%) har beredskap o Hinder som kan finnas Tröga processer inom Malmö stad Saknar kompetens och teknik Ekonomiska aspekter Alla har inte tillgång till Internet o Möjligheterna Ökad interaktion mellan medborgare och förtroendevalda Ökat engagemang och delaktighet i beslutsprocessen Nya kanaler för att nå ut med information Utveckling av individualiserade pedagogiska arbetssätt Se för övrigt bilaga 1 med nämndernas svar. 2.1. Studieresor. För att ytterligare uppdatera sig på kända satsningar inom området i Europa, har studieresor till Bristol och Edinburgh samt Sigtuna genomförts. Även möjligheter till digital folkomröstningsteknik är studerad i Geneve, på initiativ av valnämnden. 2.2 Rådslag via webben Ett rådslag via webben i frågorna är också genomförd för att få en återkoppling från Malmöborna direkt. Denna projektplan är bifogad. Se bilaga 2. 3. Mål Målet för satsningen på e-demokrati är ett ökat intresse för politik, högre valdeltagande i de allmänna valen, nå nya grupper för dialog, öka kunskapen om kommunen och dess förutsättningar, skapa nya arenor för engagemang och påverkan, höja effektiviteten och förståelsen för samhällsplaneringen. För att uppnå ett engagemang och ett större ansvarstagande för den lokala samhällsutvecklingen hos medborgarna behöver kommuner utveckla system där medborgardialogen blir en del av styrningen av organisationen och ett underlag för beslut. Fokus måste ligga på syftet med att involvera medborgarna och hur resultatet ska användas. I ett system där kommunen ser medborgarnas värderingar och synpunkter som en viktig del i beslutsprocessen blir dialogen i form av konsultationer med medborgarna centrala verktyg som ger ett breddad och fördjupad underlag i beslutsprocessen samt ökar kvaliteten i beslutsunderlaget. För att nå de ovanställda målen krävs viljan från politiskt håll att informera, kommunicera, lyssna och ta del av medborgarnas viljeyttring. För att få ett engagemang och högt deltagande ska frågor som engagerar medborgare ställas. Frågorna och informationen bör bland annat vara förankrade hos politiker och tjänstemän. 5 (13)
4. Hur förverkligas e-demokrati? Det är viktigt att skilja mellan de metoder man använder för att fråga medborgarna till råds innan man har startat processen t.ex. en medborgarpanel, och de metoder man använder när man önskar att rådfråga medborgarna i konkreta ärenden. Stadion-frågan är ett bra exempel där medborgarna fick frågan om vilka synpunkter de hade avseende tre möjliga förslag, ett så kallat medborgarrådslag. Det finns också en metod som med gott resultat används i tyska förbundsdagen, skotska parlamentet samt bl.a. i Bristol city council, dvs. e-petitionering som kan översättas till elektroniska medborgarinitiativ med debatter och namninsamlingar. Tekniken är utvecklat av International Teledemocracy Centre vid Napier University i Edinburgh. Vi vill i denna projektplan fokusera på två för Sverige helt nya metoder; nämligen en elektronisk medborgarpanel med Malmöbor, härefter kallad Malmöpanelen, (mellan 1.000 2.000 stycken i ett representativt urval) samt implementeringen av e-petitioner i linje med Bristol City Council och Royal Borough of Kingston upon Thames, härefter kallad Malmöinitiativet, och med den teknik som är utvecklat av Napier University. Tekniken gör det möjligt för båda politiker och Malmöbor att publicera förslag och eventuellt stödja förslag genom digitala signaturer (namnunderskrifter). I tillägg vill vi beröra etablerade satsningar samt satsningar som ligger i linje med vår målsättning inom arbetet. 5. Digitala Malmöpanelen. 5.1 Bättre underlag Panelen ger Malmös politiker ett värdefullt underlag innan man konkretiserar förslag. Man har möjligheter att undersöka trender och förankra förslag innan det beslutas. Detta ger en värdefull inblick för analys innan ärenden skrivs fram. När det gäller serviceärenden, kan man lättare undersöka behov och hur det bör utformas innan det är dags för att lägga förslaget. Panelen ger värdefulla synpunkter och kan hjälpa till som underlag inför ärendeberedningen. Malmöpanelen kommer att stimulera intresset för politik och kommunala frågor i staden, samt ge medborgarna lust att engagera sig. Som tidigare nämnts är Malmö stad redan med i samarbetet med Sveriges Kommuner och Landsting om utvecklingen av detta. Nämnderna kommer själva in med förslag till frågeställningar som skall vara med i varje utskick till panelen. Erfarenheter från Bristol visar att man kan ta in mellan 20 till 30 frågor per enkät. 5.2 Vem är med? Panelen bör inkludera människor med olika bakgrunder och från alla stadsdelar i Malmö. Malmöbor kommer att bli noggrant utvalda för att delta i panelen. För att säkerställa att panelen representerar populationen i Malmö, kommer de bli valda utifrån bl.a. ålder, etnicitet och var i staden de bor. För att hålla panelen aktiv, kommer vi bjuda in flera Malmöbor att delta vartannat år. En större panel ger goda möjligheter att göra undersökningar inom speciella områden som t.ex.skola eller äldreomsorgen och fortfarande använda Malmöpanelen. (För enkätundersökningar beräknas en urvalsstorlek på ca: 2000 individer. Urvalet stratifieras efter bla stadsdelstillhörighet och etnisk bakgrund. Urvalets storlek baseras på behovet av att kunna bryta ner redovisningen i undergrupper med bibehållen statistisk säkerhet. Därmed finns möjlighet att redovisa resultaten fördelade efter bla stadsdel, ålder och etnisk bakgrund. Källa: Strategisk utveckling, Stadskontoret, Malmö stad) 6 (13)
Paneldeltagarna ska fylla i ca: 4 frågeformulär per år, de kan eventuellt motta frågorna i pappersform, och svaren läggs in digitalt på Malmö stads hemsida. Självklart kan medborgare som inte vill använda datorer sända in sina synpunkter via vanlig post. Vi tror dock att med tanke på dagens användarnivå av datorer, att endast ett fåtal vars ålder eller ett handikapp kan göra det svårt, kommer att göra detta. Sverige är i dag det land i världen som har flest IT-användare högt upp i åldern. (Ref. The World Internet Instititutes rapport, Allt fler äldre använder Internet, TT) Paneldeltagarna kommer också att bli inbjudna för gruppdiskussioner och workshops när det känns nödvändigt med extra fördjupning. Olika frågeställningar som också inkluderar hälso- och sjukvård kan bli aktuella, varför ett samarbete med Region Skåne är nödvändigt inom projektet. Också Malmö högskola och de frågor som berör studenter är aktuella för Fråga Malmö, och är tänkt att bli inkluderade i vårt arbete. Malmöpanelen Ett frågeformulär skickas per post olika frågor båda mjuka och hårda frågeställningar från nämnderna frågorna utformas i samverkan med professionella Panelen svarar via webben! 5.3 Varför? - En medborgarpanel som representerar staden är långt mer kostnadseffektiv än undersökningar som görs från gång till gång. - En medborgarpanel ger statistisk god kvalitet när man först har utvecklat underlaget med en databas som beställs via experter på detta. - Ger en större förståelse för kommunala frågor. - Bidrar till en demokratisk förnyelse och entusiasmerar till deltagande i demokratiska processer. - Stödjer den representativa demokratin. - Höjer kvaliteten i beslutsunderlaget. - Prova en ny modell och metod i medborgardialogen. - Panelen kan efter behov delas in i mindre grupper, tex ungdomar, pensionärer eventuellt grupperingar med andra kriterier än just ålder. I Bristol ger man också ut en publikation som kallas Feed Back till Panelen, där resultatet av panelens synpunkter blir tydliggjorda. Vi har i vår handlingsplan också räknat med en kommunikationssatsning för att återkomma till panelen med resultaten. 7 (13)
6. e-petitioner - Malmöinitiativet 6.1 Hur fungerar e-petitioner- Malmöinitiativet? Detta system som är utvecklat av Napier University i Scotland gör det möjligt för medborgare att initiera en debatt inom webben inom olika områden. Systemet möjliggör för andra att följa debatten och eventuellt stödja förslaget med sina signaturer. Alla medborgare kan använda Malmöinitiativet, men även politikerna själva. Förslagen ligger publicerade under en bestämd tidsperiod och förslagsställaren daterar sitt förslag och har det publicerat via kommunens administratör för systemet, som också har ansvaret för att ladda ner och administrera förslagen. Ett kontaktnamn måste alltid finnas tillgänglig för att motta förslagen och undersöka legaliteten. Namn och adresser skall alltid kontrolleras för att säkerställa att en person har lagt förslaget i eget namn och inte i annan persons namn. Personuppgiftslagen (PUL) måste också följas eftersom användarna lämnar sina namn och adresser. Malmöinitiativet kan bli en naturlig del av de faciliteter som malmo.se med en e-demokrati erbjuder. Varje Malmöförslag bör finnas tillgänglig på sidan så länge som ägaren önskar inom rimliga mått. Om man ser till resultatet i Bristol, så var nästan samtliga politiker, tjänstemän och medborgare positiva till elektroniska petitionssystem. (källa: Mori Social Research Institute). Inte minst pga den tydlighet som ledamöter därigenom kunde framvisa, samt med den enkelhet som medborgare kunde yttra sig när de var intresserade av att komma i kontakt med politiker för att säga sin mening. Bristolmodellen kan studeras via www.bristol-city.gov.uk/epetitions Samma teknik används också för skotska parlamentet samt tyska förbundsdagen. I vår budget för Malmöinitiativet har vi beräknat att vi under en kort period hyr in en konsult som kan det brittiska systemet för informationsöverföring samt för utbildning i Malmö 6.2 Information om resultatet. De elektroniska petitionerna i Bristol inkluderade också en utvecklingssida som blir uppdaterad av ansvarig tjänsteman med information om resultatet av medborgarförslaget. Alla parter ansåg detta som viktigt i den demokratiska processen. Som tidigare nämnts kan besökare till webbsidan gå in och bifalla eller kommentera förslaget. 6.3 Utveckling av processen i Malmö. Ett e-petitionsprojekt kan förändra processen för inlämnande av petitioner och formaliserar den i högre grad. Petitioner är en mekanism genom vilken medborgarna kan ta upp angelägna frågor till debatt. Utvecklingen av en process för e-petitioner/malmöinitiativet skapar ett behov av att publicera riktlinjer för denna process. Det fordras även en mekanism för hanteringen av systemet. Man behöver en organisation som kan: Ta hand om huvudpetitionären, dvs. den person som lämnade in petitionen Övervaka och leda det diskussionsforum som upprättas för varje e-petition för att se till att kommentarerna inte bryter mot villkoren för användning När sista dagen för e-petitionen har passerats, ta fram ett referat av e-petitionen med information om det stöd som uttryckts för förslaget på Internet Uppdatera sidan med lägesinformation med upplysningar om de beslut som fattas avseende petitionen 8 (13)
Malmöinitiativet - Egen sida för förslag på webben - Både medborgare och politiker deltar - Varje förslag ger möjlighet för ett diskussionsforum - Varje förslag kan stödjas genom signatur - Förslagsställaren beslutar hur länge frågan ligger ute max ett år. Rekommendationer från tidigare erfarenheter i England: Upprepade petitioner om samma fråga bör undvikas. Om flera e-petitioner rörande samma fråga inlämnas samtidigt bör en gemensam petition föreslås av moderatorn. Vi tror att genomförandet av ett elektroniskt medborgarinitiativ kan bli populärt i Malmö, inte minst med tanke på den stora mängd förslag (ca: 1000 stk.) som kom in i samband med Gatukontorets Vägval hösten 2007. 6.4 Organisationen runt. Vi tror att det finns ett behov för en gemensam styrning av projektet. Malmö stad har blivit antagna till SKL:s (Sveriges Kommuner och Landsting) projekt medborgardialog som del i styrningen. Därmed har vi tagit på oss att starta en styrgrupp bestående av tjänstemän och politiker. Denna styrgrupp föreslås samordnas med projektet genom att det etableras en politisk styrgrupp för demokratiutveckling. projektet ingår där som en del av det generella demokratiarbetet. Styrgruppen stöds av olika tjänstemän som har olika kompetenser exempelvis juridik, forskning, e-frågor och kommunikation samt inom demokratisatsningar generellt. De olika projekten leds av individuella projektledare. Den politiska styrgruppen för demokratiutveckling samordnar både digitala och analoga projekt. Styrgruppen föreslås bestå av 7 ledamöter varav 4 från majoriteten och 3 från oppositionen. 9 (13)
Partier som inte är representerade blir adjungerade. Innan en sådan styrgrupp eventuellt inrättas är e-beredningen beslutsfattare för projekten i handlingsplanen. 6.5 Demokratirummet på Stadsbiblioteket. Stadens huvudbibliotek har nyligen etablerat ett fysiskt rum för demokratifrågor och i ett samarbete med projektet anser vi det viktigt att bistå med den tekniska delen i detta rum. Ett av målen bör vara att vi placerar de elektroniska medborgarinitiativen i demokratirummet på storskärm för att besökare kan mötas och diskutera i öppna forum vad som andra medborgare har hittat på. Stadsbibliotekets demokratirum har som mål att informera, men framför allt att stimulera intresset och engagemanget för demokratiska frågor i Malmö, framförallt hos grupper där detta är lågt. För att nå dit ska det skapas ett mångsidigt aktivitets-/arrangemangsrum, ett demo-rum för det demokratiska samtalet som är en avgörande faktor i den demokratiska processen. Den elektroniska medborgarinitiativssajten kommer att bli en aktiv del av rummet, och besökare har möjligheter att diskutera initiativen, signera dessa via en dator eller ta del av diskussionsforum i demokratirummet. 7. 7 Övriga satsningar 7.1 Förbättrade webbsända fullmäktigemöten. Malmö var bland de första kommunerna som introducerade webbsända fullmäktigemöten. Vi har mottagit gäster från när och fjärran som vill studera hur vi arbetar med dessa och hur responsen bland våra medborgare har varit. Vi har under tiden sett ett ständigt ökande intresse för KF- möten, både för att läsa ärenden innan mötet, titta på politikerna live men också för att gå in på ett specifikt ärende i efterhand och studera hur diskussionerna gick. Även media har uppskattat tekniken. Detta för att slippa sitta med under hela fullmäktige och ha möjligheten att rapportera sittande vid sitt eget skrivbord. 10 (13)
Också de digitala KF sändningarna kan bli bättre med hjälp av ny teknik. Möjligheterna för att lägga ut den färdigredigerade varianten inom några minuter, samt möjligheten att kunna söka på en politikers namn för att lyssna enbart på vad denna säger, är numera enkelt att genomföra. Under webbsändningen 23 oktober hade vi mer än 1000 personer som följde debatten! För att göra politikernas budskap enklare att förstå, föreslås också att vi använder modern presentationsteknik i Rådhuset under sändningarna. Speciellt i ärenden som gäller stadsplanering eller ärenden med stort behov av visualisering. Produktion av nödvändigt material kan ske via den berörda förvaltnings informationsavdelning. 7.2. FöreningsForum på webben. I utredningen (jan. 07) gjordes vissa undersökningar om intresset för Föreningsforum via webben, och vi tror att här finns en potential som dock kräver ytterligare tid för genomarbetning. Syftet med forumet är att skapa en träffpunkt för föreningar inom Malmö stad för utbyte av erfarenheter, idéer samt öka kunskapen om varandra. Ett sådant projekt bör göras i samverkan med föreningslivets paraplyorganisationer och också ta in tidigare erfarenheter från bl.a. Storstadsprojektet, Medborgarnätet i Fosie. 7.3. Den virtuella kommunen Arbetet med och webben i övrigt har bidragit till att initiativ för den virtuella kommunen kan bli realiserade via Nutek pengar (EG:s strukturfond). Det är viktigt för Malmö stad att ligga i framkant av utvecklingen när det gäller ny teknik och nya tjänster mot otraditionella målgrupper. Den virtuella kommunen kommer att ge möjlighet för politiker att kommunicera med medborgarna på ett annorlunda sätt, att skapa intresse och deltagande för unga samt stödja unga i deras idé- och entreprenörsanda. Projektet ingår i eservice etapp II, MedborgarCenter, som e-beredningen ansvarar för, men berör demokratiarbetet genom vårt förtydligande av en kommuns uppgifter mot nya målgrupper. Malmös ö inom Second Life, Den virtuella Kommunen, är redan registrerad för att säkerställa vårt arbete och kommer att lanseras samtidigt med det nya och otraditionella medborgarcentret i ett köpcenter. 8. Förutsättningar För att handlingsplanen för ska kunde genomföras, måste det finnas nödvändiga ekonomiska resurser samt etablera nya styrgrupper med politiker och anställda för genomförandet. Marknadsföring av satsningen bör göras professionellt för att skapa intresse och engagemang bland Malmöborna. Efter en pilotperiod kan projektet övergå i en förvaltningsfas. 11 (13)
Layouten på malmo.se kommer att ses över avseende de delar av webbplatsen som berör de politiska processerna. 9. Budget 2008 Malmöinitiativet Bristol Modellen: Installationskostnader av programvara 20.000 Konsultkostnader för integration och utbildning 10 dagar 100.000 Årlig hyreskostnad 15.000 Konvertering till svenska 30.000 Marknadsföring 180.000 Sub. Totalt 345.000 Digitala Malmöpanelen Installationskostnader av programvara 20.000 Databas MiniMalmö 2000 personer 50.000 Distribution via Posten 20.000 Informationsmöten/Malmöpanelen 50.000 Återkoppling till panelen (produktbladsinformation via mejl) 20.000 Informationssida via webben 70.000 Sub. Totalt 230.000 Demokratirummet på Stadsbiblioteket i samverkan med Installation av storbildsskärm i det fysiska rummet 50.000 (Alla kostnader relaterade till marknadsföring och datorutrustning tas av Stadsbiblioteket.) Utvärdering av projekten 50.000 Oförutsedda kostnader 25.000 Totalt 700.000 KF On Demand förbättringar för demokratistöd. Medel tas inom befintligt avsatta medel för webbsändning av fullmäktigemötena. 12 (13)
9.1 Finansieringsförslag. 500.000 Budgeterade medel, e-demokrati 200.000 Överfört från eservice I 10.Tidplan Vi föreslår att introducera Malmöinitiativet (epetitioner) innan sommaren 2008 och Malmöpanelen med 2000 Malmöbor efter sommaren. Detta för att nämnderna ska få tid att diskutera vilka frågor som är aktuella i det första försöket. 11. Organisation Förslag till organisation Innan en eventuell ny politisk styrgrupp inrättas är e-beredningen beslutsfattare för projekten i handlingsplanen. 12.Utvärdering 2008 tillägnas för att introducera och testa ovan nämnda projekt. Projekten kommer att utvärderas under tiden i samverkan med universitet och högskola. 13. Uppdragsgivare KS på förslag via eberedningen och AU för. 13 (13)