ÅRSRAPPORT 2016 Södertälje Sjukhus AB
2017-04-03 RK 201604-0034 Södertälje sjukhus AB ÅRSRAPPORT 2016 Södertälje sjukhus Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade 2017-04-03 att överlämna rapporten till styrelsen för Södertälje Sjukhus AB för kännedom och med möjlighet till yttrande senast 2017-08-31. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Hans-Erik Salomonsson Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev
RK 201604-0034 Sammanfattning Södertälje Sjukhus AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2016 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 34 mnkr, vilket är 31 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål om säker vård uppfylls, målet om vård i rätt tid uppfylls inte men är nära måluppfyllelse. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen kontinuerligt följer upp ekonomi och verksamhet och vid behov vidtar åtgärder. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
RK 201604-0034 Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 1 2.1 Ekonomiskt resultat 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat 4 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 7 3 Intern styrning och kontroll 7 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 7 3.2 Direktupphandlingar 8 3.3 Implementering av nya patientlagen 9 3.4 Uppföljning av tidigare granskning av ledningsnära kostnader och representation 10 3.5 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 10 3.6 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 11 3.7 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 11 4 Räkenskaper 11 4.1 Årsredovisningen 11 4.2 Redovisning av omställningskostnader 11 4.3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 12 4.4 Auktoriserade revisorns bedömning 12 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier
1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Styrelsen för Södertälje sjukhus AB (STS) ansvarar enligt de specifika ägardirektiven för bassjukvård, specialiserad akut och planerad vård. Den specialiserade vården ska bedrivas i samverkan med Södersjukhuset AB och Karolinska Universitetssjukhuset. Förlossningsverksamhet ska även finnas vid sjukhuset, däremot ska högspecialiserad vård inte bedrivas av sjukhuset. Sjukhuset ska utarbeta samordnade vårdprocesser i samverkan med Södersjukhuset AB, Karolinska Universitetssjukhuset och landstingsfinansierade privata vårdgivare. Undervisning och viss klinisk forskning relaterad till sjukvårdsuppdraget ska bedrivas vid sjukhuset och samverkan ska ske med Karolinska Institutet och Karolinska Universitetssjukhuset. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Erik Skoog m.fl. vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Bo Åsell vid PWC. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1
2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 1 109 1 112 1 011 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto -1 106-1 086-1 080 Varav omställningskostnader -26-19 -16 Resultat före bokslutsdisposition och skatt 3 26-69 Erhållna koncernbidrag (komp) 8 53 Justerat resultat 3 34-16 Erhållna koncernbidrag (skatt) 15 Lämnade koncernbidrag (skatt) -33 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 3 0-1 Balansomslutning (mnkr) 678 515 Årsarbetare (antal) 1 090 1 069 1 053 Justerat resultat uppgår till 34 mnkr, vilket är 31 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Resultatet har påverkats negativt av jämförelsestörande poster med ca 8 mnkr. Effekten av den ändrade diskonteringsräntan uppgår till ca 6 mnkr och löneskatten som är kopplad till ränteförändringen uppgår till ca 2 mnkr. Resultatet är 50 mnkr högre än 2015 års utfall. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation bolag i LI- SAB-koncernen kommer att erhålla i form av koncernbidrag för att neutralisera effekter av ökad pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i oktober 2016 beslutat om en sänkning av diskonteringsräntan. Resultatet är därmed jämförbart med utfallet 2015 och fullmäktiges budget 2016. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 33 mnkr. Lämnade och erhållna koncernbidrag uppgår netto till 25 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 0 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (34 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (3 mnkr). Jämförelse med budget 2016 Verksamhetens intäkter uppgår till 1 112 mnkr, vilket är 3 mnkr (0,3 procent) högre än budgeterat. Intäkterna för sålda primärtjänster understiger budgeten med ca 10 mnkr. I avvikelserna för sålda primärtjänster ingår bl.a. icke-budgeterad avveckling av öron-, näs- och halsverksamheten (avvecklades 1 juni). Vidare uppnår sjukhuset inte patientvolymer fullt ut som ger rätt till full rörlig ersättning avseende omstyrning 2
av ambulanser från Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge till sjukhuset avseende patienter ifrån Botkyrka kommun. De lägre intäkterna uppvägs till viss del av ökade intäkter kopplade till bl.a. utökat förlossningsuppdrag som en effekt av BB Sophias nedläggning i maj och att Södra BB stängt. Övriga intäkter överstiger budgeten med ca 9 mnkr, vilket kan förklaras med högre projektintäkter. Intäkterna för patientavgifter överstiger budgeten med ca 4 mnkr och detta beror på en ökning av öppenvårdsproduktionen gällande utomläns- och asylpatienter. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter (positiva och negativa) som bl.a. ökad försäljning av övriga tjänster. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 1 054 mnkr, vilket är 27 mnkr (ca 2,5 procent) lägre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är ca 26 mnkr hänförbart till övriga kostnader. I avvikelsen för övriga kostnader ingår dels att sjukhusets budgeterade en ekonomisk buffert för oförutsedda händelser som inte har nyttjats, dels att kostnader kopplade till den rörliga delen avseende omstyrning av ambulanser till sjukhuset är lägre p.g.a. mindre patientvolymer än budgeterat. Kostnaderna för läkemedel understiger budgeten med ca 1 mnkr med anledning av lägre läkemedelskostnader inom ASIH (avancerad sjukvård i hemmet). Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter (positiva och negativa) som bl.a. högre kostnader för inhyrd personal. Sjukhusets utfall för 2016 för omställningsbidrag och omställningskostnader inom ramen för framtidens hälso- och sjukvård (FHS) är ca 19 mnkr, vilket är ungefär 7 mnkr lägre än budgeterat. Årets investeringar uppgår till ca 19 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 20 mnkr. Budgetavvikelsen beror på att upphandling av en kabinettdiskmaskin (för desinfektering) har försenats. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. Jämförelse med 2015 års utfall Jämfört med 2015 har intäkterna ökat med ca 100 mnkr (9,9 procent), vilket framför allt beror på utökat uppdrag avseende omstyrning av ambulanser från Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge till sjukhuset av patienter ifrån Botkyrka kommun, utökat förlossningsuppdrag och ökat uppdrag inom öppenvårdsradiologi. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, har jämfört med 2015 ökat med 43 mnkr (4,3 procent), vilket i huvudsak beror på ökade bemanningskostnader bl.a. med anledning av utökade uppdrag inom öppenvårdsradiologin och förlossningen. Även merkostnader föranledda av hög sjukfrånvaro i kombination med hög beläggning på vårdavdelningarna samt ökade inskolningskostnader kopplade till svårigheter att rekrytera har påverkat bemanningskostnaderna. Enligt landstingets budget för 2016 måste kostnadsökningstakten begränsas och hållas på en långsiktigt hållbar nivå. Vidare framgår att ökningstakten inom hela landstinget måste begränsas till i genomsnitt 3,3 procent under perioden 2016 2019. För 3
2016 uppvisar sjukhuset en kostnadsutveckling på 4,0 procent, vilket i huvudsak beror på ökade bemanningskostnader med anledning av bl.a. utökade uppdrag inom öppenvårdsradiologi och förlossning. Sjukhuset bedömer att kostnadsutvecklingen till största delen kan hänföras till de särskilda uppdragen, som påverkar jämförelsen mellan 2015 och 2016. 2012 2013 2014 2015 2016 Kostnadsökning Exkl. avskrivningar, finansnetto och jämförelsestörande poster 7,7 % 2,9 % 4,1 % 3,7 % 4,0 % Kostnadsutvecklingen på sjukhuset uppgår i genomsnitt till ca 4,2 procent 1 exklusive avskrivningar, finansnetto och jämförelsestörande poster de senaste fem åren (2012 2016). Bedömning Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2015, vara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. 2.2.1 Tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården Mål 2016 Bokslut 2016 Bokslut 2015 Klarat målet Landstingsfullmäktiges mål Säker vård Förekomsten (prevalensen) av vårdrelaterade infektioner 9 % 2 % 3 % Ja Vård i rätt tid Andel patienter med vistelsetid under 4 timmar på akutmottagning 78 % 73 % 76,5 % Nej Kvalitetsindikatorer i vårdavtal 2 Säker vård Andel patienter som vårdas på strokeenhet Andel patienter med höftfraktur som opereras inom 24 timmar Andel MRSA-odlingar bland riskpatienter 90 % 97 % 89 % Ja 80 % 87 % 82 % Ja 90 % 91 % 90,5 % Ja 1 Geometriskt medelvärde 2 Kvalitetsindikatorer som benämns som resultatindikatorer utifrån vårdavtal mellan sjukhuset och HSN inom akutsomatisk vård. Målnivåerna ska bidra till att uppnå fullmäktiges övergripande mål om förbättrad tillgänglighet och kvalitet i hälso- och sjukvården. 4
Andel patienter som får trombolysbehandling vid stroke 14 % 5 % 13 % Nej Styrelsens egna mål: Vård i rätt tid Andel patienter som får tid för första besöket inom 30 dagar Andel patienter som får tid för behandling inom 90 dagar 100 % 96 % 94 % Nej 100 % 97 % 98 % Nej Av de ovan redovisade åtta målen har sjukhuset uppfyllt fyra. Merparten av de mål som inte har uppnåtts är dock nära måluppfyllelse. Nedan kommenteras de mål som inte har uppfyllts. Sjukhuset har inte helt uppnått målet om andel patienter med en vistelsetid på akutmottagning under fyra timmar. Resultatet är en liten försämring i jämförelse med 2015. Under året förelåg ett ökat inflöde till akutmottagningen, hög personalomsättning på sjuksköterskor och brist på vårdplatser på vårdavdelningarna. Sjukhuset kommer bl.a. att fokusera på nya arbetssätt och bättre schemaläggning för att förbättra resultaten. Målet om andel patienter som får trombolysbehandling vid stroke har inte uppfyllts och det har också skett en försämring jämfört med 2015. I flertalet fall har trombolysbehandlingar inte kunnat genomföras p.g.a. olika medicinska anledningar. Vissa fall förklaras också av att strokepatienter skickas direkt till Karolinska Universitetssjukhuset istället för att behandlas på sjukhuset. Sjukhuset har inte helt uppnått målet om andel patienter som får tid för första besök inom 30 dagar respektive behandling inom 90 dagar, men är nära måluppfyllelse. Resultatet är i princip i paritet med 2015 års utfall. 2.2.2 Uppdrag från fullmäktige Sjukhuset fick 2015 i uppdrag i budgeten att fortsätta arbetet med utveckling av Framtidens hälso- och sjukvård (FHS). Arbetet med genomförande, planering, inflyttning, driftsättning och utveckling av arbetssätt anpassade till Nya Södertälje Sjukhus (NSS) är i full gång. Bland annat kommer driftsättningen av de nya behandlingsbyggnaderna ske i maj 2017. I enlighet med uppdrag från fullmäktige har sjukhuset utarbetat sjukhusövergripande riktlinjer för säkerhet kopplade till landstingsstyrelsens riktlinjer för säkerhet. 2.2.3 Produktion Sjukhuset har producerat 130 836 öppenvårdsbesök och 13 039 slutenvårdstillfällen under 2016. Produktionen har varit 7,9 procent lägre än budget för slutenvård och 8,8 procent lägre än budget för öppenvård. I jämförelse med föregående år ligger slutenvårdsproduktionen 4,6 procent högre och öppenvårdsproduktionen ligger 5,5 procent lägre. Antalet vårdplatser 2016 är 3 procent lägre än 2015. 5
Jämförelserna mellan åren och budget är dock inte helt rättvisande eftersom det skedde ett antal verksamhetsförändringar under 2016. Bland annat fick sjukhuset i våras ett utökat förlossningsuppdrag i samband med att BB Sophia och Södra BB stängde sina verksamheter. Öron-, näs- och halsverksamheten avvecklades också vid halvårsskiftet. Vid rapporteringen av 2016 års budget ingick volymer kopplade till den löpande ersättningen avseende omstyrningen av ambulanser från Botkyrka kommun. Sjukhuset har haft brist på sjuksköterskor, vilket bl.a. har inneburit att sjukhuset har behövt stänga vårdplatser. Utfallet påverkas även av att sjukhuset har arbetat med att se över återbesöksfrekvensen och remissgranskningen för att därigenom styra patienter till rätt vårdnivå och vårdgivare. Produktiviteten mätt i poäng/justerad totalkostnad (poäng/mnkr) i fasta priser har enligt styrelsens beräkningar minskat marginellt (-0,3 procent). Den försämrade produktiviteten förklaras av lägre vårdproduktion och högre bemanningskostnader. Sjukhuset har haft en ansträngd bemanningssituation med hög sjukfrånvaro, vakanser och svårigheter att rekrytera framför allt sjuksköterskor. Detta har medfört höga kostnader för övertid och inhyrd personal. Personalomsättningen har varit stor bland främst sjuksköterskor, vilket har medfört höga inskolningskostnader. För möta det ökade behovet av vårdplatser och minska personalomsättningen har en femdygnsavdelning omvandlats till en sjudygnsavdelning. Avdelningen fungerar som pilotavdelning, där nya arbetssätt prövas som bl.a. ny arbetstidsmodell och omorganisation av den vårdnära servicen. Sjukhuset har även genomfört insatser för att underlätta sjuksköterskornas arbetssituation och ge undersköterskorna ökade utvecklingsmöjligheter genom att ett antal undersköterskor fått utökat ansvar och utsetts till att utföra en mer avancerad vård. Dessutom har sjukhuset rekryterat sjuksköterskor från andra länder, främst Spanien. Sjukfrånvaron uppgick 2016 till 21,6 dagar i snitt/anställd jämfört med 22,2 dagar under 2015 vilket är en minskning med drygt tre procent. Sjukhuset har bl.a. i samverkan med företagshälsovården och Försäkringskassan arbetat såväl förebyggande som rehabiliterande för att sänka sjuktalen och fokus har framför allt varit på att uppmärksamma anställda med upprepad korttidssjukfrånvaro. 2.2.4 Hållbar tillväxt och utveckling I fullmäktiges övergripande mål kring hållbar tillväxt och utveckling ingår bl.a. mål om effektivt miljöarbete. Sjukhuset har inga uppgifter om klimatpåverkan från medicinska gaser och energianvändning, då detta beräknas av miljöavdelningen centralt på SLL respektive Locum AB. Beträffande mål om andel ekologiska livsmedel var sjukhusets mål för 2016 30 procent eller mer. Utfallet för 2016 är 34 procent, vilket innebär att sjukhuset uppfyller målet om andel ekologiska livsmedel. Resultatet var också en förbättring i jämförelse med 2015. Beträffande arbete kring socialt ansvarstagande uppger sjukhuset att det har IT-stöd som stödjer uttag av könsuppdelad statistik. Metoder och verktyg för att följa upp arbetet för att främja bland annat minoritetsspråk är delvis införda. Tolkar finns att tillgå och service på framför allt finska ges på sjukhusets externa webbplats. Sjukhuset uppger att det följer de regler och riktlinjer som gäller tillgänglighet för personer 6
med funktionsnedsättning. Företrädare från sjukhuset träffar regelbundet olika patient- och handikappföreningar för dialog om vården och bemötandet på sjukhuset. Inom arbetet kring säkra processer uppger sjukhuset att det har genomfört egenkontroll av regelefterlevnad och dess arbete med informationssäkerhet på strategisk nivå genom att deklaration besvarats och godkänts i gällande IT-stödsportalen. Styrelsen uppger i årsrapporten också att det bedriver säkerhetsarbetet enligt landstingets policy och riktlinjer för säkerhet. I enlighet med gällande riktlinjer kommer sjukhuset att fortsätta sitt arbete med t.ex. upprätthållande av säkerhetsplan, brandskyddsplan och kontinuitets- och krisplan. 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 34 mnkr, vilket är 31 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål om säker vård uppfylls, målet om vård i rätt tid uppfylls inte men är nära måluppfyllelse. Öppenvårds- och slutenvårdsproduktionen har varit lägre än budgeterat. Jämförelsen är dock inte helt rättvisande eftersom det skedde ett antal verksamhetsförändringar under 2016 som inte ingick i budgeten. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av den interna styrningen och kontrollen har genomförts av revisionskontoret och auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Revisionen har granskat sjukhusets ekonomi- och verksamhetsstyrning. När det gäller beslut om åtgärder för att uppnå fullmäktiges resultatkrav, godkände styrelsen sjukhusledningens förslag till åtgärdsprogram på ca 8,3 mnkr. Innehållet i programmet konkretiserades och fastställdes senare av sjukhusledningen. Åtgärdsprogrammet omfattade hela sjukhuset och innehöll åtgärder inom respektive enhet, avdelning och verksamhet. Utfallet av besparingarna blev för året ca 8,9 mnkr, dvs. en positiv differens på ca 0,6 mnkr. 7
Sjukhuset har i budgeten/verksamhetsplanen i huvudsak brutit ner de av fullmäktiges mål som berör verksamheten till egna uppföljningsbara strategier, mål och indikatorer. Sjukhuset har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. Rutiner finns för hur och när styrelsens mål och uppdrag ska följas upp. Det finns system för att kontinuerligt och systematiskt följa upp ekonomi, tillgänglighet, produktion och kvalitet, analysera väsentliga avvikelser, vilket ger förutsättningar att vid behov vidta åtgärder. Sjukhusledningen genomför månatligen verksamhetsuppföljning utifrån budget och verksamhetsplan med respektive verksamhetsområde. Bolaget har i delrapporten för 2016 prognostiserat årets resultat till 21 mnkr. Utfallet blev dock ca 13 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket anges bero på högre intäkter än beräknat inom flera områden (se 2.1) Bedömning Revisionen bedömer att sjukhuset har en tillräcklig ekonomi- och verksamhetsstyrning och att sjukhuset vid behov vidtar åtgärder. 3.2 Uppföljning av sjukhusets arbete med direktupphandlingar Revisionen har granskat sjukhusets arbete med direktupphandlingar utifrån kraven på affärsmässighet i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt landstingets policy och riktlinjer för upphandling. För 2016 gällde att direktupphandling fick användas om kontraktets värde uppgick till högst 28 procent av tröskelvärdet som gäller upphandling av varor och tjänster, dvs. högst 534 890 kr. För att konkurrenssituationen inte ska riskera att åsidosättas anges i landstingets riktlinjer att flera leverantörer ska tillfrågas vid direktupphandlingar 3. Ett urval av transaktioner har granskats under perioden januari-november 2016 som rör inköp av konsulttjänster och diverse övriga tjänster (ej konsulter). Sjukhusets totala kostnader på de konton som ingick i granskningen uppgick under januari-november 2016 till ca 8,8 mnkr. I revisionens urval på sexton fakturor fördelat på fyra leverantörer, granskades de som hade ett relativt högt enskilt eller sammantaget fakturabelopp. Granskningen visar att ingen av de granskade fakturorna översteg enskilt gränsbeloppet för direktupphandling på granskade konton och ingen av leverantörerna hade under 2016 fakturerat ett sammantaget fakturabelopp som översteg 534 890 kr. För två av fyra leverantörer noterades heller inga andra avvikelser. I de övriga två fallen har sjukhuset inte tillfrågat fler än en leverantör. I det ena av dessa två fall noteras även avvikelse kring dokumentationen, bl.a. att det inte finns ett upprättat avtal 3 (LS 1406-0790) Riktlinjer för upphandling. Reviderade av landstingsstyrelsen 2014-10-14. Antagna av landstingsfullmäktige 2010-03-16 (LS 0912-1005). 8
med leverantören. Då totalbeloppet överstiger 100 000 kr ska dokumentation ske enligt gällande lagstiftning och landstingets riktlinjer för upphandling. Bedömning Revisionen bedömer att de skäl som åberopats i de granskade upphandlingarna för att endast tillfråga en leverantör inte uppfyller kraven på affärsmässighet, vilket medför risk för att landstinget inte drar nytta av konkurrensen och medför risk för rättsprocesser samt förtroendeskada. Med anledning av detta bör sjukhuset säkerställa att avvikelser inte sker från kravet på att utnyttja konkurrensen. Revisonen bedömer att sjukhuset även behöver säkerställa att dokumentationskraven följs vid direktupphandlingar över 100 000 kr. Rekommendationer: Ledningen bör säkerställa att avvikelser inte sker från landstingets riktlinjer när det gäller att dels utnyttja konkurrensen vid direktupphandlingar, dels att direktupphandlingar över 100 000 kr ska dokumenteras. 3.3 Implementering av nya patientlagen Revisionen har granskat hur sjukhuset arbetar med implementeringen av den nya patientlagen som gäller från och med den 1 januari 2015. Lagen innebär bl.a. att patienter ska ges möjlighet att välja öppen icke-akut specialiserad vård i hela landet antingen genom att patienter remitteras av sin läkare till ett annat landsting eller att patienten själv söker vårdgivare utanför hemlandstinget. En annan förändring är att kraven på information från hälso- och sjukvården har utvidgats och förtydligats för att det ska bli lättare för patienter att få skriftlig information om sin vård och behandling. Krav ställs också på att patienten ska ges möjlighet att få en ny medicinsk bedömning. Syftet med lagen är att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. I granskningen har det framkommit att sjukhuset sedan lång tid tillbaka arbetar med programmet humanistisk medicin, som syftar till patientmedverkan i vården och som därmed ligger i linje med patientlagens intentioner. All personal har fått information om patientlagen. Det pågår förbättringsarbeten och kompetensutveckling av personal för att omsätta humanistisk medicin i det praktiska arbetet. Det finns i ledningssystemet inga skriftliga rutiner eller processer kopplade till patientlagen. Det finns ingen gemensam plan för uppföljning av vilka effekter humanistisk medicin får, utan det följs upp lokalt och summeras i den årliga kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen. Äldre personer som skrivs ut från sjukhuset erbjuds ett trygghetskvitto. Det är en skriftlig information om den vård som givits på sjukhuset och vad som planerats den närmaste tiden efter utskrivningen. Kvittot innehåller även läkemedelsberättelse, läkemedelslista samt kontaktuppgifter till de som ansvarar för den fortsatta vården och behandlingen. Trygghetskvitto är sökbart i journalen för att möjliggöra uppföljning. Tillgängligheten följs upp löpande. Klagomål, avvikelser och ärenden till patientnämnden hanteras löpande. 9
Sjukhuset informerar inte patienter om patientlagen på något systematiskt sätt. Det saknas specifik hänvisning till patientlagen på sjukhusets hemsida och i informationsmaterial om sjukhuset. De intervjuade anser inte att förändringarna i lagstiftningen har påverkat förutsättningarna för patienterna i någon större utsträckning. Sjukhuset har under lång tid tagit emot många utomlänspatienter samt arbetat med humanistisk medicin. Införandet av patientlagen gav enligt de intervjuade ytterligare skjuts åt ett redan pågående arbete. Det finns dock svårigheter att upprätthålla och vidareutveckla arbetet till följd av en ansträngd personalsituation. I de nationella patientenkäterna 2016 för Södertälje sjukhus svarade 83 procent av respondenterna att vårdpersonalen gjorde dem delaktiga i besluten beträffande deras öppenvård och 70 procent att de var delaktiga i besluten beträffande deras slutenvård. Samtidigt svarade 57 procent att de önskade vara mer delaktiga i besluten av deras öppenvård och 47 procent att de vill vara mer delaktiga i besluten av deras slutenvård. Bedömning Revisionen bedömer att Södertälje sjukhus har goda förutsättningar att arbeta utifrån patientlagens intentioner då inriktningen humanistisk medicin sedan flera år finns integrerad i sjukhusets styrsystem. Uppföljningen av utvecklingsprogrammet humanistisk medicin kan dock stärkas för att belägga vilka effekterna blir och vilka förändringar som behöver göras. Vidare kan sjukhuset även förbättra den allmänna informationen till patienterna om patientlagen. 3.4 Uppföljning av tidigare granskning av ledningsnära kostnader och representation I samband med auktoriserad revisors granskning under hösten noterades att sjukhuset inte följer sina interna rutiner avseende representation. Dessutom framgick det att ledningen behöver se till att bokföringsunderlag uppfyller både interna och externa regler kring representation med syfte och deltagarlistor. I samband med årsbokslutsgranskningen genomförde auktoriserad revisor uppföljande stickprov för perioden september till december avseende kontroll av korrekta underlag avseende deltagarlista, syfte och attestering. Inga avvikelser noterades utifrån stickprovsgranskningen. Efter kompletterande genomgång av rutinen avseende representation gör auktoriserad revisor bedömningen att både rutinen och identifierade nyckelkontroller nu är tillräckliga. 3.5 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Utöver de granskningar som har genomförts och redovisats tidigare i denna rapport har ett antal andra granskningar genomförts under året. Revisionskontoret har bland annat granskat riskanalys och intern kontrollplan. Den auktoriserade revisorn har genomfört granskning av inköps- och utbetalningsrutiner och attest, löne- och investeringsrutiner. Inga väsentliga avvikelser har noterats inom dessa områden. 10
3.6 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Under året har rekommendationer avseende redovisning av intäkter och ersättningar, loggning i Heroma och Raindance och beloppsgränser vid beslutanderätt åtgärdats. Många av rekommendationerna har delvis åtgärdats av sjukhuset. 3.7 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen kontinuerligt följer upp ekonomi och verksamhet och vid behov vidtar åtgärder. Revisionen bedömer att ledningen behöver säkerställa att avvikelser inte sker från landstingets riktlinjer vid direktupphandlingar. Revisionen bedömer vidare att sjukhuset skapat förutsättningar att arbeta utifrån patientlagens intentioner, men att den allmänna informationen till patienterna om patientlagen kan förstärkas. Resultatet av dessa granskningar bedöms dock inte vara av sådan karaktär att de påverkar den slutliga bedömningen av styrelsens interna styrning och kontroll. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Årsredovisningen Förvaltningsberättelsen, resultat- och balansräkningen, kassaflödet samt övriga upplysningar bedöms följa god redovisningssed och SLL:s redovisningsprinciper och inga väsentliga avvikelser har noterats. Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Redovisning av omställningskostnader Under 2015 till 2018 uppstår betydande kostnader för vårdens omstrukturering som en följd av genomförandet av Framtidsplanen för hälso- och sjukvården. Omställningskostnaderna beräknas för hela SLL uppgå till totalt 3 500 mnkr och ska enligt fullmäktiges beslut täckas genom ianspråktagande av reserverade medel och kommer därmed på central nivå inte att belasta årets resultat. Styrelsen har i budgeten för 11
2016 kompenserats genom ett omställningsbidrag på 26 mnkr för att täcka planerade omställningskostnader. De redovisade omställningskostnaderna uppgår till 19 mnkr. Auktoriserad revisor har översiktligt granskat sjukhusets redovisningsrutiner för omställningskostnaderna och granskat att leverantörsfakturor har belastat korrekt kostnadsställe. Utifrån ett 15-tal stickprov har det inte noterats några avvikelser. 4.3 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Inga rekommendationer förekommer med avseende på räkenskaper. 4.4 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 12
STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: Södertälje sjukhus AB, Årsrapport 2016 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2012 Årsrapp ID: 723 Intern styrning och kontroll Styrelsen bör säkerställa att arbetet med intern styrning och kontroll utvärderas regelbundet. X Den systematiska utvärderingen av arbetet med intern styrning och kontroll kan utvecklas. Det finns ingen samlad utvärderingsmodell för allt som ingår i intern styrning och kontroll. Däremot görs utvärderingar av enskilda områden inom intern styrning och kontroll som oegentligheter, bisysslor, loggningskontroller i Heroma mm. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2017. 2015 (Projekt 14/2015) ID: 760 Oegentligheter Styrelsen bör säkerställa att styrdokument om bisysslor samt inköp och upphandling följs. X Rekommendationen har åtgärdats såtillvida att till skillnad från vid granskningstillfället samlar numera personalavdelningen information om alla anmälda bisysslor. Revisionen bedömer därför att den samlade bilden av samtliga anställdas bisysslor förbättrats. Personalavdelningen skulle ytterligare kunna förbättra kontrollen genom att inte bara samla in denna information utan också följa upp den med de anställda som har potentiellt otillåtna bisysslor. I dagsläget finns en problematik i att samla in bisyssleinformation bland timanställda. Enligt landstingets riktlinjer borde så göras, då riktlinjerna inte gör någon skillnad på anställningsform, men sjukhuset har i kontakt mer revisionen pekat på svårigheterna i detta. Denna rekommendation anses härmed åtgärdad och revisionen hanterar frågan om bisysslor för timanställda inom ramen för granskningen av landstingsstyrelsen.
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2016 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnd/styrelse ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med en rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1
Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. 2
Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: www.sll.se/rev Org.nr: 232100-0016