Verksamhetsberättelse Fastigheter Helår 2017
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Syfte... 3 3 Aktuella händelser... 3 4 Verksamhetens mål och uppdrag... 5 4.1 Kund... 5 4.2 Hållbar utveckling... 10 4.3 Attraktiv arbetsgivare... 14 4.4 Ekonomi... 16 5 Ekonomi och personal... 17 5.1 Resultatrapport... 17 5.2 Årets resultat... 17 5.3 Produktions- och nyckeltal... 18 5.4 Sjukfrånvaro... 19 6 Framtida utmaningar... 19 7 Intern styrning och kontroll... 20 7.1 Internkontrollplan... 21 Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 2(21)
1 Inledning Område Fastigheters verksamhetsberättelse utgår från regionfullmäktiges verksamhetsplan och verksamhetens egna mål som är beskriven i Område Fastigheters verksamhetsplan för 2017. Dessa verksamhetsplaner ger oss förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner vilket skapar ramar och en tydlig riktning för verksamheten. 2 Syfte Område fastigheter är ett område inom Regionservice, Region Örebro län. Uppdraget för Område fastigheter ökar, och Region Örebro län gör omfattande fastighetsinvesteringar vilket påverkar verksamheten. Inom Område Fastigheter finns ca 120 medarbetare. Område fastigheters uppdrag är att tillhandahålla en heltäckande fastighetsverksamhet med förvaltning, byggnation, drift och parkverksamhet, så att regionorganisationen kan bedriva sin verksamhet mot fastställda mål till nytta för länsinvånarna. Våra fastigheter ska förvaltas och utvecklas så att värdet bibehålls och förvaltningen ska baseras på långsiktig hållbarhet. Område fastigheter ansvarar också för strategiska fastighets- och lokalförsörjningsfrågor med koncernnyttan som högsta prioritet. Vår verksamhet ska präglas av hög kvalitet och omtanke om såväl våra kunder som miljön, regionens ekonomiska resurser och inte minst varandra. Vi arbetar utifrån övergripande mål, policys och våra egna ambitioner genom ständiga förbättringar inom våra målområden; Kvalitet, Miljö, Arbetsmiljö och Ekonomi. Sedan den 3 juni 2010 är vårt integrerade ledningssystem inom Kvalitet (ISO 9001:2008), Miljö (ISO 14001:2004) och Arbetsmiljö (OHSAS 18001:2007) certifierat genom Bureau Veritas Certification AB. Område fastigheter ansvarar också för strategiska fastighets- och lokalförsörjningsfrågor med koncernnyttan som högsta prioritet. Våra fastigheter och lokaler är viktiga produktionsresurser och lokalernas utformning påverkar kvaliteten i kärnverksamheten. För frågor gällande fastigheter och lokaler krävs en långsiktig planering och kunskap om både fastigheterna och den verksamhet som ska bedrivas i dem. Område fastigheter ska: vara regiondirektörens och regionledningens strategiska stöd kring fastighets- och lokalförsörjningsfrågor. samverka med länets kommuner och andra intressenter gällande utvecklingen av vårt fastighetsbestånd. ansvara för att upprätta och förvalta strategiska planer avseende fastigheter och lokaler. Område fastigheter ska via sin verksamhetsplan bidra till att Regionservice blir Sveriges bästa serviceorganisation genom att ytterligare utveckla våra tjänster till kärnverksamheterna. 3 Aktuella händelser Personal Område Fastigheters uppdrag har utökats, stora fastighetsinvesteringar görs inom Region Örebro län, vilket påverkar behovet av ökad komptens och fler medarbetare. Förutom det fastighetsstrategiska uppdraget, påbörjas fler byggprojekt. Lokalytan ökar vilket kräver förstärkning inom förvaltning och drift. Ny teknik i husen och digitaliseringen påverkar kompetensbehovet inom verksamheten. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 3(21)
Under året har administratörer, förvaltningsledare säkerhetsstöd, verksamhetsutvecklare, projektledare inom Bygg och El- och VVS-teknik samt drifttekniker anställts. En samordningsfunktion för hissfrågor har skapats och tillsatts. Funktionen syftar till att säkerställa hissarnas service, underhållsbehov och funktion. En omorganisation har genomförts under hösten där de tre grupperna inom f.d. avdelning Byggprojekt blivit egna avdelningar - Lokalplanering, Byggledning samt El- och VVS-teknik. Under året har Fastigheters personal gjort en Hälsoprofil genom Regionhälsan där deltagandet varit högt. Överlag är medarbetarna vid god hälsa, och genom ökade satsningar på hälsofrämjande aktiviteter vill vi förbättra det ytterligare. Medarbetarenkäten visade bitvis på bristande ledarskap och styrning - där medarbetare bland annat inte har tillräcklig kännedom om verksamhetens gemensamma mål. Genom ett nytt arbetssätt inför 2018 med ökad delaktighet, inkluderar vi samtliga medarbetare i verksamhetsplanearbetet där vi aktivt och gemensamt arbetar med både mål och aktiviteter. Miljö och hållbarhet Ett 15-tal energieffektiviseringsprojekt påbörjades under 2017 inom ramen för budgeterade medel med syfte att minska energiförbrukningen. Bland annat flera större belysnings- och ventilationsprojekt. Utbyte av fönster till nya energieffektiva genomfördes under året vid bland annat Lindesbergs och Karlskoga lasarett. Flera vårdcentraler samt Musikens hus i Kävesta har försetts med förnybar värme och kyla från energibrunnar. Solcellsinstallationer projekterades för nya P-huset vid USÖ, tillbyggnad Campus USÖ samt vid nyuppförande av Musikens hus i Kävesta. Vid Karlskoga lasarett startades solcellsinstallationer i anslutning till inglasning av innergård. Tillbyggnaden av Campus USÖ planeras för att uppnå Miljöbyggnad silver. Övrigt På uppdrag av regionledningen har en Fastighetsutvecklingsplan för våra tre sjukhusområden färdigställts. En rapport som visar behovet av utbyggnad av vårdcentralerna i Närsjukvårdsområde Örebro och Söder har också arbetats fram. För oss är arbetet med vårt nya Verksamhetssystem, K2 den viktigaste händelsen under året. Även om arbetet ännu inte är färdigställt så har det redan gett positiva effekter genom att kunskapen om vår verksamhet har ökat och förståelsen för varandras arbete är större än tidigare. För att säkerställa att vi följer de miljö- och arbetsmiljörelaterade lagar och föreskrifter som Fastigheter berörs av har vi träffat ett mer omfattande avtal med leverantör av lagbevakningstjänst där dessa lagar med uppdateringar hanteras liksom lagrevisioner. Vi har också utsett ett tiotal lagområdesansvariga inom Fastigheter. Ett omfattande arbete med stödsystemen inom Fastigheter har pågått under ledning av IT. Det är ett digert arbete som kommer att fortlöpa även under 2018. Resultatet i kundenkäten har tyvärr försämrats sedan föregående år. Genom handlingsplaner och nya tag vill vi förbättra resultatet till kommande år. På projektsidan har vi färdigställt följande - lite större - arbeten under 2017: Karlskoga lasarett, ombyggnad Operation Karlskoga lasarett, reservvattenanläggning Lindesbergs lasarett, om- och tillbyggnad Akutmottagningen Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 4(21)
4 Verksamhetens mål och uppdrag Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse och genomförande av uppdrag, helår = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat helår jämfört med föregående år alternativt årets början = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Indikatorer status för perioden vid helår = helt = delvis = inte alls = pågående = avslutad = avvikelse = avslutad med avvikelse 4.1 Kund Mål: Kunden upplever Regionservice tjänster och produkter som lättillgängliga, kostnadseffektiva och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Område Fastigheter deltar i Forum för Försörjnings- och Fastighetsfrågor (FFF) tillsammans med Område Försörjning och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Det är ett forum där våra erbjudanden och tjänster diskuteras. Alla patientlyftar i hela länet är inventerade för att förenkla hanteringen av dessa, samt säkerställa att de får den service och tillsyn som de ska ha samt att vi följer spårbarhetsdirektivet. Separat upphandling av besiktning och service har genomförts under våren. Inom Område fastigheter har en översyn gjorts, huruvida vi är rätt utförare av de tjänster vi levererar. Inom Fastigheters driftgrupp Park några avtal sagts upp som en följd av detta. Genom omtaget av vårt verksamhetssystem (K2) kommer vi att belysa samtliga våra processer och därmed effektivisera och förbättra våra arbetsflöden - till gagn för både oss och våra kunder. Exempelvis ser vi över rutinerna kring ärendehanteringen och arbetar nu tillsammans med leverantören av systemet för att anpassa systemet Xpand efter vårt arbetssätt. En del som ska förbättras i samband med detta arbete är återkoppling till kund. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 5(21)
Tydliggör vem som ansvarar för vad i ärendeflödet för att få en helhet med kundens processer. Vårt nya Verksamhetssystem, K2, kommer delvis att klara ut detta. Det återstår sedan att ta fram processbeskrivningar tillsammans med andra inom Regionservice och våra kunder/hyresgäster. Utveckla forum där vi kan stämma av vårt tjänsteutbud med kunderna. Område fastigheter deltar numera i Forum för Försörjnings- och Fastighetsfrågor (FFF) tillsammans med Område försörjning och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Detta är ett forum där våra erbjudanden och tjänster diskuteras. Öka antalet standardiserade tjänster och produkter. Arbetet pågår kontinuerligt via diskussion med våra kunder och internt inom Regionservice. Utvärdera om vi är rätt utförare av de tjänster vi levererar. Översyn har gjorts inom Fastigheters driftgrupp Park och vissa avtal har i och med denna översyn sagts upp. Identifiera tänkbara tjänster som kan ingå i Servicecenter på sikt. Detta diskuteras vid möten med Servicecenter. Fastställ nyckeltal, produktionstal och benchmarking för 2017. Fastställda nyckeltal och produktionstal tar vi fram årligen och lägger in i SKL:s databas Kolada. Benchmarking sker sedan genom jämförelser med övriga regioner/landsting i Sverige via samma databas. Utveckla ärendehantering med återkoppling till kund. Arbetsprocessen vid felanmälan och beställningar pågår och stödsystemet Xpand är under utveckling. En projektgrupp finns, som både standardiserar vårt arbetssätt, utvecklar stödsystem och planerar utbildning för samtliga berörda medarbetare. Mål: Kunden upplever att Regionservice medarbetare har helhetssyn, är professionella och engagerade i enlighet med servicepolicyn. Två värdeflödesanalyser är genomförda under året: Den ena avser flödet vid installation av kortläsare på USÖ. Man har identifierat en del problem i flödet, tagit fram åtgärdsförslag och ritat upp ett framtida bättre flöde. Den andra avser en värdeflödesanalys vid sanering av skadedjursutbrott. Det är ett gemensamt arbetsflöde mellan Fastigheter och Försörjningens städavdelning. Analysen resulterade i en ny rutin och en tydlig arbetsfördelning. En stickprovsundersökning om kundnöjdhet kring vårt bemötande av kund i samband med felanmälningar/beställningar gjordes i maj. Telefonintervjuer med 13 st. separata kunder genomfördes efter av- Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 6(21)
slutad åtgärd inom Fastighetsdrift USÖ. Resultatet visar att kunden är nöjd eller mycket nöjd med service och resultat, förutom med återkoppling efter genomfört uppdrag. Där finns brister, och Område Fastigheter arbetar med att förbättra detta. Indikatorer Utfall Målvärde Antal värdeflödesanalyser över områdesgränserna. 2 st 2 st En värdeflödesanalys är genomförd av flödet vid installation av kortläsare på USÖ. En värdeflödesanalys har genomförts kring sanering vid skadedjursutbrott. Antal genomförda stickprovsundersökningar om kundnöjdhet kring bemötande. 1 st 1 st Stickprovsundersökning har genomförts under maj månad genom telefonkontakt med kunder avseende åtgärdade felanmälningar/beställningar av driftgrupperna på USÖ. Mål: Regionservice ska bidra i service och tjänster till att Region Örebro läns verksamheter uppfyller kraven på en god och patientsäker vård I och med införande av "Daglig styrning" inom hela området under 2018 - infört inom Driftgrupp Park under 2017 - kommer avvikelser och incidenter uppmärksammas och rapporteras mer strukturerat än tidigare. Fler risk- och händelseanalyser genomförs, vilket bidrar till att ytterligare uppfylla kraven på en god och patientsäker vård. Dessutom arbetar vi löpande i projektform med till exempel insatser för funktionshindrade samt brandskyddsdokumentation och sprinkling av vårdlokaler. Allt för att patientsäkra vården. Indikatorer Utfall Målvärde Antal rapporterade avvikelser ska öka i jämförelse med 2016. 51 st >50 st Utfallet avser Fastigheter 51 st inrapporterade avvikelser helår 2017 enligt Uppföljningsportalen. Att jämföra med 42 st inrapporterade avvikelser helår 2016. Avvikelsehantering: Avvikelsen öppnas och klassificeras inom 7 kalenderdagar. 86% 100% Utfallet avser rapporterade avvikelser helår 2017 (51 st). Saknades ersättare i systemet under en period i februari på grund av handhavandefel i KOLL. Inom en vecka inkom 4 st. avvikelser som inte blev klassificerade i tid. Övriga avvikelser som inte klassificerats i tid är arbetsskador. Avvikelsehantering - åtgärder vidtagna inom 3 månader ska vara minst 80 %. 91% 80% Utfallet avser Fastigheter 34 st inkomna avvikelser jan-sep 2017 enligt Uppföljningsportalen. Avvikelserna följs upp i ledningsgruppen varje månad. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 7(21)
Indikatorer Utfall Målvärde Avvikelsehantering: Utredningsärenden utreds inom 60 kalenderdagar. 74% 80% Utfallet avser Fastigheter 48 st inkomna utredningsärenden jan-okt 2017 enligt Uppföljningsportalen. Vi når inte upp till målet om 80 %. Vi åtgärdar och löser problemen långsiktigt, men prioriterar inte att gå in i Platina och rapportera detta. Redovisning av genomförda åtgärder utifrån lex Maria anmälningar, avvikelser och klagomål samt händelseoch riskanalyser och effekter av dessa. En händelseanalys har gjorts efter den inträffade händelsen 2016 när ett planerat fullskaligt reservkraftsprov utfördes och ett elavbrott uppstod samt att det inte gick ut larm om allvarlig driftstörning till rätt personer. Baserat på detta har bl.a. följande åtgärder beslutats om och genomförts: - Ökad informationsspridning till hälso- och sjukvården genom att använda pappersutskick till alla avdelningar på USÖ-området inför reservkraftprov. - Rutin skapad för hur kommunikation ska ske mellan funktionssäkerhetsgrupp reservkraftsprov och gruppchef El USÖ. - Funktionssäkerhetsgruppen ska finnas på plats under hela reservkraftsprovet. En händelseanalys har genomförts efter att entreprenör borrat genom brandtätning i kulvertplan i G-huset, USÖ den 11 oktober 2016. Kablar för brandlarm och styrfunktioner kopplade till brandlarm skadades, vilket fick till följd att branddörrar stängde, dörrar i inre skalskydd ställde sig i olåst läge och att dörrautomatiker blockerats. Baserat på detta har bl.a. följande åtgärder beslutats om och genomförts: - I samarbete med upphandlingsavdelningen vidtogs åtgärder där avtal inte följs, t.ex. "uppsträckningsmöte", vite och avslut av avtal. - Rutin framtagen för vilka handlingar gällande kabeldragning som ska tas fram i projekt vid styrarbete. - Vi ska rapportera avvikelser i Platina vid tillfällen då entreprenörer inte följt standard för att få en sammanhållen dokumentation. Tydliggörande hur avvikelser rapporteras, så att det blir enhetlighet inom Område fastigheter. Helt Fortsatt arbete med att implementera tanken om avvikelsers betydelse för vårt arbete med ständiga förbättringar Utbildning genomfördes i december för samtliga inom Fastigheter där arbetet med avvikelser, ständiga förbättringar och risker lyftes upp. Omtag ska ske av vårt befintliga ledningssystem och därigenom förbättra processerna kring ständiga förbättringar och avvikelser. Vårt nya Verksamhetssystem, K2, kommer att vara klart för certifiering under våren 2018. Identifiera konsekvenser och möjligheter med H-huset. H-huset kommer att påverka vår organisation genom de ytterligare kvm som skapas - i första hand för driftpersonalen. Identifiera konsekvenser och möjligheter med Radiobaserade InomhusNät (RIN). Ett utbyggt RIN kommer att ge oss möjlighet att arbeta mer mobilt t.ex. med arbetsorderhantering i mobila enheter. Det finns även risker om täckningen inte blir 100 % i kulvertar och vindsutrymmen. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 8(21)
Mål: Samtliga fastigheter ska ha förenklad brandskyddsdokumentation. Område Fastigheter har ett par olika spår avseende att ta fram brandskyddsdokumentationer dels görs det i samband med projekt (ny- och ombyggnationer), dels görs det som separata brandskyddsinventeringar med efterföljande åtgärdsprojekt. Arbetet med brandskyddsinventeringar går ganska långsamt framåt då det är väldigt många byggprojekt på gång samt att mer resurser läggs på att installera sprinkler i befintliga lokaler. Indikatorer Utfall Målvärde Andel fastigheter med framtagen dokumentation. 86% 88% Arbetet med brandskyddsinventeringar går ganska långsamt framåt då det är väldigt många byggprojekt på gång samt att mer energi läggs på att installera sprinkler i befintliga lokaler. Mål: Driftdokumentation och överlämnande av projekt standardiseras och effektiviseras Ett helhetsgrepp behöver tas inom Fastigheters verksamhet när det gäller information och dokumentation om fastigheterna. Överlämning från byggprojekt till förvaltning och drift är en del av detta. Arbetet lyftes in i arbetet med utvecklingen av det nya verksamhetssystemet, då det är så pass övergripande kommer detta istället hanteras i projektform under 2018. Värdeflödesanalys genomförs för processen överlämning av driftdokumentation från färdigt byggprojekt till Fastighetsdrift Ingår i arbetet med verksamhetssystemet (K2.0). 2017-08-31 Mål: Utveckla arbetet med avvikelser, ständiga förbättringar och delaktighet inom området. Genom arbetet med Daglig styrning förväntas medarbetarnas engagemang i verksamheten och delaktighet öka liksom HME. Ambitionen är att hela Fastigheter ska ha infört arbetet med Daglig styrning under 2018. Införa "Daglig styrning" Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 9(21)
Daglig Styrning är införd inom Driftgrupp Park. Under hösten var tanken att arbetet med att införa daglig styrning vid övriga driftgrupper skulle starta. På grund av chefsbyten har den processen avstannat tillfälligt. För att få ett enhetligt arbetssätt ska upplägget vara så lika det går vid samtliga driftgrupper i länet. Avdelning Byggprojekt/grupp El- och VVS-teknik har infört "vecko-styrning" varannan vecka för arbete med resursplanering. Mål: Säkerställa att arbetsmiljöarbetet i våra bygg- och installationsprojekt sker enligt gällande regelverk. Arbetsmiljöarbetet på samtliga våra bygg- och installationsprojekt ska ske i syfte att undvika olyckor för de som arbetar där. Som Byggherre har vi ett stort ansvar och vi måste göra erforderliga kontroller för att tillse att de vi anlitar har ett fungerande arbetsmiljöarbete. Skyddsronder ska genomföras minst var 10:e byggdag och kontroll av detta sker på byggmöten. Arbetsmiljöplaner och skyddsronder i projekt Genomfört och utförs på samtliga Bygg- och installationsprojekt. Byggservice har skyddsronder mer sällan men jobbar aktivt med en arbetsmiljöplan som är godkänd för byggservice efter genomgång av Arbetsmiljöverket. 4.2 Hållbar utveckling Mål: Regionservice arbetar för att minska den totala klimatpåverkan. Område fastigheter har arbetat med energieffektiviseringar utifrån en beslutad handlingsplan med budgeterade medel. Projekt har startats för att särskilja fastighetsenergi från verksamhetsenergi. Detta kommer på sikt att tydliggöra ansvar och rådighet över energiförbrukningen inom fastighet resp verksamhet, vilket ger incitament till verksamheterna att spara energi. Vid en övergripnade utredning om vad som är verksamhetsenergi resp. fastighetsenergi i våra fastigheter, har vi kommit fram till ett stort sett likartat resultat vid jämförelse med Energimyndighetens utredning STIL2 (Statistik i lokaler) från 2008. Energimyndigheten genomförde år 2007 energibesiktningar i 159 slumpvis utvalda vårdlokaler i Sverige. Vid samtliga projekt har vi ambitionen att nå Miljöbyggnad Guld. Beslut om lägre ambition ska tas i Fastighetstrategisk grupp. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 10(21)
Riktlinje för hur systemet för miljöbedömning av byggvaror (BVB) ska användas har tagits fram och implementerats. Driftstrategier för specifika typer av anläggningar inom hela fastighetsbeståndet skall utarbetas inom driftavdelningen. Detta arbete kommer att fortsätta under 2018. Fastigheters resevolym är på grund av vår spridda verksamhet i länet ganska omfattande. Resor med kollektiva färdmedel sker sällan. Positivt är att antalet Skype-möten ökar då vi blir mer och mer bekväma med tekniken. Indikatorer Utfall Målvärde Energianvändningen (el + värme) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning. 184,7kWh/m2 185,6kWh/m2 På årsbasis innebär detta att en ungefärlig minskning med 3 % per år erfordras. Trenden fortsätter att vara nedåtgående jämfört med föregående år 2016. Energiförbrukningen för både el och värme minskar nu på i stort sett alla driftområden. USÖ som tidigare haft en tydligt stigande trend på värmesidan har nu åter en svagt nedåtgående trend. Energianvändningen (el) har effektiviserats med 12 procent per kvadratmeter jämfört med 2010 års totala energianvändning. 95,2 kwh/m2 94,9kWh/m2 På årsbasis innebär detta att en ungefärlig minskning med 3 % per år erfordras. El-förbrukningen minskar jämfört med 2016 och ligger åter i nivå med 2015 års förbrukning. Fastighet råder över ca 60% av den totala elförbrukningen, resterande 40% är IT-, MT-utrustning samt all övrig verksamhetsel (d.v.s "släck och stäng när du går hem"). Förbrukning i byggprojekt är exkluderad. Användningen av förnybar energi uppgår till minst 90 % av den totala energianvändningen. 90% 90% Andelen förnybar El var 100% under 2017 i och med avtal om "Bra Miljöval el". Sammanställning på hur mycket förnybar fjärrvärme energi vi förbrukade under 2017 lämnas av fjärrvärmeleverantörerna senare under 2018. Under 2017 hade EON's anläggning för förnybar värmeproduktion i Örebro problem, varför vi kan förvänta oss en något lägre andel förnybar fjärrvärme jämfört 2016 vars resultat var 93 %. Antal skype-/videokonferenser ska öka jämförelse med 2016. Driftgrupp Park har numera dagliga skypemöten med sina verksamheter i Karlskoga och Lindesberg (daglig styrning). I arbetet med översynen av våra it-stödsystem används Skype-möten vid alla leverantörsmöten. Samtliga ledningsmöten inom Futurloc (fastighetsnätverk för andra landsting/regioner) sker via Skype. Skype-möten sker i parkeringsutredningen för länet. Ytterligare portabla ljudenheter har köpts in. Helt Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 11(21)
Energigrupp inom Driftavdelningen ska arbeta för erfarenhetsåterföring inom driftoptimering samt upprätta en handlingsplan per driftgrupp för driftrelaterade frågor. Driftstrategier ska arbetas fram och optimeringsområden för 2018-2019 ska definieras. Arbetet har startat och tanken är att driftstrategier för olika systemtyper gemensamma för driften i länet ska tas fram. Dock har det flyttats på framtiden då en del resurser omfördelats inom driftverksamheten. Fastigheter arbetar med beslutad handlingsplan Energi och prioriteringar för energieffektiviseringar med budgeterade medel. Ett femtontal energiprojekt påbörjades under 2017 och ca 10 av dessa beräknar vi slutföra under 2018. Utöver energieffektiviseringsprojekt strävar vi efter mer klimatsmarta energikällor. Solcellsinstallationer projekterades på USÖ P-huset, Musikens hus Kävesta, Karlskoga lasarett (inglasning innergård) samt på Campus utbyggnad. Ambitionsnivå vid ny- och ombyggnad är Miljöbyggnad Guld Vid samtliga projekt har vi ambitionen att nå Miljöbyggnad Guld. Beslut om lägre ambition ska tas i Fastighetstrategisk grupp. Detta fungerar bra och det är numera en självklarhet att detta tas upp tidigt i projekten. Miljöombud ska finnas inom samtliga grupper/avdelningar samt ska årlig Miljörond genomföras på samtliga arbetsplatser Miljöombud finns på samtliga avdelningar. Miljörond på CV admin genomförd 2017, övriga arbetsplatser ska ronderas under vinter/vår 2018. Ta fram en teoretisk uträkning på vad som är verksamhetsenergi resp. fastighetsenergi. I stort sett likartat resultat vid jämförelse med Energimyndighetens utredning STIL2 (Statistik i lokaler) från 2008. Ta fram aktiviteter som incitament för verksamheterna att spara energi. Utredning kring lämplig mätstrategi för att särskilja verksamhetsenergi från fastighetsenergi pågår. En regionövergripande affisch med tips om energibesparing i vardagen är lanserad. Separat mätning verksamhets-el. En plan har lagts upp för att identifiera elförbrukare inom Röntgen USÖ och Adolfsbergs vårdcentral. Mätare är installerade vid Adolfsbergs vårdcentral för att separera fastighetsenergi från verksamheternas. Utvärdering kommer att ske om ca 1 år. (Våren 2018) Separat mätning verksamhets-el inom Röntgen USÖ avvaktar vi med. Sammanställa alla leveransavtal avseende förnybar energi. Lista på leveransavtal är upprättad. Riktlinje för hur systemet för miljöbedömning av byggvaror (BVB) ska användas har tagits fram och ska implementeras under året. Riktlinje för hur systemet ska användas har tagits fram. Verktyget används i flera projekt. Dessvärre råder brist på medarbetare som kan ta ett helhetsansvar i frågan och stötta projektledarna. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 12(21)
Region Örebro läns resehierarki ska göras känd för alla medarbetare. Resehierarkin presenteras och i samband med introduktion av nyanställda. Mål: All upphandling och inköp beaktar faktorer som påverkar miljö, hälsa och socialt ansvarstagande. Social hänsyn kan till exempel vara sysselsättning, arbetsvillkor, tillgänglighet och etiska villkor. Tillsammans med Upphandlingsavdelningen ser vi till att alltid kunna säkerställa att kravet som ställs går att följa upp och kontrollera att det efterlevs. Social hänsyn ska tas i samtliga upphandlingar av konsulter, entreprenörer och vid tecknande av serviceavtal. Vid upphandlingar tas denna fråga upp och vi diskuterar hur hänsyn ska tas i respektive upphandling. Mål: Våra fastigheter ska vara handikappanpassade. Våra fastigheter ska vara handikappanpassade enligt "Insatser för funktionshindrade" BFS 2003:19 HIN från Funktionshinderpolitiskt program 2013-2016. Alla fastigheter är inte åtgärdade men arbetet fortgår enligt plan. Indikatorer Utfall Målvärde Andel yta med avklarade enkelt avhjälpta punkter i handikappinventering. Arbetet fortgår enligt plan. 90% 90% Enkelt avhjälpta hinder ska åtgärdas Genomfört och utförs på samtliga Bygg- och installationsprojekt. Byggservice har skyddsronder mer sällan men jobbar aktivt med en arbetsmiljöplan som är godkänd för byggservice efter genomgång av Arbetsmiljöverket. Alla fastigheter är inte åtgärdade i befintliga fastigheter, däribland Pilgårdens vc och Brickebackens vc. På USÖ är A - och E-huset åtgärdat. Åtgärder i B-huset blir klara första kvartalet 2018. Inventering pågår fortlöpande av USÖ:s byggnader. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 13(21)
Utvändigt USÖ: Mark avvaktas med p.g.a. byggnation av H-hus och P-hus. Uppdrag 1. Att ta fram aktivitetsplaner för implementering och uppföljning av det nya programmet för hållbar utveckling. för hållbarr utveckling finns med i Fastigheters verksamhetsplan för 2017 och följs upp kontinuerligt i samband med delårsrapporter och årlig verksamhetsberättelse. Skapa arbetsgrupp som tar fram våra aktiviteter, plan för implementering och uppföljning. En särskild arbetsgrupp för detta finns inte. Ambitionen från Fastigheters sida är att utifrån en övergripande strategi implementera hållbarhetsarbetet i vårt arbetssätt, så att det är en naturlig del och genomsyrar vårt dagliga arbete. Därför är detta arbete kopplat till utvecklingen av vårt nya verksamhetssystem K2. 4.3 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv Inriktningsmål: Nr 25. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare med medarbetare som trivs och utvecklas i sin yrkesroll. Pågående arbete med Daglig styrning förväntas öka medarbetarnas engagemang och delaktighet i verksamheten liksom HME. Gemensamma spelregler inom Fastigheter har tagits fram under hösten och ska implementeras under tidig vår 2018. Detta för att nå och bibehålla en kultur vi vill ha och ett gemensamt förhållningssätt till arbetet och till varandra. Medarbetarsamtalen som genomförs är en viktig länk till att ta fram potentiella ledarkandidater och specialistroller samt lyssna på medarbetarnas önskemål om egen utveckling i övrigt. Detta arbeta ska stärkas under året. Genomförande av studiebesök i andra landsting/regioner, erfarenhetsutbyte genom deltagande i nätverk och externa utbildningar är också en självklar del av medarbetarnas utveckling i yrkesrollen. Under hösten har ett arbete utökats för att skapa en ökad gemenskap inom Fastigheter. Ytterligare satsningar på en trivsam och hälsosam arbetsplats kommer göras under 2018, genom ökad delaktighet och ett brett medarbetarengagemang. Trivselaktiviteter inom grupper ordnas beroende av intresse och engagemang i de olika grupperna, satsningar görs nu för att inkludera hela Fastigheters organisation. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 14(21)
Ett omfattande förbättringsarbete har påbörjats under hösten varför vi tror att det inte ännu fått genomslag i organisationen så att det visas i siffrorna. Bedömningen och ambitionen är att siffrorna kommer att öka framöver. Indikatorer Utfall Målvärde HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. 71 >74 Den totala siffran för HME har tyvärr sjunkit något sedan föregående år. Dock skiljer det sig mellan olika delindex. Motivationen är fortsatt hög, detta kan vi även se i Hälsoprofilerna som samtliga medarbetare erbjudits. Medarbetarna trivs på jobbet. När det gäller ledarskap och styrning har vi påbörjat ett förbättringsarbete. När det gäller ledarskapet varierar det mellan olika avdelningar och grupper. Delar av verksamheten har bra resultat, medan det finns förbättringar att göra på andra delar. Medarbetarnas kännedom om verksamhetens mål är låg och inför 2018 har en årsplan tagits fram för hur vi ska arbeta med verksamhetsmål, aktiviteter och uppföljning under året. Samtliga medarbetare har inför 2018 arbetat aktivt med målen och tagit fram aktiviteter, där alla gemensamt bidrar till våra mål. Vi bedömer även att tydligare mål och kännedom om målen ökar tydligheten när det gäller vad som förväntas av var och en i arbetet. Handlingsplaner utifrån HME har tagits fram och vi jobbar med att förbättra detta under 2018. Delindex Styrning- HME ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. 63 >70 Ett förbättringsarbete inför 2018 har genomförts med ett nytt arbetssätt som inkluderar samtliga medarbetare i verksamhetsplanearbetet har tagit fram. Under året kommer kontinuerlig uppföljning göras på gruppnivå vilket levandegör såväl mål som aktiviteter på ett nytt sätt inom Fastigheter. Bedömningen är att det ger ett bättre resultat på sikt. Genom arbetet med Daglig styrning förväntas medarbetarnas engagemang i verksamheten öka liksom HME. Daglig styrning är införd inom driftgrupp Park. Rutin finns framtagen som beskriver Daglig styrning och hela Område fastigheter ska ha infört Daglig styrning under 2018. Identifiera potentiella kandidater till ledar- och specialistroller utifrån utarbetad metod. Potentiella kandidater till ledar- och specialistroller har identifierats vid medarbetarsamtalet och diskuterats i Fastigheters ledningsgrupp. Kandidaterna har sedan samlats ihop inom Regionservice. Uppföljning, analys och åtgärd av korttidsfrånvaro (0-14 dagar) och långtidsfrånvaro. Vi har under året haft några långtidssjukskrivningar på hel-/deltid som vi bevakat och varit aktiva med i vår arbetsgivarroll för att möjliggöra en återgång till arbete. Vad gäller korttidssjukfrånvaron kan vi se att den ligger kvar på ungefär samma nivå som tidigare. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 15(21)
Inriktningsmål: Nr 26. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Nästan all personal har genomfört HBTQ-utbildning via intranätet. Genom ytterligare gruppaktiviteter med hjälp av det centralt framtagna materialet kring genusstrukturer, normalitetsbegrepp och kulturella olikheter ska vi medvetandegöra och diskutera dessa frågor. Hög arbetsbelastning inom avdelningarna har bidragit till att vi inte hunnit med riktigt. Vi tar med oss detta till 2018. Vidga och utmana normalitetsbegreppet, genusstrukturer och kulturella olikheter genom handling. De flesta medarbetarna har gjort webb-utbildning kring HBTQ under året. Tyvärr har vi inte genomfört de gruppaktiviteter som var tänkta att genomföras under året. 4.4 Ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden 2015-2018 motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 29. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Utfall Målvärde Resultatet ska under 2017 uppgå till minst noll. Helt Budgetuppföljningsmöte hålls en gång per kvartal. Löpande kostnader per fastighet gås igenom och prognos tas fram. Under ledning av fastighetsekonom går vi igenom utfall och jämför med budget samt upprättar en prognos för helåret. Varje verksamhet har kontroll på egna kostnader och ifrågasätter alla utgifter för att bidra till Region Örebro läns totala ekonomiska resultat. Fastighetsekonom har uppföljningsmöten varannan månad med budget- och prognosgenomgång för bättre kontroll. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 16(21)
Utveckla och förklara prissättningen på tjänster och produkter. Ett urval av Område fastigheters priser finns publicerade på intranätet. 5 Ekonomi och personal 5.1 Resultatrapport Belopp i mnkr Utfall 2017 Budget 2017 Utfall 2016 Budgetavvikelse Utfallsavvikelse Övriga intäkter 779,1 780,5 757,9-1,4 21,2 Summa intäkter 779,1 780,5 757,9-1,4 21,2 Personalkostnader -73,6-78,2-66,2 4,6-7,4 Övriga kostnader -367-366 -377,8-1 10,9 Avskrivningar, inventarier -0,6-0,7-0,7 0,1 0,1 Avskrivningar, fastigheter (Regionservice) -134,1-134,5-137,5 0,3 3,3 Summa kostnader -575,3-579,4-582,2 4,0 6,9 Finansnetto -63,7-63,6-65,9-0,1 2,2 Landstingsbidrag/-ersättning -134,2-137,5-109,7 3,3-24,5 Resultat 5,9 0,0 0,1 5,8 5,8 Fastigheter redovisar för 2017 ett positivt resultat på 5,9 mnkr. (Resultat före återbetalningar 18,9 mnkr). De största ökningarna på intäktssidan utgörs av internhyror förhyrda fastigheter, ersättning Fastigheter tjänster samt en ökning i intern förvaltningsersättning. Internhyrorna förhyrda fastigheter har ökat med ca 5 mnkr. Ersättning för Fastigheters tjänster har ökat med ca 9 mnkr, dock avser 2,8 mnkr av dessa november och december 2016. P.g.a. av tekniska fel bokfördes de 2017. Övrig ökning är på grund av ökade nyanställningar som debiterar tid. Ett antal nyanställningar har skett under 2017, vilket yttrar sig i ökade personalkostnader. Avkastningskravet ökade med ca 25 mnkr på grund av en ny beräkning som bl a beror på räntor på ökat fastighetsbestånd samt slutavskrivna fastigheter under året. I resultatet ingår även en återbetalning till verksamheterna på 13 mnkr. 5.2 Årets resultat Intäkter De största ökningarna på intäktssidan från 2016 utgörs av internhyror förhyrda fastigheter, ersättning Fastigheter tjänster samt en ökning i intern förvaltningsersättning. Internhyrorna förhyrda fastigheter har ökat med ca 5 mnkr. Ersättning för Fastigheters tjänster har ökat med ca 9 mnkr, dock avser 2,8 mnkr av dessa november och december 2016. På grund av tekniska fel bokfördes de 2017. Övrig ökning är på grund av ökade nyanställningar som debiterar tid. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 17(21)
Personalkostnader Utfall jan-dec 2017 Utfall jan-dec 2016 Förändring Lönekostnadsökningstakt (%) 9,1 % 4,0 % 0,8 % Lönekostnad i mnkr (kontogrupp 40-41) 49,7 45,3 4,4 Övrig personalkostnad i mnkr (kontogrupp 46) 1,8 1,3 0,5 Konsultkostnader i mnkr (konto 7543-7553) * 2,2 1,0 1,2 Antal anställda årsarbetare, totalt 120,5 113,5 7,0 varav tillsvidareanställda 115,9 110,8 5,1 varav visstidsanställda 4,6 2,8 1,8 * Bokförs i redovisningen under övriga kostnader. Ett antal nyanställningar har skett under 2017 vilket yttrar sig i ökade personalkostnader. Övriga kostnader Avkastningskravet ökade med ca 25 mnkr på grund av en ny beräkning som bla beror på räntor på ökat fastighetsbestånd samt slutavskrivna fastigheter under året. I resultatet ingår även en återbetalning till verksamheterna på 13 mnkr. 5.3 Produktions- och nyckeltal Produktionstal/Nyckeltal Utfall jan-dec 2017 Utfall jan-dec 2016 Förändring Elförbrukning lokaler, kwh/kvm 95,2 97,4-2,3 % Elförbrukning + värmeförbrukning (graddagskorrigerad) lokaler, kwh/kvm Kostnad fjärrkyla, värme, el och vatten i lokaler, kr/kvm BRA Total investeringsutgift för byggnader och mark, mnkr 184,7 189,0-2,3 % 150,0 150,0 0,0 % 696,3 387,0 55,6 % Jämförelsetal Jämförelsetal Utfall 2016 Utfall 2015 Area egna lokaler, kvm BRA Förändring Medeltal övriga regioner/ landsting 466 659 466 654 0,0 % 569 770 Area inhyrda lokaler och bostäder, kvm BRA 92 926 89 731 3,6 % 113 353 Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 18(21)
Jämförelsetal Utfall 2016 Utfall 2015 Kostnad tillsyn, skötsel och felavhjälpande underhåll, kr/kvm BRA Driftkostnad för lokaler inklusive fastighetsunderhåll (FAUH), kr/kvm BRA Kostnad förvaltning av ägda lokaler kr/kvm BRA Kostnad fjärrkyla, värme, el och vatten i lokaler, kr/kvm BRA Total investeringsutgift för byggnader och mark, mnkr Elförbrukning + värmeförbrukning (graddagskorrigerad) lokaler, kwh/kvm Förändring Medeltal övriga regioner/ landsting 133 137-2,9 % 116 284 277 2,5 % 268 18 20-10,0 % 33 150 141 6,4 % 151 387 305 26,9 % 595 189 184 2,7 % 198 Elanvändning lokaler, kwh/kvm 97 96 1,5 % 97 5.4 Sjukfrånvaro Kategori Januari - december 2017 Januari - december 2016 Förändring Sjukfrånvaro, korttid % * Sjukfrånvaro, långtid % * Sjukfrånvaro totalt % * *) Procent av schemalagd tid Män Totalt Män Totalt Kvinnor Kvinnor Kvinnor Män Totalt 1,89 % 1,21 % 1,36 % 1,35 % 1,35 % 1,35 % 0,53 % -0,14 % 0,01 % 2,78 % 2,43 % 2,51 % 2,20 % 2,88 % 2,72 % 0,58 % -0,45 % -0,21 % 4,67 % 3,64 % 3,88 % 3,56 % 4,23 % 4,07 % 1,11 % -0,59 % -0,20 % Vi har under året haft några långtidssjukskrivningar på hel-/deltid som vi bevakat och varit aktiva med i vår arbetsgivarroll för att möjliggöra en återgång till arbete. Vad gäller korttidssjukfrånvaron kan vi se att den ligger kvar på ungefär samma nivåer som tidigare. 6 Framtida utmaningar Inom det fastighetsstrategiska området finns behov att hitta plattformar och fungerande forum med förvaltningarna kring ett gemensamt arbetssätt för att hantera fastighetsstrategiska frågor. Det avser att tillsammans kunna definiera vilka långsiktiga behov som finns inom verksamheterna. K2 - vårt gemensamma arbetssätt, vårt verksamhetssystem är under fortsatt utveckling och planeras att sjösättas under våren. Ett fortsatt förbättringsarbete i ett förvaltningsskede tar därefter vid. Utmaningen för Fastigheter - förutom att frigöra tillräckliga resurser inom projektet på kort sikt - är att nå en kultur inom organisationen där medarbetarens förhållningssätt till sitt arbete överensstämmer med beslutade arbetssätt. Inom Fastigheters verksamhet finns en avsaknad av väl fungerande och anpassade system som underlättar och förenklar vårt arbete. Stödsystem behöver anpassas efter våra processer och grundläggande Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 19(21)
utbildningar för medarbetarna behöver genomföras. Tyvärr ser vi nedåtgående siffror i kundenkäten. Detta behöver vi förändra. Genom att utveckla och säkerställa våra arbetssätt och anpassa våra stödsystem kommer det även bli bättre för våra kunder. En del i det arbetet avser återkoppling till våra kunder i byggprojekt och i löpande ärendehantering. Inom Fastigheter behöver vi nå ökad medvetenhet av verksamhetens gemensamma mål bland medarbetarna. Det upplevs av flera finnas en otydlighet i organisationen som får konsekvenser ner på individnivå. Genom bland annat en ökad delaktighet i verksamhetsplanearbetet med tillhörande aktiviteter bör denna medvetenhet öka. Att vara en attraktiv arbetsgivare är en utmaning vi står inför, där ambitionen är att samtliga medarbetare ska trivas och tycka det är roligt att gå till jobbet. Med tydliga mål och intressanta arbetsuppgifter, där det finns möjlighet att påverka verksamheten och kontinuerligt utvecklas skapas arbetsglädje och trivsel. Inom Fastigheter arbetar vi med hållbar utveckling och för minskad energiförbrukning. Arbetet med energi- och miljöfrågor kan förbättras och vi ska ta ett kraftfullare tag i miljöarbetet. En miljöutredning kommer att göras under januari månad och därefter ska en energi- och miljöstrategi kopplad till Fastigheters verksamhet att tas fram. Tydligare handlingsplaner och ett arbete med ökad delaktighet och engagemang bland medarbetarna kommer göra oss ännu bättre. Recertifiering - Regionservice fastigheter är certifierade enligt inom Kvalitet (ISO 9001:2008), Miljö (ISO 14001:2004) och Arbetsmiljö (OHSAS 18001:2007) sedan juni 2010. Ambitionen är att under året re-certifiera oss inom Kvalitet (ISO 9001:2015), Miljö (ISO 14001:2015) och Arbetsmiljö (ISO 45001:2016). 7 Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7. Med tillräcklig menas att processen för den interna styrningen och kontrollen ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Regionstyrelsen ska utifrån sin uppsiktsplikt göra ett utlåtande i årsredovisningen om den interna styrningen och kontrollen för verksamheten inom Region Örebro län har varit tillräcklig. Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 20(21)
7.1 Internkontrollplan Symbolförklaringar = Avslutad = Ej genomförd Ledning och styrning Risken att vi har bristande kontroll/kännedom om de styrande dokument som finns inom Region Örebro län och respektive verksamhet. Status Åtgärd Kartlägg vilka styrande dokument som berör verksamheten. Gör dokumenten kända i verksamheten. Har åtgärden bidragit till önskad effekt? Det vill säga bidraget till att minska riskpoängen (källa riskanalysverktyget). I samband med omtag av Verksamhetssystemet gås samtliga processer igenom och styrande dokument redigeras och läggs in i Platina. Arbetet pågår och planeras bli klart under första delen av 2018. Ska risken ingå i nästkommande års riskanalys? Ja, en ny bedömning bör göras när åtgärden är utförd. Ansvar Områdeschef, stabschef Fastigheter Risken att hissar stannar. Status Åtgärd Utse en permanent roll "teknisk förvaltare, hissar" och etablera ett arbetssätt kring hissar. Har åtgärden bidragit till önskad effekt? Det vill säga bidragit till att minska riskpoängen (källa riskanalysverktyget). Är åtgärden inte genomförd i enlighet med beslutad IK-plan ska orsak anges i kommentaren. En person är utsedd och arbetet fungerar bra. Ska risken ingå i nästkommande års riskanalys? Nej Ansvar Områdeschef Fastigheter Ta fram en åtgärdsplan för hissar. Har åtgärden bidragit till önskad effekt? Det vill säga bidraget till att minska riskpoängen (källa riskanalysverktyget). Samtliga hissar är genomgångna och det finns ett förslag på åtgärdsplan som ska beslutas inom Fastigheter första kvartalet 2018. Ska risken ingå i nästkommande års riskanalys? En ny bedömning utifrån beslutad åtgärdsplan ska göras under 2018. Ansvar Områdeschef Fastigheter Fastigheter Verksamhetsberättelse 2017 21(21)