Uppdraget om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag

AD 638/202 Uppdraget om ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag N202/3/ENT Lägesrapport Datum: 203-02-28 Version:.0 Upprättad av: Ulrica Brännström Mattias Ekhem Jimmy Everitt Viktoria Hagelstedt Monica Ljungmark Åfeldt Jan Westerberg

AD 638/202 Innehållsförteckning Sammanfattning.... Inledning... 2 2. Genomförda aktiviteter i förlängt uppdrag... 3 2.. Förberedelser inför genomförande 3 2.2. Genomförande av myndighetsbesök 3 2.3. Myndighetssamverkan och myndighetsgemensam plan 3 2.4. Erfarenhetsutbyten med Brønnøysundregistrene och Semicolon 4 2.5. Säkra befintliga data 5 2.6. Initierat arbete med återanvändning av grundläggande uppgifter 5 2.7. Information och kommunikation 6 3. Pågående och planerade aktiviteter... 7 3.. Uppdaterad kartläggning 203 7 3.2. Analyser av materialet 7 3.3. Fördjupning kring återanvändning av uppgifter 8 3.3.. Grundläggande uppgifter (GU) 8 3.3.2. Ekonomisk information (Räkenskapsinformation) 9 3.3.3. Offentlig upphandling 9 3.3.4. Ärendeinformation 9 4. Uppgiftslämnarutredningens uppdrag... 0 4.. Uppdragens gränsytor 0 4.2. Samråd och utbyten 0 5. Vunna erfarenheter från uppdraget... 2 5.. Insatser för förenklat och minskat uppgiftslämnande 2 5.2. Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande 3 5.3. Hinder för återanvändning 55 5.4. Förutsättningar för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande 6 5.4.. Det myndighetsinterna 6 5.4.2. Det myndighetsgemensamma 7 5.4.3. Det övergripande 7 6. Ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande... 99 Bilaga Förklaring inrapporteringsformulär... I Bilaga 2 Modell inrapporteringsformulär... VIII Bilaga 3 Förslag... IX

203-02-28 (32) Sammanfattning Att förenkla vardagen för företagare skapar förutsättningar för fler och växande företag. En företagare ska i sin dagliga verksamhet inte behöva lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter. Det kostar både tid och pengar för företagen, men även för myndigheterna. På uppdrag av regeringen och med utgångspunkten en uppgift en gång, genomför 4 myndigheter nu insatser för att åstadkomma en positiv märkbar förändring för företag. I den här lägesrapporten kan du läsa om det som myndigheterna hittills har genomfört, men även vad som kan förväntas av samarbetet i detta uppdrag, fram till den 29 november 203. Register över uppgiftskrav I över ett år har 4 myndigheter arbetat med att kartlägga företagens uppgiftslämnande. Det görs för att få en översikt över de krav som ställs på företag att lämna uppgifter. Ambitionen är att det ska leda till skapandet av ett uppgiftskravsregister. Med ett sådant register skulle det bli tydligare när en uppgift samlas in fler än en gång. Det skulle även vara möjligt att skapa lösningar för företagare där de kan se vilka uppgifter de behöver lämna in. Mindre och enklare uppgiftslämnande För att minska företagens börda vid uppgiftslämnande, behövs ett sätt att strukturera och koordinera informationsutbytet mellan myndigheter och mellan företag och myndigheter, så att det blir enhetligt. Genom att bland annat öka återanvändningen av uppgifter mellan myndigheter ska uppgiftslämnandet minska. Enklare blir det till exempel med fler förifyllda uppgifter och genom att standardisera uppgiftslämnandet. Återanvändning Resultatet av myndigheternas kartläggning finns sammanställt i en databas. För att hålla uppgifterna aktuella arbetar myndigheterna nu med att uppdatera kartläggningen. De erfarenheter och den kunskap som kartläggningen hittills gett har bland annat resulterat i att myndigheterna identifierat vissa områden, där de ser en stor potential för ökad återanvändning. Det är områden som ofta behandlar stora mängder information om företag. De områden som myndigheterna valt att fördjupa sig i är grundläggande uppgifter, ekonomisk information, offentlig upphandling och ärendeinformation. Tre viktiga faktorer För att lyckas med målsättningen att genomföra insatser för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag ses tre viktiga och av varandra beroende faktorer; det som myndigheterna ensamma kan bidra med, det som kräver ett myndighetsgemensamt arbete och det som behöver lösas på en mer övergripande, politisk nivå. Varje myndighet måste arbeta med att ständigt ifrågasätta och bedöma om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. För ett framgångsrikt förenklingsarbete behövs tydligt ledarskap samt medvetna och tydliga strategier för varje myndighet. Med gemensamma insatser kan myndigheterna åstadkomma omfattande förändringar över gränserna. Från politiskt håll behövs förutsättningar för att genomföra nödvändiga förändringar.

203-02-28 2 (32). Inledning Den 20 oktober 20 fick 4 myndigheter i uppdrag av regeringen att genomföra en kartläggning av företags uppgiftslämnande. Syftet är att genomföra insatser som möjliggör ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. Bolagsverket ansvarar för att koordinera och leda arbetet. I april 202, under pågående uppdrag, tillsatte regeringen en särskild utredning, Uppgiftslämnarutredningen 2. De har samma övergripande mål som detta uppdrag och syftar till att skapa en infrastruktur för företags uppgiftslämnande. Resultatet från uppdraget överlämnades i en lägesrapport till regeringen den 9 juni 202. Kartläggningen visar att det i lagar, förordningar eller föreskrifter finns över 00 krav på företag att lämna uppgifter, till de 4 myndigheterna. Den samlade bilden är ett underlag för rekommendationer om den potential som finns för ett fortsatt utvecklingsarbete. Därutöver tillkommer uppgiftskrav som riktas till företag från andra myndigheter, som inte omfattas av detta uppdrag. För att ta tillvara resultatet från genomförd kartläggning och för ett utbyte med Uppgiftslämnarutredningen om ett framtida uppgiftskravsregister, beslutade regeringen att förlänga myndigheternas uppdrag 3 till november 203. Arbetet är, tillsammans med andra satsningar inom området, en fortsättning av regeringens regelförenklingsarbete, med ambitionen att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Bolagsverket ska, i förlängt uppdrag, lämna delredovisning till Regeringskansliet i form av en lägesrapport senast den mars 203. Uppdraget ska slutredovisas den 29 november 203. Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, N20/5884/ENT 2 Direktiv till Uppgiftslämnarutredningen, Dir. 202:35 3 Begäran om förlängd tid för redovisning av uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, N202/3/ENT

203-02-28 3 (32) 2. Genomförda aktiviteter i förlängt uppdrag Efter att kartläggningen genomförts och lägesrapporten överlämnats, inleddes arbetet med det förlängda regeringsuppdraget. De hittills samlade erfarenheterna hos medverkande myndigheter har legat till grund för fortsättningen. 2.. Förberedelser inför genomförande I samband med att uppdraget förlängdes i maj 202, inledde Bolagsverket arbetet med att säkra resurser för det fortsatta koordineringsansvaret. Det resulterade i att koordineringsgruppen, med kompetenser inom bland annat metod, analys och juridik, kunde fortsätta sitt arbete. Därmed kunde också den kunskap som byggts upp behållas och utvecklas. Dessutom har ytterligare resurser knutits till uppdraget, för att fylla behov inom bland annat systemutveckling, statistik och begreppsmodellering. I ett tidigt skede tog Bolagsverkets koordineringsgrupp kontakt med de myndigheter som omfattas av uppdraget, för att undersöka resurstillgången hos respektive myndighet. På grund av omorganisation, byte av arbetsuppgifter och avslutade anställningar har några representanter bytts ut i den myndighetsgemensamma styrgruppen och utförargruppen. 2.2. Genomförande av myndighetsbesök Efter inledande kontakter med de myndigheter som omfattas av uppdraget, genomförde koordineringsgruppen besök hos var och en av dem. Syftet var att återkoppla och följa upp resultatet från genomförd kartläggning samt skapa förutsättningar för att genomföra det förlängda uppdraget. Vid besöken deltog ansvariga och samordnare för uppdraget inom myndigheterna, medarbetare som deltagit i kartläggningsarbetet samt nytillkomna personer. I vissa fall har även verksamhetsutvecklare, jurister och systemförvaltare/-utvecklare deltagit. Besöken har inneburit givande utbyten och en mycket bra dialog. De fysiska träffarna gav goda möjligheter att diskutera arbetet hittills och ta tillvara de kunskaper och erfarenheter som finns. Det fanns också möjlighet att introducera fler personer till uppdraget. Besöken gav dessutom tillfälle att utbyta information kring pågående och planerade satsningar, inom området för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande. Genomförda besök har gett en bra bild över myndigheternas bedömning av och förutsättningar för det förlängda uppdraget. 2.3. Myndighetssamverkan och myndighetsgemensam plan Arbetssättet som tillämpas i uppdraget är en nätverksbaserad samverkan, med dialog och förankring mellan Bolagsverket och de medverkande myndigheterna. Den sedan tidigare uppbyggda strukturen för genomförande, med en styrgrupp, en utförargrupp och en koordinerande funktion, har behållits eftersom den anses vara ändamålsenlig. Det som har tillkommit inom det förlängda uppdraget är arbetsgrupper inom fördjupade områden enligt figuren nedan:

203-02-28 4 (32) Figur Organisering av uppdraget. Som ett resultat av det förlängda uppdraget, myndighetsbesöken, och den samverkan som etablerats, utarbetades en myndighetsgemensam projektplan i tre delar: ett ramverk, som beskriver uppdragets inriktning och förväntad medverkan, en aktivitetsplan, som specificerar uppgifter med tidplan och resurser och en intressentanalys, som identifierar relevanta och angränsande aktörer. Planen i sin helhet har förankrats i uppdragets utförargrupp och beslutats av styrgruppen i december 202. 2.4. Erfarenhetsutbyten med Brønnøysundregistrene och Semicolon Det finns sedan långt tillbaka ett samarbete mellan Bolagsverket och den norska myndigheten Brønnøysundregistrene, inom området förenklat och minskat uppgiftslämnande. Det kontinuerliga erfarenhetsutbytet har bland annat behandlat lämpliga frågor att ställa i kartläggningen och myndighetsgemensamt begrepps- och informationsarbete. Dessutom finns ett samarbete med den norska samhandlingsarenan Semicolon, där forskare och experter tagit fram flertalet vägledningar och rapporter om begreppsarbete, som varit till stor hjälp i detta uppdrag. Norge har på flera sätt kommit längre än Sverige i sitt förenklingsarbete, vilket gör detta erfarenhetsutbyte extra värdefullt. I Norge finns ett fungerande Uppgiftskravsregister 4 och ett register för att beskriva semantik (språklig förståelse), kopplad till informationsutbyten. Norge har även en gemensam portal för uppgiftslämnande till flera statliga myndigheter, både genom e-tjänster och genom maskin till maskininlämning av uppgifter. Den 6 oktober 202 arrangerade koordineringsgruppen ett seminarium på temat förenklat och minskat uppgiftslämnande. Förutom deltagare från Bolagsverket var även representanter från Brønnøysundregistrene och Semicolon inbjudna, för att fortsätta utbyta erfarenheter länderna emellan. 4 http://w2.brreg.no/oppgaveregisteret/

203-02-28 5 (32) 2.5. Säkra befintliga data Kartläggningen som genomfördes 202 finns i en databas som Bolagsverket förvaltar. Den är åtkomlig via en presentation på Bolagsverkets webbplats 5. Materialet kan användas av myndigheter för egna förenklingar och av uppdraget tillsatta arbetsgrupper, för ökad återanvändning. Med återanvändning avses att myndigheter hämtar uppgifter från en annan myndighet eller aktör och inte begär in uppgiften från företag. I samråd med myndigheterna bestämdes under hösten 202 att databasen, tillika befintliga data, skulle låsas för uppdatering. Materialet finns redovisat i lägesrapporten till regeringen den 9 juni. I och med låsningen möjliggörs jämförelser över tid vid uppdaterad kartläggning och ny inrapportering. Myndigheterna har kommit överens om att rapportera upptäckta fel från föregående kartläggning. Bolagsverket ansvarar för att löpande notera och publicera ändringar i en upprättad förändringslogg. Orsaker till felen diskuteras gemensamt för ett fortlöpande kvalitetsarbete. 2.6. Initierat arbete med återanvändning av grundläggande uppgifter Kartläggningen över företags uppgiftslämnande har ökat medvetenheten om behovet av fortsatt samordning i arbetet med återanvändning. Ur sammanfattningen från lägesrapporten den 9 juni: Kartläggningen av grundläggande uppgifter visar att det redan nu sker en hel del återanvändning men också att uppgifter i många fall samlas in både från företag och från annan källa. Utifrån svaren i kartläggningen kan 30 av de 38 grundläggande uppgifterna redan idag återanvändas mellan myndigheterna. Möjligheten till denna återanvändning bygger på att den myndighet som ska återanvända uppgiften kan använda den insamlande myndighetens definition, format, kvalitetskriterier etc. om uppgiften. Skatteverket, SCB och Bolagsverket är de myndigheter av dem som ingått i kartläggningen som i flest fall är lämpade som källor till undersökta grundläggande uppgifter. I slutet av juni 202 startade Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån en arbetsgrupp för grundläggande uppgifter (Arbetsgrupp GU). Utgångspunkten är att förenkla möjligheten till återanvändning, förbättra kvaliteten på och minska insamlingen av grundläggande uppgifter. Arbetsgruppen samordnas av Bolagsverket och regeringsuppdragets utförargrupp ses som referensgrupp till arbetet. Regelbundna träffar varvas med arbete på respektive myndighet. En myndighetsöverenskommen arbetsplan har tagits fram för perioden fram till november 203 och omfattar följande förväntade leveranser: Ensade begrepps- och informationsmodeller för valda grundläggande uppgifter. Katalog och guide för återanvändning. Dokumentation av ansvar, förvaltning, behov och förslag. 5 https://uppgiftskrav.bolagsverket.se.

203-02-28 6 (32) Praktikfall med uppgiftskrav för att beskriva att återanvändning är möjlig. Överenskommelse om återanvändning. 2.7. Information och kommunikation Bolagsverket har inom ramen för sin koordinerande roll ansvarat för att kommunicera och sprida information om arbetet. Bolagsverkets interna kommunikation av uppdraget har riktats till de anställda, för kännedom om förenklingsarbetet. För att sprida kunskap från de forum koordineringsgruppen deltagit i har det bland annat löpande publicerats artiklar på intranätet. Uppdraget har kommunicerats bland de medverkande myndigheterna. Den huvudsakliga kanalen för kommunikationen har varit uppdragets gemensamma kontaktyta på projectplace.com. För att motivera och sprida goda exempel har Bolagsverket löpande publicerat berättelser från förenklingsarbetet på myndigheterna samt informerat om uppdragets händelseförlopp. För den externa kommunikationen av uppdraget har arbetet varit målgruppsanpassat. Uppdragets främst prioriterade externa målgrupp är företagare, men även andra aktörer och intressenter inom förenklingsområdet. För att nå ut till dem finns en sammanfattande information om uppdraget på Bolagsverkets webbplats. Utöver det skickade Bolagsverket i samband med föregående lägesrapportering i juni 202, ut ett pressmeddelande till media. Dessutom har Bolagsverket vid två tillfällen under hösten 202, använt sig av myndighetens nyhetsbrev för att berätta om uppdraget och uppmana företag att skicka in förslag på uppgiftskrav som de helst vill ta bort. Det som har kommunicerats har generellt väckt ett intresse hos media. Genomförandet har uppmärksammats både i nyhetsmedia och i branschtidningar. Utöver pressmeddelandet och informationen på webbplats och i nyhetsbrev, har Bolagsverket även tagit fram en populärversion av lägesrapporten från juni 202 samt en folder. I foldern beskrivs kortfattat vad uppdraget innebär och där återfinns även kontaktuppgifter till uppdragets koordineringsgrupp. Syftet med foldern är att den ska vara ett verktyg som bidrar till att sprida kunskap om förenklingsarbetet på ett enkelt och lättillgängligt sätt. Under hösten 202 har koordineringsgruppen deltagit i ett flertal referensgrupper och forum som är relevanta för uppdraget, bland annat Näringsdepartementets årliga Förenklingsdag och Statistiska centralbyråns råd för den officiella statistiken (ROS).

203-02-28 7 (32) 3. Pågående och planerade aktiviteter I det arbete som planerats för perioden fram till november 203, ingår såväl aktiviteter som omfattar den uppdaterade kartläggningen, som fördjupade insatser för ökad återanvändning av uppgifter. 3.. Uppdaterad kartläggning 203 En uppdatering av kartläggningen över uppgiftskrav inleddes i slutet av förra året och genomförs under våren 203. Samtliga medverkande myndigheter har under december och januari fått sina inrapporteringsformulär i excelformat, med ifyllda värden från föregående kartläggning och tillhörande anvisningar. Kontinuerliga avstämningar hålls kring rapportering och kvalitetssäkring etc. både enskilt mellan Bolagsverket och respektive myndighet samt vid gemensamma utbyten. I dialog med de medverkande myndigheterna och i samråd med Uppgiftslämnarutredningen om ett framtida uppgiftskravsregister, har frågor delvis tagits bort och nya tillkommit. Befintliga frågor har dessutom förtydligats i sina anvisningar, för ytterligare möjligheter att nå likartade tolkningar. Frågor som rör grundläggande uppgifter, ekonomiska uppgifter om företag eller uppgifter om företagets anställda uppdateras inte i kartläggningen för 203. Koordineringsgruppen antar att förändringarna inte är så stora att det motiverar en uppdaterad insats för just dessa frågor. Vilka frågor som finns med i den uppdaterade kartläggningen framgår av Bilaga Förklaring inrapporteringsformulär. I Bilaga 2 Modell inrapporteringsformulär finns en informationsmodell över kartläggningen. I planeringen av den uppdaterade kartläggningen fördes samtal med medverkande myndigheter och Uppgiftslämnarutredningen, om att ta med ytterligare aktörer. Då främst statliga myndigheter på nationell och regional nivå samt kommuner. Den samlade bedömningen är att det i det längre perspektivet är en mycket viktig faktor, men att vi i dagsläget och det tidsbegränsade uppdraget, fokuserar på de myndigheter som omfattas av regeringsuppdraget. Erfarenheterna från arbetet hittills visar på den komplexitet och de resurser som skulle krävas av en utvidgning. Istället kan den uppdaterade kartläggningen ligga till grund för fortsatt metodutveckling och en översyn av vad som krävs för kartläggning av uppgiftskrav som omfattar fler aktörer. 3.2. Analyser av materialet Under 203 planeras ytterligare analyser av kartlagda uppgifter, exempelvis kalenderstyrt uppgiftslämnande och företagens faktiska användning av e-tjänster. Detta i syfte att öka kunskapen och i större utsträckning identifiera den potential som finns för återanvändning. Bolagsverket ansvarar för att hålla materialet tillgängligt och initiera myndighetsövergripande analyser, som bedöms vara särskilt intressanta. Medverkande myndigheter ansvarar för att ta initiativ till analyser som de anser sig ha behov av samt bidra i arbetet med att vidta åtgärder där samordningsmöjligheter finns.

203-02-28 8 (32) 3.3. Fördjupning kring återanvändning av uppgifter Under arbetet med kartläggningen har medverkande myndigheter identifierat fyra områden som är särskilt intressanta att fördjupa. Syftet är att skapa förutsättningar och genomföra insatser för ökad återanvändning av uppgifter. För varje fördjupningsområde har ett urval av myndigheter identifierats och dialog inletts. Aktuella myndigheter ansvarar för skapandet av arbetsplaner och överenskommelser om genomförande, inom sina områden. Bolagsverkets koordineringsgrupp ansvarar för den övergripande samordningen. Arbetsgrupperna utgår från den återanvändning som är möjlig att göra utifrån dagens förutsättningar, såsom kostnader för informationsutbyte och rådande lagstiftning. Därtill kan arbetsgrupperna i sitt arbete identifiera förändringar som behövs, utöver vad myndigheterna själva kan göra och hänvisa aktuella frågor till lämpliga mottagare. Nedan beskrivs de fyra fördjupningsområdena, med tillhörande arbetsgrupper. 3.3.. Grundläggande uppgifter (GU) Arbetsgrupp GU har hittills arbetat med att skapa ensade begrepps- och informationsmodeller för grundläggande uppgifter om företag. Utifrån en norsk standard på området har uppgifterna noggrant dokumenterats med beskrivningar av varje begrepp, informationsobjekt och attribut. Arbetet med begrepps- och informationsmodeller har också stämts av mot arbetet med grunduppgifter inom ISA-programmet på EU-nivå och varit input till vägledningen för digital samverkan inom E-delegationen. Modellerna och beskrivningarna kommer vara viktiga för att den som återanvänder uppgifter, ska kunna förstå vilken information som tas emot och kunna hantera den på ett korrekt sätt, i sina register och informationssystem. Dessutom kan modellerna användas om information mellan flera myndigheter ska sammanställas till en helhet, för att till exempel presenteras för den enskilde företagaren. Arbetsgruppen har gjort en sammanställning av alla olika juridiska personer så som aktiebolag, handelsbolag och samfällighetsföreningar, liksom de myndigheter som tilldelar organisationsnummer till dessa. Statistiska centralbyrån och Bolagsverket har jämfört sina populationer av aktiebolag för att se om myndigheterna de facto ser lika på vilka aktiebolag som existerar. Det innebär en möjlighet att höja kvaliteten i respektive register. Jämförelser av vilka uppgifter och populationer som finns är en förutsättning för att kunna vara tydlig med var uppgifter finns för återanvändning. Arbetet fortsätter nu med att förankra begrepps- och informationsmodellerna, inklusive beskrivningarna av dem. Dessutom ska arbetsgruppen skapa en katalog och en guide som utifrån nuläget beskriver vilka uppgifter som kan återanvändas redan idag. Katalog och guide ska också beskriva vad uppgifterna betyder och hur de kan hämtas. Utifrån framtagna modeller ska möjliga uppgiftskrav identifieras där återanvändningen kan öka och för att praktiskt visa på möjligheter. Arbetsgruppen har som mål att skapa överenskommelser om återanvändning mellan myndigheter, för att på så sätt göra direkt skillnad för företagens uppgiftslämnande.

203-02-28 9 (32) 3.3.2. Ekonomisk information (Räkenskapsinformation) Kartläggningens resultat visar att det finns ett stort antal uppgiftskrav (284 6 stycken), där ekonomisk information efterfrågas. De medverkande myndigheterna bedömer att den administrativa bördan för företag är stor och det finns en samordningspotential för ökad återanvändning, då det är troligt att samma uppgifter samlas in. Arbetsgruppen utreder frågan vidare med utgångspunkt från kartläggningen, material från arbetsgrupp GU och tidigare genomfört arbete på området. Arbetsgruppen planerar att starta under 203. Förberedelser sker på Skatteverket, som har tagit på sig att samordna arbetet och medverka tillsammans med Statistiska centralbyrån, Bolagsverket och Transportstyrelsen. Övriga myndigheter inom regeringsuppdraget är intressenter och deltar efter behov. 3.3.3. Offentlig upphandling Offentlig upphandling finns med som uppgiftskrav i kartläggningen. Den potential som finns är samordning mellan myndigheter, om den kontroll som sker av anbudsgivande företag. Samtliga myndigheter gör samma kontroll och begär därmed in samma uppgifter, som till exempel om företaget är godkänt för f-skatt, enligt lagen om offentlig upphandling. Arbetet kan även innefatta områden som rör antidiskriminering och annonsering av upphandlingar, för att förenkla även för små företag. Arbetsgruppen startar under 203. Ett första möte har genomförts mellan Tillväxtverket (samordnare) och Trafikverket. Bolagsverket och Skatteverket ska medverka utifrån de registerförda uppgifter som behövs för att kontrollera företag vid upphandling. Det är också möjligt att myndigheter utanför uppdraget kommer att delta. Övriga myndigheter inom regeringsuppdraget är intressenter och deltar efter behov. 3.3.4. Ärendeinformation Alla myndigheter använder inom området samma termer, såsom ärende och handling. När information ska återanvändas är det bra att ha en gemensam förståelse för dessa centrala termer. Planen är att inom den planerade arbetsgruppen använda Skatteverkets begreppsmodell för ärendeinformation och utveckla den tillsammans med intresserade myndigheter, för att finna en begreppsstandard inom ärendeinformation. Efter en inledande del i workshopform, kan det vara aktuellt att fortsätta driva arbetet inom E- delegationen. Arbetsgruppen ska starta under 203. Skatteverket har tagit på sig att samordna arbetet och medverka tillsammans med Trafikverket och Transportstyrelsen. Övriga myndigheter inom regeringsuppdraget är intressenter och deltar efter behov. 6 Antalet uppgiftskrav där myndigheter svarat ja på frågan Innehåller ekonomiska uppgifter om företaget.

203-02-28 0 (32) 4. Uppgiftslämnarutredningens uppdrag Uppgiftslämnarutredningen och detta uppdrag arbetar mot samma övergripande mål, att nå ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. De båda uppdragen löper parallellt och har ett kontinuerligt utbyte. 4.. Uppdragens gränsytor Uppgiftslämnarutredningen har identifierat följande direktiv för sitt arbete: Lämna förslag hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras. Lämna förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas. Analysera och samordna uppgifter som företagen lämnar in till statliga myndigheter och som kommer att omfattas av den kartläggning som fjorton myndigheter utför enligt regeringens uppdrag (N20/5884/ENT). Analysera de sekretessfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga. Analysera de integritetsfrågor som uppstår vid behandling av personuppgifter och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga. Redovisa vilka samordningsvinster för myndigheter som samordningsfunktionens verksamhet kan ge. Redovisa minskningen av de administrativa kostnaderna för företagen samt budgetkonsekvenser för myndigheterna. Ta fram indikatorer för att mäta: Företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget. Om företagens irritation över att lämna uppgifter minskar. Av dessa direktiv har Uppgiftslämnarutredningen särskilt pekat ut punkt tre som det arbete som tydligast har beröringspunkter mot detta uppdrag, med ansvar för analyser och samordning. Att analysera och föreslå insatser som syftar till att skapa en infrastruktur för informationsutbyte mellan myndigheter, tillfaller Uppgiftslämnarutredningen. Genom att de båda uppdragen håller varandra informerade om pågående aktiviteter, uppnås en tydlighet om vad som utförs inom respektive uppdrag. 4.2. Samråd och utbyten Samråd mellan Uppgiftslämnarutredningen och Bolagsverket har skett genom möten och synpunktsutbyten, över det material som tagits fram av respektive uppdrag. Uppgiftslämnarutredningen har också deltagit på möten med den myndighetsgemensamma utförargruppen och styrgruppen, som koordineras av Bolagsverket. Några av de myndigheter som är med i kartläggningsarbetet, har också representanter i Uppgiftslämnarutredningens expertgrupp, vilket i sig medför ett utbyte. Bolagsverkets koordineringsgrupp har också deltagit vid ett av utredningens inledande expertmöten. Syftet med deltagande på dessa möten har varit att informera om vårt arbete och inhämta synpunkter.

203-02-28 (32) Uppgiftslämnarutredningen har dessutom bidragit till arbetet, med förslag på innehåll till kartläggningen. Ett flertal av de nya aspekter som ingår i uppdateringen har tillkommit efter förslag från Uppgiftslämnarutredningen. Bolagsverket har utifrån kartläggningsmaterialet och erfarenheter från tidigare arbeten, lämnat synpunkter på det material som utredningen tagit fram. Innehållsmässigt har det till största delen rört hur Uppgiftslämnarutredningens utkast till förslag påverkar företagens uppgiftslämnande.

203-02-28 2 (32) 5. Vunna erfarenheter från uppdraget Arbetet i uppdraget har fokuserats kring tre frågeställningar: Hur ser företags uppgiftslämnande till myndigheter faktiskt ut? Vilka möjligheter finns för myndigheter att förenkla och minska uppgiftslämnandet? Vad behövs för att företag ska se väsentlig skillnad i sin vardag? Erfarenheterna ligger till grund för ökad kunskap om vad som pågår redan idag och vad som har möjlighet att förbättras. 5.. Insatser för förenklat och minskat uppgiftslämnande I dialoger som förs i olika forum kring förenklat och minskat uppgiftslämnande, finns uppfattningen att det händer för lite inom området och att utvecklingsarbetet går alltför sakta. Det finns också uppfattningar att myndigheter i mindre utsträckning, arbetar för att nå målet om en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Kartläggningsarbetet, tillika utbytet mellan myndigheterna, visar i många delar på den motsatta bilden. Det finns en hög ambitionsnivå och en vilja att arbeta med frågorna, både inom den egna myndigheten och tillsammans med andra. Genom kartläggningen, jämte andra uppdrag och insatser, har medvetenheten kring inhämtning av uppgifter ökat. Redan idag pågår en rad olika utvecklingsarbeten, som syftar till att förenkla och förbättra för företagare. Några exempel som synliggjorts inom uppdraget, utöver åtgärder inom ordinarie verksamhetsutveckling, är följande: Försök hos Statistiska centralbyrån med att hämta uppgifter direkt ur företagens ekonomisystem, till undersökningen Företagens ekonomi. En utvärdering ska göras och förväntas bli klar under våren 203. Statistiska centralbyrån driver utvecklingsprojektet DUR (Datalager Utveckling och Registersamordning). Målet är att strukturera och samordna sitt datalager och basregister på ett bättre sätt, för möjligheten att förbättra kvaliteten och återanvända redan insamlad data. Försäkringskassan arbetar med införande av ett systematiskt regelförenklingsarbete ur ett kundperspektiv. Förbättringsförslag har identifierats och en modell för regelförenkling har utarbetats. Detta ligger till grund för prioriteringen av insatser. Bolagsverket vill kunna använda adressuppgifter från Skatteverket, istället för att begära in dem från företag. Tullverket går igenom sina tillståndstyper och kommer då beakta arbetet för att förenkla och ta bort onödiga uppgifter. Tullverket samarbetar med Sjöfartsverket och Kustbevakningen kring en gemensam fartygsrapportering. Det planeras att vara genomfört 205 och medföra en enklare uppgiftsinlämning för företagen. Livsmedelsverket, Tullverket och Tillväxtverket har tagit initiativ till att påbörja ett samarbete, för att förenkla uppgiftslämnandet för livsmedelsimportörer.

203-02-28 3 (32) Skatteverket har hos Justitiedepartementet begärt att få lämna ut uppgifter, om bland annat F-skatt och momsregistrering, på elektronisk väg. Hos Jordbruksverket pågår, inom den kommande jordbruks- och fiskeripolitiken, många insatser som syftar till att förenkla för företagare. Exempelvis har en gemensam kundtjänst med Jordbruksverket och några länsstyrelser inrättats och fler länsstyrelser ansluts successivt. Arbete pågår även kring att skapa en digital akt för varje lantbrukare, som de själva kan nå via mina sidor. De digitala akterna skapar ökade möjligheter till service vid kontakter med myndigheterna. Arbetet med digitala akter har genomförts i ett län under 202 och kommer att införas på alla länsstyrelser under 203. Insatser för att i större utsträckning möjliggöra samordning av kontrollbesök görs också. Pågående satsningar som görs tillsammans med andra, är viktiga att beakta och synliggöra i förenklingsarbetet. 5.2. Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande Myndigheternas kartläggning innebär att det idag finns en djupare kunskap om uppgiftslämnandet, som kan användas på ett aktivt sätt. Materialet utgör en möjlighet att se mönster, där myndigheterna gemensamt kan finna lösningar, som påverkar företagares uppgiftslämnande i positiv riktning. Ett exempel på det är de, inom uppdraget initierade, arbetsgrupperna där myndigheter utifrån kartläggningens innehåll, gemensamt upptäcker och diskuterar områden för samordning. Mycket har gjorts, men mer kan göras. De rekommendationer som framgår av lägesrapporten den 9 juni gäller fortfarande. Återanvändning av uppgifter mellan myndigheter kan ske i större utsträckning än idag. Det finns behov att på varje myndighet göra en översyn av de uppgifter som samlas in, som inte är nödvändiga för ärendets handläggning. Det behöver bli tydligare för uppgiftslämnaren vilka uppgifter som måste lämnas in och vilka som är frivilliga. Det finns uppgiftskrav som ur ett företagsperspektiv hänger ihop med andra uppgiftskrav, som hanteras av fler än en myndighet. Ett exempel på en sådan situation är vid start av aktiebolag. De uppgiftskrav som uppkommer vid denna händelse innebär ett uppgiftslämnande till både Skatteverket och Bolagsverket. Dessutom tillkommer ytterligare uppgiftskrav till andra myndigheter, beroende på vilken verksamhet aktiebolaget ska bedriva. Det kan handla om tillståndsansökningar eller anmälningar till olika register. Även vid vissa tidpunkter på året inträffar det att uppgiftslämnande ska ske samtidigt till olika myndigheter. Det vore enklare om dessa uppgiftskrav istället samordnades och kunde planeras till lämpliga tidpunkter för företagen, så att bördan blir så liten som möjligt. I det första exemplet i stycket ovan behöver företag lämna samma uppgifter flera gånger. I dessa fall bör uppgiftsinlämnandet samordnas mellan myndigheter och ligga till grund för förenklingar. I det andra exemplet är det olika uppgifter som lämnas in, men de krockar i tid eller händelse. En bättre översikt av uppgiftslämnandet kan ge myndigheter möjlighet till samordning även i dessa fall, något som bör främjas. Portalerna verksamt.se och en väg in för skogsägare är exempel på ett pågående och ett föreslaget arbete inom detta område.

203-02-28 4 (32) Ökad kunskap om användare, händelse och e-tjänst kan tillsammans användas för att ge ett effektivt stöd åt företagen, i deras kontakt med myndigheter. I nedanstående figur illustreras hur ett uppgiftskravsregister, basinformationstjänster och tjänstekataloger över e-tjänster kan samverka, för att förenkla och minska företags uppgiftslämnande. Figur 2 Kunskap om användaren, händelsen och e-tjänster kan tillsammans användas för att ge ett effektivt stöd åt företagen i deras kontakter med myndigheter. Genom att peka ut vilka uppgiftskrav som gäller för olika branscher, kan kartläggningen på sikt användas för att underlätta för företag att ta reda på vilka uppgiftskrav som åligger dem. Uppgiftskraven kan även kompletteras med information om hur de ska fullgöras, till exempel via länkar till myndigheternas webbplatser eller genom guider på gemensamma portaler. Sammantaget är det av stor vikt att den kunskap som byggts upp och investerats i kartläggningen tas tillvara och att ett register över uppgiftskrav ses i ett långsiktigt hållbart perspektiv.

203-02-28 5 (32) 5.3. Hinder för återanvändning Under kartläggningen har ett antal hinder för en effektiv återanvändning identifierats. Några hinder har organisatoriska grunder, medan andra är juridiska eller tekniska till sin natur. Ett hinder är den finansieringsmodell som innebär att myndigheter måste ta betalt av andra myndigheter för informationsutlämning. Det gör att uppgifter som är tillgängliga från myndigheter, istället samlas in från företag. Det blir billigare för den myndighet som behöver uppgifterna och leder till att företagen belastas. Informationsutbytet mellan myndigheter bör därför finansieras på annat sätt, än genom avgifter myndigheterna emellan. Det finns olika alternativa finansieringsformer, som till exempel att täcka kostnaden för informationsutbyte med anslag. Bolagsverket har tillsammans med Lantmäteriet, Skatteverket och Transportstyrelsen lämnat ett förslag till Regeringskansliet om att se över nuvarande finansieringsmodell. Att uppgifter endast är tillgängliga i paket, tillsammans med uppgifter som mottagande myndighet inte får hantera enligt registerlagstiftning, är också ett hinder för återanvändning. De juridiska hinder som identifierats rör frågor om sekretess- och registerlagstiftning. Uppgifter som behandlas i verksamheten hos flera myndigheter faller under sekretessregler, som gör ett utlämnande till annan myndighet otillåten. Det gäller även om den mottagande myndigheten har behov av uppgiften i sin verksamhet och har möjlighet att begära in den från företaget. Myndigheternas möjlighet att behandla uppgifter begränsas i flera fall av registerlagstiftning. Det kan vara begränsningar som gäller vilka uppgifter som får behandlas, men också på vilket sätt behandlingen sker. Särskilda bestämmelser om att uppgifter inte får lämnas ut eller samlas in på medium för automatisk behandling, begränsar också möjligheten för ett effektivt informationsutbyte mellan myndigheter. Det finns även hinder kopplade till teknik. Det är ofta svårt och kostsamt att anpassa äldre system till att kommunicera med andra. Det finns också svårigheter förknippade med att hålla uppgifter korrekta och uppdaterade. Det gör att det upplevs som enklare för myndigheter att begära in uppgifterna från företagen igen, istället för att återanvända från andra myndigheter eller tidigare insamlingar. Vi har konstaterat att det ofta saknas kunskap hos de myndigheter som samlar in uppgifter, om att samma information är tillgänglig hos andra myndigheter. I många fall råder det också osäkerhet om vilken kvalitet som tillgänglig information har. Denna brist på kunskap är ett hinder mot återanvändning. Arbetsgruppen för grundläggande uppgifter arbetar med att tydliggöra detta, inom området grundläggande uppgifter om företag. I arbetsgruppen för grundläggande uppgifter har det också framkommit hur olika legaldefinitioner gör att en likalydande term kan ha olika betydelser, för olika myndigheter och ibland även inom olika verksamhetsgrenar, på samma myndighet. Eftersom noggranna beskrivningar av termer och dess betydelse ofta saknas eller inte hålls tillgängliga, kan information som återanvänds i dessa fall tolkas felaktigt av mottagaren.

203-02-28 6 (32) Ett exempel som kan nämnas är företag, näringsidkare och näringsverksamhet. Enligt inkomstskattelagen 7 avses med näringsverksamhet; förvärvsverksamhet som bedrivs yrkesmässigt och självständigt, där de tre kriterierna självständighet, varaktighet och vinstsyfte ska vara uppfyllda. I det allmänna företagsregistret, som Statistiska centralbyrån är registeransvarig för, ingår alla som har tilldelats ett organisationsnummer samt enskilda personer som bedriver ekonomisk verksamhet på sitt personnummer 8. Det innebär att även exempelvis kommuner ingår här. Med aktiva företag avses alla ingående i det allmänna företagsregistret, som hos Skatteverket är registrerade för mervärdesskatt, som arbetsgivare eller som godkända för F-skatt. Myndigheterna i uppdraget poängterar särskilt vikten av att Uppgiftslämnarutredningen och Informationshanteringsutredningen, i sina uppdrag prioriterar och förslår nödvändiga ändringar för att undanröja de olika hindren. Det främst med fokus på de juridiska frågeställningarna. Det ligger utanför respektive myndighets egna möjligheter att förändra, men är en förutsättning för ett väl fungerande informationsutbyte, med målet att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag. 5.4. Förutsättningar för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande För det fortsatta arbetet att åstadkomma en märkbar förändring för företag, finns tre viktiga och av varandra beroende faktorer: det som myndigheterna själva kan lösa, det som kräver ett myndighetsgemensamt arbete och det som behöver lösas på en mer övergripande, politisk nivå. 5.4.. Det myndighetsinterna Myndigheterna själva behöver ständigt ifrågasätta och bedöma om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. Redan här finns en bedömd förenklingspotential. Genom ett medvetet och systematiskt arbete, undviks att uppgifter slentrianmässigt samlas in. Det kräver insatser av varje myndighet att ändra i sina blanketter och e-tjänster. På samma sätt behöver myndigheterna bedriva ett aktivt arbete, för att i möjliga fall återanvända de uppgifter som redan finns internt. Ett exempel är att erbjuda förifyllnad för att underlätta för företagaren. Återanvändning främjas totalt sett om myndigheten bättre beskriver vilka uppgifter som samlas in. Dessutom blir det enklare för företag att förstå vilka uppgifter som ska lämnas och hur de ska användas. De egna förbättringarna behöver fortsätta och vara en del av den ordinarie verksamhetsutvecklingen. Det behövs ett samlat grepp och beslutsfattande inom myndigheten, för möjligheten att åstadkomma mer. Förenkling behöver även fortsättningsvis omfatta ett bredare perspektiv än enbart uppgiftsinhämtning. Det kan handla om olika åtgärder som förenklar och underlättar, exempelvis frågor som rör bemötande och handläggningstider. 7 3 kap. inkomstskattelagen (999:229) 8 Se SFS 984:692

203-02-28 7 (32) I genomförande av uppdraget har myndigheter poängterat vikten av att ha medvetna och tydliga strategier för myndighetens förenklingsarbete. Transportstyrelsens pågående arbete med att ta fram en handlingsplan med prioriterade åtgärder för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande, är ett bra exempel på tillvägagångssätt. Ledarskapet är också en faktor av stor betydelse. Oavsett hur arbetet organiseras och om frågorna bedrivs centraliserat eller decentraliserat inom en myndighet, behöver verksamhetens ytterst ansvariga agera i rollen som förenklare, för att nå faktiskt genomslag. 5.4.2. Det myndighetsgemensamma Det myndigheterna kan åstadkomma tillsammans är av stor betydelse för att närma sig målet att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag. Här behövs en samsyn om målbilden och att vi arbetar efter en gemensamt antagen strategi, som bland annat omfattar de olika uppdragen inom området. En uppgift en gång är ett bra ledord som behöver slå igenom i ord och handling. Tid och resurser för myndighetssamordning behöver ställas i relation till kostnaden för företagen, om vi inte samordnar. Återanvändning av uppgifter mellan myndigheter kan och behöver göras i större utsträckning än idag. Det behövs ökad kunskap om myndigheternas insamling och samordning av varandras informationshantering. Trafikverkets princip, att vid större revideringar eller utveckling av nya system, beakta möjligheterna för återanvändning, bör vara vägledande för fler. För främjad återanvändning behöver möjligheten öka för fler, att ta del av den egna myndighetens uppgifter. Det görs genom ökad tillgänglighet, förbättrad information om vilka uppgifter som samlas in etc. Överhuvudtaget behöver förenklingsarbetet mellan myndigheter fortsätta. Det handlar om att hitta gemensamma processer som utgår från företagens behov. 5.4.3. Det övergripande Förutom det som myndigheterna enskilt och tillsammans kan uträtta, behövs förutsättningar på ett mer övergripande politiskt plan. Det handlar om insatser som myndigheterna inte själva kan skapa, men som skulle ge möjligheter att ta ytterligare steg framåt. För närvarande finns det en målkonflikt mellan de lagar och krav som ska uppfyllas och ambitionen att åstadkomma en positiv förändring i företagens vardag. Hos myndigheterna i uppdraget finns flera exempel på hur antalet uppgiftskrav, tillika bördan för företag, har ökat trots ett aktivt förenklingsarbete. Det behövs en bättre balans mellan det som åligger myndighetsutövandet, kontra ett förenklat och minskat uppgiftslämnande. Risken är annars att det finns mål och insatser som inte har förutsättningar att lyckas och ge avsedda resultat. Viljan till återanvändning finns hos myndigheter, men utan ett reellt stöd kan annan verksamhet komma att prioriteras före. Myndigheterna behöver tydligare direktiv och åtaganden i lag, förordning eller regleringsbrev, att återanvända uppgifter och samordna sig kring återanvändning. De som har det åtagandet redan idag, exempelvis Statistiska centralbyrån, uppvisar en högre grad av återanvändning än de som inte har det. Överhuvudtaget efterfrågar myndigheterna i uppdraget en tydligare ledning och styrning från uppdragsgivaren, för ett effektivt arbete med förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag. För det behövs att regeringen tydliggör gentemot myndigheterna, vikten av

203-02-28 8 (32) arbetet och prioriterar nödvändiga resurser. I dagsläget hänvisas ofta till myndigheterna att själva prioritera insatser. Det kan medföra att initiala merkostnader för förenklingsåtgärder sätter hinder för en fortsatt utveckling. Det behövs även en samordning av myndigheter på departementsnivå för att nå största möjliga utväxling av gränsöverskridande förenklingsarbeten. Slutligen är det av vikt att det finns en stor tydlighet och samordning av uppdrag eller initiativ på ett högre plan. Det pågår olika arbeten inom regeringens område för regelförenkling. En samlad bild motverkar risken av att uppdrag, liksom aktörer, överlappar varandra och inte ger önskad effekt mot det gemensamma målet.

203-02-28 9 (32) 6. Ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande Bakom de arbeten som tidigare gjorts samt den kartläggning av uppgiftslämnande som nu pågår hos fjorton myndigheter finns en stor samlad kunskap och erfarenhet. Resultatet av insatserna hittills behöver även efter avslutat regeringsuppdrag tas tillvara, vidareutvecklas och förvaltas. Inför fortsatta dialoger om det framtida arbetet har Bolagsverket utformat ett förslag på inriktning för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande. Innehållet, som framgår av Bilaga 3 Förslag på utformning av ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande, kommer nu att vidareutvecklas tillsammans med övriga medverkande myndigheter. Ambitionen är att nå en samlad bild och därmed kunna bidra med förslag på insatser inför uppdragets slutredovisning. Innehållet i bilagan kan därför komma att justeras med anledning av detta och andra pågående arbeten.

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 I Bilaga Förklaring inrapporteringsformulär Här redovisas de frågor som kartläggande myndigheter besvarar i de inrapporteringsformulär som skickats ut. Vissa värden är förifyllda från föregående kartläggning medan andra är nya. De nya frågorna har rubrikerna Författningsstöd, Kort beskrivning av uppgiftskravet, Initierande part, Antal företag som omfattas, Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet - ej e-tjänst, Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet - e-tjänst, Volymer 202 samt Varav volymer e-tjänst. Fliken Insamling Rubrik Värde Beskrivning Syfte Verksamhetsområde Fritext Indelning som vissa myndigheter själva önskat för att kunna dela upp arbetet. Underlätta för aktuella myndigheter. Ansvarig myndighet Fritext Myndighet som är ansvarig för ett uppgiftskrav. Samma som kartläggande myndighet utom i de fall insamling sker för annan myndighets räkning. Att kunna se skillnad på krav som kommer från annan myndighet än den kartläggande. Kartläggande myndighet Fritext Myndighet som kartlagt uppgiftskravet. Att kunna veta vilka krav som kartlagts av vilken myndighet. ID Fritext ID för uppgiftskravet. Ska inte ändras. Möjliggöra sökning bland uppgiftskraven. Uppgiftskrav Fritext Krav på näringsidkare/företag till följd av lag, förordning eller föreskrift att lämna uppgifter till myndighet. Uppgiftskrav är förifyllda för att underlätta för kartläggande myndighet. Författning Fritext Beteckning på den lag, förordning eller myndighetsföreskrift som uppgiftskravet finns i. Författning är förifylld för att underlätta för kartläggande myndighet. Om författningen är fel ska den inte ändras här. Skriv istället korrekt författning under Författningsstöd. Paragraf Fritext Hänvisning i aktuell författning. Paragraf är förifyllt för att underlätta för kartläggande myndighet. Om paragrafen är fel ska den inte ändras här. Skriv istället korrekt författning under Författningsstöd. Författningsstöd Fritext Ange primärt författningsstöd där innehållet i uppgiftskravet specificeras. Att få fram korrekt författningsstöd på ett sätt som underlättar automatiserad behandling för att För EU-lagstiftning Använd Celexnummer, artikel, stycke (t ex 3993R2454222) kunna följa upp om uppgiftskraven förändras när lagstiftningen ändras. Underlätta för uppgiftslämnarutredningen. För nationell lagstiftning Använd författningsförkortning författningsnummer, kapitel, paragraf, stycke (t ex SJFS995:94 5).

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 II Om det inte går att avgöra primärt författningsstöd åtskilj med semikolon(;) Ursprung EU mm/ Nationellt Vilket ursprung författningen har. Beskrivning Fritext Beskrivning av uppgiftskravet. Om beskrivningen är fel ska den inte ändras här. Skriv istället under Kort beskrivning av uppgiftskravet. Anteckning Fritext Anteckning om uppgiftskravet. Kunna avgöra var lagstiftningspåverkan kan ske. Beskrivning är förifyllt för att underlätta för kartläggande myndighet. Anteckning är förifyllt för att underlätta för kartläggande myndighet. Ska inte ändras. Fritext Beskriv kortfattat vad uppgiftskravet avser så att näringsidkare/företag förstår vad som Öka förståelsen för uppgiftskravet. ska göras och om det berör dem. Max 40 tecken inkl mellanslag. Ja/Nej Ange Ja om det är ett uppgiftskrav. Ange Nej om det inte är ett uppgiftskrav. Att bara kartlägga uppgiftskrav. Kort beskrivning av uppgiftskravet Leder till insamling från företag Egna noteringar Fritext Ange egna noteringar i denna cell vid behov. Noteringar från kartläggningens kolumn Upphört? ligger i denna kolumn. Underlätta för kartläggande myndighet.

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 III Fliken När-Vem-Hur Rubrik Värde Beskrivning Syfte ID Fritext Hämtat från fliken Insamling ID är förifyllt för att underlätta för ID för uppgiftskravet. kartläggande myndighet. Ska inte ändras. Uppgiftskrav Fritext Hämtat från fliken Insamling Krav på näringsidkare/företag till följd av lag, förordning eller föreskrift att lämna uppgifter till myndighet. Uppgiftskrav är förifyllt för att underlätta för kartläggande myndighet. Ska inte ändras på denna flik. Kalenderstyrt Ja/Nej Ange om uppgiften lämnas in utifrån förutbestämd tidpunkt. Att se vilka tider på året som är vanligast för uppgiftskrav. Periodicitet Kan vara ett Ange vid vilken tidpunkt som uppgiften lämnas in om du svarat Ja under Att se vilka tider på året som är av följande: Kalenderstyrt. Om du svarat Nej under Kalenderstyrt är "Inte relevant" ifyllt. vanligast för uppgiftskrav. Januari, Ange vanligast förekommande om det finns variationer i tidpunkter. Februari, Mars, April, Välj ett av värdena i listan. Vid t ex årlig uppgift, ange när på året. Maj, Juni, Juli, Augusti, September, Oktober, November, December, Veckovis, Kvartalsvis, Månadsvis, Årsvis (ej särskilt datum), Inte relevant Händelsestyrt Ja/Nej Ange om uppgiften lämnas in utifrån händelse. Att se om händelser avgör när uppgiftskrav ska lämnas in.

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 IV Initierande part Myndigheten /Företaget/ Båda Ange om myndigheten, företaget eller båda - initierar uppgiftskravet första gången. Myndighetsinitierat - om myndigheten vet om att företaget måste göra något. Exempel: Skyldighet att lämna årsredovisning. Företagsinitierat - om myndigheten inte vet om vad företaget ska göra. Exempel: Anmälan till potatisregistret. Övrigt (När) Fritext Ange eventuella övriga upplysningar - relevanta för kartläggningen - som rör när uppgiftslämnande sker. Bransch en eller flera av bokstäverna A-T eller X Om uppgiftskravet endast berör specifik bransch, ange den/dessa på den översta nivån av SNI2007. Skriv en eller flera av bokstäverna A-T i cellen. Bokstäverna åtskiljs med komma utan mellanslag. Om uppgiftskravet inte berör specifik bransch, skriv bokstaven X 9 (avser alla) i cellen. A jordbruk, skogsbruk och fiske B utvinning av mineral C tillverkning D försörjning av el, gas, värme och kyla E vattenförsörjning; avloppsrening, avfallshantering och sanering F byggverksamhet G handel; reparation av motorfordon och motorcyklar H transport och magasinering I hotell- och restaurangverksamhet J informations- och kommunikationsverksamhet K finans- och försäkringsverksamhet L fastighetsverksamhet M verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik N uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster P utbildning Q vård och omsorg; sociala tjänster R kultur, nöje och fritid Att använda i en framtida lösning för inrapportering för att kunna se hur myndigheterna kan underlätta företagens uppgiftslämnande genom att påminna om de uppgiftskrav som bedöms vara myndighetsinitierade, t ex kalenderfunktion förslag från uppgiftslämnarutredningen. Att få mer information som myndigheten vill upplysa om som vi inte kommit på att fråga om. Att närmare kunna avgöra vilka företag som omfattas av uppgiftskravet. 9 Bokstaven X tillhör inte den översta nivån av SNI2007.

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 V S annan serviceverksamhet T förvärvsarbete i hushåll; hushållens produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk X avser alla Arbetsgivare Ja/Nej Ange om uppgiftskravet endast berör arbetsgivare. Att se vilka uppgiftskrav som specifikt berör näringsidkare/företag för att de är arbetsgivare. Företagsform En eller flera av förkortninga rna E, AB, HB, KB, BRF, EK, A eller X. Om uppgiftskravet endast berör specifika företagsformer, ange dessa Skriv någon eller några av följande förkortningar E,AB,HB,KB,BRF,EK,A i cellen. Bokstäverna åtskiljs med komma utan mellanslag. Om uppgiftskravet inte berör specifika företagsformer, skriv bokstaven X (avser alla) i cellen. Att se vilka uppgiftskrav som berör specifika företagsformer. E Enskild näringsidkare AB Aktiebolag HB Handelsbolag KB Kommanditbolag BRF Bostadsrättsförening EK Ekonomisk förening A Annan företagsform X Avser alla Storlek Ja/Nej Ange om uppgiftskravet endast berör företag eller produktion av viss storlek. Att se om storlek på företag eller produktion avgör om näringsidkare/företag behöver lämna uppgiftskrav. Storlekskriterier Fritext Ange storlekskriterier om du svarat Ja i kolumnen Storlek (t ex omsättning, antal Att samla information om vilka Övriga urvalskriterier Fritext anställda, viss lagstiftning, produktion) Beskriv övriga urvalskriterier (inte tidigare nämnda) som begränsar vilka näringsidkare/företag som ska lämna uppgiftskravet. storlekskriterier som används. Att samla information om vilka övriga urvalskriterier som används. Antal företag som omfattas Skriv svaret som fritext i cellen och helst laghänvisning t ex SFS 995:5549. Siffror Antal olika näringsidkare/företag som har haft ärenden hos myndigheten under 202 till följd av uppgiftskravet. Att se hur många företag som omfattas av uppgiftskravet och därmed få bättre ledning om hur

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 VI Ombud avses inte. Ingivare annan Ja/Nej Ange om uppgifter som rör uppgiftskravet kan lämnas av ombud för näringsidkaren/företaget (alltså någon som har fullmakt och inte är anställd). viktigt kravet är att förenkla. Att se om uppgiftskravet kan lämnas av annan och därmed kan minska företagets administrativa arbete. Underskrift Ja/Nej Kräver uppgiftsinlämningen underskrift (på papper eller elektroniskt). Att se om uppgifterna i uppgiftskravet måste verifieras med underskrift, vilket kan försvåra återanvändning. Kan uppgifter i uppgiftskravet samlas in via e-tjänst Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet - ej e- tjänst Ja/Nej Någon av siffrorna 0-4 Har ni en e-tjänst som kan användas för insamling av uppgiftskravet (dvs tjänst som möjliggör automatiserad behandling av uppgifterna)? Här avses även maskin-tillmaskin-koppling men inte t ex pdf-blankett som måste skrivas ut. 0 Uppgiftskravet kan endast fullgöras med e-tjänst. Ingen information om uppgiftskravet tillgänglig på myndighetens webbplats/er Företaget måste kontakta myndigheten för att veta vad som krävs. 2 Information tillgänglig på myndighetens webbplats/er Företaget kan läsa information om tjänsten. 3 Blankett tillgänglig Företaget kan ladda ner blankett och lämna in med brevpost, fax, e-post Att få reda på förekomsten av e- tjänster hos myndigheten. Att få kunskap om hur svårt det är att lämna uppgifter i uppgiftskrav för att kunna prioritera bland förenklingar. Uppskattad svårighet att lämna uppgiftskravet - e- tjänst Någon av siffrorna 5-7 4 Interaktiv/smart blankett tillgänglig Företaget kan ladda ner interaktiv (offline) blankett och lämna in med brevpost, fax, e- post 5 E-tjänst Företaget kan interaktivt navigera, vägledas, ange uppgifter och lämna in online med kvittens. 6 Maskin-till-maskin Företaget kan ansluta ett system till ett maskingränssnitt för att lämna in uppgifter. Att få kunskap om hur svårt det är att lämna uppgifter i uppgiftskrav för att kunna prioritera bland förenklingar. 7 Ej e-tjänst Uppgifter i uppgiftskravet kan inte samlas in via e-tjänst.

Förklaring inrapporteringsformulär 203-02-5 VII Volymer tidigare genomförd kartläggning Siffror Angiven volym i kartläggning som genomfördes våren 202. Ska inte ändras. Volymer 202 Siffror Hur många ärenden t ex anmälningar, ansökningar, undersökningar etc lämnades totalt in år 202 för detta uppgiftskrav? Varav volymer e- tjänst Siffror/Inte relevant Hur många ärenden t ex anmälningar, ansökningar, undersökningar etc lämnades in via e-tjänst år 202 för detta uppgiftskrav? Volymer tidigare genomförd kartläggning är förifyllt för att underlätta för kartläggande myndighet. Få en kunskap om mängden ärenden som företag lämnar årligen för att kunna prioritera bland förenklingar. För att analysera hur mycket e- tjänster används av företag för uppgiftslämning. Övrigt (Hur) Fritext Finns det övrig relevant information om hur uppgiften samlas in? Att få mer information som myndigheten vill upplysa om som vi inte kommit på att fråga om.

Modell inrapporteringsformulär 203-02-28 VIII Bilaga 2 Modell inrapporteringsformulär Informationsmodellen visar strukturen på inrapporteringsformuläret samt möjliga värden att ange i de fall man inte skriver fritext. Förklaring: Krav på företag att lämna uppgifter till en statlig myndighet till följd av lag, förordning eller föreskrift Insamling -Verksamhetsområde -Ansvarig myndighet -Kartläggande myndighet -ID -Uppgiftskrav -Författning -Paragraf -Författningsstöd -Ursprung : Regelursprung -Beskrivning -Anteckning -Kort beskrivning -Leder till insamling från företag : Ja/Nej -Egna noteringar Samtliga uppgiftskrav för myndigheten med utgångspunkt från föregående års kartläggning. Uppgiftskraven har kompletterats utifrån myndigheternas inrapportering Insamling::Regelursprung -EU mm -Nationellt När-Vem-Hur::Part -Myndigheten -Företaget -Båda När-Vem-Hur::Svårighet ej e -0-endast e --ingen info -2-info -3-blankett -4-smart blankett När-Vem-Hur::Period -Januari -Februari -Mars -April -Maj -Juni -Juli -Augusti -September -Oktober -November -December -Veckovis -Månadsvis -Kvartalsvis -Årsvis (ej särskilt datum) -Inte relevant När-Vem-Hur::Företagsform -E Enskild näringsidkare -AB Aktiebolag -HB Handelsbolag -KB Kommanditbolag -EK Ekonomisk förening -BRF Bostadsrättsförening -A Annan företagsform -X Avser alla..* När-Vem-Hur::Svårighet e -5-e-tjänst -6-maskin-maskin -7-ej e-tjänst Uppgiftskrav -ID -Uppgiftskrav När-Vem-Hur -Kalenderstyrd : Ja/Nej -Periodicitet : Period -Händelsestyrd : Ja/Nej -Initierande part : Part -Övrigt (När) -Bransch : SNI -Arbetsgivare : Ja/Nej -Företagsform : Företagsform -Storlek : Ja/Nej -Storlekskriterier -Övriga urvalskriterier -Antal företag som omfattas -Ingivare annan : Ja/Nej -Underskrift : Ja/Nej -E-tjänst : Ja/Nej -Svårighet att lämna - ej e-tjänst : Svårighet ej e -Svårighet att lämna - e-tjänst : Svårighet e -Volymer tidigare genomförd kartläggning -Volymer 202 -Varav volymer e-tjänst -Övrigt (Hur) -Ja -Nej Ja/Nej - När samlas uppgifterna in? - Vem/vilka berörs av uppgiftskravet? - Hur samlas uppgifterna in?..* När-Vem-Hur::SNI -A Jordbruk, skogsbruk och fiske -B Utvinning av mineral -C Tillverkning -D Försörjning av el, gas, värme -E Vattenförsörjning; Avloppsrening, avfallshantering och sanering -F Byggverksamhet -G Handel; Reparation av motorfordon och motorcyklar -H Transport och magasinering -I Hotell- och restaurangverksamhet -J Informations- och kommunikationsverksamhet -K Finans- och försäkringsverksamhet -L Fastighetsverksamhet -M Verksamhet inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik -N Uthyrning, fastighetsservice, resetjänster och andra stödtjänster -P Utbildning -Q Vård och omsorg; Sociala tjänster -R Kultur, nöje och fritid -S Annan serviceverksamhet -T Förvärvsarbete i hushåll; Hushållens produktion av diverse varor och tjänster för eget bruk -X Avser alla

Förslag 203-02-28 IX Bilaga 3 Förslag på utformning av ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande Inför fortsatta dialoger om det framtida arbetet har Bolagsverket utformat ett förslag på innehåll för en inriktning mot ett förenklat och minskat uppgiftslämnande. Innehållet kommer nu att vidareutvecklas tillsammans med övriga medverkande myndigheter. Ambitionen är att nå en samlad bild och därmed kunna bidra med förslag på insatser inför uppdragets slutredovisning. Innehållet kan därför komma att justeras med anledning av detta och andra pågående arbeten. Register över uppgiftskrav Ett centralt inslag i det framtida arbetet är att det skapas en översikt över uppgiftslämnande i ett uppgiftskravsregister. Registret ska vara ett så kallat metadataregister, det vill säga att registret inte innehåller uppgifterna i sig utan information om de uppgifter som samlas in. Uppgifterna hämtas vid behov av myndigheterna med hjälp av basinformationstjänster. Uppgiftskravsregistret ska innehålla strukturerade beskrivningar av de krav som ställs på företag att lämna uppgifter till myndigheter. 0 I registret ska det vara möjligt att identifiera vilka uppgifter som samlas in genom att dessa beskrivs på ett standardiserat sätt. Utifrån denna kunskap ska det sedan bland annat kunna avgöras när en uppgift lämnas fler än en gång. Det ska också vara möjligt för företagen att se vilka krav som åligger dem. Agera Informtion förifylls utifrån kunskap om uppgiftskrav Kunskap om information i uppgiftskrav Bilden beskriver hur kunskap om uppgiftskrav är en förutsättning för att uppgifter som redan finns inlämnade hos annan myndighet ska kunna förifyllas istället för att samlas in från företaget igen. Kunskapen hämtas från uppgiftskravsregistret medan uppgifterna hämtas från olika basinformationstjänster för informationsutbyte. 0 Beskrivningen sker i ett semantikregister, se mer nedan under principer för genomförande.